1 Kilta - yhdistyskäyttäjän ohje Yleistä Kilta on SQL Server -pohjainen TTL:n jäsenrekisteri- ja CRM-järjestelmä. Se sisältää tietoja henkilöistä (TTL-yhdistyksien jäsenet ja muita kontakteja) ja organisaatioista (TTL-yhdistykset ja niihin liittyvät kerhot ja osaamisyhteisöt, yhdistyksien yhteisöjäsenet, muut liittoyhteisön toimintaan liittyvät ryhmät ja muita kontaktiyhteisöjä) sekä jäsenyyksistä (henkilöiden liittyminen organisaatioihin ja organisaatioiden liittyminen ylempiin organisaatioihin). Killan tietosisältöön kuuluu mm. - henkilön/organisaation yhteystiedot - jäsenyystiedot - laskutus- ja maksutiedot - kampanjatiedot - henkilöiden roolitiedot (rooli organisaatiossa) - henkilöiden webroolit (rooli organisaation sivustolla). Webrooleja käytetään TTL-yhteisön Shibboleth-kertakirjautumisjärjestelmässä. Kilta sisältää myös poiminta-, tapahtumien hallinta- ja raportointiosiot. Poiminnan tuloksista voi muodostaa excel-tiedoston, tulostaa osoitetarroja ja käyttää jakelulistana ja lähettää järjestelmästä sähköpostia. Raportointiosiossa voidaan tulostaa valmiiksi määriteltyjä raportteja. Tapahtumien hallintaosiossa voidaan julkaista koulutus- ym. tapahtumia ja koota niihin tulevia ilmoittautumisia, tulostaa osallistujalistoja jne. TTL:n yhdistyksien henkilöille voidaan antaa Kiltaan tunnuksia, joilla voi katsella oman yhdistyksen jäsentietoja, tuottaa heitä koskevia raportteja, lähettää yhdistyksen jäsenille sähköpostia sekä hallinnoida yhdistyksen tapahtumia. Käytettävissä on myös suppeampi profiili, jolla voi ainoastaan hallinnoida yhdistyksen tapahtumia. Kirjautuminen Kilta-käyttäjäksi Yhdistyksien henkilöille luodaan pyynnöstä Kilta-käyttäjätunnus, johon on liitetty rooli Yhdistyskäyttäjä tai suppeampi Tapahtumavastaava. Tunnuspyyntö lähetetään sähköpostitse osoitteella jasenasiat@ttlry.fi. Kirjautuminen tapahtuu osoitteessa http://crm.ttlry.fi. Yhdistyskäyttäjän etusivu näyttää seuraavalta:
2 Ylävalikon kohdista löytyvät toiminnot: Poiminta, Tapahtumat ja Raportit, kuvataan seuraavissa kappaleissa. On huomattava, että Kilta ei itse ole kertakirjautumisjärjestelmän piirissä, toisin sanoen Kiltaan ja verkkopalveluihin on eri tunnukset. Jäsentietojen katselu Yhdistyskäyttäjä voi hakea yhdistyksensä jäsenten tietoja etusivulla olevalla lomakkeella:
3 Käyttäjä voi katsella kaikkia tietoja, mutta ei tehdä muutoksia niihin. Poiminta Kun poimintatoimintoon tullaan ensimmäisen kerran, poimintajoukko on tyhjä: Pohjaksi voidaan hakea aikaisemmin talletettu poiminta tai aloittaa uuden poiminnan määrittely siirtymällä uusi poiminta -linkistä sivulle, jolla annetaan poimintaehdot, joilla halutaan rajata
4 rekisterin henkilöitä ja organisaatioita. Ehdot täyttävät tahot otetaan mukaan poimintaan. Esimerkiksi, jos halutaan poimia jäsenet, jotka ovat antaneet luvan jäsenpostin lähettämiseen, valitse ensin saa laittaa jäsentiedotteen: sen jälkeen valitse Jäsenyys jäsenlaji-kohdassa halutut jäsenlajit: esim. aikuisopiskelija-, henkilö-, nuori opiskelija-, perheen- ja seniorijäsen sekä yhteisön yhteyshenkilö. Valitse kohta vain voimassaolevat jäsenyydet: Lopuksi Poimi:
Poiminnasta voidaan tämän jälkeen lisätä tai poistaa poimittuja. Voit myös valita exceliin haluamiasi sarakkeita (jos automaattisesti valitut eivät riitä) Valitse sarakkeet-osiosta. Nyt voit tuoda tiedot excel-taulukkoon, lähettää poimituille sähköpostia tai tehdä tarrat tiedostosta. 5
6 Sähköpostin lähettäminen Käytössä on perustason editori. Kopio viestistä kannattaa lähettää itselleen. Voit lisätä viestiin liitteitä. Järjestelmä ilmoittaa lukumäärät niistä poimituista (joille viesti ei mene), ( joilla ei ole sähköpostiosoitetta tai on sähköpostikielto 1729 kpl) sekä niistä poimitusta, joille viesti lähtee (10919 kpl). Jos haluat, voit tallettaa niiden henkilöiden yhteystiedot, joille viesti ei mene perille, yhteystietopäivityspyynnön lähettämiseksi.
7 Tallenna tiedosto klikkaamalla excel-kuvaketta hiiren oikealla painikkeella ja valitsemalla 'tallenna kohde nimellä'. Sähköpostin lähettäminen suurelle joukolle järjestelmän kautta kestää melko kauan. Kun viesti on lähetetty, järjestelmä ilmoittaa tästä. Raportointi Valmiit raporttimallit ovat: