MATERIAALIHALLINTO 26.10.2017 17148 Pianojen viritys ja huolto TARJOUSPYYNTÖ PIANOJEN JA FLYYGELEIDEN VIRITTÄMISESTÄ JA HUOLLOSTA Seinäjoen kaupungin materiaalihallinto pyytää sitovaa tarjoustanne Seinäjoen kaupungin koulujen ja muiden laitosten pianojen ja flyygeleiden virittämisestä ja huollosta tämän tarjouspyynnön ehtojen mukaisesti. 1. Ilmoitus- ja hankintamenettely Kyseessä on kansallisen kynnysarvon alittava hankinta. Hankinta toteutetaan avointa hankintamenettelyä käyttäen. Tarjouspyyntö on julkaistu Seinäjoen kaupungin kotisivuilla 26.10.2017 www.seinajoki.fi/hankinnat. 2. Sopimuskausi Sopimuskausi on yksi vuosi alkaen 1.1.2018 tai sopimuksen allekirjoittamisesta. Tilaaja varaa itselleen oikeuden halutessaan jatkaa sopimusta kahdella (2) yhden (1) vuoden mittaisella optiovuodella. Tilaaja tekee optiokausista erilliset päätökset ja sopimukset. Option käyttämisestä ilmoitetaan kirjallisesti viimeistään kolme kuukautta ennen sopimuskauden päättymistä. Sopimus tulee voimaan allekirjoitushetkellä. 3. Hankinnan kohde ja palvelun kuvaus Seinäjoen kaupungin eri laitosten ja palvelukeskusten (koulut, päiväkodit, kirjastot, kulttuuri- ja nuorisotilat, vanhusten palvelukeskukset, terveyskeskuksen osastot, kaupungintalo ym.) tiloissa olevien pianojen, harmonien ja flyygeleitten viritys ja huolto. Pianoja on noin 120 kpl ja flyygeleitä 4-5 kpl. Seinäjoen kaupungin toimipaikkojen osoitteita: http://www.seinajoki.fi/. Hankinnan arvo on alle 15.000 euroa alv 0 % vuodessa. Tilaaja ei sitoudu tiettyihin hankintamääriin sopimuskauden aikana. Tähän sopimukseen voivat halutessaan liittyä Seinäjoen kaupungin konserniyhteisöt. Seinäjoen kaupungin sopimuksesta vastaava yhteyshenkilö vahvistaa palveluntuottajan vastaavalle yhteyshenkilölle konserniyhteisön liittymisen sopimukseen. 4. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus Tarjouksen laatimiskieli on kokonaisuudessaan suomi. Tarjous ei saa olla ehdollinen. Jättämällä tarjouksen tarjoaja hyväksyy tarjouspyynnössä olevat ehdot. Tarjous tulee olla voimassa vähintään kolme (3) kuukautta tarjousten viimeisestä sisäänjättöpäivästä lukien. SEINÄJOEN KAUPUNKI KAUPUNGINKANSLIA Materiaalihallinto Tiedekatu 2, 2. krs (Frami D) PL 215, 60101 SEINÄJOKI p. 06 416 2111 (vaihde) www.seinajoki.fi 1
5. Tarjoajan soveltuvuus ja kelpoisuus Tarjouksesta tulee käydä ilmi tarjoajan nimi, y-tunnus ja yhteystiedot, toimipaikan osoitetiedot sekä tiedot tarjouksen vastuu- tai yhteyshenkilöstä. Tarjoajalla tulee olla taloudelliset, tekniset ja toiminnalliset edellytykset palvelun tuottamiseen sekä pyydetyn palvelun harjoittamiseen oikeuttava lupa. Tarjoajalla on oltava hankinnan kohteen laatu ja laajuus huomioon ottaen riittävästi kokemusta vastaavista palveluista. Pianonvirittäjä osaa tehdä pianon ja flyygelin virityksen sekä pianon huollon töitä. Pianonvirittäjä osaa määrittää soittimen virityksen tilan ja valita oikeat työmenetelmät ja tekniikat, jotta soittimen viritystaso vastaa haluttua viritystyön jälkeen. Hän osaa määrittää pianon koneistossa ja rakenteessa esiintyvät viat sekä soittimen huollontarpeen. Pianonvirittäjä osaa korjata pianon koneiston ja rakenteen pienet viat sekä säätää pianon koneiston. Hän osaa käyttää pianonviritysalan perustyövälineitä, oikeita työtapoja ja materiaaleja. Tarjoajan tulee kuulua ennakkoperintärekisteriin. Tarjoajan tulee antaa selvitys siitä, että se on huolehtinut lakisääteisistä velvoitteista, kuten maksuunpannuista veroista ja työeläkelakien mukaisten maksujen maksamisesta. Näistä on pyydettäessä toimitettava todistukset, jotka eivät ole kolmea kuukautta vanhempia tarjousten sisäänjättöpäivästä laskettuna. Tarjouksen mukana on palautettava tarjoajan kelpoisuuden arviointi - lomake täytettynä. Lomake, liite 1, on tarjouspyynnön liitteenä. Toimittaja vastaa kelpoisuustietojen tarkistamisesta omilta alihankkijoiltaan. Palveluntuottajaksi hyväksytty toimittaa vuosittain tilaajalle 31.12 mennessä ilman eri pyyntöä todistuksen siitä, että se on huolehtinut lakisääteisistä velvoitteista, kuten maksuunpannuista veroista ja työeläkelakien mukaisten maksujen maksamisesta. Todistusta ei tarvitse toimittaa, jos toimittajan tiedot ovat ilman tilaajalle aiheutuvia kustannuksia saatavissa www.tilaajavastuu.fi -palvelusta. 6. Hinta ja toimitusehdot Tarjouksen hintaliitteellä, liite 2, on ilmoitettava virityksen hinta alv 0 % / piano ja flyygeli. Hinta on kokonaishinta normaalille viritykselle, joka sisältää: tasonnoston, virityksen ja pienet koneistoon tehtävät säädöt. Tarjouksessa on ilmoitettava arvio, paljonko aikaa tunteina kuluu yhden pianon viritykseen. Virityksen hinta on ilmoitettava nettohintana ilman arvonlisäveroa ja hintaan on sisällytettävä myös matkakulut. 2
Tarjouksessa on lisäksi ilmoitettava mahdollisten vikojen korjaamisesta aiheutuva tuntiveloitus euroa/tunti ilman arvonlisäveroa. Tuntihinta tulee suhteuttaa arvoltaan virityksen hintaan. Tarjoajalla ei ole oikeutta periä muita maksuja tai laskutuslisiä. Hinnat ovat kiinteät sopimuskauden loppuun, 31.12.2018 saakka. Mahdolliselle optiokaudelle hintoja voidaan tarkistaa tilaajan tai palveluntuottajan kirjallisella aloitteella, joka on esitettävä toiselle osapuolelle vähintään 12 viikkoa ennen hinnanmuutoksen voimaantuloa. Hintoja voidaan tarkistaa yleistä kustannuskehitystä vastaavasti ja esittäjän on esitettävä toiselle osapuolelle selvitys hinnanmuutoksen syistä. Hinnanmuutosesitys perusteineen on toimitettava kirjallisena toiselle osapuolelle. Vetoaminen yleiseen kustannustason nousuun ei ole hyväksyttävä peruste hintojen korottamiselle. 7. Vakuutukset Palveluntuottajalla tulee olla toiminnan edellyttämät asianmukaiset vakuutukset. Näistä on pyydettäessä annettava selvitys. 8. Alihankinnat Palvelukokonaisuuden tuottaminen alihankintana on mahdollista. Tarjoajan on ilmoitettava suunnitellut alihankkijat ja miltä osin heitä käytetään tarjotun palvelukokonaisuuden tuottamisessa. Palveluntuottaja vastaa alihankkijan työstä kuin omastaan ja vastaa myös siitä, että alihankkija noudattaa omalta osaltaan palveluntuottajalle asetettuja vaatimuksia ja velvoitteita. Tilaajalla on perustellusta syystä oikeus olla hyväksymättä alihankkijan käyttöä. Alihankinnan ketjuttaminen ei ole sallittua. 9. Osatarjoukset Osatarjouksia ei oteta huomioon. Vaihtoehtoisia tarjouksia ei oteta huomioon. 10. Tilaaminen, laskutus ja maksuehdot Kaupungin yksiköt tilaavat viritykset ja huollot itse tarpeen mukaan. Laskutus tapahtuu ensisijaisesti verkkolaskulla, kuukausittain jälkikäteen. Tilaaja maksaa hyväksyttyä toimitusta koskevan verkkolaskun 21 päivän kuluttua laskun saapumispäivästä. Jos toimittaja laskuttaa tilaajaa paperilaskulla, lasku erääntyy maksettavaksi 30 päivän kuluttua hyväksyttävän laskun saapumispäivästä. Viivästyskorko on korkolain mukainen Laskuun viite: laadittavan sopimuksen numero ja mahdollinen teksti 3
Mahdolliset hyvityslaskut tulee toimittaa eri laskuilla. Hyvityslaskuissa tulee olla viittaus alkuperäiseen laskuun. Verkkolaskutuksen ohjeet: http://www.seinajoki.fi/verkkolasku/ 11. Sopimuksen siirtäminen, asiakirjat Sopijaosapuolet sitoutuvat antamaan toisilleen tiedot sopimuksen tehtäväalueeseen liittyvästä toiminnastaan, sen muutoksista ja kehittämissuunnitelmista. Palveluntuottajalla ei ole oikeutta ilman tilaajan suostumusta siirtää sopimusta kolmannelle. Palveluntuottaja ei saa käyttää sopimusta tai tilaajan nimeä markkinoinnissa ilman tilaajan suostumusta. Ellei toisin ole sovittu, palveluntuottaja saa kuitenkin käyttää sopimusta referenssitietona tehdessään tarjouksia hankintalainsäädännössä tarkoitetuille hankintayksiköille 12. Valintaperusteet Tarjouspyynnön ehdot ja tuotevaatimukset täyttävistä tarjouksista valitaan hinnaltaan halvin. Vertailussa hinta on 100 x pianon viritys ja 5 x flyygelin viritys/ kerta. 13. Hankintapäätöksen tiedoksianto ja sopimusehdot Sopimus osapuolten välille syntyy siinä vaiheessa, kun kirjallinen sopimus on allekirjoitettu. Tiedoksianto hankintapäätöksestä annetaan kaikille tarjoajille sähköpostilla. Tarjouksessa on ilmoitettava sähköpostiosoite, johon tämä tiedoksianto lähetetään. Tarjouskilpailun ratkaisemisen jälkeen tilaajan ja toimittajan välille tehdään toimitussopimus seuraavassa pätevyysjärjestyksessä: 1. laadittava sopimus 2. tarjouspyyntö 3. Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot, JYSE 2014 Palvelut 4. tarjous Sopimus osapuolten välille syntyy siinä vaiheessa, kun kirjallinen sopimus on allekirjoitettu. 14. Sopimuksen irtisanominen ja purkaminen Kumpikin osapuoli saa purkaa sopimuksen joko osittain tai kokonaan, jos toinen osapuoli on olennaisesti rikkonut sopimusvelvoitteitaan tai on ilmeistä, että olennainen sopimusrikkomus tulee tapahtumaan. Jos rikkomus on korjattavissa, sopijapuoli voi purkaa sopimuksen vain, jos rikkomus on toistuva tai rikkomukseen syyllistynyt sopijapuoli ei ole korjannut rikkomustaan kohtuullisessa ajassa siitä, kun toinen sopijapuoli on kirjallisesti huomauttanut rikkomuksesta. 15. Laadulliset puutteet ja sanktio Jos palvelu poikkeaa siitä, mitä tarjouspyyntöasiakirjoissa on sanottu palvelun sisällöstä ja laadusta, siinä on virhe. Todistustaakka siitä, että palvelu on suoritettu ammattitaitoisesti ja huolellisesti, on palveluntuottajalla. 4
Palveluntuottaja sitoutuu vuorovaikutteiseen yhteistyöhön palvelun tilaajien kanssa palvelujen laadun varmistamiseksi ja kehittämiseksi. Palveluntuottajalta odotetaan aktiivista otetta palvelujen ja toiminnan kehittämisessä. Palveluntuottajalla ei ole velvollisuutta suorittaa tilaajalle korvausta mikäli sovittu palvelu/työvuoro tms. peruuntuu palveluntuottajasta riippumattomista syistä. 16. Kartelliehto Palveluntuottaja vahvistaa palvelusopimuksen allekirjoituksella, ettei se ole tarjouskilpailun aikana tai sopimuksen laatimishetkellä syyllistynyt kilpailulain tarkoittamaan keskenään kilpailevien elinkeinonharjoittajien väliseen kiellettyyn kilpailunrajoitukseen (kartelliin) tätä hankintaa koskevilla markkinoilla tilaajan toiminta-alueella. Mikäli palveluntuottaja on toiminut vastoin tätä velvoitetta, tulee palveluntuottajan suorittaa tilaajalle sopimussakkona 20 % suoritetusta ja maksetusta palvelun kokonaisarvosta korkoineen sekä korvata sopimussakon ylittävät tilaajalle aiheutuneet vahingot. Näiden lisäksi palveluntuottajan on korvattava asian selvittämisestä aiheutuneet kustannukset ja oikeudenkäyntikulut korkoineen. Tämä sopimusehto on voimassa myös sopimuksen päätyttyä. 17. Sovellettava laki ja erimielisyydet Sopimukseen sovelletaan Suomen lakia. Sopimuksen pätevyyttä, tulkintaa ja soveltamista koskevat erimielisyydet, joita sopijapuolet eivät voi keskenään sopia, jätetään Etelä- Pohjanmaan käräjäoikeuden ratkaistavaksi. 18. Muut ehdot Hankinnassa noudatetaan 1. lakia julkisista hankinnoista (1397/2016) 2. Seinäjoen kaupungin hankintasääntöä 3. JYSE 2014 Palvelut-ehtoja Tarjous, jota ei ole laadittu tarjouspyynnön ehtojen mukaisesti, hylätään. Myöhässä saapunutta tarjousta ei käsitellä. Tarjoajalla ei ole oikeutta saada korvausta tekemästään tarjouksesta. Tilaaja voi perustellusta syystä jättää hankinnan toteuttamatta. 19. Tarjousasiakirjojen julkisuus Hankintaa koskevien asiakirjojen julkisuuden osalta noudatetaan lakia viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Tarjousasiakirjat ovat päätöksenteon jälkeen julkisia. Mikäli tarjoaja tarjouksessaan pyytää, että osa tarjouksesta on liikesalaisuuden luonteisena salassa pidettävä, voidaan tarjousasiakirjat tältä osin päättää salassa pidettäväksi päätöksen tekemisen jälkeen. 5
Salassa pidettävät asiakirjat tulee esittää erillisellä liitteellä ja selkeästi merkinnällä liikesalaisuus varustettuina. Lisäksi tarjouksessa tulee esittää perusteet liikesalaisuudelle. Tilaaja harkitsee tapauskohtaisesti, ovatko liikesalaisuuksiksi esitetyt asiat lain mukaan salassa pidettäviä. Hinta ei ole liikesalaisuus. 20. Asianhoitaja Hankinta-asiantuntija Elisa Kilpiö, p. 06 416 2418, sähköposti: elisa.kilpio@seinajoki.fi 21. Tarjouksen sisäänjättö Tarjouksen toimitusosoite: Seinäjoen kaupunki, Materiaalihallinto, Tiedekatu 2, 2.krs, PL 215, 60101 Seinäjoki. Tarjous on jätettävä kirjallisena suljetussa kuoressa tai sähköpostilla osoitteeseen hankinta(a)seinajoki.fi. Tarjous on jätettävä viimeistään 14.11.2017 virka-aikana (klo 15.00), varustettuna merkillä "Viritys/17148". Hankintasopimukseen johtavat sähköpostitarjoukset on vahvistettava kirjallisena. Tarjouspyyntöön liittyvät kysymykset pyydetään lähettämään 2.11.2017 klo 15.00 mennessä osoitteella hankinta(a)seinajoki.fi. Esitetyistä kysymyksistä laadittu yhteenveto julkaistaan viimeistään 7.11.2017 osoitteessa www.seinajoki.fi/hankinnat. Tarjoaja on velvollinen tarkistamaan vastaukset ennen tarjouksen jättämistä. SEINÄJOEN KAUPUNKI MATERIAALIHALLINTO Anne Ojaniemi vs. hankintajohtaja Liitteet Liite 1 Tarjoajan kelpoisuuden arviointi-lomake Liite 2 Hinnoitteluliite 6