Maaseutu- ja tielautakunta 9..2017 Liite 1 17 MIKKELIN KAUPUNKI MAASEUTU- JA TIELAUTAKUNTA TOIMINTAKERTOMUS 2016
Maaseutu- ja tielautakunta Maaseutu- ja tielautakunnan toiminta-alueena on maataloushallinnon ja maatalousyrittäjien lomituspalveluiden järjestäminen sekä yksityistielain mukaisena kunnallisena tiehallintoviranomaisena toimiminen. Lautakunta kehittää maaseutua ja maaseudun elinkeinotoimintaa sekä alempaa tieverkkoa ja avustaa vesiosuuskuntien rakentamista. Maaseutu- ja tielautakunnan kokoonpano Jäsen Siitari Keijo, puheenjohtaja Ahonen Liisa Harmoinen Taina Härkönen Jyrki Kartano Pirjo Kemppainen Satu Kosunen Aili Lyytikäinen Voitto Miettinen Olli, varapuheenjohtaja Nikulainen Pia Paanila Juha Varajäsen Tarssanen Heikki Kuikka Pirkko Kohvakka Tuula Viitikka Jari Rantanen Suvi Pöyry Tuula Korhola Anne Tikkanen Petri Toivanen Jukka Klen Susanna Kirjalainen Miikka Lautakunnan esittelijänä toimi Kari Mikkonen ja Markku Suomela. Lautakunta kokoontui 9 kertaa ja käsitteli 91 asiaa. Palvelusuunnitelman toteutuminen Maaseututoimi Maaseutu- ja tielautakunta toteutti palvelua asiakaslähtöisesti lähellä asiakasta. Palvelua käyttävien asiakkaiden neuvontaan, tiedotukseen sekä sähköisten palveluiden käytön lisäämiseen kiinnitettiin huomiota, jotta palvelutoiminnan tasapuolisuus toteutui. Maaseututoimen sähköinen asiointi kasvoi vuoden takaisesta 86 prosentista 91 prosenttiin. Mikkelin maaseutuhallinto toteutti 6 tukihakukoulutusta toiminta-alueensa kunnissa, osallistujia 150. Lisäksi järjestettiin 2 ympäristökorvauksen koulutuspäivää, osallistujia 260. Yhteensä koulutuksiin osallistui 410 viljelijää. Viljelijät palauttivat tukihakemuksensa pääsääntöisesti sähköisesti. Tukihallinnon ohjelmisto muutokset, poikkeukselliset kriisituet ja ympäristökorvauksien koulutuspäivien järjestäminen lisäsivät olennaisesti hallinnon työmäärää. Maaseudun kehittäminen Maaseutu- ja tielautakunta oli mukana avustamassa seitsemässä kyläyhdistyksen hankkeessa (yhteensä 17 862 euroa). Lautakunta myönsi toiminta-avustuksen Mikkelin 4H yhdistykselle (6 000 euroa), Veej jakaja LEADER toimintaryhmän kuntaosuus katettiin maaseudun kehittämisvaroista (67 518 euroa). Maatalouden jätemuovikeräys toteutettiin Metsä Sairila Oy:n toimesta, keräyksen kustannukset olivat 18 760 euroa. Maatalousyrittäjien avustuksia myönnettiin yhteensä - 71 671 euroa (taloussuunnitelmat 1298 euroa, salaojasuunnittelu 16 euroa, karjanjalostus 11 290 euroa, ruokinnansuunnittelu 12 421, viljelysuunnittelu 20 244 euroa, maksullinen lomitus 25 082 euroa). Maaseudun kehittämiseen käytettiin yhteensä 29 184 euroa. Lomituspalvelut Lomitus toimi seudullisesti Mikkelin ympärillä olevien kuntien alueella. Maatilojen työolosuhteita ja riskien arviointia selvitettiin tilakäyntien yhteydessä. Tilakäynnit ja suunnitelmat tukivat asiakaspalvelua. Lomahallinnon tehtäviä organisoitiin uudelleen henkilöstön kesken. Lomituspäivät laskivat edelliseen vuoteen verrattuna 17%. Tietoimi Yksityistiekunnat hakivat seitsemännen kerran sähköisesti kunnossapitoavustuksia sähköisen Wintie -palvelun kautta, 88 prosenttia asiakkaista haki avustuksen sähköisessä muodossa. Yksityistiekuntien perusparannushankkeita oli aiempaa vuotta vähemmän (2015 114 kpl, 2016 40 kpl). Vähenemisen syynä on kuntaliitosavustuksien loppuminen perusparannushankeissa. Löytö-Vitsiälän vesiosuuskunnan osalta 1-vaihe toteutettiin vuonna 2016. Viinamäen vesiosuuskunnan viemäröinti hanke Hintsalanmäellä saatiin 90 prosenttisesti valmiiksi. Vesiosuuskunta Majavan hanke Kurkisensaaressa Haukivuorella käynnistettiin loppu vuodesta. Vesiosuuskuntien varautumissuunnitelman laatiminen pienille vesilaitoksille projekti käynnistettiin 2.8.
Maaseutu- ja tielautakunnan henkilöstömäärä vuoden lopussa oli yhteensä 92 henkilöä, vakinaisia 88 henkilöä ja määräaikaisia 4 henkilöä (vuonna 2015 vastaavat luvut olivat 127/96/1). Talouden toteutuminen ja olennaiset poikkeamat Lokakuun seurannan yhteydessä tehtiin tuloihin määrärahamuutos. Lautakunnan tulot ja menot alittuivat. Poikkeama johtui pääosin lomituspalveluiden henkilöstömenojen alituksesta, mikä heijastui vastaavasti tuloihin. Tulot alittuivat 49 680 euroa ja menot n. 1,1 milj. euroa. Nettotulos oli n. 0,8 milj. euroa budjetoitua parempi. Avustusmäärärahoja säästyi 27 200 euroa. MAASEUTU- JA TIELAUTAKUNTA YHTEENSÄ TA 2016 TALOUDEN TOTEUTUMINEN 1.12.2016 TA 2016 muutokset TA muutoksineen 2016 TP 2016 EROTUS TOT % TOIMINTAKATE 2 270 499-446 000 2 716 499 1 928 485 788 015 70,99 TOIMINTATUOTOT -5 561 800-446 000-5 115 800-4 766 120-49 680 9,16 Myyntituotot -4 946 500-446 000-4 500 500-4 24 181-176 18 96,08 Maksutuotot -570 000-570 000-415 892-154 108 72,96 Tuet ja avustukset -25 00-25 00-24 68-617 97,56 Muut toimintatuotot -20 000-20 000-1 64-18 66 6,82 TOIMINTAKULUT 7 82 299 7 82 299 6 694 605 1 17 694 85,47 Henkilöstökulut 4 586 000 4 586 000 881 429 704 571 84,64 Palkat ja palkkiot 515 100 515 100 05 40 461 697 86,87 Eläkekulut 76 100 76 100 646 720 116 80 84,75 Muut henkilöstösivuk 07 800 07 800 248 102 59 698 80,61 Hlöstökorvaukset & - -66 797 66 797 Palvelujen ostot 1 095 800 1 095 800 1 046 459 49 40 95,50 Aineet, tarvikkeet j 8 900 8 900 54 655-15 755 140,50 Avustukset 2 066 000 2 066 000 1 602 04 46 696 77,56 Muut toimintakulut 45 600 45 600 109 758-64 158 240,70 1402MA Tietoimi määrärahojen jakautuminen (menot) Kustannuspaikka SUUNN. TOT Tietoimi hallinto 140266041 128 772 Tietoimi kunnossapito 140266041 790 000 788 627 Tietoimi perusparantaminen 140266041 614 900 06 070 Tietoimi yleiset tiet 140266041 0 0 Tiehanke (MAMK) 140266041 5 100 5 100 Yhteensä 140266041 1 440 000 1 258 569 Vesiosuuskunnat 140266042 296 000 06 275 Tietoimi ja vesiosuuskunnat yhteensä 1402MA 1 76 000 1 564 844
Selonteko sisäisen valvonnan järjestämisestä Toiminnassa noudatettiin vuonna 2016 vahvistettuja teknisen toimen sisäisen valvonnan ohjeita ja tavoitteita. Sisäinen valvonta toimi muun työn ohessa toimialajohtajan ja johtoryhmän ohjauksessa. Sääntöjen ja päätösten noudattaminen; toiminnassa noudatettiin lainsäädäntöä, kaupungin omia hallinto- ja toimintasääntöjä sekä muita velvoittavia ohjeita. Tavoitteiden toteutumista ja varojen käyttöä valvottiin kerran kuukaudessa kokoontuvassa johtoryhmässä, jossa käytiin läpi käyttötalouden toteutumaseurantaa samalla tarkastellen toiminnan toteutumista ja mahdollisia muutoksia. Lautakunnan taloudesta raportoitiin lautakunnalle lautakunnan kokouksien yhteydessä. Henkilöstön rekrytoinnissa vapautuvien vakanssien täyttämisessä noudatettiin välttämättömyysharkintaa ja tarkkaa lupamenettelyä. Laskutukset tehtiin pääosin nopealla aikavälillä. Liitteenä maaseutu- ja tielautakunnan sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan arviointi. ASUKKAIDEN OSALLISTAMINEN HYVINVOINNIN TUOTTAMISEEN Kaupunkistrategian toimeenpano (vaikuttavuus) Indikaattori kaupunkistrategiasta Toimenpide Vastuutus toimialalla Toteutuma Sairastavuusindeksi Vesihuollon kehittämistoimenpiteiden jatkotoimien nööri Markku Suomela missuunnitelman laatiminen Yhdyskuntatekniikan insi- Vesiosuuskuntien varautu- toteuttaminen pienille vesilaitoksille projekti käynnistetty ELINKEINOJEN HYVINVOINTI JA KOKO KAUPUNGIN ELINVOIMA Kaupunkistrategian toimeenpano (vaikuttavuus) Indikaattori kaupunkistrategiasta Toimenpide Vastuutus toimialalla Toteutuma Yritysten nettolisäys: tavoite 140 yritystä, Työpaikkakehitys: tavoite 24 500 työpaikkaa Yksityisteiden perusparannusprojekteja toteutetaan n. 60 kpl. Kunnossapitoavustukset 750 kpl. Yhdyskuntatekniikan insinööri Markku Suomela toteutunut 40 kunnossapitoavustuksia 790 LUONNON JA YMPÄRISTÖN HYVINVOINTI Kaupunkistrategian toimeenpano (vaikuttavuus) Indikaattori kaupunkistrategiasta Toimenpide Vastuutus toimialalla Toteutuma Luomumaatilojen %-osuus kaikista maatiloista Ollaan aktiivinen toimija eri luomu hankkeiden ja infotilaisuuksissa. Maaseutupäällikkö Kari Mikkonen 5/56= 9,9% -osuus kaikista maatiloista Luomussa olevan peltopinta-alan %-osuus kaikesta peltopinta-alasta: tavoite 18 Lisätään maatalousyrittäjien tietoisuutta lähi- ja luomuruuan tulevaisuuden näkymistä sekä markkinoidaan luomuviljelyä maatalousyrittäjille tukikoulutuksien yhteydessä Hyödynnetään Luomuinstituutin, Pro Agrian ja MTK Etelä-Savon kyvykkyyttä ja palveluita tiedottamisessa ja vuoropuhelussa. Maaseutupäällikkö Kari Mikkonen 15,8% peltopinta-alasta (2169,55/ 1 727 ha) -
Tunnusluvut TP 2015 TA 2016 TP 2016 Toteuma % Maatilat yhteensä, kpl 1 414 1 400 181 98,6 Maatalouden tukihakemukset, kpl 6961 8 000 7276 91,0 Maatalouden tuet milj. euroa/vuosi ei saatavilla 28 2* 82,1 Lomituspäivät (vuosilomat, sijaisapu, tuettu lomitus) 2 6 26 000 19 444 74,8 Kustannus euroa/lomituspäivä 167 165 185 112,1 Avustettavat yksityistiet, kpl 747 750 790 105, Perusparannetut yksityistiet, kpl 114 60 40 66,7 Kunnossapidetyt yksityistiekilometrit euroa/km 9 425 80 89,4 Rakennetut vesiosuuskuntien johtokilometrit tms. 5 9 14 155,6 *vuoden 2016 tukien maksu jakaantuu vuosille 2016-2017
LIITE 1: Mikkelin kaupunkikonsernin sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan arviointimalli e = Ei sovellettavissa, 1 = Heikosti, 2 = Kohtuullisesti, = Melko hyvin, 4 = Hyvin Sisäinen toimintaympäristö ja valvontakulttuuri Toimintakulttuuri Toiminnan tavoitteet Organisaatiorakenne Resurssit Ovatko yksikön arvot ja toimintaperiaatteet määritelty ja toimitaanko niiden mukaisesti? Arvostetaanko kehittämiskohteiden tai puutteiden esille tuomista? Puututaanko yksikössä johdonmukaisesti sääntöjen vastaiseen toimintaan? Onko yksikölle asetettu tavoitteet ja ovatko ne kattavat? Tukeeko tavoitteenasettelu kaupungin strategiaa? Onko tavoitteiden systemaattinen seuranta järjestetty? Reagoidaanko havaittuihin poikkeamiin? Onko palkkiojärjestelmää kytketty tavoitteiden saavuttamiseen? Onko organisaatiorakenne selkeä ja toimiva? Onko tehtävänjaot vastuineen määritelty ja niitä koskeva ohjeistus ajan tasalla? Onko talousarvio oikein mitoitettu suhteessa tavoitteisiin? Onko yksiköllä käytössään tehtävien edellyttämä määrä henkilöstöä? Onko henkilöstön osaaminen riittävällä tasolla? Ovatko yksiköllä tehtävien edellyttämät toimitilat, laitteet ja tietojärjestelmät? Onko yksikössä varmistettu että yksikkö kykenee suoriutumaan ydintehtävistään myös normaaliolojen häiriötilanteissa ja poikkeusoloissa? 4 2 työt kasaantuu yksiköstä riippumattomista syistä Riskienarviointi tehty Mavi:n ohjeiden mukaan Sisäinen toimintaympäristö ja valvontakulttuuri Lainsäädäntö ja kaupungin sisäiset ohjeet Ovatko toimintaa ohjaavat säännöt, määräykset, ohjeet ja päätökset ajan tasalla? Tunteeko henkilöstö keskeiset työhönsä vaikuttavat ohjeet ja säännöt? Miten hyvin yksikkönne on välttynyt viime vuoden aikana kanteilta, virallisessa prosessissa olevilta valituksilta tai oikeustapauksilta Viime vuoden tietoimituksista on tehty 2 valitusta maaoikeuteen.
Riskien tunnistaminen, arviointi ja hallinta Riskienhallintamenettelyt Riskien tunnistaminen Riskien arviointi Riskeihin vastaaminen Varmistaako johto, että ohjeita ja sääntöjä noudatetaan? Tunnetteko kaupungin riskienhallintaa ohjaavat dokumentit: johtosäännöt ja toimintaohjeet, sisäisen valvonnan yleisohje ja riskienhallintapolitiikka? Onko riskienhallinta toteutettu kaupungin riskienhallintaa ohjaavien dokumenttien mukaisesti? Onko riskienhallintamenettelyt kytketty osaksi suunnittelu- ja ohjausprosesseja? Perustuuko riskien tunnistaminen järjestelmälliseen menetelmään? Dokumentoidaanko tunnistetut riskit? Onko riskien ennakoinnissa onnistuttu? idaanko tunnistettujen riskien merkitys (todennäköisyys ja vaikutukset) systemaattisesti? Onko olennaisille riskeille määritelty hallintamenettelyt ja vastuut? idaanko hallintamenettelyjen kustannuksia suhteessa saatuun hyötyyn? Onko riskienhallinnan raportointi järjestetty asianmukaisesti? Mavi ohjeistaa tarkemmin Valvontatoimenpiteet Prosessien kontrollien suunnittelu Ovatko keskeiset toimintaprosessit ja projektit kuvattu ja dokumentoitu? Onko hyväksymismenettely olemassa, ajantasainen ja toimiiko se suunnitellusti (esim. ostolaskut, laskutus, palkat jne.)? Onko tehtävien eriyttämistarpeet arvioitu ja ovatko vaaralliset työyhdistelmät tiedossa? Onko yksikkörajat ylittävien prosessien kontrollit määritelty? Kontrollien toimivuuden arviointi Onko päivittäisvalvonta osa esimiesten työtä? idaanko toimintaprosessien toimivuutta säännöllisesti? idaanko olennaisten kontrollien tarpeellisuutta säännöllisesti? Toiminnan seuranta Seurataanko määrärahojen käyttöä säännöllisesti? Ovatko täsmäytysrutiinit dokumentoitu, vastuutettu ja seurannassa?
Onko taloudellisten ja toiminnallisten tavoitteiden seuranta systemaattista? Varmistetaanko ostopalvelujen laadun sopimuksenmukaisuus? Onko ostopalvelujen hankinnassa ja sopimuksissa huolehdittu kriittisten palvelujen/tuotteiden saannista myös normaaliolojen häiriötilanteissa ja poikkeusoloissa? Onko sopimusten seuranta systemaattista ja vastuutettua? Tietojärjestelmien kontrollit Omaisuuden hankinta, luovutus ja hoito Onko tietojärjestelmien kontrollit testattu ja asianmukaisia? Onko omaisuuden hankinnassa, luovutuksessa tai käyttöarvossa toteutunut menetyksiä, arvon alennuksia tai onko jouduttu korvaus- tai muuhun oikeudelliseen vastuuseen? hankittu ISO/IEC 27001:201 tietoturvastandardi Tiedonkulku ja raportointi Raportointijärjestelmät Onko esimiesten käytössä raportointijärjestelmä, joka tuottaa oikeaaikaisesti seurantatietoa toiminnan kustannuksista? SIPS kuntaerp Tuottaako seurantajärjestelmä tietoa toiminnan laadusta (läpimenoajat, poikkeamat, asiakastyytyväisyys jne)? Tiedonkulku Onko tiedonkulku organisoitu ja vastuuhenkilöt nimetty? Perehdytetäänkö uudet työntekijät suunnitelmallisesti? Tietojärjestelmät Onko sisäinen tiedonkulku järjestetty siten, että toiminnan ohjauksen kannalta merkityksellinen tieto toimitetaan oikeille henkilöille oikeaaikaisesti? Onko luotu järjestelmällinen tapa tiedottaa suurelle yleisölle ja kohderyhmille? Onko laadittu suunnitelmat ulkoisen viestinnän toteuttamisesta poikkeustilanteissa? Ovatko tietojärjestelmät dokumentoituja ja luotettavia? Tukevatko tietojärjestelmät päätöksentekoa ja toimintaa? Seuranta Sisäinen arviointi Seurataanko toimintaa ja poikkeamia säännöllisesti? Analysoidaanko ja hyödynnetäänkö poikkeamaseurannan tietoja?
Ulkoinen arviointi idaanko sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toimivuutta säännöllisesti? Käsitelläänkö sisäisen tarkastuksen raportit ja havainnot säännöllisesti? Käsitelläänkö ulkoisten arviointien, tilintarkastajien, EU-tarkastajien ym. raportit säännöllisesti?