Tieto- ja viestintätekniikan ammattilaiset ry. Jäsenyhdistysten hallitusten muistilista

Transkriptio

1 Tieto- ja viestintätekniikan ammattilaiset ry Jäsenyhdistysten hallitusten muistilista 2015

2 Jäsenyhdistysten hallitusten muistilista 2 (17) Sisällysluettelo Tieto- ja viestintätekniikan ammattilaiset ry... 1 Jäsenyhdistysten hallitusten muistilista Muistilistan tavoite Organisaatio = TIVIA + Infuture Oy + Tietotekniikan tutkimussäätiö Tieto- ja viestintätekniikan ammattilaiset TIVIA ry Infuture Oy Tietotekniikan tutkimussäätiö Hallinto Päätösvalta ja vaikuttaminen liittoyhteisössä Hallintomalli Jäsenyhdistykset Puheenjohtajakokoukset Liittokokoukset Vaalivaliokunta Hallitus Liiton toimisto Yhdistysten rahoitus Jäsenmaksutilitykset Perusosa Hankeraha Yhdistysten merkkipäivät Matkalaskut Yhdistysten tiedottaminen Helpoin tapa Viestinnän oppaita Mediaopas TIVIAn jäsenyhdistyksille Kolumniopas TIVIAn jäsenyhdistyksille Yhdistysten tapahtumien järjestäminen Budjetointi Tiedottaminen... 10

3 Jäsenyhdistysten hallitusten muistilista 3 (17) Tapahtuman luominen Kiltaan TIVIAn käyttämät tiedotuskanavat Yleistä tiedottamisesta Tiedottaminen ilmoittautuneille Ilmoittautumiset Ilmoittautumisen hyväksyminen Ilmoittautuneen tietojen tarkistaminen Ilmoittautuneiden hallinta Videointi Palautteet Raportointi Yhdistysten työkalut Drupal Kilta-jäsenrekisteri Netvisor Adobe Connect Dream Broker Studio Webropol TIVIAn graafinen materiaali ja logot TIVIAn esittelyaineistot... 17

4 Jäsenyhdistysten hallitusten muistilista 4 (17) 1. Muistilistan tavoite Tämän muistilistan tavoitteena on helpottaa TIVIAn jäsenyhdistyksen puheenjohtajan ja muiden toimihenkilöiden toimintaa. 2. Organisaatio = TIVIA + Infuture Oy + Tietotekniikan tutkimussäätiö 2.1 Tieto- ja viestintätekniikan ammattilaiset TIVIA ry TIVIA on puolueeton, valtakunnallinen tieto- ja viestintäalan asiantuntija, jäsenyhdistystensä kattojärjestö. Siihen kuuluu 17 paikallis-, 8 teema- ja 3 opiskelijayhdistystä ja toiminta kattaa koko Suomen. Yhdistyksiin kuuluu yhteensä alan ammattilaista sekä lähes 500 tietotekniikkaa tuottavaa tai käyttävää yritystä ja yhteisöä. 2.2 Infuture Oy Infuture Oy:n kautta liitto toteuttaa liiketoimintaansa, johon kuuluvat mm. koulutus-tapahtumien ja sertifiointitilaisuuksien järjestäminen ja kirjojen sekä mm. IT2010 -sopimusehtojen myynti. 2.3 Tietotekniikan tutkimussäätiö Tietotekniikan tutkimussäätiön tarkoituksena on edistää ja tukea Suomea palvelevaa tietotekniikkaa koskevaa ja siihen liittyvää koulutus- ja neuvontatoimintaa, jonka tavoitteena on taloudelliset ja inhimilliset näkökohdat huomioonottava tietotekniikan mahdollisimman tehokas hyväksikäyttö. Säätiö jakaa vuosittain Väitöskirjapalkinnon sekä Vuoden Tietotekniikkavaikuttaja ja Vuoden Tietotekniikkatyö -palkinnot sekä avustaa suomalaisten alan tutkijoiden osallistumista kansainväliseen yhteistyöhön. 2.4 Hallinto TIVIAn, Infuture Oy:n ja Tietotekniikan tutkimussäätiön hallitusten kokoonpano on sama.

5 Jäsenyhdistysten hallitusten muistilista 5 (17) 3. Päätösvalta ja vaikuttaminen liittoyhteisössä 3.1 Hallintomalli Jäsen Jäsenyhdistys (Puheenjohtajakokous, ei sääntömääräinen hallintoelin) Liittokokous (Vaalivaliokunta) Hallitus Työryhmät, Toimisto 3.2 Jäsenyhdistykset TIVIAan kuulutaan jäsenyhdistyksen kautta. Luettelo toimivista alue-, teema- sekä opiskelijayhdistyksistä löytyy liiton nettisivuilta: TIVIA-yhteisö -> Jäsenyhdistykset 3.3 Puheenjohtajakokoukset Puheenjohtajakokous kutsutaan koolle kaksi kertaa vuodessa, toinen keväällä ja toinen syksyllä. Puheenjohtajakokous on suunnittelukokous, jossa valmistellaan liittokokoukselle esitettäviä asioita. Yhdistyksen puheenjohtajan ollessa estynyt, kokoukseen voi osallistua muu yhdistyksen hallituksen/johtokunnan jäsen. Kokousten aikataulu on nähtävissä liiton Jäsenille-sivuilla, sivut vaativat kirjautumisen jäsentunnuksilla: TIVIA-yhteisö -> Jäsenyhdistysinfo -> Liittoyhteisön kokouksia 3.4 Liittokokoukset Liittokokous kutsutaan koolle kaksi kertaa vuodessa, toinen keväällä ja toinen syksyllä. Kevätliittokokouksessa hyväksytään mm. liittokonsernin tilinpäätös ja toimintakertomus sekä strategisen suunnitelman lähtökohdat, periaatteet ja menettelytavat. Syysliittokokouksessa hyväksytään mm. liiton strateginen suunnitelma, seuraavan vuoden budjetti ja toimintasuunnitelma sekä valitaan liiton hallituksen jäsenet ja hallituksen puheenjohtaja.

6 Jäsenyhdistysten hallitusten muistilista 6 (17) Jos jäsenyhdistys haluaa, että jokin asia otetaan käsiteltäväksi liittokokouksessa, on sen tehtävä asiasta hallitukselle kirjallinen esitys. Esitys on toimitettava hallitukselle vähintään 4 viikkoa ennen ilmoitettua kokousta. Kokousten aikataulu on nähtävissä liiton Jäsenille-sivuilla, sivut vaativat kirjautumisen jäsentunnuksilla: TIVIA-yhteisö -> Jäsenyhdistysinfo -> Liittoyhteisön kokouksia 3.5 Vaalivaliokunta Vaalivaliokunta pyytää vuosittain jäsenyhdistyksiltä ehdokkaita TIVIAn hallituksen jäseniksi. Hallitusjäsenehdokkailta edellytetään ICT-alan ja liiketoiminnan tuntemusta. Vaalivaliokunnan tehtävänä on esityksessään varmistaa hallituksen taustan monipuolisuus käytettävissä olevista ehdokkaista. Vaalivaliokunnan jäsenet valitsee syysliittokokous. Vaalivaliokunnan kokoonpano on nähtävänä liiton nettisivuilla: Tietoa TIVIAsta -> Hallinto 3.6 Hallitus TiIVIAn hallitukseen kuuluu liittokokouksen valitsema puheenjohtaja sekä kahdeksan jäsentä. Puheenjohtaja valitaan vuosittain, muut hallituksen jäsenet kahdeksi vuodeksi kerrallaan. Vuosittain erovuorossa on neljä jäsentä. Jäsenenä voi olla korkeintaan kaksi peräkkäistä kautta. Hallitusjäsenehdokkailta edellytetään ICT-alan ja liiketoiminnan tuntemusta. Hallitus kokoontuu keskimäärin joka toinen kuukausi. Hallituksen keskeiset tehtävät ovat liiton strategian toteuttamisen suunnittelu, ohjaus ja edelleen kehittäminen. Liiton hallitus ja hallituksen puheenjohtaja toimivat myös Tietotekniikan tutkimussäätiön ja Infuture Oy:n hallituksena ja hallituksen puheenjohtajana. Kokoukset pidetään liiton kokouksen jälkeen samana päivänä. Hallituksen sihteerinä toimii TIVIAn toiminnanjohtaja. Hallituksen kokoonpano on nähtävänä liiton nettisivuilla: Tietoa TIVIAsta -> Hallinto 3.7 Liiton toimisto Liiton toimisto tarjoaa yhdistysten käyttöön erilaisia järjestelmiä ja palveluita helpottamaan yhdistysten rutiineja. Näitä ovat mm. Drupal- verkkosivutilan sekä Drupal-tiimin ja pääkäyttäjän tuen. Kilta-jäsenrekisteri, jonkan avulla yhdistykset voivat esim. raportoida jäsentietojaan, lähettää viestejä jäsenistölleen sekä hallinnoida tapahtumiaan. TIVIAn tiedotuskanavat, missä jäsenyhdistys voi tiedottaa tapahtumistaan tai muista yleisesti kiinnostavista asioista veloituksetta.

7 Jäsenyhdistysten hallitusten muistilista 7 (17) Netvisor- talousohjausjärjestelmän sekä ko. järjestelmän avulla tuotetun kirjanpitopalvelun sovitulla laajuudella. Adobe Connect- verkkokokousjärjestelmä verkkokokousten ja videoneuvottelujen järjestämiseen. Dream Broker Studio -ohjelmisto videomateriaalin tuotantoon, editointiin ja jakeluun. Webropol-kyselytyökalu palautekyselyjen tekemiseen ja tulosten analysointiin. Ohjeita ja tietoa näistä löytyy mm. liiton Jäsenille-sivuilta, sivut vaativat kirjautumisen jäsentunnuksilla: TIVIA-yhteisö -> Jäsenyhdistysinfo 4. Yhdistysten rahoitus TIVIAn yhdistyksille jakama rahoitus koostuu jäsenmaksutilityksistä, perusosasta sekä hankerahasta. 4.1 Jäsenmaksutilitykset TIVIA hoitaa jäsenlaskutuksen yhdistysten puolesta. Jäsenmaksutilitykset maksetaan tammi-huhtikuulta toukokuussa, touko-joulukuulta joulukuussa. Yhdistysosuus määräytyy jäsenmaksun maksukuukauden mukaan. Tilityksistä lähetetään yhdistyksen puheenjohtajalle jäsenkohtainen erittely. 4.2 Perusosa TIVIA maksaa yhdistyksille vuosittain syksyn liittokokouksessa vahvistettavan ns. perusosan. Perusosan maksamisen edellytyksenä on, että seuraavaksi mainitut dokumentit toimitetaan sähköisesti osoitteella anneli.ranta-kuusinen@tivia.fi kuluvan vuoden kesäkuun loppuun mennessä. Tarvittavat dokumentit ovat: edellisen vuoden tilinpäätösasiakirjat: tuloslaskelma ja tase ja edellisen vuoden toimintakertomus sekä kuluvan vuoden toimintasuunnitelma ja budjetti. 4.3 Hankeraha Hankeapurahan myöntämisen perusteet: TIVIA myöntää hankeapurahoja TIVIAan kuuluville jäsenyhdistyksille hankeapurahoja myönnetään uusille hankkeille, jotka edistävät yhteistyötä yhdistysten välillä, joiden avulla voidaan hankkia uusia jäseniä yhdistyksille tai muuten lisätä ja kasvattaa yhdistyksen toimintaa ja edistää TIVIAn ja jäsenyhdistysten yhteisiä tavoitteita. Hankeapurahan myöntämistä koskevat säännöt: yksittäisen haettavan hankeapurahan vähimmäismäärä on 250 hankeapurahoista myönnetään 1-5/2015 enintään puolet vuoden kokonaismäärästä ( ) hankeapuraha maksetaan pääsääntöisesti jälkikäteen selvitystä vastaan anomukset tulee jättää viimeistään kuukausi ennen hankkeen alkamisajankohtaa huom! Anomusten käsittelyaika on kaksi viikkoa.

8 Jäsenyhdistysten hallitusten muistilista 8 (17) Hakeminen: hankeapurahaa haetaan täyttämällä ja lähettämällä hakulomake TIVIAlle, hakulomake löytyy liiton nettisivuilta: TIVIA-yhteisö -> Jäsenyhdistykset -> Lomakkeet 4.4 Yhdistysten merkkipäivät TIVIA myöntää jäsenyhdistyksille euron merkkipäivälahja yhdistysten täyttäessä tasakymmenvuosia. 25-vuotispäivänä ei lahjaa anneta. 4.5 Matkalaskut Puheenjohtaja- sekä liittokokouksiin osallistumisesta aiheutuneet matkakulut korvataan valtion matkustussäännön mukaan. Samalta suunnalta kokouksiin matkustavien toivotaan sopivan esim. kimppakyydeistä kulujen kurissapitämiseksi. Matkalaskupohja löytyy liiton Jäsenille-sivuilta, sivut vaativat kirjautumisen jäsentunnuksilla: TIVIA-yhteisö -> Jäsenyhdistysinfo -> Liittoyhteisön kokouksia Matkalaskujen liitteeksi tulee toimittaa alkuperäiset tositteet kuluista. Matkalaskut tulee lähettää TIVIAn toimistolle kuukauden sisällä. 5. Yhdistysten tiedottaminen 5.1 Helpoin tapa Voit tiedottaa veloituksetta yhdistyksesi tapahtumista tai muista yleisesti kiinnostavista asioista seuraavissa tiedotuskanavissa: TIVIAn tapahtumakalenteri TIVIAn jäsentiedote, joka ilmestyy kerran kuukaudessa, kuukauden loppupuolella. TIVIAn tapahtumatiedote, joka ilmestyy kerran kuukaudessa, kuukauden puolessa välissä. Banneri TIVIAn etusivulle TIVIAn uutiskirje SUMMA lukijoille, joka ilmestyy joka perjantai. Uutiskirjeessä on lyhyesti viikon ictalan kiinnostavimmat puheenaiheet sekä TIVIAn ja jäsenyhdistysten oma informaatio yleisesti kiinnostavista tapahtumista ja toiminnasta. Helpoin tapa saada oma tapahtuma mukaan TIVIAn tiedotukseen on tapahtuman luominen Kiltaan ja valitsemalla sieltä kalentereista oman yhdistyksen kalenterin lisäksi myös Tieto-ja viestintätekniikan ammattilaiset, TIVIA ry ESPOO. Ohjevideo löytyy liiton nettisivuilta, sivut vaativat kirjautumisen jäsentunnuksilla: TIVIA-yhteisö -> Jäsenyhdistysinfo -> Viestintä Mikäli yhdistyksenne ei käytä Kiltaa tapahtumien hallintaan, voitte lisätä tapahtuman TIVIAn kalenteriin myös tapahtumalomakkeen kautta. Tapahtumalomake löytyy liiton nettisivuilta: TIVIA-yhteisö -> Jäsenyhdistykset -> Lomakkeet

9 Jäsenyhdistysten hallitusten muistilista 9 (17) Tapahtuman jälkeen kannattaa täyttää raportointilomake, sillä siitä saatte apua mm. yhdistyksen toimintakertomuksen kirjoittamiseen. Tapahtumatiedot arkistoidaan TIVIAssa ja ilmoitetuista tapahtumista lähetetään yhdistykselle yhteenveto vuoden lopussa. Hyödynnämme yhteenvedot myös TIVIAn toimintakertomuksessa, jäsenyyksien markkinoinnissa sekä koko liittoyhteisön toiminnan kehittämisessä. Raportointilomake löytyy liiton nettisivuilta: TIVIA-yhteisö -> Jäsenyhdistykset -> Lomakkeet 5.2 Viestinnän oppaita Mediaopas TIVIAn jäsenyhdistyksille TIVIAn mediaoppaassa esitellään keinoja ja vaikutuskanavia, joiden kautta yhdistyksen viestejä voi tuoda esiin erityisesti yhdistyksen maakunnan/paikkakunnan medioissa. Toisinaan paikallisyhdistyksissä tapahtuu myös koko Suomen ict-kansaa kiinnostavia asioita, joista kannattaa viestiä. Tällöin kannattaa pitää mielessä myös valtakunnalliset ict-mediat. TIVIAn mediaopas löytyy liiton Jäsenille-sivuilta, sivut vaativat kirjautumisen jäsentunnuksilla: TIVIA-yhteisö -> Jäsenyhdistysinfo -> Viestintä Kolumniopas TIVIAn jäsenyhdistyksille TIVIAn kolumnioppaassa kerrottu mitä pitää huomioida kirjoittaessa kolumnia. TIVIAn kolumniopas löytyy liiton Jäsenille-sivuilta, sivut vaativat kirjautumisen jäsentunnuksilla: TIVIA-yhteisö -> Jäsenyhdistysinfo -> Viestintä 6. Yhdistysten tapahtumien järjestäminen TIVIAssa ja jäsenyhdistyksissä järjestetään vuosittain satoja erilaisia tapahtumia. Ammattilaisseminaarien, koulutusten ja erilaisten ekskursioiden lisäksi jäsenyhdistyksissä järjestetään paljon virkistäytymistoimintaa työelämän vastapainoksi. Näille sivuille on koottu yhteen tietoa tapahtumien järjestämisestä liittoyhteisössä. Kun tapahtumalle on ideoitu sopiva aihe, TIVIA pyrkii auttamaan yhdistyksiä ja verkostoja tapahtuman käytännön toteutuksessa kaikin tavoin. Tarjoamalla niin hankerahaa kuin käytännön työvälineitä. Tapahtumajärjestelyn eri osa-alueet ovat: Budjetointi Tiedottaminen Ilmoittautumiset Videointi Palautteet Raportointi

10 Jäsenyhdistysten hallitusten muistilista 10 (17) 6.1 Budjetointi Kun tapahtuman idea on tiedossa, on aika miettiä tilaisuuden käytännön järjestelyitä. Miettikää ensin tapahtumalle menoarvio. Mihin kaikkeen tapahtumassa voi mennä rahaa: Tarjoilut: lähes poikkeuksetta tilaisuuksissa tarjotaan vähintäänkin pullakahvit ja osallistujamäärästä riippuen tarjoilukustannukset voivat nousta isoiksikin. Tilat: onko tapahtumalle sopiva tila jo tiedossa ja joudutaanko siitä maksamaan vuokraa? Esiintyjäpalkkiot: onko tilaisuuteen tulossa ulkopuolisia esiintyjiä/puhujia/artisteja, jotka veloittavat esiintymisestään? Matkakulut: koituuko tapahtumasta yhdistykselle kuljetuskustannuksia? Markkinointi: käytetäänkö markkinointiin muutakin kuin yhdistyksen omaa postituslistaa? Tarvitaanko rahaa esim. painotuotteisiin/postituksiin? Millä menot katetaan?: Sponsorit: useat yritykset lähtevät mielellään tukemaan sopivan kohderyhmän toimintaa, kunhan saavat vastineeksi siitä näkyvyyttä. Miettikää tilaisuuden luonteeseen sopiva tapa, esim. logonäkyvyys tilaisuuden markkinointimateriaalissa, maininta tilaisuudessa siitä kuka tarjoaa tilat/tarjoilut, seminaaripuheenvuoro tms. Sponsoreita voi etsiä joko oman jäsenistön keskuudesta tai muuten tilaisuuden luonteeseen sopivista yrityksistä. Yhdistyksen omat varat: riittävätkö yhdistyksen omat jäsenmaksutulot kattamaan tapahtuman kustannukset? Osallistumismaksut: kaikkien tilaisuuksien ei tietenkään tarvitse olla ilmaisia. Usein yhdistyksen tapahtumat ovat jäsenille ilmaisia (jäsenetu) ja muilta otetaan nimellinen maksu, mutta esim. hyvistä koulutuksista ollaan valmiita maksamaan. Tällöin voitte antaa alennuksen jäsenistölle osallistumismaksusta. Hankeraha: TIVIA tukee yhdistysten toimintaa hankerahalla. Hankerahaa myönnetään hankkeille, jotka edistävät yhteistyötä yhdistysten välillä ja joiden avulla voidaan hankkia uusia jäseniä tai muuten lisätä ja kasvattaa yhdistyksen toimintaa. 6.2 Tiedottaminen Tapahtuma ilman osallistujia ei ole tapahtuma. Tiedottamiseen kannattaa siis panostaa, että saataisiin haluttu kohderyhmä paikalle. TIVIA auttaa jäsenyhdistyksiä tapahtumien tiedottamisessa eri kanavien avulla Tapahtuman luominen Kiltaan Helpoin tapa saada oma tapahtuma mukaan TIVIAn tiedotukseen on tapahtuman luominen Kiltaan ja valitsemalla sieltä kalentereista oman yhdistyksen kalenterin lisäksi myös Tieto-ja viestintätekniikan ammattilaiset, TIVIA ry ESPOO. Ohjevideo löytyy liiton Jäsenille-sivuilta, sivut vaativat kirjautumisen jäsentunnuksilla: TIVIA-yhteisö -> Jäsenyhdistysinfo -> Tapahtumien järjestäminen -> Tiedottaminen Mikäli yhdistyksenne ei käytä Kiltaa tapahtumien hallintaan, voitte lisätä tapahtuman TIVIAn kalenteriin myös tapahtumalomakkeen kautta.

11 Jäsenyhdistysten hallitusten muistilista 11 (17) TIVIAn käyttämät tiedotuskanavat Kun tapahtuma on luotu Kiltaan ja merkitty mukaan myös TIVIAn tapahtumakalenteriin, poimimme sen automaattisesti mukaan seuraaviin tiedotuskanaviin: TIVIAn nettisivut kuukausittainen jäsentiedote (kaikille jäsenille) kuukausittainen tapahtumatiedote (kaikille jäsenille) TIVIAn käytössä on myös Asiakastiedon kohdistamiskone, jota voidaan tapauskohtaisesti käyttää myös yhdistysten tarpeisiin, kun halutaan löytää uusia kohderyhmiä oman jäsenistön ulkopuolelta. Jos olette järjestämässä suurempaa tapahtumaa tai kaipaatte muuten lisäapua tiedotukseen, ottakaa yhteyttä TIVIAn toimistoon tai puh Yleistä tiedottamisesta Kun teette tapahtumatiedotetta / luotte tapahtuman nettisivuja, muistattehan kertoa tiedotteessa ainakin seuraavat asiat: tapahtuman nimi ajankohta paikka hinta tai maininta maksuttomuudesta tarkempi aikataulu (ainakin nettisivuille) mahdolliset esiintyjät/puhujat (ja lyhyt esittely heistä) linkki ilmoittautumislomakkeelle (jos ilmoittautuminen etukäteen) keneltä/mistä voi pyytää lisätietoja Ylipäätään mitä tarkemmin pystytte kuvaamaan tapahtuman luonteen/sisällön osallistujille etukäteen, sitä paremmin heidän odotuksensa vastaavat toteutusta ja sitä tyytyväisempiä osallistujia saatte Tiedottaminen ilmoittautuneille Jos järjestätte tapahtuman, johon vaaditaan ennakkoilmoittautuminen, on hyvä pitää osallistujat ajan tasalla. Varmistakaa, että osallistujille menee vahvistus saapuneesta ilmoittautumisesta (jos käytätte Kiltaa tapahtumien hallintaan, Kilta lähettää automaattisesti vahvistusviestin, jonka olette itse tapahtumaa luodessasi tehnyt). On myös hyvä lähettää ilmoittautuneille vahvistusviesti hieman ennen tapahtumaa, jolloin no-show-luvut saadaan laskemaan, kun osallistujia ei jää pois unohduksen takia. Informoikaa jo ilmoittautuneita henkilöitä myös mahdollisista ohjelman muutoksista. 6.3 Ilmoittautumiset Ilmoittautumiset tapahtumiin on helpointa koota Killan kautta, mikäli se on yhdistyksellä käytössä tapahtumien hallinnassa. Killassa pystytään ottamaan ilmoittautumisia vastaan, linkittämään ilmoittautuminen oikeaan henkilöön (mikäli ilmoittautuja on jäsen, joka on jo rekisterissä) sekä tarkastelemaan ilmoittautumistietoja ja tulostamaan ilmoittautumiset excel-taulukkoon.

12 Jäsenyhdistysten hallitusten muistilista 12 (17) Kun ilmoittautumisia otetaan vastaan Killan kautta, järjestäjä pystyy valitsemaan mitkä kentät hän haluaa ilmoittautumislomakkeelle. Killan ilmoittautumislomakkeessa on vain rajattu määrä vaihtoehtoja ja, jos tilaisuuden luonne vaatii erityyppisen ilmoittautumislomakkeen, voi ilmoittautumiset kerätä esim. Webropolin avulla Ilmoittautumisen hyväksyminen Kun henkilö on ilmoittautunut tapahtumaan ilmoittautumislomakkeen kautta, tulee hänen tietonsa näkyviin Killan tapahtumat-välilehdelle. Ilmoittautujan tiedot otetaan käsittelyyn ja hyväksytään painamalla sähköpostiosoitteen jälkeen olevaa kynän kuvaa Ilmoittautuneen tietojen tarkistaminen Kun ilmoittautuneen tiedot on avattu painamalla kynän kuvaa, päästään ilmoittautumisen käsittelyyn. Tässä kohtaa pystyt tarkistamaan, ovatko ilmoittautuneen tiedot jo valmiiksi jäsenrekisterissä. Kilta ehdottaa ilmoittautujan kanssa saman nimisiä henkilöitä ja voit tarkistaa onko ilmoittautuja sama henkilö painamalla Näytä tiedot -linkkiä. Jos tiedot täsmäävät, paina "Käytä tätä" ja ilmoittautuminen hyväksytään niillä tiedoilla. Huom! sähköpostiosoitteeksi ja mahdolliseksi laskutusosoitteeksi tulevat aina ilmoittautujan itse antamat tiedot, vaikka ne eroaisivat jäsenrekisterissä olevista. Jos henkilöä ei ole vielä rekisterissä, hänet voi lisätä sinne sivun alareunasta.

13 Jäsenyhdistysten hallitusten muistilista 13 (17) Ilmoittautuneiden hallinta Ilmoittautuneita pääsee selaamaan Tapahtumat-välilehdeltä, jossa on listattuna tulevat tapahtumat (myös menneitä tapahtumia pystyy selailla muuttamalla päivämäärää). Koko tapahtumaa voit tarkastella painamalla tapahtuman nimen perässä olevasta nuolesta, jolloin ilmoittautuneet näkyvät listana perässä. Jos taas haluat listauksen ilmoittautuneista ulos, paina K-kirjainta (kts. kuva ylempänä) tapahtuman nimen perässä. Apua Killan käyttöön sekä tunnusasioihin saa osoitteesta ja tunnukset Webropoliin voi pyytää TIVIAn toimistolta 6.4 Videointi Hyvät tapahtumat ja mielenkiintoiset puheenvuorot kannattaa taltioida, jolloin myös muut kuin paikalla olleet pääsevät nauttimaan tapahtumien ohjelmasta. TIVIA tarjoaa yhteisölleen helpon tavan videoiden editointiin ja levitykseen. Lisää Dream Studio -työkalusta ja sen käytöstä löydät kohdasta 7. Yhdistysten työkalut. Videoinnin voi halutessaan ulkoistaa ammattilaisten tehtäväksi (sopivista tekijöistä voi kysellä suosituksia TIVIAn toimistolta), mutta jopa kännykän kameralla saa usein riittävän hyvälaatuista kuvaa, kunhan valaistus ja ääni ovat kunnossa. Videot levitetään usein netin kautta, joten liian suuri kokoisia(/hyvälaatuisia) videoita ei kannata lähteä tekemään pitkien latausaikojen takia. Käy tutustumassa TIVIAn jo tehtyihin tapahtumavideoihin: Julkaisut -> Videot

14 Jäsenyhdistysten hallitusten muistilista 14 (17) 6.5 Palautteet Tieto tilaisuuden onnistumisesta on järjestäjälle arvokas. Jokaisen järjestetyn tapahtuman jälkeen kannattaa siis kerätä palaute osallistujilta. Eniten vastauksia saa yleensä keräämällä palautteen tapahtuman aikana joko sähköisesti tai paperilla, mutta aina tähän ei ole mahdollisuutta ja silloin palautteen voi kerätä sähköpostitse lähettämällä osallistujille kiitosviestin mukana linkin palautelomakkeeseen. TIVIA tarjoaa yhteisönsä käyttöön Webropol-järjestelmän palautteiden keräämiseen. Että palautelomakkeen rakentaminen olisi mahdollisimman helppoa, Webropolin "Yhteiset"-kansiosta löytyy "Palautekysely - malli" kysely, jonka voit kopioida ja muokata ulkonäöltä ja kysymyksiltä paremmin omia tarpeitasi vastaavaksi. Huomioithan, että "Yhteiset"-kansioon on kaikilla liiton yhdistyksillä ja verkostoilla käyttöoikeus, joten älä tallenna omia kyselyitäsi tähän kansioon. Lisää Webropolin käytöstä löydät kohdasta 7. Yhdistysten työkalut. Palautteen keräämisen jälkeen palautteista voi tehdä Webropolissa yhteenvedon lähetettäväksi esim. tapahtuman esiintyjille ja muille järjestelyissä mukana olleille. 6.6 Raportointi Kun tilaisuus on saatu järjestettyä, hoidettavaksi jää enää raportointi. TIVIAn sivuilta löytyy raportointia varten valmis lomake, johon täytetään seuraavat tiedot: Tapahtuman nimi Tapahtuman tarkoitus Tapahtuman ajankohta Järjestäjä (yhdistys/verkosto) Osallistujamäärä Tapahtuman yhteyshenkilön yhteystiedot Raportointilomakkeen täyttäminen on tärkeää, sillä siitä saatte apua mm. yhdistyksen toimintakertomuksen kirjoittamiseen. Tapahtumatiedot arkistoidaan TIVIAssa ja ilmoitetuista tapahtumista lähetetään yhdistykselle yhteenveto vuoden lopussa. Raportointilomake löytyy liiton liiton nettisivuilta: TIVIA-yhteisö -> Jäsenyhdistykset -> Lomakkeet 7. Yhdistysten työkalut TIVIA tarjoaa yhdistysten käyttöön erilaisia järjestelmiä ja palveluita helpottamaan yhdistysten rutiineja. Näitä ovat mm. Drupal- verkkosivutilan sekä Drupal-tiimin ja pääkäyttäjän tuen. Kilta-jäsenrekisteri, jonkan avulla yhdistykset voivat esim. raportoida jäsentietojaan, lähettää viestejä jäsenistölleen sekä hallinnoida tapahtumiaan. TIVIAn tiedotuskanavat, missä jäsenyhdistys voi tiedottaa tapahtumistaan tai muista yleisesti kiinnostavista asioista veloituksetta.

15 Jäsenyhdistysten hallitusten muistilista 15 (17) Netvisor- talousohjausjärjestelmän sekä ko. järjestelmän avulla tuotetun kirjanpitopalvelun sovitulla laajuudella. Adobe Connect- verkkokokousjärjestelmä verkkokokousten ja videoneuvottelujen järjestämiseen. Dream Broker Studio -ohjelmisto videomateriaalin tuotantoon, editointiin ja jakeluun. Webropol-kyselytyökalu palautekyselyjen tekemiseen ja tulosten analysointiin. Kaikki työkalut ovat yhdistysten vapaassa käytössä ja niihin saa joko henkilö- tai yhdistyskohtaisia tunnuksia sekä ohjeistusta TIVIAn toimistolta. Lähetä sähköpostia tai soita Ohjeita ja tietoa näistä löytyy myös liiton Jäsenille-sivuilta, sivut vaativat kirjautumisen jäsentunnuksilla: TIVIA-yhteisö -> Jäsenyhdistysinfo 7.1 Drupal TIVIA tarjoaa yhdistyksille verkkosivutilan sekä Drupal-tiimin ja pääkäyttäjän tuen. Lisätietoja: Olli Teräs, projektiassistentti, puh: , sähköposti: tai 7.2 Kilta-jäsenrekisteri Kilta on SQL Server -pohjainen TIVIAn jäsenrekisteri- ja CRM-järjestelmä. Se sisältää tietoja henkilöistä (TIVIAn jäsenyhdistyksien jäsenet ja muita kontakteja) ja organisaatioista (TIVIAn jäsenyhdistykset ja niihin liittyvät kerhot ja osaamisyhteisöt, yhdistyksien yhteisöjäsenet, muut liittoyhteisön toimintaan liittyvät ryhmät ja muita kontaktiyhteisöjä) sekä jäsenyyksistä (henkilöiden liittyminen organisaatioihin ja organisaatioiden liittyminen ylempiin organisaatioihin). Killan tietosisältöön kuuluu mm. henkilön/organisaation yhteystiedot jäsenyystiedot laskutus- ja maksutiedot kampanjatiedot henkilöiden roolitiedot (rooli organisaatiossa) henkilöiden web-roolit (rooli organisaation sivustolla). Web-rooleja käytetään TIVIA-yhteisön Shibboleth-kertakirjautumisjärjestelmässä. Kilta sisältää myös poiminta-, tapahtumien hallinta- ja raportointiosiot. Poiminnan tuloksista voi muodostaa Excel-tiedoston, tulostaa osoitetarroja ja käyttää jakelulistana ja lähettää järjestelmästä sähköpostia. Raportointiosiossa voidaan tulostaa valmiiksi määriteltyjä raportteja. Tapahtumien hallintaosiossa voidaan julkaista koulutus- ym. tapahtumia ja koota niihin tulevia ilmoittautumisia, tulostaa osallistujalistoja jne. TIVIAn jäsenyhdistyksien henkilöille voidaan antaa Kiltaan tunnuksia, joilla voi katsella oman yhdistyksen jäsentietoja, tuottaa heitä koskevia raportteja, lähettää yhdistyksen jäsenille sähköpostia sekä hallinnoida yhdistyksen tapahtumia. Käytettävissä on myös suppeampi profiili, jolla voi ainoastaan hallinnoida yhdistyksen tapahtumia. Katso ohjevideo tapahtuman luomisesta Kiltaan tästä.

16 Jäsenyhdistysten hallitusten muistilista 16 (17) Lisätietoja löytyy liiton Jäsenille-sivuilla, sivut vaativat kirjautumisen jäsentunnuksilla: TIVIA-yhteisö -> Jäsenyhdistysinfo -> Jäsenrekisteri Kilta 7.3 Netvisor Visma Netvisor on automatisoitu helppokäyttöinen taloushallinto pilvipalveluna. Lisätietoja: Anne Lehtinen, talouspäällikkö, puh: , sähköposti: tai 7.4 Adobe Connect Adobe Connect on verkkokokousympäristö, joka on suunniteltu toimimaan erilaisilla alustoilla. Adobe Connect toimii selaimessa, eikä se vaadi erillistä asennusta. Tarvitset vain mikrofonin, kaiuttimet (tai headsetin), (kameran), nettiyhteyden ja Adobe Flash Playerin. Jokaiselle yhdistykselle/verkostolle voidaan luoda oma virtuaalinen kokoushuone, jossa videoneuvotteluita voidaan järjestää. Lisätietoja löytyy liiton Jäsenille-sivuilla, sivut vaativat kirjautumisen jäsentunnuksilla: TIVIA-yhteisö -> Jäsenyhdistysinfo -> Työkalut 7.5 Dream Broker Studio TIVIA on ottanut käyttöön Dream Brokerin Studio-videoportaalin, jonka kautta videoiden levitys on yhdistyksille helppoa. Studion kautta yhdistykset voivat linkittää videoita omille sivuilleen sekä jakaa videoita muiden eri kanavien kautta. Studiossa on myös selainpohjainen editori videoiden muokkausta varten. Tapahtumien yms. kuvaamiseen tarvitset kameran tai kännykkäkameran, jalustan ja mikrofonin. Lisätietoja löytyy liiton Jäsenille-sivuilla, sivut vaativat kirjautumisen jäsentunnuksilla: TIVIA-yhteisö -> Jäsenyhdsitysinfo -> Työkalut 7.6 Webropol Webropol-kyselytyökalu on TIVIAn jäsenyhdistysten käytössä ja sillä on mahdollista tehdä esim. palautekyselyitä tapahtumien jälkeen, erilaisia tutkimuksia sekä kerätä ilmoittautumisia. Webropol ei vaadi asennusta koneeseen vaan se toimii selainpohjaisesti. Palautteiden keräämistä helpottamaan Webropolin "Yhteiset"-kansiosta löytyy "Palautekysely - malli" kysely, jonka voit kopioida ja muokata omia tarpeitasi varten. Huomioithan, että "Yhteiset"-kansioon on kaikilla liiton yhdistyksillä käyttöoikeus, joten älä tallenna omia kyselyitäsi tähän kansioon. Lisätietoja löytyy liiton Jäsenille-sivuilla, sivut vaativat kirjautumisen jäsentunnuksilla: TIVIA-yhteisö -> Jäsenyhdistysinfo -> Työkalut

17 Jäsenyhdistysten hallitusten muistilista 17 (17) 8. TIVIAn graafinen materiaali ja logot Uudistumisen myötä meille on tullut paljon uutta graafista materiaalia: logoja, ikoneja, web-elementtejä Materiaalit ovat yhdistysten vapaassa käytössä ja ladattavissa liiton Jäsenille-sivuilla, sivut vaativat kirjautumisen jäsentunnuksilla: Tivia-yhteisö -> Jäsenyhdistysinfo -> Graafinen materiaali ja logot 9. TIVIAn esittelyaineistot TIVIAn esittelyaineistot sekä suomen- ja englanninkielellä että opiskelijoille ovat ladattavissa liiton Jäsenillesivuilla, sivut vaativat kirjautumisen jäsentunnuksilla: TIVIA-yhteisö -> Jäsenyhdistysinfo -> Viestintä