Basware P2P (Alusta) OSTA-laskujen manuaalinen tilaustäsmätys Päivitetty 30.10.2017 1
Tilaustäsmäytys (automaattinen/manuaalinen) OSTA-tilauksellisille laskuille on oma laskutyyppi Tilauksellinen lasku, jolla on normaalien tiliöintikenttien lisäksi tilaukseen liittyviä kenttiä P2P hakee OSTA-alkuista tilausnumeroa jokaisesta laskun kentästä ja kopioi sen laskun otsikkotietoihin Tilausnumero-kenttään Kun lasku jossa on OSTA-alkuinen tilausnumero saapuu P2P-järjestelmään, sille tulee laskutyyppi Tilauksellinen lasku ja se menee automaattiseen tilaustäsmäytykseen Koska täsmäytys tapahtuu tilausrivikohtaisesti, myös osalaskut voivat täsmätä. Jos laskulla on laskurivit eli tuoterivit, täsmäytys tapahtuu lasku- ja tilausrivikohtaisesti. Esim. skannatuilla laskuilla ei ole laskurivejä. Automaattisesti täsmäytyneestä ja manuaalisesti täsmätystä laskusta ei mene kopiota tilaajalle. 2
Tilaustäsmäytys (automaattinen/manuaalinen) Koska täsmäytys tapahtuu tilausrivikohtaisesti, lasku täsmää automaattisesti tilaukseen, jos laskurivien ja siihen liittyvien tilausrivien summat tai laskun nettosumma ja tilausrivin nettosumma erottavat korkeintaan 10 senttiä ja laskua vastaavat tilausrivit on vastaanotettu. Lasku siirtyy siirtovalmiisiin. Kun tilattu tavara/palvelu on vastaanotettu, tilausrivi(t) vastaanotetaan Vapaatekstitilauksen määrää ja/tai summaa muutetaan tarvittaessa tilauksen vastaanoton yhteydessä Jos laskua vastaavia tilausrivejä ei ole vastaanotettu, P2P lähettää tilaajalle sähköpostin vastaanoton puuttumisesta (alla malli) -----Alkuperäinen viesti----- Lähettäjä: Alusta.MONETRATEST@basware-saas.com [mailto:alusta.monetratest@basware-saas.com] Lähetetty: 22. kesäkuuta 2017 10:14 Vastaanottaja: Hietaharju Marja-Liisa Aihe: P2P tilauksen vastaanottopyyntö Tee vastaanotto tilaukselle OSTA173600011109. Tilaukseen liittyvä lasku on saapunut järjestelmään, saat laskun auki seuraavasta linkistä: https://alusta-uk.basware-saas.com/api/monetratest/invoiceexternal?docid=ssfy0276un2685zuft6qd9jq41iber00 Huom. täsmäytyksen tila ei päivity, vaikka P2P:hen on tullut tilausrivin vastaanottotiedot 3
Tilaustäsmäytys (automaattinen/manuaalinen) Täsmäytys tehdään nettosummilla Jos laskurivin summa ja siihen liittyvän tilausrivin summa tai laskun nettosumma ja tilauksen nettosumma erottavat yli 10 senttiä ja/tai laskua vastaavia tilausrivejä ei ole vastaanotettu, lasku siirtyy manuaaliseen tilaustäsmäytykseen (asiakas määritellyt manuaalista tilaustäsmätystä hoitavat henkilöt). Jos lasku pystytään täsmäämään manuaalisesti (esim. tilausrivi vastaanotetaan), se siirtyy siirtovalmiisiin. Jos laskua ei pystytä täsmäämään tilaukseen myöskään manuaalisesti (esim. laskulla virheellinen tilausnumero tai lasku virheellinen/aiheeton), lasku lähetetään normaaliin kiertoon. Laskulla ei ole tiliöintiä valmiina. 4
Manuaalinen tilaustäsmäytys Täsmäytettävät laskut löytyvät Laskujen hallinta kohdasta Täsmäytys-välilehdeltä. Avaa täsmäytettävä lasku kaksoisklikkaamalla laskuriviä, jolloin avautuu täsmäytysikkuna. P2P on hakenut tilausnumeron perusteella tilauksen valmiiksi. Rivillä näkyy tilauksen otsikkotiedot. Tilauksen tilausrivit saa auki nuoli alaspäin -painikkeella. 5
Manuaalinen tilaustäsmäytys Tilausrivin vastaanottorivit saa auki painamalla uudelleen nuoli alaspäin -painiketta. Jos painike on harmaana ja täsmäytettävä määrä on nolla, ko. tilausriviä ei ole vastaanotettu. Nuoli ylöspäin painikkeella pääsee takaisin edelliselle näkymälle. 6
Manuaalinen tilaustäsmäytys Jos toimittaja laskuttaa vähemmän kuin on vastaanotettu, Täsmäytettävä määrä kenttään syötetään laskutusta vastaava määrä. Kun laskutettu määrä täsmää vastaanotettuun määrään, paina Täsmäytä-painiketta. Paina lopuksi Vahvistapainiketta. 7
Manuaalinen tilaustäsmäytys Jos tilausrivin täsmäytettävä summa on eri kuin vastaavan laskurivin summa ja laskurivillä oleva summa on oikea, tilausrivillä oleva summa on muutettava. Huom. kaikilla laskuilla ei ole laskurivejä, jolloin tilaus-/vastaanottorivit täsmätään laskun kuvan tietoihin. 1) Naksauta täsmäytettävää laskuriviä ja muuta sen jälkeen tilausrivin Täsmäytettävä summa (netto) kentässä oleva summa. Eli täsmäytettäessä täytyy olla valittuna toisiinsa täsmättävä tilaus- ja laskurivi. 2) Paina Täsmäytä-painiketta. Täsmäytettävä summa (netto) kenttään muuttuu summaksi 0,00 ja kyseisen tilausrivin tiliöinti tulee laskun tiliöintiriville. Jatka näin kunnes lasku on täsmäytetty kokonaan. Huom. tiliöintieroksi saa jäädä max 10 senttiä (sovittu summatoleranssi). Voit tarvittaessa tehdä manuaalisesti lisää tiliöintirivejä (esim. laskulla lisäksi laskutuslisä). Paina lopuksi Vahvista-painiketta. Lasku siirtyy Siirtovalmiisiin. Tässä vaiheessa mahdollinen tiliöintiero nollautuu automaattisesti siten, että tiliöintirivien suurin summa muuttuu eron verran. 8
Manuaalinen tilaustäsmäytys Jos verkkolaskudatassa ei ole ollut laskun loppusummaa nettona, se puuttuu myös laskun otsikkotiedoista. Jotta täsmäytys onnistuu, lisää otsikkotietoihin Veron summa kenttään laskun alvin osuus, jolloin P2P laskee nettosumman. 9
Manuaalinen tilaustäsmäytys Kun lasku on täsmäytetty, laskulle tulee tiliöinti täsmäytyiltä tilausriveiltä. Huom. tiliöinnin ero saa olla max 10 senttiä (sovittu summatoleranssi). Paina Vahvista-painiketta, jolloin lasku siirtyy siirtovalmiisiin. Tässä vaiheessa mahdollinen tiliöintiero nollautuu automaattisesti siten, että tiliöintirivien suurin summa muuttuu eron verran. 10
Manuaalinen tilaustäsmäytys Täsmäytä-painikkeen vaikutus määrittyy sen mukaan missä täsmäytysikkunassa painiketta on painettu. Jos on porauduttu tarkimmalle tasolle eli vastaanottoriviin, täsmätään vain ko. vastaanottorivi. Jos on porauduttu tilausriviin, täsmätään kaikki tilausriviin kohdistuvat vastaanottorivit kerralla. Täsmättävää määrää ei pysty muuttamaan. Jos täsmäytetään tilauksen otsikkorivillä, Täsmäytä-painike täsmää kaikkien tilausrivien kaikki vastaanottorivit kerralla. Täsmättävää määrää ei pysty muuttamaan. 11
Täsmäytyksen peruuttaminen Jos laskua on täsmäytetty automaattisesti tai manuaalisesti väärin, täsmäytys voidaan purkaa Kumoa täsmäytys painikkeella. Kumoa täsmäytys -painikkeen vaikutus määrittyy sen mukaan missä täsmäytysikkunassa painiketta on painettu. Jos on porauduttu tarkimmalle tasolle eli vastaanottoriviin, perutaan vain ko. vastaanottorivin täsmäytys. Jos on porauduttu tilausriviin, perutaan kaikki tilausriviin kohdistuvat vastaanottorivien täsmäytykset kerralla. Jos täsmäytetään tilauksen otsikkorivillä, perutaan kaikkien tilausrivien kaikki vastaanottorivien täsmäytys kerralla. 12
Virheellinen tilausnumero Jos laskulla on virheellinen tilausnumero, tilauksia pystyy hakemaan eri hakuehdoilla. Tyhjennä ensin kenttä, jossa on automaattisesti tullut tilausnumero. Voit hakea myös tilausnumeron osalla esim. OSTA17Y6 13
Laskun lähettäminen automaattiseen täsmäytykseen Jos laskulle ei ole löytynyt tilausta sen vuoksi että tilauksen tiedot ovat tulleet laskun saapumisen jälkeen (esim. ongelma tiedostojen siírrossa), laskun voi lähettää uudelleen automaattitäsmäytykseen. Paina Lisätoiminnot\Peruuta ja lähetä uudelleen. Lasku siirtyy automaattiseen täsmäytykseen. 14
Täsmäytyksen seuranta Jos täsmäytys ei onnistu, virheilmoitus näkyy vasemmassa ylälaidassa. Tarkemmat tiedot (esim. hintaero) näkyy Täsmäytyksen seuranta-välilehdeltä. 15
Laskun lähettäminen kiertoon Jos laskua ei pystytä täsmäämään myöskään manuaalisesti (esim. tilausta ei löydy tai lasku on virheellinen/aiheeton), lasku lähetetään kiertoon. Ennen kuin lähetät laskun kiertoon, laskutyypiksi täytyy vaihtaa Veloituslasku, koska muuten tiliöinnin Bruttosumma-kenttä on lukittu eikä laskua voi sen vuoksi tiliöidä. Laskutyypin voi vaihtaa vain Vastaanotettu-näkymällä, joten paina Lisätoiminnot\Peruuta käsittely -toimenpidettä, jolloin lasku siirtyy Vastaanotettu-näkymälle. 16
Laskun lähettäminen kiertoon Etsi kiertoon lähetettävä lasku Vastaanotettu-näkymältä. Muuta laskulle laskutyypiksi Veloituslasku, lisää Yhteyshenkilö-kenttään laskun tarkastajan nimi, poista tilausnumero (jottei lasku mene uudelleen tilaustäsmäytykseen) ja paina Validoi-painiketta. Lasku lähtee automaattisesti Yhteyshenkilö-kenttään merkitylle henkilölle. 17
Automaattisessa täsmäytyksessä olevien laskujen seuranta Voit seurata automaattisessa täsmäytyksessä olevia laskuja Haku-välilehdellä. Poista ruksit Rajausvaihtoehdoista ja paina Hae-painiketta. Automaattisessa tilaustäsmäytyksessä olevien laskujen Alitila on anyerp-käsittely käynnissä. 18