Työsuunnitelma Kiinteistöt -teemaryhmä 24.1.2017 1 www.pirkanmaa2019.fi
Työsuunnitelman sisältö 1. Kokouskäytännöt 2. Toiminnan tavoitteet 3. Teemaryhmän tehtävät 4. Valmistelun aikataulu ja välitavoitteet 5. Valmisteluresurssit ja työnjako 6. Teemaryhmän viestintä 24.1.2017 2 www.pirkanmaa2019.fi
1. Kokouskäytännöt Teemaryhmän puheenjohtajana toimii Virpi Ekholm. Varapuheenjohtajana toimii Petri Laurikka. Puheenjohtajien ollessa estyneitä kokous valitsee puheenjohtajan. Teemaryhmän jäsenten varajäsenenä toimii varsinaisen jäsenen lähettämä asiantuntija. Kokouksissa teknisenä sihteerinä toimii Mikko Koponen. Kokouspaikat pyritään järjestämään Tampella-talon kokoustiloista. Tarkempi paikka ilmoitetaan aina kokouskutsussa. Kokouksia pyritään pitämään kerran kuukaudessa. Kokouskutsu, esityslista ja taustamateriaalit toimitetaan kolme päivää ennen kokousta, mutta asioita voidaan tuoda myös suoraan teemaryhmän kokouksiin. Teemaryhmän kokouksissa laaditaan aina projektiryhmälle tiedotettavat asiat -dia se liitetään kokousmuistioon. Muistioon kirjataan myös aina johtopäätös siitä, mitä ollaan saatu aikaan kokouksessa. Teemaryhmän muistiot ovat lähtökohtaisesti julkisia. Ryhmän julkinen materiaali kootaan pirkanmaa2019.fi-sivuille ja valmistelumateriaali my.pirkanmaa.fi-työtilaan. Virallisesta tiedottamisesta vastaa projektiryhmä (ks. tarkemmin kohta 6). 24.1.2017 3 www.pirkanmaa2019.fi
2. Toiminnan tavoitteet Esivalmisteluvaiheen aikana työryhmien työllä pohjustetaan ja aloitetaan sote- ja maakuntauudistuksen toteutus Pirkanmaalla. Työn on tarkoitus varmistaa, että uudistus tapahtuu järjestelmällisesti, tavoitteellisesti ja tuloksellisesti. Toimintaa johtaa esivalmistelun hallitus ja johtoryhmä. Teemaryhmän työtä ohjaa ja koordinoi Yhteiset asiat -projektiryhmä. Tavoitteena on tehdä Suomen paras ja Euroopan kiinnostavin uudistus. Tämä tarkoittaa, että uudistus nähdään mahdollisuutena tehdä asiat paremmin, asiakaslähtöisemmin ja vaikuttavammin. Haasteena on irrottautua nykyrakenteista ja -toimintatavoista ja aidosti uudistaa uuden maakunnan toiminta- ja palvelukokonaisuutta. 24.1.2017 4 www.pirkanmaa2019.fi
3. Teemaryhmien yhteiset tehtävät Tarkentaa nykytilan kuvausta tarpeellisessa määrin. Nykytilan kuvaus kertoo toiminnan nykyisen järjestämistavan, siihen käytetyt resurssit sekä keskeiset tulokset ja vaikutukset. Tarkastella toimintojen yhteyspintoja sekä yhteistyötarpeita ja -mahdollisuuksia maakunnassa. Myös maakuntarajojen yli tapahtuva yhteistyötä on tarkasteltava. Kerätä eri organisaatioissa kehitetyt hyvät käytännöt ja laatia suunnitelma niiden hyödyntämisestä ja levittämisestä Hahmottaa toimintojen ja palvelujen tulevaa uudistavaa järjestämismallia ottaen huomioon mahdollisuudet uusiin toimintatapoihin, organisoitumiseen ja yhteistyöhön: miten toimitaan uudessa maakunnassa? Tarkastella teemaryhmiä läpileikkaavia asioita (esim. riskien hallinta) ja järjestää tarvittaessa yhteisiä työpajoja tms. Valmistella materiaalia muutosviestintään sekä tehdä muut projektiryhmän ja projektijohtajan antamat tehtävät Teemaryhmät voivat teettää selvityksiä ja antaa toimeksiantoja pienemmille työryhmille. Se voi järjestää työpajoja, kuulemistilaisuuksia sekä muilla tavoin varmistaa sidosryhmien osallistumisen valmisteluun. 24.1.2017 5 www.pirkanmaa2019.fi
3. Kiinteistöt-teemaryhmän tehtävät Tehtävät: Maakuntien Tilakeskuksen projektiryhmän asettamien tavoitteiden mukaisesti Seurata ja tukea valtakunnallisen toimitila- ja kiinteistöhallinnon palvelukeskuksen valmistelua. Seurata kansallista järjestämisen ja voimaanpanon valmisteluryhmän (omaisuusjärjestelytalaryhmä) työtä. Valmistella yhdessä kuntien kanssa tarvittavat selvitykset siirtyvästä kiinteistökannasta, kiinteistöpalvelujen henkilöstöstä, vuokra- ja palvelusopimuksista, rakenteilla olevista kiinteistöistä, rahoitusjärjestelyistä ja kunnilta vuokrattavista tiloista joulukuun 2017 loppuun mennessä. Arvioida omaisuusjärjestelyjen vaikutuksia Pirkanmaan kuntien talouteen. Selvittää keinoja, joilla käyttämättömien tilojen vaikutusta kuntatalouteen lievennetään (kiinteistöjen siirron ja vuokrauksen "kokonaisvaltainen vaikutusten ennakkoarviointi"). Tavoite 30.6.2017: Siirtymäkauden ajaksi maakuntien Tilakeskukselle siirtyvien tilojen ja sopimusten inventointi (sairaanhoitopiirit, kunnat) on käynnistetty ja valmistuvat maakuntien Tilakeskuksen projektiryhmän edellyttämässä aikataulussa. Muut väliaikaishallinnon edellyttämät selvitykset laadittu tai käynnissä. Tavoite 1.1.2019: Toiminnan häiriötön jatkuminen on turvattu tilahallinnon osalta. 24.1.2017 6 www.pirkanmaa2019.fi
4. Valmistelun aikataulu ja välitavoitteet (1) Teemaryhmän työskentely sovitetaan yhteen projektiryhmän toiminnan ja sen kokousrytmin kanssa. Kokouksia pyritään pitämään kerran kuukaudessa. Teemaryhmän kokouksista toimitetaan projektiryhmälle tiedotettavat asiat -tiedote. Teemaryhmän puheenjohtaja osallistuu projektiryhmän kokouksiin ja antaa lyhyen tilannekatsauksen teemaryhmän toiminnasta. Teemaryhmä raportoi välittömästi projektiryhmälle asioista, jotka vaativat johtoryhmän tai hallituksen linjausta. Valmisteluvaiheen välitavoitteet 15.12.2016: Teemaryhmä on järjestäytynyt ja aloittanut työskentelyn. Työsuunnitelma ml. aikatauluja resurssitarkastelut ovat valmiit ja käsitelty projektiryhmässä. Teemaryhmä on organisoitunut tarvittaessa alaryhmiin. Perusaineiston keruu ja tilannekuvausten laadinta on aloitettu. 23.2.2017: Väliraportointi projektiryhmälle. Väliraportissa on arvioitu ainakin valmistelun etenemistä asetettujen tavoitteiden suhteen, työn organisoitumista sekä esiin nousseita haasteita ja tarpeita. Teemaryhmä on yhteen sovittanut toimintaansa tarvittavilta osin suhteessa muihin keskeisiin teemaryhmiin. 24.5.2017: Teemaryhmän raportit ja selvitykset ovat valmistuneet ja projektiryhmä on ne käsitellyt. 24.1.2017 7 www.pirkanmaa2019.fi
4. Valmistelun aikataulu ja välitavoitteet (2) Kokousaikataulut keväällä 2017: Yhteiset asiat -projektiryhmä: 19.1., 23.2 (väliraportit)., 23.3., 20.4., 24.5. (loppuraportit), 15.6. Kiinteistöt-teemaryhmä: 20.2. (teemaryhmän väliraportti), 20.3., 12.4., 22.5. (teemaryhmän loppuraportti), 9.6. Työsuunnitelmaa ja kokousten temaattisia sisältöjä täydennetään, kun valtakunnallinen toimeksianto selkeytyy. 24.1.2017 8 www.pirkanmaa2019.fi
5. Valmisteluresurssit ja työnjako (1) Kokousten asialistat ja materiaalit valmistelee teemaryhmän tekninen sihteeri ryhmän ja puheenjohtajan esiin nostamien asioiden pohjalta. Teemaryhmän puheenjohtaja vastaa teemaryhmien keskinäisen toiminnan yhteensovittamisesta sekä toiminnan koordinoinnista projektiryhmän suuntaan. Teemaryhmä voi organisoitua tarvittaessa alaryhmiin tai temaattisiin työpajoihin, joihin kutsutaan jäsenet asiantuntemuksen mukaan. Teemaryhmä koordinoi ja vastaa valtakunnallisen kyselyn toteuttamisesta ja maakunnallisten tietojen kokoamisesta. Valtakunnallisen kyselyn ja Pirkanmaan tietojen kokoamiseen, yhdenmukaistamiseen ja yhteyshenkilöksi pyritään palkkaamaan erillinen tietoja käsittelevä henkilöresurssi. Teemaryhmä laatii asiasta esityksen muutosjohdolle. Muutosvoima-hanke kattaa kohtuullisissa määrin tilavuokrat laajoihin, osallistaviin ja teemaryhmien toimintaa yhteen kokoaviin työpajoihin yms. 24.1.2017 9 www.pirkanmaa2019.fi
5. Valmisteluresurssit ja työnjako (2) Muutosvoima-hankkeen henkilöstö tukee teemaryhmän työtä, mutta sen työpanos on rajallinen. Teemaryhmään kuuluvien sidosryhmien tarjoama työpanos, tilat ja henkilöresurssit ovat kriittisiä esivalmisteluvaiheen läpiviemiseksi. Kiinteistöt-teemaryhmän työllä on yhtymäkohtia ainakin seuraaviin teemaryhmiin: Henkilöstö (yhteiset) ICT (yhteiset) Hankinnat ja logistiikka (yhteiset) Konsernirakenne ja johtaminen (yhteiset) Palveluverkko- ja integraatio (SOTE) Pelastustoimi ja varautuminen (MAKU) Teemaryhmän työn fokus pidetään vahvasti tilahallinto- ja kiinteistöasioissa. Muiden asioiden osalta konsultoidaan/tiedotetaan substanssiteemaryhmiä. 24.1.2017 10 www.pirkanmaa2019.fi
6. Teemaryhmän viestintä Projektiryhmä toimii virallisena viestijänä (viestintäryhmä tukee, aktiivinen tiedottaminen). Tiedotteet lähtevät kootusti osoitteesta pirkanmaa2019@pirkanmaa.fi Projektiryhmien yhteydessä olevat teemaryhmät (22 kpl) vastaavat käytännön valmistelusta. Teemaryhmät konkretisoivat tavoitteet ja valmistelevat materiaalia muutosviestintään. Valmisteltu materiaali on lähtökohtaisesti julkista. Teemaryhmien tulee pitää toisensa ja muut uudistuksessa olevat tahot tietoisena valmistelusta. Valmistuneet materiaalit (muistiot tms.) toimitetaan: Yhteiset-teemaryhmien osalta: mikko.koponen@pirkanmaa.fi Ryhmien kokousajat ja materiaalit laitetaan näkyviin nettisivuille www.pirkanmaa2019.fi. Käytössä myös työtila mypirkanmaa.fi Rohkaistaan avoimeen keskusteluun uudistuksesta ja sen vaikutuksista kaikissa kanavissa. Ks. tarkemmin Pirkanmaa2019-viestintäsuunnitelma osoitteessa: http://www.pirkanmaa.fi/wpcontent/uploads/pirkanmaa2019_viestint%c3%a4suunnitelma.pdf