TILINPÄÄTÖSARVIOINTI Liite 1 (9) JOHTAMISTAPA JA VALVONTAKULTTUURI ARVIOINTIKOHDE TAVOITETILA NYKYTILA TODENTAMINEN OMA ARVIO (arvio 0-4)

Transkriptio

1 TILINPÄÄTÖSARVIOINTI Liite 1 (9) JOHTAMISTAPA JA VALVONTAKULTTUURI ARVIOINTIKOHDE TAVOITETILA NYKYTILA TODENTAMINEN OMA ARVIO (arvio 0-) Kulttuuritoimen toimialan itsearviointi, päiväys toimiala/yksikkö Arvot ja toimintaperiaatteet Tavoitteet Johtamis- ja hallintotapa Toimialan/yksikön arvot ja toimintaperiaatteet on määritelty ja toiminta järjestetty niiden mukaan Asetetut tavoitteet tukevat kaupunkistrategian / palvelusopimuksen toteutumista Tavoitteiden seuranta on järjestelmällistä Havaittuihin poikkeamiin reagoidaan Tulostavoitteiden saavuttaminen palkitaan Toimialalla/yksikössä toimitaan hyvän hallintotavan mukaisesti Päivitetään uudelle valtuustokaudelle Päivitetään uudelle valtuustokaudelle Jatkuva oma seuranta Jatkuva oma seuranta Vastaa kaupungin ja kulttuuritoimen strategiaa Tulosalueiden ja sitä kautta toimialan strategia ½-vuotiskatsaus ja tilinpäätös kuukausiraportointi ja ½-vuotiskatsaus Toimialan ja tulosalueiden johtoryhmät, henkilökuntakokoukset, tuotantokokoukset 0

2 (9) Organisaatiorakenne ja toiminnan ohjaus Toimialalla/yksikössä käsitellään esiintuodut kehittämiskohteet tai toiminnan puutteet Toimiala/yksikkö noudattaa toiminnassaan henkilöstösuunnitelma a Organisaatiorakenne on tarkoituksenmukainen Talousarvio on oikeassa suhteessa tavoitteisiin Tehtäväjaot vastuineen on määritetty ja niitä koskeva ohjeistus on ajantasainen ja dokumentoitu Henkilöstön koulutus on suunnitelmallista ja Arviointityö sekä osittain tehty että työn alla. Pääosin Eipä juurikaan. Kirjastolla suunnitteilla Toimialan ja tulosalueiden johtoryhmät, henkilökuntakokoukset, tuotantokokoukset ja esimies-/alaiskeskustel ut Tulosalueet toteuttaneet omalta osaltaan kaupungin henkilöstösuunnitelman. Kirjastolla valmis. Teatterin tarkoituksen mukainen henkilöstöselvitys tehty ja toteutettu. Museolla ja yleisellä kulttuuritoimella valmisteilla. Orkesterin ja teatterin yhteinen kesken. Orkesterin talousarvio alibudjetoitu. Tulosalueiden pääsylipputulot sisältävät jatkuvan riskin. Toimialan johtosääntö ja tulosalueiden toimintasäännöt Webropol? uusi

3 osaamiskartoitukset osaamiskartoitus HR-raportoinitohjelma tehty Lainsäädännön ja Toiminnan ohjeistus ja Pääosin Dynastia kaupungin ohjeiden noudattaminen päätökset ovat ajan tasalla Toimialan/yksikön johto Henkilökuntakokoukset, varmistaa lainsäädännön ja muiden ohjeiden mukaisen toiminnan esimies-/alaiskeskustel ut, päivittäinen työnjohto Kirjaa tähän vireillä olevat valitukset, oikeudenkäynnit ja muut oikeusseuraamukset ja riski niiden toteutumisesta: TOIMIALAN/YKSIKÖN ARVIO JOHTAMISTAVASTA JA VALVONTAKULTTUURIN TILASTA (ks. täyttöohje viimeisellä sivulla): Yleisesti hyvä. Osaamiskartoitusta tulisi kehittää koko organisaatiossa. (9) RISKIENHALLINTA ARVIOINTIKOHDE TAVOITETILA NYKYTILA TODENTAMINEN OMA ARVIO (arvio 0-) Riskienhallinnan toteuttamisen yleiset periaatteet Riskienhallinta on toteutettu kaupungin riskipolitiikan ja päätösten mukaisesti Riskienhallintaan liittyvät vastuut on määritetty ja vastuullisilla on riittävä asiantuntemus Riskienhallinnan koulutus on järjestetty Selonteot tilinpäätöksissä Ei havaintoa varsinaisesta koulutuksesta Edellisten vuosien selonteot tilinpäätöksissä 1

4 Riskien tunnistaminen Riskien arviointi riittävässä laajuudessa Valmiussuunnittelu on ajantasainen ja dokumentoitu Riskien tunnistaminen perustuu järjestelmälliseen menetelmään ja on osa johdon toteuttamaa toiminnan suunnittelua ja seurantaa Toiminnan kannalta oleelliset (esim. strategiset, toiminnalliset, taloudelliset ja vahinko-) riskit on tunnistettu ja dokumentoitu Tunnistetut riskit arvioidaan systemaattisesti Riskiarviot dokumentoidaan Ei havaintoa valmiussuunnittelusta. Pelastautumissuunnitelma, turvallisuussuunnitelmat, riskianalyysit ja kriisiviestintäohjeet tehty ainakin teatterilla ja kirjastolla. (9) Selonteot tilinpäätöksissä Selonteot tilinpäätöksissä Kuntoselvitykset, vakuutusyhtiöiden arviot, tilinpäätökset, investointiesitykset Kuntoselvitykset, vakuutusyhtiöiden arviot, tilinpäätökset, investointiesitykset Riskeihin vastaaminen Tunnistetuille ja Vakuutukset, 0

5 Riskien raportointi arvioiduille riskeille on määritetty hallintakeinot Raportointi on järjestetty asianmukaisesti 5 (9) investointiesitykset ja erityisjärjestelyt (museon kokoelmatila) Kuntoselvitykset, vakuutusyhtiöiden arviot, tilinpäätökset, investointiesitykset Tunnistetut merkittävimmät riskit: Museon kokoelmatilat, teatterirakennus, kirjaston sisäilma, orkesterin budjetti, pääsylipputulot Vuonna 01 toteutuneet merkittävät riskit: Kaikki yllä luetellut. Riskienhallintatoiminnan keskeiset toimenpiteet vuonna 01: Dokumentointi. Orkesteri vähensi konsertteja ja koko toimiala säästi menoissaan. Suunnitelmat riskienhallintaan liittyvistä kehittämistoimenpiteistä vuonna 01: Museon kokoelmatiloille haetaan korvaavia tiloja, teatteri odottaa uudisrakennuspäätöstä. TOIMIALAN/YKSIKÖN ARVIO RISKIENHALLINNAN TILASTA (ks. täyttöohje viimeisellä sivulla): Kohtuullinen kaikki tehdään, mikä toimialan omin voimin mahdollista. VALVONTATOIMENPITEET ARVIOINTIKOHDE TAVOITETILA NYKYTILA TODENTAMINEN OMA ARVIO (arvio 0-) Päivittäisvalvonta Hyväksymiset /delegoinnit Esimiesvalvonta on osa johtamista Hyväksymismenettely on ajantasainen ja toimii asianmukaisesti Jatkuva työnjohto, henkilökuntakokoukset, tuotantokokoukset, esimies-/alaiskeskuste lut ESS-, Populus- ja IP-Client -ohjelmat

6 6 (9) Tarkistaminen / varmentaminen Omaisuuden hankinta luovutus, hoito Tarkistamis- ja varmennustoimet ovat osa päivittäistä työtä Toimiala/yksikkö varmistaa hankintojen ohjeistuksenmukaisuude n Em. ohjelmien valmistelijat varmistavat tilaajilta Kaupungin hankintasäännöt ja lautakunnan päätös Toimintaprosessien arviointi Keskeiset toimintaprosessit on kuvattu ja niitä arvioidaan säännöllisesti Eipä juuri 1 Eriyttäminen Talousarvion toteutuminen Sopimusten valvonta Vaaralliset työyhdistelmät ovat tiedossa ja tarpeelliset tehtävien eriyttämiset on tehty Tavoitteiden ja talouden seuranta ja arviointi on järjestelmällistä ja luotettavaa Sopimusten hallinta on asianmukaisesti järjestetty ja seuranta on ajantasaista Vastuualueellani on ajantasainen sopimusrekisteri Mappimenetelmällä Ei Tilaaja, tarkastaja ja hyväksyjä eri henkilöt Kuukausiraportointi, ½ vuosikatsaus, tilinpäätös Tulossa Dynasty-ohjelmaan Tulossa Dynasty-ohjelmaan 0 Laadun valvonta Ostopalvelujen laadun sopimuksenmukaisuus varmistetaan Ostopalveluja varten on laadittu valvontasuunnitelma ja Ei Tarvittaessa reklamoidaan Tapahtuu vertaamalla ostosopimusta toteutuneeseen

7 valvontatoimenpiteet palveluun dokumentoidaan Käyttövaltuudet Käyttövaltuuksien hallinta PPM on asianmukaisesti järjestetty ja seuranta on ajantasaista Kirjaa tähän toimintavuoden aikana tapahtuneet omaisuuden menetykset ja arvonalennukset: TOIMIALAN/YKSIKÖN ARVIO VALVONTATEOIMENPITEIDEN TILASTA (ks. täyttöohje viimeisellä sivulla): Yleisesti ottaen hyvä. Museon taulujen ja taide-esineiden sijoittelu julkisiin tiloihin aiheuttaa sekä tuhoutumis- että katoamisriskin, jota ei ole aktiivisesti valvottu. 7 (9) RAPORTOINTI JA TIEDONVÄLITYS ARVIOINTIKOHDE TAVOITETILA NYKYTILA TODENTAMINEN OMA ARVIO (arvio 0-) Raportointijärjestelmä Tiedon analysointi Tiedonvälitysprosessi Raportointi- ja tietojärjestelmät tukevat päätöksentekoa ja muuta toimintaa Tietoja analysoidaan ja käytetään hyväksi päätöksenteossa Viestintä on organisoitu ja Henkilöstö ja asiakas asioissa ei kovin hyvin, mutta uusi HR-raportointi parantanee tilannetta henkilöstöön liittyvissä asioissa. Taloushallinnossa tilanne parempi. HR-raportointiohjelma, Intime- ja Cognos-ohjelmat taloushallinnossa Kyselyt, valtakunnalliset tilastot, Intime-ohjelma, HR-raportointiohjelma ja tulossa sähköinen hyvinvointiselonteko Tulosaluekohtaiset ohjeet, kaupungin

8 Tiedon ajantasaisuus vastuuhenkilöt nimetty Häiriötilanneviestintä on nopeaa ja kattavaa Tieto toimitetaan toimialan/yksikön sisällä sitä tarvitseville Tieto välittyy toimialan/yksikön sidosryhmille ja sidosryhmiltä toimialalle/yksikölle Tieto toimitetaan ja hankitaan riittävän nopeasti Uudet henkilöt perehdytetään suunnitelmallisesti pääosin 8 (9) ohjeistus Kaupungin kriisiviestintäsuunnitelm a Tulosaluekohtaiset ohjeistukset. Johtoryhmäkokoukset, tuotantokokoukset, henkilökuntakokoukset Tulosaluekohtaiset ohjeistukset pääosin Jotakuinkin Tulosaluekohtaiset ohjeet ja käytännöt TOIMIALAN/YKSIKÖN ARVIO RAPORTOINNIN JA TIEDONVÄLITYKSEN TILASTA (ks. täyttöohje viimeisellä sivulla): Tiedon kulku tulosalueilla ja tulosyksikössä kohtuullisen hyvää. Haasteena sidosryhmät ja uudet työntekijät sekä tiedonkulun nopeus. SEURANTA ARVIOINTIKOHDE TAVOITETILA NYKYTILA TODENTAMINEN OMA ARVIO (arvio 0-) Toimialan/yksikön itsearviointi Toimiala/yksikkö arvioi säännöllisesti johtamistapaansa ja Johtamiskulttuuriaan ei, mutta sisäistä valvontaa ja riskejä Selonteot tilinpäätöksissä

9 Sisäinen arviointi Ulkoinen arviointi sisäisen valvonnan sekä riskienhallinnan toimivuutta Poikkeamat analysoidaan ja käsitellään viivytyksettä Sisäiset arvioinnit käsitellään viivytyksettä ja asianmukaisesti Tilintarkastajan sekä muiden tarkastajien raportit käsitellään kyllä 9 (9) Johtoryhmät, lautakunta Johtoryhmät, lautakunta Johtoryhmät, lautakunta asianmukaisesti Kirjaa tähän tilikauden aikana tehdyt EU-tarkastukset, valtionhallinnon tarkastukset tai muut tarkastukset: ELY-keskuksen ja maakuntakirjaston välinen neuvottelu TOIMIALAN/YKSIKÖN ARVIO SEURANNAN TILASTA (ks. täyttöohje viimeisellä sivulla): Seurannan tila on hyvä. TÄYTTÖOHJE Kaupungin tilinpäätökseen sisältyvässä toimintakertomuksessa tulee antaa kuntalain ja kirjanpitolautakunnan kuntajaoston yleisohjeen mukainen selonteko sisäisen valvonnan ja siihen sisältyvän riskienhallinnan järjestämisestä. Arviointilomakkeessa on määritelty seuraavat sisäisen valvonnan osa-alueet: 1. johtamistapa ja valvontakulttuuri,

10 10 (9). riskienhallinta,. valvontatoimenpiteet,. raportointi ja tiedonvälitys sekä 5. seuranta Osa-alueet on jaettu arviointikohteisiin, joille on kuvattu tavoitetila. Arviointia suorittavan tulee: arvioida tavoitetilan toteutumista johtamansa toiminnan osalta ja kirjata se kohtaan nykytila, kirjata kohtaan todentaminen, mistä asian nykytilan voi osoittaa todeksi sekä kirjaa kohtaan oma arvio asian tai toiminnan nykytilasta asteikolla ei sovellu lainkaan vastaajan käyttöön, ei ole kyseistä toimintoa 1 ei tietoa asiasta, ei suoritettuja toimenpiteitä, melkein kaikki kehittämisen kohteena asia havaittu ja yksittäisiä toimenpiteitä tehty, kehittämistoimenpiteet päätetty aloittaa asioita toteutettu paljon ja järjestelmät pääosin kunnossa, kehittämistoimenpiteitä tehdään asiat kunnossa, valvontajärjestelmä toimii ja hyvän hallintotavan keskeiset elementit sekä esimiesten että henkilöstön tiedossa, kehittämistoimenpiteitä tehdään aktiivisesti osana arkipäivän toimintaa. Oma arvio sisäisen valvonnan osa-alueen tilasta. Tee kunkin osa-alueen lopuksi lyhyt sanallinen arvio osa-alueen kokonaistilanteesta. Lisäksi voit käyttää edellä olevaa arviointiasteikkoa (0-).