KEMIN KAUPUNGIN TALOUSARVIO 2018 TALOUSARVION TÄYTÄNTÖÖNPANO-OHJE Kaupunginhallitus 18.12.2017
Sisällysluettelo 1. Yleistä 1 2. Maisema-malli 1 3. Talousarvion sitovuus ja talousarviomuutokset 2 4. Seuranta, ennusteet ja raportointi 3 5. Henkilöstö 4 6. Investoinnit 5 7. Käyttösuunnitelmat 5 8. Hankinnat 5 9. Lainanotto 6 10. Edustusmenot 6 11. Sisäinen laskutus kustannusten kohdentaminen 7 12. Tilinkäyttöoikeus 7 13. Projektiseuranta ja rekisterin perustaminen 8 14. Maksut 8 15. Sisäinen valvonta ja riskienhallinta 8 16. Rahoitussopimukset 9 17. Taloutta koskevat säännöt ja ohjeet 9
1 1. Yleistä Kuntalain 110 pykälä säätelee talousarvion käsittelyä, hyväksymistä, velvoittavuutta, sisältöä ja rakennetta sekä talousarvioperiaatteita. Kunnan toiminnassa ja taloudenhoidossa on noudatettava talousarviota. Talousarvio sitoo kunnan toimielimiä ja henkilöstöä ja on samalla näiden valvonnan väline. Vuoden 2018 talousarvio ja taloussuunnitelma vuoteen 2021 hyväksyttiin kaupunginvaltuustossa 11.12.2017. Talousarvio sisältää kaupungin strategian, menestystekijät, niihin liittyvät tavoitteet, toimialoittaisen kaupunkistrategian toimenpideohjelman 2018 sekä valtuuston tilauksen eli varsinaisen talousarvion. Talousarviossa ja taloussuunnitelmassa kaupungin toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet on hyväksytty toimialoittain. Valtuuston hyväksymä toiminnallinen tavoite sitoo toimialoja ja tulosalueita, lautakuntia ja viranhaltijoita samalla tavalla kuin määräraha. Talousarviossa / taloussuunnitelmassa on strategiset päämäärät näkökulmittain. Kaupunkistrategian toimenpideohjelma 2018 sisältää tuottajien eli lautakuntien yksityiskohtaiset toimenpidesuunnitelmat vuodelle 2018. Strategian toteutumista seuraavat valtuuston toimikunnat. Taloussuunnitelmavuosilta on esitetty toimintatulot, - menot ja -kate. Strategia ja talousarvio linkittyvät näin toisiinsa sekä toimivat toiminnan ja talouden ohjausvälineenä ollen myös osa kaupungin johtamisjärjestelmää. Talousarvio ja - suunnitelma ohjaavat toimintaa. Kaupunginhallitus vastaa kaupunkistrategian toteuttamisesta, kaupungin taloudenhoidosta ja hallinnosta. Määräraha on kaupunginvaltuuston toimielimelle myöntämä euromäärältään ja käyttötarkoitukseltaan rajattu valtuutus varojen käyttämiseen. Toimialojen tulee toimia kaupunginvaltuuston hyväksymien määrärahojen puitteissa. Talousarvion tilausten muutoksista päättää valtuusto. Määrärahaan ja tuloarvioon sisältyvät ns. sisäisen laskutuksen kautta kirjattavat sisäiset ostot ostajapuolelle ja myynnit myyvälle puolelle. Merkittävimmät sisäisen palvelun yksiköt ovat tilapalvelu ja tietohallintokeskus. Määrärahan ulkopuolella ovat suunnitelman mukaiset poistot ja vyörytyserät. Investointiosassa käsitellään vain aktivoitavat hankintamenot. Aktivoinnin raja on 10.000 euroa, jota suuremmat pysyvien vastaavien (ent. käyttöomaisuus) hankinnat ja ensikertainen kalustaminen käsitellään investointiosassa. Verollisten myyntien ja ostojen arvonlisäverot eivät sisälly määrärahaan (huom. vähennysrajoitukset). Veron osuus käsitellään rahoituseränä taseessa. Tämä tulee ottaa huomioon mm. kustannuslaskennassa ja hinnoittelussa. 2. Maisema-malli Maisema-mallissa tilaajan ja tuottajan roolit on erotettu. Tilaaja on kaupunginvaltuusto. Tilauksen valmistelee kaupunginhallitus, jolla on apunaan viranhaltijoiden muodostama tilaajatiimi. Tilaajan tärkein työkalu on tuoteryhmäkohtainen määrärahat ja toimintatiedot sisältävä tilaustaulukko. Tilaajan näkökulma on palveluiden lopputuloksessa eli siinä mitä asiakas saa.
2 Tilauksessa otetaan huomioon kaupungin strategiset tavoitteet ja niiden toteuttaminen. Tilaaja vastaa talouden kokonaishallinnasta ja toimintalinjoista. Tilaaja huolehtii tasapuolisesti kaikkien kuntalaisten palveluista, seuraa kysynnän kehitystä ja vaatii tuottajaa reagoimaan siihen. Tilaajalla on järjestämisvastuu. Tilaaja määrittelee palvelutarpeen ja arvioi sen kehityksen, palveluvalikon / palvelurakenteen ja sen muutokset, uudet tuotteet, tilausmäärät, palvelutason, laatutason, palvelujen rahoituksen, tilauksittain sitovat henkilötyövuodet (pl. työllistäminen), palveluverkon, investoinnit, toimitilat, seurannan, laadunvalvonnan, raportoinnin sekä vaikuttavuuden. Palvelun hinta neuvotellaan yhdessä tuottajan kanssa. Tilaajalle eivät kuulu toiminnan yksityiskohdat eivätkä palveluprosessit. Tilaukset tarkistetaan tammi-kesäkuun talousja suoriteraportoinnin perusteella. Tilaajan kannanotto tarvitaan, jos rahankäytössä, palveluverkossa, asiakasmaksuissa, rakenteissa (ulkoistaminen, uudet sisäiset rakenteet), oman toiminnan kilpailutuksessa, toimitiloissa (jos jää tyhjilleen tai tarvitaan lisää) tai palvelutasossa tapahtuu muutoksia sekä yli 100 000 euron määrärahan siirrossa tuoteryhmätasolla. Tuottajalla on tuottamisvastuu. Tuottajat järjestävät oman alansa palvelut tilauksen mukaan tehokkaasti ja tarkoituksenmukaisesti. Tuotantoon varattua määrärahaa saa käyttää vain toteutuneen tilauksen suhteessa. Palvelutuotantoa kehitetään jatkuvasti mm. prosessien parantamisen avulla. Tuottajat seuraavat tilausten toteutumista ja toiminnan kehittymistä kuukausittain. Kaupunginvaltuustolle raportoidaan puolivuosittain tilausten toteutumisesta. Puolivuotisseurantaan liittyy myös tuottajan tuotetasoinen ennuste koko vuoden toteutumasta. Raportoinnissa kerrotaan myös tuottajan toimenpiteiden toteumatilanne. Uuteen palvelutoimintaan tarvitaan tilaajan lupa. Lautakunnat ohjaavat tuotantoa. Tuottaja seuraa ja ohjaa omaa toimintaansa, huolehtii prosessiensa kehittämisestä sekä sovittujen pelisääntöjen mukaisesta kilpailutuksesta. Tuottaja huolehtii lähiesimiestason johtamisen kehittämisestä. Lautakunnat vastaavat tuottavuuden parantumisesta ja resurssien optimaalisesta käytöstä. Palvelujen kysynnän kehitys, tilausten toteutuminen sekä toiminnan joustovara ja ns. liikkuvat osat on oltava lautakunnan tiedossa koko ajan. Lautakunnat huolehtivat prosesseista. Uusittavat ja selvitettävät prosessit vahvistaa lautakunta. Käytännön toteutus on viranhaltijoiden asia. Tilaajalle raportoidaan prosessityön tuloksista. Tilat ovat tuottajien käytössä, mutta tilaajan omistuksessa. Suunnittelu- ja konsernijaosto ohjaa toimitiloihin liittyvää omistajapolitiikkaa. Tilojen ylläpitopalveluista (kiinteistönhoito, siivous, kunnossapito) vastaa tekninen lautakunta. Tuottajat käyttävät sisäisiä palveluja (mm. kirjanpito, palkanlaskenta, tietohallinto, tilapalvelu). Muutoksista sisäisissä palveluissa päättää tilaaja eli kaupunginhallitus /- valtuusto. 3. Talousarvion sitovuus ja talousarviomuutokset Talousarvio sisältää valtuuston tekemät tilaukset tuoteryhmittäin, esimerkiksi vammaispalvelut. Tilaus/tuoteryhmä jakaantuu edelleen tuotteisiin; esimerkiksi vammaispalvelut sisältävät tuotteet: vammaispalvelut, vaikeavammaiset jne.
3 Tuotteen määräraha (=tilatun palvelun määrä x yksikköhinta) ja tuloarvio on sitova valtuustoon nähden. Henkilötyövuosien määrää ja palkkasummaa seurataan tilauksittain. Lautakunta voi tehdä tilaukseen (eli tuoteryhmätasolla) vuositasolla 100 000 euron sisäisen muutoksen. Talousarvioon tehtävistä muutoksista päättää valtuusto. Talousarvion muutosten esittämisvelvoite koskee sekä tavoitteita että niiden edellyttämiä määrärahoja ja tuloarvioita. Tilaukset tarkistetaan talousraportoinnin yhteydessä puolivuosittain. Kysynnän muutoksesta johtuva tilausmuutos esitetään tässä yhteydessä perusteluineen. Sitoviin eriin talousarviovuoden aikana tulevista muutoksista päättää kaupunginvaltuusto. Muutokset voivat koskea määrärahaa, tuloarviota tai tavoitteita. Lautakunta tekee tilausmuutosesitykset tilaajatiimille. Syyskuun lopun toteutuman perusteella esitetään kaupunginvaltuustolle tarvittavat suorite- ja määrärahamuutokset niistä tilauksista, jotka eivät pysy puolivuotistarkistuksen mukaisissa ennusteissa. Talousarviopoikkeamista, joita ei ole hyväksytty talousarviomuutoksina valtuustossa, on annettava selvitys toimintakertomuksessa. Käyttötalousosan sitovat määrärahat, tuloarviot ja henkilötyövuodet ovat liitteenä. Talousarvio sisältää seuraavat nettobudjettiyksiköt: - Kivalo-opisto - musiikkitoimi - työterveys - kaavoitus, maankäyttö ja suunnittelu - yhdyskuntatekniikka - tilapalvelu - talonrakennuksen ulkopuoliset urakat Nettobudjettiyksikön sitova määräraha on nettomenot. Nettoperiaate tarkoittaa, että talousarviossa sitovuus määrätään nettomääräisesti tulojen ja menojen erotuksena. Nettoperiaatteen hyväksyminen edellyttää määrärahojen ja tuloarvioiden yhdenmukaista kohtelua. Määrärahojen korottamista tai tuloarvion alentamista koskeva talousarvion muutos on käsiteltävä valtuustossa riippumatta siitä, johtuuko poikkeama arvioitujen bruttomenojen ylittämisestä vai bruttotulojen alittumisesta. (JUHTA - Julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunta 2016: JHS 199 Kuntien ja kuntayhtymien talousarvio ja -suunnitelma, Liite 1 Käsikirja). Valtuusto päättää valtuustoon nähden sitovien tuotekohtaisten määrärahojen siirroista ja tätä alemman tason siirroista päättää käyttösuunnitelman hyväksynyt toimielin. Esityksissä määräraha-/tuloarviosiirroista tulee selkeästi mainita kustannuspaikat, joista siirretään ja kustannuspaikat joihin siirretään. Kaupunginvaltuuston päätöksen jälkeen tulee lisäksi toimittaa keskuskirjanpitoon (kirjanpito@kemi.fi) yksityiskohtainen, meno-/tulotilikohtainen erittely siirrettävästä summasta muutoksen kirjaamista varten. Tuloslaskelma- ja rahoitusosan sitovat määrärahat ja tuloarviot ovat liitteenä. 4. Seuranta, ennusteet ja raportointi Kunnan toiminnassa ja taloudenhoidossa noudatetaan talousarviota. Talousarvion ja tunnuslukujen seuranta on jatkuvaa ja se on myös osa toiminnan ja talouden ohjausta johtamisessa.
4 Toimialat esittävät kaupunginhallitukselle helmikuun loppuun mennessä vuoden 2018 sitovat kuukausittaiset toimintameno-, toimintatulo- ja palkkasummasuunnitelmat tilauksittain. Talousseuranta esitetään kaupunginhallitukselle kuukausittain. Seurannassa vertaillaan palvelualueiden esittämiä tilauksittaisia arvioita ja toteutuneita lukuja. Kuukausittainen raportti sisältää myös laskennallisen tilinpäätösennusteen. Maisemaraportti, jossa määrärahojen lisäksi seurataan suoritteiden toteutumista, esitetään kaupunginhallitukselle ja -valtuustolle puolivuosittain. Samalla esitetään ennuste koko vuoden kehityksestä ja kirjallisesti yksilöidyt keinot siitä, miten mahdollinen talousarvion ylitys estetään. Raportoinnissa kerrotaan myös strategian toimenpideohjelman 2018 toteutumatilanne. Mikäli tilaukseen tarvitaan kysynnän muutoksen vuoksi muutos, esitetään se tilaajatiimille talousraportin yhteydessä perusteluineen. Tilaajatiimi vastaa siitä, että kaupunginhallitus saa kuukausittain tiedoksi talouskatsauksen ja kerran vuodessa maisemaraportin, joka toimitetaan edelleen valtuustolle tiedoksi. Seurannoissa esitetään miten tilaukset pysyvät hyväksytyssä talousarviossa ja miten määrärahojen puitteissa turvataan sovitut palvelut. Tuottajat seuraavat tilausten toteutumista ja toiminnan kehittymistä kuukausittain ja ryhtyvät tarvittaessa välittömiin korjaaviin toimenpiteisiin. Lautakunnan esittelijä vastaa siitä, että lautakunta käsittelee kuukausittaisen talousseurannan ja siihen esitetyt korjaavat toimenpiteet. Jokaisella tilauksella on talouden vastuuhenkilö. Mikäli kuukausittaisen talousseurannan mukaan tilaus on ylittymässä, kutsutaan vastuuhenkilö ja lautakunnan puheenjohtaja kaupunginhallituksen kokoukseen raportoimaan ylitysennusteesta sekä esittämään korjaavat toimenpiteet ylitysten ehkäisemiseksi. Selvitykset ja esitykset talousarviossa pysymisestä tehdään kirjallisesti. Vastuuhenkilö raportoi talousmuutoksista kaupunginhallitukselle. Vastuuhenkilöluettelo on liitteenä. 5. Henkilöstö Talousarvion tilauksessa esitetty henkilötyövuosimäärää on valtuustoon nähden sitova. Poikkeamiset käsitellään täyttölupamenettelyllä tilaajatiimissä. Jokaisessa rekrytointitapahtumassa esimiehen tulee selvittää vakanssin lakkauttamismahdollisuus ja tehtävien uudelleen järjestely sekä mahdollinen sisäinen henkilöstösiirto. Tilaajajohtajat vastaavat rekrytoinnista ja tehtävien uudelleen järjestelyistä. Sitovien henkilötyövuosien määrän lisäksi seurataan kuukausittain palkkasumman toteutumista. Sijaisten ja määräaikaisten työntekijöiden käyttö on minimoitava. Sijaisuuksissa on selvitettävä tehtäväjärjestelyt ja sisäiset siirrot ulkopuolisen työvoiman palkkaamisen välttämiseksi. Alle kuukauden mittaiset sijaisuudet hoidetaan sisäisin tehtävä- ja työvuorojärjestelyin. Opettajien ja henkilökohtaisten koulunkäynninohjaajien osalta kolme (3) ensimmäistä poissaolopäivää tulee pääsääntöisesti hoitaa ilman sijaista. Määräaikaisiin työsopimuksiin ja virkamääräyksiin on ehdottomasti merkittävä määräaikaisuuden peruste ja sijaisuuksissa lisäksi sijaistettavan henkilön nimi.
5 6. Investoinnit Investoinneissa sitovuustaso on toimiala/investoinnin laatu. Useammalle kalenterivuodelle ajoittuvasta investoinnista on pyydettävä aloituslupa kaupunginhallitukselta. Talousarviossa olevaan investointiosan hankkeen käynnistämiseen on saatava kaupunginhallituksen lupa, jos hankkeeseen ei saada merkittyä valtionosuutta tai jos sitä saadaan huomattavasti budjetoitua vähemmän. Investointien suunnittelussa on huomioitava myös investointihankkeiden vaikutukset käyttötalouden menoihin (tavoiteltavat säästöt ja/tai aiheutuvat lisämenot) sekä tuloslaskelman poistoihin ja arvonalennuksiin. 7. Käyttösuunnitelmat Hallintosäännön 8. luvun 61 :n mukaan kaupunginhallitus ja lautakunnat hyväksyvät talousarvioon perustuvat käyttösuunnitelmansa helmikuun loppuun mennessä. Nämä toimielimet voivat siirtää käyttösuunnitelman hyväksymiseen liittyvää toimivaltaa edelleen alaisilleen viranhaltijoille. Valtuuston talousarviokirjassa hyväksymiä tuotekohtaisia määrärahoja ja tuloarvioita ei saa käyttösuunnitelmassa muuttaa. Sisäisiä eriä ei voi muuttaa ilman, että siitä sovitaan sisäisen tuottajan ja sisäisen tilaajan kesken. Tässä yhteydessä toimielimet myös hyväksyvät sitovista tavoitteista johdetut alemman tason tavoitteet eri tulosyksiköille noudatettaviksi. Käyttösuunnitelman tulee olla valmis 28.2.2018 mennessä, jonka jälkeen tehdään talousarvion siirto kirjanpitoon vertailulaskelmaksi. Kun tiedot ovat valmiita siirrettäviksi, käyttösuunnitelman laatija ilmoittaa asiasta keskuskirjanpitoon (kirjanpito@kemi.fi). Menojen ja tulojen kirjauksissa on noudatettava kirjanpitolautakunnan kuntajaoston kirjanpitolain soveltamisesta antamia ohjeita, Kuntaliiton suosituksia ja näiden perusteella kaupungin erikseen antamia erillisiä kirjanpidon ohjeita (löytyvät intrasta kohdasta talous) sekä muutoinkin noudatettava yleisiä ja hyvän kirjanpitotavan mukaisia periaatteita. Eläkemenoperusteiset maksut kohdistetaan keskuskirjanpidossa Kevan selvityksen mukaisille toimintayksiköille, joille on määritelty kyseistä tehtävää vastaava kustannuspaikka Kemin kaupungin nykyisessä kustannuspaikkarakenteessa. Se osuus eläkemenoperusteisista maksuista, jota ei voida kohdistaa aiheuttamisperiaatteen mukaan, jyvitetään kaikille kustannuspaikoille palkkamenojen suhteessa. Käyttösuunnitelman toimintamenojen ja -tulojen tulee vastata valtuuston hyväksymää talousarviota. 8. Hankinnat Hankinnoissa on noudatettava julkisia hankintoja ja tilaajavastuuta koskevaa lainsäädäntöä sekä Kemin kaupungin hankintaohjeita. Hankintavaltuudet ja -rajat määritellään kaupunginhallituksen kokouksessa 22.1.2018. Hankintatietämystä löytyy mm. Suomen kuntaliiton ja työ- ja elinkeinoministeriön nettisivuilta (www.kunnat.net,
6 www.tem.fi ja www.hankinnat.fi). Kaupungin hankintoja koskevia ohjeistuksia on intrassa kohdassa hankinnat ja kilpailuttaminen. Hankinnoista annettujen ohjeiden mukaisesti kaupungin ostoetujen ja ostoetukorttien käyttö työntekijöiden yksityistalouden hankintoihin on kiellettyä. Yksityistalouden hankinnat kaupungin kauttalaskutuksena on kielletty. Samoin on kiellettyä käyttää kaupungin hankinnoista saatavia etuja yksityiskäytössä. Hankinnat on ajoitettava tasaisesti pitkin kalenterivuotta. Hankinnat tulee tehdä suunnitelmallisesti sekä varata kilpailutukselle riittävästi aikaa (3 kk). Mikäli yksittäisen hankinnan arvo ylittää 100 000 euroa on hankinnan ajoituksesta neuvoteltava kaupunginjohtajan ja kehittämisjohtajan kanssa. Yli 100 000 (alv =0) euron suuruisesta hankinnan sopimusluonnoksesta on ennen sen allekirjoittamista hankittava kaupunginlakimiehen kannanotto. Sama koskee myös palvelujen myyntiä toiselle kunnalle tai kuntayhtymälle. Kaikissa hankinnoissa tulee käyttää vuosisopimustoimittajia, niiltä osin kun kaupungilla on voimassaoleva sopimus. Työasemat, oheis- ja päätelaitteet sekä verkossa käytettävien sovellusten hankinta on suoritettava yhteistyössä tietohallintokeskuksen kanssa. Kaupungille työtä tai palvelua toimittavalta itsenäiseltä yrittäjältä on pyydettävä yrittäjien eläkelain (YEL) mukainen vakuutustodistus. Tarjoajilta tulee vaatia todistus eläkemaksujen suorittamisesta. Suora hankinnoissa tarkistus on aina tehtävä. Palvelua tilattaessa tai jatkuvissa toimeksiantosuhteissa tarkistus tulee tehdä vuosittain. Mikäli YEL-vakuutusta ei ole, on kaupungin maksettava eläkemaksu kunnallisen eläkelain mukaisesti. Samoin on tarkistettava ennakkoperintärekisteriin kuulumisen voimassaolo (www.ytj.fi). Mikäli yrittäjä ei kuulu ennakkoperintärekisteriin, suoritetaan maksu hänelle palkkatoimiston kautta. 9. Lainanotto Lainanottoa koskevat rajoitukset Taloudellisen tilanteen salliessa talousarvioon merkitty pitkäaikaisten lainojen muutos voidaan alittaa tai korvata markkinatilanteesta riippuen lyhytaikaisella luotolla. Vuonna 2018 pitkäaikaisia lainoja vähennetään 19,6 milj. euroa ja pitkäaikaisia lainoja lisätään enintään 24,7 milj. euroa. Vuonna 2018 lyhytaikaista luottoa saa olla enimmillään 35 000 000 euroa, joka voi olla kuntatodistuksia, shekkilimiittiä tai muuta lyhytaikaista luottoa. 10. Edustusmenot Edustaminen kohdistuu yleensä tiettyyn ennalta määrättyyn tahoon, tiettyyn asiakkaaseen, joihinkin henkilöpiireihin tai yritykseen ja kunnan ulkopuoliseen tahoon. Edustusmenoja eivät ole työtehtäviin liittyvät kokous- ja neuvottelumenot ja koulutustilaisuudet eikä henkilöstölle kohdennetut merkkipäivä- tai esimerkiksi pikkujoulutilaisuuden menot, vaikka näihinkin usein sisältyy aterioista ja juomista aiheutuneita menoja.
7 Tarjoilu-, edustus- ja suhdetoimintalaskujen varmentaminen: Tarjoilu ym. laskut tulee varmentaa siten, että verottaja tai muu viranomainen voi niistä selkeästi todeta, onko kyseessä edustusmeno vai työtoimintaan liittyvä kulu. Tositteessa tulee näkyä tilaisuuden nimi ja tarkoitus sekä tilaisuudessa läsnä olleet henkilöt joko nimeltä tai ryhmän nimenä. Laskun hyväksyjän/asiatarkastajan tulee merkitä InvoiceReadyssä kommenttikenttään tositteeseen, onko kyseessä edustus vai kokous. 11. Sisäinen laskutus kustannusten kohdentaminen Sisäisen laskutuksen tavoitteena on kustannusten kohdentaminen aiheuttamisperiaatteen mukaan. Laskutuksen kohteena olevan palvelutoiminnan tulee olla säännöllistä ja toistuvaa. Yksittäisiä palvelutapahtumia kaupungin eri yksikköjen välillä ei laskuteta. Sisäisen palvelutoiminnan laskutushinnan määräytymisessä otetaan huomioon toiminnan välittömät kustannukset, suunnitelman mukaiset poistot edellisen tilinpäätöksen mukaisina, esimerkiksi vuoden 2018 hinnassa v. 2016 tilinpäätöksen mukaiset poistot, yleiskustannukset eli vyörytyserät samoin edellisen tilinpäätöksen suuruisina. Sisäisessä myynnissä ei saa muodostua katetta. Mikäli vuoden mittaan näyttää, että katetta syntyy, tulee hinnat tarkistaa sen estämiseksi. Sisäisten laskuttajien on täsmäytettävä määrärahat laskutettavien (tulosyksiköiden) kanssa. Kaikessa sisäisessä laskutuksessa on tavaran tai palvelun toimittajan ilmoitettava tavaran tai palvelun lopullinen hinta jo tilausvaiheessa. Sisäisen palvelutoiminnan hinnat ilmoitetaan vahvistettavaksi vuosittain kaupunginhallituksessa huhtikuun loppuun mennessä seuraavan vuoden talousarviota varten. 12. Tilinkäyttöoikeus Kaupunginhallituksen ja lautakuntien on määrättävä oman toimialansa tilinkäyttäjät. Vaikka ostolaskut käsitellään pääosin sähköisesti (InvoiceReady), kaikista hyväksyjistä ja asiatarkastajista on tehtävä ilmoitus talouspalveluihin. Ilmoituksiin on merkittävä ensisijainen hyväksyjä sekä hänelle varahenkilö. Samoin on ilmoitettava asiatarkastajan osalta. Nimilista voimassa olevista hyväksyjistä on toimitettava talouspalveluihin (kassa@kemi.fi) aina vuodenvaihteessa. Lisäksi tiedot mahdollisista hyväksyjien ja asiatarkastajien muutoksista on ilmoitettava talouspalveluihin välittömästi muutoksen tultua voimaan. Samoin on ilmoitettava vuoden aikana käynnistyvistä EU-projekteista. Hyväksyjän on huolehdittava siitä, että lasku käsitellään ja hyväksytään maksuun viivytyksettä, kuitenkin viimeistään eräpäivää edeltävänä päivänä klo 12.00 mennessä. Laskun hyväksymisen jälkeen lasku siirtyy kirjanpitoon, jolloin kirjanpito koko ajan on mahdollisimman hyvin ajantasalla. Lasku menee kuitenkin maksuun vasta eräpäivänä. Hyväksyjän laiminlyönneistä johtuvista viivästysseuraamuksista (käteisalennukset ja viivästyskorot) vastaa ensisijaisesti laskun hyväksyjä. Kukaan ei ole oikeutettu hyväksymään kuluja eikä maksuja itselleen. Toimialapäälliköiden, kansliajohtajan ja kehittämisjohtajan kululaskut ja heille
8 kohdistuvat maksut hyväksyy kaupunginjohtaja. Kaupunginjohtajan laskut hyväksyy kaupunginhallituksen puheenjohtaja. Tilinkäyttäjän itsensä ollessa estynyt hyväksyy laskut tilinkäyttäjän sijaiseksi määrätty henkilö. Sijainen ei ole oikeutettu hyväksymään kuluja eikä maksuja varsinaiselle tilinkäyttäjälle. Laskun hyväksyjänä tulee olla eri henkilö kuin asiatarkastajana. Kaupunginjohtaja voi hyväksyä maksuja talousarvion kaikille tileille, jos maksun kiireellisyys varsinaisen hyväksyjän estyneenä ollessa sitä välttämättä edellyttää. Tällaisesta suorituksesta on ilmoitettava välittömästi asianomaiselle tilinkäyttäjälle. 13. Projektiseuranta ja rekisterin perustaminen Toimialojen tulee pitää rekisteriä projekteista, joihin saadaan ulkopuolista rahoitusta. Projektipäätökset liitteineen on lähetettävä talouspalveluihin tilitysten seurantaa varten. Hankkeet tulee pääsääntöisesti käsitellä kaupungin budjettivalmistelun yhteydessä. Mikäli halutaan hakea hankkeita kesken budjettikauden, tulee ne hyväksyttää kaupunginhallituksella ennen hankkeen jättämistä rahoittajalle. Jos kuitenkin on perusteltu syy jättää hankehakemus ennen kaupunginhallituksen käsittelyä, tulee kaupunginhallitukselle ilmoittaa haetusta hankkeesta sekä perusteltu syy hankkeen hakemisesta. Mikäli hankkeen kaupungille kuuluva rahoitusosuus on alle 5000 euroa, hanke käsitellään tilaajatiimissä ao. tilaajajohtajan esittelystä. Hanketta ei saa käynnistää ennen kuin rahoituksesta on riittävä varmuus. Pääsääntöisesti hanke käynnistetään vasta rahoittajien tehtyä sitovat rahoituspäätökset. Kaupungin toimialojen yhteisissä hankkeissa on päätettävä projektin omistajuus ja vetovastuu sekä rahoitus ennen hankkeen käynnistämistä. Ennen hankkeen käynnistämistä on sovittava hankkeen taloushallintoon liittyvästä tehtäväjaosta. Hankehakemukset allekirjoittaa henkilö, jolla on kaupungin nimenkirjoitusoikeus. Kaupungin taloushallintoon liittyvistä asioista projektien osalta on määrätty hankeohjeessa (Kh 21.6.2011 221), joka on saatavilla intrasta (Toimintaohjeet > Hankeohje). 14. Maksut Vuosittaiset kustannustason muutokset tulee huomioida ulkoisissa maksuissa. Maksut on laskutettava viivytyksettä ja perittävä tehokkaasti. Saatavista on pidettävä ajan tasalla olevat luettelot. Maksujen viivästymisestä tulee periä perintäkulut ja lain mukainen viivästyskorko, ellei korosta ole toisin säädetty (Laskutus- ja perintäohjeet KH 21.11.2016 418). 15. Sisäinen valvonta ja riskienhallinta Kaupunginhallitus ja valtuusto ovat hyväksyneet sisäisen valvonnan perusteet ja toimintaohjeen (Kh 23.2.2015 80 ja Kv 23.3.2015 36). Sisäisellä valvonnalla tarkoitetaan toimenpiteitä ja menetelmiä, joilla johdonmukaisesti pyritään toiminnan tuloksellisuuden ylläpitämiseen ja edistämiseen, kirjanpidon ja muiden
9 informaatiojärjestelmien luotettavuuden varmistamiseen, erehdysten, virheiden ja väärinkäytösten ennaltaehkäisyyn sekä varojen ja muun omaisuuden huolellisen hoidon turvaamiseen. Tarkoituksena on varmistaa, että toiminnassa noudatetaan lakeja, sopimuksia, sääntöjä ja ohjeita. Esimiehet organisaation kaikilla tasoilla vastaavat siitä, että sisäisen valvonnan menetelmät ovat käytössä ja sisältyvät päivittäisiin toimintarutiineihin. Tilivelvollisten esimiesten on laadittava ja toteutettava Sisäisen valvonnan toimintaohjeen mukainen sisäisen valvonnan suunnitelma tilivuosittain. Dokumentti suoritetusta valvonnasta toimitetaan tilinpäätöstietojen yhteydessä sisäiselle tarkastajalle. Toimialan/tulosalueen/tulosyksikön päällikkö järjestää, hoitaa ja valvoo johtamansa yksikön sisäisen tarkkailun. Hän vastaa toiminta- ja tietoriskien tunnistamisesta ja hallinnasta sekä henkilö- ja omaisuusvahinkojen ennaltaehkäisystä. Kaupungin työtapaturma- ja ammattitautivakuutukset sekä vapaaehtoiset henkilövakuutukset hoitaa Protector Forsikring ASA ja omaisuuden, ajoneuvojen ja toiminnan vakuutukset hoitaa Keskinäinen Vakuutusyhtiö Fennia 1.1.2018-31.12.2021. Toimialajohtajan on huolehdittava toimialueen riskienhallinta-suunnitelman laatimisesta riskien ennaltaehkäisemiseksi ja vahinkojen vähentämiseksi. Lautakuntien tulee tammikuun loppuun mennessä käsitellä raportti riskienhallinnan järjestämisestä ja toimivuudesta palvelualueilla. Raportti toimitetaan hallitukselle valtuustolle annettavaa selontekoa varten. 16. Rahoitussopimukset Uusien rahoitussopimusten solmiminen on saatettava kaupunginhallituksen hyväksyttäväksi. 17. Taloutta koskevat säännöt ja ohjeet Kaupunginvaltuuston hyväksymässä hallintosäännössä on myös kunnan taloudenhoitoa säätelevä luku, jota noudatetaan. Hallintosäännössä on yleiset ohjeet talousarvion yleisestä täytäntöönpanosta, toiminnan ja talouden seurannasta, talousarvion sitovuudesta, talousarvion muutoksista, omaisuuden luovuttamisesta ja vuokraamisesta, poistosuunnitelman hyväksymisestä, rahatoimen hoitamisesta, maksuista päättämisestä sekä asiakirjojen antamisesta perittävistä maksuista. Hallintosäännön lisäksi kaupunginvaltuusto on hyväksynyt pysyvien vastaavien laskentaohjeen ja suunnitelman mukaisten poistojen perusteet (Kv 23.10.2017 162), joissa on mm. määritelty hankintamenon aktivointirajaksi 10 000 euroa ja alle 3 vuoden käyttöaika. Tätä rajaa pienemmät tai käyttöajaltaan lyhyemmät hankinnat käsitellään käyttötalousmenoina. Niin ikään kaupunginvaltuusto on hyväksynyt konserniohjeen sekä sisäisen valvonnan perusteet ja toimintaohjeen (löytyvät netistä kohdasta päätöksenteko, säännökset). Kaupunginhallituksen hyväksymät taloutta, kirjanpitoa ja hankintoja koskevat ohjeet löytyvät intrasta.
10 LIITTEET TALOUSARVION 2018 SITOVUUDET TALOUSARVION MÄÄRÄRAHOJEN, TULOARVIOIDEN JA HENKILÖTYÖVUOSIEN YHTEENVETO Sitovuus Määrärahat Tuloarviot HTV Tilauksen Käyttötalousosa 2018 vastuuhenkilö Kaupunginhallitus Hallintopalvelut Brutto 3386 292 19,0 Tero Nissinen, Jukka Vilén, Marja Kynsijärvi Tietohallintopalveut Brutto 1881 2287 13,7 Reijo Konu Taloushallintopalvelut Brutto 6592 1150 29,2 Allan Mikkola, Saara Aitomaa, Riitta Hakala Henkilöstöhallintopalvelut Brutto 2221 360 11,5 Jani Koskela Elinkeinopalvelut Brutto 1307 107 4,0 Elinkeinopäällikkö Tuki- ja erillispalvelut Brutto 3063 579 6,5 Jukka Vilén, Santeri Lindholm Koulutuslautakunta Hallintopalvelut/koulutus Brutto 359 10 5,0 Anu Kosonen Peruskoulutus Brutto 17016 589 194,8 Anu Kosonen Lukio Brutto 2749 238 27,4 Pekka Mäkelä Kivalo-opisto Netto 1426 7,2 Seppo Suopajärvi, Päivi Remes Varhaiskasvatus Brutto 10519 902 168,0 Kaisa Rauvala Kul ttuurilautakunta Kulttuuripalvelut Brutto 214 76 1,0 Kari Silvennoinen Museotoimi Brutto 979 31 9,0 Kari Silvennoinen Kirjasto Brutto 1389 22 15,7 Hilkka Heikkinen Teatteri Brutto 1992 374 28,6 Sarianne Paasonen Liikuntapalvelut Brutto 3555 607 14,0 Matti Molander Nuorisotyö Brutto 1169 238 17,3 Matti Molander Musiikkiasiain yhteislautakunta Musiikki Netto 1545 30,0 Noora Tuominen ja Ville Mankkinen Sosiaali- ja terveyslautakunta Soster-hal linto Brutto 908 0 11,0 Outi Kääriäinen Aikuissosiaalityö Brutto 2105 1655 18,6 Arto Alajärvi Perhepalvelut Brutto 4794 377 39,8 Katariina Hynynen ja Arto Alajärvi Vammais- ja kehitysvammapalvelut Brutto 8299 653 51,1 Anne Jokelainen ja Arto Alajärvi Vastaanotto Brutto 6349 356 54,4 Avoterv.huollon ylilääkäri ja Mari Kärkkäinen Kuntoutus Brutto 1453 15 10,0 Henna Lamminpää ja Mari Kärkkäinen Suun terveydenhuolto Brutto 1830 542 23,7 Arto Karjalainen Työterveys Netto -111 7,7 Jaana Kankaanpää ja Mari Kärkkäinen Aikuispsykososiaaliset palvelut Brutto 3915 557 15,7 Aarne Kankaanpää ja Mari Kärkkäinen Esh Brutto 34600 30 Mari Kärkkäinen Hoito- ja hoiva Brutto 25179 5650 368,0 Eija Järvinen ja Mari Kärkkäinen Tekninen lautakunta Tekninen johto Brutto 201 0 1,0 Mika Grönvall Kaavoitus, maankäyttö ja suunnitt Netto -1620 16,6 Paulus Rantajärvi Yhdyskuntatekniikka Netto 2571 39,3 Mika Grönvall Tilapalvelu Netto -4776 69,0 Kaisa-Mari Immonen Ulkopuoliset urakat Netto -4 Kaisa-Mari Immonen Viranomaispalvelut Brutto 949 385 4,0 Risto Pöykiö
11 Sitovuus Määrärahat Tuloarviot Tuloslaskelmaosa Verotulot Brutto 90227 Valtionosuudet Brutto 45218 Korkotulot Brutto 474 Muut rahoitustulot Brutto 1068 Korkomenot Brutto 991 Muut rahoitusmenot Brutto 68 Satunnaiset erät Brutto 0 Investointiosa Kaupunginhallitus Sitovuus Määrärahat Tuloarviot Aineeton käyttöomaisuus Brutto 420 Kiinteä omaisuus Talonrakennus / peruskorjaus Brutto 30 Julkinen käyttöomaisuus Brutto 549 Irtain omaisuus Brutto 73 Sivistys Talonrakennus/uudisrakennus Brutto 4900 Talonrakennus/peruskorjaus Brutto 115 Julkinen käyttöomaisuus Brutto 200 14 Irtain omaisuus Brutto 409 Sosiaali- ja terveystoimi Aineeton käyttöomaisuus Brutto 180 Talonrakennus/peruskorjaus Brutto 13 Irtain omaisuus Brutto 125 Tekninen Kiinteä omaisuus Brutto 100 Talonrakennus/peruskorjaus Brutto 1860 Julkinen käyttöomaisuus Brutto 6410 Irtain omaisuus Brutto 30 Sitovuus Määrärahat Tuloarviot Rahoitusosa Antolainauksen muutokset Antolainasaamisten lisäykset Brutto Antolainasaamisten vähennykset Brutto 4305 Lainakannan muutokset Pitkäaikaisten lainojen lisäys Brutto 24674 Pitkäaikaisten lainojen vähennys Brutto 19587 Lyhytaikaisten lainojen muutos Netto Tulorahoituksen korjauserät -1200