VALTIOVARAINMINISTERIÖ Valtioneuvoston tietohallintoyksikkö Jussilainen Maija MUISTIO 5.2.2008 HAREnro VM043:00/2008 VALTIPAN TOIMINTASUUNNITELMA 2008 Valtipa-yhteistyöryhmä Valtioneuvoston tietopalvelustrategian (2008-2010) toimeenpano aloitetaan. Laaditaan toimeenpanosuunnitelma ja kustannusarvio. Strategiaa esitellään erillisen viestintäsuunnitelman mukaisesti ministeriöiden johdolle ja pyritään saamaan ministeriöiden sitoutuminen strategialle. Strategiaa esitellään myös sidosryhmille sekä jalkautetaan Valtipan verkostoryhmissä. SILAVA-hankkeen kehittämisehdotusten edistäminen - SILAVA-hankkeen kehittämisehdotusten edistäminen, erityisesti 1. kehittämisehdotus valtioneuvoston toimintaprosessien kokonaisuuden ohjaamisesta. - Kansainvälisen tiedon paremman käyttöön saamisen hankkeen (UM013:00/2006) esityksiä toteutetaan UM:ssä osana asiakirjahallinnon kehittämistä. Kansainvälisen tiedon käyttöön saamisen kehittäminen verkoston käynnistämistä valmistellaan vuodelle 2009. - Metatietoasioiden eteenpäin vieminen. Valtioneuvoston ja eduskunnan metatieto-ohjausryhmä asetetaan (VM115:00/20008), edustettuina myös Kansallisarkisto ja kansalliskirjasto, mitä kautta on yhteys koko julkisen hallinnon metatietoasioiden kehittämiseen. Valtipan organisatorinen asema ja resurssointi selkiytetään VNTHY:n siirtyessä 1.1.2009 Valtiokonttoriin, nettobudjetoiduksi yksiköksi: - Valtipa-verkoston koordinointipalvelu - tietopalveluhankkeiden resurssointi - palvelujen tilaamisen menettelyt - Valtipan kokouskäytännöt asiakirjan ja vuosikellon tarkistus Valtioneuvoston yhteisen asiakirjahallinnon kehittämiseksi valmistellaan syksyllä 2008 asiakirjahallinnollisten ryhmien (arkistonhoitajat, asiakirjahallinto, kirjaajat, yhteisten tietojärjestelmien pääkäyttäjät) yhteistä seminaaria tehtävien kartoittamiseksi ja verkosto/työryhmien organisoimiseksi. Haasteena on mm. - tietojen tallennussuositukset: miten eri rekistereihin/tietojärjestelmiin viedään tietoja (informaatioprosessien kuvaus- ja määrittely) - resurssien ja hankkeistamisen tarve - asiakirjahallinnollisten ryhmien uudelleenorganisoinnin tarve id VALTIOVARAINMINISTERIÖ PL 28 00023 VALTIONEUVOSTO PUH. (09) 16001 valtiovarainministerio@vm.fi http://www.vm.fi Y-tunnus 0245439-9
2 (9) - VNTHY: organisointi sisältyy koordinaatiopalveluun, työpajakustannukset - ministeriöiltä edellytetään aikaresurssia Valtipan hankkeet vuonna 2008 Valtioneuvoston tieto- ja tietojärjestelmäarkkitehtuurin edistäminen, yhdessä tietohallintojen kanssa. Valmistellaan VNTHY:n hankehallinnan menettelyjen mukaisesti hankeaihio. Syksyllä 2008 järjestetään tietopalvelun ja tietohallinnon yhteinen työpaja hankesuunnitelman laatimiseksi. Kustannukset - hankkeen läpivienti edellyttää projektipäällikköä & konsulttia/-eja Hankkeita, joita seurataan ja joihin annetaan panostusta: Valtioneuvoston hanketyön tietojärjestelmätuen kehittäminen - HA- RE:n uudistaminen esiselvitys syksyn 2008 aikana (VM086:01/2008); työpajoja, useat valtipalaiset osallistuvat projekti- ja ohjausryhmiin sekätyöpajoihin Senaattorin uudistaminen (VNK002:00/2007) Valtioneuvoston yhteisen hakutoiminnon ensimmäinen vaihe VN:n sisäisen haun osalta toteutetaan osana Senaattorin uudistamista. Valtioneuvoston yhteinen työryhmätyön tuki VNTHY:n esiselvitys valmis 30.6.08, jatko käynnistynee lokakuussa 2008 pyytämällä ministeriöiltä edustajia hankeryhmään, jonka VM asettanee. Valtioneuvoston metatietoryhmää (VM115:00/2008), jonka tehtävänä on yhdessä metatietopäätoimittajan kanssa koordinoida ja kehittää valtionhallinnossa käytettäviä metatietoja ja metatietokäytäntöjä. - VNTHY: seuranta sisältyy koordinaatiopalveluun - ministeriöiltä edellytetään aikaresurssia Hankkeita, joita seurataan hallinnon vuorovaikutteisuus HAVU (jatkaa kansalaisen kuulemisen hankkeita, VM, OM) VM057:00/2008 Valtionhallinnon vuorovaikutuskäytäntöjen parantamishanke MAHTI- ja VALDA-hankkeet alueellistamishankkeet tuottavuusohjelma Esiselvitys asiakirjojen rakenteiden teknisestä tuesta /VN ja eduskunta VNK007:00/2008 Valtioneuvoston yhteistä palkkausjärjestelmää valmisteleva hanke VM092:00/2007 Valtionhallinnon uutta yhtenäistä talous- ja henkilöstöhallinnon toimintamallia palveleva järjestelmäkokonaisuus http://www.kiekuohjelma.fi/
3 (9) Verkoston osaamisen kehittäminen - VNTHY: seuranta sisältyy koordinaatiopalveluun - ministeriöiltä edellytetään aikaresurssia Asiakirjahallinnon kehittäminen verkostoiltapäivä järjestetään marraskuussa yhdessä Kansallisarkiston kanssa - VNTHY: organisointi sisältyy koordinaatiopalveluun - Kansallisarkisto: organisointi virkatyönä - Kouluttajat antavat koulutuksen virkatyönä - Osallistujille ilmainen Valtioneuvoston ja eduskunnan päätöksentekoprosessi ja siihen liittyvät asiakirjat koulutus asiakirjahallinnon ammattilaisille suunnitellaan keväälle 2009. - VNTHY: organisointi sisältyy koordinaatiopalveluun, tarjoilut - Kouluttajat virkatyönä, tilat ilmaiset - Osallistujille ilmainen Valtipa-yhteistyöryhmän kokoukset Kevään 2008 kokoukset: 27.2., 19.3., 21.5., 10.6. Kansallisarkistossa Syksyllä 2008 järjestetään 10.9. klo 13.30 YM:ssä, 8.10. klo 13.30, 5.11. klo 13.30, 10.12. klo 13.30 Kokouskalenteri julkaistaan Senaattorissa, Valtipa-taululla. VNTHY: sisältyy koordinaatiopalveluun Troikka Kevät 2008: Puheenjohtaja Päivi Happonen, Kansallisarkisto, Aki Hietanen OM, Ulla Virtasalo YM, koordinaattori Maija Jussilainen VM/VNTHY Syksy 2008: Puheenjohtaja Ulla Virtasalo YM, Päivi Happonen, Kansallisarkisto, Manu Herna SM, koordinaattorit Maija Jussilainen VM/VNTHY ja Laila Heinemann VM/VNTHY. Kokoukset 1-2 viikkoa ennen Valtipa-yhteistyöryhmän kokousta. Kokouskalenteri julkaistaan Senaattorissa, Valtipa-taululla. VNTHY: sisältyy koordinaatiopalveluun Arkistonhoitajien ryhmä
4 (9) Yhteistyöryhmän tavoitteena on yhteisten tapaamisten ja mielipiteiden vaihdon kautta kehittää arkistotoimeen ja asiakirjojen käsittelyyn liittyviä yhtenäisiä käytäntöjä sekä toiminnan yleistä laadukkuutta. Yhteistyöryhmässä käsitellään tärkeiksi koettuja asioita, jaetaan tietoa koulutus-, kurssi- ja seminaaritarjonnasta ammattitaidon ylläpitämiseksi sekä kehittämiseksi. Ryhmä kokoontuu 7-9 kertaa/vuosi. Ryhmän vetovastuu on kiertävä, kestoltaan puoli vuotta/ministeriö, vuonna 2008 vuorossa ovat OPM ja PLM. Ryhmä kutsuu kokouksiinsa tarvittaessa asiantuntijavieraita kertomaan kulloinkin ajankohtaisista aiheista Kansallisarkiston ja ministeriöiden väliset palvelusopimukset sekä niissä määriteltyjen siirtosuunnitelmien huomioiminen. Yhteistyöryhmä järjestää tutustumiskäyntejä. Tutustumiskohteeksi on ehdotettu mm. Valtiokonttoria (julkisen hallinnon rekrytointijärjestelmä HELI). Syksyllä 2007 KA julkaisi uuden arkistotilamääräyksen, josta kertomaan kutsutaan Jorma Vappula. Sähköisen aineiston pitkäaikaissäilytystä ja käyttöä koskevan työryhmän (PAS) työtä ja raporttia esittelemään kutsutaan Markku Nenonen HARE-AMS:in tarkistaminen pysyvien hankkeiden osalta sekä päivitettyyn hankeasiakirjojen arkistointiohjeeseen perehtyminen. Arkistoraporttien ottamisen vastuu siirtyy ministeriöille. Hallitusten aineistojen uuden arkistointiohjeen käsitteleminen. Palvelukeskusasian seuraaminen ja tutustumiskäynti esim. Hämeenlinnan palvelukeskukseen. Saatetaan loppuun Valtioneuvoston ja eduskunnan yhteisten asiakirjojen ja niihin rinnastettavien tietoaineistojen säilytysvastuut, -muodot ja ajat julkaisun päivitys (heinä-elokuu) Puheenjohtaja: Kevät 2008: Salme Uitto OPM Syksy 2008: Marjukka Honkala PLM Kokoukset /sihteerit 08.01.2008 Tuula Mäkelä YM 05.02.2008 Anneli Mäkelä SM 04.03.2008 Marjukka Honkala PLM 01.04.2008 ei kokousta, tutustumiskäynti KAVAan 06.05.2008 Juhani Lomu EK 02.09.2008 Mikko Eskola VNK 07.10.2008 Ville Kajanne KA 04.11.2008 Irene Luomala OM 02.12.2008 Marja Leskinen tai Pertti Nummela UM Asiakirjahallinnon ryhmä
5 (9) Asiakirjahallinnon ryhmän pienryhmissä jatketaan seuraavien asioiden selvittämistä: 1) Heli -järjestelmän käyttöönotto ja sen vaikutukset asiakirjahallintoon. Valtiokonttorin omistamaan HELI-valtionhallinnon rekrytointijärjestelmään liittyviä asiakirjahallinnon ongelmia käsitellään ryhmässä, jossa on edustettuina ministeriöiden asiakirjahallintojen edustajia (eri ammattiryhmiä ). Yhteistyökumppaneina ministeriöiden henkilöstöhallinnot ja Valtiokonttori. 2) palvelukeskuksiin liittyvät asiakirjahallinnon asiat, esim. säilytysvastuut ja -ajat sekä käytäntöjen yhtenäistäminen. Ministeriöiden tiedonhallintasuunnitelmien ylläpidosta vastaavat kutsutaan mukaan pienryhmiin, joissa selvitellään palvelukeskusten vaikutusta ministeriöiden omaan asiakirjahallintoon ja tiedonhallintasuunnitelmaan. Perustetaan kolme eri pienryhmää, joissa tehdään prosessikuvaukset eri tehtävistä ja näiden kuvausten avulla selvitetään rajapinnat palvelukeskusten ja ministeriöiden asiakirjahallinnossa. Prosesseja selvittävät ryhmät ovat: rekrytointiryhmä, kirjanpitoryhmä sekä valtionavustusryhmä. Kaikissa ryhmissä mukana toimii asiantuntija arkistolaitoksesta. 3) Henkilötietojen tallentaminen rekistereihin (yhdenmukaiset käytännöt) EUTORI-pääkäyttäjäryhmä EUTORI-pääkäyttäjäryhmä toimii entiseen tapaan. HARE-pääkäyttäjäryhmä Jatketaan yhteisten käytäntöjen kehittämistä ja HARE:n markkinointia. Kehitetään HARE:a hallitusohjelmaan sisältyvän lainsäädäntösuunnitelman seurannan välineenä. Osallistutaan Valtioneuvoston hanketyön tietojärjestelmätuen kehittäminen HARE:n uudistaminen hankkeeseen. Kokoukset: noin 6 kertaa vuodessa, lisäksi tarvittaessa pienryhmiä Vetovastuu: kiertää ministeriöittäin VNTHY: HARE-vastuullisen työaika Kirjaajien ryhmä
6 (9) Kirjaajien ryhmä on kokoontunut vaihtelevasti kokemusten vaihdon ja toisten tietopalvelujen käytäntöihin tutustumisen merkeissä sekä tehnyt tutustumiskäyntejä. Tavoitteena ollut kokoontua noin 4 krt vuodessa. Vetovastuu kiertää ministeriöittäin. Kirjastoryhmä Käynnistetään kirjastojen palvelustrategian tekeminen valtioneuvoston tietopalvelustrategian mukaisesti. Mahdolliset tutustumiskohteet:um:n, OPM:n ja TEM:n kirjastot, vierailu Tallinnan Kansalliskirjastoon. Kirjaston asiakas/käyttäjätutkimuksen toteuttaminen kokemusten vaihto. YM:n julkaisutoiminta tutustuminen käytäntöihin. Kokoukset: Vetovastuu: Arja Vänskä SM, Heta Oksanen UM Metatietoryhmä Valtioneuvoston metatietoryhmä (VM0115:00/2008) on VM:n erikseen asettama ryhmä. Metatietoryhmä käynnistää työnsä syyskuussa 2008. ministeriöt: osallistujien aikaresurssi Ministeriöiden intranetvastaavien verkosto Ryhmä keskustelee ja vaihtaa kokemuksia intraneteja, verkkopalveluja ja sisällönhallintaa koskettavista ajankohtaisista asioista. Kuluvana vuonna näitä ovat mm. Senaattorin uudistaminen ja verkkopalvelujen käyttötilastointi. Ryhmä kokoontuu tarpeen mukaan 2-4 krt vuodessa. Yhteystahona Senaattorin toimitus. ministeriöt: osallistujien aikaresurssi Säädösvalmistelun tietotukiryhmä Säädösvalmistelun tietotuen markkinointi resurssien puitteissa: kohdennetaan erityisesti lainsäädäntösuunnitelman hankkeiden vetäjille. Lainsäädäntösuunnitelman hankkeiden tietotuen toteutumista seurataan verkoston kokouksissa. Pyritään edistämään Eduskunnan kirjaston panoksen kohdentamista enemmän niille tietopalveluille, joilla ei ole riittäviä omia resursseja.
7 (9) Säädösvalmistelun tietotuen toimintamallin vakiinnuttamiseksi säädösvalmistelun tietotuki pyritään sisällyttämään mahdollisimman kiinteästi valmisteluprosessiin. Senaattoriin Säädösvalmisteluosioon tulevaan prosessin vaiheita tukevaan ohjeistukseen sisällytetään tietotuki. Kootaan Senaattorin Säädösvalmistelu-osioon Tiedonhankinta-sivu. Osallistutaan Senaattorin uudistamiseen: säädösvalmistelun tietotuki on osa tietopalvelukokonaisuutta. Senaattorin tietopalveluosiota ja mahdollisia uusia palvelumuotoja kehitetään yhteistyössä muiden tietopalveluun kuuluvien Valtipa-verkostoryhmien kanssa. Kokemusten vaihto ja kertyneen osaamisen ja hyvien käytäntöjen jakaminen. Kokemuksia kertynee myös tietotuesta useamman ministeriön yhteishankkeisiin. Kehitetään yhtenäinen menettelytapa, jolla voidaan kerätä ja arvioida systemaattisesti palautetta säädösvalmistelun tietotuesta. Tehdään ryhmän arviointi alkusyksystä 2008 siihen mennessä pilotoiduista hankkeista. Arviointiyhteenveto toimitetaan käsiteltäväksi Valtipa yhteistyöryhmään ennen vuoden 2009 toiminnansuunnittelun käynnistymistä. Seurataan EU:n Comparative Law verkostoa koskevan aloitteen etenemistä. Säädösvalmistelun tietotukiverkoston puheenjohtajuus kiertää Tietoympäristöryhmä Työryhmän tehtävänä on tietoaineistojen hankintayhteistyön ja prosessin kehittäminen valtioneuvostossa yhteisen sopimuksen mukaisesti. Projekteja, hankkeita: - Uutispalvelujen arviointi - Tilastotietokantojen arviointi - Ajankohtaistiedon organisointi uudistettuun Senaattoriin Kaisa Paavilainen, EK, puheenjohtaja Elina Kähö,VM, varapuheenjohtaja Anja Majuri, SM, sihteeri Kokoukset: ke 30.1.2008 klo 13 Eduskunta, D1 to 6.3.2008 klo 13 Eduskunta, D1 to 24.4.2008 klo 13 Eduskunta, D1 to 4.9.2008 klo 13 Eduskunta, D1; sihteerinä Pirjo Luoto to 23.10.2008 klo 13 Eduskunta, D1; sihteerinä Liisa Sipola
8 (9) to 27.11.2006 klo 13 Eduskunta, D1; sihteerinä Erja Mikkola VNLib-pääkäyttäjäryhmä Pääkäyttäjäryhmässä päätetään VNLib-yhteistietokannan toimintaan ja tietokantahuoltoon liittyvistä asioista. Ryhmä järjestää tarvittaessa luettelointikoulutusta ja siihen vierihoitoa. MMM:n ja TEM:n liittymistä VNLIb-yhteistietokantaan vuonna 2009 valmistellaan. Ryhmä suosittelee myös muita VNLibin ulkopuolella olevia ministeriöitä liittymään yhteistietokantaan. Pääkäyttäjäryhmä kehittää aineistonhakulomaketta ja VNLib-palveluja asiakkailta saatujen käyttökokemusten perusteella. Ryhmä osallistuu myös Senaattorin uudistamiseen (kirjastoportaali). VNLib-pääkäyttäjäryhmän edustaja osallistuu VNK:n hankkeeseen web service rajapinnan hyödyntämisessä valtioneuvoston asiasanaston välittämisessä tietojärjestelmiin. Hankkeessa rakennetaan asiasanastosta toimiva rajapinta VNLib-yhteistietokantaan. VN-asiasanastoa ei tarvitse tämän jälkeen ylläpitää VNLib-yhteistietokannassa. Puheenjohtaja: Eeva-Liisa Tuomi-Kyrö OKV VN-asiasanastoryhmä Ryhmä toimii asiasanoituksen asiantuntijaverkostona ja VN-asiasanaston ylläpitäjänä. 1. Valtioneuvoston asiasanaston ylläpito - selkiytetään ylläpidon periaatteita - YSAn uudet asiasanat - ehdotukset uusiksi VN-asiasanoiksi - ehdotukset asiasanapoistoiksi - asiasanaan liittyvät muutokset 2. Valtioneuvoston asiasanaston siivous - ministeriöiden organisaatiomuutosten vaikutukset - käydään maantieteelliset nimet läpi - tutkitaan mahdollisuutta poistaa ilman poimintakoodia olevat asiasanat Työ yhdistetään Senaattorin uudistushankkeeseen. 3. Web service -rajapinnan hyödyntäminen VN:n yhteisten järjestelmien metatietojen hyödyntämisessä case valtioneuvoston asiasanasto - hankkeen (VNK018:00/2007) ohjausryhmässä VN-asiasanastoryhmän
edustus (hanke on HARE:ssa merkitty päättyneeksi 31.12.2007!) - hanke mahdollistaa Valtioneuvoston asiasanaston välittämisen muihin järjestelmiin 4. Seurataan julkishallinnon sanastohankkeita Puheenjohtaja: Liisa Sipola PLM 9 (9) Budjetti 2008 Verkoston koordinaattori, metatietopäätoimittaja: palkkakustannukset eivät sisälly budjettiin Valtioneuvoston tietopalvelustrategia 15.000 Työpajat (asiakirjahallinto) 500 Muut kokouskustannukset (tarjoilut kevät +syksy 2008 suunnitelma) 1.800 Muut menot 2.700 YHTEENSÄ 20.000