OYS -ervan tietohallintoyhteistyön kehittämissuunnitelma

OYS -ervan tietohallintoyhteistyön kehittämissuunnitelma

OYS erityisvastuualueen tietohallintoyhteistyön kehittämisohjelma 2 VERSIO 1.0 8.5.2014 Versiohistoria Versio Pvm Kuvaus Tekijä 0.1 18.3.2014 Luonnos suunnitelmasta Markku Huotari 0.2 25.3.2014 Yleisiä korjauksia ja kommentteja Juha Juha ja Markku Korpelaiselta 0.3 6.4.2014 Kommentteja ja tiivistystä Markku Huotari 0.4 11.4.2014 Muutoksia kommenttien pohjalta Markku Huotari 0.5 22.4.2914 Korjauksia ja muutoksia Markku Huotari 0.6 23.4.2014 Uusi rakenne Markku Huotari 0.7 24.4.2014 Muutoksia ja korjauksia Markku Huotari 0.8 24.4.2014 Uusi pohja ja korjauksia Markku Huotari 0.9 29.4.2014 Muutokset kokouksen pohjalta Markku Huotari 0.95 30.4.2014 Korjauksia palautteen pohjalta Markku Huotari, Kari Kaarela 0.96 3.5.2014 Täydennetty puuttuvia osia Markku Huotari, Kari Kaarela 1.0 8.5.2014 Muutoksia kommenttien pohjalta Kari Kaarela, Markku Huotari

OYS erityisvastuualueen tietohallintoyhteistyön kehittämisohjelma 3 Sisällysluettelo 0 Esipuhe...4 1 Johdanto...5 1.1. OYS erityisvastuualue... 6 1.2. Dokumentin tarkoitus... 6 1.3. Rajaukset... 6 1.4. Valmistelu... 7 1.5. Tavoitteet... 8 1.6. Suunnitteluperiaatteet... 8 1.7. OYS-erva järjestämissopimuksen linjaukset... 9 2 Tietohallinnon yhteistyömalli ja päätöksenteko...10 2.1. Yhteistyömalli... 10 2.2. Päätöksenteko... 11 3 Toteutussuunnitelma...15 3.1. Vaihe 1: Toiminnan käynnistäminen... 16 3.2. Vaihe 2: Kehityskeskuksen perustaminen... 17 3.3. Resurssit... 20 3.1.1 Vaihe 1: Toiminnan käynnistäminen... 21 3.1.2 Vaihe 2: Alueellinen kehityskeskus... 23 3.4. Aikataulu... 24 4 Kustannusarvio ja rahoitus...26 4.1. Kustannusarvio... 26 4.2. Rahoitus... 28 5 Riskit...30

OYS erityisvastuualueen tietohallintoyhteistyön kehittämisohjelma 4 0 Esipuhe Sote-kenttä on muutoksen kourissa ja uudet SOTE-alueet aloittavat toimintansa vuoden 2017 alussa. Tämä suunnitelma on tehty OYS-ervan sairaanhoitopiirien johdon toimeksiannosta (OYS-ervan kokous 20.2.2014). Jatkossa kunnat ja osaamiskeskukset osallistuvat valmisteluun ja päätöksentekoon, jotta varmistetaan perusterveydenhuollon ja sosiaalitoimen näkökulman, asiantuntemuksen ja tarpeiden huomioiminen. Tässä dokumentissa käytetään termiä OYS erva kahdessa merkityksessä. Menneisyyttä tai nykyhetkeä kuvattaessa sillä tarkoitetaan nykyistä OYS-ervaa. Tulevaisuutta kuvattaessa sillä tarkoitetaan tulevaa sote-aluetta. Merkitys ilmenee asiayhteydestä. Terminologia tullaan näiltä osin korjaamaan suunnitelman seuraavaan versioon. Tällä suunnitelmalla pyritään osaltaan luomaan paremmat edellytykset tulevan sotealueen ICT-toiminnalle ja vastaamaan myös nykyisiin, asiakkaiden ja tiedon liikkumiseen liittyviin ongelmiin. Taustalla on myös kasvava kustannustaso, joka osittain johtuu päällekkäisistä ja yhteen toimimattomista tietojärjestelmistä. Tietojärjestelmien yhteisellä tavoitetilalla ja suunnitelmallisella ja koordinoidulla etenemisellä voidaan vähentää päällekkäisyyksiä ja alentaa myös kustannuksia. Alueellisen tietohallintoyhteistyön tehostamisella pyritään yleisten toimintaedellytysten parantamiseen ja alueellisten palvelujen kehittämiseen sekä harmonisointiin. Tietojärjestelmien yhteentoimivuuden parantaminen siten, että tiedon liikkuminen mahdollistetaan alueellisesti ja organisaatiorajojen yli, helpottaa sosiaali- ja terveyspalvelujen toimintaa. Tässä suunnitelmassa ehdotetaan vaiheistettua etenemistä, joka käynnistyy jo vuoden 2014 aikana valmisteluvaiheella, etenee 2015 2016 määräaikaisena projektina ja uuden sote-alueen käynnistyessä voi mahdollisesti olla osa sen tulevaa tietohallintoa. Ehdotettu suunnitelma perustuu olennaisilta osiltaan VAKAVA-hankkeen yhteydessä OYS-ervalla tehtyyn selvitykseen alueellisen tietohallintoyhteistyön edellytyksistä. Suunnitelmassa ehdotetaan hallintorakennetta, jossa Oulun yliopistollisen sairaalan erityisvastuualueen toimijat; kunnat, sairaanhoitopiirit nimeävät yhdessä strategisen ohjausryhmän, joka ohjaa ja johtaa perustettavan määräaikaisen, alueellisen kehityskeskuksen toimintaa. Kehityskeskus toimii yhdessä luotavan strategian ja toimintaohjelman mukaisesti ja koordinoi yhdessä alueellisten toimijoiden kanssa kehitystoimintaa. Tähän tarvitaan alueellisten sote-toimijoiden sitoutumista ja alueellisten sote-alan ammattilaisten ja ICT-asiantuntijoiden vahvaa työpanosta. Päätöksenteko kehityskeskuksen rahoituksesta ja kehityshankkeiden käynnistämisestä säilyy ehdotuksen mukaan alueen kunnilla. Alueellista toimintaa kehitetään yhteisen sopimisen ja tekemisen mallien avulla, koulutuksella, ohjeistuksella, osaamisen varmistamisella sekä kuntien ja strategisen ohjausryhmän hyväksymillä yhteisillä hankkeilla, joilla luodaan ja parannetaan alueellisia tietojärjestelmäpalveluja. Lisäksi osallistutaan kansallisiin projekteihin ja mahdollisiin kehityshankkeisiin niin, että OYS erityisvastuualue toimii niissä yhtenäisesti. Yksittäisten hankkeiden vetovastuu voi olla alueellisilla toimijoilla, mutta tuloksia pyritään hyödyntämään koko eritysvastuualueen laajuisesti. Hankkeiden rahoituksesta päätetään tapauskohtaisesti ja niiden rahoituksessa pyritään mahdollisuuksien mukaan hyödyntämään eri rahoituslähteitä.

OYS erityisvastuualueen tietohallintoyhteistyön kehittämisohjelma 5 1 Johdanto Oulun yliopistollisen sairaalan erityisvastuualueella (OYS-erva) on suunniteltu sosiaali- ja terveydenhuollon alueellisen tietohallintoyhteistyön hallintamallia osana valtakunnallista kokonaisarkkitehtuurin suunnittelun tukiprojektia (VAKAVA-projekti). VAKAVA-projektin puitteissa hahmotettiin kansallisella tasolla yhteisiä linjauksia ja toimintatapaa, jonka kehittämisessä alueellinen, erva-tasoinen tietohallintoyhteistyö ja sen hallintamalli ovat keskeisessä roolissa. OYS:n erityisvastuualue toimi kansallisena pilottina VAKAVA:n Alueellinen Sote-tietohallintoyhteistyömalli projektissa, joka käynnistyi 23.5.2013 ja päättyi 24.1.2014. Tämä dokumentti kuvaa, miten tässä projektissa luotu yhteinen, alueellinen tietohallintoyhteistyön hallintamalli voidaan ottaa käyttöön ja mitä toimintoja siihen kuuluu. VAKAVA-projektin työ jatkuu nyt AKUSTIhankkeessa ja SOTE-tietohallintoyhteistyön edistäminen on yksi AKUSTI:n keskeisiä tavoitteita. Suunnitelman kohteena olevan tietohallintoyhteistyön kehitys ei rajaudu vain johonkin tiettyyn SOTE-sektoriin vaan tässä tarkastellaan eri sektoreiden, eli sosiaalitoimen, perusterveydenhoidon ja erikoissairaanhoidon muodostamaa kokonaisuutta. Alueen toimijoilla on pitkä perinne vapaaehtoisuuden pohjalta syntyneestä tietohallintoyhteistyöstä painottuen yksittäisiin IT-palveluihin. IT:n hyödyntämisen johtaminen ja tietohallinnon yhteistyön lisääminen osana SOTE-palveluiden kehittämistä ja tuottamista ovat olleet mallin kehittämistä ohjanneita keskeisiä linjauksia. Tietohallintoyhteistyön lisäämiselle OYS:n erityisvastuualueen toimijoiden välillä on koettu selkeää tarvetta. Yhteistyön avulla voidaan turvata koko alueen kattavien SO- TE-palveluiden kehittäminen ja tuottaminen sekä mahdollistaa alueella olevien ITkyvykkyyksien ja hyväksi havaittujen käytäntöjen mahdollisimman laaja hyödyntäminen. Tietohallintoyhteistyön tärkein tavoite on luoda yhteinen tahtotila tulevaan sote-alueen ICT:tä koskevaan päätöksentekoon sekä uudessa sote-laissa määritellyn perustoiminnan varmistaminen vuoden 2017 alusta lähtien. Näiden tavoitteiden saavuttamiseksi luodaan yhteinen, erva-järjestämissopimuksessa hahmotettu tiekartta, jonka avulla ohjataan yhteisten alueellisten palveluiden käyttöönottoa ja askeleita yhteistyön tiivistämisessä. Tässä pohjana toimivat kuntien terveydenhuollon palvelusuunnitelmat yhdessä sairaanhoitopiirien järjestämissopimuksien kanssa. SOTE-uudistus luo myös uudentyyppisiä paineita saattaa yhteistyö nykyistä paremmalle tasolle. Sote-alueiden perustamisella haetaan toiminnan tehostamista yli sektori- ja kuntarajojen. Se edellyttää uusien toimintatapojen, -prosessien ja niitä tukevien ICTratkaisujen kehittämistä ja käyttöönottoa. Kun uudet Sote-alueet astuvat voimaan vuoden 2017 alussa, pitää niillä olla alusta lähtien hyvin yhteentoimivat ICT-ratkaisut. Samaten on paljon perustoimintoja, jotka täytyy yhtenäistää ennen kuin Sote-alue aloittaa toimintansa. Tämä työ ei vielä ole alkanut ja aikaa on jäljellä enää noin kaksi ja puoli vuotta toiminnan alkuun. Tämä huomioiden voidaan sanoa, että tietohallintoyhteistyön kehittäminen ei ole ainoastaan nykytoimintojen tehostamista. Käytännössä sen avulla suunnitellaan ICT:n järjestämistä osana tulevan Sote-alueen valmistelua.

OYS erityisvastuualueen tietohallintoyhteistyön kehittämisohjelma 6 1.1. OYS erityisvastuualue Tuleva sote-alue tulee kattamaan saman maantieteellisen alueen kuin kuvassa esitetty OYS-erva. Oulun yliopistollisen sairaalan erityisvastuualue on laajin Suomen viidestä erityisvastuualueesta. Se kattaa maantieteellisesti 51,14 % Suomen pinta-alasta. Alueella asuu 739 475 henkeä (31.12.2012), eli noin 14 % maan väestöstä. Alueella on 5 sairaanhoitopiiriä, yhteensä 9 sairaalaa ja 33 terveyskeskusta. Kunnat vastaavat sosiaalitoimen palveluiden järjestämisestä asukkailleen. Alue Asukkaat Kuntien lkm OYS-erva 739 475 68 kuntaa Pohjois-Pohjanmaa 400 959 29 kuntaa Kainuu 77 435 8 kuntaa Keski-Pohjanmaa 78 237 10 kuntaa Lappi 118 189 15 kuntaa Länsi-Pohja 64 655 6 kuntaa 1.2. Dokumentin tarkoitus Tämä dokumentti kuvaa ehdotusta OYS:n eritysvastuualueen sosiaali- ja terveydenhuollon tietohallintoyhteistyömalliksi, sen organisointia sekä suunnitelmaa, jolla nykytilasta voidaan siirtyä ehdotettuun malliin. Tässä dokumentissa käsitellään OYS-ervan (ja tulevan SOTE-alueen) tietohallintoyhteistyömallia. Tähän liittyen dokumentissa kuvataan: - Tausta ja perustelut tietohallintoyhteistyömallin kehittämiselle (tai muuttamiselle) - Ehdotus OYS:n eritysvastuualueen tietohallintoyhteistyömallista ja sen organisoinnista - Ehdotus päätöksentekomekanismista - Johtopäätökset ja toimenpide-ehdotukset tietohallintoyhteistyömallin toimeenpanoon liittyen 1.3. Rajaukset Dokumentti ei pyri kuvaamaan OYS-ervan tietohallintostrategiaa vaikka sen tekeminen on yksi yhteistyön ensimmäisiä tehtäviä. Tämä suunnitelma ei ota kantaa siihen, miten IT-palvelujen tuottaminen ja järjestäminen alueellisesti tapahtuu kuntien ja sote-toimijoiden toimesta, eikä siihen, miten kun-

OYS erityisvastuualueen tietohallintoyhteistyön kehittämisohjelma 7 tien muut IT-palvelut järjestetään. Nämä pyritään tarpeen mukaan huomioimaan jatkosuunnittelussa. 1.4. Valmistelu VAKAVA-projektin liittyneessä Alueellinen Sote-tietohallintoyhteistyömalli projektissa hahmotettiin vuoden 2013 kesän ja syksyn aikana, mitä tietohallintoyhteistyömalli käytännössä voisi olla ja miten se voitaisiin toteuttaa. Työtä tehtiin useissa työpajoissa ja tuloksen syntyi dokumentti: Eritysvastuualuetasoinen sosiaali- ja terveydenhuollon tietohallinnon yhteistyömalli. Tähän projektiin liittyen tehtiin myös OYS-ervalle suunnattu kysely, johon saatiin yli kuusikymmentä vastausta. Kyselyssä testattiin suhtautumista yhteistyön lisäämiseen tietohallinnon ja yhteisten ICT-hankkeiden suhteen. Vastaukset antoivat selkeän tuen tälle työlle ja sitä pidettiin tärkeänä. Työn tekemiseen osallistuivat seuraavat henkilöt: Tomi Dahlberg, KTT, konsultti Juha Korpelainen, hallintoylilääkäri, Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiiri Juhani Heikka, tietohallintopäällikkö, Oulun kaupunki Vesa-Matti Tolonen, tietohallintojohtaja Lapin sairaanhoitopiiri Kari Säkkinen, tietohallintojohtaja, Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiiri Veijo Romppainen, tietohallintojohtaja, Kainuun sote-yhtymä Harri Kumpulainen, tuotepäällikkö, Istekki Oy Marko Pylkkänen, kokonaisarkkitehti, Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiiri Pekka Mattila, suunnittelupäällikkö, Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiiri Markku Huotari, projektipäällikkö, Oulun kaupunki Markku Pulkkinen, pääarkkitehti, Onion-projekti, Oulun kaupunki Tellervo Alanärä, erikoissuunnittelija, THL / OPER-yksikkö Karri Vainio, erityisasiantuntija, Kuntaliitto Minna Saario, projektipäällikkö, Kuntaliitto Jari Porrasmaa, erityisasiantuntija, STM Tämän projektin tuloksia on esitelty tilaisuuksissa OYS:n erityisvastuualueella ja kansallisesti. OYS:n eritysvastuualueen kokouksessa 20.2.2014 käsiteltiin ehdotusta tietohallintoyhteistyön kehittämiseen ja päätettiin perustaa hankevalmisteluun työryhmä, johon on nimettiin seuraavat henkilöt: Juha Korpelainen, työryhmän vetäjä ja puheenjohtaja, hallintoylilääkäri, PPSHP Veijo Romppainen, tietohallintojohtaja, Kainuun Sote-yhtymä Mika Kivelä, tietohallintojohtaja, KPSHP Sirpa Hakamaa, tietohallintokoordinaattori, LSHP Merja Haapakorva-Kallio, kehittämispäällikkö, LPSHP Juhani Heikka, tietohallintopäällikkö, Oulun kaupunki Markku Huotari, projektipäällikkö, Oulun kaupunki Marko Pylkkänen, kokonaisarkkitehti, PPSHP Tanja Witick, Laatu- ja kehittämispäällikkö, Kokkolan kaupunki Sairaanhoitopiirin tietohallintojohtajat toimivat asiantuntijoina. Työryhmän tehtävänä on valmistella hankesuunnitelma, joka käsitellään 12.5.2014 pidettävässä OYS-ervan sairaanhoitopiirien johdon kokouksessa Oulussa. Kokoukseen kutsutaan myös sairaanhoitopiirien tietohallintojohtajat.

OYS erityisvastuualueen tietohallintoyhteistyön kehittämisohjelma 8 1.5. Tavoitteet Tämä dokumentti kuvaa VAKAVA-hankkeen yhteydessä tehdyn työn pohjalta kehitettyä tietohallintoyhteistyön hallintamallia ja sitä, miten sen käyttöönotto voidaan tehdä. OYS-ervan järjestämissopimuksen ja VAKAVA-hankkeessa tehdyn työn pohjalta OYServan tietohallintoyhteistyön tavoitteiksi ovat muodostuneet: - Sosiaali- ja terveydenhuollon palveluiden tasavertaisen saatavuuden turvaaminen kaikkialla OYS-erityisvastuualueella - Parempien edellytysten luominen sosiaali- ja terveydenhuollon potilas/asiakasrekisterien ja muiden tietojen alueelliselle yhteentoimivuudelle ja käytettävyydelle - Valtakunnallisten sosiaali- ja terveydenhuollon palveluiden käyttöönoton tehostaminen erityisvastuualueella - Parempien edellytysten luominen osallistumiselle kansalliseen tietohallintoyhteistyöhön sekä valtakunnallisten IT-palveluiden kehitysyhteistyölle - Tarvittavan IT-osaamisen turvaaminen koko erityisvastuualueella - OYS-ervan sosiaali- ja terveydenhuollon IT-resurssien, -osaamisen ja - osaajien tehokas käyttö SOTE-palveluiden kehittämiseen ja tuottamiseen - Sosiaali- ja terveydenhuollon kokonaisarkkitehtuurien luominen SOTEtoiminnan ja siinä käytettävän IT:n kehittämiseksi OYS-ervalla. - Päällekkäisten ja/tai huonosti yhteen toimivien sosiaali- ja terveydenhuollon IT-ratkaisujen ja -palveluiden välttäminen. - Sosiaali- ja terveydenhuollon IT hankintatoimen tehokas toteutus ja ITtoimittajien parempi hallinta. Näiden tavoitteiden saavuttamisen edellytyksenä on järjestämissopimuksessa mainittu yhteinen tietohallintostrategia ja osapuolien sitoutuminen siihen. 1.6. Suunnitteluperiaatteet OYS-erityisvastuualueen tietohallintoyhteistyön suunnitteluperiaatteet ovat: - OYS-ervan sosiaali- ja terveydenhuollon toiminnasta järjestämisvastuussa oleva organisaatio vastaa sosiaali- ja terveydenhuollon toimintaan liittyvän tietohallintoyhteistyön järjestämisestä. - SOTE tietohallintoyhteistyö koskee keskeisiä tietohallintotehtäviä ja tietotekniikan hyödyntämistä kaikilla toiminnan tasoilla ja organisaatioiden välillä. Tämä pitää sisällään: - IT-strategian ja toimintaohjelmien yhteen linjaamisen, - Kokonaisarkkitehtuurityön johtamisen ja koordinoinnin - Yhteiset infrastruktuurihankkeet, - Toiminnassa käytettävät yhteiset sovellukset ja palvelut - Yhteisten IT-hankintojen koordinointi ja priorisointi - OYS-ervan SOTE-tietohallinnon yhteistyömallin tulee olla käyttöönotettavissa vaiheittain. - OYS-ervan SOTE-tietohallinnon yhteistyömallin tulee kyetä mukautumaan SOTE-palveluiden järjestämis- ja tuottamisratkaisuissa tapahtuviin muutoksiin.

OYS erityisvastuualueen tietohallintoyhteistyön kehittämisohjelma 9 1.7. OYS-erva järjestämissopimuksen linjaukset Suomen väestö- ja elinkeinorakenteen muutoksen vuoksi SOTE-palveluiden tasavertainen turvaaminen kaikkialla maassamme on yksi SOTE-toiminnan keskeisistä haasteista. Erityisvastuualueiden toimintaa säädellään valtioneuvoston asetuksella, jossa kuvataan järjestämissopimukseen kuuluvat asiat terveydenhoitolain mukaisesti (terveydenhuoltolain (1326/2010) 34 ja 43 :n nojalla). OYS-ervan järjestämissopimuksessa on kirjattu seuraavat, yleiset tavoitteet jotka omalta osaltaan edistävät palveluiden tasavertaista tarjoamista: Järjestämissopimuksen tarkoitus on: 1. Edistää ja ylläpitää väestön terveyttä, hyvinvointia, työ- ja toimintakykyä sekä sosiaalista turvallisuutta. 2. Kaventaa väestöryhmien välisiä terveyseroja. 3. Toteuttaa väestön tarvitsemien palvelujen yhdenvertaista saatavuutta, laatua ja potilasturvallisuutta. 4. Vahvistaa terveydenhuollon palvelujen asiakaskeskeisyyttä sekä 5. Vahvistaa perusterveydenhuollon toimintaedellytyksiä ja parantaa terveydenhuollon toimijoiden, kunnan eri toimialojen välisiä sekä muiden toimijoiden kanssa tehtävää yhteistyötä terveyden ja hyvinvoinnin edistämisessä sekä sosiaali- ja terveydenhuollon järjestämisessä. ICT:n kehittämiskohteet 2013 2016 on järjestämissopimuksessa kuvattu seuraavasti: - Muodostetaan alueellinen sosiaali- ja terveydenhuollon tietohallintoyhteistyön ja kokonaisarkkitehtuurin hallinta- ja kehittämismalli - Luodaan yhteinen tietohallintostrategia - Kuvataan ja analysoidaan OYS-ervan sosiaali- ja terveydenhuollon alueellisen tietojärjestelmäkokonaisuuden nykytila ja tavoitetila sekä kokonaisuuden kehittämispolku pohjautuen toiminnallisiin tarpeisiin - Luodaan alueellinen sosiaali- ja terveydenhuollon yhteisten tietojärjestelmähankintojen malli - Määritellään yhteinen tietoturva- ja tietosuojapolitiikka sekä tietojärjestelmien yhtenäinen käyttäjähallintamalli - Kehitetään hyvinvoinnin edistämistä sekä kansalaisten ja ammattilaisten sähköisen asioinnin palveluita tukevia tietojärjestelmäratkaisuja yhteisen määrittelyn ja hankintojen keinoin - Kehitetään tietojärjestelmiä ja teknologiaa alueellisesti yhteisinä hankkeina ja hyödynnetään kehittämistyössä ulkopuolisia rahoitus-kanavia - Laaditaan suunnitelma sosiaali- ja terveydenhuollon alueellisen tietojärjestelmäkokonaisuuden hallitusta uudistamisesta suunnitelmakauden jälkeisille vuosille. Valmistelun tiukasta aikataulusta johtuen tässä suunnitelmassa on esitetty vain OYServan järjestämissopimuksen tavoitteet, muita sopimuksia tai suunnitelmia ei ehditty käsitellä. Tiedostetaan, että nyt esitettävää suunnitelmaa pitää näiltä osin laajentaa ja tarkentaa jåtkosuunnittelun aikana.

OYS erityisvastuualueen tietohallintoyhteistyön kehittämisohjelma 10 2 Tietohallinnon yhteistyömalli ja päätöksenteko Tässä suunnitelmassa on kuvattu OYS-ervan yhteisen tietohallintotoiminnon kehityspolku. Se koostuu kolmesta vaiheesta: Vaihe 1: Vaihe 2: Vaihe 3: Yhteisen tietohallintotoiminnon käynnistämisvaihe (-> 12 / 2014) Määräaikaisen alueellisen kehityskeskuksen perustaminen ja operointi (2015 2016) SOTE-alueen perustamisen jälkeinen pysyvä, yhteinen tietohallintotoiminto Tässä suunnitelmassa kuvataan OYS-ervan yhteisen tietohallintotoiminnon yhteistyömalli edellä mainituissa vaiheissa 1 ja 2 (karkealla tasolla). Suunnitelma keskittyy kuitenkin lähinnä Vaiheeseen 1, koska Vaiheen 2 suunnitelmat ja periaatteet on tarkoitus luoda vasta Vaiheen 1 aikana ja hyväksyä erikseen sovittavassa päätöksentekofoorumissa vuoden 2014 loppuun mennessä. SOTE-alueen käynnistämisen jälkeiseen tietohallintotoimintoon ei tässä suunnitelmassa oteta kantaa. Päätöksentekomekanismin osalta kuvataan ainoastaan Vaihe 1. 2.1. Yhteistyömalli OYS eritysvastuualueen tietohallintoa koskeva yhteistyömalli perustuu käynnistyväisessä laadittavaan yhteiseen ICT-strategiaan. Sen pohjalta laaditaan toimintasuunnitelma ja toimenpideohjelma, jossa kuvataan alueelliset, yhteiset kehityshankkeet. Yhteistyön tarkoitus on tehostaa alueellista yhteistyötä ja luoda edellytykset tulevalle SOTE-muutokselle ICT-toiminnan osalta. Yhteistyöllä luodaan puitteet siirtymäkauden aikana tehtäville ICT-hankkeille ja hankinnoille. Samalla pyritään välttämään turhia investointeja yhteisen tavoitetilan avulla. Alueen kunnat, sairaanhoitopiirit ja nimeävät Strategisen ohjausryhmän, joka asettaa yhteistyön tavoitteet ja ohjaa strategian toteuttamista ja operatiivista toimintaa. Tietohallintotoiminto tapahtuu yhteisen, strategisen ohjausryhmän ohjaamana perustettavan projektiorganisaation toimesta. Käynnistysvaiheessa tämä projektiorganisaatio muodostuu päätoimisista henkilöistä ja alueen SOTE-toimijoiden nimeämistä alueellisista asiantuntijoista. Valmistelun pohjalta yhteinen tietohallintotoiminto organisoidaan määräaikaiseksi, alueelliseksi kehityskeskukseksi vuoden 2015 alusta lukien. Alueellinen kehityskeskus toimii alueellisesti hajautettuna verkostona, jotta alueiden erikoisosaamista voidaan hyödyntää tehokkaasti. Yhteisen tietohallintotoiminnon operatiivista toimintaa johtaa hankkeelle nimitettävä vastuullinen johtaja.

OYS erityisvastuualueen tietohallintoyhteistyön kehittämisohjelma 11 2.2. Päätöksenteko Hanketta koskeva päätöksenteko on kolmiportainen: Kunnat ja sairaanhoitopiirit olemassa olevien tai erikseen tätä tarkoitusta varten perustettavan päätöksentekofoorumin kautta: - Hankkeen perustamista, rahoittamista ja periaatteellisia kysymyksiä koskevat päätökset - Strategian hyväksyntä - Erikseen esitettävien laajojen kehityshankkeiden hyväksyntä Strateginen ohjausryhmä: - Yhteisen ICT- toimintasuunnitelman hyväksyminen - Kehityshankkeiden hyväksyminen toimivallan / budjetin puitteissa - Strategian toteuttamisen ja operatiivisen toiminnan ohjaaminen Hankkeen / projektin vastuullinen johtaja: - Operatiivista toimintaa koskevat päätökset Laadittavan yhteisen ICT-strategian ja toimintasuunnitelman myötä alueen sotetoimijat sitoutuvat ICT-järjestelmien hankintastrategiaan, joka tähtää yhteisiin, yhtenäisiin tai yhteen toimiviin tietojärjestelmiin koko sote-alueella.

OYS erityisvastuualueen tietohallintoyhteistyön kehittämisohjelma 12 Alueellinen päätöksenteko Alueellisesti päätöksentekoon on olemassa rakeenteet, joita voidaan hyödyntää myös tietohallintoyhteistyön tehostamisessa ja siihen liittyvässä päätöksenteossa. On tärkeää huomata että jokaisella alueella on omat, toisistaan poikkeavat mekanismit päätöksentekoon. Lähtökohta on kuitenkin se että kunnilla on päätösvalta. Tietohallintoyhteistyön myötä toimijat sitoutuvat yhteiseen päätöksentekoon ja myös toimimaan hyväksyttyjen päätösten mukaisesti. Seuraavassa lyhyt kuvaus siitä miten päätöksenteko ja päätösten hyväksyttäminen voidaan tehdä eri alueilla. Länsi-Pohja Länsi-Pohjan sairaanhoitopiirissä sosiaali- ja terveydenhuollon alueellisessa päätöksenteossa ovat mukana seuraavat tahot: Alueellinen palvelutiimi, johon kuuluvat kuntien sosiaali- ja terveydenhuollon johtavat viranhaltijat (perusturvajohtajat, sosiaalijohtajat, johtavat lääkärit ja johtavat hoitajat) ja sairaanhoitopiirin johtaja sekä perusterveydenhuollon yksikön toimijat ja seudullisen kehittämiskeskuksen toimitusjohtaja. Palvelutiimi tekee esityksen valmistelun pohjalta joko kuntien sosiaali- ja terveystoimesta vastaavalle lautakunnalle tai sairaanhoitopiirin hallitukselle tai myös kunnanjohtajien muodostaman johtotiimin kautta seutuhallitukselle. Länsi-Pohjan sairaanhoitopiirin ja kuntien välinen tiedonhallinta perustuu yhteistyösopimukseen, jonka mukaan sairaanhoitopiiri toimii terveydenhuollon tiedonhallinnassa alueellisena palvelujen tuottajana, koordinoijana ja hankkijana. Tietojärjestelmiä, hankintoja ja hankkeita koskevat esitykset tuodaan palvelutiimiin, joka linjaa ja esittää sitten asian eteenpäin vietäväksi sopivaksi arvioimalleen taholle. Lappi Lapin sairaanhoitopiirin alueella on sovittu yhteinen tapa valmistella ja sopia sosiaalija terveydenhuollon palveluista. Valmistelu on kytketty kuntien ja kuntayhtymien toiminnan, talouden ja investointien suunnittelun ja päätöksenteon vuosirytmiin. Sosiaalija terveyspalveluita suunnitellaan seudullisesti sekä koko aluetta koskien. Yhteisellä suunnittelulla pyritään vähentämään palvelujärjestelmän haavoittuvuutta ja lisäämään erityispalveluiden saatavuutta.

OYS erityisvastuualueen tietohallintoyhteistyön kehittämisohjelma 13 Järjestämissuunnitelmaan liittyvien sote-asioiden valmistelu ja sopiminen Lapin sairaanhoitopiirin alueella. Sairaanhoitopiirin jäsenkuntien ja kuntayhtymien johtajien neuvotteluissa sovitaan keskeisistä linjauksista ja omistajaohjaukseen liittyvistä asioista. Neuvotteluun asioita voivat tuoda kunnat, kuntayhtymät ja PTH- yksikkö/ohjausryhmä. Koollekutsujana toimii sairaanhoitopiirin johtaja. Perusterveydenhuollon yksikön ohjausryhmä on keskeinen eri toimijoiden foorumi. Ohjausryhmän tehtävät ovat: 1. Järjestämissuunnitelman valmistelun, arvioinnin ja päivittämisen ohjaus. Suunnitelman viimeistely ennen kuntien päätöksentekoon lähettämistä. 2. Asiantuntijatyöryhmien nimeäminen ja niiden tehtävien määrittäminen. Työryhmien ehdotusten hyväksyminen. 3. PTH-yksikön hallinnoimien hankkeiden ohjausryhmänä toimiminen jollei rahoittaja toisin edellytä 4. Perusterveydenhuollon yksikön ohjaus 5. Muut järjestämissuunnitelmassa määritellyt tehtävät. Ohjausryhmälle asioita valmistelee perusterveydenhuollon yksikkö sekä moniammatilliset ja eri alueita edustavat asiantuntijatyöryhmät. Yhdeksi asiantuntijatyöryhmäksi on nimetty alueellinen tietohallintostrategiaryhmä. Sen keskeisenä tehtävänä on laatia alueellinen tietohallintostrategia Lapin sairaanhoitopiirin ja jäsenkuntien yhteistyönä sekä suunnitella ja edistää niitä toimenpiteitä, että tarpeellinen tieto on kaikkien potilaan hoitoon osallistuvien tahojen käytettävissä sujuvasti koko erityisvastuualueella. Varsinainen päätöksenteko toteutuu organisaatioissa. Keski-Pohjanmaa Keski-Pohjanmaan sairaanhoitopiirin alueen päätöksenteko ja edustus: Keski-Pohjanmaan sairaanhoitopiirin alueella on kaksi sote toimijaa: Kokkolan kaupunki, joka vastaa myös Kruunupyyn kunnan sosiaali- ja terveyspalveluista isäntäkuntamallilla sekä Keski-Pohjanmaan erikoissairaanhoito- ja peruspalvelukuntayhtymä. Keski-Pohjanmaan erikoissairaanhoito- ja peruspalvelukuntayhtymä osalta esitys käsitellään johtoryhmässä ja toimitusjohtaja tekee päätöksen asiassa sekä nimeää kuntayhtymän edustajan ohjausryhmään. Kokkolan ja Kruunupyyn osalta esitys käsitellään Kokkolan sosiaali- ja terveyspalveluiden johtoryhmässä ja sosiaali- ja terveysjohtaja tekee päätöksen asiassa sekä nimeää Kokkolan sosiaali- ja terveyspalveluiden edustajan ohjausryhmään. Kainuu Kainuussa suunnitelma käsitellään päätöksentekoa varten seuraavasti: - Kainuun soten virkamiesjohdon kanssa Kainuun soten johtoryhmässä - Kainuun soten hallituksessa, jossa kuntien edustajia (luottamushenkilöt) mukana - Kajaanin kaupungin tietohallintopäällikkö Kari Hyvösen kanssa, joka päättää, viekö asian kaupunginhallitukseen - Kainuun tietohallinnon ohjausryhmässä, jossa kuntien virkamiesjohtoa edustettuna => päättävät, vievätkö kuntiensa hallituksiin

OYS erityisvastuualueen tietohallintoyhteistyön kehittämisohjelma 14 Pohjois-Pohjanmaa Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiirissä ei ole erikseen hallinta- tai päätöksentekomekanismia tietohallintoa varten. Kuntien järjestämissuunnitelmat ja järjestämissopimus ovat tärkeimmät toimintaa säätelevät asiakirjat. Yhteistyö sairaanhoitopiirin ja kuntien sote-toimen ja hallinnon kanssa tapahtuu - PPSHP:n valtuustossa ja hallituksessa - Kuntakokouksissa tai vastaavissa alueellisissa johtavien soteviranhaltijoiden ja luottamushenkilöiden kokouksissa - Omistajaohjauksen koordinaattioryhmässä (kuntien ylin virkamiesjohto) - Suurhankkeiden ohjausryhmissä (esimerkiksi Kanta-ohjausryhmä) Jokainen kunta tekee päätöksensä itsenäisesti.

OYS erityisvastuualueen tietohallintoyhteistyön kehittämisohjelma 15 3 Toteutussuunnitelma Alueen kunnat, sairaanhoitopiirit ja muut SOTE-toimijat sopivat Oulun yliopistollisen sairaalan erityisvastuualuetasoisen tietohallintoyhteistyön organisoinnista ja koko alueen hyväksi työskentelevän tietohallintotoiminnon (=hanke) perustamisesta. Tuleva SOTE-uudistus vaikuttaa hankkeeseen ja käytännössä valtaosa toimista luo edellytyksiä tulevan SOTE-alueen toiminnalle. Hanke esitetään käynnistettäväksi kahdessa vaiheessa: Vaihe 1, Toiminnan käynnistysvaihe 2014 Luodaan yhteisen tietohallintotoiminnon toiminnan perusedellytykset ja käynnistetään toiminta sille osoitettujen resurssien puitteissa. Vaihe 2, ICT-kehityskeskuksen perustaminen 2015 2016 Alueellisesti hajautetun toiminnan käynnistäminen Kehityskeskus toimii määräaikaisesti joko vuoden 2016 loppuun asti tai siihen saakka, kun SOTE-alueen hallinto on järjestäytynyt ja toisin määrää. Alla olevassa kuvassa on esitetty tietohallintotoiminnon asteittainen käynnistäminen.

OYS erityisvastuualueen tietohallintoyhteistyön kehittämisohjelma 16 SOTE-alueen perustamisen jälkeen toiminta vakiintuu osaksi SOTE-alueen normaalia toimintaa. Perustettavan SOTE-alueen tietohallintomalli tullaan määrittelemään myöhemmin osana SOTE-alueen organisointia ja hallintoa koskevissa suunnitelmissa. Alla olevassa kuvassa on hahmoteltu tietohallinnon yhteistyömallia tämän hetken tietojen valossa. 3.1. Vaihe 1: Toiminnan käynnistäminen Yhteisen tietohallintotoiminnon Vaiheen 1 käynnistämiseksi on suoritettava toimenpiteitä, jotka mahdollistavat koko alueen hyväksi työskentelevän tietohallintotoiminnon (Vaiheessa 1 projektiorganisaation) työn aloittamisen käytännön tasolla. Nämä toimenpiteet koostuvat OYS erityisvastuualueen sote-toimijoiden tekemistä päätöksistä ja toimintaedellytykset luovista toimenpiteistä. Tarvittavat toimenpiteet on esitetty alla olevassa taulukossa. Vaihe 1 Toimenpiteet Tavoitteiden ja periaatteiden hyväksyminen Projektiorganisaation koko ja sijoituspaikka Projektiorganisaatio, vastuut, toimivalta Projektin rahoitus Strategisen ohjausryhmän nimeäminen Valmisteluorganisaation perustaminen Alueellisten jäsenien nimeäminen valmisteluorganisaattioon Vastuu- ja päätöstaho OYS-ervan shp:t ja kunnat OYS-ervan shp:t ja kunnat OYS-ervan shp:t ja kunnat OYS-ervan shp:t ja kunnat OYS-ervan shp:t ja kunnat Projektivalmistelun vastaava OYS-ervan shp:t ja kunnat

OYS erityisvastuualueen tietohallintoyhteistyön kehittämisohjelma 17 Vaiheessa 1 yhteisen tietohallintotoiminnon tärkeimmät tehtävät ovat 1) Yhteisen ICT-strategian ja toimintasuunnitelman laatiminen. ICT-strategia voi tässä yhteydessä tarkoittaa toimintaa ohjaavien linjausten kirjaamista, 2) Hankesalkun valmistelu ja rahoitusvaihtoehtojen selvittäminen ensimmäisille hankkeille ja 3) OYS-ervalla siirtymäkaudella (6/2014 12/2016) tehtävien merkittävien ICThankkeiden linjaaminen ja koordinointi turhien investointien välttämiseksi. Tähän tehtävään liittyy myös neuvotteluvoiman lisääminen nykyisten järjestelmien elinkaarta ja päivityksiä koskevissa hankinnoissa. Vaiheen 1 tehtävät ja niiden vastuutahot on esitetty alla olevassa taulukossa. Vaiheen 1 projektiorganisaation kyky suorittaa kuvatut tehtävät riippuu oleellisesti sille osoitetuista resursseista. Katso 3.3 Resurssit. Vaihe 1 Tehtävät OYS:n eritysvastuualueen ICT-strategian valmistelu OYS:n eritysvastuualueen ICT-toimintasuunnitelman valmistelu Hankesalkun valmistelu Rahoitusvaihtoehtojen selvitys ensimmäisille hankkeille OYS-ervalla tehtävien ICT-hankintojen linjaaminen ja koordinointi siirtymäkaudella Budjetointi Viestintä Vaiheen 2 suunnittelu ja valmistelu Vaiheen 2 toimintaedellytysten luonti Vastuutaho Projektiorganisaatio Projektiorganisaatio Projektiorganisaatio Projektiorganisaatio Projektiorganisaatio Projektiorganisaatio Projektiorganisaatio (erityisesti alueelliset jäsenet) Projektiorganisaatio Projektiorganisaatio 3.2. Vaihe 2: Kehityskeskuksen perustaminen Vaiheen 2 eli Alueellisen kehityskeskuksen perustamiseen liittyvät toimenpidesuunnitelmat ja kehityskeskuksen toimintasuunnitelmat tullaan laatimaan Vaiheen 1 aikana. Tässä suunnitelmassa käynnistämistoimenpiteet samoin kuin perustettavan kehityskeskuksen tehtävät esitetään karkealla tasolla ryhmiteltyinä seuraavasti: Vaiheen 2 käynnistämiseen liittyvät toimenpiteet Vaiheen 2 toiminnan pyörittämiseen liittyvät tehtävät Kehityshankkeiden johtaminen Vaiheen 2 käynnistämiseen liittyvät toimenpiteet Yhteisen tietohallintotoiminnon Vaiheen 2 käynnistämiseksi on suoritettava toimenpiteitä, jotka mahdollistavat koko alueen hyväksi työskentelevän Alueellisen kehityskeskuksen toiminnan aloittamisen. Nämä toimenpiteet koostuvat OYS erityisvastuualueen sote-toimijoiden tekemistä päätöksistä ja toimintaedellytykset luovista toimenpiteistä. Tarvittavat toimenpiteet on esitetty alla olevassa taulukossa.

OYS erityisvastuualueen tietohallintoyhteistyön kehittämisohjelma 18 Vaihe2 Toimenpiteet Tavoitteiden ja periaatteiden hyväksyminen vaiheelle 2 Organisaatio ja vastuut vaiheelle 2 Rahoitusmalli Organisaation perustaminen (ml koko ja sijainti) Luodaan edellytykset toiminnalle (rekrytointi, tilat jne.) Vastuu- ja päätöstaho OYS-ervan shp:t ja kunnat OYS-ervan shp:t ja kunnat OYS-ervan shp:t ja kunnat OYS-ervan shp:t ja kunnat Vaiheen 1 henkilöstö ja Strateginen ohry Vaiheen 2 toiminnan ylläpitämiseen ja kehittämiseen liittyvät tehtävät Vaiheessa 2 yhteisen tietohallintotoiminnon tärkeimmät tehtävät ovat 1) Tulevan SOTE-alueen ICT-strategian ja toimintasuunnitelman laatiminen. Strategia voi tässä tapauksessa tarkoittaa ohjaavien linjausten kirjaamista, koska tuleva SOTE-alue laatinee itse omat strategiansa. 2) SOTE-aluetasoisten yhteisten ratkaisujen kokonaisohjauksen toimintamallin luominen, 3) SOTE-alueen tietojärjestelmien kehittämiseen tähtäävän hankesalkun valmistelu rahoitusvaihtoehtoineen 4) Osallistuminen kansallisiin kehityshankkeisiin toiminnan koordinointi OYS:n erityisvastuualueella 5) Sote-lain määräämään perustoiminnan varmistaminen vuoden 2017 alusta lukien 6) Siirtymäkaudella (6/2014 12/2016) tehtävien merkittävien ICT-hankkeiden linjaaminen ja koordinointi OYS:n erityisvastuualueella turhien investointien välttämiseksi sekä 7) Valtakunnallisten palveluiden ja niihin liittyvien IT-järjestelmien käyttöönoton suunnittelu, koordinointi ja tarvittaessa toteutus. Vaiheen 2 tehtävät ja niiden vastuutahot on esitetty alla olevassa taulukossa. Vaiheen 2 Alueellisen kehityskeskuksen organisaation kyky suorittaa kuvatut tehtävät riippuu oleellisesti sille osoitetuista resursseista. Katso 3.3 Resurssit Vaihe2 Tehtävät Tulevan SOTE-alueen ICT-strategian valmistelu SOTE IT-strategian / toimintaohjelman valmistelu sisältäen SOTE-toiminnan ja tietohallinnon yhteen linjauksen sekä yhteisen johtamisen mallin toteuttamisen Budjetointi ja raportointi Sote-tasoisten yhteisten ratkaisujen kokonaisohjauksen toimintamallin luominen OYS-ervalla tehtävien ICT-hankintojen linjaaminen ja koordinointi siirtymäkaudella Sote-alueen yhteisten toimintamallien, linjausten, suositusten ja ohjeistusten laatiminen ICT-alueella (esim. tietoturva, tietosuoja, ) Sote-lain määräämään perustoiminnan varmistaminen vuoden 2017 alusta lukien Hankesalkun ylläpito Viestintä Kehityskeskus Kehityskeskus Kehityskeskus Kehityskeskus Kehityskeskus Kehityskeskus Kehityskeskus Kehityskeskus Kehityskeskus (erityisesti alueelliset jäsenet)

OYS erityisvastuualueen tietohallintoyhteistyön kehittämisohjelma 19 Kansallisten kehityshankkeiden alueellisten osaprojektien koordinointi Valtakunnallisten palveluiden ja niihin liittyvien IT-ratkaisujen yhteistyössä toteutettavan käyttöönoton suunnittelu ja toteutus Kokonaisarkkitehtuurityön koordinointi Kehityskeskus Kehityskeskus Kehityskeskus Kehityshankkeiden johtamiseen liittyvät tehtävät Hankkeen jatkuvan toiminnan lisäksi käynnistetään OYS-ervan yhteisiä kehityshankkeita, joissa varsinainen kehitystoiminta tapahtuu. Nämä ovat Strategisen ohjausryhmän päättämiä yhteistyökohteita, jotka koskevat koko OYS-ervaa tai edellyttävät OYServan tasoista koordinaatiota. Tällä hetkellä tunnistettuja mahdollisia yhteisiä kehittämiskohteita ovat: - Alueellinen tietoliikenneverkko - Alueellinen palveluväylä - Sähköisen asioinnin alusta ja palvelut - Alueellisen tiedonjaon alustat ja palvelut - Liittymät kansallisiin palveluihin - Toiminnanohjauksen alusta - Tiedolla johtamisen alustat ja palvelut - Yhtenäinen asiakas- ja potilastietojärjestelmä

OYS erityisvastuualueen tietohallintoyhteistyön kehittämisohjelma 20 Strateginen ohjausryhmä (ja tarvittaessa shp:t ja kunnat) päättää kehityshankkeiden käynnistämisestä ja rahoittamisesta yhteisen tietohallintotoiminnon esityksestä. Ensimmäiset varsinaiset kehityshanke-ehdotukset vuosille 2014-2016 tullaan valmistelemaan ja esittelemään Strategiselle ohjausryhmälle mahdollisimman pian hankkeen käynnistymisen jälkeen. Strategisen ohjausryhmän päätökset tarkoittavat OYS-erityisvastuualueen organisaatioiden asiantuntijajohdon yhteisen tahtotilan sopimista IT:n käyttöä ja tietohallintoa koskien erityisvastuualueella. Ne viedään tarvittavien tahojen päätettäväksi alueen organisaatioissa. Käynnistettävät kehityshankkeet tullaan resursoimaan erikseen hankkeita käynnistettäessä. Kehitystoiminta tullaan suorittamaan pääosin ostopalveluna. Sen sijaan hankkeiden johtaminen on syytä pitää omissa käsissä. Alla olevassa taulukossa on kuvattu hankkeiden johtamiseen liittyvät tehtävät. Hankkeiden johtaminen (Vaihe 1, 2 ja 3) Tehtävät Hankkeen määrittely Kilpailuttaminen Hankkeen johtaminen, seuranta ja raportointi Kustannusseuranta Vastuutaho Hankepäällikkö Hankepäällikkö Hankepäällikkö Hankepäällikkö Toimittajayhteistyö Viestintä Yhteistyö kansallisten kehityshankkeiden toimijoiden kanssa (jos kyseessä kansallisen hankkeen alueellinen toteutus) Hankkeen tulosten käyttöönoton koordinointi Hankepäällikkö + alueelliset jäsenet Hankepäällikkö Hankepäällikkö 3.3. Resurssit Hankkeen resursoinnilla on olennainen vaikutus saavutettaviin tuloksiin. Hankkeelle asetettava ambitiotaso mitä hankkeen avulla ja aikana halutaan saavuttaa ja käytettävissä olevat resurssit ovat suoraan riippuvaisia toisistaan. Seuraavissa kappaleissa on esitetty vaihtoehtoisia skenaarioita ja niiden budjetit Vaiheiden 1 ja 2 osalta. Erityisesti Vaiheen 2 budjetin tarkkuustaso on ohjeellinen, koska Vaiheen 2 suunnittelua ei ole vielä varsinaisesti aloitettu. Kehityshankkeiden kustannusarviot ovat suuntaa-antavia, koska hankkeita ei tässä vaiheessa ole myöskään määritelty riittävällä tarkkuustasolla. Sekä Vaiheen 1 että Vaiheen 2 osalta resursoinnissa (henkilö- ja taloudelliset resurssit) on esitetty erikseen edellisessä luvussa esitetyt kolme pääkohtaa:

OYS erityisvastuualueen tietohallintoyhteistyön kehittämisohjelma 21 Toiminnan käynnistämiseen ja ylläpitämiseen tarvittavat henkilöresurssit ja niistä aiheutuvat välittömät ja välilliset kustannukset Kehityshankkeiden johtamisen vaatimat henkilöresurssit ja niistä aiheutuvat kustannukset Kehityshankkeiden kustannukset. 3.1.1 Vaihe 1: Toiminnan käynnistäminen Resurssitarve jakaantuu 1) toiminnan käynnistämisestä ja ylläpitämisestä (erilaiset suunnittelutehtävät kuten aiemmin esitetty), 2) kehityshankkeiden johtamisesta ja 3) itse kehityshankkeiden tarpeista. Toiminnan käynnistys ja toiminta Alla olevassa kuvassa on hahmotettu Vaiheen 1 osalta käytettävissä olevien henkilöresurssien, suunniteltujen tehtävien sekä aikataulun välistä riippuvuutta. Ottaen huomioon tietojärjestelmien hidas kehitys- ja käyttöönottosykli sekä rajallinen aika ennen vuoden 2017 alun SOTE-alueen käynnistymistä esitetään, että yhteinen tietohallintotoiminto käynnistetään siinä laajuudessa, että myös ensimmäisiä kehityshankkeita pystytään käynnistämään jo kuluvan vuoden 2014 aikana. Tämä edellyttää, että Vaiheeseen 1 saadaan viiden päätoimisen henkilön työpanosta vastaava panostus joko palkkaamalla uusia henkilöitä tai hyödyntämällä saatavilla olevia alueellisia asiantuntijoita. Työn tuottavuuden kannalta on tärkeää, että tehtäviin nimettävien alueellisten asiantuntijoiden työpanos hankkeessa on kuukausitasolla merkittävä. Tekijöitä tarvitaan seuraavilla profiileilla:

OYS erityisvastuualueen tietohallintoyhteistyön kehittämisohjelma 22 - Hankkeen vastuullinen johtaja (projektipäällikkö) o o o - Operaatiopäällikkö o o o - Arkkitehti o o o Strategiatyön ja toimintasuunnitelmien fasilitointi Päävastuu Vaiheiden 1 ja 2 toiminnan suunnittelusta Kansalliset yhteistyöhankkeet Hankesalkun suunnittelu ja ylläpito Hankkeiden koordinointi Siirtymäkaudella tehtävien ICT-hankintojen kontrollointi Alueellisen KA-työn koordinointi Kehityshankkeiden arkkitehtuurisuunnittelun tukeminen ja valvonta Kansalliseen KA-työhön osallistuminen - Hankinta-asiantuntija o o - Koordinaattori o o Tarjouspyynnöt, kilpailuttamiset Tarjousten vertailu, valintaprosessin fasilitointi. Alueellisen toiminnan koordinointi Viestintä Kehityshankkeiden johtaminen OYS:n erityisvastuualueen oletetut, yhteiset kehityshankkeet vaihtelevat luonteeltaan merkittävästi. Osa pystytään toteuttamaan yhteisellä koordinoinnilla ja olemassa olevalla henkilöstöllä, mutta osa hankkeista tulee vaatimaan lisäresursseja ja ulkoisten toimittajien käyttöä. Kehityshankkeiden johtaminen (ml. määrittely, kilpailuttaminen, seuranta ja raportointi, budjetointi ja kustannusseuranta, laadunvalvonta, toimitussisällön hyväksyntä, käyttöönoton suunnittelu ja läpivienti, jne.) on kuitenkin järkevää pitää omissa käsissä. Näin ollen jokaisen käynnistettävän hankkeen johtamiseen tarvitaan vähintään yksi päätoiminen henkilö. Hankkeen vaativuus ja laajuus voi vaatia myös hankeorganisaattion muodostamista. Nämä henkilöt voidaan joko rekrytoida erikseen tai he voivat tulla OYS:n eritysvastuualueen toimijoiden organisaatioista. Kehityshankkeet Kehityshankkeiden kustannukset muodostuvat pääosin hankkeisiin liittyvistä henkilökustannuksista sekä toimittajille ja/tai alihankkijoille hankintasopimusten mukaisesti maksettavista suorituksista. Kehityshankkeiden kustannuksiin lasketaan myös ylläpidosta ja käyttöönotosta (esimerkiksi laitehankinnat ja henkilöstön koulutus) aiheutuvat kustannukset. Vaiheen 1 aikana esitetään käynnistettäväksi seuraavien kehityshankkeiden esiselvitykset: - Alueellinen tietoliikenneverkko - Alueellinen palveluväylä - Sähköisen asioinnin alusta ja palvelut

OYS erityisvastuualueen tietohallintoyhteistyön kehittämisohjelma 23 - Alueellisen tiedonjaon alustat ja palvelut - Liittymät kansallisiin palveluihin - Tiedolla johtamisen alustat ja palvelut Esiselvitykset tulevat tuottamaan kehityshankkeiden vaatimusmäärittelyt ja kustannusarviot. 3.1.2 Vaihe 2: Alueellinen kehityskeskus Vaiheen 2 tarkempi organisaatio sekä Vaiheen 2 aikana suoritettavat kehityshankkeet tullaan määrittelemään Vaiheen 1 aikana. Vuoden 2015 budjettisuunnittelun tueksi seuraavassa esitetään kuitenkin arvioita tulevan vuoden resurssitarpeista. Vaihe2: Toiminta ja sen kehittäminen Alueellisen kehityskeskuksen toiminnan ylläpitämisestä ja kehittämisestä johtuvat resurssitarpeet koostuvat pääosin henkilöstöstä, toimitiloista sekä muusta tarvittavasta infrastruktuurista. Tällä hetkellä tiedossa olevien kehitystarpeiden perusteella esitetään, että Alueellisen kehityskeskuksen (määräaikainen vuoden 2016 loppuun saakka) henkilöstön määrää nostetaan vuoden 2015 kuluessa vähitellen kahdeksaan henkilöön. Vaihe 2: Kehityshankkeiden johtaminen Kehityshankkeiden johtamiseen tarvittava henkilöstö, toimitilat ja muu tarvittava henkilöstö. Tarvittavien henkilöiden määrä riippuu suoraan käynnistettävien hankkeiden lukumäärästä. Vaihe 2: Kehityshankkeet Käynnistettävät kehityshankkeet tullaan esittelemään Strategiselle ohjausryhmälle sekä sairaanhoitopiireille ja kunnille päätöksentekoa varten Vaiheen 1 aikana. Yhteistoiminta OYS:n erityisvastuualueella ja tulevan SOTE-alueen ICT-toiminnan valmistelu tulee edellyttämään usean hankkeen käynnistämistä. Jotta siirtymävaiheen (2014 2016) aikana voidaan saavuttaa merkittäviä parannusaskelia ja näin helpottaa SOTE-alueen käynnistymistä vuoden 2017 alussa, on viimeistään vuonna 2015 käynnistettävä useita OYS-erva-tasoisia ICT-kehityshankkeita. Hankkeet ja niiden kustannusarviot tullaan määrittelemään ja hyväksyttämään myöhemmin erikseen. Budjettisuunnittelun tueksi voidaan kuitenkin todeta, että kaikki esitetyt erva-tasoiset kehityshankkeet ovat vaativia hankkeita, joiden kustannusarviot tulevat olemaan miljoonia euroja hanketta kohden. Vuodelle 2015 ehdotettuja hankkeita on käsitelty luvussa 4. Kustannusarvio Hankkeiden kustannusarviot tulevat tarkentumaan vuoden 2014 aikana tehtävien esiselvitysten aikana. Kokonaiskustannukset jakautuvat useammalle vuodelle valtaosassa hankkeista. Hankkeisiin on mahdollista hakea rahoitusta myös julkisista rahoituslähteistä, jolloin OYS-ervan toimijoiden rahoitusosuus jää vastaavasti pienemmäksi.

OYS erityisvastuualueen tietohallintoyhteistyön kehittämisohjelma 24 3.4. Aikataulu Hankkeen aikataulu riippuu oleellisesti päätöksenteon ja käynnistämistoimenpiteiden nopeudesta. Tässä yhteydessä on syytä painottaa sitä, että esimerkiksi tietojärjestelmien yhteentoimivuuden parantamiseksi tähtäävien hankkeiden suunnittelu ja aikataulutus pitäisi aloittaa välittömästi, jotta niiden avulla voitaisiin helpottaa SOTE-alueen käynnistämistä vuoden 2017 alussa. Yhteisen tietohallintotoiminnan käynnistäminen on tärkeää myös siitä syystä, että yhteisen ICT-strategian ja toimintasuunnitelman avulla voidaan välttää todennäköisesti suuriakin hukkainvestointeja, joilla luotaisiin ainoastaan lisää SOTE-alueen mittakaavassa yhteensopimattomia tietojärjestelmiä. Käynnistysvaiheen ehdotettu aikataulu on esitetty alla olevassa kaaviossa. Aikataulun laatimisessa on ollut tavoitteena toiminnan mahdollisimman pikainen käynnistäminen. Esitetty aikataulu kattaa ainoastaan Vaiheen 1 käynnistämisen ja toiminnan vuoden 2014 loppuun asti sekä Vaiheen 2 käynnistämiseen liittyvät tehtävät. Vaiheen 2 tarkempi sisältö ja aikataulu tullaan määrittelemään Vaiheen 1 aikana. Alla oleva aikataulu on laadittu seuraavilla oletuksilla: Toiminnan käynnistämisen edellytyksenä olevat päätökset ja muut toimenpiteet pystytään tekemään nopeasti ja ehdotetun aikataulun puitteissa Vaiheen 1 läpiviemiselle osoitetaan riittävät henkilö- ja taloudelliset resurssit Tarvittavan henkilöstön rekrytointi onnistuu nopealla aikataululla Alueellisten asiantuntijoiden osallistuminen riittävällä työpanoksella pystytään takaamaan.

OYS erityisvastuualueen tietohallintoyhteistyön kehittämisohjelma 25 Alla on kuvattu mahdollisia toimenpiteitä vuoden 2014 ajalle

OYS erityisvastuualueen tietohallintoyhteistyön kehittämisohjelma 26 4 Kustannusarvio ja rahoitus 4.1. Kustannusarvio Tässä kustannusarviossa kuvataan yhteisen tietohallintotoiminnon käynnistämisestä ja operoinnista sekä kehityshankkeista aiheutuvia kustannuksia vuosina 2014 (Vaihe 1) ja 2015 (Alueellisen kehityskeskuksen 1. toimintavuosi). Yhteisen tietohallintotoiminnon käynnistämisestä ja operoinnista aiheutuviin kustannuksiin sekä kehityshankkeisiin haetaan mahdollisuuksine mukaan julkista rahoitusta, jolloin kuntien rahoitusosuus vastaavasti pienenee. Saatavan julkisen rahoituksen osuutta ei ole arvioitu tässä kustannusarviossa, koska rahoittajat päättävät sen tapauskohtaisesti. Kustannusarvio vuosille 2014-2015 on tehty seuraavilla oletuksilla: Vaihe 1: - Vaiheen 1 käynnistämiseen ja operointiin tullaan hakemaan julkista rahoitusta, jolloin kuntien rahoitusosuus pienenee vastaavasti - Vaiheen 1 toiminta käynnistyy kesäkuussa 2014 - Vaiheen 1 toiminta aloitetaan 3 päätoimisen henkilön tiimillä - OYS-ervan sote-toimijat sitoutuvat antamaan omia asiantuntijoitaan osaaikaisesti hankkeen käyttöön - Vuoden 2014 loppuun mennessä palkataan 2 henkilöä lisää - Syksyn 2014 aikana käynnistetään kolme esiselvityshanketta liittyen erikseen päätettäviin (Strateginen ohjausryhmä) kehityshankkeisiin Vaihe 2: - Alueellisen kehityskeskuksen toiminta käynnistyy vuoden 2015 alussa - Alueellisen kehityskeskuksen henkilöstö kasvaa kevään 2015 kuluessa kahdeksaan päätoimiseen henkilöön - Keskuksen toiminta on alueellisesti hajautettu. Alueelliset asiantuntijat toimivat alueen sote-toimijoiden tiloissa ja käyttävät niiden infrastruktuuripalveluita - OYS-ervan sote-toimijat sitoutuvat antamaan omia asiantuntijoitaan osaaikaisesti hankkeen käyttöön - Kehityshankkeiden käynnistämisestä päätetään erikseen. Tavoitteena on käynnistää 3 5 koko OYS-ervan yhteistä kehityshanketta vuonna 2015. - Kehityshankkeisiin tullaan hakemaan julkista rahoitusta, jolloin kuntien rahoitusosuus vastaavasti pienenee - Kehityshankkeet kestävät tyypillisesti useamman vuoden. Tässä kustannusarviossa arvioidaan vuoden 2015 kustannusten osuutta kokonaiskustannuksista.

OYS erityisvastuualueen tietohallintoyhteistyön kehittämisohjelma 27 Toiminnan käynnistämisestä ja ylläpitämisestä aiheutuvat kustannukset Toiminnan käynnistämisestä ja ylläpitämisestä aiheutuvat kustannukset Vaiheissa 1 ja 2 koostuvat pääosin: - Henkilökustannuksista - Toimitiloista ja muusta tarvittavasta infrastruktuurista aiheutuvista kustannuksista, matkoista, jne. Hankkeen käynnistämisestä ja operoinnista aiheutuvat kustannukset ovat suoraan verrannollisia hankkeeseen palkattavien rekrytoitavien henkilöiden lukumäärän ja samalla suoritettavien tehtävien määrän kanssa. Alueellisten ICT-asiantuntijoiden ja sote-alan substanssiosaajien kustannuksia ei ole huomioitu tässä kustannusarviossa viitaten edellä esitettyihin oletuksiin. Kustannusarviossa ei ole yksityiskohtaisesti arvioitu eri kululajeja, vaan niiltä osin on sovellettu 30% flat rate periaatetta henkilökustannuksista. "Kehityskeskus" KUSTANNUKSET 2014 2015 Budjetti 2013-14 1. Henkilöstökustannukset 224 000 682 080 906 080 2. Ostopalvelut 0 0 0 3. Matkakustannukset 0 0 0 9. Välilliset kustannukset (30%) 67 200 204 624 271 824 Kustannukset yhteensä 291 200 886 704 1 177 904 Nettokustannukset yhteensä 291 200 886 704 1 177 904 RAHOITUS OYS-erva 145 600 886 704 1 032 304 STM tai VM (50% 1. vuonna)??? 145 600 145 600 Yhteensä 1 177 904 HENKILÖSTÖSUUNNITELMA HENKILÖSTÖ Projektijohtaja Pääarkkitehti Operaattiopäällikkö Hankinta-asiantuntija Koordinaattori Terveydenhuollon asiantuntija Sosaalitoimen asiantuntija Järjestelmäasiantuntija Kehityshankkeista ja niiden johtamisesta aiheutuvat kustannukset Vaiheen 2 ensimmäisen toimintavuoden (2015) tullaan käynnistämään 3 5 OYServan laajuista kehityshanketta Strategisen ohjausryhmän (tai tarvittaessa alueen kuntien) päätöksillä. Näiden tarkka kustannusarvio on mahdollista antaa vasta esiselvitysten jälkeen. Oheisessa taulukossa on esitetty vuoden 2015 kustannusarvio liittyen kehityshankkeisiin ja niiden johtamiseen. Esitetyt arviot koskevat siis vuoden 2015 osuutta kustannuksista eivätkä hankkeiden kokonaiskustannuksia. 2015 Kehityshankkeiden johtaminen 0,25 M Kehityshankkeet - Alueellinen tietoliikenneverkko 2 M