TILINPÄÄTÖSARVIOINTI Liite 1 (9) Vuosi JOHTAMISTAPA JA VALVONTAKULTTUURI ARVIOINTIKOHDE TAVOITETILA NYKYTILA TODENTAMINEN OMA ARVIO (arvio 0-4)

Transkriptio

1 TILINPÄÄTÖSARVIOINTI Liite 1 (9) Vuosi 01 JOHTAMISTAPA JA VALVONTAKULTTUURI ) Nuoriso- ja liikuntatoimen toimialan itsearviointi Arvot ja toimintaperiaatteet Tavoitteet Johtamis- ja hallintotapa Toimialan/yksikön arvot ja toimintaperiaatteet on määritelty ja toiminta järjestetty niiden mukaan Asetetut tavoitteet tukevat kaupunkistrategian / palvelusopimuksen toteutumista Tavoitteiden seuranta on järjestelmällistä Havaittuihin oikkeamiin reagoidaan Tulostavoitteiden saavuttaminen palkitaan Toimialalla/yksikössä toimitaan hyvän hallintotavan mukaisesti Toimialalla/yksikössä käsitellään esiin tuodut kehittämiskohteet tai toiminnan puutteet Hyväksytty valtuustossa Hyväksytty valtuustossa Vastaa kaupungin ja toimialan strategiaa sekä talouden tasapainotustavoitteita Tulosalueiden ja sitä kautta toimialan strategia Jatkuva oma seuranta ½-vuotiskatsaus ja tilinpäätös Jatkuva oma seuranta Kuukausiraportointi ja ½-vuotiskatsaus Ei 0 Henkilöstökokoukset, johtoryhmä,tiimipalaveri t, kehityskeskustelut Toimialan,tulosalueiden joryt, henkilöstö- ja tuotantokokoukset, kehityskeskustelut, työhyvinvoinnin kehittäminen

2 Organisaatiorakenne ja toiminnan ohjaus Lainsäädännön ja kaupungin ohjeiden noudattaminen Toimiala/yksikkö noudattaa toiminnassaan henkilöstösuunnitelmaa Organisaatiorakenne on tarkoituksenmukainen Talousarvio on oikeassa suhteessa tavoitteisiin Tehtäväjaot vastuineen on määritetty ja niitä koskeva ohjeistus on ajantasainen ja dokumentoitu Henkilöstön koulutus on suunnitelmallista ja osaamiskartoitukset tehty Toiminnan ohjeistus ja päätökset ovat ajan tasalla Nuoriso- ja liikuntatoimen esimiesvastuita on tarkistettu Pääosin (9) Tulosalueet toteuttaneet omalta osaltaan kaupungin henkilöstösuunnitelman. Työnkuvia tarkastettu ja joitain vastuita jaettu uudelleen. Hallintopalvelujen muutos aiheuttanut toiminnallisia ongelmia toimialalla. Nuorisotoimessa haasteena etsivän nuorisotyöntekijöiden vakinaistamisesta aiheutuneet palkkamenot katettava jatkossa aiheuttaa sopeuttamistoimia toiminnoissa Toimialan johtosääntö ja tulosalueiden toimintasäännöt Ajantasalla Koulutukseen osallistuminen. Työnantaja kannustaa persoonakohtaiseen tutkintojen päivittämiseen Pääosin Dynastia

3 (9) Toimialan/yksikön johto varmistaa lainsäädännön ja muiden ohjeiden mukaisen toiminnan Henkilöstökokoukset, arviointi- ja suunnitelupäivät, kehityskeskustelut Kirjaa tähän vireillä olevat valitukset, oikeudenkäynnit ja muut oikeusseuraamukset ja riski niiden toteutumisesta: Ei ole TOIMIALAN/YKSIKÖN ARVIO JOHTAMISTAVASTA JA VALVONTAKULTTUURIN TILASTA (ks. täyttöohje viimeisellä sivulla): Yleisesti hyvä. Kehityskeskustelut varmistettava, että ovat jatkuvia ja kattavat koko toimialan. Osaamiskartoituksia ei tehdä jatkuvasti, tähän tulisi kehittää jatkuva rakenne. RISKIENHALLINTA ) Riskienhallinnan toteuttamisen yleiset periaatteet Riskien tunnistaminen Riskienhallinta on toteutettu kaupungin riskipolitiikan ja päätösten mukaisesti Riskienhallintaan liittyvät vastuut on määritetty ja vastuullisilla on riittävä asiantuntemus Riskienhallinnan koulutus on järjestetty riittävässä laajuudessa Valmiussuunnittelu on ajantasainen ja dokumentoitu Riskien tunnistami-nen perustuu järjestelmälliseen menetel- Ajantasalla Edellisten vuosien selonteot tilinpäätöksessä Ajantasalla Tilinpäätös

4 Riskien arviointi Riskeihin vastaaminen Riskien raportointi mään ja on osa johdon toteuttamaa toiminnan uunnittelua ja seurantaa Toiminnan kannalta oleelliset strategiset, toiminnalliset, taloudelliset ja vahinkoriskit on tunnistettu ja dokumentoitu Tunnistetut riskit arvioidaan systemaattisesti Riskiarviot dokumentoidaan Tunnistetuille ja arvioiduille riskeille on määritetty hallintakeinot Raportointi on järjestetty asianmukaisesti (9) Kuntoselvitykset, vakuutusyhtiöiden arviot, tilinpäätökset, investointiesitykset. Huolehdittava yhteistyötahojen riskienhallinnasta (tapahtumat, konsertit, messut, tilojen käyttäjät, yms.) Kuntoselvitykset, vakuutusyhtiöiden arviot, tilinpäätökset, investointiesitykset Vakuutukset, oma valvonta tapahtumis-sa sattuneista vahingoista tai tapaturmista Kuntoselvitykset, vakuutusyhtiöiden arviot, tilinpäätökset, investointiesitykset, vahinkoilmoitukset Tunnistetut merkittävimmät riskit: Nuoriso- ja liikuntatilojen turvallisuus. Oman toiminnan turvallisuus. Ulkopuolisen uhan mahdollisuus. Henkilöstön koskemattomuus. Tapahtumista ja retkistä tehdään ennakkoon riskikartoitus ja vastuutus vahingon varalle, hallikonserteissa, messuissa yms. riskit huomioidaan vuokrasopimuksissa ja erityispalotarkastuksissa

5 5 (9) Vuonna 01 toteutuneet merkittävät riskit: Ei lisättävää yllä oleviin uhkamahdollisuuksiin. Riskienhallintatoiminnan keskeiset toimenpiteet vuonna 01: Koottu omavalvontan lomake nuorisotoimen tapahtumissa tai leireillä sattuneisiin tapaturmiin. Dokumentointi omaan tarpeeseen vakuutuyhtiön vahinkoilmoituksen lisäksi. Suunnitelmat riskienhallintaan liittyvistä kehittämistoimenpiteistä vuonna 015: Omavalvontaa jatketaan. Kiinnitetään eritysitä huomioita uuden henkilöstön perehdytykseen riskienhallinnan ja turvallisuuden osalta. Ohjaamo toiminnan aloittaminen Monarilla vaatii myös turvallisuusmenetelmien päivittämistä ja uudelleen kartoittamista. TOIMIALAN/YKSIKÖN ARVIO RISKIENHALLINNAN TILASTA (ks. täyttöohje viimeisellä sivulla): Olemme valppaina muuttuvissa tilanteissa. Kaikki mahdollinen tehdään. VALVONTATOIMENPITEET ) Päivittäisvalvonta Hyväksymiset /delegoinnit Tarkistaminen / varmentaminen Omaisuuden hankinta luovutus, hoito Esimiesvalvonta on osa johtamista Hyväksymismenettely on ajantasainen ja toimii asianmukaisesti Tarkistamis- ja varmennustoimet ovat osa päivittäistä työtä Toimiala/yksikkö varmistaa hankintojen ohjeistuksenmukaisuuden Pääosin, tilannetta tarkastellaan joustavammaksi Jatkuva työnjohto, henkilöstökokoukset, arviointi- ja suunnittelupäivät kehityskeskustelut ESS-, Populus- ja IP- Client -ohjelmat Kaupungin hankintasäännöt ja lautakunnan päätös

6 6 (9) Toimintaprosessien arviointi Keskeiset toimintaprosessit on kuvattu ja niitä arvioidaan säännöllisesti Nuorisotoimessa tekeillä Valmistellaan johtoryhmässä ja henkilöstökokouksissa Eriyttäminen Talousarvion toteutuminen Sopimusten valvonta Laadun valvonta Käyttövaltuudet Vaaralliset työyhdistelmät ovat tiedossa ja tarpeelliset tehtävien eriyttämiset on tehty Tavoitteiden ja talouden seuranta ja arviointi on järjestelmällistä ja luotettavaa Sopimusten hallinta on asianmukaisesti järjestetty ja seuranta on ajantasaista Vastuualueellani on ajantasainen sopimusrekisteri Ostopalvelujen laadun sopimuksenmukaisuus varmistetaan Ostopalveluja varten on laadittu valvontasuunnitelma ja valvontatoimenpiteet dokumentoidaan Käyttövaltuuksien hallinta on asianmukaisesti järjestetty ja seuranta on ajantasaista Ei toteudu aina Kaikki sopimukset eivät ole vielä Dynastyssa Ei Ei Tilaaja, tarkastaja ja hyväksyjä tulisi olla eri henkilöt. Ohut oganisaatio esteenä Kuukausiraportointi, ½ vuosikatsaus, tilinpäätös Dynasty Tulossa Dynastyohjelmaan Tarvittaessa reklamoidaan Tapahtuu vertaamalla ostosopimusta toteutuneeseen palveluun PPM Kirjaa tähän toimintavuoden aikana tapahtuneet omaisuuden menetykset ja arvonalennukset: Ei ole 0

7 TOIMIALAN/YKSIKÖN ARVIO VALVONTATOIMENPITEIDEN TILASTA (ks. täyttöohje viimeisellä sivulla): Hallintouudistus jätti toimialan muulle henkilöstölle paljon tehtäviä, joka aiheuttaa epätietoisuutta vastuissa ja tosiasiassa viime kädessä niiden töiden siirtymistä toimialan muulle henkilöstölle. Samaan aikaan toimialan hallinnosta jäi eläkkeelle henkilöstöä joiden paikkoja ei täytetty. Lpr:n urheilutalon palvelujen järjestäminen on hankaloitunut. Hallin valvojien työ kaventunut pelkästään hallinnolliseksi, jolloin muita aiemmin tehtäviin kuuluvia töitä joudutaan paikkaamaan muilla hankalilla järjestelyillä ja laitosmiesten työllä. Valvojien sijaisuus esim. uinninvalvonnassa ei enää ole mahdollista, palvelu hankaloitunut hallintorajasta ja valvoijien tiukasta tehtäväkuvasta johtuen. Toimialalla nuoriso- ja liikuntatoimen viranhaltijoille siirtynyt paljon tehtäviä, jotka on aiemmin muuten tehty hallinnossa. RAPORTOINTI JA TIEDONVÄLITYS ) Raportointijärjestelmä Tiedon analysointi Tiedonvälitysprosessi Raportointi- ja tietojärjestelmät tukevat päätöksentekoa ja muuta toimintaa Tietoja analysoidaan ja käytetään hyväksi päätöksenteossa Viestintä on organisoitu ja vastuuhenkilöt nimetty Häiriötilanneviestintä on nopeaa ja kattavaa Tieto toimitetaan toimialan/yksikön sisällä sitä tarvitseville Henkilöstö asioissa ei kovin hyvin, mutta uusi HR-raportointi parantanee tilannetta henkilöstöön liittyvissä asioissa. Taloushallinnossa tilanne parempi. 7 (9) HR-raportointiohjelma, Intime- ja Cognosohjelmat taloushallinnossa Kyselyt, valtakunnalliset tilastot, Intime-ohjelma, HR-raportointiohjelma ja sähköinen hyvinvointiselonteko Tulosaluekohtaiset ohjeet, kaupungin ohjeistus Kaupungin kriisiviestintäsuunnitelma Tulosaluekohtaiset ohjeistukset. Johtoryhmäkokoukset, henkilstökokoukset, tiimipalaverit

8 Tiedon ajantasaisuus Tieto välittyy toimialan/yksikön sidosryhmille ja sidosryhmiltä toimialalle/yksikölle Tieto toimitetaan ja hankitaan riittävän nopeasti Uudet henkilöt perehdytetään suunnitelmallisesti 8 (9) Tulosaluekohtaiset ohjeistukset Tulosaluekohtaiset ohjeet ja käytännöt TOIMIALAN/YKSIKÖN ARVIO RAPORTOINNIN JA TIEDONVÄLITYKSEN TILASTA (ks. täyttöohje viimeisellä sivulla): Tiedon kulku tulosalueilla ja tulosyksikössä kohtuullisen hyvää. Toimialalle on tullut paljon uusia ohjeistuksia, joiden jalkauttaminen koko henkilöstölle on jatkuvaa. Vanhojen työntekijöiden haaste on poisoppiminen vanhoista toimintatavoista. SEURANTA ) Toimialan/yksikön itsearviointi Sisäinen arviointi Ulkoinen arviointi Toimiala/yksikkö arvioi säännöllisesti johtamistapaansa ja sisäisen valvonnan sekä riskienhallinnan toimivuutta Poikkeamat analysoidaan ja käsitellään viivytyksettä Sisäiset arvioinnit käsitellään viivytyksettä ja asianmukaisesti Tilintarkastajan sekä muiden tarkastajien raportit käsitellään asianmukaisesti Ajantasalla Johtoryhmä, nuoli, henkilöstökokoukset, tiimipalaverit Johtoryhmät, lautakunta Johtoryhmät, lautakunta

9 Kirjaa tähän tilikauden aikana tehdyt EU-tarkastukset, valtionhallinnon tarkastukset tai muut tarkastukset: Ei ole ollut tarkastuksia TOIMIALAN/YKSIKÖN ARVIO SEURANNAN TILASTA (ks. täyttöohje viimeisellä sivulla): Ajantasalla. 9 (9)