Tunnuslukujen tuottaminen uudistuvassa organisaatiossa Kuopion yliopistollinen sairaala (KYS) Raportti R18 Vetovoimainen ja terveyttä edistävä terveyden huolto 2009 2011 -hanke Hoitotyön henkilöstövoimavarojen hallinta -osahanke
2(26) Versiohistoria Versio Päiväys Tekijä Kuvaus 0.1 04.10.2010 Taina Pitkäaho Ensiluonnos 0.2 24.9.2011 Taina Pitkäaho Rakenteen muokkaaminen, sisällöt seuraaviin lukuihin: tiivistelmä, johdanto, pohdinta 0.3 26.10.2011 Tarja Tervo-Heikkinen Ulkoasu, tekstin kommentit 0.4 27.10.2011 Taina Pitkäaho Kommenttien huomiointi, valmiina wwwsivuille 1.0 28.10.2011 Tarja Tervo-Heikkinen Pääversio, pdf
3(26) Tiivistelmä Tausta ja tarkoitus Sosiaali- ja terveydenhuollon kansallisessa kehittämisohjelmassa (KASTE) 2008 2011 määritellään hallinnonalan kehittämistehtävät ja keskeisimmät toimenpiteet. Hoitotyön henkilöstövoimavarojen hallinta (VeTeHH) -osahankkeessa toteutetaan KASTE-ohjelman toimenpidettä 14: Laaditaan valtakunnallinen suositus optimaalisesta henkilöstörakenteesta ja - mitoituksesta sosiaali- ja terveydenhuollon uusia toimintaympäristöjä varten tuottavuuden parantamiseksi. VeTeHH on osa Vetovoimainen ja terveyttä edistävä terveydenhuolto 2009 2011 (VeTe) -hanketta. VeTeHH-osahankkeessa toimenpide operationalisoitiin useiksi kehittämistehtäviksi. Tässä raportissa kuvatussa tehtävässä tarkasteltiin osastotason hoitotyön henkilöstövoimavarojen hallinnan tunnuslukujen tuottamiseen liittyviä haasteita Kuopion yliopistollisen sairaalan (KYS) organisaatiouudistuksen yhteydessä hoitohenkilöstön työvuorojen työaika-autonomisen suunnittelun kontekstissa. Menetelmät Kehittämistehtävän työmenetelmät olivat Titania-ohjelman vaatimusten selvittelyn osalta moniammatillista yhteistyötä. Lisäksi kehittämistehtävässä oli käytössä menetelmiä, jotka olivat tunnusomaisia tapaustutkimukselle (case study). Tulokset Kehittämistehtävän tavoitteet saavutettiin vain osittain, mutta tuotettiin myös tietoa niiden ohi. Kehittämistehtävän tuloksena saatiin KYSin linjaorganisaatiolle esitys Titania-ohjelman kokonaisvaltaisesta kehittämisestä. Uudistusten ja muutosten läpiviennissä tietojärjestelmillä on keskeinen asema muutosvastarinnan murtajan tai vahvistajina, mikä korostuu informaatioaikakautena entisestään. Hoitotyön henkilöstövoimavarojen hallinnan näkökulmasta on elintärkeää kohdentaa potilas- ja henkilöstötunnusluvut toimintayksikön tasolle. Näin saadaan kuvattua prosessitasolla, miten hoitotyön voimavaroja on käytetty palvelujen tuottamiseen ja mitä on saatu aikaiseksi. Johtopäätökset Yhteenvetona todetaan, että tässä kehittämistehtävässä opittiin moniammatillisen yhteistyön merkitys muutosten suunnittelussa. Tietojärjestelmien jäykkyys ja kehitystyön hintavuus ovat realiteetit, jotka on huomioitava terveydenhuollon muutosten ja uudistusten yhteydessä. Merkityksellistä on myös huomioida ns. ruohonjuuritason tarpeet tietojärjestelmien kehittämisessä, kuten työaika-autonomisen työvuorosuunnittelun sähköinen työkalu, mahdollistamassa yhteisölliset lähtökohdat potilashoidossa.
4(26) Sisällys 1 Johdanto...5 2 Kehittämistehtävän tausta ja tarkoitus sekä tehtävän kuvaus...7 2.1 Tausta...7 2.1.1 Kansallinen tausta... 7 2.1.2 Paikallinen tausta... 7 2.3 Tarkoitus...9 2.3 Kehittämistehtävän tavoitteet...9 2.3 Kehittämistehtävään liittyvät aikaisemmat selvitykset ja hankkeet...9 2.4 Kehittämistehtävän tarkempi kuvaus...10 2.4.1 Tehtäväalueen sisältö ja kuvaus... 10 2.4.2 Aikataulut... 11 2.4.3 Kehittämistehtävän tehty yhteistyö... 12 2.4.4 Kehittämistehtävän toteutus... 12 3 Kehittämistehtävän organisaatio...13 4 Tulokset...14 5 Arviointi...15 5.1. Mitä tavoitteiden osalta jäi saavuttamatta...15 5.2 Kehittämistehtävän vaikutukset käytännön toimintaan ja toiminnan suuntaamiseen tulevaisuudessa...15 5.3 Yhteys KASTE-ohjelmaan ja sen toteuttamiseen...16 5.4 Resurssit...16 5.4.1 Ajallinen resursointi... 16 5.4.2 Henkilöresurssit... 16 5.4.3 Käytettyjen menetelmien osuvuus... 17 5.4.4 Kehittämistehtävästä tiedottaminen ja verkostoituminen... 17 6 Pohdinta...18 Lähteet...19 Liite 1: Kuopion yliopistollisen sairaalan sydänkeskuksen organisaatio...20 Liite 2: Kuopion yliopistollisen sairaalan neurokeskuksen organisaatio...21 Liite 3: Esitys Titania-ohjelman työaika-autonomisesta suunnittelutyöpöydästä...22 Liite 4: Esitys Titania-ohjelman kehittämistarpeista...25
5(26) 1 Johdanto Sosiaali- ja terveydenhuollon kansallisessa kehittämisohjelmassa (KASTE) 2008 2011 määritellään hallinnonalan kehittämistehtävät ja keskeisimmät toimenpiteet. Hoitotyön henkilöstövoimavarojen hallinta (VeTeHH) -hankkeessa toteutetaan KASTE-ohjelman toimenpidettä 14: Laaditaan valtakunnallinen suositus optimaalisesta henkilöstörakenteesta ja - mitoituksesta sosiaali- ja terveydenhuollon uusia toimintaympäristöjä varten tuottavuuden parantamiseksi.(stm 2008.) VeTeHH on osa Vetovoimainen ja terveyttä edistävä terveydenhuolto 2009 2011 (VeTe) -hanketta. VeTeHH-osahankkeessa toimenpide operationalisoitiin useiksi kehittämistehtäviksi. VeTeHH-osahankkeen kehittämistehtävissä huomioitiin myös KASTE-ohjelman toimeenpanosuunnitelma vuosille 2008 2011, jossa painotetaan henkilöstövoimavarojen tarkoituksenmukainen käyttöä ja työn vaikuttavuuden lisäämistä (STM 2009, 35). Terveydenhuollon organisaation uudistumisen tavoitteena on turvata terveydenhuollon palvelujen saatavuus väestölle. Väestön huoltosuhteen muuttuminen negatiiviseksi (Kuvio 1) merkitsee palvelutarpeiden lisääntymistä. KUVIO 1: Väestöllinen huoltosuhde 1865 2060, (Tilastokeskus 2009) Tulevaisuudessa tarvittavat palvelut tullaan tuottamaan nykyistä niukemmilla taloudellisilla voimavaroilla ja vähenevillä osaamisresursseilla. Osaamisresurssin muodostavat eri ammattiryhmät, joista hoitotyöntekijät edustavat suurinta ryhmää. Hoitotyön henkilöstövoimavarojen tarkoituksenmukainen kohdentaminen vaikuttaa useaan keskeiseen tulokseen terveydenhuollossa. Hoitotyön henkilöstöhallinnan kehittäminen on tarpeen toimintaprosessien muutoksessa. Uudistuvassa organisaatiossa tarvitaan muutosten suunnitteluun, seurantaan ja arviointiin luotettavia ja vertailukelpoisia tunnuslukuja. Lisäksi terveydenhuollon vetovoimaisuutta pitää vahvistaa. Se voi tapahtua tarjoamalla henkilöstölle mahdollisuus osallistua toi-
6(26) minnan suunnitteluun ja toteutukseen yksikkötasolla työaika-autonomisen työvuorosuunnittelun (TAA) suunnittelun kautta. Tämä on yhteisöllinen toimintamalli. Tässä kehittämistehtävässä tarkasteltiin osastotason hoitotyön henkilöstövoimavarojen hallinnan tunnuslukujen tuottamiseen liittyviä haasteita Kuopion yliopistollisen sairaalan (KYS) organisaatiouudistuksen yhteydessä hoitohenkilöstön työvuorojen työaika-autonomisen suunnittelun kontekstissa.
7(26) 2 Kehittämistehtävän tausta ja tarkoitus sekä tehtävän kuvaus 2.1 Tausta 2.1.1 Kansallinen tausta Tunnuslukujen tuottaminen ja hyödyntäminen uudistuvassa organisaatiossa tehtävän taustalla oli kansallinen KASTE-ohjelma ja sitä osaltaan toteuttava Vetovoimainen ja terveyttä edistävä terveydenhuolto hanke (VeTe). Kohdennetusti tunnuslukujen tuottaminen ja hyödyntäminen uudistuvassa organisaatiossa tehtävän kiinnitysalustana oli yksi VeTe:n osahanke, Hoitotyön henkilöstövoimavarojen hallinta (VeTeHH) -hanke. VeTeHH-osahankkeen tarkoituksena oli tuottaa valtakunnallisesti yhteneviin tunnuslukuihin perustuvaa tietoa hoitotyön henkilöstövoimavaroja koskevien päätösten perustaksi. Tavoitteena oli lisätä henkilöstövoimavarapäätösten läpinäkyvyyttä ja näyttöön perustuvuutta niin, että hoitotyön vaikuttavuuden seuranta toimintayksikkö- ja organisaatiotasolla sekä myös valtakunnan tasolla mahdollistuu (STM 2009). VeTeHH-osahankkeessa useiden kehittämistehtävien avulla tuotettiin tarvittavaa näyttöä tunnuslukujen sopivuudesta yksikkö, sairaala ja valtakunnan tason tiedon tuottamiseen ja vertailuun. 2.1.2 Paikallinen tausta Pohjois-Savon sairaanhoitopiirin (PSSHP) organisaatio uudistui 2011. Uudistuksen yhteydessä organisaation tehtävä oli tukea mm. strategian ja prosessien toteutumista sekä henkilöstön liikkuvuutta ja voimavarojen kustannustehokasta käyttöä. Niukkenevien hoitohenkilöstön voimavarojen järkevään ja tehokkaaseen käytön suunnitteluun, arviointiin ja kehittämiseen tarvitaan tietoa henkilöstöresurssien kohdentumisesta potilaan hoitoprosessin eri vaiheisiin. Myös henkilöstöllä pitää olla aito mahdollisuus osallistua oman työpanoksensa ja osaamisensa hyödyntämisen suunnitteluun. Yksi keino siihen on työaika-autonomia (TAA). TAA-mallin on kehitelty alun perin Helsingin ja Uudenmaan sairaanhoitopiirin (HUS), Jorvin ja Espoon sairaaloissa. (Koivumäki ym. 2005.) Malli on levinnyt hyvien kokemusten saattelemana muualle Suomeen. TAA on yhteisöllistä työvuorosuunnittelua, jossa jokainen työntekijä suunnittelee omat työvuoronsa yhteistyössä muiden työntekijöiden kanssa yhteisesti sovittujen pelisääntöjen ja olemassa olevien reunaehtojen (työehtosopimukset, työaikalaki, paikalliset sopimukset, organisaation/yksikön toiminta) puitteissa. Koko työyhteisö (työntekijät ja esimiehet) on vastuussa työvuorosuunnittelun kautta työyksikön toiminnan sujuvuudesta huomioiden työyhteisön jäsenten yksilölliset tarpeet tasapuolisesti ja oikeudenmukaisesti. (Työterveyslaitos 2010.) TAA:n toteuttamiseen tarvitaan yhteisten sääntöjen ja käytäntöjen lisäksi toimivat ja ajanmukaiset suunnittelun ja seurannan työvälineet. 2.1.2.1 Tunnuslukujen tuottaminen Titania-ohjelmalla Tunnuslukujen tuottaminen ja hyödyntäminen uudistuvassa organisaatiossa -kehittämistehtävä syntyi paikallisesta tarpeesta, jonka aiheutti Kuopion yliopistollisessa sairaalan (KYS) organisaatiouudistus. Neuro- ja Sydänkeskus aloittivat toimintansa 1.1.2010. Keskuksille muodostettiin hoitotyön yksiköt, jotka järjestävät hoitohenkilöstön resursoinnin poliklinikoille, vuodeosastoille ja muille hoitotyön ammattitaitoa tarvitseville prosesseille keskuksissa. Sydänkeskukseen (Liite 1) mukaan tulleiden kuuden toimipisteen tunnukset säilyivät entisellään. Tämä tarkoittaa, että hoitohenkilöstön resursoinnin seurantaan tarvittava tieto syntyi työsopimuksiin tallennetun yksikkötiedon pohjalta Prima-järjestelmästä. Näiden tietojen poh-
8(26) jalta henkilöstöresursointia voitiin seurata ja arvioida ehrminfo-ohjelman tuottamien raporttien avulla tai koostettuna Sigma-tietovarastosta. Raportit kertovat työsopimuksen mukaisen henkilöstövoimavarojen jakautumisen. Työtä on saatettu tehdä myös muualla kuin työsopimuksen mukaisella osastolla, mutta tästä ei saada tietoa nykyisillä seurantajärjestelmillä. Tämän vuoksi jokin osasto tai toimipiste saattaa näyttää tunnuslukujen valossa tehokkaalta, koska on toiminut vähäisellä hoitotyön resursoinnilla. Todellisuudessa osastolla on ollut aputyövoimaa osastolta, jolla resursointi on ollut runsasta ja silloin ko. osaston toiminta on näyttäytynyt tehottomalta. Syntyi tarve tuottaa toteumaa vastaavaa tietoa henkilöstöresursoinnista. Neurokeskukseen organisaatiorakenteessa (Liite 2) mukaan tulleet neljä toimipistettä suunniteltiin sijoittuvaksi kaikki yhteen tunnisteeseen B2257. Sen alle oli tarkoitus tehdä koko Neurokeskuksen hoitotyön ja toimistohenkilöstön työsopimukset. Tämä ei kuitenkaan toteutunut koska järjestelmät eivät tuottaneet seurantatietoa kuin työsopimustiedon perusteella. Jos koko hoitohenkilöstö on saman tunnisteen alla, ei ole mahdollista saada tietoa henkilöstöresursoinnista työyksikkötasolla. Tieto on välttämätöntä työpanoksen kohdentumisen seuraamiseksi ja arvioimiseksi. Syntyi tarve tuottaa seurantatietoa Titaniatyövuorosuunnittelujärjestelmä toteumatiedosta. 2.1.2.2 Titania-ohjelman kehittäminen työaika-autonomisessa suunnittelussa KYSin henkilöstöstrategiassa (2010-2013) henkilöstön osaaminen ja uudistuminen painottuivat mm. hyvinvoivan työyhteisön ja osaamisen hallinnan kehittämiseen sekä onnistuneen rekrytoinnin toteuttamiseen. Henkilöstön rekrytoinnissa ja nykyisen henkilöstön säilyttämisessä keskeisiä tekijöitä työnantajalle ja alan vetovoimaisuudelle on työntekijöiden mahdollisuus sovittaa työaika muuttuviin yksityiselämän tarpeisiin. Lisäksi nykyaikaiseen työn hallintaan oleellisena osana kuuluu työntekijöiden osallisuus toiminnan suunnitteluun työyksikössä. Työyksikön työvuorosuunnittelussa pyritään henkilöstön määrälliseen ja laadulliseen (osaamiseen) riittävyyteen tuottamaan tarvetta vastaavat hoitotyön toiminnot potilaille turvallisesti, laadukkaasti ja tasapuolisesti ja huomioiden henkilöstön työhyvinvointi sekä organisaation tulostavoitteet. Titania-työvuorosuunnittelujärjestelmä kehittäminen työaika-autonomisen suunnittelun välineeksi tarjosi välineen toteuttaa henkilöstöstrategiaa Neurokeskuksessa oli tavoitteena, että työvuorot suunniteltaisiin potilasprosessien mukaan työaika-autonomian mukaisesti. Tulevaisuudessa työvuorot suunniteltaisiin ehkä keskitetysti. Tällä tarkoitetaan, että työntekijät suunnittelevat työaika-autonomian periaatteiden mukaan työvuoronsa siihen yksikköön tai potilasprosessiin, jossa heidän osaamisensa parhaiten edistää hyvää ja turvallista asiakas/potilastyötä. Tästä johtuen sama henkilö saattaa tehdä työvuoroja jakson aikana useammassa toimipisteessä neurokeskuksen alueella. Hoitohenkilöstön kohdentaminen tarpeen mukaan tehostuu ja tällä mahdollistetaan tuloksen tehostuminen potilas-, hoitaja- ja organisaationäkökulmasta. Käytännön tason suunnittelussa autonomisen työvuorosuunnittelun vastuuhenkilö huolehtii suunnitteluvaiheessa siitä, että keskuksen kaikkiin toimipisteisiin suunnitellaan riittävä osaaminen. Toteumaan hän (tai työntekijä itse) tekee ne muutokset, jotka ovat tapahtuneet potilashoidon turvaamiseksi muuttuneissa olosuhteissa. Syntyi tarve kehittää Titania-ohjelmaa autonomista työvuorosuunnittelua tukevaksi.
9(26) 2.3 Tarkoitus Tässä kehittämistehtävässä oli tarkoitus tarkastella osastotason hoitotyön henkilöstövoimavarojen hallinnan tunnuslukujen tuottamiseen liittyviä haasteita KYSin organisaatiouudistuksen yhteydessä hoitohenkilöstön työvuorojen työaika-autonomisen suunnittelun kontekstissa. 2.3 Kehittämistehtävän tavoitteet Tunnuslukujen tuottaminen ja hyödyntäminen uudistuvassa organisaatiossa kehittämistehtävän tavoitteet olivat: 1. Tuottaa tietoa Titania-ohjelman vaatimuksista raportointityökalun kehittämiseksi hoitotyön henkilöstövoimavarojen tunnusluvuista. 2. Tuottaa luonnos TAA suunnittelutyöpöydästä 3. Tuottaa vertailutietoa kahdesta erilaisesta työvuorosuunnittelumenetelmästä: Sydänkeskuksen perinteisestä mallista ja Neurokeskuksen työaika-autonomisesta mallista. 2.3 Kehittämistehtävään liittyvät aikaisemmat selvitykset ja hankkeet Tässä kehittämistehtävässä hyödynnettiin seuraavia selvityksiä ja hankkeita: Pitkäaho ym. 2008. Hoitohenkilöstön mitoituksen tunnusluvut. Tunnuslukujen saatavuus tietojärjestelmistä ja niiden käytettävyys. Pilottitutkimus Kuopion yliopistollisen sairaalan sisätautien klinikassa. KYSin työvoimapalvelulla (varahenkilöstö) käytössä olevaa Titania-ohjelman kautta tapahtuva työpanoksen seurantaa ja kohdentamista osastotasolle: Työvuorojen suunnitteluvaiheessa Titaniaan merkittiin varahenkilön sijoitusyksikkö. Toteumatallennusvaiheessa työvoimapalvelun osastosihteeri poisti suunnitelman pohjasta sijoitusyksikkötiedon ja vei kulunvalvonnasta leimaustiedot toteumaan. Lisäksi hän tallensi KÄSIN erilliseltä listalta työyksikkötiedon. Titania-ohjelmasta saatiin tilastotieto (tilasto 3/päivätilastot/Laskutus 1 tai 2), joka tuotti yksikkötason tiedon työpanoksesta euroina ja työtunteina. Tämä oli mahdollista suunnittelija Marjatta Koiviston kehittämän poimintatyökalun avulla. Tämä tieto vietiin Sigmaan siirtotiedostona, jonka se tuotti raportiksi. Työaika-autonomialla työtyytyväisyyttä -projekti (2009 2012)
10(26) 2.4 Kehittämistehtävän tarkempi kuvaus 2.4.1 Tehtäväalueen sisältö ja kuvaus Kehittämistehtävän tavoitteiden toteuttamisen yksilöidyt tehtävät on esitetty Taulukossa 1. Taulukko 1. Tunnuslukujen tuottaminen uudistuvassa organisaatiossa kehittämistehtävän yksilöidyt tehtävät Tavoitteet Selvittää Titania-ohjelman vaatimukset seuraavien toimintojen kehittämiseksi : - TAA työvuorosuunnittelutyöpöytä - Hoitotyön henkilöstövoimavarojen tunnuslukujen raportointi Tuottaa luonnos TAA työvuorosuunnittelutyöpöydästä Tehtävät Selvittää, mitä vaatimuksia/muutoksia Titaniaohjelmaan tarvitaan. Selvittää, miten Titania-ohjelman toteumatiedot siirretään henkilöstövoimavarojen hallinnassa tarvittavaksi tunnusluvuiksi, joita ovat: mm. tehdyt (netto) tunnit, työpanos, poissaolot, osa/koko-aikaisuus, koulutustaso ja työsuhteen vakinaisuus/ määräaikaisuus. Tunnusluvut ovat yksikkötasolla ja ammattinimikkeittäin sekä eri aikaintervalleilla saatavia. Tarjouspyyntöesitys tuotetusta luonnoksesta Titania-ohjelman kehittäjälle linjaorganisaation päätöksenteon ja vastuiden kautta. Tuottaa tietoa kahdesta erilaisesta työvuorosuunnittelumenetelmästä: perinteisestä ja TAA mallista Verrata kahta eri työvuorosuunnittelumallia. Ohjata opiskelijatöinä toteutuvia TAA - työvuorosuunnittelun tutkimuksia
11(26) 2.4.2 Aikataulut Kehittämistehtävän aikataulu on kuvattu taulukossa 2. Henkilötyöpanosta tehtävään käytettiin 2,85 kk. Taulukossa näkyy kehittämistehtävän aktivoitumisaika. Tehtävään liittyviä työrupeamia oli myös näiden jaksojen ulkopuolella. Taulukko 2: Tunnuslukujen tuottaminen uudistuvassa organisaatiossa -kehittämistehtävän aikataulu 2009 2010 2011 Tehtävä 8 9 10 11 12 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1. 2. 3 4 1. Selvittää, mitä tietojärjestelmiä tarvitaan henkilöstövoimavarojen hallintaa koskevassa seurannassa, suunnittelussa ja arvioinnissa. 2. Selvittää, miten Titania-ohjelman toteumatiedot siirretään henkilöstövoimavarojen hallinnassa tarvittavaksi tunnusluvuiksi 3. Tuottaa luonnos TAA suunnittelutyöpöydästä 4. Tuottaa vertailutietoa kahdesta erilaisesta työvuorosuunnittelumenetelmästä: Neuro- ja Sydänkeskuksen perinteisestä mallista ja työaika-autonomisesta mallista.
12(26) 2.4.3 Kehittämistehtävän tehty yhteistyö Tunnuslukujen tuottaminen ja hyödyntäminen uudistuvassa organisaatiossa - kehittämistehtävässä yhteistyötä tehtiin seuraavien henkilöiden kanssa KYSissä Henkilöstöhallinnossa: Kinnunen Anna-Liisa, toimistopäällikkö Nyman Tuula, hallintosihteeri Poikolainen Pekka, henkilöstöpäällikkö Pulkkinen Arja, henkilöstösihteeri Neurokeskuksessa: Hongisto Laina, ylihoitaja Sydänkeskuksessa: Leivonen Kirsi, ylihoitaja Työaika-autonomiatyöryhmä Pietarinen-Lyytinen Ritva, ylihoitaja, TAA-työryhmän pj. Istekki Oy Koivisto Marjatta, suunnittelija Mustonen Paula, asiakkuuspäällikkö Työvoimapalvelussa: Hietamäki Marja, rekrytointipäällikkö Tietohallinto Kokkonen Päivi, kehittämispäällikkö Opiskelijat Jaana Hyvönen, aoh 2406, pro gradu -työ: (työ ei valmistunut VeTeHHosahankkeen aikana) Mervi Jääskeläinen, sh 2501, pro gradu -työ: (työ ei valmistunut VeTeHHosahankkeen aikana) Kehittämistehtävässä tehtiin tiivistä yhteistyötä Työaika-autonomialla työtyytyväisyyttä (2009 2012)-projekti kanssa. Suurin osa kokouksista oli yhteiskokouksia. 2.4.4 Kehittämistehtävän toteutus Kehittämistehtävän työmenetelmät olivat Titania-ohjelman vaatimusten selvittelyn osalta moniammatillista yhteistyötä. Lisäksi kehittämistehtävässä oli käytössä menetelmiä, jotka olivat tunnusomaisia tapaustutkimukselle (case study). Se on tutkimusmenetelmä, jossa havaintoyksikköjen (tässä Sydän ja Neurokeskus) toimintaa (TAA kontekstissa) selitetään ja kuvataan tietojärjestelmiin tallentuneiden tietojen ja kyselyjen (pro gradut) määrällisen analyysin pohjalta. Saatuja tietotoja ei voi yleistää vaan ne ovat voimakkaasti kontekstisidonnaisia. Tunnuslukujen tuottaminen uudistuvassa organisaatiossa kehittämistehtävä toteuttaminen tapahtui pääasiassa kokouksissa sovittujen tehtävien kautta. Kokousmuistiot ja kehittämistehtävän eteneminen on arkistoitu Share Point -alustalle kahteen kansioon: kokoukset/psshp ja raportit projektipäällikölle/pitkäaho.
13(26) 3 Kehittämistehtävän organisaatio Kehittämistehtävällä ei ollut erillistä organisaatiota, vaan se toimi suoraan VeTeHHorganisaation alaisuudessa. Hankejohtaja: Jari Saarinen Projektipäällikkö: Tarja Tervo-Heikkinen Ohjausryhmä: Yhdistetyn ohjaus- ja johtoryhmän jäsenet edustavat VeTeHHosahankkeessa mukana olevia sairaanhoitopiirejä sekä Itä-Suomen yliopiston hoitotieteen laitosta. Ohjausryhmän tehtävänä oli valvoa ja tukea osahankkeen tehtävien etenemistä sekä toimivat projektipäällikön tukena. Ohjausryhmän jäsenet: projektipäällikkö Tarja Tervo-Heikkinen (PSSHP) hallintoylihoitaja Pirjo Aalto (PSHP) hallintoylihoitaja Paula Asikainen (SATSHP) varalla tutkimus- ja kehittämisylihoitaja Marita Koivunen (SATSHP) kehittämispäällikkö Kristiina Junttila (HUS) hankepäällikkö Maritta Korhonen (PSSHP, tietohallinto) johtava ylihoitaja Sirkka Kukkola (Ritkky) erikoissuunnittelija Pia Liljamo (PPSHP) johtava ylihoitaja Anne Mikkonen (Ylä-Savon SOTE ky) lehtori Pirjo Partanen (UEF, hoitotieteen laitos) tutkimusprofessori Marja-Leena Perälä (THL) professori Kaija Saranto (UEF, sosiaali- ja terveysjohtamisen laitos) kehittämisylihoitaja Kaarina Tanttu (VSSHP) Projektiryhmä: Projektiryhmä vastaa osahankkeen toteutuksesta toimintasuunnitelman mukaisesti. Ryhmä sovittaa osahankkeen toteutuksen aikatauluista laajemman aikataulutuksen puitteissa. Projektiryhmä tuottaa ehdotukset toimenpiteiksi ohjausryhmälle sekä suunnittelee omaa tehtäväkuvaansa projektipäällikön ja ohjausryhmän tuella. Ryhmän jäsenet vastaavat osahankkeen toimintasuunnitelman mukaisesta käytännön toteutuksesta. Projektiryhmän jäsenet: projektisuunnittelija Taina Pitkäaho (PSSHP)
14(26) 4 Tulokset Kehittämistehtävän keskeiset tulokset on koottu taulukkoon 3. Uudistuvassa organisaatiossa yhteisöllisyyttä tarvitaan toiminnan kehittämiseksi ja terveydenhuollon vetovoimaisuuden lisäämiseksi kilpailtaessa niukkenevan työvoiman saatavuudesta. TAA työvuorosuunnittelu mahdollistaa potilashoidon suunnittelun ja toteutuksen yhteisöllisyyden lähtökohdista. Työvuorosuunnittelujärjestelmän työvuorojen toteumatiedoista suoraan saatavat hoitotyön henkilöstövoimavarojen tunnusluvut kuvaavat paremmin resurssien käyttöä työyksiköittäin kuin nykyinen työsopimistietoihin perustuva raportointi. Taulukko 3: Yhteenveto kehittämistehtävän keskeisistä tuloksista Tavoitteet Tehtävät Keskeiset tulokset Selvittää Titaniaohjelman vaatimukset seuraavien toimintojen kehittämiseksi : - TAA työvuorosuunnittelutyöpöytä - Hoitotyön henkilöstövoimavarojen tunnuslukujen raportointi Selvittää, mitä vaatimuksia/muutoksia Titania-ohjelmaan tarvitaan. Selvittää, miten Titania-ohjelman toteumatiedot siirretään henkilöstövoimavarojen hallinnassa tarvittavaksi tunnusluvuiksi, joita ovat: mm. tehdyt (netto) tunnit, työpanos, poissaolot, osa/kokoaikaisuus, koulutustaso ja työsuhteen vakinaisuus/määräaikaisuus. Tunnusluvut ovat yksikkötasolla ja ammattinimikkeittäin sekä eri aikaintervalleilla saatavia. Hoitotyön henkilöstöhallinnan tunnuslukujen tuottaminen työsopimusjärjestelmästä on vanhakantaista uudistuvassa organisaatiossa. Titania-ohjelmaan voidaan kehittää: - TAA työvuorojen suunniteltutyöpöytä yksikön toiminnan yhteisölliseen suunnitteluun - Toteumatyöpöytä tuottamaan henkilöstöhallinnan tunnuslukuja raporttityökalun avulla Tuottaa luonnos TAA työvuorosuunnittelutyöpöydästä Tuottaa tietoa kahdesta erilaisesta työvuorosuunnittelumenetelmästä: perinteisestä ja TAA mallista Tarjouspyyntöesitys tuotetusta luonnoksesta Titania-ohjelman kehittäjälle linjaorganisaation päätöksenteon ja vastuiden kautta. Verrata kahta eri työvuorosuunnittelumallia. Ohjata opiskelijatöinä toteutuvia TAA työvuorosuunnittelun tutkimuksia - Luonnos TAA työvuorosuunnittelutyöpöydästä (Liite 3) - Tarjouspyyntöesitys Titaniaohjelman kehittämistarpeista. (Liite 4) Pro gradu 1: Verrata kahta eri työvuorosuunnittelumallia, valmistuu myöhemmin (Mervi Jääskeläinen, UEF, Biolääketieteen yksikkö) Pro gradu 2: Hoitohenkilöstön kokemukset TAAsuunnittelusta, ei valmistu Sydän- ja Neurokeskuksen hoitotyön henkilöstövoimavarojen hallinnan kuvailua vuosilta 2008 ja 2010: Henkilöstöinformaatio saatiin työvuorosopimuperusteisesti ja uudistuneessa toiminnassa se ei ollut käyttökelpoista.
15(26) 5 Arviointi 5.1. Mitä tavoitteiden osalta jäi saavuttamatta Kehittämistehtävässä oli ensimmäisenä tavoitteena selvittää Titania-ohjelman vaatimukset seuraavien toimintojen kehittämiseksi: TAA työvuorosuunnittelutyöpöytä ja hoitotyön henkilöstövoimavarojen tunnuslukujen raportointi. Tavoitetta ei saavutettu aivan halutussa laajuudessa. KYSissä ulkoistettiin tietojärjestelmäpalvelut 1.1.2010 Istekki Oy:lle. Tässä yhteydessä Titania-ohjelma määriteltiin henkilöstöosaston omaisuudeksi ja sopimuksessa Istekki Oy:n kanssa ei sovittu kehittämistehtävän tavoitteen tyyppisestä palvelusta. Yhteistyön ja asiantuntijapalveluiden hinnoittelu tai niiden saatavuus olivat keskeisimmät ongelmat. Titania-ohjelman kehittämistuotos olisi ollut kansallisesti hyödynnettävissä, ei vain pakallisesti sovellettavissa. Titania-ohjelma on Logica Oy lisensoima ja kansallisen kehittämisen tulee tapahtua yhteistyössä heidän kanssaan. Ohjelman kehittämiseen liittyvät kustannukset tulisi jakaantua kaikkien käyttölisenssin haltijoiden kesken. Tämän kaltaisessa yhteistyössä tarvittaisiin käyttölisenssien omistajien välistä sopimista. Tässä kehittämistehtävässä ei tähän ole resursseja. Lisäksi hankkeessa työskentelyn ulkopuolelle oli rajattu kaupalliseen tarkoitukseen tulevan tuotteen kehittäminen. Kehittämistehtävän kolmantena tavoitteena oli tuottaa tietoa kahdesta erilaisesta työvuorosuunnittelumenetelmästä: perinteisestä ja TAA-mallista. Tavoitteeseen oli tarkoitus päästä kahden pro gradu -työn avulla. Toinen opiskelijoista ei tehnyt kuitenkaan yhteistyösopimusta VeTeHH-osahankkeen kanssa eikä saanut valmiiksi hyväksyttyä tutkimussuunnitelmaa. Toinen opiskelijoista sai työnsä lähes valmiiksi hankkeen aikana ja raportoi tuloksista suullisesti. Myöskään tunnuslukuja ei voitu hyödyntää vertailutiedon tuottamiseksi. Keskusten muodostumisen yhteydessä henkilöstöinformaation tuottaminen työsopimusjärjestelmällä ei vastannut henkilöstövoimavarojen todellista kohdistumista todellisuutta vastaavasti. 5.2 Kehittämistehtävän vaikutukset käytännön toimintaan ja toiminnan suuntaamiseen tulevaisuudessa Hoitotyön henkilöstövoimavarojen hallinnan näkökulmasta on elintärkeää kohdentaa potilasja henkilöstötunnusluvut toimintayksikön tasolle. Näin saadaan kuvattua prosessitasolla, miten hoitotyön voimavaroja on käytetty palvelujen tuottamiseen ja mitä on saatu aikaiseksi. Esimerkki tämän hetken tilanteesta: Sydänkeskuksessa sydän- ja rintaelinkirurgian osastolle (vuonna 2008 osastotunniste 2204 ja vuonna 2010 osastotunniste 2244) oli kirjattu myös verisuonikirurgian 2208 osaston henkilöstö. Kummankin osaston potilaat oli kirjattu osastojen tunnisteiden mukaisesti. Koska työsopimukset oli tehty yhdistävän tunnisteen alle, ei työpanosten kohdentumista voitu erotella. Tunnuslukujen tuottamiseen käytettiin kahta tietojärjestelmää Sigmaa (potilastunnusluvut) ja ehrminfoa (hoitohenkilöstön tunnusluvut). Potilastunnusluvut muodostuivat potilaiden palvelujen käyttötietojen perusteella. Sigma raportista saatiin päättyneiden esim. hoitojaksojen lukumäärä ja keskimääräinen hoitojakson kesto. Tiedot oli raportoitu 1 kk, 3 kk, 6 kk ja 12 kk intervalleissa.
16(26) Hoitohenkilöstön tunnusluvut muodostuvat työsopimustiedot tallentavassa Primaohjelmassa. Tiedot raportoidaan ehrminfo-työkalulla, joka raportoi tiedot vuoden alusta haluttuun kuukauteen tai kuukausi kerrallaan. Vaihtoehtona ehrminfolle tutkittiin Titaniatyövuorosuunnittelujärjestelmää. Se tallentaa Primalta henkilöstöhallinnon tiedot ja tuottaa raportteja työvuorolistoittain eli kolmen tai kuuden viikon intervalleissa. Henkilöstötunnuslukujen osalta saatiin vain tieto työsopimuksen mukaisesta työnsuorituspaikasta, joka ei aina vastannut todellisuutta. Työpanoksen kohdentamiseksi nykyisessä järjestelmässä vaatisi työsopimuksen muuttamista jokaisen jouston osalta. Tämän toteuttaminen vaatisi tarpeetonta byrokratiaa. Se voitaisiin välttää, jos Titania-työvuorosuunnittelujärjestelmään tallennettaisiin työsopimuksesta poikkeava työnsuorituspaikka, ja raporttityökalu tuottaisi siitä tilastotiedon halutussa aikaintervallissa. TAA suunnittelun näkökulmasta olisi ihanteellista, jos työntekijä voisi jo suunnitteluvaiheessa tehdä vuoronsa yksikköön, jossa hänen osaamisensa on tarpeen. 5.3 Yhteys KASTE-ohjelmaan ja sen toteuttamiseen Vetovoimainen ja terveyttä edistävä terveydenhuolto-hankkeen osahanke hoitotyön henkilöstövoimavarojen hallinta (VeTeHH) toteuttaa KASTE-ohjelman toimenpidettä nro 14. Henkilöstön riittävyyden varmistaminen ja osaamisen vahvistaminen henkilöstövoimavarojen käyttöä kehittämällä ja varmistamalla henkilöstön riittävyys ja osaaminen. Henkilöstön saatavuuden, riittävyyden ja sitoutumisen turvaamiseksi laaditaan valtakunnallinen suositus optimaalisesta henkilöstörakenteesta ja -mitoituksesta sosiaali- ja terveydenhuollon uusia toimintaympäristöjä varten tuottavuuden parantamiseksi. Toimenpiteen toteuttaminen on operationalisoitu useaan eri kehittämistehtävään VeTeHH-osahankkeessa. Tässä kehittämistehtävässä tarkasteltiin osastotason hoitotyön henkilöstövoimavarojen hallinnan tunnuslukujen tuottamiseen liittyvä haasteita KYSin organisaatiouudistuksen yhteydessä hoitohenkilöstön työvuorojen työaika-autonomisen suunnittelun kontekstissa. Yhteenveto: Kehittämistehtävä toteuttaa KASTE-ohjeman toimenpidettä nro 14. 5.4 Resurssit 5.4.1 Ajallinen resursointi Ajallisesti kehittämistehtävä pysyi lähes suunnitellussa aikataulussa (Taulukko 2). Opiskelijatyönä toteutumatonta tutkimusta ei korvattu tai tehty projektisuunnittelijan toimesta. Tietojärjestelmien kehittäminen yhteistyössä KYSin linjaorganisaation ja Istekki Oy:n kanssa olisi vaatinut enemmän aikaa. VeTeHH-osahankkeessa pääosa ajasta käytettiin kansallisesti yhtenevien hoitotyön henkilöstövoimavarojen hallinnan tunnuslukujen tuottamiseen. Tämä kehittämistehtävä sopeutui ajallisesti em. realiteettiin. 5.4.2 Henkilöresurssit Kehittämistehtävään oli resursoitu suunnitelmassa projektisuunnittelijan työpanosta noin kolme kuukautta. Tämä resurssi oli riittävä tehtävien toteuttamiseen. Tietojärjestelmän kehittämiseen tarvittavaa asiantuntijatietoa ei VeTeHH:ssa ollut saatavilla, kuin ohjausryhmän kautta. Päivittäiseen tarpeeseen se ei ollut riittävä. Työaika-autonomiasta tuotetun työvuorosuunnittelun vertailutieto oli opiskelijatyön varassa. Toisen opiskelijan sitoutumattomuus hankkeeseen tuotti ongelmia. Tämä oli ennakoitavissa puuttuvasta tutkimussuunnitelmasta ja yhteistyösopimuksesta.
17(26) Kehittämistehtävästä vastaavan projektityöntekijän resurssi oli pääsoin varattu VeTeHHosahankkeessa kansallisesti yhtenevien hoitotyön henkilöstövoimavarojen hallinnan tunnuslukujen määrittämiseen, tuottamiseen, testaamiseen ja mallintamiseen. Tämä kehittämistehtävä sopeutui em. realiteettiin. Kehittämistehtävään ei myöskään ollut varattuna henkilöresurssia maalis syyskuussa 2011 projektityöntekijän tutkimusvapaan aikana eli kehittämistehtävä ei edennyt sinä aikana. 5.4.3 Käytettyjen menetelmien osuvuus Kehittämistehtävässä käytettiin jossain määrin tapaustutkimuksen tunnusmerkit täyttäviä menetelmiä. Lähtökohtaisesti menetelmä oli sopiva, vaikka tavoitteita ei saavutettukaan halutussa laajuudessa. Tavoitteista jäämisen sijaan saatiin tietoa ja kokemuksia tunnuslukujen tuottamiseen liittyvistä haasteista. 5.4.4 Kehittämistehtävästä tiedottaminen ja verkostoituminen Kehittämistehtävään liittyvä virallinen tiedottaminen tapahtui projekti- ja ohjausryhmien kokouksissa, jotka toteutuivat pääasiassa videoneuvotteluina. Lisäksi SharePoint -ohjelmaa käytettiin työpapereiden ja muistioiden jakamiseen hanketyöhön osallistuville. Verkostoituminen hankeen ulkopuolisiin tahoihin tapahtui pääasiassa erilaisten hankkeen tiedotustilaisuuksien kautta. Järjestelmällistä verkostoitumista muihin kuin hankeorganisaatioihin tai ohjaus- ja projektiryhmässä toimiviin organisaatioihin sekä yhteistyökumppaneihin ei juuri tapahtunut. Se ei myöskään ollut mahdollista käytössä olleiden henkilö- ja aikaresurssien puitteissa.
18(26) 6 Pohdinta Tässä kehittämistehtävässä tarkasteltiin osastotason hoitotyön henkilöstövoimavarojen hallinnan tunnuslukujen tuottamiseen liittyviä haasteita Kuopion yliopistollisen sairaalan organisaatiouudistuksen yhteydessä hoitohenkilöstön työvuorojen työaika-autonomisen (TAA) suunnittelun kontekstissa. Tunnuslukujen tarkasteluun ei kehittämistehtävässä päästy, mutta saatiin kokemusta uudistuvan organisaation ja tietojärjestelmien yhteensovittamisesta. Keskeinen havainto oli tietojärjestelmien jäykkyys muutoksessa. Tämä näkyi mm. siinä, että Neurokeskukseen suunniteltu hoitotyön yksikkö jäi perustamatta, koska työsopimusten tekeminen yhden tunnisteen alle olisi tehnyt mahdottomaksi seurata hoitotyön henkilöstövoimavarojen kohdentamisen yksikkötasolle. Lisäksi tietojärjestelmien kehittämisen haasteellisuus tuli ilmeiseksi kehitettäessä työaika-autonomisen (TAA) työvuorosuunnittelutyöpöytää Titania-ohjelmaan. Työvuorojaan TAA suunnittelevat osastot olivat omaksuneet uuden yhteisöllisen tavan mahdollistaa potilashoitoa. Osastoilla oli tarve saada käyttöönsä sähköinen suunnittelutyöpöytä, joka päivittyisi muutosten myötä ja toisi näkyville muiden hoitotyön tekijöiden suunnittelemat vuorot (Liite 3). Kuopion yliopistollinen sairaala ulkoisti kehittämistehtävän aikana tietojärjestelmäpalvelut. Tästä johtuen tietojärjestelmien kehittäminen oli pitkälti yhteistyön harjoittelua niin sisällön kuin organisaatioiden vastuiden osalta. Kehittämistehtävän laajuuden ja kompleksisuuden huomioiden VeTeHH-osahankkeessa siihen varattu henkilöstöresurssi oli riittämätön tai kehittämistehtävän tavoitteet oli ylimitoitettu. Kehittämistehtävän tuloksena saatiin linjaorganisaatiolle esitys Titania-ohjelman (Liite 4) kokonaisvaltaisesta kehittämisestä. Siihen saatiin myös vastaus Titania-ohjelman kehittäjältä. Vastaus sisälsi tarjouksen kehittää Titania-ohjelmaa niin TAA työpäydän kuin muidenkin ominaisuuksien osalta uudenlaisessa ympäristössä. Se oli mittasuhteiltaan ja ominaisuuksiltaan jo huomattavasti laajempi kuin tehty esitys. Siis tarjous ei ollut vastaus esityksen tarpeisiin. Yhteenvetona todetaan, että tässä kehittämistehtävässä opittiin moniammatillisen yhteistyön merkitys muutosten suunnittelussa. Tietojärjestelmien jäykkyys ja kehitystyön hintavuus ovat realiteetit, jotka on huomioitava terveydenhuollon muutosten ja uudistusten yhteydessä. Merkityksellistä on myös huomioida ns. ruohonjuuritason tarpeet tietojärjestelmien kehittämisessä, kuten TAA suunnittelu. Uudistusten ja muutosten läpiviennissä tietojärjestelmillä on keskeinen asema muutosvastarinnan murtajina tai vahvistajina, mikä korostuu informaatioaikakautena entisestään. Hoitotyön henkilöstövoimavarojen hallinnan näkökulmasta on elintärkeää kohdentaa potilas- ja henkilöstötunnusluvut toimintayksikön tasolle. Näin saadaan kuvattua prosessitasolla, miten hoitotyön voimavaroja on käytetty palvelujen tuottamiseen ja mitä on saatu aikaiseksi.
19(26) Lähteet Koivumäki, M., Aschan, H., Kasanen, R., Sinivaara, M. & Vihersalo, M. 2005. Työaikaautonomialla kohti työhyvinvointia. Tutkimus- ja kehittämishanke HYKS, Jorvin sairaalassa ja Espoon kaupungin vanhusten palvelussa. Loppuraportti. HYKs, Jorvin sairaala. Julkaisuja, Sarja B03/2005. Pitkäaho, T., Partanen, P., Vehviläinen-Julkunen, K. & Miettinen, M. 2008. Hoitohenkilöstön mitoituksen tunnusluvut. Tunnuslukujen saatavuus tietojärjestelmistä ja niiden käytettävyys. Pilottitutkimus Kuopion yliopistollisessa sairaalan sisätautien klinikassa. Kuopion yliopistollisen sairaalan monistamo. Kuopio. STM 2008. Sosiaali- ja terveydenhuollon kansallinen kehittämisohjelma KASTE 2008-2011. Sosiaali- ja terveysministeriön julkaisuja 6. Saatavilla: http://www.stm.fi/julkaisut/nayta/_julkaisu/1063225 [Haettu: 19.9.11] STM 2009. KASTE-ohjelman valtakunnallinen toimeenpanosuunnitelma vuosille 2008-2011. Sosiaali- ja terveysministeriön selvityksiä 9. Saatavilla: http://www.stm.fi/julkaisut/nayta/_julkaisu/1389884#fi [Haettu: 19.9.11] Tilastokeskus, Suomen virallinen tilasto (SVT). 2009. Väestöennuste 2009-2060. Saatavilla: http://www.stat.fi/til/vaenn/2009/vaenn_2009_2009-09-30_fi.pdf [Haettu 22.10.2011]. Työterveyslaitos 2010: Työaika-autonomia auttaa nuorempia hoitajia. Saatavilla: http://www.ttl.fi/fi/tyoterveyslaitos/organisaatio/tyoyhteisot_ja_organisaatiot/psykososiaaliset_ tekijat/tutkimusuutisia/tyoaika-autonomia_auttaa_nuorempia_hoitajia/sivut/default.aspx Päivitetty [01.04.2010] Outi Aho, [Haettu 26.10.2010].
20(26) Liite 1: Kuopion yliopistollisen sairaalan sydänkeskuksen organisaatio KUOPION SYDÄNKESKUS ORGANISAATIO SYDÄNKESKUS TASEYKSIKKÖ AL22R HALLINTO A3240 - YLILÄÄKÄRI - YLIHOITAJA - HALLINTOSIHTEERI JOHTORYHMÄ KIRURGIAN YLILÄÄKÄRI KARDIOLOGIAN YLILÄÄKÄRI KIRURGINEN VUODEOSASTO A2244 KARDIOLOGINEN VUODEOSASTO A2241 KARDIOLOGINEN TUTKIMUSOSASTO A2242 (2105) KARDIOLOGIAN POLIKLINIKKA A3241 (3101) SYDÄNVALVONTA A4601 KARDIOLOGINEN YKSIKKÖ A4611 OPER. TUKIPALV. JA LEIKK. TOIMINTA TUTKIMUS JA OPETUS