HALLINNON TYÖRYHMÄ Valmistelija Riitta Pitkänen Maakuntauudistuksen johtoryhmä 8.6.2017
HALLINNON TYÖRYHMÄN TEHTÄVÄT ESIVALMISTELUN AIKANA (30.6.2017 SAAKKA) 1) Maakunnan vastuulle siirtyvien sopimusten kartoittaminen -> ehdotus sopimuksiin liittyviksi suuntaviivoiksi nykyisille toimijoille -> ehdotus väliaikaishallinnolle sopimuksiin liittyvistä jatkotoimenpiteistä 2) Väliaikaishallinnon toiminnan varmistaminen mm. hallintosäännön/työjärjestyksen laatiminen 3) Maakunnan sääntöjen (erityisesti hallintosääntö) esivalmistelu
Hallintotyöryhmän työskentely ja tulokset 23.5.2017 mennessä Työryhmänkokous (suunnitelma 19.1. ja työryhmän ja työjaoston toteuma 23.5) Sisältö Toteuma 23.5. Tammikuu 19.1. (PPL, Kurki), ( työjaosto 24.1) Helmikuu 21.2. (Ely-keskus, Kymmenen virran Sali) -> kokous siirrettiin pidettäväksi 2.3. (työjaosto 8.2.) Orientaatio tulevaan tehtävään, työryhmän järjestäytyminen ja työskentelystä sopiminen Sopimuksiin liittyvän kartoituksen kyselylomake, yleisohjeet toimijoille Sovittiin valmisteltavaksi sopimuskartoitus, väliaikaishallinnon työjärjestys sekä mahdollisuuksien mukaan maakunnan hallintosäännön esivalmistelusta. Työjaosto valmisteli sopimuskartoituksen ja ohjeistuksen maakuntauudistukseen siirtyville, kysely ja ohjeet kuntiin 24.3.2017. Maaliskuu 22.3. (PPL, Siikasali) -> peruttiin (työjaostot 1.3., 31.3.) Huhtikuu 27.4. (PPL, Reykjavik) (työjaostot 5.4., 19.4.) Väliaikaishallinnon hallintosääntö Väliaikaishallinnon hallintosääntö, sopimuskartoituksen tulokset Työjaosto aloitti väliaikaishallinnon työjärjestyksen laatimisen (Valmisteluvastuu Sari Haatajalla) Väliaikaishallinnon työjärjestyksen laatiminen jatkui. Työjaosto lähetti uuden kirjeen kuntiin ja sopimuskartoitukselle annettiin lisäaikaa 15.5.saakka. Vastaajilta pyyntö sopimusten taltioimisesta työtilaan (OTT) (työtila ei vielä käytössä). Toukokuu 24.5. (OYS, ls. 2)-> siirretty 9.6. pidettäväksi (työjaostot 15.5., 24.5.) Kesäkuu 21.6, (PPL, Siikasali) (työjaostot? Maakunnan hallintosääntö, hahmotus ehdotukseksi väliaikaishallinnolle Ehdotukset jatkotoimenpiteiksi väliaikaishallinnolle, orientaatio syksyn työskentelyyn. Maakunnan hallintosääntöä ei valmistella tässä vaiheessa, koska organisaatiomalli on sopimatta. Väliaikaishallinnon työjärjestyksestä keskustelu väliaikaisen toimielimen epävirallisessa kokouksessa 19.5., evästykset huomioidaan jatkovalmistelussa. Raportti työskentelystä ja ehdotukset väliaikaishallinnolle työn jatkamisesta annetaan. Elokuu? Maakuntavaalien valmisteluun liittyvä asiat Valmistelun muuttuminen- väliaikaishallinnon aikana, osa valmistelijoista aloittaa elokuussa. Työryhmän/työjaoston työn jatkuminen?
Sopimuskartoituksen tilanne 24.5. Kunnille ohjeistus sopimuksiin liittyen sekä sopimuskartoitus 3/2017, muistutus ja jatkoaika 4/2017, edelleen muistutus 5/2017 Kartoituksen piiriin kuuluvia tahoja on yhteensä 41 ja kartoitettavat sopimukset on jaettu kuuteen (6) eri aihepiiriin. Käyttökelpoisia vastauksia on 24.5. mennessä tullut seuraavasti: ICT 13 kpl, yleishallinto 12 kpl, materiaalihankinnat 13 kpl, palvelusopimukset 20 kpl, myyntisopimukset 12 kpl. Vastausten osuus on siis kaikilta osin alle 50%. Kooste sopimuksista (excel) PPL kirjaamo -> tieto valmisteluryhmille Sopimukset pdf:nä, tallennus OTT:lta hankittuun työtilaan Valmisteltu sopimusten hallinnan hankintaa, mikäli Innofactor Dynastyn sopimushallinnan moduulia tullaan käyttämään sopimusten varsinaisessa hallinnassa ja käsittelyssä, huomioidaan ja kartoitetaan mahdollisuus datan siirtämiseen metatietoineen muilta Dynastya käyttäviltä tahoilta.
Väliaikaishallinnon työjärjestys ja maakunnan sääntöjen (hallintosääntö esivalmistelu) Väliaikaishallinnon työjärjestyksen luonnos on valmis, käsittely 9.6. hallintotyöryhmässä, jonka jälkeen käsittelyyn väliaikaisen valmistelutoimielimen 21.6. kokoukseen- lopullinen hyväksyminen kun väliaikainen valmistelutoimielin on virallisesti vahvistettu Maakunnan sääntöjä (hallintosääntö, johtosääntö tms.) ei vielä ole valmisteltu, koska tulevan maakunnan organisaatiomalli ei ole tiedossa
Osallisuus, demokratia ja vaalit
Hallintotyöryhmän loppuraportti 21.6.2017 Sopimuskartoituksen tilanne ja ehdotus etenemiseksi Väliaikaishallinnon työjärjestys, ehdotus maakunnan hallintosäännön valmisteluun Osallisuus, ja demokratia - vaalien toimittaminen, ehdotus etenemiseksi ja toimenpiteiksi Asiakirjahallinto- ja arkistointi