Kehittämisprosessin vaihemalli Pirkko Mäkinen 11.12.2017 Asiantuntija, Työturvallisuuskeskus
Kehittämisprosessin vaiheet 5. Arviointi 4. Toteutus 1. Päätös kehittämisestä 2. Analysointi 3. Suunnittelu Sopii työkaluksi niin yksittäisen arkisen ongelman tai käytännön ratkaisuun kuin strategian suunnitteluun ja toteutukseen. Tarvittava aikajänne vaihtelee käyttötarpeen mukaan.
1. Kehittämispäätös - mitä tavoittelemme? Kehittämistarve Muutostarve Ongelma Tavoite / Mittarit Kehittämisfokuksen valinta Viestintä kehittämisen käynnistämisestä. Mikä on työpaikkamme kehittämis- tai muutostarve? Mikä ongelma pitää ratkaista ja mikä asia on ratkaisun myötä poistunut? Mikä on kehittämisen asiaydin? Mistä huomaamme muutoksen? Millä mittarilla arvioimme tavoitteen/muutoksen saavuttamista? Kuka viestii, mitä viestii, kenelle viestii ja mitä kanavaa hyödyntäen? Tiimi tai muu organisaatiotaho tekee päätöksen kehittämisen käynnistämisestä vastuuhenkilön johdolla. Idea kehittämiseen voi syntyä toimintaympäristön muutoksesta sekä asiakas-, esimies- tai työntekijäkokemuksesta. Vastuuhenkilö asettaa tavoitteet, resurssoi kehittämisen, seuraa sen etenemistä ja sitoutuu hankkeeseen osallistumalla itse tekemiseen.
2. Analysointi - missä olemme nyt? Yhteinen käsitys kehittämisen viitekehyksestä ja mielikuva hyvästä tasosta Nykytila-analyysi Tiedon kerääminen: olemassa olevat tiedot ja mittarit Henkilöstön kokemukset: haastattelut, muu tapa Yhteinen käsitys kehittämistarpeesta ja tavoitteesta Viestintä analyysista Mikä meillä toimii hyvin? Mitä haluamme säilyttää? Mikä ei toimi ja haittaa työn sujumista? Miten asia silloin on, kun se on hyvin? Millaisia analyyseja teemme keräämiemme tietojen pohjalta? Miten ja mitä viestimme analyysista? Päätöksen jälkeen analysoidaan lähtötilanne tai tehdään muu tarvittava selvitys kehitettävästä asiasta. Samalla luodaan yhteinen käsitys kehittämisestä ja halutusta hyvästä tilanteesta. Analyysissa kerätään tietoa työpaikan olemassa olevista tunnusluvuista ja mittareista. Henkilöstön kokemuksia voidaan kartoittaa esimerkiksi haastatteluilla.
3. Suunnittelu - miten etenemme? Projektiryhmä, ohjausryhmä, vastuuhenkilöt; roolitus Toteutusideat ja valinta Toteutussuunnitelma Aikataulutus Resursointi Budjetti Toteutuksen seurannan suunnittelu Henkilöstön osallistaminen Viestintä Millä käytännön toimenpiteillä tai toimintatavalla tavoite saavutetaan? Miten/millä menetelmällä suunnittelemme kehittämistoimenpiteet? Miten osallistamme henkilöstön suunnitteluun ja varmistamme resurssin? Miten varmistamme osaamisen muuttuviin käytöntöihin? Miten, missä ja kenen toimesta seuraamme suunnitelman toteutumista? Miten kerromme henkilöstölle projektin suunnittelusta? Kehittämisprojektin suunnittelussa nimetään projektiryhmä sekä vastuuhenkilöt. Samoin sovitaan aikataulu, resurssit, seurantatavat sekä tarvittava budjetti. Projektiryhmä huolehtii ratkaisujen ideoinnista, toteutussuunnitelmasta ja henkilöstön osallistamisesta sekä viestinnästä.
4. Toteutus - suunnitelmat teoiksi! Toimenpiteiden toteuttaminen Toteutuksen aikainen seuranta Suunnitelman täsmentäminen tai muuttaminen toteutuksen edetessä Arviointitiedon kokoaminen Viestintä etenemisestä ja toimenpiteistä Olemmeko toteuttaneet suunnitelmat, pitääkö niitä muuttaa? Ratkeaako ongelma tai kehittämistavoite näillä toimenpiteille? Vaatiiko kehittämisen lisäaikaa tai uusia toimenpiteitä/ratkaisuja? Onko henkilöstö saanut riittävän perehdytykseen muuttuneeseen toimintatapaan? Onko etenemisestä ja muuttuneesta tilanteesta viestitty riittävästi? Toimenpiteiden toteutus -vaiheessa seurataan toimenpiteiden toteutumista ja täsmennetään suunnitelmaa seurantatiedon perusteella. Tarvittaessa suunnitelmaa muutetaan ja huolehditaan henkilöstön perehdytyksestä ja osaamisesta.
5. Arviointi - miten onnistuimme? Toteutustavan arviointi Tulosten arviointi Oppiminen Vakiinnuttaminen Onnistumisen juhlistaminen (hankkeen päättäminen) Viestintä ympäristöön Jatkon suunnittelu Saavutimmeko tavoitteen; mistä sen huomaamme? Mitä opimme kehittämisestä? Mitä opimme kehitetyistä asioista? Miten iloitsemme tuloksesta? Mitä kerromme tuloksesta ja muuttuneista käytännöistä yhteistyökumppaneille? Miten tästä eteenpäin? Mikä on seuraava kehittämisaihe? Milloin? Arvioinnissa kannattaa tarkastella tulosten ohella projektin toteutustapaa, organisointia ja viestintää eri vaiheissa. On hyödyllistä analysoida myös projektin aikainen oppiminen tulevaa kehittämistä ajatellen. Arviointivaiheessa suunnitellaan myös tulosten viestintä yhteistyökumppaneille ja tehdään jatkosuunnitelma - jatkuvan kehittämisen periaatteen mukaisesti.
Kysy lisää Työturvallisuuskeskuksen asiantuntijoilta Kari Laine, 040 047 3730 Elina Ravantti, 040 736 6693 Tarja Räty, 040 840 2787 Pirkko Mäkinen, 040 861 6366 Sähköposti: etunimi.sukunimi(at)ttk.fi