1 (6) Verkkokaupan varauksen peruutus ja hyvitys Verkkokaupassa tehdyn varauksen peruutus ja mahdolliset hyvitystoimenpiteet tulee tehdä sekä InfoGate järjestelmässä että Hotellinxissa, ja maksujen käsittelyn osalta mahdollisesti myös Suomen Verkkomaksujen Kauppiaspaneelissa. Ensin tulee selvittää varaus- ja peruutusehtojen mukaisesti, saako asiakas peruutuksestaan rahaa takaisin vai ei, ja kuinka paljon asiakkaalle palautetaan rahaa. Vaihtoehto A) Asiakas ei saa peruutuksestaan rahaa takaisin. 1. Haetaan asiakkaan varaus InfoGatesta Varaukset valikosta asiakkaan nimi- tai varausnumerotiedolla. 2. Avataan varaus klikkaamalla sitä ja valitaan Peruuta varaus.
2 (6) 3. Valitaan Lähetetäänkö peruutusvahvistus? ja painetaan OK. Huom. asiakkaalle ei tehdä hyvityslaskua, eikä tehdä peruutusmaksun laskua. 4. Varaus peruuntuu InfoGatesta ja asiakas saa peruutusvahvistuksen sähköpostiinsa. 5. Jos kyse on majoitusvarauksesta, varaus peruuntuu automaattisesti myös Hotellinxiin. Vaihtoehto B) Asiakas saa peruutuksestaan kaikki rahansa takaisin. 1. Haetaan asiakkaan varaus InfoGatesta Varaukset valikosta asiakkaan nimi- tai varausnumerotiedolla.
3 (6) 2. Avataan varaus klikkaamalla sitä ja valitaan Peruuta varaus. 3. Valitaan Lähetetäänkö peruutusvahvistus? sekä Tehdäänkö hyvityslaskut hyvittämättömille laskuille? ja painetaan OK. Huom. asiakkaalle palautetaan koko varauksen arvo, eikä tehdä erillistä peruutusmaksun laskua. 4. Varaus peruuntuu ja hyvitetään InfoGatesta ja asiakas saa peruutusvahvistuksen ja hyvityslaskun sähköpostiinsa. 5. Jos kyse on majoitusvarauksesta, varaus peruuntuu automaattisesti myös Hotellinxiin.
4 (6) 6. Asiakkaalle palautetaan rahat tekemällä korjaus Suomen Verkkomaksujen Kauppiaspaneelin kautta. Jos maksu on tehty luottokortilla, peruutus menee automaattisesti Suomen Verkkomaksujen kautta. Luottokorttiperuutuksen voi tehdä 8 päivän kuluessa varauksen teosta myöhemmissä peruutuksissa tulee olla Suomen Verkkomaksun asiakaspalveluun yhteydessä. Jos maksu on tehty verkkopankkimaksulla, rahojen palautus tulee tehdä perinteisellä tilisiirrolla, eli palautusta tai maksun peruutusta ei tehdä Kauppiaspaneeliin. Vaihtoehto C) Asiakas saa peruutuksestaan osan rahoistaan takaisin. 1. Haetaan asiakkaan varaus InfoGatesta Varaukset valikosta asiakkaan nimi- tai varausnumerotiedolla. 2. Avataan varaus klikkaamalla sitä ja siirrytään Laskut välilehdelle.
5 (6) 3. Tehdään hyvityslasku valitsemalla hyvitettävä lasku rivin edessä olevasta ruksikentästä ja painamalla Tee hyvityslasku. Hyvityslaskun tiedoissa asetetaan hyvityslaskun summa kenttään Laskun summa (eli tähän asetetaan asiakkaalle palautettava summa) ja hyväksytään hyvityslasku painamalla Tallenna. Hyvityslaskun voi lähettää asiakkaalle sähköpostilla, mutta peruutus ja peruutusvahvistuksen lähetys tulee tehdä erikseen. 4. Palataan varaukseen valitsemalla Varaukseen ja valitaan Peruuta varaus. Huom. varaus on muuttunut päätetystä varauksesta avoimeksi.
6 (6) 5. Valitaan Lähetetäänkö peruutusvahvistus? ja painetaan OK. Huom. asiakkaalle on jo tehty hyvityslasku osasta summaa, eikä hyvityslaskuja loppusummalle tai peruutusmaksun laskulle tehdä. 6. Varaus peruuntuu InfoGatesta ja asiakas saa peruutusvahvistuksen ja sähköpostiinsa. Huom. lähetetään tarvittaessa hyvityslasku asiakkaalle erikseen. 7. Jos kyse on majoitusvarauksesta, varaus peruuntuu automaattisesti myös Hotellinxiin. Hotellinxin varaukseen/myynteihin tulee tehdä vastaavanlainen osahyvitys kuin InfoGateenkin, jotta myynnit täsmäävät. 8. Asiakkaalle palautetaan rahat perinteisellä tilisiirrolla, eli osapalautusta ei voi tehdä Kauppiaspaneelin kautta.