HELSINGIN JA UUDENMAAN PÖYTÄKIRJA 9/2015 1 (13) TARKASTUSLAUTAKUNTA AIKA 17.08.2015 klo 9:20-11:41 PAIKKA Lohjan sairaala, Sairaalatie 8, Lohja KÄSITELLYT ASIAT Asia Otsikko Sivu 60 EDELLISEN KOKOUKSEN PÖYTÄKIRJAN TAR- KASTAMINEN 61 TUTUSTUMINEN LOHJAN SAIRAANHOITOALU- EEN TOIMINTAAN 62 TILINTARKASTUSSOPIMUKSEN TOTEUTUMISEN SEURANTA TILIVUOSILTA 2013-2014; HAVAIN- TOJEN ARVIOINTI JA ALUSTAVAT JOHTOPÄÄ- TÖKSET 63 ULKOISEN TARKASTUKSEN TULOSALUEEN TA- LOUSARVIO VUODELLE 2016 64 HALLITUKSEN LAUSUNTO VUODEN 2014 AR- VIOINTIKERTOMUKSESTA 4 5 6 8 9 65 TIETOHALLINTO, ERITYISESTI STRATEGIAN TA- 10 VOITTEIDEN SEKÄ TIETOJÄRJESTELMÄHANKIN- TOJEN JA SOPIMUSHALLINNON NÄKÖKULMASTA 66 TARKASTUSLAUTAKUNNAN PUHEENJOHTA- JAN/VARAPUHEENJOHTAJAN JA ARVIOINTIJOH- TAJAN PÄÄTÖKSET 11 67 MUUT ASIAT 12 68 KOKOUKSEN PÄÄTTÄMINEN 13
HELSINGIN JA UUDENMAAN PÖYTÄKIRJA 9/2015 2 (13) OSALLISTUJAT Nimi Klo Tehtävä Lisätiedot LÄSNÄ Pyykkölä Markku 9:20-11:41 puheenjohtaja Anttila Maija 9:20-11:41 puheenjohtaja Hallipelto Aatos 9:20-10:55 jäsen Lind Tuula 9:20-11:41 jäsen Nukala Kari T. 9:20-11:41 jäsen Poikonen Piritta 9:20-11:41 jäsen Salli Päivi 9:20-11:41 jäsen Salmela Reijo 9:20-11:41 arviointijohtaja/esittelijä Räsänen Pirjo 9:20-11:41 arviointipäällikkö/sihteeri Pajala Anu 9:20-11:41 erikoissuunnittelija Nurkkala Jorma 9:20-11:41 tilintarkastaja Kekkonen Raimo 9:20-10:15 sairaanhoitoalueen johtaja 61 ALLEKIRJOITUKSET puheenjohtaja sihteeri
HELSINGIN JA UUDENMAAN PÖYTÄKIRJA 9/2015 3 (13) PÖYTÄKIRJA HUS-Keskuskirjaamo, Tynnyrintekijänkatu 1 C, Helsinki, 18.9.2015 klo 9-15. YLEISESTI NÄHTÄVÄNÄ KOKOUKSEN LAILLISUUDEN JA PÄÄTÖSVALTAISUUDEN TOTEAMINEN Kokous todettiin laillisesti ko koonkutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. KÄSITTELYJÄRJESTYKSEN HYVÄKSYMINEN Päätettiin siirtää asianumero 8 MUUT ASIAT käsittely asianumero 2 jälkeen.
HELSINGIN JA UUDENMAAN PÖYTÄKIRJA 9/2015 4 (13) TARKASTUSLAUTAKUNTA 60 17.08.2015 EDELLISEN KOKOUKSEN PÖYTÄKIRJAN TARKASTAMINEN TALA 60 Edellisen kokouksen pöytäkirja on liitteenä 1. esitys Hyväksytään. Esitys hyväksyttiin. Lisätietoja Reijo Salmela, puh. 09 471 71215, 040 748 5541.
HELSINGIN JA UUDENMAAN PÖYTÄKIRJA 9/2015 5 (13) TARKASTUSLAUTAKUNTA 61 17.08.2015 TUTUSTUMINEN LOHJAN SAIRAANHOITOALUEEN TOIMINTAAN TALA 61 esitys Tarkastuslautakunta tutustuu Lohjan sairaanhoitoalueen toimintaan, jota esittelee sairaanhoitoalueen johtaja Raimo Kekkonen. Sairaanhoitoalueen esittelyssä ja keskustelussa käsitellään sairaanhoitoalueen ajankohtaisia asioita. Eräitä mahdollisia aiheita on lueteltu liitteessä 2, joka on lähetetty sairaanhoitoalueen johtajalle etukäteen. Tarkastuslautakunta merkitsee sairaanhoitoalueen esittelyn tiedoksi ja käy keskustelun vuoden 2015 arviointikertomuksen näkökulmasta. Esitys hyväksyttiin. Lisätietoja Raimo Kekkonen, puh. 050 569 3379, Reijo Salmela, puh. 09 471 71215, 040 748 5541.
HELSINGIN JA UUDENMAAN PÖYTÄKIRJA 9/2015 6 (13) TARKASTUSLAUTAKUNTA 62 17.08.2015 TILINTARKASTUSSOPIMUKSEN TOTEUTUMISEN SEURANTA TILIVUOSILTA 2013-2014; HA- VAINTOJEN ARVIOINTI JA ALUSTAVAT JOHTOPÄÄTÖKSET TALA 62 HUS:n valtuusto valitsi kokouksessaan 12.6.2013 ( 30) tarkastuslautakunnan esityksen mukaisesti HUS-konsernin tilintarkastusyhteisöksi tilikausien 2013-16 tilintarkastusta varten KPMG Julkishallinnon Palvelut Oy:n, vastuunalaisena tilintarkastajana JHTT, KHT Jorma Nurkkala. Tilintarkastussopimus allekirjoitettiin 12.8.2013, ja sen arvonlisäveroton kokonaishinta tilikausille 2013-2016 on 488 040 laskettuna 1200 tarkastuspäivän mukaan. Hinnat ovat kiinteät 31.12.2015 saakka. Tilintarkastuspäivien hinnoittelu määriteltiin tarkemmin tilintarkastussopimuksen liitteissä. Sopimukset tytäryhtiöiden tilintarkastuksesta tehdään asianomaisten yhteisöjen kanssa vuosittain kutakin tilivuotta koskien perustuen yhtiökokousten päätöksiin. Tilintarkastuspalvelujen hankintaan sisältyy optio tilikausiksi 2017 ja 2018. Tarkastuslautakunta päättää kolmen vuoden kuluessa tilintarkastussopimuksen allekirjoituspäivämäärästä (12.8.2013) käytetäänkö optiota sopimuksen jatkamiseksi suorahankintana yhden tai kahden tilivuoden tarkastusta varten (tilivuodet 2017 ja 2018). Sopimusten toimeenpanon seuranta kuuluu osaksi hyvää sopimushallinnan käytäntöä. Tilintarkastusta koskevan sopimuksen liitteenä olevissa JYSE ehdoissa on kohdassa 6 " Palvelun laadun valvonta" asetettu tilaajalle oikeus sopimuskauden aikana tarkistaa onko palvelu vaatimusten mukaista ja palveluntuottaja toiminut sopimuksen mukaan. Ulkoisen tarkastuksen yksikkö on yhdessä vastuunalaisen tilintarkastajan kanssa kehittänyt seurantajärjestelmän, jonka avulla voidaan tilivuosittain seurata tilintarkastussopimuksen toteutumista. Tarkastuslautakunta merkitsi 9.6.2015 ( 55) tiedoksi yhteenvedon tilintarkastussopimuksen toteutumisesta tilivuosina 2013 ja 2014 ja päätti palauttaa asian uudelleen valmisteluun edellyttäen, että - arviointijohtaja ja vastuunalainen tilintarkastaja käyvät yhdessä läpi laaditun yhteenvedon tilintarkastussopimuksen toteutumisesta, ja etenkin yhteenvetoon perustuvat johtopäätökset. - tarkastuslautakunnalle tuodaan käsiteltäväksi uusi päätösehdotus. Arviointijohtajan ja vastuunalaisen tilintarkastajan Jorma Nurkkalan yhteenveto keskeisistä havainnoista ja johtopäätöksistä on liitteenä 3 (jossa tilintarkastajan merkinnät on merkitty JONU). esitys Tarkastuslautakunta 1. merkitsee liitteessä 3 olevat näkökohdat tiedoksi, ja soveltuvin osin harkittaviksi seuraavan tilintarkastuksen kilpailutuksen ja sopimuksen laatimisen yhteydessä, 2. edellyttää, että tilintarkastussopimuksen toteutumista seurataan jatkossakin vuosittain, ja että oleelliset poikkeamat sopimuksesta tuodaan lautakunnalle tiedoksi ja
HELSINGIN JA UUDENMAAN PÖYTÄKIRJA 9/2015 7 (13) TARKASTUSLAUTAKUNTA 62 17.08.2015 3. päättää lautakunnan vuotta 2016 koskevan työohjelman käsittelyn yhteydessä, ryhdytäänkö tilintarkastuksen toimivuutta ja laatua arvioimaan (nykyisen seurannan lisäksi) myös tarkastusten kohderyhmille tehtävillä kyselyillä ja/tai haastatteluilla. Esitys hyväksyttiin. Lisätietoja Jorma Nurkkala, puh. 040 752 0058, Reijo Salmela, puh. 09 471 71215, 040 748 5541.
HELSINGIN JA UUDENMAAN PÖYTÄKIRJA 9/2015 8 (13) TARKASTUSLAUTAKUNTA 63 17.08.2015 ULKOISEN TARKASTUKSEN TULOSALUEEN TALOUSARVIO VUODELLE 2016 TALA 63 Yhtymähallinto on 26.5.2015 pyytänyt ulkoisen tarkastuksen tulosalueen talousarvion (sisältää myös tarkastuslautakunnan ja tilintarkastuksen) vuodelle 2016. Ehdotus ulkoisen tarkastuksen tulosalueen talousarvioksi on liitteenä 4. Vuoden 2016 talousarvion valmistelussa on otettu huomioon hallituksen 8.6.2015 ( 70) hyväksymät vuoden 2016 talousarvion valmistelun periaatteet, joiden mukaan kustannustason nousun vuodesta 2015 vuoteen 2016 arvioidaan olevan henkilöstökulujen osalta 0,9 % ja palveluiden ostojen osalta 2,5 %. Ulkoisen tarkastuksen talousarvioehdotuksen 2016 loppusumma (677 853 euroa) on 1,3 % suurempi kuin vuodelle 2015. Henkilöstön määrään ei ole esitetty muutoksia. esitys Tarkastuslautakunta 1) merkitsee tiedoksi talousarvioehdotuksen vuodelle 2016, 2) keskustelee mahdollisista muutoksista ja 3) valtuuttaa arviointijohtajan viimeistelemään ehdotuksen tarkastuslautakunnan kommenttien ja taloushallinnon ohjeiden mukaisesti. Esitys hyväksyttiin. Lisätietoja Reijo Salmela, puh. (09) 471 71215, 040 748 5541.
HELSINGIN JA UUDENMAAN PÖYTÄKIRJA 9/2015 9 (13) TARKASTUSLAUTAKUNTA 64 17.08.2015 HALLITUKSEN LAUSUNTO VUODEN 2014 ARVIOINTIKERTOMUKSESTA TALA 64 Tarkastuslautakunta hyväksyi vuotta 2014 koskevan arviointikertomuksen 20.4.2015 ( 40) ja antoi sen 29.4.2015 tiedoksi valtuustolle, hallitukselle ja toimitusjohtajalle. Hallitus merkitsi arviointikertomuksen tiedoksi 8.6.2015 ( 68) ja päätti arviointikertomuksen johdosta valtuustolle esitettävästä lausunnosta. Valtuusto merkitsi arviointikertomuksen ja sen johdosta hallituksen tekemän lausunnon tiedoksi kokouksessaan 17.6.2015 ( 21). Liitteenä 5 on asiakirja, johon on koottu arviointikertomuksen havainnot ja suositukset, hallituksen arviointikertomuksesta antama lausunto ja ulkoisen tarkastuksen yksikön virkamiesten kommentit hallituksen lausuntoon. Arviointijohtaja Reijo Salmela esittelee hallituksen lausunnon ja esittää yhteenvedon lausunnon johdosta tehdyistä päätelmistä. esitys Tarkastuslautakunta 1) käy keskustelun hallituksen lausunnosta ja siitä tehdyistä päätelmistä ja 2) merkitsee keskustelun tiedoksi. Asian käsittely päätettiin siirtää tarkastuslautakunnan seuraavaan kokoukseen. Lisätietoja Reijo Salmela, puh. 09 471 71215, 040 748 5541.
HELSINGIN JA UUDENMAAN PÖYTÄKIRJA 9/2015 10 (13) TARKASTUSLAUTAKUNTA 65 17.08.2015 TIETOHALLINTO, ERITYISESTI STRATEGIAN TAVOITTEIDEN SEKÄ TIETOJÄRJESTELMÄHAN- KINTOJEN JA SOPIMUSHALLINNON NÄKÖKULMASTA TALA 65 HUS:n strategiassa 2012-2016 on tuotu esille informaatio- ja kommunikaatioteknologian (ICT) ratkaisujen kriittinen merkitys erikoissairaanhoidolle. Keskeinen tavoite on lisätä ICT-valintojen tuottavuutta ydintoiminnan näkökulmasta. Potilastietojen kulkeminen sähköisessä muodossa yli organisaatiorajojen ja kansalaisten oma sähköinen asiointi on mainittu kehittämiskohteina strategiakauden aikana. HUS-Tietohallinnon hankintojen arvo on investointisuunnitelman 2015-2018 mukaan noin 14-20 MEUR vuotta kohti eli yhteensä 67.8 MEUR. Tärkeimpiä tietohallinnon menossa olevia hankkeita ovat mm. Apotti, Harppi- hanke sekä Uranus ja potilastiedon arkisto. Tietohallinnon hankkeiden toteutumisen kannalta onnistuneen hankintaprosessin läpivienti on keskeisessä asemassa. Hankkeiden etenemisen suhteen on olennaisen tärkeää varata hankkeiden kilpailutukseen riittävästi aikaa sekä henkilöresursseja. Hankintojen kannalta oleellisin lainsäädäntö on hankintalaissa. Näillä näkymin uusi hankintalaki on eduskunnan käsiteltävänä syksyllä 2015. Keskeisenä osana hankintaprosessiin liittyy myös hyvään hallintoon kuuluva sopimushallinta sopimusehtojen, sopimusten seurannan ja toteutumisen näkökulmasta. Uudessa 1.5.2015 voimaan tulleessa kuntalaissa ( 8) on kiinnitetty huomiota kuntayhtymän vastuuseen järjestettävien palveluiden ja muiden toimenpiteiden tuottamisen valvontaan liittyen. Tämän mukaan kuntayhtymän tulee jo kuntalain säännöksen nojalla jatkossa aktiivisesti seurata palvelun määrää ja laatua sekä, sitä toteutuvatko ne vaatimusten ja tarpeen mukaan. Tämä valvontavastuu koskee kaikkia palvelusopimuksia ja näin ollen myös tietojärjestelmähankinnat tulevat jo tätä kautta tarkemman valvonnan piiriin. Valvonta saattaa edellyttää riittävien resurssien varaamista jo hankintavaiheessa tilaajalta ja tämän seikan huomioimista sopimuksessa. Tavoitteena on - arvioida HUS:n tietohallintoa HUS:n strategisten tavoitteiden näkökulmasta - arvioida erityisesti tietojärjestelmähankintojen kilpailuttamista ja sopimuksia (ml. puitesopimukset), ja miten HUS:n hankintaohjeet ja hankintalaki otetaan huomioon kilpailutusprosesseissa ja - arvioida miten sopimushallinta ja sopimusten valvonta on toteutettu. Arviointijohtaja esittelee arviointisuunnitelman (liite 6). esitys Tarkastuslautakunta merkitsee tiedoksi arviointisuunnitelman ja päättää arvioinnin toteuttamisesta. Esitys hyväksyttiin. Lisätietoja Reijo Salmela, puh. 09 471 71215, 040 748 5541.
HELSINGIN JA UUDENMAAN PÖYTÄKIRJA 9/2015 11 (13) TARKASTUSLAUTAKUNTA 66 17.08.2015 TARKASTUSLAUTAKUNNAN PUHEENJOHTAJAN/VARAPUHEENJOHTAJAN JA ARVIOINTIJOHTA- JAN PÄÄTÖKSET TALA 66 1. Tarkastuslautakunnan puheenjohtajan päätökset Ei päätöksiä. 2. Arviointijohtajan päätökset 2/2015 (21.7.2015): Ulkoisen tarkastuksen yksikön kehittämispäivä 20.8.2015. Tarkastuslautakunnalla on halutessaan oikeus ottaa yllämainitut päätökset käsiteltäviksi kuntalain 51 :n mukaista otto-oikeusmenettelyä käyttäen. Asiakirjat ovat nähtävissä kokouksessa. esitys Tarkastuslautakunta päättää, ettei se ota käsiteltäväkseen esittelytekstissä lueteltuja päätöksiä. Esitys hyväksyttiin. Lisätietoja Reijo Salmela, puh. 09 471 71215, 040 748 5541.
HELSINGIN JA UUDENMAAN PÖYTÄKIRJA 9/2015 12 (13) TARKASTUSLAUTAKUNTA 67 17.08.2015 MUUT ASIAT TALA 67 Vantaan kaupungin tarkastuslautakunnan vierailu HUS -kuntayhtymään ja yhteiskokous HUS:n tarkastuslautakunnan kanssa. Esityslistan ulkopuolelta käsiteltiin seuraavat asiat: Tarkastuslautakunnnan opinto- ja tutustumismatkan valmistelun tilanne. Ulkoisen tarkastuksen yksikön tarkastusassistentin toimi. Yliopistosairaanhoitopiirien tarkastuslautakuntien yhteistapaaminen Tampereella 16.-17.2.2015. esitys Merkitään tiedoksi. Päätettiin toteuttaa Vantaan kaupungin tarkastuslautakunnan vierailu HUS -kuntayhtymään siten, että tarkastuslautakunta pitäää kokouksen 29.10.2015 klo 16, johon Vantaan tarkastuslautakunta kutsutaan vieraaksi. Kokouksen alkuun pyydetään alustus ajankohtaisista asioista toimitusjohtaja Aki Lindèniltä. Alustukseen pyydettävissä aiheissa huomioidaan Vantaan lautakunnan toiveet. Päätettiin, ettei 9.6.2015 kokouksessa ( 54) suunniteltua opinto- ja tutustumismatkan valmistelua jatketa. Ulkoisen tarakstuksen yksikön virkamiehet selvittävät muita vaihtoehtoja. Merkittiin tiedoksi, että määräaikaisena tarkastusassistenttina on aloittanut esh., TtM, Eeva Kairaluoma. Merkittiin tiedoksi yliopistosairaanhoitopiirien tarkastuslautakuntien yhteistapaaminen Tampereella 16.-17.2.2016. Lisätietoja Reijo Salmela, puh. 09 471 71215, 040 748 5541.
HELSINGIN JA UUDENMAAN PÖYTÄKIRJA 9/2015 13 (13) TARKASTUSLAUTAKUNTA 68 17.08.2015 KOKOUKSEN PÄÄTTÄMINEN TALA 68 esitys Puheenjohtaja päättää kokouksen. Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 11:41. Lisätietoja Reijo Salmela, puh. 09 471 71215, 040 748 5541.