SILMAT-INTRANET -OHJE

Transkriptio

1 SILMAT-INTRANET -OHJE

2 Sisällysluettelo 1 Intranet Etusivu Ohjelmat Kalenteri Tapahtuman lisääminen Tapahtuman muokkaaminen Kehyskysely Kirjastot Yhteystietorekisteri Tarvikekauppa Yhteydenottopyyntö Kuukausikutsut Yksittäispoiminta Perustiedot... 7

3 Ohje 3 (6) 1 Intranet Silmät-intranet on tarkoitettu Silmäasema-kauppiaille korvaamaan aikaisemmin Dapalin ylläpitämä intranet, sekä julkaisu- ja jakamisalustaksi SA-kauppiassopimukseen liittyville palveluille. Intranetin kautta voit muun muassa: Tilata tarvikkeita ja asiakaspoimintoja Muokata kuukausikutsuihin tulevia tekstejä Katsella asiakaspoimintojen materiaaleja Jakaa ja tallentaa tiedostoja 2 Etusivu Kirjautuessasi sisään intranetiin, ensimmäisenä ruudulle aukeaa Silmät -intranetin etusivu. Etusivulle on linkattu eniten käytetyt työkalut [1], jotta ne löytyvät nopeasti ja ovat aina esillä. Etusivulla on myös uutisvirta [2], johon lisätään uusimpia Dapal-tiedotteita. Jos teillä on jotain tiedotettavaa, mikä olisi hyvä saattaa muiden tietoon, voitte lähettää sen sähköpostitse toimisto@dapal.fi ja pyytää lisäämään etusivulle. Saat lisätietoa ohjelmista painamalla niiden vieressä näkyvää info-ikonia. [3] 3 Ohjelmat Etusivulla on kattava paketti erinäisiä ohjelmia optikkoliikkeiden tarpeisiin. Ohjelmat aukeavat klikkaamalla niiden ikonia.

4 Ohje 4 (6) 3.1 Kalenteri Kalenteri on tarkoitettu liikkeen sisäiseen viestintään ja aikatauluttamiseen. Intranetissä olevan kalenterin parhaita puolia ovat saavutettavuus ja luotettavuus. Pääset lukemaan liikkeen kalenteria mistä tahansa, missä on internetyhteys. Esimerkiksi äkillisen sairastapauksen sattuessa voit laittaa kalenteriin huomautuksen sairauslomasta, jotta muut työntekijät tietävät varautua. Kalenteriin voi myös merkitä rutiininomaisia tapahtumia Tapahtuman lisääminen Valitse yläpalkista Tapahtumat -> Lisää uusi tapahtuma ja täytä kentät. Halutessasi voit tehdä tapahtumasta toistuvan valitsemalla halutun ajanjakson Toistuvuus-välilehdeltä Tapahtuman muokkaaminen Pääset muokkaamaan tapahtumaa klikkaamalla sen kohdalta kalenterissa ja valitsemalla Muokkaa tapahtumaa. Voit myös poistaa merkinnän kohdasta Poista merkintä.

5 Ohje 5 (6) 3.2 Kehyskysely Kehyskysely on tarkoitettu tilanteita varten, jossa asiakas haluaa tietyn malliset kehykset, mutta niitä ei juuri nyt ole saatavilla teidän liikkeestänne. Voitte kehyskyselyn kautta tarkistaa, onko kehyksiä saatavilla jossain toisessa liikkeessä. Kehyskysely ei ole täysin ajantasainen, vaan toimii noin päivän viiveellä. Siksi joissain tilanteissa on tarpeellista varmistaa kehystilanne esimerkiksi soittamalla toiseen liikkeeseen. Kehyskyselyssä voit etsiä normaaleja tai aurinkolasien kehyksiä. Hakukriteerejä vaihtamalla voit etsiä muun muassa EAN-koodin tai brandin perusteella. Kehyskysely näyttää lopuksi, mistä kyseessä olevia kehyksiä löytyy, sekä tämän liikkeen yhteystiedot. 3.3 Kirjastot Oma kirjasto on tarkoitettu liikkeen omien, sisäisten ja salaisempien tiedostojen jakamiseen ja tallentamiseen. Omaan kirjastoon on luotu valmiiksi kansiorakenne helpottamaan tallennettavien tiedostojen tyyppien hahmottamista. Oman kirjaston kieltä voit painaa klikkaamalla oikeasta reunasta 'Logged in as (Dapal asiakasnumero) ja Language. Kuukausikutsujen materiaalit (asiakkaiden tiedot ja tilastoyhteenveto) tallennetaan kuukausittain Kutsut-kansion alle automaattisesti. Yleinen kirjasto on tarkoitettu julkisten tiedostojen ja asiakirjojen jakamiseen. Tänne tallennetut tiedostot näkyvät kaikille intranetin käyttäjille, ja jokainen voi niitä muokata.

6 Ohje 6 (6) Voit lisätä kirjastoihin tiedostoja joko omalta koneelta tai internetistä klikkaamalla Lähetä. Omalta koneelta lisättäessä voit joko valita erillisellä selaimella tiedostot, tai vaan raahata haluamasi tiedostot lähetyslomakkeeseen. Muista painaa Lähetä, kun olet saanut kaikki haluamasi tiedostot lisättyä lomakkeeseen. 3.4 Yhteystietorekisteri Yhteystietorekisteri on intranetin käyttäjien kesken jaettu yhteystietoluettelo, josta löytyy monia optisen alan toimijoita. Intranetin lanseeraushetkellä yhteystietoluettelossa on noin 450 yhteystietoriviä. Yhteystietoluetteloa voi jokainen muokata ja sinne voi lisätä uusia yhteystietoja. Näin käyttäjät voivat itse tallentaa haluamiaan yhteystietoja ja päivittää yhteystietoja, jotka huomaa olevan vanhentuneita. 3.5 Tarvikekauppa Tarvikekaupan kautta voit tilata Dapalista saatavia tuotteita, kuten toimistotarvikkeita ja hintalapputarroja. 3.6 Yhteydenottopyyntö Lomakkeen kautta voit lähettää Dapaliin yhteydenottopyynnön niinä aikoina, kun Dapal on suljettu eikä puhelinpäivystystä ole. Voit valita, haluatko ensisijaisesti yhteyden puhelimitse vai sähköpostitse. Lomake on valmiiksi täytetty liikkeen tiedoilla, mutta voit halutessasi muokata lomakkeen kenttiä.

7 Ohje 7 (6) 4 Kuukausikutsut Kuukausikutsut-välilehden kautta voit hallinnoida asiakkaille lähteviä kuukausikutsuja. Sinun täytyy ensin rastia mukanaolo kuukausikutsuihin, jotta pääset muokkaamaan kutsuja. Mikäli et halua lähettää tässä kuussa kutsuja asiakkaille, poista itsesi kuukausikutsuista. Tekstit pysyvät tallennettuna, vaikka et lähettäisikään kutsuja asiakkaille. Kutsut on jaoteltu kahteen eri osaan: toinen kirje lähetetään vuotiaille, ja toinen vuotiaille. Voit muokata kummankin kutsun keskiosaa haluamaasi muotoon. Näin voit muokata vaikkapa joka kuukaudelle omanlaisensa tarjouksen tai liittää kutsuun vaikkapa hyvän joulun toivotukset. Kutsujen ylä- ja alaosat ovat vakioituja työn helpottamiseksi, ja niitä vaihtaaksesi sinun tulee ottaa yhteyttä Dapaliin. Esikatselusta näet mallin, jollaisena kirje lähtee asiakkaille. Muista tarkistaa esikatselusta jokaisen muokkauksen jälkeen, että kirjeen sisältö vastaa haluamaasi sisältöä. Kappalejakoa varten jätä kappaleiden väliin tyhjä rivi. Kirjeeseen mahtuu noin 13 riviä tekstiä kappalevaihdot mukaan lukien. 5 Yksittäispoiminta Yksittäispoiminta-välilehden kautta voit tilata Dapalista personoituja ja yksittäisiä asiakaskutsuja haluamillasi kriteereillä. Voit myös arvioida kutsuihin tulevan asiakasmäärän määrittelemillesi kriteereille. Jos arvioitu asiakasmäärä näyttää tyhjää tai antaa virheilmoituksen, voi olla ettei liikkeenne asiakasaineisto ole käytettävissä, ota tällöin yhteys Dapaliin. Jos haluat lähettää asiakaskutsut postitse asiakkaille ja olet jo sopinut käytännön järjestelyistä jonkin erillisen painotalon kanssa, voit täyttää tilaukseen painotalon yhteystiedot, ja lähetämme materiaalin suoraan painoon. Tarkasti kohdennetut asiakaskutsut tekstiviestitse ovat myös mahdollisia. Tekstiviestitse lähetetyt kutsut tulee kuitenkin sopia aina erikseen Dapalin kanssa. Täytä ja lähetä tilaus, niin otamme teihin yhteyttä. 6 Perustiedot Perustiedoista voit muokata käyttäjätiliisi liittyviä tietoja, kuten salasanaa ja liikkeen tietoja. Liikkeen perustietoihin voit syöttää myös mahdollisen markkinointinimen liikkeelle, mikäli se on eri kuin virallinen liikkeen nimi. Lisäksi voit syöttää liikkeen vastaavien henkilöiden tiedot ja aukioloajat. Nämä tiedot on tarkoitettu helpottamaan teidän saavuttamistanne ja säästämään aikaa. Perustiedoissa voit vaihtaa myös salasanan. Huomaa, että salasana vaihtuu samalla myös silmat.fi -sähköpostiin.

8 Ohje 8 (6) Voit myös lisätä sähköpostitilillesi maksimissaan kolme uudelleenohjausta sähköposteille. Nämä vain lähettävät silmat.fi -sähköpostiin tulleet sähköpostit eteenpäin, jättäen alkuperäisen viestin sähköpostilaatikkoon. Voit lisätä siihen esimerkiksi oman henkilökohtaisen sähköpostiosoitteen, jolloin liikkeen viestit tulevat sinnekin.