TAMPEREEN KAUPUNKI TILINPÄÄTÖSARVIOINTI 2016 Liite 5 Dnro TRE: 8364/ /2016 1/11

Transkriptio

1 TAMPEREEN KAUPUNKI TILINPÄÄTÖSARVIOINTI 2016 Liite 5 Dnro TRE: 8364/ /2016 1/11 Kuntalain mukaan kaupungin tilinpäätökseen sisältyvässä toimintakertomuksessa tulee antaa selonteko sisäisen valvonnan ja siihen sisältyvän riskienhallinnan järjestämisestä. Selonteon laatimisen apuvälineenä käytetään oheista arviointilomaketta. Jokainen toimielimen alainen yksikkö täyttää lomakkeen ja käsittelee sekä sen että oman selonteon lista-asiana toimielimessään. Lomakkeella arvioidaan seuraavat sisäisen valvonnan osa-alueet: 1. johtamistapa ja valvontakulttuuri 2. riskienhallinta 3. valvontatoimenpiteet 4. raportointi ja tiedonvälitys 5. seuranta Osa-alueet on jaettu arviointikohteisiin, joille on kuvattu tavoitetila. LOMAKKEEN TÄYTTÄJÄN TULEE Arviointiasteikko: arvioida tavoitetilan toteutumista johtamansa toiminnan osalta ja kirjata se kohtaan nykytila kirjata kohtaan todentaminen, mistä (dokumentti, asiakirja, päätös, suunnitelma tms.) asian nykytilan voi osoittaa todeksi kirjata kohtaan oma arvio asian tai toiminnon nykytilasta asteikolla 0 4 laatia kunkin osa-alueen lopuksi lyhyt sanallinen arvio sen kokonaistilanteesta. Lisäksi voi käyttää arviointiasteikkoa ei sovellu lainkaan vastaajan käyttöön, ei ole kyseistä toimintoa 1 ei tietoa asiasta, ei suoritettuja toimenpiteitä, melkein kaikki kehittämisen kohteena 2 asia havaittu ja yksittäisiä toimenpiteitä tehty, kehittämistoimenpiteet päätetty aloittaa 3 asioita toteutettu paljon ja järjestelmät pääosin kunnossa, kehittämistoimenpiteitä tehdään 4 asiat kunnossa, valvontajärjestelmä toimii ja hyvän hallintotavan keskeiset elementit sekä esimiesten että henkilöstön tiedossa, kehittämistoimenpiteitä tehdään aktiivisesti osana arkipäivän toimintaa.

2 TAMPEREEN KAUPUNKI TILINPÄÄTÖSARVIOINTI 2016 Liite 5 Dnro TRE: 8364/ /2016 2/11 JOHTAMISTAPA JA VALVONTAKULTTUURI Osaamisen ja elinkeinojen kehittämisen ydinprosessin itsearviointi, päiväys toimintayksikön / liikelaitoksen Arvot ja toimintaperiaatteet Yksikön arvot ja toimintaperiaatteet on määritetty ja toiminta järjestetty niiden mukaan kyllä johtosääntö, hyvinvointisuun-nite 4 Tavoitteet Asetetut tavoitteet tukevat kaupunkistrategian ja toimintasuunnitelmien toteutumista kyllä hyvinvointisuunnitelma ja elin-voim 4 Havaittuihin poikkeamiin reagoidaan kyllä toiminnallisten tavoitteiden tote 4 Johtamis- ja hallintotapa Yksikössä toimitaan hyvän hallintotavan mukaisesti kyllä hallintosääntö, johtosäätö, toim 4

3 TAMPEREEN KAUPUNKI TILINPÄÄTÖSARVIOINTI 2016 Liite 5 Dnro TRE: 8364/ /2016 3/11 JOHTAMISTAPA JA VALVONTAKULTTUURI Organisaatiorakenne ja toiminnan ohjaus Yksikössä käsitellään esiintuodut kehittämiskohteet tai toiminnan puutteet Organisaatiorakenne on tarkoituksenmukainen kyllä johtoryhmätyöskentely/työyhteisö 4 kyllä tilaajaryhmän toimintasääntö TR 4 Talousarvio on oikeassa suhteessa tavoitteisiin Tehtäväjaot vastuineen on määritetty ja niitä koskeva ohjeistus on ajantasainen ja dokumentoitu Henkilöstön koulutus on suunnitelmallista ja osaamiskartoitukset tehty kyllä vuosisuunnitelma ja pa 4 kyllä tehtäväkuvat 4 kyllä henkilöstön koulutus todettu-jen 4 Lainsäädännön ja kaupungin ohjeiden noudattaminen Toiminnan ohjeistus ja päätökset ovat ajan tasalla kyllä johtosääntö, toimintasääntö, kon 4

4 TAMPEREEN KAUPUNKI TILINPÄÄTÖSARVIOINTI 2016 Liite 5 Dnro TRE: 8364/ /2016 4/11 JOHTAMISTAPA JA VALVONTAKULTTUURI Yksikön johto varmistaa lainsäädännön ja muiden ohjeiden mukaisen toiminnan kyllä päätösvalmistelu, johtosään-tö, 4 Kirjaa tähän vireillä olevat valitukset, oikeudenkäynnit ja muut oikeusseuraamukset ja riski niiden toteutumisesta: OMA ARVIO JOHTAMISTAVASTA JA VALVONTAKULTTUURIN TILASTA: Järjestelmät ovat kunnossa. Ydinprosessin johtaminen on perus

5 TAMPEREEN KAUPUNKI TILINPÄÄTÖSARVIOINTI 2016 Liite 5 Dnro TRE: 8364/ /2016 5/11 RISKIENHALLINTA Riskienhallinnan toteuttamisen yleiset periaatteet Toimintaympäristöä ja siihen liittyviä muutoksia arvioidaan säännöllisesti kyllä talousarvioprosessin osana teh 4 Riskienhallinnan prosessi on ajantasainen ja dokumentoitu Riskienhallintaan liittyvät vastuut on määritetty ja vastuullisilla on riittävä asiantuntemus kyllä lautakuntien riskienhallinta-suu 3 kyllä lautakuntien riskienhallinta-suu 4 Riskien tunnistaminen Riskien arviointi Riskien ja mahdollisuuksien tunnistaminen on osa toiminnan suunnittelua ja seurantaa ja se perustuu järjestelmälliseen menetelmään Toiminnan kannalta oleelliset riskit on tunnistettu ja dokumentoitu Tunnistetut riskit arvioidaan systemaattisesti kyllä lautakuntien riskienhallinta-suu 3 kyllä lautakuntien riskienhallinta-suu 3 kyllä vuosisuunnitelma, palveluso-pim 3

6 TAMPEREEN KAUPUNKI TILINPÄÄTÖSARVIOINTI 2016 Liite 5 Dnro TRE: 8364/ /2016 6/11 RISKIENHALLINTA Riskeihin vastaaminen Riskien raportointi Kriittisille riskeille on määritetty hallintakeinot Raportointi on järjestetty asianmukaisesti kyllä vuosisuunnitelma, palveluso-pim 3 kyllä tilinpäätös, toiminnan ja ta-lou 4 Tunnistetut merkittävimmät riskit: Palvelujen järjestämiseen liittyvät määrälliset ja taloudelliset riskit; lainsääntömuutoksilla ja valtion linjauksilla Tampereen kaupunki on valittanut Korkeimpaan hallinto-oikeuteen Hämeenlinnan hallinto-oikeuden päätöks Tilikautena toteutuneet merkittävät riskit: Tilikautena toteutetut riskienhallinnan keskeiset toimenpiteet: palvelutarpeen ennakointi, palvelusopimukset ja sopimusseuranta Suunnitelmat riskienhallintaan liittyvistä kehittämistoimenpiteistä tulevana tilikautena: Riskienhallinta on ollut normaalitoimintaa ja sitä on tarka OMA ARVIO RISKIENHALLINNAN TILASTA: Järjestelmät ovat pääosin kunnossa. Tilaajan riskit ovat liittyneet lähinnä strategiaan ja talouteen

7 TAMPEREEN KAUPUNKI TILINPÄÄTÖSARVIOINTI 2016 Liite 5 Dnro TRE: 8364/ /2016 7/11 VALVONTATOIMENPITEET Päivittäisvalvonta Hyväksymiset/ delegoinnit Omaisuuden hankinta, luovutus, hoito Toimintaprosessien arviointi Työtehtävien eriyttäminen Talousarvion toteutuminen Esimiesvalvonta on osa johtamista Hyväksymismenettely on ajantasainen ja toimii asianmukaisesti Yksikkö varmistaa hankintojen ohjeistuksenmukaisuuden Irtaimistoluettelot ovat ajan tasalla ja vastuuhenkilöt on nimetty Keskeiset toimintaprosessit on kuvattu ja niitä arvioidaan säännöllisesti Tarpeelliset työtehtävien eriyttämiset väärinkäytösten ehkäisemiseksi on tehty Tavoitteiden ja talouden seuranta ja arviointi on järjestelmällistä ja luotettavaa kyllä toimintasääntö, konsernioh-jee 4 kyllä toimintasääntö, konsernioh-jee 4 ei ydinprosessin tehtäviin ei ole kuu 0 ei irtaimistoluettelon pito on hoi 0 kyllä toimintasääntö, konsernioh-jee 3 kyllä toimintasääntö, tehtäväkuvat, lask 4 kyllä palvelusopimusten seuranta, toim 4

8 TAMPEREEN KAUPUNKI TILINPÄÄTÖSARVIOINTI 2016 Liite 5 Dnro TRE: 8364/ /2016 8/11 VALVONTATOIMENPITEET Sopimusten valvonta Laadun valvonta Käyttövaltuudet Sopimusten hallinta ja sopimusrekisteri on asianmukaisesti järjestetty ja seuranta on ajantasaista Ostopalvelujen sopimuksenmukaisuus ja oman toiminnan laatu varmistetaan Palvelujen hankintaa varten on laadittu valvontasuunnitelma ja valvontatoimenpiteet dokumentoidaan Tietojärjestelmien käyttövaltuuksien hallinta on asianmukaisesti järjestetty ja seuranta on ajantasaista kyllä sopimusseuranta kolme ker-taa 4 kyllä sopimusseuranta, toiminnan ja t 4 kyllä sopimusseuranta 4 kyllä noudatetaan kaupungin ohjei-ta ja 4 Kirjaa tähän toimintavuoden aikana tapahtuneet omaisuuden menetykset ja arvonalennukset: OMA ARVIO VALVONTATOIMENPITEIDEN TILASTA: Valvonta on toiminut hyvin osana sopimusseurantaa.

9 TAMPEREEN KAUPUNKI TILINPÄÄTÖSARVIOINTI 2016 Liite 5 Dnro TRE: 8364/ /2016 9/11 RAPORTOINTI JA TIEDONVÄLITYS Raportointijärjestelmä Tiedon analysointi Raportointi- ja tietojärjestelmät tukevat päätöksentekoa ja muuta toimintaa Tietoja analysoidaan ja käytetään hyväksi päätöksenteossa kyllä talousraportointi johdolle kuu 4 kyllä palvelu- ja vu 4 Tiedonvälitysprosessi Viestintä on organisoitu ja vastuuhenkilöt nimetty kyllä viestintäohje, pa toiminnan ja talo 4 Tiedon jakelu yksikön sisällä ja sidosryhmille on varmistettu kyllä sopimusseuranta, toiminnan ja t 4

10 TAMPEREEN KAUPUNKI TILINPÄÄTÖSARVIOINTI 2016 Liite 5 Dnro TRE: 8364/ / /11 RAPORTOINTI JA TIEDONVÄLITYS Yksiköllä on tiedossa, miten häiriötilanneviestintä järjestetään kyllä viestintäohje; ydinprosessi ei o 4 Tiedon ajantasaisuus Tieto toimitetaan ja hankitaan riittävän nopeasti Uudet henkilöt perehdytetään suunnitelmallisesti kyllä jatkuva yhteydenpito, toi-min 4 kyllä konsernihallinnon perehdy-tys 4 OMA ARVIO RAPORTOINNIN JA TIEDONVÄLITYKSEN TILASTA: Raportointi- ja tiedonvälityskäytännöt ovat olleet vakiintuneita. Kehittä

11 TAMPEREEN KAUPUNKI TILINPÄÄTÖSARVIOINTI 2016 Liite 5 Dnro TRE: 8364/ / /11 SEURANTA Toimintayksikön itsearviointi Yksikkö arvioi säännöllisesti johtamistapaansa ja sisäisen valvonnan sekä riskienhallinnan toimivuutta kyllä toiminnan ja talouden ra-por 4 Poikkeamat analysoidaan ja käsitellään viivytyksettä kyllä toiminnan ja talouden ra-por 4 Sisäinen arviointi Sisäiset arvioinnit käsitellään viivytyksettä ja asianmukaisesti kyllä selonteko sisäisen val-von 4 Ulkoinen arviointi Tilintarkastajan sekä muiden tahojen arvioinnit käsitellään asianmukaisesti kyllä johtoryhmä- ja lautakun-tak 4 Kirjaa tähän tilikauden aikana tehdyt EU-tarkastukset, valtionhallinnon tarkastukset tai muut tarkastukset: OMA ARVIO SEURANNAN TILASTA: Arviointijärjestelmä on toiminut ja kehittämistoimenpiteitä on tehty aktiivisesti.