161115-215 9.5.2017 YLIVIESKAN KAUPUNGINTALO KOKOUS- JA KONFERENSSIJÄRJESTELMÄ Sami Reina Toni Soininen Akukon Oy Hiomotie 19, 00380 HELSINKI Y-tunnus 0983772-0 Puh. 010 3200 700 akustiikka audiovisual melu www.akukon.fi etunimi.sukunimi@akukon.fi
Laadunvarmistus Tämä dokumentti on laadittu, tarkastettu ja hyväksytty Akukonin laatujärjestelmän ohjeiden mukaisesti. Akukonin laatujärjestelmä täyttää standardin EN ISO/IEC 17025 vaatimukset. Laatujärjestelmä, joka täyttää edellä mainitun standardin vaatimukset täyttää myös ISO 9001 standardin vaatimuksen. Oulussa 9.5.2017 Vastuullinen konsultti DI Toni Soininen Suunnittelija Ins. Sami Reina Dokumentin tarkastaja DI Toni Soininen Akukon Oy Hiomotie 19, 00380 HELSINKI Y-tunnus 0983772-0 Puh. 010 3200 700 akustiikka audiovisual melu www.akukon.fi etunimi.sukunimi@akukon.fi
SISÄLLYSLUETTELO 1 YLEISTÄ... 4 1.1 HANKINNASTA... 4 1.2 KAAPELOINTI JA PÄÄTTÄMINEN... 4 1.3 KÄYTTÖLIITTYMÄT JA OHJELMISTOJEN ASENNUS... 4 1.4 KOKOUS- JA KONFERENSSIJÄRJESTELMÄN ETÄHALLINTA... 4 1.5 TARVITTAVAT KAAPELIT JA TARVIKKEET... 4 2 JÄRJESTELMÄT... 5 2.1 KOKOUS- JA KONFERENSSIJÄRJESTELMÄ... 5 2.2 KESKUSYKSIKKÖ... 5 2.3 OHJELMISTO... 5 2.4 PUHEENJOHTAJAN, SIHTEERIN, VIRKAMIESTEN JA EDUSTAJIEN OSALLISTUJAKOJEET... 5 2.5 LAITTEIDEN YLEISIÄ VAATIMUKSIA... 5 2.6 KOKOUS- JA KONFERENSSIJÄRJESTELMÄ VALTUUSTOSALI... 6 2.6.1 Laitteisto... 6 TUNNISTUSKORTIT JA NIIDEN KIRJOITTIMET... 6 2.6.2 Ohjelmisto... 6 2.6.3 Työt... 6 Akukon Oy Hiomotie 19, 00380 HELSINKI Y-tunnus 0983772-0 Puh. 010 3200 700 akustiikka audiovisual melu www.akukon.fi etunimi.sukunimi@akukon.fi
1 YLEISTÄ Ylivieskan kaupungintaloa ollaan parhaillaan peruskorjaamassa. Peruskorjauksen yhteydessä myös tilojen esitystekniikkaa uudistetaan. Tässä dokumentissa esitellään valtuustosalin kokous- ja konferenssijärjestelmä. Valtuustosaliin hankintaan kuuluu myös kokous- ja oheistiloihin hankittavat avjärjestelmät, jotka esitellään erillisessä dokumentissa. 1.1 HANKINNASTA Kokous- ja konferenssijärjestelmän hankinta tehdään palveluhankintana, johon kuuluu laitteiden ja järjestelmien saattaminen täyteen toimintakuntoon. Työn laatuun, käytönopastukseen, dokumentaatioon ja vastaanottoon liittyvät asiat on esitetty työselostuksessa. Kaikki tarjottavat laitteet ovat ammattikäyttöön tarkoitettuja luotettujen valmistajien tuotteita. Laitteita valittaessa tulee ottaa huomioon: - käyttövarmuus - laitevalmistajalta saatava tekninen tuki mahdollisissa ongelmatilanteissa - laitteiden huolto takuuaikana ja takuuajan jälkeen 1.2 KAAPELOINTI JA PÄÄTTÄMINEN Joitakin yksittäisiä kaapeleita lukuun ottamatta kaapelointi on sähköurakassa. Kaapeloinnin yksityiskohdat selviävät urakkalaskenta-asiakirjoista. Sähköurakoitsija päättää: - sähköverkon pisteet - IT-verkon yleiskaapeloinnin - kokous- ja konferenssijärjestelmän käyttöön tarkoitetun CAT-kaapeloinnin Urakoitsija päättää - muun kokous- ja konferenssijärjestelmiin liittyvän kaapeloinnin, jota ei ole merkitty kuuluvaksi SU:n tehtäviin 1.3 KÄYTTÖLIITTYMÄT JA OHJELMISTOJEN ASENNUS Toimittajan tulee asentaa Tilaajan tietokoneille tulevat kokous- ja konferenssijärjestelmään liittyvät ohjelmistot yhdessä Tilaajan nimeämien henkilöiden kanssa. Ohjelmistojen käyttöliittymään liittyvät asetukset tulee tehdä yhteistyössä käyttäjien kanssa. 1.4 KOKOUS- JA KONFERENSSIJÄRJESTELMÄN ETÄHALLINTA Tarjotaan yhtenä kokonaisuutena optioissa. 1.5 TARVITTAVAT KAAPELIT JA TARVIKKEET Urakkaan sisällytetään kaikki järjestelmien täyteen toimintakuntoon saattamiseksi tarvittavat kaapelit, liittimet, rasiat ja muut tarvikkeet, joita ei ole eritelty muissa kohdissa.
2 JÄRJESTELMÄT 2.1 KOKOUS- JA KONFERENSSIJÄRJESTELMÄ Kokous- ja konferenssijärjestelmän tulee sisältää perusvarustuksessa keskusyksikkö hallintaohjelmistoineen sekä osallistujakojeet. Hallintaohjelmiston sekä kojeiden käyttöliittymän tulee olla selkeä ja suomenkielinen. Käyttöliittymän kieli tulee olla myös vaihdettavissa ainakin englanniksi. 2.2 KESKUSYKSIKKÖ Järjestelmän keskusyksikkö sijoitetaan AV-laitetilaan. Kojeet liittyvät järjestelmän keskuslaitteeseen langallisesti. Kojeiden tulee tukea ketjutusta ja niiden virransyöttö tapahtuu keskitetysti keskuslaitteelta. Kaapelointi salissa on toteutettu CAT6a kaapeloinnein. Järjestelmä on täysin digitaalinen. 2.3 OHJELMISTO Kokous- ja konferenssijärjestelmän hallintaohjelmisto asennetaan Tilaajan tietokoneelle joka sijaitsee puheenjohtajiston pöydässä. Järjestelmän ominaisuuksiin kuuluu: - puheenvuoropyynnöt ja niiden hallinta - osallistujien tunnistus / läsnäolokirjaus - dokumenttien jako ja hallinta - äänestys ja äänestystulosten tulostaminen - tallennus - mahdollisuus järjestelmän laajentamiseen Ohjelmiston tulee tukea vakiintunutta kaupunginvaltuustojen kokouskäytännön kulkua. Huomioitavia asioita ovat esimerkiksi läsnäolijoiden raportointi mahdollisuus kokouksen alussa sekä saapumis- ja poistumisaikojen kirjaus ja raportointi. Puheenvuorojen pituus tulee olla ennalta määriteltävissä. Kokous tulee olla mahdollista myös tauottaa ilman että kokouksen kulkuun liittyviä tietoja, kuten esimerkiksi puheenvuoropyyntöjä, menetetään. Ohjelmiston ominaisuudet käydään Tilaajan edustajien kanssa lävitse ennen lopullista hankintaa. 2.4 PUHEENJOHTAJAN, SIHTEERIN, VIRKAMIESTEN JA EDUSTAJIEN OSALLISTUJAKOJEET Osallistujienkojeiden ominaisuudet vaihtelevat eri käyttöryhmien mukaisesti. Kojeet on varustettu joutsenkaulamikrofonein. 2.5 LAITTEIDEN YLEISIÄ VAATIMUKSIA Kaikkiin laitteisiin asennetaan uusin yhteensopiva ja vakaasti toimiva laiteohjelmisto (firmware).
2.6 KOKOUS- JA KONFERENSSIJÄRJESTELMÄ VALTUUSTOSALI 2.6.1 Laitteisto 2101 Keskusyksikkö toimii järjestelmän keskusyksikkönä digitaalinen, tukee CAT kaapelointia toimii järjestelmän virtalähteenä osallistujakojeille mahdollisuus liittää osaksi AV-järjestelmää audio- ja kuvaliitännät 2102 Puheenjohtajankoje koje puheenjohtajan käyttöön mikrofoni ja kaiutin äänenvoimakkuudensäätö äänestys, puheenvuoro tms. toiminnot osallistujan tunnistus 2103 Virkamiesten ja sihteerinkoje koje virkamiesten ja sihteerin käyttöön muuten kuten pos. 2102 2104 Osallistujakoje koje edustajien käyttöön muuten kuten pos. 2102 2105 Joutsenkaulamikrofoni edellisiin kojeisiin sopiva malli kondensaattorimikrofoni suuntakuvio: kardioidi immuuni matkapuhelimen tms. häiriöille 2106 ID-kortit ja kirjoitin henkilötunnistuksen kortit kortin luku- ja kirjoituslaite 2107 Kaapelit ja tarvikkeet tarjotaan tarpeen mukaan eriteltynä asennuksessa tarvittavat kaapelit, adapterit, virtalähteet ja tarvikkeet TUNNISTUSKORTIT JA NIIDEN KIRJOITTIMET 2.6.2 Ohjelmisto 2201 Ohjelmisto hallintaohjelmisto järjestelmälle suomenkielinen käyttöliittymä kokouksen hallinta osallistujien hallinta asialistan hallinta äänestys ja äänestystulos dokumenttien hallinta tallennus kojeilta saapuvan ja lähtevän sisällön hallinta ID-korttien hallinta muut sisältyvät eritellään 2.6.3 Työt 2601-2608 Urakoitsijan työt Urakoitsijan työt on kuvattu työselityksen luvussa 5 Urakoitsijan työt.
Työt eritellään tarjouksessa seuraavasti: projektin johto asennussuunnittelu ja piirustukset käyttöohjeet ja loppupiirustukset ohjelmoitavien laitteiden ja av-ohjauslogiikan ohjelmointi asennustyö, tuntihinta matka ja majoituskulut muut kulut käytönopastus, ½ päivän hinta x 2