Julkisen hallinnon suositus JHS xxx

1 (35) LUONNOS Julkisen hallinnon suositus JHS xxx VERKKOLASKUJEN KÄYTTÖ JULKISHALLINNOSSA Luovutettu lausuntokierrokselle 01.07.2003

2 (35) LUONNOS Sisällysluettelo 0 Tiivistelmä... 3 1 Johdanto... 4 2 Suosituksen soveltaminen... 5 3 Sähköiset laskusanomakuvaukset ja niiden muuntaminen... 7 4 Laskun tietosisältö... 12 5 Verkkolaskun lähettäminen... 15 6 Verkkolaskun vastaanottaminen... 18 7 Liikekumppanirajapinta ja verkkolaskutuksen liittäminen eri palveluihin... 20 8 Verkkolaskutuksen aloittaminen - lähettäminen... 22 9 Verkkolaskutuksen aloittaminen - vastaanottaminen... 26 10 Verkkolaskun kuva näytöllä... 28 11 Verkkolaskujen arkistointi... 29 12 Sanasto ja lyhenteitä... 33 13 Liitteet... 35

3 (35) LUONNOS 0 Tiivistelmä Asiakirja sisältää suositukset julkisen sektorin verkkolaskutuskäytännöstä. Julkishallinnon taloushallinnon tietojärjestelmän tai palvelun tulee kyetä lähettämään kirjanpitovelvollisille ja kyetä vastaanottamaan kirjanpitovelvollisilta joko einvoice- tai Finvoice-sanomakuvauksen mukainen verkkolasku. Julkishallinto suosittaa avoimia sanomakuvauksia, joita kaikki verkkolaskuoperaattorit välittävät. Julkishallinto pitää tarkoituksenmukaisena, että Suomessa siirrytään mahdollisimman pian yhden avoimen standardin mukaisen verkkolaskuun. Lisäksi julkishallinnon taloushallinnon tietojärjestelmän tulee kyetä lähettämään kuluttajille verkkolaskuja, joihin on liitetty verkkopankkilinkki ja verkkomaksulinkki laskun tarkastusta ja maksua varten. Mikäli verkkolaskua ei voida lähettää asiakkaalle, tulee laskutuksessa käyttää postin ekirjettä tai vastaavaa palvelua täysin sähköisen (myynti)laskutuksen mahdollistamiseksi. Tällaisessa paperille tulostettavassa laskussa on oltava pankkiviivakoodi. Asiakirjassa suositellaan julkishallinnon yksiköille verkkolaskuoperaattorien käyttöä verkkolaskutuksessa.

4 (35) LUONNOS 1 Johdanto Suosituksen avulla halutaan tehostaa julkishallinnon taloushallinnon toimintoja lisäämällä verkkolaskujen lähettämistä ja vastaanottamista niin, että verkkolaskujen osuus kaikkien laskujen määrästä ylittää puolet vuonna 2005. Tähän tavoitteeseen pyritään yhdenmukaistamalla ja yksinkertaistamalla verkkolaskujen käsittelyrutiineja ja käyttämällä vain yleisesti käytössä olevia toimintamalleja. Verkkolaskujen käytön tavoitteena julkishallinnossa on taloushallinnon tehokkuuden ja luotettavuuden lisääminen mahdollistamalla nopeamman laskujen käsittelyn automaattisesti. Käyttämällä yhdenmukaisia toimintamalleja eri yksiköt voivat suunnitella ja kehittää omat toimintonsa hyödyntämällä jo muualla saatuja käyttökokemuksia ja parhaita käytäntöjä. Suositusta laadittaessa on otettu huomioon myös yksityissektorilla saatuja käyttökokemuksia verkkolaskuista ja pyritty mahdollisimman pitkälle yhdenmukaisiin toimintatapoihin kummallakin sektorilla. Suurimmat hyödyt verkkolaskujen käytöstä saadaan, mikäli samassa yhteydessä tarkistetaan myyntilaskujen ja ostolaskujen käsittelyprosessit kokonaisuudessaan. Sähköinen taloushallinto antaa uusia mahdollisuuksia taloushallinnon prosessien uudistamiseen. Esimerkiksi ostolaskujen hyväksyjien määrää voidaan vähentää yhteen, mikäli laskusta vastuulliset tahot voivat tarkistaa omalle vastuualueelleen kirjatuista kuluista laskut summatiedot purkamalla yksittäiseen ostolaskuun asti (drill down menetelmä).

5 (35) LUONNOS 2 Suosituksen soveltaminen 2.1 Soveltamisala Tämä julkishallintoa varten laadittu suositus on laadittu siten, että sitä voidaan soveltaen käyttää myös yksityissektorin taloushallinnon toiminnoissa. 2.2 Verkkolasku Verkkolasku on yleisesti käytössä olevan sanomakuvauksen mukaan laadittu sähköinen lasku, jonka tiedot ovat automaattisesti käsiteltävissä tai tulkittavissa. Laskun vastaanottajana voivat olla yksityiset ja julkiset yhteisöt, muut kirjanpitovelvolliset, muistiinpanovelvolliset maatalouden harjoittajat ja kuluttajat. Kirjanpitovelvollisten (mukaan lukien julkishallinnon yksiköt) välisessä laskutuksessa verkkolasku voidaan siirtää automaattisesti laskuttajan tai palveluntarjoajan järjestelmästä vastaanottajan taloushallinnon tai muuhun järjestelmään. Kuluttajaverkkolasku on kuluttajan valitsemaan palveluun lähetetty verkkolasku, josta on suora yhteys sähköiseen maksamiseen verkkopankissa. Verkkolaskusanomana voidaan lähettää tavara- ja palvelulaskuja. Sanomaa voidaan käyttää myös verkkokauppojen, kassajärjestelmien, korttitapahtumien sekä perintä- ja rahoituspalveluiden sähköiseen liittämiseen julkishallinnon taloushallintopalveluihin. Sanomalla voidaan välittää myös konsernin tai yhteisön sisäisten tapahtumien veloituksia. Verkkolaskusta tuotetaan tietokoneen näytölle visuaalisia näkymiä, jotka mahdollistavat laskun käsittelyn myyjän tai ostajan toiminnoissa. Verkkolaskun käsittely tehdään sähköisesti, eikä siitä tulosteta paperikopioita. Laskusta on viranomaisten vaatimuksesta voitava tuottaa paperikopio.. Verkkolasku säilytetään sähköisessä arkistossa.

6 (35) LUONNOS Kuva. Myyjä lähettää verkkolaskun joko pankkiin tai muulle operaattorille. Asiakas noutaa pankista verkkolaskun omaa taloushallintoaan varten. Operaattori lähettää verkkolaskun eteenpäin saman tai toisen operaattorin verkkolaskuasiakkaalle, muuntaa laskun EDIFACTsanomaksi ja lähettää eteenpäin asiakkaalle, tai lähettää sähköisen laskun paperille tulostettavaksi postipalveluun. Lisäksi on mahdollista siirtää verkkolasku taloushallinnon palveluun palvelun edellyttämässä tiedostomuodossa ( Inhouse ). 2.3 Laskukanavan valinta Laskukanava on myyntilaskun lähettämistapa ja ostolaskun vastaanottotapa. Sekä myynti- että ostolaskujen käsittelyssä on käytettävä useita eri laskukanavia kokonaistaloudellisesti parhaan kokonaisratkaisun toteuttamiseksi. Tällä hetkellä paperilaskujen määrä on vielä suurempi kuin sähköisten laskujen, ja paperilaskuja tullaan aina käyttämään laskutuksessa. Verkkolaskut soveltuvat parhaiten yhteisöjen väliseen laskutukseen. Kuluttajien sähköisten laskujen vastaanottaminen edellyttää erityisratkaisuja myyjän, pankin ja kuluttajapalvelujen välille. Jotta myyntilaskujen lähettäminen olisi vaivatonta, on asiakaskohtaisesti voitava määritellä, mitä laskukanavaa käytetään ko. asiakkaan laskutuksessa. Samalla huolehditaan, että myyjä voi lähettää kaikki laskunsa sähköisesti. Ostolaskujen käsittelyssä selvitetään optimaalisin ratkaisu, jossa huomioidaan laskujen hajautetun käsittelyn tarve, laskujen arkistointi ja laskujen hyväksymisrutiinit. Ostolaskut tulisi ostajan kirjanpidossa voida käsitellä käyttäjän näkökulmasta samalla tavalla riippumatta siitä, ovatko laskut tulleet sähköisinä tai paperilaskuina. Ostolaskujen kierrätys voidaan toteuttaa myös kirjanpitojärjestelmän sisällä erillisten laskujen käsittelypalvelujen sijasta. Koska ostolaskujen skannaus on työlästä, on kussakin tilanteessa arvioitava erikseen, käytetäänkö skannausta.

7 (35) LUONNOS 3 Sähköiset laskusanomakuvaukset ja niiden muuntaminen 3.1 Verkkolaskusanomakuvaussuositus Julkishallinnon taloushallinnon tietojärjestelmä tai palvelu lähettää kirjanpitovelvollisille ja vastaanottaa kirjanpitovelvollisilta joko einvoice- tai Finvoice-sanomakuvauksen mukaisia verkkolaskuja. Julkishallinto suosittaa avoimia sanomakuvauksia, joita verkkolaskuoperaattorit ja operaattoreina toimivat pankit käyttävät. Palvelun (tietojärjestelmän tai operaattorin) on muunnettava toinen sanomakuvaus sen käyttämän mallin mukaiseksi. Julkishallinnon taloushallintopalvelujen ei suositella käyttävän muita sähköisiä laskusanomakuvauksia. Mikäli lähettäjällä/vastaanottajalla on tarve muunlaiseen sähköiseen laskukuvaukseen, verkkolaskuoperaattori tekee tarvittavat muunnokset. Muita laskukuvauksia voivat olla esimerkiksi muut verkkolaskusanomat, luottokorttilasku ja EDIFACT-laskut. Palvelun tai tietojärjestelmän sisällä voidaan käyttää inhouse-tiedostojen tapaan tietojärjestelmän tai palveluketjun käyttämiä tiedostoja ja kuvauksia, jotka on kuitenkin muunnettava einvoice- tai Finvoice-sanomakuvaukseksi, kun verkkolasku siirretään palveluketjun ulkopuolelle. Mikäli kuluttajalaskujen määrä tilivirastossa tai muussa yksikössä on olennainen, järjestelmän tulee kyetä lähettämään kuluttajille sähköisiä laskuja, joihin on liitetty verkkopankkilinkki ja verkkomaksulinkki laskun tarkastusta ja maksua varten. Verkkolaskujen vastaanotto ja lähettäminen toteutetaan verkkolaskuoperaattorin kautta. Julkishallinnon käyttämiä verkkolaskuoperaattoreja ovat erityisten operaattorien lisäksi pankit. Verkkolaskuoperaattorin valinnassa käytetään julkisessa hallinnossa käytettäviä kilpailumenettelyjä. Luettelo käytettävistä operaattoreista: http://www.tieke.fi/verkkolaskufoorumi, Verkkolaskufoorumin jäsenetsivulla. Mikäli verkkolaskua ei voida lähettää asiakkaalle, laskutuksessa käytetään jonkin postituspalveluja tarjoavan yrityksen paperille tulostamaa kirjettä tai vastaavaa palvelua täysin sähköisen (myynti)laskutuksen mahdollistamiseksi. Paperilaskuun tulostetetaan pankkiviivakoodi.

8 (35) LUONNOS 3.2 Verkkolaskukonsortion laatima verkkolaskukuvaus einvoice einvoice-verkkolaskukuvauksella tarkoitetaan Verkkolaskukonsortion määrittelemää verkkolaskun sanomakuvausta. Julkishallinto käyttää uusinta laskusanomakuvausta, joka tällä hetkellä on einvoice-verkkolaskun tietuestandardi v. 1.3 (pdf). Laskusanoma on esitetty sivulla http://www.einvoiceconsortium.com 3.3 Suomen Pankkiyhdistyksen laatima verkkolaskukuvaus Finvoice Finvoice-verkkolaskukuvauksella tarkoitetaan Suomen Pankkiyhdistyksen määrittelemän verkkolaskun rakennetta ja tietosisältöä. Laskusanoma on esitetty sivuilla http://www.pankkiyhdistys.fi/verkkolasku/. 3.4 Kuluttajaverkkolasku verkkopankkilinkillä Kuluttajaverkkolaskulla tarkoitetaan julkishallinnon yksityisille henkilöille lähettämää sähköistä laskua, joka on toteutettu Suomen Pankkiyhdistyksen verkkopankkilinkin avulla. Ks. http://www.pankkiyhdistys.fi/sisalto/upload/pdf/pankkilinkki.pdf Verkkopankkilinkki soveltuu käytettäväksi suoraveloituslaskujen ja suoralaskujen yhteydessä. Suoraveloituspalvelussa linkin avulla voidaan korvata maksajalle toimitettava ennakkoilmoitus. Suoralaskussa linkkiä voidaan käyttää suoraveloituksen tapaan. Asiakkaan on hyväksyttävä suoralasku erikseen maksettavaksi. Laskun maksamiseen tarvittavat tiedot siirretään yksityisasiakkaan käyttämän pankin palveluun. Palvelusta on linkki varsinaiseen laskuun. Laskun arkistointi, ks. Kuluttajaverkkolaskun arkistointi. 3.5 Kuluttajaverkkolasku verkkomaksulinkillä Verkkomaksulinkillä tarkoitetaan julkishallinnon lähettämään sähköiseen laskuun tai maksuun liitettyä linkkiä, jolla kuluttaja voi siirtyä käyttämänsä pankin palveluun tilisiirron suorittamista varten. Laskun arkistointi, ks. Kuluttajaverkkolaskun arkistointi

9 (35) LUONNOS Kuva. Kuluttajaverkkolaskun tiedot säilytetään myyjän tai myyjän käyttämän operaattorin arkistossa tai siirretään asiakkaan postipalveluun. Verkkopankkilinkki lähetetään pankkiin, jonka palvelusta asiakas näkee laskun linkkitiedot ja voi nähdä arkistosta itse laskun. Verkkomaksulinkin avulla kuluttaja voi maksaa laskun pankin internet palvelussa. 3.6 Sähköinen luottokorttilasku Luottokorttilaskulla tarkoitetaan sähköistä laskua, jonka korttiyhtiö lähettää käyttäen omaa (kansainvälistä) laskusanomakuvausta. Mikäli julkishallinnon toiminnossa luottokorttitapahtumien määrä on olennainen, pyritään sekä luottokorttilasku että luottokorttitapahtuma vastaanottamaan taloushallintoon sähköisesti. Korttiyhtiön lähettämä lasku suositellaan muuntamaan einvoice- tai Finvoice-mallin mukaiseksi verkkolaskuksi. 3.7 EDIFACT-sanomakuvauksen mukainen sähköinen lasku EDIFACT-laskulla tarkoitetaan UN/EDIFACT-standardin (D96A) mukaan laadittuja sähköisiä myynti- ja ostolaskuja. EDIFACT-sanomien käytöllä voidaan tehostaa myynti- ja ostotilaus- /hankintaprosesseja, mikäli laskujen lisäksi otetaan käyttöön tarjous-, tilaus-, tilausvahvistus- ja hinnastosanomat. Julkishallinnon tietojärjestelmiin ei suositella enää aktiivisesti luotavan uusia EDIFACT-yhteyksiä pelkästään myynti- ja ostolaskujen käsittelyä varten. Mikäli vastaanottaja/lähettäjä ei kuitenkaan voi käsitellä verkkolaskusanomia, voidaan sähköisten laskujen määrän lisäämiseksi myyntilaskut ottaa vastaan/lähettää ostolaskut verkkolaskuoperaattorin kautta siten, että operaattori muuntaa EDIFACT-laskut verkkolaskuiksi. Julkishallinnon tilaustenkäsittelytoimintojen automatisoinnissa käytetään EDIFACT-sanomakuvauksen mukaisia osto- ja myyntitilauksia ja muita

10 (35) LUONNOS asiakirjoja, mikäli niistä ei ole tehty verkkolaskusanomakuvauksen mukaisia sanomia. 3.8 Muut sähköiset laskusanomakuvaukset Sähköistä tilaustenkäsittelyä ja laskutusta varten on julkaistu monia erilaisia sanomakuvauksia, esimerkiksi elektroniikkateollisuuden käyttämää Rosettanet-laskusanomakuvausta. Palveluketjun sisällä voidaan käyttää myös inhouse-tiedostojen tapaan muita sähköisiä laskusanomakuvauksia. Esimerkkinä on ns. laskuhotellipalvelua käyttävä myyjä, jonka laatima lasku siirretään samassa palveluketjussa ostajan tilitoimistopalveluun, joka käyttää samaa laskusanomakuvausta, tai jonkun toimialan/toiminnon erityisjärjestelmä, jossa myyjän ja asiakkaiden välinen yhteys on toteutettu EDIFACT- tai muulla sanomakuvauksella. Muilla sanomakuvauksella tehdyt sanomat muunnetaan joko einvoice- tai Finvoice-malliin, kun laskut siirretään taloushallinnon palveluihin. Mikäli palvelu (esimerkiksi hankintatoimi) edellyttää erityisen sanomakuvauksen käyttöä, tästä sopivat palvelun osapuolet keskenään. Tällöinkin näissä toiminnoissa pyritään soveltaen käyttämään tässä suosituksessa esitettyjä toimintatapoja. 3.9 Sähköpostilaskut Sähköpostilaskulla tarkoitetaan sähköpostiviestinä tai sen liitteenä lähetettävää standardoimatonta laskua, jota ei voida käsitellä kirjanpidossa automaattisesti. Julkishallinnon laskutusjärjestelmässä ei käytetä sähköpostilaskuja. Julkishallinto ei ota vastaan sähköpostilaskuja. Sähköpostilaskuja ei tueta, vaikka sähköpostin liitetiedostona olisi einvoice- tai Finvoice-mallin mukainen laskutiedosto. Sähköpostiin liittyy merkittäviä tietoturva-, roskaposti- ja muita teknisiä ongelmia, minkä vuoksi sähköpostilaskutusta ei suositella. Sähköpostilaskut kuitenkin soveltuvat esimerkiksi yhdistysten jäsenmaksujen laskuttamiseen ja vastaaviin pienimuotoiseen kuluttajalaskutukseen.

11 (35) LUONNOS 3.10 Sähköisellä kirjeellä lähetettävät laskut Sähköisellä kirjelaskulla tarkoitetaan laskua, joka lähetetään sähköisesti ulkoiseen laskutuspalveluun, joka tulostaa laskun paperille, kuorittaa laskut ja hoitaa laskun jakelun asiakkaalle, esimerkiksi postin ekirjeenä. Mikäli julkishallinnon asiakas ei voi vastaanottaa sähköistä laskua, lähetetään lasku aina sähköisenä kirjeenä. Mikäli julkishallintoyksikkö vastaanottaa suuren määrän sähköisenä kirjeenä tulostettuja paperilaskuja ja yksiköllä on sähköinen ostolaskujen tarkastus- ja hyväksymistoiminto käytettävissä, selvitetään mahdollisuus sähköisen kirjeen pysäyttämiseksi ennen muunnosta paperitulostusmuotoon ja sen siirtämistä sähköisenä postin palvelusta suoraan julkishallinnon tietojärjestelmään. Näin vältetään ostolaskujen skannaus. Tätä toimintoa pidetään siirtymävaiheen toimintatapana ja siitä luovutaan sitä mukaa kuin laskujen lähettäjät voivat toimittaa verkkolaskuja.

12 (35) LUONNOS 4 Laskun tietosisältö Verkkolaskun tietosisällön ja sen käsittelevän toiminnon tulee olla sellaiset, että laskujen käsittely voidaan toteuttaa ilman erillistä laskun kuvatiedostoa. Verkkolaskulta edellytettävät tiedot on esitetty suosituksen taustamateriaalin liitteessä 1: Verkkolaskun tiedot. Lisäksi laskuun on sisällytettävä muut sellaiset erityiset tiedot, jotka tarvitaan laskun oikeellisuuden tarkastamista ja hyväksymistä varten. Verkkolaskun suositellaan sisältävän kaikki myydyn/hankitun tavaran/palvelun yksilöivät tiedot. Näitä tietoja ei suositella toimitettavaksi erillisillä liitteillä. Mikäli laskutus perustuu erilliseen sopimukseen, on laskutiedoissa mainittava tällaisen sopimuksen tunnistetiedot. Verkkolaskutuksessa ei suositella koontilaskujen käyttämistä, ellei koontilaskuista saada laskujen käsittelyyn perusteltuja hyötyjä. Mikäli yksikössä on aiemmin käytetty koontilaskuja, pyritään asiakkaiden kanssa sopimaan koontilaskutuskäytännöstä luopumisesta, mikäli vastaanottaja ottaa laskunsa vastaan verkkolaskuna. Koontilaskuissa yleensä esitettävät summatiedot suositellaan esitettäväksi varsinaisen laskun välisummatietoina. Tällaiset välisummat suositellaan esitettäväksi tasoilla, jotka vastaanottajan taloushallinnon kannalta ovat tarkoituksenmukaisia, esimerkiksi: ƒtilauksen tai lähetteen summa ƒpuhelinliittymän summa ƒauton rekisterinumeron summa ƒmaksukorttinumeron summa ƒtoimipaikan summa ƒtoimintayksikön summa ƒaikaperiodin (päivä, viikko, kuukausi) summa. 4.1 Verkkolaskunäyttö Julkishallinto suosittaa että laskun näyttö tietojärjestelmissä ja palveluissa toteutetaan yhdenmukaisella tavalla. Näyttö toteutetaan XSL-tekniikalla tai muulla teknisellä tavalla palvelun sisällä. Laskun perusnäyttö sisältää kaikki verkkolaskun sisältämät kirjanpidon, verotuksen ja laskujen käsittelyn edellyttämät tiedot. Koska useimmiten

13 (35) LUONNOS laskujen tietosisältö voi olla perusnäyttöä pelkistetympi, suositellaan käytettäväksi myös yksinkertaisempaa laskun tietosisältöä. Näistä kummastakin on tämän suosituksen liitteenä mallit. Julkishallinto käyttää näyttösuosituksena Suomen Pankkiyhdistyksen verkkolaskusuosituksessa esitettyä laskunäyttöä. Asettelu pohjautuu mahdollisimman pitkälle kansainväliseen asettelustandardiin ottaen kuitenkin huomioon se, että laskua luetaan tietokoneen näytöltä. Mikäli tähän suositukseen tarvitaan muutoksia, suositellaan että muutosesitykset esitetään Pankkiyhdistykselle. Samaa näyttösuositusta käytetään myös toteutettaessa verkkolaskusta vaadittavaa paperitulostusta. Mikäli samasta laskutuspalvelusta tuotetaan myös sähköisiä kirjeitä laskuna, käytetään tällaisen paperikirjeen mallina verkkolaskunäyttöä. Paperilaskussa on kuitenkin otettava huomioon sähköisen kirjeen erityisvaatimukset esim. paperikoosta, ikkunakirjekuoren laskun vastaanottajatiedon paikasta sekä kirjasintyypeistä ja kooista. 4.2 Verkkolaskujen liitteet Verkkolaskutapahtuman käsittelyyn voi liittyä erilaista liiteaineistoa, esimerkiksi: ƒsopimus osapuolten välillä ƒlähete, rahtikirja ƒmuistiinpanomerkintä esim. hyvityslaskun perusteista ƒlaskun kuvatiedosto. Verkkolaskusanoma suositellaan laadittavaksi siten täydellisenä, ettei sen yhteydessä lähetetä erillistä liitetiedostoa ja että laskun käsittely voidaan vastaanottavassa yksikössä tehdä pelkästään verkkolaskun sanomatietojen avulla. Mikäli verkkolaskun tiedot ovat siten puutteelliset, ettei niiden tietojen perusteella voida tehdä tarvittavia kirjanpitomerkintöjä eikä edellytettyjä laskujen käsittelymenettelyjä, verkkolaskun liitteenä lähetetään erillinen kuvatiedosto, joka täydentää laskutiedot riittäviksi. Verkkolaskusanomaan kuitenkin suositellaan merkittäväksi erillisaineistona käsitellyt asiakirjat, esimerkiksi viittaukset/linkitykset sopimuksiin. Verkkolaskuun liittyvät pelkästään myyjän tietoon jäävät lisätiedot suositellaan arkistoitavaksi tietokantaan siten, että tiedot voidaan käsitellä ao. verkkolaskun käsittelyn yhteydessä.

14 (35) LUONNOS Paperilla mahdollisesti olevia asiakirjoja, kuten lähetteitä, ei suositella arkistoitavaksi lainkaan. Tämä on mahdollista, mikäli verkkolasku sisältää tiedot toimituspäivästä ja toimitettujen nimikkeiden määrästä.

15 (35) LUONNOS 5 Verkkolaskun lähettäminen Myyjä lähettää verkkolaskun pankkiin, joka siirtää laskun oman tai toisen pankin asiakkaan (ostajan) noudettavaksi. Operaattorille lähetetty sähköinen lasku voidaan siirtää pankin tai operaattorin kautta ostajalle, muuntaa EDIFACT-sanomaksi tai siirtää inhouse -tiedostona asiakkaan palveluun. Paperille tulostettavat laskut siirretään postipalveluun, joka tulostaa laskun paperille ja kuljettaa ostajalle. 5.1 Laskukanavat lähettämisessä Laskukanava on myyntilaskun lähettämistapa ja ostolaskun vastaanottotapa. Julkishallinnon käyttämän laskutusjärjestelmän/-palvelun tulee voida lähettää laskut seuraavien laskukanavien kautta: verkkolasku einvoice- tai Finvoice-malli kuluttajaverkkolasku/verkkopankkilinkki kuluttajille pankkiin tai muuhun palveluun toimitettava sähköinen lasku, joka arkistoidaan muualla, ja laskusta on linkki asiakkaan pankkitilitapahtumien joukossa (suoraveloitus tai suoralasku) kuluttajaverkkolasku/verkkomaksulinkki kuluttajille sähköiseen postilaatikkoon tai muuhun arkistoon toimitettava sähköinen lasku, jossa on linkki verkkomaksun suorittamiseksi EDIFACT EDI lasku, mikäli asiakkaan kanssa on jo olemassa toimiva laskujen välitysrutiini EDIFACTia käyttäen sähköinen kirje laskun lähettäminen sähköisesti palveluun, jossa lasku tulostetaan paperille asiakkaalle toimittamista varten, esimerkiksi postin ekirje ei lähetetä esim. hyvityslaskut tilanteissa, joissa alkuperäinen lasku on mitätöity ostajan kirjanpidossa, kirjanpidon sisäinen oikaiseminen

16 (35) LUONNOS sähköposti ei käytetä julkishallinnossa (voidaan käyttää esim. yhdistyksen jäsenmaksulaskutuksessa) muu sähköinen lasku tilaustenkäsittelyjärjestelmän edellyttämä muulla sanomastandardilla toteutettu sähköinen lasku (mikäli tarvitaan) Julkishallinnon yksiköllä voi olla lukuisia erilaisia laskuja lähettäviä tietojärjestelmiä. On mahdollista toteuttaa yhtenäinen laskujen lähetystoiminto, joka korvaa laskutuksen tulostustoiminnot ja sitä seuraavat rutiinit. Julkishallinnon yksikkö pyrkii kokonaistaloudelliseen ratkaisuun, jossa laskut lähetetään yhdelle laskujen välittäjälle siitä riippumatta, mikä on laskun lähetystapa asiakkaalle. Laskun välittämiseen käytetään yhdenmukaista sanomaa, jonka laskun välittäjä muuntaa laskun vastaanottajan käyttämän laskujenvastaanottotavan ja sanomakuvauksen mukaan. 5.2 Lähettäminen verkkolaskuoperaattorin kautta Julkishallinnon taloushallinnossa pyritään siihen, että tietojärjestelmä tai palvelu käyttää yhtä verkkolaskuoperaattoria, jonka kautta voidaan lähettää kaikki verkkolaskut vastaanottajan käyttämästä palvelusta riippumatta. Verkkolaskujen lisäksi on voitava lähettää verkkopankkilinkit pankkeihin sekä kuluttajaverkkolaskut käytettävään palveluun. Palvelujen kehittämisvaiheessa voidaan poikkeuksellisesti käyttää operaattoria, joka ei voi välittää verkkolaskuja kaikille vastaanottajille, mikäli palvelun tuottaja esittää vahvistetun suunnitelman kaikki operaattorit kattavasta laskujen välittämisestä. Verkkolaskut tulee voida lähettää vähintään kerran vuorokaudessa työpäivinä. 5.2.1 Hallinnon tai palvelun sisäiset verkkolaskut Mikäli julkishallinnon taloushallinto hoidetaan samassa tietojärjestelmässä tai palvelussa, ei hallinnon sisäistä verkkolaskua lähetetä verkkolaskuoperaattorille, vaan tapahtumasta tehdään kirjanpitomerkinnät molempien osapuolten kirjanpitoon. Tarvittaessa kirjanpitomerkinnän tekemistä varten voidaan käyttää hallinnon sisäistä verkkolaskua. Jos julkishallinnon molemmat laskutusosapuolet hoitavat kirjanpitonsa samassa palvelussa, suositellaan käytettäväksi palvelun sisäistä verkkolaskua.

17 (35) LUONNOS 5.2.2 Perintälaskut ja rahoitusyhtiöt Julkishallinnon tulee käyttää perintäpalveluja, jotka vastaanottavat perittäväksi siirrettävät laskut sähköisesti tässä suosituksessa esitettyjen verkkolaskun sanomakuvausten mukaan. Mikäli myyntilasku lähetetään rahoitusyhtiölle laskun summan perusteella määräytyvän rahoituksen siirtämiseksi myyjän tilille, varsinaisen laskun maksu suoritetaan rahoitusyhtiön pankkitilille. Rahoitusyhtiölle lasku lähetetään verkkolaskuna. Asiakkaalle tällaisen laskun alkuperäiskappale lähetetään verkkolaskuna, kuluttajaverkkolaskuna tai sähköisenä kirjeenä sen mukaan, miten asiakas laskun vastaanottaa. Laskut voidaan lähettää myös tilitoimiston palvelun kautta. Mikäli verkkolasku lähetetään tilitoimistoon tai muuhun vastaanottajan käyttämään asiamiehen tietojärjestelmään tai käyttämään palveluun, verkkolaskuosoitteena on asiamies ja sen kautta asiakas. Laskujen lähettämiseen ei suositella käytettäväksi erillisiä laskutuspalveluja, joista voi lähettää pelkästään verkkolaskuja. Mikäli tällaista palvelua kuitenkin käytetään, laskut tulisi integroida myyjän muuhun kirjanpitoon automaattisesti siten, että myyjän kirjanpito, myynnin tilastointi ja myyntireskontra kattavat kaikki myyjän myyntitapahtumat.

18 (35) LUONNOS 6 Verkkolaskun vastaanottaminen Ostaja noutaa verkkolaskun pankin palvelusta tai vastaanottaa operaattorilta verkkolaskumuotoisen laskun. Operaattori voi muuntaa EDIFACT-sanomana tai Inhouse - tiedostona lähetetyn sähköisen laskun verkkolaskuksi. 6.1 Laskukanavat vastaanotossa Julkishallinnon käyttämän laskutusjärjestelmän/-palvelun tulee voida vastaanottaa laskut seuraavien laskukanavien kautta: verkkolasku einvoice- tai Finvoice-malli EDIFACT mikäli toimittajan kanssa on jo olemassa toimiva laskujen välitysrutiini EDIFACTia käyttäen paperilasku sähköisenä kirjeenä toimitettu tai alunperin paperille tulostettu lasku paperilasku/skannauspalvelun kautta ostolaskujen käsittelypalvelun skannaama paperilasku ekirje/sähköinen kuva pysäytetty postissa ilman tulostamista paperille ja siirrettynä taloushallintoon kuvana ei vastaanoteta kirjanpidon sisäistä oikaisua tms tilannetta varten sähköposti ei vastaanoteta julkishallinnossa. Julkishallinnon yksiköllä voi olla useita erilaisia laskuja vastaanottavia toimintoja ja tietojärjestelmiä. Julkishallinnon yksikkö pyrkii ratkaisuun, jossa sähköiset laskut vastaanotetaan yhdeltä laskujen välittäjältä siitä riippumatta, mikä on laskun lähettäjän (toimittajan) käyttämä laskukuvaus. Laskujen vastaanotossa

19 (35) LUONNOS käytetään yhdenmukaista sanomaa, jonka mukaiseksi laskun välittäjä muuntaa erilaiset vastaanotetut laskukuvaukset. Verkkolaskut tulee voida vastaanottaa vähintään kerran vuorokaudessa työpäivinä.

20 (35) LUONNOS 7 Liikekumppanirajapinta ja verkkolaskutuksen liittäminen eri palveluihin Verkkolaskua käytetään kirjanpitovelvollisten ja muiden laskutusosapuolten yhdistämiseen: Myyjä/lähettäjä Ostaja/vastaanottaja Täydentävät liittymät Yksityinen yhteisö, Yksityinen yhteisö, EDIFACT, sähköinen kirje julkisyhteisö julkisyhteisö Yksityinen yhteisö, julkisyhteisö Kuluttaja Verkkopankki, suoraveloitus, sähköinen kirje, sähköiset postilaatikot Julkisyhteisö (sisäinen) Julkishallinto (sisäinen) Suora kirjanpitomerkintä Kuluttajaverkkolaskuliittymää ei suositella kirjanpitovelvollisten liittymäksi. Kuitenkin pienten, tilitoimistoa käyttämättömien kirjanpitovelvollisten, kuten esimerkiksi yhdistysten, tiekuntien, sivutoimisten ammatinharjoittajien ja vastaavien laskuliittymäksi soveltuvat myös kuluttajaverkkolaskut. Esimerkki sähköisen postilaatikon käytöstä kuluttajaverkkolaskujen vastaanottoon: Laskun lähettäjä toimittaa aineiston sähköiseen kirjepalveluun, joka välittää laskut joko paperimuodossa postitse tai vastaanottajan itselleen rekisteröimään sähköiseen postilaatikkoon. Kuluttaja voi rekisteröityä tällaiseen palveluun esimerkiksi verkkopankkitunnuksilla. Rekisteröinnin jälkeen kuluttaja valitsee palvelussa mukana olevista lähettäjistä käyttämänsä toimittajat. Tiedonsiirtomuodot lähettäjiltä ovat verkkolaskusanomakuvaukset tai ASCII-muotoiset sähköisen kirjeen lähetysmuodot. Kuluttaja voi siirtyä postilaatikosta suoraan verkkopankkiin laskun maksamiseksi. Verkkolaskussa voidaan käyttää virtuaaliviivakoodia. Järjestelmä/palvelu Liittymä Lisätietoja/kohderyhmä Myynnin järjestelmä EDIFACT, verkkolasku Myyntilaskutus Verkkolasku Web-laskutuspalvelu Verkkolasku Verkkokauppa Kokonaan tai osittain maksettu verkkolasku Verkkomaksu Yksityinen yhteisö, julkisyhteisö Kuluttaja Kassajärjestelmä Ostolaskujen käsittelyjärjestelmä Ostotilausten käsittelyjärjestelmä Päiväyhteenveto Korttimaksutapahtuma Verkkolasku Verkkolasku, EDIFACT, pdf-, tiff- tms kuvatiedostot Verkkolasku, EDIFACT Käteisostajien tapahtumat Korttitapahtuman siirto pankkiin ja korttiyhtiöön Korttitapahtuman erittely (suunnitteluvaiheessa) Paperilaskujen skannaus

21 (35) LUONNOS Maksuliikennejärjestelmä Verkkolasku Välittäjänä pankki Myyntireskontrajärjestelmä Verkkolasku Ostoreskontrajärjestelmä Verkkolasku Käyttöomaisuuskirjanpitojärjestelmä Verkkolasku Verkkolaskun rivit muodostavat kirjanpidon Suoraan kirjanpitojärjestelmään Verkkolasku, pdf-, tiff- tms kuvatiedostot 7.1 Kirjanpidon automatisointi Verkkolaskun tiedoilla voidaan automatisoida kirjanpitomerkintöjen laatimista ostajan kirjanpitoon esimerkiksi seuraavin menetelmin: ƒmyyjän verkkolaskuun tekemän oletustiliöinnin perusteella ƒtoimittajan perustiedoissa olevan oletustiliöinnin perusteella ƒoletustiliöinnin perusteella. Kirjanpitomerkintään voivat vaikuttaa myös laskun arvonlisäverotiedot sekä myyjän Y-tunnus/VAT ID-tunnus. Kirjanpitolain mukaan kirjanpitomerkintää voidaan muuttaa tilikauden aikana siihen asti kunnes tilinpäätös yhteisön hallituksen tai vastaavan kokouksessa esitetään vahvistettavaksi. Mikäli kirjanpitomerkintää oikaistaan kaksi kalenterikuukautta liiketapahtuman sattumiskuukauden jälkeen, on käytettävä korjausmerkintää. Julkishallinnossa on erityisiä säännöksiä, jotka rajoittavat kirjanpitolaissa säädetyn korjausmerkinnän käyttöä. Oletustiliöintejä käyttämällä ostotapahtuma saadaan kirjanpitoon ja esimerkiksi kassasuunnittelua varten välittömästi verkkolaskun vastaanoton yhteydessä. Myös verkkolaskussa olevia muita kuin tiliöintitietoja voidaan käyttää kirjanpidon raportointiin, esimerkiksi asiakas-/toimittajatunnistetta ja tuotenimikettä/tuotetunnusta. Esimerkiksi voidaan laatia tilasto asiakkaan tietyn tuotteen ostoista koko siltä ajalta, jona paperitonta taloushallintoa on yhteisössä käytetty. Tilaston laadinnassa käytetään verkkolaskun rivejä. Verkkolaskun toimituspäivämäärätietojen avulla verkkolaskutapahtuma voidaan jaksottaa automaattisesti eri raportointijaksoille ja tilikausille. Toimituspäivätietoihin voidaan merkitä esimerkiksi: ƒvuokrakauden alku- ja päättymispäivämäärä ƒylläpitosopimuksen alku- ja päättymispäivämäärä ƒkorkoveloituksen alku- ja päättymispäivämäärä ƒvakuutusmaksukauden alku- ja päättymispäivämäärä. Yhteisön taloushallinnossa suositellaan määriteltäväksi alarajat laskun määrille, joita ei jaksoteta siirtyvänä eränä eikä käyttöomaisuushankintana.

22 (35) LUONNOS 8 Verkkolaskutuksen aloittaminen - lähettäminen Verkkolaskutuksen käytön lisääntyminen edellyttää avointa ja aktiivista toimimista verkkolaskutuksen puolesta. Vaikka laskuttaja pääsee paperittomaan myyntilaskujen käsittelyyn ilman verkkolaskutustakin, tulee sen olla aktiivinen verkkolaskujen lähetyksessä, koska se on hyvää asiakaspalvelua. Verkkolaskutuksen suurin hyöty saadaan laskujen vastaanoton yhteydessä. Kun laskujen lähettämisvolyymit ovat suuret, ovat myös laskujen sähköisen vastaanoton volyymit suuret. Tästä hyötyvät kaikki osapuolet. Verkkolaskuja kannattaa lähettää asiakkaille, vaikka asiakaskohtainen tapahtumamäärä olisi vähäinen. Jotta pieniäkin laskumääriä kannattaa lähettää verkkolaskuina, tulee lähettämiseen siirtyminen tehdä yksinkertaisin ja tehokkain menettelytavoin. Yksinkertaisimmillaan laskun vastaanottajan laskukanavavaihtoehdoksi perustietoihin merkitään verkkolasku. 8.1 Verkkolaskuoperaattorin valinta Verkkolaskuoperaattorin valintaan vaikuttavia asioita ovat julkishallinnon kilpailutusvelvollisuuden ohella esimerkiksi - operaattoriyhteydet muihin operaattoreihin - muunnospalvelujen tarve - liitetiedostojen tarve ja siirtomenettelyt - testausmenettelyt - virhetilanteiden hallinta - käyttöönoton ja käytön laajentamisen sujuvuus - arkistointimenettelyt - palvelujen sisältö ja laajuus - verkkolaskun integrointi taloushallinnon järjestelmiin - muiden kuin verkkolaskujen käsittelytarve ja palvelut - kustannukset. 8.2 Verkkolaskuosoitteen hankinta Julkishallinnon yksikkö tekee valitsemansa verkkolaskuoperaattorin kanssa laskujen (vastaanotto- ja) lähetyssopimuksen. Verkkolaskuosoitteeksi merkitään operaattorin käytännön mukainen osoite. Lähettäjän osoite merkitään lähettäjän käyttämän palvelun perustietoihin. Tietoa tarvitaan lähettäjän ja operaattorin väliseen tiedonsiirtoon. Toimintayksikkö voi käyttää vastaanottoon ja lähettämiseen eri verkkolaskuoperaattoria.

23 (35) LUONNOS 8.3 Sopimuksen syntyminen, yhteisöt (=ilmoittautuminen rekisteriin) Julkishallinnon yksikkö, joka voi lähettää verkkolaskuja, ilmoittaa tietonsa operaattorinsa välityksellä TIEKE Tietoyhteiskunnan kehittämiskeskus ry:n pitämään verkkolaskuosoitteistoon. Lisäksi julkistetaan yhteydenottotieto (sähköpostiosoite), johon kuka tahansa ko. yksikön asiakas voi ilmoittaa halukkuutensa vastaanottaa verkkolaskuja, oman verkkolaskuosoitteensa sekä mahdollisia lisätietoja. Verkkolaskuosoitteistomerkinnän ja ilmoittautumisen katsotaan muodostavan sopimuksen, jonka perusteella myyjä voi lähettää laskut vastaanottajalle pelkästään verkkolaskuina. Tällaista ilmoittamista vastaavana sitoumuksena katsotaan vastaanottajan tekemää merkintää verkkolaskujen vastaanottajana TIEKEn verkkolaskuosoitteistoon. Vastaanottaja voi myös rajata vastaanottoaan tarpeen mukaan lisätietoja -kentässä. Tämä yksinkertaistettu menettely koskee vain verkkolaskuoperaattorin kautta välitettäviä verkkolaskuja. Ennen verkkolaskujen lähettämisen aloittamista uudelle vastaanottajalle tulee tarkistaa tarvittavat toimet operaattorin toimintaohjeesta Verkkolaskuosoitteiston etusivulta (ks. kappale Operaattorin toimintaohjemalli). Koska julkishallinnon yksiköllä voi olla lukuisia erilaisia laskutusjärjestelmiä, on yksikkötietoa tarkennettava riittävästi osoitteistomerkinnässä. Erillisillä laskutustoiminnoilla voi olla sama lähettäjän verkkolaskuosoite. Jos asiakkaan kanssa tehdään sopimus, jossa säädellään osapuolten oikeuksia ja velvollisuuksia asiakassuhteessa, suositellaan että tähän sopimustekstiin tehdään merkintä verkkolaskujen lähettämisestä joko heti tai myöhemmin. 8.4 Sopimuksen syntyminen, kuluttajat Myyjä saa oikeuden lähettää kuluttajalle verkkolaskuja, mikäli kuluttaja tekee tästä ilmoituksen myyjälle, myyjän asiamiehelle, omalle pankilleen tai verkkolaskuoperaattorille puhelimitse, sähköpostitse tai muulla tavalla. Verkkolaskujen lähetysoikeus syntyy myös mikäli kuluttaja tekee sopimuksen sähköisen postipalvelun tuottajan kanssa tai merkitsee tällaisessa palvelussa halukkuutensa sähköisten laskujen vastaanottoon. Palveluntarjoajan on ilmoitettava kuinka kauan verkkolaskut ovat kuluttajan nähtävillä ja miten kuluttajan on toimittava, jos hän haluaa jatkaa laskujen säilyttämistä ko. ajan jälkeen.

24 (35) LUONNOS 8.5 Tietoliikenteen ja laskusisällön testaus Tietoliikenteen testauksen avulla verkkolaskuja lähettävä yksikkö varmistaa, että sen lähettämä verkkolasku välittyy käytettävän operaattorin kautta halutulle vastaanottajalle teknisesti oikein laskutietojen muuttumatta välityksen aikana. Mikäli myyjä käyttää palvelua tai tietojärjestelmää, jonka lähetystoiminto on aiemmin testattu, ei tietoliikennettä tarvitse enää testata. Testaus on kuitenkin suoritettava tietoliikenne- tai verkkopalveluun tehdyn olennaisen muutoksen jälkeen. Testauksen tehostamiseksi pyritään luomaan yleinen testiympäristö, johon kaikki verkkolaskuja lähettävät yhteisöt/yksiköt voivat lähettää testiverkkolaskun ennen tuotantolaskujen lähettämisen aloittamista. Testausympäristönä voidaan käyttää myös yksityistä testiympäristöä. Lisäksi selvitetään mahdollisuus suorittaa verkkolaskun lähetyksen testaus suoraan vastaanottajien kirjanpitoon asti. Testauksen suorittaminen edellyttää verkkolaskun lähetyksen lisäksi pdf-, tiff- tms sähköisessä muodossa olevan laskun lähettämistä testauksen suorittajalle. Laskutuksen rinnakkaiskäyttöä, jossa lähetetään asiakkaalle erikseen sekä verkkolasku että paperilasku ei suositella siihen liittyvien käsittelyriskien ja päällekkäistyön takia. 8.6 Verkkolaskutuksen lisäämisen säännölliset toimenpiteet Verkkolaskujen käyttäjien määrän odotetaan lisääntyvän nopeasti. Sen vuoksi selvitetään, miten (TIEKEn) verkkolaskuosoitteiston vastaanottajien yhteisötiedot voidaan verrata myyjän asiakasrekisteriin (sekä erikseen verkkolaskujen lähettäjien yhteisötiedot ostajan toimittajarekisteriin) säännöllisin väliajoin automaattisesti, jotta verkkolaskujen määrää voidaan nopeasti lisätä. Vertailun lisäksi yhteisöt ja niiden taloushallintoa tekevät asiamiehet tiedottavat aktiivisesti verkkolaskujen käytöstä omille asiakkailleen ja toimittajilleen. 8.7 Operaattorin toimintaohjemalli Operaattorin toimintaohjeessa kerrotaan, mitä tulee tehdä verkkolaskujen lähettämisen aloittamiseksi uudelle vastaanottajalle. Toimintaohjeet ovat Verkkolaskuosoitteiston etusivulla http://www.tieke.fi/verkkolaskuosoitteisto Esimerkki operaattorin julkaisemista toimintaohjeista:

25 (35) LUONNOS 1. Asiakas tekee verkkolaskuoperaattorin kanssa laskujen vastaanotto- ja laskujen lähetyssopimuksen. 2. Sopimukseen merkitään asiakkaan käyttämä verkkolaskuosoite. Verkkolaskuoperaattoreina toimivat pankit suosittelevat osoitteeksi pankkitilin IBAN-numeroa (kansainvälinen tilinumero). Osoite voi olla myös esimerkiksi OVT-tunnus tai Y-tunnus. 3. Jos asiakkaan puolesta laskuja vastaanottaa tai lähettää jokin kolmas osapuoli, esim. tilitoimisto, voidaan ko. osapuoli merkitä aineiston hoitajaksi sopimuksille 4. Asiakas luovuttaa verkkolaskuoperaattorin kanssa sovitun laskutusosoitteen omille toimittajilleen. Asiakkaan ei tarvitse sopia verkkolaskuoperaattorin kanssa uusien laskuttajaosapuolten tai uusien laskun vastaanottajien käyttöönotosta. Uusien osapuolten käyttöönotosta tulee ilmoittaa osoitteeseen zz@yy (operaattorista riippuen, kaikki eivät edellytä ilmoittamista). 5. Laskujen lähettäjä muuttaa asiakkaiden perustietoihin laskukanavaksi Verkkolasku ja merkitsee asiakkaan verkkolaskuosoitteen perustietoihin. 6. Tämän jälkeen näiden asiakkaiden laskut lähetetään verkkolaskuoperaattorille välitettäväksi. Lisätietoja: Verkkolaskuoperaattorilta, Neuvontapuhelinnumero 999 tai sähköpostiosoitteesta xxx@yyy.

26 (35) LUONNOS 9 Verkkolaskutuksen aloittaminen - vastaanottaminen 9.1 Laskun käsittelymenettelyjen tarkistaminen Ennen verkkolaskujen vastaanoton aloittamista suositellaan arvioitavaksi kaikkien laskujen käsittelyrutiinien tehokkuus ja se, miten verkkolaskujen vastaanotto mahdollisesti muuttaa käsittelyä. Sähköinen taloushallinto mahdollistaa hyväksymisrutiinien yksinkertaistamisen siten, että ostolaskuille riittää usein pelkkä laskujen hyväksyminen. Laskujen asiatarkastusta tarvitaan silloin kun hyväksyjällä ei ole riittävästi taustatietoa laskun oikeellisuuden varmentamiseen. Yksinkertaistettuja käsittelyrutiineja voidaan käyttää silloin kun ostotapahtuma laskutetaan säännöllisesti sopimukseen perustuen (esimerkiksi vuokra) tai ostolasku perustuu hyväksyttyyn tilaukseen. Yhtä useampaa laskun hyväksyjää ei suositella käytettäväksi. Mikäli ostosta aiheutuu sisäisen laskennan kirjaus useammalle toimintayksikölle, voidaan lasku silti hyväksyä yhden vastuuhenkilön toimesta, koska sähköinen taloushallinto mahdollistaa ostojen jälkikäteen tapahtuvan selailun vastuuhenkilöittäin kirjanpitomerkinnästä ostolaskuun asti. 9.2 Sopimuksen tekeminen ja ilmoittautuminen rekisteriin Toimintayksikkö tekee sopimuksen verkkolaskujen vastaanotosta verkkolaskuoperaattorin kanssa. Toimintayksikön operaattori ilmoittaa yksikön verkkolaskujen vastaanotosta TIEKEn Verkkolaskuosoitteistoon heti kun tuotantovalmius on saatu. Ilmoittautuminen johtaa automaattisesti sopimuksen tekemiseen verkkolaskujen lähettämiseen sitoutuneiden laskuttajien kanssa. Rekisteriin ilmoitetaan vastaanottajan verkkolaskuosoite, johon laskujen lähettäjät voivat lähettää laskut. Osoite merkitään myyjän asiakasrekisteriin asiakkaan perustietoihin, jolloin laskukanavaa Verkkolasku käytettäessä laskut osoitetaan automaattisesti operaattorista riippumatta ao. osoitteeseen. 9.3 Tietoliikenteen toiminnan varmentaminen Toimintayksikkö varmistaa ensimmäisten verkkolaskujen oikean vastaanoton ja oikean kirjanpidollisen käsittelyn seuraamalla aktiivisesti verkkolaskujen vastaanottoa. Seurantaa helpottaa, mikäli operaattori lähettää ensimmäisten käyttöviikkojen aikana tarkistusviestin välitetystä verkkolaskusta.

27 (35) LUONNOS Tarkistusviesti sisältää tiedon siitä, että verkkolasku on lähetetty. Tarkistusviestiä ei säännöllisesti käytetä. Verkkolaskujen vastaanottavan palvelun suositellaan toimivaksi siten, että palvelu kertoo käyttäjälle tai pääkäyttäjälle palvelussa olevan laskuja, joita ei ole jatkokäsitelty. Tällainen ominaisuus voi olla sisällytetty laskujen kierrätysjärjestelmän tavanomaisiin toimintoihin.

28 (35) LUONNOS 10 Verkkolaskun kuva näytöllä 10.1 Laskumalli Tietojärjestelmät, palvelut ja arkistointi suositellaan toteutettavaksi siten, että laskun kuva näytöllä toteutetaan yhdenmukaisella tavalla. Laskumallina käytetään Finvoice-verkkolaskumäärityksessä esitettyä kuvaa yksityiskohtaisesta laskusta. Laskussa on aina esitettävä laskun tietosisällön pakolliset tiedot (ks tausta-aineiston liite 1, Laskun tietosisältö). Laskun kuvassa ei esitetä tietoja, jotka eivät ole pakollisia ja joita toiminnossa ei tarvita. Tällaisen yksinkertaisen laskun kuvan mallina käytetään Finvoice-verkkolaskumäärityksessä esitettyä yksinkertaisen laskun kuvaa. Kirjanpitolain vaatimus laskun paperitulostuksesta toteutetaan tulostamalla näyttö paperille joko sellaisenaan tai käyttämällä paperitulostustoimintoa, joka tekee laskusta erityisen paperitulostusversion, joka ei tulosta näytöltä selaimen ohjaus- yms. tietoja. Sähköisenä kirjeenä (ekirjeenä) lähetettävistä laskuista tehtävän paperitulostuksen mallina käytetään samaa Finvoice-laskun kuvaa ottaen kuitenkin huomioon sähköisen kirjeen erityiset vaatimukset. Toiminnosta riippuen laskun kuvan yhteydessä sivulta on lisäksi ilmettävä: ƒmillainen lasku on (esimerkiksi myyntilasku, ostolasku, hyvityslasku, korkolasku, matkalasku) ƒmikä on verkkolaskun tila (esimerkiksi kesken, lähetetty, maksettu) ƒkuka on laskun laatinut ja milloin lasku on laadittu (käyttäjäleima) ƒkokonaan tai osittain maksetusta laskusta on ilmettävä suoraan tai linkin kautta milloin ja miten lasku on maksettu. Laskun kuvamallit (liite 3) ƒlaskun kuva näytöllä ƒyksinkertaisen laskun kuva näytöllä ƒjulkishallinnon suosittaman laskun kuva ekirjeenä.

29 (35) LUONNOS 11 Verkkolaskujen arkistointi Kirjanpitolain (1339/1997) ja valtion talousarvioasetuksen mukaan tositteet on arkistoitava vähintään kuusi vuotta sen kalenterivuoden lopusta, minkä aikana tilikausi on päättynyt. Kuntia koskevien suositusten mukaan tositteet on arkistoitava 10 vuoden ajan. Kirjanpitokirjat on arkistoitava 10 vuotta tilikauden päättymisestä. Mikäli tositteiden tai kirjanpitokirjojen säilytysaikana tietojärjestelmää, sen tietokantaa tai verkkolaskun teknistä standardia muutetaan, on taloushallinnossa varmistettava laskutietojen muuttumattomuus konvertoimalla tiedot uuden toimintaympäristön mukaiseksi tai tiedoista on laadittava pdf-, tiff- tms muodossa olevat tiedostot, joita voidaan käsitellä jäljellä olevana säädösten ja suositusten edellyttämänä arkistointiaikana. Verkkolaskut ovat kirjanpitolain ja talousarvioasetuksen tarkoittamia tositteita ja laskuluettelot kirjanpitokirjoja. Kirjanpitolautakunnan vuonna 2000 antamassa yleisohjeessa kirjanpidossa käytettävistä menetelmistä, on esitetty tarkennuksia ja suosituksia sähköisen kirjanpitoaineiston säilyttämisestä. 11.1 Verkkolaskujen haku Laskujen hakuun arkistosta suositellaan merkittäväksi hakukriteerit kaikkien laskun tietojen ja niiden yhdistelmien perusteella. Vähintään hakukriteereinä tulisi olla: ƒlaskun päivämäärä ƒasiakkaan/toimittajan Y-tunnus tai muu tunniste ƒasiakkaan/toimittajan nimi tai nimen osa ƒlaskun loppusumma ja summaväli (=, >, <) ƒlaskutusvaluutta ƒlaskutettu hyödyke ƒarvonlisäverokanta. 11.2 Laskun datan arkistointi Lasku suositellaan arkistoitavaksi XML-muodossa siten, että tietojen avulla voidaan muodostaa laskun kuva koko arkistointiajan. Laskun kuvan layout voi arkistointiaikana muuttua selainten tai muiden tietojärjestelmäominaisuuksien muuttuessa, mutta kaikki laskutiedot on voitava näyttää muuttumattomana. Verkkolaskusta on arkistoitava kaikki sellaiset tiedot, joiden avulla laskun kuva voidaan tuottaa laskun layout-suosituksen mukaisesti.

30 (35) LUONNOS Verkkolaskusanoman arkistointi ei ole välttämätöntä sen jälkeen kun verkkolaskun tiedot on tallennettu taloushallinnon tietojärjestelmään ja tiedoista on tehty varmistus, mikäli tiedot on säilytetty kirjanpitolain (tai vastaavien julkishallinnossa tositteiden säilyttämisestä annettujen ohjeiden) edellyttämällä tavalla. Verkkolaskusta arkistoidaan XML-muodossa olevan laskutiedon lisäksi pdf-, tiff- tms. muodossa oleva kuva, mikäli kuva sisältää tietoja, joita XMLmuotoisessa laskussa ei ole. Tällaiseksi tiedoksi ei katsota osoite- tms yleistietoja, mikäli tietoa ei ole määrätty lainsäädännössä pakolliseksi. Arkistoiduista laskutiedoista laaditun laskun kuvan tulee sisältää säännösten tositteelta edellyttämät vähimmäistiedot. Ks. Liite 1 Verkkolaskun tiedot. Laskun tiedot on voitava tarvittaessa tulostaa paperille. 11.3 Kuluttajaverkkolaskun arkistointi Kuluttajalle toimitettava verkkolasku välitetään kuluttajan käyttämän pankki- tai postipalveluun nähtäville viimeistään laskun maksuajan määrittelevänä laskupäivänä tai viimeistään 10 päivää ennen maksupäivää. Verkkolaskun arkistointi toteutetaan siten, että kuluttaja voi selailla laskua vähintään kahden kalenterivuoden ajan laskun lähettämisestä, siitä riippumatta, onko lasku maksettu. Arkistoinnin voi toteuttaa laskut välittävä palvelu tai muu ulkopuolinen taho. Mikäli kuluttajan käyttämässä palvelussa ei ole arkistointipalvelua, suositellaan, että verkkolasku voidaan siirtää kuluttajan omalle tietokoneelle arkistoitavaksi. Lasku tulee siirtää palvelusta yksinkertaisella ja luotettavalla tavalla. Julkishallinto pyrkii vaikuttamaan palvelujen kehittämistä siten, että tällaiseen arkistoon voidaan siirtää laskuja erilaisista verkkopalveluja tuottavista palveluista. Mikäli kuluttajan käyttämässä palvelussa ei voida tuottaa laskujen säilyttämistä kahden kalenterivuoden ajan, on tästä oltava erityinen maininta kuluttajalle tarjottavassa palvelussa. Lisäksi on tiedotettava, miten kuluttaja voi saada jäljennöksen saamastaan laskusta sen jälkeen kun laskua ei enää voida selailla kuluttajan verkkopalvelussa. 11.4 Laskuluettelon (päiväkirjan) arkistointi Laskuluettelon (myyntilaskut, ostolaskut) ollessa kirjanpitolain tarkoittama kirjanpitokirja, on siihen merkittävä seuraavat tiedot: ƒlaskun tositenumero

31 (35) LUONNOS ƒlaskun päivämäärä ƒasiakkaan/toimittajan nimi ƒlaskun arvonlisäveroton summa ƒlaskun loppusumma ƒlaskun tila (esim. lähetetty, hyväksytty, maksettu). Laskuluettelon tulostusjärjestys on ƒtositelaji ƒlaskun tositenumero. Mikäli tositenumero on tositelajiriippumaton, tulostusjärjestys on laskun tositenumeron mukainen. Laskuluettelo suositellaan muodostettavan yhdenmukaisena sisältäen kaikki laskut niiden laskukanavasta riippumatta. Laskuluettelo suositellaan muodostettavaksi laskutapahtumista haluttujen valintakriteerien mukaisesti koko arkistointiajan. Sen lisäksi suositellaan tilikauden päättämisen jälkeen muodostettavaksi pdf-, tiff- tms muotoinen laskuluettelo, joka sisältää kaikki tilikauden tapahtumat tulostusjärjestyksessä. 11.5 Asiajärjestyksessä olevien laskutapahtumien (pääkirjan) arkistointi Kaikista laskuista (myyntilaskut, ostolaskut) niiden laskukanavasta riippumatta on laadittava kirjanpitolain tarkoittama asiajärjestyksessä oleva kirjanpitokirja. Siihen on merkittävä seuraavat tiedot: ƒlaskun tositenumero ƒlaskun päivämäärä tai siitä tehdyn kirjanpitotapahtuman päivämäärä ƒasiakkaan/toimittajan nimi ƒlaskun arvonlisäveroton summa ƒlaskun loppusumma ƒlaskun tila (esim. lähetetty, hyväksytty, maksettu). Laskuluettelon tulostusjärjestys on ƒpääkirjatili ƒtositelaji ƒlaskun tositenumero. Mikäli tositenumero on tositelajiriippumaton, tulostusjärjestys on laskun tositenumeron mukainen. Pääkirja suositellaan muodostettavaksi laskutapahtumista haluttujen valintakriteerien mukaisesti koko arkistointiajan. Sen lisäksi suositellaan tilikauden päättämisen jälkeen muodostettavaksi pdf-, tiff- tms muotoinen

32 (35) LUONNOS asiajärjestyksessä muodostettu tapahtumaluettelo, joka sisältää kaikki tilikauden tapahtumat pääkirjan tulostusjärjestyksessä. Tällaiseen pääkirjaan suositellaan tulostettavaksi pääkirjatilin saldo jokaisen luetteloidun tapahtuman jälkeen. Laskuluettelosta voidaan tehdä pääkirjanpitoa varten yhteenveto, joka siirretään yhteenvetotositteena pääkirjaan. Tällainen yhteenveto on tehtävä kalenterikuukausittain tai sitä lyhyemmältä aikajaksolta. 11.6 Arkistointipaikka ja -aika Verkkolaskut on arkistoitava siten, että laskujen muuttumattomuus voidaan todeta. Tämä voidaan toteuttaa joko käyttämällä arkistointiin tietovälineitä, joille voidaan kirjoittaa vain yhden kerran tai käyttämällä tarkistetta, joka lasketaan laskun tiedoista ja joka uudelleen laskemalla varmentaa muuttumattomuuden. Tarkiste voidaan laskea verkkolaskun tiedoista tai verkkolaskusta tehdystä kuvatiedostosta. Kirjanpitovelvollisen on tehtävä pysyvä arkisto tilikauden laskuista viimeistään silloin kun yhteisön hallitus tai sitä vastaava elin päättää tilinpäätöksen esittämisestä vahvistettavaksi. Pysyvä arkisto on tehtävä kahtena kappaleena. Valtiolla pysyvä säilytys tehdään kalenterikuukausittain. 11.7 EU:n arkistointivaatimukset Euroopan Unionin myöntämän tukirahoituksen tms syyn takia laskujen arkistoinnissa on noudatettava EU:n mahdollisesti asettamia erityisiä säännöksiä. Säännöksissä voidaan edellyttää koko hankkeen tositeaineiston säilyttämistä 10 vuoden ajan viimeisen maksatuksen tekemisestä. Koska verkkolaskua ei kirjanpitolain eikä arvonlisäverolain takia ole tulostettava paperille, säilytetään verkkolaskut sähköisessä muodossa ja ne on tulostettava paperille vasta tilityksen laatimista ja tarkastamista varten.

33 (35) LUONNOS 12 Sanasto ja lyhenteitä ANSI B2B B2C CDR CEN/ISSS DTD ebxml EDI UN/EDIFACT einvoice ekirje Finvoice HTML Laskukanava OVT OVT-tunnus lähinnä Pohjois-Amerikassa käytettävä EDI sanomastandardi, vastaa Euroopassa yleisintä EDIFACTia business to business, tiedonsiirto yritysten välillä business to consumers, tiedonsiirto yrityksiltä kuluttajille computer disc readable, kerran kirjoitettava CD levy laskujen pysyvään arkistointiin European Committee for Standardization, Information Society Standardization System osallistuu Euroopan teknisten standardien laadintaan dokumentin, esim. laskun, rakennemäärittely electronic business extensible Markup Language, YK:n e-kaupan keskuksen ja Oasis-järjestön määrittelemät arkkitehtuuri ja tekniset määritykset XML-tiedoston kuvauskielen käytöstä yritysten väliseen tiedonsiirtoon ja elektroniseen kaupankäyntiin Electronic Data Interchange, sähköistä, määrämuotoista ja automaattista tiedonsiirtoa yritysten sekä julkishallinnon tietojärjestelmien välillä EDI for Administration, Commerce and Transport, YK:ssa kehitetty ja Euroopassa yleisimmin käytössä oleva EDI-standardi Pohjoismaisen verkkolaskukonsortion verkkolaskumääritys, määrityksen uusin, vuoden 2002 alussa julkaistu versio on einvoice 1.3. sähköisesti postiin lähetettävä kirje, jonka posti tulostaa paperille ja kuljettaa vastaanottajalle Suomen Pankkiyhdistyksen verkkolaskumääritys Hypertext Markup Language, internet sivujen tekemiseen käytetty merkkauskieli Myyntilaskun lähettämistapa ja ostolaskun vastaanottotapa Organisaatioiden välinen tiedonsiirto, ks. EDI Osapuolitunniste, joka koostuu kolmesta osasta. ICD-koodi (International Code Designator), Y- tunnus ilman väliviivaa ja sen enintään 5 numeroa/merkkiä on yrityksen itse määrittelemä osasto tms. tunnus.

34 (35) LUONNOS Pankkiviivakoodi Paperille tulostettu viivakoodi, joka sisältää laskun maksamista varten tarvittavat tiedot pdf portable data format, yleinen tiedostomuoto dokumenttien esittämiseen kaikissa järjestelmissä PKI Public Key Infrastructure, sähköinen allekirjoitusmenetelmä, jossa asiakirja allekirjoitetaan salaisella avaimella ja avataan lähettäjän julkisella avaimella Sähköpostilasku sähköpostiviestinä tai sen liitteenä lähetettävä standardoimaton laskua, jota ei voida käsitellä kirjanpidossa automaattisesti. tif, tiff Tagged Image Format, yleinen tiedostomuoto grafiikan esittämiseen XML Extensible Stylesheet Language, XML:n visualisointimenettely Verkkolaskufoorumi Verkkolaskutuksen yhteistyöfoorumi, ks http://www.verkkolaskufoorumi.org Verkkolaskujen palveluntuottaja Verkkolaskujen välittämistä harjoittava yritys, verkkolaskuoperaattori Verkkolaskukonsortio Verkkolaskustandardien ja toimintamallien kehittämistyötä tekevä operaattoreiden yhteistyöelin Verkkolaskuosoitteisto TIEKEn ylläpitämä osoitteisto, josta näkee mitkä yhteisöt lähettävät ja vastaanottavat verkkolaskuja Verkkomaksulinkki Verkkokaupan tai verkkolaskupalvelun linkki, jolla lasku voidaan maksaa verkkopankin palvelussa Verkkopankkilinkki Suoraveloituksen tai suoralaskun linkki, jolla verkkopankkipalvelusta voidaan lukea kuluttajalle lähetetty verkkolasku Virtuaalinen viivakoodi Verkkolaskuun sisältyvä pankkiviivakoodia vastaava viivakoodi, joka mahdollistaa laskun maksamisen verkkopankkipalvelussa XSL XML Style Language, XML:n visualisointimenettely Y-tunnus Yritys- ja yhteisötunnus, kaupparekisterin ja verohallinnon käyttämä tunnus yhteisöstä YTJ Yritystietojärjestelmä, jossa julkistetaan osoitteet ja rekisteröintitiedot julkisissa rekistereissä, ks. www.ytj.fi

35 (35) LUONNOS 13 Liitteet 13.1 Liite 1: Verkkolaskun tiedot 13.2 Liite 2: Liikekumppanitunnisteiden käyttö 13.3 Liite 3: Laskun kuvamallit - Laskun kuva näytöllä (Finvoice soveltamisohjeen mukainen) - Laskun kuva paperitulosteena/pdf-arkistoituna - Julkishallinnon suosittaman laskun kuva ekirjeenä 13.4 Tausta-aineisto