Kainuun ennakointihanke 1.11.2013-31.7.2015 Ulkoinen arviointi 12.6.2015
Johdanto 3 Arvioinnin asetelma, arviointikysymykset ja johtopäätökset - kolme näkökulmaa 4 Suositukset toiminalle ja ehdotus vastuutahoista 5 I MATKA JA TULOKSET 6 Lähtökohdat hankkeen toteuttamiselle 6 Hankkeen matka 7 Hankkeen vaikutusketju 8 Hankkeen aikana toteutettuja kokeiluja 9 Esimerkki tulevaisuustyöskentelystä: biotalousfoorumi 10 II ARVIOINTIA JA REAGOINTIA 11 ReFo 2014 ja 2015 ennakointityön itsearviointi - havainnot ja tulkinta 11 Esimerkillistä reagointia 11 Jälkiviisaus: mikä olisi voinut mennä paremmin? 12 Ennakointityön omistajuus kolme vaihtoehtoa 14 III TULEVAISUUS: HANKKEEN JÄLKEEN 15 Ennakointiverkosto 15 Ennakointiverkoston joustava toiminta 16 Esimerkki verkoston vetäjien työnkuvasta 17 Esimerkki ennakoinnin vuosikellosta - verkoston yhteinen toiminta 18 Tarvittavat resurssit 19 Ennakointi osaksi päätöksentekoa 20 Kertaus suosituksista toiminalle ja ehdotus vastuutahoista 21 Viestinnällisiä toimenpide-ehdotuksia 22
Johdanto Kainuun ennakointihankkeen ulkoinen arviointi toteutettiin huhti-kesäkuussa 2015. Arvioinnin toteutus perustui osallistavaan lähestymistapaan, johon kuului selvitysten lisäksi työpaja hankkeen keskeisille toimijoille. Arviointi rakentui vaiheittain ja avoimesti hankeen asiantuntijoiden osallistuessa työhön rinnallamme. Arvioinnin tavoite oli ennen kaikkea sparrata ja konsultoida Kainuulaisia ennakointityön jatkamiseksi hankevaiheen jälkeen. Haluamme esittää lämpimät kiitokset hankehenkilöstölle, Anu ja Mari, rakentavasta, avoimesta ja heittäytyvästä yhteistyöstä. Samoin kiitämme myös muita eri työvaiheisiin osallistuneita. Jyväskylässä 12.6. 2015 Seija Kiiskilä, Futures Garden Toni Pienonen, Business Arena Oy
Arvioinnin asetelma, arviointikysymykset ja johtopäätökset - kolme näkökulmaa Ennakointiyhteistyön koordinaatio Hanke on toiminut ennakointi- ja seurantaryhmän -kokoonkutsujana -agendan luojana -organisoijana -dokumentoijana Hanke on tuottanut kirjallisen ennakointiyhteistyön kuvauksen. Hanke on myös järjestänyt aiheesta koulutuksia sekä teemallisia selvityksiä. On onnistuneesti synnytetty säännöllinen ja systemaattinen kokoontuminen ja toiminnan kehittäminen. Kysymys: kuinka verkostoa johdetaan jatkossa ja miten ennakointiosaamisen vahvistamista jatketaan? Yhteys maakunnalliseen päätöksentekoon Hankkeessa on joukkoistettu ja järjestetty foorumeita, joita on käytetty Kainuu-ohjelman valmistelussa - hyvinvointifoorumi - biotalousfoorumi - tulevaisuusfoorumit - tulevaisuuskatsaukset On vahvasti edistetty alueen toimijoille laveasti suunnattua Kainuun tulevaisuuskeskustelu. Ratkaiseva kysymys: kuinka hyvin saadaan jatkossa osaksi maakuntaohjelma- ja aluekehitystyötä? Vuorovaikutuksen muodot ja työkalut Hanke on kokeillut ja rakentanut uusia vuorovaikutuksen muotoja ja työkaluja kuiskintaa.fi uutiskirjeet wiki-työtila some-työkalut avoimuuden periaate kokoustekniikat On luotu kustannustehokkaasti toimiva sivusto, joka on verkoston työkalu ennakointitiedon viestinnässä. Siihen on yhdistetty some-kanavat. Haastettu verkosto uudenlaisiin ja avoimiin työskentelytapoihin eri menetelmillä. Kysymys: taipuuko kulttuuri, riittäkö rohkeus ja osaaminen?
Suositukset toiminalle ja ehdotus vastuutahoista Aihe / suositus toimenpiteeksi Vastuutaho ENNAKOINTIYHTEISTYÖN KOORDINAATIO Organisoidaan ennakointiverkosto uuden idean pohjalta, nimetään verkostovetäjät Kainuun liitto Verkoston toiminnan johtaminen: ennakointiverkoston vetovastuu parityöskentelynä ReFo-itsearvioinnin toistaminen vuosittain (seuraavan kerran kevät 2016) Verkostovetäjät Ennakointitiimi YHTEYS MAAKUNNALLISEEN PÄÄTÖKSENTEKOON Vuosikello ja toiminnan linjausten hyväksyminen maakunnan yhteistyöryhmässä Vastuut selkeästi näkyviin ennakointisopimuksiin Resursseista sopiminen ja päättäminen Ennakointi osana kehittämishankkeiden hakua, valintaa ja seurantaa Tulevaisuusfoorumit, vuosittain Skenaarioiden seuranta Kainuun liitto Verkostovetäjät Maakuntahallitus Kainuun liitto, ELY-keskus Ennakointitiimi Kainuun liitto, ELY-keskus, ennakointitiimi VUOROVAIKUTUKSEN MUODOT JA TYÖKALUT Organisaatioiden sisäisen ennakointityön selkiyttäminen Vahvistetaan asiantuntijoiden ennakoivaa työotetta: Kuinka minä tuotan ja käytän ennakointitietoa? Ennakointitiimi Kukin verkoston organisaatio Tilanteen mukaan nousevien aktiiviryhmien salliminen, rohkaisu ja tukeminen osana verkostoa Verkostovetäjät & ennakointitiimi Luontevan paikan ja muodon luominen yritysten osallistuminen verkoston toimintaan Toteutetaan viestinnälliset toimenpiteet Tulevaisuuskatsausten laatiminen Trendianalyysin toistaminen osana biotalousfoorumin toimintaa ja strategian seuraaminen. Verkostovetäjät ja ennakointitiimi Ennakointitiimi Ennakointitiimi Biotalousfoorumin vetäjä
I MATKA JA TULOKSET Lähtökohdat hankkeen toteuttamiselle Kansallinen konteksti Suomalainen alueellinen ennakointityö sai maakunnissa vauhtia 2010 voimaan tulleen aluekehityslain myötä, jolla roolitettiin maakuntaliittojen ja ELY-keskusten ennakointitehtäviä. Koordinaatiovastuu alueen ennakointityöstä määriteltiin maakuntaliitoille. Suomessa oli tehty ennakointia jo tätä ennen, mutta se oli usein perustunut lähinnä koulutus- ja työvoimatarveennakointiin (KESU ja TKTT-prosessit). Aluekehityslain myötä toimintaa on alettu koordinoida ja ennakointi on monipuolistunut. On havaittavissa vaihe, jossa julkissektorin ennakointitoimintaan halutaan ja tarvitaan nykyistä vahvemmin mukaan yrityksiä. Tämä tarkoittaa myös siirtymistä organisaatio- ja lainsäädäntölähtöisestä ennakoinnista asiakaslähtöiseen ennakointiin. Ennakoinnin vaikuttavuus syntyy siitä, että ennakointia käytetään osana organisaatioiden ja yritysten päätöksentekoa. Näitä toimintamalleja pohditaan eri maakunnissa parhaillaan. Myös Työ- ja elinkeinoministeriö on kiinnostunut siitä, miten alueiden ennakointityö toimii ja kuinka se tukee ennakoivan rakennemuutoksen toimintatapaa (ERM) ja osaltaan parantaa alueen resilienssikykyä. Tähän liittyvä selvitys on käynnissä parhaillaan ja valmistuu syksyllä 2015. Kainuun konteksti Verrattuna muuhun Suomeen, Kainuussa ennakointi näyttää olleen koulutustarve-ennakointia laaja-alaisempaa. Muun muassa 2000-luvun alussa Kainuun hallintokokeilun strategiaryhmää edistettiin ennakointiin keskittyneellä TYLSÄ-ryhmällä. Maakunnallinen toimintatapa oli kuitenkin jäsentymätöntä. Tähän haluttiin muutos vuonna 2013 käynnistyneellä ennakointihankkeella. Kainuun ennakointihankkeen tarkoitus oli luoda pysyvä, ilman hankerahoitusta toimiva ennakoinnin maakunnallinen toimintatapa. Alkuperäinen hankesuunnitelma korosti online-ennakointiportaalin rakentamista, mutta hankkeen toiminnan painopiste keskittyi yhteisen toimintatavan rakentamiseen. Päätös tuottaa portaali omatekoisesti itse mahdollisti tämän.
Hankkeen matka
Hankkeen vaikutusketju TARVE PANOKSET TUOTOKSET Luoda ennakointityön koordinoitu toimintamalli ja ennakointiportaali Projektipäällikkö ja -suunnittelija, ennakointiverkosto*, ostopalvelut Ennakoivan työotteen koulutukset, tulevaisuusfoorumit & teemakohtaiset foorumit, kuiskintaa.fi & Kuiskintaa-profiilit somessa, selvitykset, uutiskirjeet & tulevaisuuskatsaukset, ennakointiverkosto & ennakointitiimi, ennakointiyhteistyön kuvaukset, wiki-työtila TULOKSET Prosessi: ennakointiverkoston toiminta Ennakoiva ote ja päätöksenteko: ymmärrys ennakoinnista, teemakohtainen ennakointi, jossa pilotoitu tulevaisuustyöskentelyn malli (biotalous ja hyvinvointi) Tapahtumat: tulevaisuusfoorumi ja teemakohtaiset foorumit yhteiseen keskusteluun Kuiskintaa.fi -portaali toiminnassa Viestintä: portaalin kautta sekä FB ja Twitter, tulevaisuuskatsaus, tiedon jalostaminen VAIKUTUKSET Hankkeen vaikutukset tulevat nähtäville pidemmällä aikavälillä. Niiden toteutumiseen vaikuttaa toimijoiden sitoutuminen yhdessä luotuun toimintatapaan. Ideaalitilanteessa tämä tarkoittaa: Ennakointia arvostetaan ja se on luonteva osa kainuulaista aluekehittämistä. Toimintaa johdetaan systemaattisesti ja sitä kehitetään. Ennakointi tukee strategiatyötä alueella, seuduilla ja organisaatioissa. Kainuun tulevaisuuskeskustelua käydään avoimissa verkostoissa sekä tilaisuuksissa että sosiaalisen median kanavissa. Nämä rikastavat ajatuksia ja luovat yhteistä tulevaisuuskuvaa.
Hankkeen aikana toteutettuja kokeiluja Mitä kokeiltiin? Miksi kokeilu järjestettiin? Mitä haluttiin testata? Mitä kokeilusta opittiin? Miten viemme jatkoon? / Miksi emme jatka kokeilua? Avoimuuden periaate ja DIY (do it yourself) - asenne Materiaalit avoimesti jakoon. Hankitaan osaamista itselle tehtävän loppuun saattamiseksi. Haluttiin testata löytyykö verkoston asiantuntijoilta rohkeutta avata keskustelua ja tietoa. Avoimuus on alueellisen ennakoinnin lähtökohta. DIY-asenteella merkittävä vaikutus projektin kokonaiskulkuun ja kärjen löytämiseen. Sivuston tekeminen ohjannut projektihenkilöstön työtä ja ostopalvelujen hankintaa oikeisiin asioihin. Rohkeutta on. Oltava tieto olemassa olevien henkilöiden osaamisesta ja resursseista, jotta tiedetään mitä tehdään itse ja mihin tarvitaan ostopalveluja. Ennakointiyht eistyön kuvaus Tavoitteena kirjallinen, organisaatioiden johtoryhmissä käsitelty kuvaus yhteistyöstä, osallistumisesta alueelliseen ennakointiin. Keskustelua herättänyt sopimus-termi. Yhtä mieltä siitä, että asiat hyvä kuvata. Pakottaa miettimään yhteistyötä konkreettisesti ja edistää sitoutumista. Suositellaan asioiden ylöskirjaamista ja vastuiden jakamista. Luodaan arjen ennakointipalikka osaksi jokaisen asiantuntijan roolia - Kuinka minä tuotan ja hyödynnän ennakointitietoa? SOME kanavat: Facebook, Twitter, Yammer Tavoitteena joukkoistaa ihmisiä tulevaisuuskeskusteluun ja toimia tiedotusvälineenä portaalin päivityksistä. Kohderyhmänä kuka tahansa Kainuun tulevaisuudesta kiinnostunut. Yleisesti käytettyjä työkaluja. FB ja twitter oleellinen osa kuiskintaa-sivuston elävyyttä. SOME toimii sekä markkinointikanavana, että työkaluna tiedon hakuun ja jakamiseen. Yammeriin ei ollut hankehenkilöstöä laajempaa osallistumista. Säilytetään FB ja Twitter kuiskintaa - kanavat. Yammer-tiimien käyttöön, ei toimi näin löyhän verkoston työkaluna. Suositus: Some-tiimin ylläpitäjille suljettu ryhmä keskinäiseen yhteydenpitoon. FB ja twitterin eron selkiyttäminen. #kuiskintaa kaikkien (laaja yleisö) yhteiseksi tavaksi kertoa ennakoinnista ja tehdä sitä. Uutiskirje Alun perin ajatuksena oli tehdä uutiskirjeestä Kainuun ennakointityön työkalu laajalle yleisölle, joka säännöllisesti syöttää tietoa aiheista. Suhteellisen pian kävi selväksi, että resursointia uutiskirjeen tuottamiseen ei ole. Alun kokeilujen jälkeen uutiskirjettä on käytetty hankkeen tiedotusvälineenä, joskin pyritty aina jotain yhteisestä ennakointityöstä (ns. muuta kuin hankeasiaa) nostamaan esille. Kohderyhmänä on toiminut laajasti julkinen sektori, päättäjät, asiantuntijat, yhdistyksiä ja elinkeinoelämän puolelta elinkeinoyhtiöiden hallitusten jäsenet. Resursointia uutiskirjeen tuottamiseen ei jatkossa ole, säännöllinen pienimuotoinen viestintä tehokkaampaa. Tulevaisuuskatsaukset Ennakointi- ja seurantaryhmän rooli suhteessa Kainuu ohjelmaan voisi olla katsauksen laadinta: tilanne, miltä tulevaisuus näyttää, mitä toimenpiteitä tarvitaan. Siirtymistä valmistelluista kokouksista keskusteluun ja yhteisen käsityksen luomiseen. Ennakointi- ja seurantaverkoston tuotos liittyen Kainuun ohjelmaan. Näkyvä tuotos tulevaisuuskeskustelusta. Kytketään osaksi maakunnallista päätöksentekoa (maakuntaohjelman toimeenpanosuunnitelman päivitys syksyisin) Katsaus täydentää muuta tilastopainotteista raportointia ja sisältää esimerkiksi laadittujen skenaarioiden seurantaa ja muuta laadullista tulevaisuustietoa, jota voidaan käyttää toiminnan suunnittelussa. Sovitaan osaksi maakuntaohjelman seurantaa. kuiskintaa.fi -portaalin tuottaminen itse Kuiskintaa.fi -sivuston julkaisujärjestelmä - asennettu Webhotelliin. Julkaisujärjestelmä ilmainen, kustannukset syntyvät webhotellista ja teemasta jonka hinta n. 30 euroa. Testattiin voiko verkkosivun tehdä omalla työpanoksella ja avoimeen lähdekoodiin perustuvalla tekniikalla. Artikkelikirjoituksina myös mm. seminaarikoonnit ja kutsut. Kuvien hankinta Creative Commons -lisenssin valokuvapankeista. Onnistunut valinta, helppo käyttää sekä ylläpitäjälle, että sisällöntuottajille. Perinteisten kuvapankkien kuvat liian kiiltokuvamaisia, haluttiin Kainuuseen sopivaa kuvitusta. Kuvia on nykypäivänä todella paljon saatavilla ja niiden käyttäminen on helppoa. Suositellaan käyttämään ja kehittämään sivustoa valmiin konseptin pohjalta - esim. ulkoasuteemat. Suositellaan käyttämään CC-lisensoituja kuvia. Rohkaistava raportoimaan sivuston kautta tms. Suositus: selkeät aikataulutus ja kirjoitusvastuut, markkinoidaan alustaa jokaisen kainuulaisen aluekehittäjän asiantuntijakanavana.
Esimerkki tulevaisuustyöskentelystä: biotalousfoorumi 1. ASIANTUNTIJAPUHEENVUORO Tulevaisuustyöskentelyä alusti Sitran asiantuntija tulevaisuuden mahdollisuuksista biotaloudessa ja käsitteiden avaaminen. 2. SWOT-ANALYYSI Laadittiin SWOT-analyysi viidelle biotalousalan osa-alueelle. Pohjana hyödynnettiin kansallisen biotalousalan SWOT-analyysia. 3. TRENDIANALYYSI Tehtiin trendianalyysi, jonka avulla tunnistettiin toimintaympäristöön vaikuttavia muutostekijoitä. Analyysia syvennettiin rakentamalla merkityspuita ja tekemällä PESTE-analyysi. 4. TOIVOTTAVA TULEVAISUUSKUVA JA KEHITTÄMISLINJAUKSET Laadittiin Tulevaisuuskuva 2020 tilanteesta, johon halutaan päästä. Huomioitiin sen toteutumista vauhdittavat ja hidastavat tekijät. Tämän pohjalta laadittiin kehittämislinjaukset. 5. BIOTALOUDEN ALUEVAIKUTUS SELVITYS Tilattiin asiantuntijaselvitys strategiatyön tueksi. 6. BIOTALOUSSTRATEGIA Määritellään tavoitteet ja toimenpiteet. Hyväksytään maakuntahallituksessa ja aletaan toteuttaa. Huomioitavaa jatkossa: Kokonaisuutena työskentelyprosessi on ehjä kokonaisuus, joka sai mukaan motivoituneita osallistujia. Kritiikkiä on esitetty jonkin verran siitä, miksi lähdettiin liikkeelle tulevaisuustyöskentelystä ja kuinka paljon siihen kannattaa käyttää aikaa. Tämä on kuitenkin se vaihe, jonka pitäisi auttaa näkemään uusia ja erilaisia vaihtoehtoja riittävän kauas tulevaisuuteen. Prosessin alussa ei ollut vielä täysin selvää, että lopputuote on oma strategia, joka viedään hyväksyttäväksi maakuntahallintoon. Ennen työskentelyn aloittamista on syytä sopia, miksi tulevaisuustyöskentely tehdään. Lopputuloksena ei aina välttämättä ole strategia, mutta sen merkitys on oltava selkeä. Oleellista on, että työskentelyn tulosta seurataan. Tässä tapauksessa strategiaan kirjataan myös mittarit ja vastuutahot ja sen toteuttamista seurataan esim. foorumityöskentelyn kautta. Tällöin voi liittää mukaan uuden trendianalyysin, jolloin nähdään se, onko strategia tulevaisuuskestävä muuttuvassa ympäristössä. Ulkopuolisten asiantuntijoiden ja selitysten käyttö tuo uusia näkökulmia, mutta niiden käyttö ja laajuus kannattaa pohtia kokonaisuutena - milloin on tarpeen ja kuinka resursoidaan?
II ARVIOINTIA JA REAGOINTIA ReFo 2014 ja 2015 ennakointityön itsearviointi - havainnot ja tulkinta Kainuussa on tehty hankkeen toiminnan aikana kaksi ennakointityön itsearviointia ReFo-työkalua hyödyntämällä. Tämä itsearviointi antaa osviittaa hankkeen vaikutuksista ja tuloksista. Arviointi on tehty ennakointi- ja seurantaryhmässä. ReFo-työkalu* on kehitetty yhteistyössä kuuden maakunnan kanssa. Alueen ennakointia itsearvioidaan 0-10 -asteikolla 30 osatekijän suhteen, jotka on ryhmitelty kahdeksaan kokonaisuuteen. Ensimmäinen arviointi toteutettiin Kainuun ennakointi- ja seurantaryhmän toimesta alkuvuodesta 2014. Helmikuun 2015 arviointi tapahtui osana Työ- ja elinkeinoministeriön Alueellista ennakointia älykkäästi -työpajakierrosta. Vuoden 2014 lähtötasoon verrattuna vastaajat arvioivat, että tilanne on pysynyt samana kuuden ja parantunut 23 osatekijän suhteen. ReFo-vastaukset tukevat arvioinnin yhteydessä kerättyjä näkemyksiä, että hankkeen toimenpiteiden tuloksena on parannettu ennakoinnin toimintakulttuuria, koordinaatiota ja organisoitumista sekä erityisesti osallistamista ja joukkoistamista alueella. Heikentyneeksi hankkeen aikana arvioidaan yksi kohta: ennakointityölle on olemassa rahoitus ja sen kustannusten jaosta ja jatkuvuudesta on sovittu. Tämä on hankkeen loppupuolella odotettu tulos, kun resurssien vähenemisestä ollaan tietoisia. Eniten parantuneet ennakoinnin osatekijät hankkeen aikana: ++ arvostus ++ vastuu hyödyntämisestä kaikilla ++ menetelmäkoulutus ++ sähköiset välineet ja some ++ eri osallistumistavat mahdollisia ++ järjestetään työpajoja ja tilaisuuksia Esimerkillistä reagointia Ennakointiyhteistyön koordinaatio: hanke kirkasti tavoitetta Hanke nähtiin alussa resurssina ennakointiportaalin rakentamiseen ja sisällöntuottamiseen. Tavoite muutettiin toimintatavan rakentamiseen, jossa portaali on vain yksi työkalu. Portaalin tuottaminen hankkeen omin voimin ilman ostopalvelua teki mahdolliseksi näkökulman muuttamisen ja vapautti resursseja muuhun käyttöön. Itse toteutettu Wordpress-pohjainen portaali on helposti muutettavissa rakenteen ja sisältöjen osalta. Yhteys maakunnalliseen päätöksentekoon: hanke on laventanut ennakoinnin merkitystä ja yhteistyötä Käsitystä ennakoinnista laajennettiin sekä sisällön, menetelmien että osallistamisen näkökulmista. Aluksi oli tarkoitus, että esimerkiksi koulutuksia olisi järjestetty vain ennakointiryhmän jäsenille, mutta ne avattiin jokaiselle sidosryhmän jäsenelle. Tulevaisuusajattelu ja ennakointi on osa kaikkia työtehtäviä ja strategiatyön väline. Ryhmästä verkostoksi näkemys on kasvanut hankkeen edetessä.
Vuorovaikutuksen muodot ja työkalut: hanke on toiminut kokeilukulttuurin edelläkävijänä Hankkeessa on pelottomasti kokeiltu uusia ja erilaisia työskentelymenetelmiä ja haastettu sitä kautta toimijoiden perinteisiä työskentelytapoja. Tätä on tukenut projektipäällikön ja suunnittelijan työparityöskentely, jolloin on mahdollista saada tukea omalle työskentelylle. Jälkiviisaus: mikä olisi voinut mennä paremmin? MIKSI ENNAKOIDAAN? Onko Kainuun ennakointitoimijoille muodostunut yhteinen ja jaettu käsitys siitä, miksi alueellista ennakointia tehdään ja mikä sen merkitys on. Tässä on nähdäksemme vielä paljon tekemistä. Esimerkiksi: Kainuun hankekehittäminen on erillään ennakoinnista vaikka rakennerahasto- ja maaseuturahastohankkeet ovat keskeinen instrumentti, jolla aluekehittämistä toteutetaan. Miten hankkeiden haku, valinta, toiminta ja seuranta liittyvät ennakointiin jatkossa Kainuu-ohjelman pohjaksi laadittujen skenaarioiden hyödyntäminen ja jatkuva tulevaisuustyö on hataraa. Miten määriteltyjen reimareiden seuranta tehdään? MITEN TÄMÄ KOSKEE MINUA? Kainuulaisten toimijoiden arjen ennakointi on vasta kehittymisvaiheessa. Kukin toimija tarvitsee vahvemmin oman keinoja ja ohjeistusta siihen kuinka hän voi omassa työssään tuottaa ja hyödyntää ennakointitietoa. Hankkeessa järjestetyt ennakoivan työotteen koulutukset ovat olleet avaus tälle. Työn vieminen kuhunkin organisaatioon vie aikaa. Asiakas (yritykset, elinkeinoelämä ja kansalaiset) ovat erillään alueellisesta ennakoinnista. Hankkeen varsinainen rooli ei ollut heihin kohdistuvissa toimenpiteissä, mutta tämä täytyy jatkossa korjata sillä asiakkaan tuominen keskiöön antaa arjen ennakoinnille merkityksen. Hankesuunnitelmassa oli mainittu yrityksille suunnattu ennakointikoulutus, mutta sitä ei toteutettu. Ennakointi ilman substanssia on turhaa. Ennakoinnissa tuotettu tieto on muotoiltava ja esitettävä tiiviisti, selkokielisesti ja havainnollisesti. Perinteisten raporttien aika on ohi. Hanke on näyttänyt tässä mallia, mutta se on omaksuttava laajemmin käyttöön. MITEN TOIMITAAN? Hankkeen lähtötilanne oli hieman erilainen kuin todellinen tarve: Hankkeella haettiin pääasiassa resurssia portaalin rakentamiseen, mutta hankkeen projektihenkilöstö reagoi ja käänsi suunnan
aitoon tarpeeseen eli toimintamallin rakentamiseen. Onnistuttiinko tässä, ymmärsivätkö kaikki oikeasti tämän? Pysyvää toimintatavan rakentaminen oli hankesuunnitelman keskeinen asia. Sitä on käsitelty koko hankkeen ajan, mutta eri toimijoiden roolit vaikuttavat edelleen epäselviltä. Tähän on saattanut vaikuttaa mm. hankkeen emo-organisaationa toimineen Kainuun liiton sisäinen organisoituminen ja käymistila, mutta epäselvyys henkilöistä ja resursseista on ratkaistava. Maakunnan organisaatioiden on otettava kantaa, missä määrin henkilötyöpäiviä sekä budjettia edes karkealla tasolla toimintaan voidaan osoittaa. Ennakointi- ja seurantaverkosto on koottu edustuksellisesti. Kaikille ennakointitiimin ja -verkoston jäsenille ennakointi ja mitä se tarkoittaa omalle työkuvalle tai -tehtäville ei vielä ole kovin selvä. Osa on heistä joutunut mukaan virallisen roolin vuoksi, ei omasta kiinnostuksesta aihetta kohtaan. Tämä vaikuttaa sitoutumiseen. OLIVATKO TAVOITTEET REALISTISIA? Hanke on esimerkillisesti toteuttanut erilaisia kokeiluja ja tämän hyvä toimintatavan tulisi olla jokaisen hankkeen piirre. Kokeilukulttuuri syntyi hankkeen matkan aikana. Kokeiluja ei kuitenkaan ole seurattu tai jatkettu riittävän jämäkästi, jotta ne olisi saatu parhaalla mahdollisella tavalla hyödynnettyä. Liian monta samanaikaista kokeilua voi olla liian raskasta kokeiluihin osallistuville. Toisaalta hankeen pituus on lyhyt, jolloin kaikki vaikutukset eivät näy hankkeen aikana. Voidaankin kysyä, kuinka realistisia odotukset tämän pituiselle hankkeelle olivat nimenomaan toimintatapaan liittyvien kysymysten osalta. Hankkeella ei varsinaisesti ole riittävää mandaattia toteuttaa suuria muutoksia - omassa organisaatiossa tai muista organisaatioista puhumattakaan. Tämä haastaa ennakointiverkoston pysyvät jäsenet viemään muutoksia eteenpäin omissa organisaatioissaan. Kuinka hyvin tämä tapahtui? Toiminnallinen prosessikuvaus pystytään laatimaan, mutta ennakoinnin sisäistäminen ja ennakointikulttuurin syntyminen vievät aikaa. Tämä vaatii jatkossa edelleen toiminnan johtamista.
Ennakointityön omistajuus kolme vaihtoehtoa Projektipäällikkö, maakuntaliitto vai koko verkosto? Mikäli toimintatavan rakentaminen henkilöityy projektipäällikköön ja tiedontuotanto jää pääasiallisesti hänen vastuulleen, hankkeen päättyessä toiminta lopahtaa. Ennakointi on ulkoistettu. Jos toiminta taas rakentuu hallinnoivan organisaatioiden lähtökohdista, on vaarana, että toiminta on suppeaa ja siihen ei sitouduta. Kun toiminta rakennetaan alusta pitäen verkostomaisesti ja sitä täydennetään ostopalveluilla toiminta voi jatkuu ns. normaalina työnä hankkeen jälkeen. Tällöin ennakoinnin merkitys liittyy tiivisti alueen päätöksentekoon ja kunkin organisaation perustehtävään. Projektihenkilöstön rooli on toimia yhteisövalmentajana, joka voi poistua toiminnasta kehittämisvaiheen jälkeen. Ratkaisevaa on, että verkoston toimintaa edelleen johdetaan ja kehitetään eteenpäin ottamalla käyttöön uusia työkaluja. Verkoston johtajuus ei tarkoita sitä, että maakuntaliitto alueellisen ennakoinnin koordinoijana määrittelee ennakoinnin sisällöt. Tulevaisuuskeskustelun on oltava avointa. Verkostomaisessa työtavassa ennakointiportaali toimii yhteistyön työkaluna. Sen rakentamista ei kannata ulkoistaa, sillä portaalin on myös joustavasti mukauduttava muuttuviin tarpeisiin. *ERM= Työ- ja elinkeinoministeriön johdolla valmistellaan uutta ennakoidun rakennemuutoksen (ERM) toimintatapaa. Toimintatavan tavoitteena on vähentää aluetalouden ja työllisyyden muutoksen haitallisia vaikutuksia ennakoimalla elinkeinorakenteen muutoksia. Tässä yhteydessä on käyty aluekierros ja tarkastelun kohteena on ollut mm. alueellinen verkostona tehtävä ennakointityö.
III TULEVAISUUS: HANKKEEN JÄLKEEN Ennakointiverkosto ENNAKOINTIVERKOSTON ERI TASOT Kainuun ennakointiverkosto voisi muodostua eri tason toimijoista: ytimessä vaikuttavasta verkostovetäjät -työparista ja ennakointitiimistä sekä laajemmasta ennakointiverkostosta, johon sitoudutaan tiiviimmin tilannekohtaisesti. Ennakointitiimi (jäsenet nimettyjä tehtävään) Verkostovetäjät: Kaksi henkeä (Kainuun liiton edustaja + joku toinen), jotka vastaavat ennakointitiimin toiminnasta. Ennakointitiimi: Henkilöt nimettyjä tehtävään, edustavat eri organisaatioita. Tiimi vastaa alueellisen ennakointityön yhteisen prosessin käytännön toteutuksesta ja siitä, että keskeinen tieto kulkee eteenpäin omiin organisaatioihin ja päinvastoin. Tiimi vastaa säännöllisestä materiaalin tuottamisesta eri sosiaalisen median kanaviin. Ennakointitiimi on mukana tulevaisuuskatsauksien laatimisessa. Ennakointitiimin toiminnan linjaukset hyväksytään maakunnan yhteistyöryhmässä, jolloin toiminnalla on suora yhteys maakunnan päätöksentekoon. Ennakointiverkosto (jäsenet mukana omasta halustaan) Ennakointiverkosto jäsenet: Ennakointiverkosto on avoin verkosto kaikille Kainuun tulevaisuudesta kiinnostuneille. Sen toimintaan voi osallistua eri tavoin ja erilaisella aktiivisuudella oman kiinnostuksen ja tilanteen mukaan. Ennakointiverkosto generoi ajatuksia ja siitä nousee esiin tarpeen mukaan aktiiveja tekijöitä toimenpiteiden toteuttajiksi. Verkoston jäsenet tuottavat tietoa esimerkiksi kuiskintaa.fi -kirjoituksina tai #kuiskintaa twiitteinä. Ennakointiverkoston aktiivit: Jäseniä, jotka aktivoituvat hetkellisesti toimimaan tarpeen ja tilanteen mukaan. Osallistuvat esimerkiksi tulevaisuusfoorumin toteutukseen, tulevaisuuskatsausten laadintaan tai erilaisten teemaryhmien toimintaan.
Ennakointiverkoston joustava toiminta Alueelliseen ennakointityöhön osallistuminen tulee sallia eri tavoilla. Verkoston toiminnan pitää sallia tarpeen mukaan aktiiveiksi nousevien ryhmien organisoituminen yksilöiden kiinnostuksen pohjalta - ei organisaatiopohjalta (siirtyminen ulkokehältä sisäkehälle ja takaisin). Yhteisen alueellisen ennakointityön tulee olla tunnustettua ja sillä on selkeä rooli. Tällainen toiminta edellyttää sitä, että ydinprosessi on selkeä, johdettu ja sillä on paikkansa maakunnallisessa kehittämisessä. Tätä kautta aktiiviryhmien tuottamalla tiedolle tai toimenpiteille löytyy kiinnittymispinta alueen kehittämiseen ja rakennemuutoksen hallintaan. Tulevaisuuden työn tekemisen tavat muuttuvat ja ennakointityötä tekevien soisi kulkevan eturintamassa. Lue lisää esim. http://sometek.fi/tulevaisuuden-tyo-on-jarjestynyt-kuin-internet/
Esimerkki verkostonvetäjien työnkuvasta Ehdotamme, että verkostonvetäjät toimivat yhdessä työparina. He eivät ole johtajia perinteisessä mielessä, vaan sillanrakentajia ja kuraattoreita, jotka tuovat yhteen sekä henkilöt että erilaista tietopohjaa. Vetäjien vastuulla on luoda yhteinen suunta ja tehdä verkostossa tapahtuvat toimenpiteet, tulokset ja voimavarat näkyväksi sekä yhdistellä niitä yhteisön hyödynnettäväksi.
Esimerkki ennakoinnin vuosikellosta - verkoston yhteinen toiminta
Tarvittavat resurssit 2-2 = 37 Henkilöresurssit VERKOSTO JATKAA PROJEKTIHENKILÖSTÖN ALOITTAMAA TYÖTÄ -työ jakautuu useille eri henkilöille verkoston organisaatioissa > osaksi päivittäistä työtä Noin 10 000 /v = Ylläpito ja kehittäminen Esimerkki työaikatarve päiviä Työpajat (noin 30 hlöä) 5 800 Foorumi (noin 100 hlöä) 10 3000 Portaalin ylläpito/v 20 100 Koulutukset (1 pv) 1000-4000 Selvitykset 10-30 000 Yllä oleva esimerkki perustuu hankkeen arvioon nykyisestä resurssitarpeesta. Ratkaistava kuinka rahoitetaan: Kainuun liitto ennakointityön koordinoijana vai yhteisesti eri organisaatioilta kerättävästä budjetista.
Ennakointi osaksi päätöksentekoa Maakunnan yhteistyöryhmä (MYR) ennakointitiimin linjausten hyväksyjänä ennakointitiimin toiminnan linjaukset hyväksytään maakunnan yhteistyöryhmässä, jolloin toiminnalla on suora yhteys maakunnan päätöksentekoon. Tulevaisuusfoorumi (keväisin) maakunnan yhteinen tilaisuus Teemakohtaiset foorumit (tarpeen mukaan) esimerkiksi: biotalous, matkailu ja palvelut, hyvinvointi, kaivannaisteollisuus, teknologiateollisuus voidaan järjestää muun muassa aiheita käsittelevien hankkeiden toimesta, jotka ottavat ennakoinnin yhdeksi osioiksi Maakuntaohjelman seuranta ja ennakointi Ennakointi- ja seurantaraportointi: Toistuu kaksi kertaa vuodessa, taustalla Tilastokeskukselta kerättävät suhdannetiedot ja valikoitujen indikaattoreiden kehitys. Pääasiallinen kohderyhmä: viranomaiset ja päättäjät. Tulevaisuuskatsaukset: Täydentävät ennakointi- ja seurantaraportointia. Mahdollisesti teemoitettuja. Ilmestyvät keväällä ja syksyisin. Pohjustavat sekä pohjautuvat Tulevaisuusfoorumeiden sisältöihin ja tuloksiin. Pääasiallinen kohderyhmä: kuntapäättäjät, organisaatioiden asiantuntijat, suuri yleisö. Voidaan toteuttaa esimerkiksi kokoamalla useita erillisiä artikkeleita yhteen, näin tietoa saadaan säännöllisesti ulos pieninä palasina. kuiskinta.fi -sivusto toimii yhtenä julkaisualustana Maakuntaohjelman toimeenpanosuunnitelman päivitys (syksyisin) Tulevaisuusfoorumi syöttää näkemyksiä aihioita, teemoja ja hankeideoita Organisaatioiden omat strategiaprosessit KAMK: 2024 -strategiaprosessin lopputuleman lisäys kuiskintaa.fi -sivustolle, uudet alkavat hankkeet jotka tavalla tai toisella liittyvät ennakointiin ELY:n valtakunnallinen uusi strategiakausi 2016, syksyn 2015 strategiset tulossopimukset Koulutustarpeen ennakointi Kehittämishankkeiden haku, valinta ja seuranta / tulosten levitys Kuinka ennakointitietoa sekä tilaisuuksia hyödynnetään hankkeiden hakemisessa, valinnassa ja tulosten seuraamisessa / levittämisessä ESR / EAKR Maaseuturahasto Tekes
Kertaus suosituksista toiminalle ja ehdotus vastuutahoista Aihe / suositus toimenpiteeksi Vastuutaho ENNAKOINTIYHTEISTYÖN KOORDINAATIO Organisoidaan ennakointiverkosto uuden idean pohjalta, nimetään verkostovetäjät Kainuun liitto Verkoston toiminnan johtaminen: ennakointiverkoston vetovastuu parityöskentelynä Verkostovetäjät ReFo-itsearvioinnin toistaminen vuosittain (seuraavan kerran kevät 2016) Ennakointitiimi YHTEYS MAAKUNNALLISEEN PÄÄTÖKSENTEKOON Vuosikello ja toiminnan linjausten hyväksyminen maakunnan yhteistyöryhmässä Kainuun liitto Vastuut selkeästi näkyviin ennakointisopimuksiin Resursseista sopiminen ja päättäminen (kalvo 23) Ennakointi osana kehittämishankkeiden hakua, valintaa ja seurantaa Tulevaisuusfoorumit, vuosittain Verkostovetäjät Maakuntahallitus Kainuun liitto, ELY-keskus Ennakointitiimi Skenaarioiden seuranta Kainuun liitto, ELY-keskus, ennakointitiimi VUOROVAIKUTUKSEN MUODOT JA TYÖKALUT Organisaatioiden sisäisen ennakointityön selkiyttäminen Ennakointitiimi Vahvistetaan asiantuntijoiden ennakoivaa työotetta: Kuinka minä tuotan ja käytän ennakointitietoa? (kalvot 25-26) Kukin verkoston organisaatio Tilanteen mukaan nousevien aktiiviryhmien salliminen, rohkaisu ja tukeminen osana verkostoa Verkostovetäjät & ennakointitiimi Luontevan paikan ja muodon luominen yritysten osallistuminen verkoston toimintaan Verkostovetäjät ja ennakointitiimi Toteutetaan viestinnälliset toimenpiteet (kalvot 28-29) Tulevaisuuskatsausten laatiminen Ennakointitiimi Ennakointitiimi Trendianalyysin toistaminen osana biotalousfoorumin toimintaa ja strategian seuraaminen. Biotalousfoorumin vetäjä