Rakennusvalvonnan vuorovaikutusalusta Oulun rakennusvalvonnan digikokeilu Verkostotapaaminen 26.10.2017 Tapio Matinmikko
Tausta Rakennusvalvonnan asiakkaat ovat siirtyneet asioimaan verkkoon Usein asiakas tulee nykyään valmiilla suunnitelmilla suoraan sähköiseen asiointiin, jolloin ratkaisuihin vaikuttaminen on jo myöhäistä. Tämä voi aiheuttaa ongelmia rakennushankkeiden teknisessä ja kaupunkikuvallisessa laadussa Asiakkaat eivät käy enää entiseen malliin laadunohjauksen ennakkopalavereissa eikä naapurusten ja heidän suunnittelijoidensa kesken synny vuorovaikutusta (kortteliohjaus) Suunnittelijat eivät välttämättä toimi enää samalla paikkakunnalla kuin mihin kohde rakennetaan Käyntiasiointi ei ole nykyisin enää kovin helppoa (kulkeminen, parkkipaikat, aikataulut, etäisyydet..) On tunnistettu, että sähköisen lupa-asioinnin rinnalle tarvitaan verkkopalvelu, jossa voidaan tehdä ryhmä- ja yksityistapaamisia sekä rakentajien opastamista nykyaikaisilla välineillä =>rakennusvalvonnan vuorovaikutusalusta
Mikä on vuorovaikutusalusta? Vuorovaikutusalusta on viranomaisen, rakennuttajan sekä hänen suunnittelijaryhmän vuorovaikutukseen tarkoitettu nykyaikainen verkkopalvelu. Se ei korvaa sähköistä rakennusluvan hakemista vaan täydentää sitä Vuorovaikutusalustan avulla rakennusvalvonta voi nykyaikaisella tavalla antaa esim. neuvontaa, rakentamisen laadun ennakko-ohjausta sekä parantaa rakentajien sekä naapureiden välistä vuorovaikutusta suunnitteluvaiheessa. Vuorovaikutusalustalla hyödynnetään tehokkaasti nykyaikaisia viestintämuotoja esimerkiksi chat, reaaliaikaiset videoneuvottelut asiakkaan kanssa omalta työpisteeltä, videoarkistot, reaaliaikaiset koulutukset (webinaarit) Vuorovaikutusalusta voi muistuttaa pankkien tarjoamia lainaneuvottelut verkossa -palvelua, sijoitus webinaareja, lyhyitä video opasteita asioinnista jne. Pankeissa on neuvonta sekä neuvottelut siirtynyt myös perinteisen päivittäisten raha-asioiden hoitamisen rinnalle verkkoon
Mitkä ovat vuorovaikutusalustan hyödyt? Rakennusvalvonnan asiantuntijan kohtaaminen vastaa nykypäivän asiointitapoja Avoimuus lisääntyy, kun suunnitelmat ovat helpommin jaettavissa Laadunohjaus modernisoituu ja sähköisen lupa-asioinnin laatu paranee Rakentajat voivat halutessaan yhtenäistää ratkaisujaan sekä rakentaa korttelistaan viihtyisän, kun alueesta voidaan käydä keskustelua ja nähdä toisten suunnitelmia Vuorovaikutusalusta avulla toimintatapoja voitaisiin uudistaa esimerkiksi voisiko naapurien kuuleminen tehdä vuorovaikutus alustalla voisiko matalan kynnyksen kohtaamisessa ohjata rakennushanketta, vaikka siihen ei tarvittaisikaan lupaa esim. pienet rakennelmat rakennusalueen sisälle
Mitä me tehtiin? Rakennettiin palvelumuotoilijan ja rakennusvalvonnan kanssa demo vuorovaikutusalustasta kesällä 2017 Tehtiin useampi iteraatiokierros ennenkuin tehtiin lopullinen versio Testattiin ja kerättiin näkemyksiä vuorovaikutusalustaan neljän rakentajan kanssa (Pidettiin 2.5 tunnin mittainen työpaja 17.10 klo 18-20.30) Tehtiin johtopäätökset työpajan pohjalta
DEMO Vuorovaikutusalusta
Vuorovaikutusalustan kokeilun tulokset Verkkotapaamiset koettiin hyväksi ideaksi, kunhan tapaamisajat eivät mene liian pitkälle Lyhyisiin kysymyksiin haluttiin vastaus mahdollisimman nopeasti ja niissä haluttiin käyttää puhelinta ja sähköpostia, koska muuta ei ole tarjolla. Tästä huomiot => kukaan ei lähetä enää suoraa sähköpostia esimerkiksi pankin tai vakuutusyhtiön työntekijälle => vaan nykyaikaiset tavat ovat: Chat, kysymys/vastaus palsta, jätä kysymys.. Rakentamisen opastaminen toivottiin lyhyinä videoina eikä runsaana tekstinä verkkosivuilla
Vuorovaikutusalustan kokeilun tulokset Korttelikeskustelua pidettiin hyvänä, mutta kommentointi pitää kohdistua alueeseen eikä yksittäisiin rakennuksiin Muiden suunnitelmien näkemistä pidettiin myös hyvänä asiana, mutta ei niiden kommentointia Suunnittelijoiden löytämistä palvelusta pidettiin myös hyvänä palveluna Reaalikaisia webinaareja, joissa voidaan myös kysyä rakennusvalvonnalta, pidettiin tärkeinä. Näistä tulee tulla myös kuitenkin tallenne verkkoon
Johtopäätökset Vahvisti käsitystämme vuorovaikutusalusta tarpeellisuudesta Tulee vielä tarjota perinteistä asiointimahdollisuutta, koska rakennuttajien ja rakentajien asiakaskunta on hyvin heterogeenistä Vuorovaikutusalustan hyödyntäminen vaatii myös toimintatapojen muuttamista ja omaksumista sekä rakennusvalvonnassa että asiakaskunnassa chat, chatbot, vastausrobotit, videoneuvottelut verkossa, webinaarit ja videoiden käyttäminen Vuorovaikutusalusta konseptointi vaatii vielä suunnittelua ennen kuin lopulliseen toteutukseen voidaan mennä => Olisi hyvä jos suomen rakennusvalvontojen käytössä olisi sähköisen lupapalvelun rinnalla vuorovaikutusalusta, jolla he voisivat palvella nykyaikaisella tavalla asiakkaita
Kiitoksia mielenkiinnosta!