1 ILMAJOEN KUNNAN TALOUDENHOIDON TOIMINTAOHJEET Kunnanhallituksen 16. päivänä joulukuuta 2002 hyväksymä - Ohjeet tulevat voimaan 1.1.2003 alkaen Kunnanhallitus muuttanut 26.2.2007, 86 - Tulee voimaan 1.1.2007 YLEISIÄ MÄÄRÄYKSIÄ 1. Taloudenhoidon toimintaohjeet perustuvat kunnanvaltuuston 26.1.1995 hyväksymään ja 1.3.1995 voimaan tulleeseen taloussääntöön sekä kunnallislain ao. määräyksiin. SISÄINEN VALVONTA 2. Kunkin tulosalueen ja tulosalueen sisällä tulosyksikön vastaavan on järjestettävä toimintaan nähden riittäväntasoinen sisäinen valvonta, jolla ehkäistään virheiden, vahinkojen ja väärinkäytösten syntyminen. Kukin toimielin ja esimies vastaavat sisäisestä valvonnasta johtamansa toiminnan osalta. Sisäinen valvonta jakaantuu sisäiseen tarkkailuun ja sisäiseen tarkastukseen. Sisäinen tarkkailu on toimintoja ja varainkäyttöä kontrolloivaa jatkuvaa toimintaa, jolla ehkäistään virheitä, vahinkoja ja väärinkäytöksiä. Tarkkailu on esimiestoimintaa selkeiden valtuuksien ja vastuun määrittelyä, asianmukaista työnjakoa ja toimivaa seurantaa. Sisäinen tarkastus on aktiivista tarkastustoimintaa, joka kohdistuu mm. rahoitus-, vaihto- ja käyttöomaisuuteen. Toimielin ja sen alainen henkilökunta vastaavat toimintaan liittyvistä vakuuksista. Hallintojohtaja tarkistaa pyydettäessä vakuuden sitovuuden. 3. Toimielin valitsee keskuudestaan ainakin yhden jäsenen, joka vähintään kerran vuodessa tarkastaa ennakolta ilmoittamatta toimielimelle kuuluvat rahavarat, arvopaperit ja vakuudet. Lisäksi esimies tarkastaa tai tarkastuttaa vähintään puolivuosittain johtamansa toiminnan rahavarat. Kassanhoitajan tai alitilittäjän vaihtuessa on aina toimitettava kassan tarkastus. Tarkastuksista annetaan kertomus taloustoimistolle.
2 RISKIEN HALLINTA JA VAKUUTTAMINEN 4. Riskienhallinnassa ja vakuuttamisessa noudatetaan seuraavia periaatteita: 4.1 Liikeriskit 4.2 Vahinkoriskit Liikeriskejä minimoidaan sopimuspolitiikalla, perintätoimin ja suhteuttamalla riskit kunnan riskinkantokykyyn. 4.2.1 Omaisuusriskit - Yhden vakuutuskohteen (esim. kiinteistö ja sillä oleva irtaimisto, metsät, ajoneuvo tms.) vakuuttamaton omavastuu v. 2002 on 20.000 +/- 10 %. Omavastuu voidaan sitoa indeksiin. - Metsät vakuutetaan vain palovakuutuksella. Yli viiden vuoden ikäisiä ajoneuvoja ei pääsääntöisesti vakuuteta ns. Kaskovakuutuksella. - Kiinteistöt vakuutetaan pääsääntöisesti täysarvovakuutuksella, johon sisäl-tyy kullakin kiinteistöllä oleva irtaimisto. 4.2.2 Henkilöstöriskit/henkilöriskit - Käytetään pääsääntöisesti pienintä yleisesti käytettävien vakuutusehtojen mukaista omavastuuta. - Kuntalaisia varten otetaan ns. kuntalaisvakuutus, jonka perusteella korvataan tapaturmat, jotka sattuvat kunnan järjestämissä ja valvomissa toiminnoissa. 4.2.3 Toimintariskit Vastuu: - Kunnan vahingonkorvausvastuuta varten otetaan vastuuvakuutus, omavastuu 1.000 +/- 10 %, vastuukatto 1 milj. +/-10 %, omavastuu voidaan sitoa indeksiin. - Kaikkia vastuita ei ole mahdollista tai tarkoituksenmukaista vakuuttaa. Keskeytys: - Keskeytysvahinkoihin varaudutaan lisäkuluvakuutuksella kunnan toiminnan kannalta keskeisimpien rakennusten osalta.
3 4.3 Rahastointi Tavoitteeksi asetetaan, että verontasaus- ja varausrahastossa on riskikustannuksia varten pääomaa vähintään 10 kertaa omaisuusvakuutuksen omavastuuosuuden määrä, tilapäisestikään tämä varaus ei saa laskea alle omaisuusvakuutuksen omavastuuosuuden viisinkertaisen määrän. 4.4 Kunnan riskienhallintapolitiikkaa voidaan tarkistaa talousarvioteitse ja kunnanhallituksen käyttösuunnitelmalla. 4.5 Hallintojohtaja ratkaisee asiat, jotka koskevat vakuutussopimusten tekemistä kunnanhallituksen periaateratkaisujen puitteissa. TALOUSSUUNNITTELU TALOUDEN SUUNNITTELU 5. Taloussuunnittelun aikataulu: - talousarvion ja kuntasuunnitelman laadintaohjeet 20.6. mennessä - hallintokuntien ehdotukset 31.8. mennessä - verotusperusteista päättäminen 16.11. mennessä - talousarvion ja kuntasuunnitelman hyväksyminen 20.12. mennessä Aikataulusta voidaan poiketa kunnanhallituksen päätöksellä. TALOUSARVIO 6. Talousarvion käyttösuunnitelmat ja sitovuustaso: Kunnanvaltuusto päättää talousarviosta, jossa annetaan toimielimille tulosalueittain ja hankkeittain määrärahat, tuloarviot ja tavoitteet. Toimielin (kunnanhallitus, lautakunta, johtokunta): a) hyväksyy käyttösuunnitelmat, joilla tulosalueen määräraha ja tuloarvio jaetaan tulosyksiköihin (käyttötalousosa) ja kohteisiin (investointiosa) sekä asetetaan tarkennetut tavoitteet tulosyksiköittäin (tulosyksikkö I) ja kohteittain sekä b) päättää omalta osaltaan tehtävien toteuttamisesta ja määrärahojen käytöstä.
4 Mikäli toimielin haluaa pitää määrärahan käyttöoikeuden itsellään, sen hyväksymään käyttösuunnitelmaan on otettava tästä tarpeelliset määräykset. Kunnanhallituksella on oikeus siirtää ratkaistavakseen lautakunnan tekemä käyttösuunnitelmapäätös. Kunnanhallituksella on myös talousarvion täytäntöönpanon yhteydessä oikeus antaa kunnan muille toimielimille lähempiä ohjeita ja määräyksiä määrärahojen käytöstä. Hyväksytyt käyttösuunnitelmat on toimitettava kunnanhallitukselle (taloustoimistoon) kahden kuukauden kuluessa talousarvion hyväksymisestä. Toimielimen määräämä, sen alainen viranhaltija on vastuussa toimielimen koko tehtäväalueesta. Tämä viranhaltija: a) hyväksyy tulosyksiköitä (tulosyksikkö II) ja kohteita koskevat käyttösuunnitelmat ja b) päättää omalta osaltaan tehtävien toteuttamisesta ja määrärahojen käytöstä. Tämä viranhaltija myös päättää siitä, vaaditaanko käyttösuunnitelmia alemmalla viranhaltijatasolla ja kuka viranhaltija tällöin käyttösuunnitelman hyväksyy. Mikäli kunnalla on oikeus saada investointiin valtionosuutta, ei investointia saa toteuttaa ilman valtionosuutta. ellei erikseen ole toisin päätetty. Talousarvion perusteluissa esitetyt laskelmat ja selvitykset ovat ohjeellisia, ellei kunnanvaltuusto erikseen totea jotakin kohtaa sitovaksi merkinnällä "Sitova perustelu". Kaikki toimielimet ja viranhaltijat ovat velvollisia noudattamaan sitovia perusteluja. Kuntasuunnitelman sitovuustaso on säädetty kunnallislaissa ohjeelliseksi. RAHATOIMI RAHATOIMEN PERIAATTEET 7. Lainanotto Kilpailuttamalla tai muutoin varmistaudutaan lainaehtojen edullisuudesta suhteutettuna rahamarkkinatilanteeseen. Otettaessa lainaa julkisista rahoituslähteistä voidaan käyttää myös hallinnollista korkoa. Mikäli on aihetta epäillä rahan alkuperää, lainaa ei oteta ilman kunnanhallituksen lupaa. Ulkomaanrahamääräisen lainan osuus kokonaislainamäärästä saa olla enintään 20 %. Kurssiriskiä ei suojata terminoimalla. Mikäli maksuvalmius sallii, suojaavia talletuksia voidaan tehdä ulkomaanrahamääräisinä.
5 8. Likvidien varojen sijoittaminen Sijoitustoiminnan periaate on se, että likvideille varoille hankitaan paras mahdollinen tuotto kilpailuttamalla. Sijoitusmuotoina käytetään kotimaisten pankkien omavastuisia/pankkien takaamia sitoumuksia tai kuntien tai valtion velkasitoumuksia. Muihin sijoituskohteisiin tarvitaan kunnanhallituksen lupa. MAKSULIIKENNE 9. Taloustoimisto hoitaa kunnan maksuliikenteen keskitetysti sekä huolehtii kunnan maksuvalmiudesta, jota varten osastojen on pyydettäessä ilmoitettava oman alueensa rahaliikenteen ennakkoarvio sekä suurimpien meno- ja tuloerien ajankohta. Ostolaskut kirjataan taloustoimistossa. Laskut on toimitettava kirjausta varten hyvissä ajoin ennen eräpäivää, jotta kunta saa sille kuuluvat alennukset ja välttyy viivästyskorkojen maksamiselta. Toistuvasti suorituksia saaville yrityksille ja henkilöille maksetaan kaikki laskut ostoreskontran kautta. Tällöin saadaan yhteenvedot suoraan rekisteristä ja vältetään ylimääräinen käsin tehtävä työ. Organisaatiossa voi olla alitilityskassoja, joihin voidaan vastaanottaa maksuja. Näistä pidetään kirjaa sekä tehdään tilitykset tarpeellisin aikavälein. Alitilityskassoista, niiden määristä ja tilitysvelvollisuuksista päättää pääkassanhoitaja. 10. Laskujen hyväksyminen Tulosalueiden/-yksiköiden vastuuhenkilöt hyväksyvät oman tulosalueensa/- yksikkönsä laskut. Muut laskujen hyväksyjät määrää toimielimen vastuuhenkilö tai osastopäällikkö, mikäli toimielimen alaisuudessa on useampia osastoja. Päätöksestä ilmoitetaan taloustoimistoon. Ilmoitukseen liitetään mahdollisten uusien hyväksyjien nimikirjoitusnäytteet. Hyväksyjän on merkittävä laskuun talousarvion menokohta täydellisenä. Laskun hyväksyjä on vastuussa laskun oikeellisuudesta, myös laskutoimituksista ja arvonlisäveromerkinnöistä. Hyväksyttävässä laskussa täytyy lisäksi olla riittävä asiaselitys, jossa mainitaan aika, tavarain tai suoritusten laatu, määrä ja yksikköhinta sekä laitoksen yms. nimi. Ellei toimitettu tavara ilmene riittävän selvästi laskuun merkitystä nimikkeestä, täytyy lasku tältä osin varustaa riittävällä selvityksellä. Hyväksyjän on varmistuttava siitä, että tavara tai palvelu on saatu kunnalle.
6 11. Tulojen kanto, laskutukset Hallintokunnat hoitavat laskutuksensa itsenäisesti. Laskutukset tulee hoitaa pääsääntöisesti atk:lla. Tulot on kannettava riittävän ajoissa - tarvittaessa ennakkolaskutusta käyttäen. Erääntyneistä saatavista peritään todelliset perintäkulut, vähintään 5, sekä lain sallima viivästyskorko, ellei korosta ole erikseen muuta päätetty. Merkintä viivästyskorosta on tehtävä laskuun. Laskuun on merkittävä myös eräpäivä (maksuaika pääsääntöisesti 14 päivää netto ellei sopimuksesta tai lainsäädännöstä muuta johdu) ja tulokohta sekä arvonlisäveron euromäärä ja prosentti. Asiakkaan maksaessa ylisuorituksen, siirretään toistuvaislaskutuksissa alle 10 euron suuruiset suoritukset seuraavaan laskutukseen, mikäli se on tietoteknisesti mahdollista tai kirjataan suoritukseksi asiakkaalla avoimena olevaan muuhun saatavaan. Alle 5 euron saatavia tai viivästyskorkoja ei erikseen laskuteta. Alle 10 euron ylisuorituksia ei palauteta ilman eri pyyntöä. Jokainen hallintokunta huolehtii laskuttamiensa tulojen maksuntarkkailusta. Maksun viivästyessä tulee tavaroiden tai palvelujen toimitukset keskeyttää taikka käyttää muita keinoja kunnan vahingon pienentämiseksi. Saatavia seuraava viranhaltija ilmoittaa maksun viivästymisestä laskuttaneelle yksiköl-le, joka panee keskeytyksen toimeen. Maksujen lykkäystä voi johtosääntöjen mukaan myöntää kunnanhallitus ja eräissä tapauksissa taloustoimisto. Toimielinten ja viranhaltijoiden on huolehdittava tuloperusteiden tarkastuksis-ta tai tarkistusesitysten tekemisestä hyvissä ajoin ennen muutosten voimaantuloa. 12. Maksun pakkoperintä Jokainen hallintokunta huolehtii omien laskutustensa maksukehotusten lähettämisestä. Taloustoimisto huolehtii haastehakemusten ja ilman tuomiota ulosottokelpoisten saatavien perimispyynnöt ulosottoviranomaisille. Maksamattomista laskuista lähetetään yksi muistutus. Maksumuistutuksesta peritään perintälain mukainen 5 euron suuruinen perintäkulu. Mikäli suoritus-ta ei muistutuksen jälkeen saada, siirtää kunta perinnän perintätoimiston hoidettavaksi. Ulosotolla ei peritä alle 10 euron saatavia, eikä haastehakemuksella alle 20 euron suuruisia saatavia.
7 Ulosottoviranomaisten varattomiksi toteamien asiakkaitten saatavia ei peritä ulosotolla/haastehakemuksella niin kauan kuin varattomuuden voidaan olettaa jatkuvan. LASKENTATOIMI KIRJANPITO 13. Kirjanpidossa ja tilinpäätöksen laatimisessa noudatetaan kuntalain taloussäännöksiä ja soveltuvin osin kirjanpitolakia ja -asetusta. Kirjanpito laaditaan niin, että tulosalueet ja -yksiköt saavat siitä suoraan toimintojen ohjauksessa ja seurannassa tarvitsemansa tiedot, laskelmat ja tunnusluvut. Tulosyksiköt laativat ja antavat vuosittain eri yksiköiden välisistä sisäisistä laskutuseristä selvityksen kirjanpitoon. Niiden hinnoittelusta päättää ao. viranomainen. Hinnoittelu tehdään, mikäli mahdollista, ennakkoarviona siten, että laskutuseriä voidaan kirjata seurannan helpottamiseksi jo kalenterivuoden kuluessa menokirjauksina. Lähetettyjen laskujen euromäärä kirjataan kirjanpitoon saamiseksi. Jos kunnalle saatavaksi kirjattua tuloa ei ole saatu ulosottoteitse perittyä tai sen periminen ei muista syistä ole mahdollista, kunnanhallituksella tai sen mukaan kuin johtosäännöissä määrätään, ao. lautakunnalla on oikeus poistaa ko. saatava tileistä. Tileistä poistettu saatava on perittävä, jos olosuhteissa on tapahtunut perinnän mahdollistava muutos. Taloustoimisto pitää luetteloa saatavista. Niiden perintätoimet uudistetaan aika ajoin, jotta saatava ei pääse vanhenemaan. Kunnan arvopaperien luettelointi ja säilytys hoidetaan taloustoimistossa. Kunnan rahastot sisältyvät kunnan kirjanpitoon. Kaikki yli 10.000 euron suuruiset käyttöomaisuushankinnat kirjataan investointimenoksi, tätä pienemmät hankinnat ovat käyttötalousmenoa, ellei kunnanhallitus toisin päätä. Kunnan käyttöomaisuudesta pidetään erillistä käyttöomaisuuskirjanpitoa. IRTAIMISTO 14. Käytöstä poistetun irtaimiston osalta voi ao. osastopäällikkö päättää sen myymisestä tai siirrosta yhteismyyntiä varten. Poistettava kalusto myydään pääsääntöisesti julkisella kaupalla. Kunnan omaisuus merkitään joko merkintäkynällä, erikseen kiinnitettävällä tarralla, leimasimella tai muulla pysyvällä merkinnällä aina kun merkintä onnistuu kohtuullisin kustannuksin ja käyttöarvoa alentamatta. Kunnan omai-
8 suuden säilymisestä ja merkitsemisestä vastaa kunkin talousyksikön esimies oman yksikkönsä osalta. MÄÄRÄRAHASEURANTA JA RAPORTOINTI 15. Määrärahaseuranta Määrärahojen käytön seuranta tapahtuu hallintokuntien omilla tietojenkäsittelylaitteilla siten, että jokaisella on mahdollisuus ottaa tarvitsemansa seurantalista itse. Taloustoimisto tulostaa raportteja aina pyydettäessä niille hallintokunnille, joilla ei ole teknisiä mahdollisuuksia tulostaa niitä itse. Valtionosuuksia varten tarvittavat selvitykset samoin kuin valtionosuuden alaisista rakennushankkeista tarvittavat selvitykset tekee ao. hallintokunta. Valtionosuussaamisten seurantaa ja päätöksentekoa varten on jäljennös hakemuksesta sekä lausunto saadusta valtionosuuspäätöksestä toimitettava hallintojohtajalle. Rakennuskustannusten erittelyjä varten tarpeellinen tilikartan sisältö sovitaan yhteistyössä ao. osaston sekä teknisen osaston ja taloustoimiston kesken, jolloin kustannukset rakennustyön aikana kirjataan oikealla tarkkuudella rakennuskohteen menoksi. Käyttömenojen erittelyä varten tarpeelliset seurannat sovitaan tilikartan laadinnan yhteydessä seuraavaa vuotta varten. 16. Raportointi Raportointi kunnanvaltuustolle: - Talousarvion toteutumisvertailu tulosalueittain ajalta 1.1.-30.6. elokuulla - Alustavat tiedot talousarvion toteutumisesta maalis-huhtikuulla - Tilinpäätöksen käsittely touko-kesäkuulla Raportointi kunnanhallitukselle: - Talousarvion toteutumisvertailu tulosalueittain talousarvio-ohjeiajalta 1.1.-30.4. den antamisen yhteydessä viimeistään 20.6. - Talousarvion toteutumisvertailu ajalta talousarviokäsitteajalta 1.1.-31.8. lyn yhteydessä syys-lokakuulla - Alustava tilinpäätös maaliskuulla - Tilinpäätös huhtikuulla
9 Raportointi muille toimielimille: - Tulosalueiden/-yksiköiden vastuuhenkilöt vastaavat siitä, että toimielimillä on riittävän ajantasaiset tiedot määrärahojen ja tuloarvioiden sekä tavoitteiden toteutumisesta. Raportointia kehitetään tietojenkäsittelyjärjestelmän tarjoamien mahdollisuuksien rajoissa. ERITYISIÄ MÄÄRÄYKSIÄ AVUSTUKSET, LAINAT JA TAKAUKSET 17. Kunnanhallituksella (taloustoimistolla) ja muilla toimielimillä on oikeus saada tarvittavat tiedot toiminnasta ja taloudesta niiltä yhteisöiltä, joille kunta on myöntänyt avustusta, lainaa tai takauksen tai joiden puolesta kunta on antanut pantin. VARASTOT 18. Varsinaisen varaston materiaalihankinnat rahoitetaan kassavaroin. Muut materiaalihankinnat rahoitetaan talousarviovaroin. Kunnanhallitus määrää varastojen suuruudet ja niihin sidottujen varojen enimmäismäärät. Varsinaiselle varastolle on määrättävä vastuunalainen hoitaja, joka vastaa siitä, että materiaali vastaanotetaan, varastoidaan ja luovutetaan annettujen ohjeiden mukaisesti. Kulutusvarastosta vastaa se, jonka käyttöön materiaali on hankittu. Materiaalin varastoon vastaanottaa ja kuittaa saaduksi varastonhoitaja tai hänen määräämänsä henkilö. Varastosta luovutetaan materiaalia tarkoituksenmukaisissa erissä. Varsinainen varasto (keskusvarasto ja puutavaravarastot) on inventoitava vähintään kerran vuodessa. Varastoluettelo on inventoinnin suorittajan päivättävä ja allekirjoitettava. Tilinpäätöksessä varastot on arvostettava hankintaarvoon. Varasto-oikaisuista päättää tekninen lautakunta. Teknisen lautakunnan keskuudestaan määräämän henkilön tai henkilöiden tulee vähintään kerran vuodessa tarkastaa sen hallinnassa olevat varastot. Tarkastuksesta on annettava raportti lautakunnalle.
10 Käyttöön soveltumaton materiaali on poistettava varastosta. Poistosta päättää tekninen lautakunta. Käyttöomaisuutta varastoitaessa ja käyttöön luovutettaessa noudatetaan soveltuvan osin varsinaisesta varastosta annettuja määräyksiä.