JIK-PERUSPALVELULIIKELAITOSKUNTAYHTYMÄN TALOUDENHOIDON TOIMINTAOHJEET

Transkriptio

1 1 JIK-PERUSPALVELULIIKELAITOSKUNTAYHTYMÄN TALOUDENHOIDON TOIMINTAOHJEET Johtokunnan 28. päivänä toukokuuta 2010 hyväksymä - Ohjeet tulevat voimaan alkaen 1. YLEISIÄ MÄÄRÄYKSIÄ SISÄINEN VALVONTA RISKIEN HALLINTA JA VAKUUTTAMINEN LIIKERISKIT VAHINKORISKIT Omaisuusriskit Henkilöstöriskit Toimintariskit TALOUDEN SUUNNITTELU TALOUSARVIO RAHATOIMEN PERIAATTEET LAINANOTTO JA SIJOITUSTOIMINTA MAKSULIIKENNE LASKUJEN KÄSITTELY Tosite Hyväksyjä Vastaanottaja/asiatarkastaja TULOJEN KANTO, LASKUTUKSET MAKSUN PAKKOPERINTÄ LASKENTATOIMI KIRJANPITO IRTAIMISTO MÄÄRÄRAHASEURANTA JA RAPORTOINTI MÄÄRÄRAHASEURANTA RAPORTOINTI ERITYISIÄ MÄÄRÄYKSIÄ... 8

2 2 1. YLEISIÄ MÄÄRÄYKSIÄ Taloudenhoidon toimintaohjeet perustuvat voimaan tulleeseen liikelaitoskuntayhtymän perussopimukseen sekä kuntalain ao. määräyksiin. 2. SISÄINEN VALVONTA Kunkin vastuualueen/-yksikön vastuuhenkilön on järjestettävä toimintaan nähden riittäväntasoinen sisäinen valvonta, jolla ehkäistään virheiden, vahinkojen ja väärinkäytösten syntyminen. Kukin esimies vastaa sisäisestä valvonnasta johtamansa toiminnan osalta. Sisäinen valvonta jakaantuu sisäiseen tarkkailuun ja sisäiseen tarkastukseen. Sisäinen tarkkailu on toimintoja ja varainkäyttöä kontrolloivaa jatkuvaa toimintaa, jolla ehkäistään virheitä, vahinkoja ja väärinkäytöksiä. Tarkkailu on esimiestoimintaa, selkeiden valtuuksien ja vastuun määrittelyä, asianmukaista työnjakoa ja toimivaa seurantaa. Sisäinen tarkastus on aktiivista tarkastustoimintaa, joka kohdistuu mm. rahoitus-, vaihto- ja käyttöomaisuuteen. Johtokunta valitsee keskuudestaan ainakin yhden jäsenen, joka vähintään kerran vuodessa tarkastaa ennakolta ilmoittamatta yksiköille kuuluvat rahavarat. Lisäksi esimies tarkastaa tai tarkastuttaa vähintään vuosittain johtamansa toiminnan rahavarat. Kassanhoitajan vaihtuessa on aina toimitettava kassan tarkastus. Tarkastuksista annetaan kertomus taloushallinnolle. 3. RISKIEN HALLINTA JA VAKUUTTAMINEN Riskienhallinnassa ja vakuuttamisessa noudatetaan seuraavia periaatteita: 3.1 Liikeriskit Liikeriskejä minimoidaan sopimuspolitiikalla, perintätoimin ja suhteuttamalla riskit liikelaitoskuntayhtymän riskinkantokykyyn. 3.2 Vahinkoriskit Omaisuusriskit - Kullakin kiinteistöllä oleva irtaimisto vakuutetaan pääsääntöisesti täysarvovakuutuksella. - Yhden vakuutuskohteen (irtaimisto) vakuuttamaton omavastuu v on Omavastuu voidaan sitoa indeksiin.

3 3 - Kiinteistöt ovat vuokralla liikelaitoskuntayhtymällä ja jäsenkuntien vakuutusturvaan kuuluvia Henkilöstöriskit - Käytetään pääsääntöisesti pienintä yleisesti käytettävien vakuutusehtojen mukaista omavastuuta Toimintariskit Vastuu: - Liikelaitoskuntayhtymän vahingonkorvausvastuuta varten otetaan vastuuvakuutus (toiminnanvastuu), omavastuu 1.000, vakuutusmäärä henkilö ja esinevahingossa, omavastuu ja vakuutusmäärä voidaan sitoa indeksiin. - Liikelaitoskuntayhtymän hallinnonvastuuta varten otetaan vastuuvakuutus (erityisvastuu), omavastuu 1.000, vakuutusmäärä yhden vakuutuskauden aikana todetuissa taloudellisissa vahingoissa, omavastuu ja vakuutusmäärä voidaan sitoa indeksiin. Keskeytys: - Keskeytysvahinkoihin varaudutaan lisäkuluvakuutuksella liikelaitoskuntayhtymän toiminnan osalta. Vakuutetaan palon, rikoksen, lvis-vahingon ja luonnonilmiön aiheuttamat lisäkulut, vakuutusmäärä , omavastuu 2.000, omavastuu ja vakuutusmäärä voidaan sitoa indeksiin. 4. TALOUDEN SUUNNITTELU Taloussuunnittelun aikataulu - talousarvion ja taloussuunnitelman laadintaohjeet mennessä - yksikköjen ehdotukset mennessä - talousarvion ja taloussuunnitelman, alustava käsittely johtokunnassa mennessä hyväksyminen johtokunnassa mennessä Aikataulusta voidaan poiketa johtokunnan päätöksellä. 5. TALOUSARVIO Talousarvion sitovuustaso Johtokunta päättää talousarviosta, jossa annetaan vastuualueille (osastotaso 02) ja hankkeille määrärahat, tuloarviot ja sitovat tavoitteet. Talousarviossa mää-

4 4 ritellään käyttötalouden, investointiosan, rahoitus- ja tuloslaskelmaosan sitovuustasot. Johtokunnalla on myös talousarvion täytäntöönpanon yhteydessä oikeus antaa lähempiä ohjeita ja määräyksiä määrärahojen käytöstä. Johtokunnan määräämä viranhaltija on toiminnallisessa vastuussa vastuualueen ja -yksikön tehtäväalueesta. Tämä viranhaltija päättää omalta osaltaan tehtävien toteuttamisesta ja määrärahojen käytöstä. Talousarvion perusteluissa esitetyt laskelmat ja selvitykset ovat ohjeellisia, ellei johtokunta erikseen totea jotakin kohtaa sitovaksi merkinnällä "Sitova perustelu". Kaikki vastuualueet/-yksiköt ja viranhaltijat ovat velvollisia noudattamaan sitovia perusteluja. Taloussuunnitelman sitovuustaso on säädetty kuntalaissa ohjeelliseksi. 6. RAHATOIMEN PERIAATTEET 6.1. Lainanotto ja sijoitustoiminta Liikelaitoskuntayhtymän johtokunta päättää lainan ottamista sekä lainan antamista ja muuta sijoitustoimintaa koskevista periaatteista. Johtokunta voi siirtää lainan ottamisen ja sijoitustoimintaa koskevaa toimivaltaansa edelleen viranhaltijoille Maksuliikenne Taloushallinto hoitaa liikelaitoskuntayhtymän maksuliikenteen keskitetysti sekä huolehtii liikelaitoskuntayhtymän maksuvalmiudesta. Manuaalisesti käsiteltävät ostolaskut kirjataan taloushallinnossa. Laskut on toimitettava kirjausta varten hyvissä ajoin ennen eräpäivää, jotta liikelaitoskuntayhtymä saa sille kuuluvat alennukset ja välttyy viivästyskorkojen maksamiselta. Sähköisesti kiertävät ostolaskut scannataan sähköiseen järjestelmään taloushallinnossa ja sen jälkeen asiatarkastetaan, tiliöidään ja hyväksytään eri yksiköissä, minkä jälkeen ko. ostolaskut maksetaan keskitetysti taloushallinnossa. Toistuvasti suorituksia saaville yrityksille ja henkilöille maksetaan kaikki laskut ostoreskontran kautta. Tällöin saadaan yhteenvedot suoraan rekisteristä ja vältetään ylimääräinen käsin tehtävä työ. Organisaatiossa voi olla käteiskassoja, joihin voidaan vastaanottaa maksuja. Näistä pidetään kirjaa sekä tehdään tilitykset tarpeellisin aikavälein. Käteiskassoista, niiden määristä ja tilitysvelvollisuuksista päättää talousjohtaja.

5 Laskujen käsittely Johtokunnan päätöksellään vahvistamat vastuualueiden/-yksikköjen vastuuhenkilöt hyväksyvät oman vastuualueensa/-yksikkönsä laskut. Muut laskujen hyväksyjät määrää vastuualueen vastuuhenkilö. Päätöksestä ilmoitetaan taloushallintoon. Ilmoitukseen liitetään mahdollisten uusien hyväksyjien nimikirjoitusnäytteet Tosite Kirjanpito perustuu päivättyihin ja numeroituihin tositteisiin, joilla meno- ja tulotapahtumat dokumentoidaan. Tositteet on varustettava asianmukaisin merkinnöin seuraavasti: Menotositteesta on käytävä ilmi seuraavat asiat: 1. Laskuttajan nimi, arvonlisäverotunniste (Y-tunnus) ja muut riittävät yhteystiedot 2. Laskun aihe (vastaanotettu tuotannontekijä); mikäli käytetään koodeja tai vastaavia, on aihe kirjoitettava myös selväkielisesti 3. Mikäli laskutus koskee työkorvausta, josta ei suoriteta ennakonpidätystä sen vuoksi, että saaja on merkitty ennakkoperintärekisteriin tulee ennakkoperintärekisteriote vaatia ensimmäisen laskun yhteydessä ja muulloinkin tarvittaessa 4. Arvonlisäverokanta ja arvonlisäveron määrä, verottomuuden peruste 5. Toimituspaikka ja -aika 6. Tavaran tai työsuorituksen vastaanottaja 7. Hyväksyjä 8. Tilimerkinnät: kirjanpidon menotili, kustannuspaikka ja alv-koodi 9. Maksettava euromäärä 10. Eräpäivä 11. Että menon suorittamiseen on riittävästi määrärahaa. Tulotositteesta on käytävä ilmi seuraavat asiat: 1. Maksajan nimi ja muut riittävät yhteystiedot 2. Tulon aihe selväkielisesti 3. Saatavan suorituksen määrä 4. Arvonlisäverokanta ja arvonlisäveron määrä, verottomuuden peruste 5. Tilimerkinnät: kirjanpidon tulotili, kustannuspaikka ja alv-koodi 6. Tavaran tai palvelun luovutusajankohta Hyväksyjä Hyväksyjä vastaa siitä, että 1. Tositteeseen on merkitty siihen merkittäväksi edellytettävät tiedot 2. Menon peruste on asiallisesti oikea 3. Tilimerkinnät ovat oikeat 4. Menon suorittamiseksi on käytettävissä määräraha 5. Hyväksyjällä on valtuus toimia hyväksyjänä 6. Hyväksyjä ei ole esteellinen

6 6 Hyväksyjän ollessa esteellinen hyväksymään suoritusta (mm. kun suoritus kohdistuu häneen itseensä) hyväksyjänä toimii hänen esimiehensä. Liikelaitoskuntayhtymän johtajan ollessa esteellinen, hyväksyjänä toimii talousjohtaja Vastaanottaja / asiatarkastaja Vastaanottajana/asiatarkastaja toimii tavaran tai työsuorituksen tilaaja tai muu henkilö, joka voi todentaa sen, että tavara tai palvelu on saatu. Tilaajan on ennen tilauksen tekemistä varmistettava hyväksyjältä tilauksentekovaltuus. Laskun vastaanottajana/asiatarkastajana ja hyväksyjänä ei saa olla sama henkilö Tulojen kanto, laskutukset Eri yksiköt hoitavat laskutuksensa itsenäisesti. Laskutukset tulee hoitaa pääsääntöisesti laskutusohjelmilla. Tulot on kannettava riittävän ajoissa - tarvittaessa ennakkolaskutusta käyttäen. Erääntyneistä saatavista peritään todelliset perintäkulut, vähintään 5, sekä lain sallima viivästyskorko, ellei korosta ole erikseen muuta päätetty. Merkintä viivästyskorosta on tehtävä laskuun. Laskuun on merkittävä myös eräpäivä (maksuaika pääsääntöisesti 14 päivää netto ellei sopimuksesta tai lainsäädännöstä muuta johdu) ja tulokohta sekä arvonlisäveron euromäärä ja prosentti. Maksujen lykkäystä voi laskuttaja myöntää enintään kuukauden. Pitempiaikaisista maksujen lykkäyksistä ja maksusuunnitelmien hyväksymisestä päättää talousjohtaja. Asiakkaan maksaessa ylisuorituksen, siirretään toistuvaislaskutuksissa alle 20 euron suuruiset suoritukset seuraavaan laskutukseen, mikäli se on tietoteknisesti mahdollista tai kirjataan suoritukseksi asiakkaalla avoimena olevaan muuhun saatavaan. Alle 5 euron saatavia tai viivästyskorkoja ei erikseen laskuteta. Alle 20 euron ylisuorituksia ei palauteta ilman eri pyyntöä. Taloushallinto huolehtii laskutettujen tulojen maksuntarkkailusta, jokainen yksikkö tarkistaa kuitenkin perintälistat ennen maksumuistutusten lähettämistä. Yksikköjen ja viranhaltijoiden on huolehdittava tuloperusteiden tarkistuksista ja tarkistusesitysten tekemisestä hyvissä ajoin ennen muutosten voimaantuloa Maksun pakkoperintä Taloushallinto huolehtii laskutusten maksukehotusten lähettämisestä. Taloushallinto huolehtii haastehakemusten ja ilman tuomiota ulosottokelpoisten saatavien perimispyynnöt ulosottoviranomaisille. Käytännössä maksukehoitukset/perintätoimenpiteet on ulkoistettu perintäyhtiölle.

7 7 Maksamattomista laskuista lähetetään kaksi muistutusta. Maksumuistutuksesta peritään perintälain mukainen 5 euron suuruinen perintäkulu. Ulosotolla ei peritä alle 10 euron julkisoikeudellisia saatavia, eikä haastehakemuksella alle 85 euron suuruisia yksityisoikeudellisia saatavia. Ulosottoviranomaisten varattomiksi toteamien asiakkaitten saatavia ei peritä ulosotolla/haastehakemuksella niin kauan kuin varattomuuden voidaan olettaa jatkuvan. 7. LASKENTATOIMI 7.1. Kirjanpito Kirjanpidossa ja tilinpäätöksen laatimisessa noudatetaan kuntalain taloussäännöksiä ja soveltuvin osin kirjanpitolakia ja -asetusta. Kirjanpito laaditaan niin, että vastuualueet ja -yksiköt saavat siitä suoraan toimintojen ohjauksessa ja seurannassa tarvitsemansa tiedot, laskelmat ja tunnusluvut. Sisäiset laskut laskutetaan kuukausittain ja toimitetaan hyväksyttyinä kirjanpitoon. Lähetettyjen laskujen euromäärä kirjataan kirjanpitoon saamiseksi. Jos liikelaitoskuntayhtymälle saatavaksi kirjattua tuloa ei ole saatu ulosottoteitse perittyä tai sen periminen ei muista syistä ole mahdollista (esim. varaton kuolinpesä), johtokunnalla tai sen mukaan kuin hallintosäännössä määrätään ao. viranhaltijalla on oikeus poistaa ko. saatava tileistä. Tileistä poistettu saatava on perittävä, jos olosuhteissa on tapahtunut perinnän mahdollistava muutos. Taloushallinto pitää luetteloa saatavista. Niiden perintätoimet uudistetaan aika ajoin, jotta saatava ei pääse vanhenemaan. Kaikki yli euron suuruiset käyttöomaisuushankinnat kirjataan investointimenoksi, tätä pienemmät hankinnat ovat käyttötalousmenoa, ellei johtokunta toisin päätä. Liikelaitoskuntayhtymän käyttöomaisuudesta pidetään erillistä käyttöomaisuuskirjanpitoa Irtaimisto Käytöstä poistetun irtaimiston osalta voi vastuualueen vastuuhenkilö päättää sen myymisestä/poistamisesta. Liikelaitoskuntayhtymän omaisuus merkitään joko merkintäkynällä, erikseen kiinnitettävällä tarralla, leimasimella tai muulla pysyvällä merkinnällä aina kun merkintä onnistuu kohtuullisin kustannuksin ja käyttöarvoa alentamatta. Omaisuuden säilymisestä ja merkitsemisestä vastaa kunkin yksikön vastuuhenkilöt oman yksikkönsä osalta.

8 8 8. MÄÄRÄRAHASEURANTA JA RAPORTOINTI 8.1. Määrärahaseuranta Jokainen vastuualue/-yksikkö seuraa määrärahojensa käyttöä itse. Taloushallinto tulostaa raportteja aina pyydettäessä niille yksiköille, joilla ei ole mahdollisuuksia tulostaa niitä itse. Valtionosuuksia varten tarvittavat selvitykset tekee taloushallinto yhteistyössä ao. yksikön kanssa. Käyttömenojen erittelyä varten tarpeelliset seurannat sovitaan talousarvion laadinnan yhteydessä seuraavaa vuotta varten Raportointi Raportointi johtokunnalle, yhtymäkokoukselle, tilaajalautakunnalle ja jäsenkunnille: - Toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutumisesta raportoidaan neljännesvuosittain (ajalta , ja ). Koko toimintavuoden osalta raportointi annetaan tilinpäätöksessä. Raportointia kehitetään tietojenkäsittelyjärjestelmän tarjoamien mahdollisuuksien rajoissa. 9. ERITYISIÄ MÄÄRÄYKSIÄ Varastot Varsinaisen varaston materiaalihankinnat rahoitetaan kassavaroin. Muut materiaalihankinnat rahoitetaan talousarviovaroin. Varsinaiselle varastolle on määrättävä vastuunalainen hoitaja, joka vastaa siitä, että materiaali vastaanotetaan, varastoidaan ja luovutetaan annettujen ohjeiden mukaisesti. Varastosta luovutetaan materiaalia tarkoituksenmukaisissa erissä. Kulutusvarastosta vastaa se, jonka käyttöön materiaali on hankittu. Varsinainen varasto on inventoitava vähintään puolivuosittain. Varastoluettelo on inventoinnin suorittajan päivättävä ja allekirjoitettava. Tilinpäätöksessä varastot on arvostettava hankinta-arvoon (painotettu keskihinta) tai todennäköiseen myyntihintaan, jos jälkimmäinen arvo on alempi.