Sivu 1 / 19 Mannerheimin Lastensuojeluliitto ry. Lastenhoitotoiminta- välitysjärjestelmä Hoitajan käyttöopas Version 1.0 15.5.2009 Copyright 2007-2009 Fiare Oy and Mannerheimin lastensuojeluliitto ry
Sivu 2 / 19 SISÄLTÖ Sisältö... 2 1. Sisäänkirjautuminen...3 1.1 Salasanan uusinta... 3 2. Työt... 4 2.1 Hoitajan työt... 4 2.2 Työtarjouksen vastaanottaminen ja vahvistaminen... 5 2.3 Suoraan sovittu työ... 7 2.4 Ikonien merkitykset... 8 3. Viestit... 9 3.1 Tee uusi viesti... 9 3.2 Etsi viestiä... 10 3.3 Tilauskohtaiset viestit... 11 3.4 Muut viestit... 13 3.5 Tapahtumaviestit... 13 4. Kalenteri... 15 5. Raportit... 16 6. Usein kysyttyä... 17 7. Omat tiedot... 18
Sivu 3 / 19 1. SISÄÄNKIRJAUTUMINEN Hoitajan sisäänkirjautumissivu löytyy osoitteesta http://hoitaja.lastenhoito.mll.fi Hoitaja saa käyttäjätunnuksen ja salasanan joko sähköpostitse tai matkapuhelimeen, kun hänet on rekisteröity MLL:n järjestelmään. Rekisteröinnin tekee MLL:n ohjaaja. Mikäli hoitaja on unohtunut salasanan voi hän pyytää uuden salasanan järjestelmän kautta. Hoitaja voi valita käyttöliittymän kieleksi: suomen, ruotsin tai englannin. 1.1 Salasanan uusinta Uutta salasanaa varten käyttäjän tulee antaa käyttäjätunnuksensa ja lähettää pyyntö järjestelmälle. Uusi salasana lähetetään hoitajan sähköpostiosoitteeseen, mikäli se ei ole tiedossa, salasana tulee tekstiviestinä matkapuhelimeen. Kun pyyntö salasanan uusimisesta on lähtenyt, ohjelma pyytää palaamaan takaisin kirjautumissivulle.
Sivu 4 / 19 2. TYÖT Sisäänkirjautumisen jälkeen hoitaja pääsee omaan työnäkymään, jossa on lista hoitajan töistä kuukausittain. Jokaisesta työstä näkee ensin koosteen, josta pääsee laajempaan näkymään. Hoitaja voi myös lisätä asiakkaan kanssa suoraan sovitun työn klikkaamalla Lisää suoraan sovittu työ-linkkiä vasemmalla puolella. 2.1 Hoitajan työt Työnäkymä listaa hoitajan kaikki työt, jotka ovat joko suoraan sovittuja tai välityspisteen kautta vahvistettuja.
Sivu 5 / 19 Työt on jaoteltu uusiin töihin, tuleviin töihin ja tehtyihin töihin. Listalla näkyvät myös peruutetut työt. Otsikossa on laskettu töiden kokonaismäärä sinä kuukautena. Työtä klikkaamalla saa näkyviin laajennetun näkymän, jossa näkyy asiakkaan sijainti kartalla. Tilauksen ID kertoo tilauksen numeron, jota tulee käyttää työtarjousta vastaanottaessa. 2.2 Työtarjouksen vastaanottaminen ja vahvistaminen Välityspiste lähettää hoitajalle työtarjouksen tekstiviestinä matkapuhelimeen ja välitysjärjestelmään. Jos hoitotapahtuma ei sovi hoitajalle, hänen ei tarvitse vastata viestiin ollenkaan. Hoitaja voi vastata työtarjoukseen joko tekstiviestillä matkapuhelimestaan tai välitysjärjestelmän kautta järjestelmäviestillä. Vastatessa työtarjousviestiin, tulee viestin alkuun laittaa MLL välilyönti TILAUKSEN NUMERO välilyönti. Esim. MLL 132 ok. T. Taina Hoitaja Hoitajan tulee vastata työtarjoukseen niin nopeasti kuin mahdollista. Mikäli hoitotapahtuman järjestämisellä on kiire, on mahdollista, että välityspiste tarjoaa työtä muillekin hoitajille. Tällöin ensimmäisenä vastannut saa työn. Välitysjärjestelmäviestit ovat hoitajalle maksuttomia, mutta matkapuhelimesta lähetetyt tekstiviestit ovat normaaleja tekstiviestejä. Hoitotapahtumia voidaan tarjota yhdelle päivälle tai useammalle päivälle kerrallaan. Hoitotapahtumia voidaan tarjota myös samaan perheeseen vaihtoehtoisesti myös useammalle päivälle, jolloin vain yksi sopiva päivä toteutuu. Seuraaviin laatikkoihin on koottu työtarjouksiin vastaamisvaihtoehdot.
Sivu 6 / 19 ESIMERKKI 1. Mikäli välityspiste tarjoaa hoitajalle 1 hoitotapahtumaa, tarjousviesti työstä on tämän näköinen: MLL 400 Asuinalue ti 10.2. klo 17 19, (4,8,11v). Vastaa MLL 400, jos sopii. T. MLL Mikäli työtarjous sopii hoitajalle, vastaa hän siihen näin: MLL 400 ok. T. Etunimi Sukunimi ESIMERKKI 2. Mikäli välityspiste tarjoaa hoitajalle USEAMPAA hoitotapahtumaa samaan perheeseen, tarjousviesti työstä on tämän näköinen: MLL 104 Asuinalue ti 10.2. klo 17 19,(4,8,11v) ja ke 11.2. klo 17 19,(4,8,11v) ja to 12.2. klo 17 19,(4,8v). Vastaa MLL 400 OK, jos sopii. T. MLL Jos kaikki hoitotapahtumat sopivat hoitajalle, vastaa hän näin: MLL 104 kaikki ok T. Etunimi Sukunimi Jos vain osa hoitotapahtumista sopii hoitajalle, vastaa hän näin: MLL 104 ti 10.2 ok T. Etunimi Sukunimi ESIMERKKI 3. Mikäli välityspiste tarjoaa hoitajalle vaihtoehtoisesti useamman päivämäärän samaan perheeseen, jolloin vain yhden päivämäärän on tarkoitus toteutua, tarjousviesti hoitotapahtumasta on tämän näköinen: MLL 104 Asuinalue ti 10.2.klo 17 19,(4,8,11v) tai ke 11.2.klo 17 19,(4,8,11v) tai to 12.2.klo 17 19,(4,8v). Vastaa MLL 104 ok, mikä päivä sopii. T. MLL Mikäli jokin päivämääristä sopii hoitajalle, vastaa hän näin: MLL 104 ti 10.2 ok T. Etunimi Sukunimi
Sivu 7 / 19 Kun hoitaja on vastannut työtarjousviestiin ja ilmoittanut ottavansa työtarjouksen vastaan, välityspiste lähettää hoitajalle vielä vahvistusviestin työstä. Vahvistusviestissä käy ilmi hoitopaikan sijainti, päivämäärä, kellonaika, perheen eli työnantajan nimi ja osoite sekä lasten nimet ja iät. Kaikki hoitotapahtumaan liittyvät viestit hoitaja löytää välitysjärjestelmästä omilla tunnuksillaan. Välitysjärjestelmästä hoitaja pääsee katsomaan hoitopaikan osoitteen myös kartalla. ESIMERKKI VAHVISTUSVIESTISTÄ: MLL 104 Asuinalue ti 10.2. klo 17 19, ke 11.2. klo 17 19, to 12.2. klo 17 19. Joel 4v, Joona 8v, Eero 11v. Järvinen Kaisa, Nissaksentie 5, Vantaa. p. 040 1212121. T. MLL Välityspiste lähettää myös perheelle vahvistusviestin hoitotapahtuman toteutumisesta. Vahvistusviestissä on hoitajan yhteystiedot perheelle. Tämän jälkeen perhe ottaa yhteyttä hoitajaan puhelimitse ennen sovittua hoitotapahtumaa. Tällöin hoitaja ja perhe sopivat tarkemmin hoitoon liittyvistä asioista. 2.3 Suoraan sovittu työ Hoitaja voi lisätä suoraan sovittuja töitä vasemmalla puolella olevasta linkistä. Suoraan sovittuja töitä voi lisätä asiakkaille, jotka ovat rekisteröityneet järjestelmään ja välityspiste on välittänyt hoitajan perheeseen kerran aikaisemmin. Asiakkaiden nimet löytyvät pudotusvalikosta. Hoitaja ilmoittaa
Sivu 8 / 19 suoraan sovitut työt etukäteen, jotta perhe voi tulostaa palkkatositteen tehdystä työstä. Tavoitteena on, että kaikki tehdyt työt rekisteröityvät MLL:n järjestelmään. Näin työt tulevat näkyviin oikein tilastoihin ja hoitajan osuudet työeläkemaksuista rekisteröityvät oikein. Suoraan sovitut työt näkyvät tehtyinä tapahtumina työnäkymässä. Kerrallaan voi lisätä enimmillään viisi suoraan sovittua työtä. Pienin mahdollinen tilausaika on 2 tuntia. Yli puolen yön menevät tilaukset pitää ilmoittaa kahdessa osassa esimerkiksi 08.02.2009 18-23.59 ja 09.02.2009 00.00-02.00. Puoleen yöhön menevissä tilauksissa viimeinen mahdollinen kellonaika on 23.59. Hoitaja ei voi itse muokata tilauksia kirjaamisen jälkeen, mutta tarvittaessa välittäjä voi muokata suoraan sovittuja tilauksia, muuttaa ajankohtaa tai tilauksen kestoa tai peruuttaa sen. 2.4 Ikonien merkitykset Järjestelmässä käytetään mm. tilauksien yhteydessä erilaisia ikoneita. Ikonin kuva muuttuu sen mukaan, kuinka tilaus etenee. Hoitajan kannalta tärkeintä onkin seurata ikonien ohella viestiliikennettä. Seuraavassa on esitetty ikonien tarkoitus. - hoitajalle on tarjottu työtä - hoitaja vastannut työtarjoukseen - työtilaus vahvistettu hoitajalle ja asiakkaalle - työtarjous torjuttu tai hoitaja ei ole vastannut 15 minuuttiin - asiakas perui tilauksen tai asiakas vetäytyi tilauksesta - hoitaja perui sovitun työn hoitajaa ei löytynyt.
Sivu 9 / 19 3. VIESTIT Viestit välilehdeltä hoitaja pääsee näkemään kaikki saadut ja lähetetyt viestit. Viestejä on 3 erilaista: tilauskohtaiset viestit, muut viestit ja tapahtumaviestit. Näitä kaikkia viestiryhmiä hoitajan tulee seurata säännöllisesti. Tilauskohtaiset = liittyvät tilauksiin, esim. työtarjousviestit, vahvistusviestit. Muut viestit = nämä ovat viestejä, jotka voivat olla mitä tahansa muita tiedotettavia asioita, esim. hoitajakirjeitä. Tapahtumaviestit = ovat kutsuja ja kyselyitä pienryhmiin, koulutuksiin ja tapahtumiin. Viestit-näkymän ensimmäisellä sivulla näytetään tilauskohtaiset viestit, kuten työtarjoukset ja työvahvistukset. Viestin saa auki klikkaamalla sinistä tekstiä. Vasemmalla puolella on laatikko, josta hoitaja voi etsiä viestejä päivämäärän tai vapaan tekstihaun mukaan. Lisäksi näkymää voi rajata hakemalla viestejä joko lähetetyistä tai saapuneista. 3.1 Tee uusi viesti Hoitaja voi lähettää järjestelmän kautta viestejä oman alueen välityspisteeseen vasemmassa yläkulmassa olevasta kohdasta Tee uusi viesti. Viestit ovat näkyvissä kaikille välityspisteen välittäjille eikä henkilökohtaisia viestejä voi lähettää. Viestiin hoitaja voi liittää dokumentin, esimerkiksi kopion vastuuvakuutuksesta. Liite voi olla seuraavissa muodoissa: PDF, DOC, DOCX, XLS, XLSX, PPT, PPTX, TXT, JPG, GIF, BMP.
Sivu 10 / 19 Tässä näkymässä hoitaja voi lähettää viestin omalle välityspisteelleen. 3.2 Etsi viestiä Etsi viestit toiminto etsii sekä tilauskohtaisia viestejä että muita viestejä. Vihreät painonappulat näyttävät aktiiviset hakukriteerit ja harmaalla ovat ne, jotka eivät tule hakuun mukaan. Hakukriteereitä ovat: - Vapaa tekstihaku, joka etsii haettua sanaa viestin sisällöstä, aiheesta, lähettäjän tai saajan nimestä. Haussa voidaan käyttää * merkkiä sanan katkomiseen esimerkiksi Virta*, jolloin ohjelma hakee kaikki Virta-alkuiset sanat - Lähetetyt, joka etsii hoitajan itsensä lähettämät viestit - Saapuneet, joka etsii hoitajan vastaanottamat viestit. - Päivämäärä
Sivu 11 / 19 o o o o o o Kaikki hakee kaikki viestit Tarkka hakee tietyn päivämäärän tai tietyn ajanjakson välillä olevat viestit Tänään hakee tämänpäiväiset viestit Viimeiset 7 päivää hakee viimeisen viikon viestit Viimeiset 4 viikkoa hakee viimeisiltä neljältä viikolta Viimeiset 6 kuukautta hakee viimeiseltä puolelta vuodelta 3.3 Tilauskohtaiset viestit Tilauskohtaiset viestit näyttö listaa kaikki tilauksiin liittyvät viestit kuten työtarjoukset ja työvahvistukset. Keltainen väri tekstin päällä näyttää, että viesti on lukematon. Viestin voi avata klikkaamalla viestin otsikkoa. Samaan tilaukseen liittyvät viestit esitetään viestiketjussa, jotka näkyvät ensimmäisen viestin alla. Esimerkiksi tilaus numero 23 sisältää kolme viestiä: työtarjouksen, hoitajan oman vastauksen sekä välittäjän lähettämän tilausvahvistuksen. Välittäjän tekstiviesteinä lähettämät työtarjoukset näkyvät myös ohjelmassa. Kun hoitaja avaa viestin näkyy seuraavat linkit: Katso kartalla, katso kalenterissa ja vastaa.
Sivu 12 / 19 Katso kartalla näyttää asiakkaan kodin sijainnin. Näytä kalenterissa näyttää työtarjouksen hoitajan kalenterinäkymässä. Työtarjous näytetään oranssilla ja vahvistetut työt näkyvät kalenterissa vaalean vihreinä. Päivämäärä-nappulaa käytetään työtarjouksissa, joissa tarjotaan useampaa työtä samanaikaisesti. Valitsemalla päivämäärän nappulasta näyttää kyseisen työn kalenterissa.
Sivu 13 / 19 Vastaa hoitaja voi vastata välittäjälle myös käyttämällä järjestelmän viestiä tekstiviestin sijaan. Ohjelma antaa vakiotekstin, jonka päälle hoitaja voi kirjoittaa oman viestinsä. Tilauskohtaisissa viesteissä tulee olla etuliite MLL ja tilauksen numero, jotta se yhdistyy oikeaan tilaukseen ja tieto tulee välitykseen oikein. 3.4 Muut viestit Muut viestit ovat muita kuin tilauskohtaisia viestejä, jotka välityspiste tai lastenhoitotoiminnan ohjaaja on hoitajalle lähettänyt. Tällaisia voivat olla, esim. hoitajakirjeet. Hoitaja voi lähettää myös muun viestin matkapuhelimellaan välitysjärjestelmään. Tällöin viestin alkuun tulee myös laittaa MLL välilyönti ja itse viesti, jotta viesti menee perille. 3.5 Tapahtumaviestit Tapahtumaviestit ovat yleensä kutsuja koulutuksiin, pienryhmiin ja virkistystapahtumiin. Klikkaamalla otsikkoa hoitaja saa näkyviin tapahtumaviestin sisällön. Tapahtumaviestejä on kahdenlaisia: päivämääräkyselyitä ja valintakyselyitä. Kyselyihin voi vastata vain kerran. Jos hoitajan tilanteeseen tulee muutoksia ja hoitajan on välttämätöntä peruuttaa ilmoittautuminen, tulee hänen lähettää välityspisteeseen muu viesti tai soittaa.
Sivu 14 / 19 Valintakyselyihin hoitaja voi vastata myöntävästi tai kieltävästi. Päivämääräkyselyihin hoitaja voi vastata valitsemalla kyseisen päivämäärän, jolloin kalenterissa näytetään kyseinen päivä. Tapahtuma näytetään oranssilla, jolloin hoitaja voi nähdä onko hän vapaa vai estynyt kyseiseen tapahtumaan. Mikäli hoitaja ei ole vapaa osallistumaan tapahtumaan hän voi vastata kieltävästi tapahtumaan.
4. Kalenteri Sivu 15 / 19 Kalenteri toiminnossa hoitaja syöttää vapaat työajat kalenteriin. Hoitajan tulee laittaa vain sellaisia aikoja, jolloin hän voi ottaa vastaan työtarjouksia. Kalenteriin on mahdollista laittaa kaksi ajanjaksoa päivässä ja syötetyt vapaat työajat näytetään vihreällä otsakkeella. Mikäli hoitaja ei ole ilmoittanut vapaita työaikoja, hoitajalle ei voida lähettää työtarjouksia. Vapaan työajan tulee olla vähintään 2 tuntia. Työaika annetaan muodossa TT:MM TT:MM tai TT.MM TT.MM tai TT TT, esimerkiksi 00:00 23:59. Työajat tallentuvat painamalla Tallenna nappulaa. Vapaat työajat voi kopioida seuraavalle viikolle alla olevasta linkistä. Hoitaja voi poistaa ilmoittamiaan vapaita työaikoja, jos niihin ei ole sovittu vielä työtapahtumaa eikä tarjottu työtä. Jo sovitut työt näkyvät kalenterissa vaaleanvihreällä ja tapahtumat oranssilla. Mikäli hoitajalla on tilanne, jolloin hän ei voi väliaikaisesti toimia hoitajana tai ottaa työtarjouksia vastaan, tulee hänen lähettää välityspisteeseen muu viesti. Kalenterin kautta asiaa ei voi ilmoittaa.
Sivu 16 / 19 5. RAPORTIT Hoitaja voi tulostaa itse työtunnit Raportit-toiminnosta. Raportti voidaan tulostaa halutulla ajanjaksolla antamalla päivämäärät. Tämän jälkeen hoitaja voi tallentaa raportin omalle tietokoneelle pdf-tiedostona tai excel-tiedostona. Excel-tiedostoa hoitaja voi myös itse muokata. Raportti listaa tehdyt työt, milloin ne on tehty ja kuinka monta tuntia ne ovat kestäneet sekä yhteenlasketun summan tehdyistä tunneista. Hoitajan näkymän raportissa ei näy perheen eli työnantajan nimeä.
Sivu 17 / 19 6. USEIN KYSYTTYÄ Usein kysyttyä toiminto antaa informaatiota MLL:n lastenhoitotoiminnasta. Sivulla voi olla myös lastenhoitotoimintaan liittyviä tiedostoja.
Sivu 18 / 19 7. OMAT TIEDOT Omat tiedot toiminto näyttää hoitajan omat tiedot. Hoitaja voi muokata omia tietojaan sen mukaisesti miten MLL on antanut oikeuksia muokkaukseen. Hoitaja pääsee muokkaamaan mm. omia yhteystietojaan, kielitaitoaan, allergioitaan ja hoitoalueitaan. Mikäli hoitaja huomaa omissa tiedoissaan virheitä ja hän ei voi itse niitä muokata, tulee hoitajan ottaa yhteyttä välityspisteeseen. Hoitaja voi liittää oman kuvan tietoihinsa, mutta tällöin tulee huomioida, että sekä välityspiste että asiakkaat näkevät kuvan. Kuvaa ei voi suurentaa isommaksi ja näin ollen sen käyttöä kannattaa harkita. Hoitajan yhteys ja kokemustiedot ovat omilla välilehdillään. Yhteystietosivulla näytetään hoitajan käyttäjätunnus sekä tilanne (käytettävissä, tilapäisesti poissa, lopettanut). Mikäli hoitaja on lopettanut hoitajana toimimisen, hän ei pääse enää kirjautumaan sisälle Lastenhoito ohjelmiston hoitajanäkymään.
Sivu 19 / 19 Hoitaja voi muokata myös tietoja Hoitajan kokemus välilehdellä. Muokkaustilaan hoitaja pääsee oikealla ylhäällä olevasta painikkeesta muokkaa. Ne kentät, joita hoitaja ei voi muokata itse näytetään vaalean harmaalla muokkausnäytössä.