Hyväksyttiin pidetyn kokouksen pöytäkirja.

Transkriptio

1 VALTIPA Valtioneuvoston tietohallintoyksikkö Maija Jussilainen VM PÖYTÄKIRJA HAREnro VM013:00/2005 YHTEISTYÖRYHMÄN KOKOUS Aika klo Paikka Osallistujat Vierailijat: MMM, Mariank. 23, kh Halli Hannele Anttila MMM puheenjohtaja Johanna Hartman STM Irja Peltonen VM Aulikki Pakanen PLM Anne Miettinen LVM Päivi Tommila KTM Tarja Kaira-Hiekkavuo OPM Eeva-Liisa Tuomi-Kyrö OKV Marjatta Lahin OM Pentti Vesanen VNK Vesa Rintamäki YM Virpi Johansson, Eduskunnan kirjasto Maija Jussilainen VM/VNTHY sihteeri Virpi Einola-Pekkinen VM Raija Jääskeläinen VM/VNTHY Johanna Silvola 1 Kokouksen avaus Puheenjohtaja avasi kokouksen. Osallistujat esittäytyivät. Toivotettiin Johanna Silvola uutena koordinaattorina tervetulleeksi. 2 Edellisen kokouksen ( ) pöytäkirja 3 Kokouksen esityslista Hyväksyttiin pidetyn kokouksen pöytäkirja. Päätettiin käsitellä VALTIPA:n toimintasuunnitelma ennen MAHTI-hankkeen esittelyä, poiketen etukäteen jaetusta esityslistasta. 4 Hankehallinnan viitekehys VM:ssä VM:n johdon asiantuntija Virpi Einola-Pekkinen VM ja järjestelmäsuunnittelija Raija Jääskeläinen (VM/VNTHY) esittelivät asiaa. Etukäteen oli jaettu VM:n hankehallinnan viitekehyksen ohjeet (VM:n intranetistä Sentistä) ja esittelykalvot (liitteinä). Virpi Einola-Pekkinen kertoi, että hankehallinnan kehittäminen lähti tarpeesta kehittää id PL VALTIONEUVOSTO PUH. (09) 16001

2 2 (6) säädöshankkeita, mutta asia laajeni koskemaan muunkin tyyppisiä hankkeita. Säädöshankkeita ei oltu aikataulutettu ja resurssoitu realistisesti. Hankkeen käsitteen määrittely oli tarpeen: Hanke on aikataulutettu, organisoitu työ, jolla on selkeä alku ja loppu. Hankkeella on määritetty tavoite. Hankehallinnan kehittäminen on tapahtunut vaiheittain, ensimmäinen vaihe alkoi vuonna Sen ydin oli yhteisen hanketyön mallin käyttöönotto ja sitä tukeva valmennus. Valmennukseen valittiin muutamia hankkeita, joiden suunnittelua ja toimeenpanoa tuettiin. Näkökulmana oli yksittäinen hanke ja sen mahdollisimman tehokas ja realistinen toimeenpano. Toinen vaihe alkoi 1,5 vuotta sitten (2004). Näkökulmaksi nousi, miten ministeriön johto seuraa hankkeiden kokonaisuutta. Johdon seurannan työkaluja ja menettelyjä on kehitetty. Ministeriön hankelistaus (hankesalkku) tuodaan aika ajoin johtoryhmään esittelyyn. Sama käytäntö on myös osastojen johtoryhmissä. Parhaillaan on käynnistymässä kolmas vaihe, jonka pääpaino on siinä, miten työn hankkeistamisella tuetaan ministeriön toimintatapojen muuttamista. Hankehallinnan viitekehystä ei ole otettu kattavasti käyttöön. Suunnitteilla on ideariihi, jossa arvioidaan kriittisesti hanketyön menettelyä ja ideoidaan jatkoa nimenomaan muutoksen tukemisen näkökulmasta. Tarkoitus on, että hanketyön menettely auttaa hankkeiden läpiviennissä ja johtamisessa, eikä raskauta sitä. Uusi ajattelutapa lähtee siitä, miten hankkeistamisella toteutetaan muutostoimenpiteitä. Ministeriön johdon tahto on muuttaa ministeriön toimintaa ja toimintatapoja: enemmän yhteistyötä sekä osastojen välillä että sidosryhmien kanssa, ministeriötä katsotaan kokonaisuutena, avointa keskustelua kannustetaan. Hanketyön kehittäminen on ollut oppimisprosessi myös VM:ssä. Irja Peltonen totesi, että hanketyön menettelyä on käytetty etupäässä kehityshankkeissa, vaikka säädösvalmisteluhankkeet olivat alun perin tähtäimessä. VM:ssä on vuosittain hanketta käynnissä. Hanketyön malli soveltuu isompiin hankkeisiin ja hankkeisiin, joihin tarvitaan sidosryhmien näkemyksiä ja johdon tukea, erityisesti silloin kun hankkeeseen kohdistuu ministeriön sisältä tai sidosryhmistä ristiriitaisia tavoitteita. Malli on auttanut ajattelemaan, etteivät hankkeet ole yksittäisen ihmisen hankkeita, vaan kaikissa asioissa voi olla yhteistoimintaa, osaamisen jakamista ja ongelmien yhteistä ratkaisemista. Toinen hyöty on ollut hankeprosessin ja hankkeen tietoprosessin kuvaaminen ja työkalujen kehittäminen. On tehty ohjeita tietoprosessin hoitamiseksi. Hankkeiden tiedonhallintaa on pyritty tukemaan hanke- ja tietoassistenttikoulutuksella (ks. VALTIPAyhteistyöryhmän pk ). Hankemallin koulutuksessa oli esillä myös, miten assistentit voivat tukea hankkeita. Kaikki hankkeet asetetaan. Hankemalli painottaa hankkeen alkupäähän panostamista, silloin loppu sujuu helpommin. Raija Jääskeläinen kertoi hankemallin edelleen kehittämisestä VNTHY:ssä. VNTHY:ssä on resursseihin nähden liian paljon hankkeita käynnissä ja on tarvittu menettely, miten hankkeet priorisoidaan ja resurssit suunnitellaan. Viitekehystä on täydennetty ja mietitty pelisääntöjä, miten hankkeet hyväksytään toteutettaviksi. (Raija - saanko kalvot?) Keskustelussa tuli esille mm. poikkihallinnollisten hankkeiden menettelyt. Virpi Einola- Pekkinen totesi, että olisi hyvä, että valtioneuvostotasolla olisi samankaltainen toimintatapa. Valtioneuvostotason yhteiset prosessit ovat esillä eri puolilla, ollaan kehittämässä yhteisiä näkökulmia, mikä tukee myös työkalujen yhteneväisyyden kehittämistä. 5 VALTIPA:n toimintasuunnitelma 2006 Puheenjohtaja ja sihteeri esittelivät VALTIPA-verkoston toiminta-alueet ja vuoden 2006 toiminta asiakirjaa. (Liitteenä kokouksen jälkeen päivitetty versio).

3 Toimintasuunnitelmassa kerrotaan laajemmin VALTIPA:n toiminnasta ja yhteenvetona tiiviisti asiat, joihin panostetaan vuonna Tarkoitus on, että asiakirjaa voi käyttää perusteltaessa verkostoksi organisoidun toimintatavan etuja. Yleiskeskustelussa todettiin mm. - Vuoden 2006 toiminnan kooste olisi syytä nostaa alkuun. Yksityiskohtaisessa käsittelyssä todettiin mm. 3 (6) Tiedon käyttöön saamisen parantaminen - pyydetään Jyrki Paloposkea täydentämään kansainvälisen tiedon käyttöön saaminen hankkeen osalta; hanke on esiselvitysvaiheessa. Ministeriöille ja eduskunnalle lähetetään tammikuussa 2006 tarkempi kysely kv. tiedon käytöstä. Tarkoitus on, että hanke päättyy vuoden 2006 loppuun mennessä. - jo vuonna 1987/1988 on suunniteltu asiaa, ongelmat eivät ole muuttuneet. Muistiota voi käyttää hyväksi käynnistettävässä hankkeessa. Valtioneuvoston yhteisen asianhallinnan edellytysten luominen - Asioiden ja asiakirjojen tunnistejärjestelmä (JHS-suositusluonnos ISO OIDyksilöintitunnuksen soveltamisesta julkishallinnossa, lausunnot pyydetty mennessä.) on ajankohtainen asia. Todettiin, että OID-tunnukseen saattaa liittyä myös ongelmia; asiaan on syytä perehtyä yhdessä tietohallinnon kanssa. - Sisällön kuvailua pitäisi tarkastella laajempana kysymyksenä. Luokittelut, kuten AMS-ryhmittelyt, diaarikaavat, ovat yksi sisällön kuvaamisen tapa, mutta eivät riittäviä. Asioiden ja asiakirjojen aktiivivaiheessa on monia menetelmiä tiedon sisällön kuvailuun. Asia pitää katsoa kokonaisuutena ennen kuin lyödään lukkoon jotain tiettyä ryhmittelyä. Esim. STM on lähtenyt ryhmittelyssään prosessilähtökohdista, eikä ole halukas muuttamaan rakennelmaa, ilman että asiasta keskustellaan perusteellisesti. MMM:ssä on samantyyppisiä näkökulmia kuin STM:ssä. Troikan kokouksessa ehdotettiin ryhmittelyasiasta workshopia siksi, että näkökulmia on useita. - JUHTA:n hanke Julkishallinnon yhteinen asiakirjojen tehtäväluokitus -suosituksen laatiminen on syytä ottaa huomioon valtioneuvoston VALTIPA:n AMS ym. hankkeessa. JUHTA:n hanke on laajentunut kunnallisista ryhmittelyistä kattamaan koko julkisen hallinnon. Työryhmässä on huomattu myös Tilastokeskuksen tehtävämukainen ryhmittely. Työryhmää vetää Eeva Miettinen ja Leena Vanhanen (VNK) on työryhmän jäsenenä. - Sisällön kuvailun menetelmät voisivat kuulua osana metatietoasioiden toimintaohjelmaan: sisältöä kuvaavat metatiedot ovat yksi metatietojen kategoria (JHS 143:n kategoriat: paikallistaminen, sisällönkuvailu, käyttöedellytykset, konteksti, elinkaari ). Ryhmittelyjen tarkoitus ja paikka sisällönkuvailussa pitää hahmottaa. - Asiasanastoryhmä kaipaa yhteyttä muihin ryhmiin ja työnsä ohjausta. - Todettiin, että metatietojen toimintaohjelma kuuluu monen ryhmän toimintakenttään (asiasanastoryhmä, eri asiakirjahallinnolliset ryhmät, VALTIPA-yhteistyöryhmä, kirjastoryhmä ) - semanttinen yhteen toimivuus ja metatieto-ohjelma on VALTIPA:n ydinosaamisaluetta. On syytä miettiä edelleen, miten asiaa viedään eteenpäin, millaisella koordinoinnilla, miten VALTIPA:na ollaan asiassa aktiivisia. - Hallinnonaloilla on paljon osaamista ja asiantuntemusta semanttisen yhteen toimivuuden alueella. Sekä asiasanastoja, ontologioita että muuta sanastotyötä tehdään paljon hallinnonaloilla. Kontakteja hallinnonaloille olisi ehkä syytä tiivistää. Toimintaprosessien tietotuki ja tiedon tarjonta - Ohjelmajohtamisen työryhmätyön tuen pilottikokemusten käsittely voisi olla esillä

4 4 (6) toimintasuunnitelmassa. - valtioneuvoston arkiston säilytysvastuun kehittäminen hanke (VNK007:00/2005) on syytä sisällyttää toimintasuunnitelmaan. Hanke tulee esittämään muutoksia ministeriöiden, valtioneuvoston arkiston ja Kansallisarkiston asemaan. Osaamisen kehittäminen - kaikki mainitut koulutukset todettiin tarpeellisiksi. Verkosto otsikko muutettiin muotoon Verkosto tehokkaana yhteistyön muotona - lisätään ensimmäiseen virkkeeseen: tarkoituksena myös toimintatapojen kehittäminen. - VALTIPA:n asiakirjahallinnon ryhmälle kaivataan puheenjohtajaa: Päivi Tommila, joka on ollut puheenjohtajana, siirtyy VALTIPA-yhteistyöryhmän puheenjohtajaksi. Päivi Tommila totesi, että jollei uutta vetäjää löydy, asiakirjahallinnon ryhmän tehtävät on poistettava toimintasuunnitelmasta tai muotoiltava toisin. - lisätään lauseet Verkkoviestintäverkoston perustamisen suhteen toimitaan aktiivisesti ja Yhteistyötä hallinnonalojen tietopalvelujen kanssa kehitetään (esim. verkostoiltapäivät). Toiminnan kooste - siirretään toimintasuunnitelman alkuun - kansainvälisen tiedon hanke (SILAVA-kehittämisehdotus 9) lisätään. Päätettiin, että troikka työstää toimintasuunnitelmaa edelleen koordinaattorin kanssa. 6 MAHTI - Ministeriöiden yhtenäisen asianhallinnan tavoitteiden esiselvitys Tietopalvelupäällikkö Anne Miettinen LVM esitteli asiaa (kalvot liitteenä). Hankkeen loppuraportti HARE:ssa (hanke nro LVM062:00/2005) Hankkeen jatkotyönä tarkennetaan palvelukokonaisuuksia, vaatimusmäärittelyin ja seurataan ValtIT-kehitystä. Huhtikuussa 2006 todennäköisesti päätetään kilpailutuksesta ja toteuttamisen tavasta. Eteneminen (tiekartan suunnittelu), valtioneuvoston järjestelmäarkkitehtuurin päivittäminen ja edelleen kehittäminen on ajankohtaista (VNTHY jo ollut tässä suhteessa aktiivinen). Yhteistyötä tarvitaan myös hankinnan jälkeen, yhteistyökuvio ja vastuut on suunniteltava. Hanketta on esitelty valtion IT-johtamisyksikölle, on tarkoitus olla aktiivinen ja aloitteellinen jatkossakin ValtIT:n suuntaan. Keskustelussa todettiin mm. - hanke on kiinnostava myös VALTIPA:n kannalta, lisätään VALTIPA:n toimintasuunnitelmaan asian seuraaminen. - esiselvityshankkeessa vertailtiin neljää ohjelmistoa, mutta vain esimerkkeinä erityyppisistä järjestelmistä, kysymys ei ollut tarjousvertailu eikä tuotteen valinta. - vaatimusmäärittelyä aletaan tehdä. On esitetty, että sama hanke tekisi työn jatkoajalla, koska pohjatyötä on tehty jo paljon. Muihin ministeriöihin ollaan yhteydessä. On ehkä syytä pitää kokous, jossa ovat eri ministeriöt mukana, teemana vaatimusmäärittely. Kokeneempien kokemuksia on tarpeen käyttää hyväksi vaatimusmäärittelyiden tekemisessä ja hankinnoissa. Ainiestoja otettaisiin mielellään vastaan: LVM kerää

5 aineistoa ryhmälle, Anne Miettiselle voi mielellään toimittaa asiakirjat. Hankeen seuraava tilaisuus järjestetään (6) 7 Ilmoitusasiat - Asiasanastoryhmän järjestämässä valtioneuvoston asiasanasto - markkinointitilaisuudessa oli noin 70 osallistujaa. Tilaisuus oli kaikin puolin menestys. Julkaisujen asiasanoitus nousi esille voimakkaasti. On tarpeen järjestää toinen tilaisuus, jossa jatketaan julkaisujen asiasanoittamisen kehittämistä. Eila Leino STM:stä on ollut asiassa aktiivinen. Kuvailulehtien yhtenäistämisen standardi/standardeja on olemassa, mutta sitä/niitä noudatetaan eri tavoin. Yhteistyö kuvailulehtiasiassa todettiin tarpeelliseksi. Asiasanat (käyttäen valtioneuvoston asiasanoja) hankkeiden julkaisuihin voisivat periytyä hankkeen asiasanoista (esim. STM:n Doktori- ja OM:n Oskari-järjestelmissä). - Maija Jussilaisen sijaiseksi esitetään YTM Johanna Silvolaa. MJ:n vuorotteluvapaa alkaa (töissä ja ; muutoin vuosilomalla). - Valtti-verkosto kehittää toimintaansa; Valtti-kehityspäivä pidettiin ; liitteenä yhteenvetokalvot. Valtti-yhteistyöryhmää ollaan asettamassa. - Ministeriöissä tapahtunutta: o KTM: suunnittelija Kimmo Hanhimäki aloittaa EU-asioissa, tehtäviä myös laajemmin asianhallinnassa. o PLM: tietopalvelusuunnittelija Liisa Sipola aloittaa o PLM:ssä toteutettiin asiakastyytyväisyyskysely VALTIPA:n tekemän pohjan mukaan. Vastausprosentti oli 27. Kysely toteutettiin verkossa, puolet henkilökunnasta avasi sivun, puolet tästä vastasi. Kysely todettiin liian pitkäksi, mutta saatiin hyviä kommentteja. o PLM:ssä on aloitettu keväällä 2005 kirjaamo-arkistotoimen kehittämishanke, konsulttina Anne Kauhanen-Simanainen. On valmisteltu hankesuunnitelma kehittämisehdotuksista, huhtikuun lopussa 2006 pitäisi olla valmiina tiedonhallintasääntö: yksi asiakirja, johon on koottu sekä asiakirjahallinnon että kirjastopuolen ohjeistus. Todettiin, että STM:ssä on tekeillä asiakirjahallinnollista tietoa koskeva ohjeistus, Petri Konttinen valmistelee, työ on loppusuoralla. o OM on palannut peruskorjattuihin tiloihin Eteläesplanadi 10:een. o EUTORI 2:n käyttöönotto on , käyttökatkot tulevat joulun välipäiviin. o MMM:n kirjaaja Vesa Kangas-Lahti menehtyi äkilliseen sairaskohtaukseen. VALTIPA:n nimissä toimitettiin surunvalitteluadressi omaisille. Kirjaajan paikka täytetään kevään 2006 kuluessa. - JUHTA järjestänee keskustelutilaisuuden julkisen hallinnon luokitusten (diaarit, tehtäväluokitukset) JHS:n kehittämisen merkeissä (työryhmässä mm. Leena Vanhanen, Pirkko Romakkaniemi; puheenjohtajana Eeva Miettinen) - Säädösvalmistelun tietotukihankkeen koulutukseen 16. ja mahtuu vielä; liitteenä osallistujat ( mennessä ilmoittautuneet); ilmoittautumiset ennen joulua osoitteeseen minna-maria.koskinen@eduskunta.fi

6 - ISO OID-yksilöintitunnuksen soveltaminen julkishallinnossa JHS-suositusluonnos; lausunnot pyydetty mennessä - Valtion IT-strategia: toimintasuunnitelma tekeillä, nykyvaihe: luonnos, versio 045 ( ); tullee tammikuussa 2006 lausunnoille. 6 (6) 8 Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen klo

7 Hankehallinnan kehittäminen valtiovarainministeriössä VALTIPA

8 Taustaa VM:n hanketyön kehittäminen aloitettiin laajennetun johtoryhmän päätöksellä Käynnistettiin ministeriön yhteisen hanke- ja projektityön hallinnan kehittämishanke Hankkeen päämääräksi asetettiin ministeriön hanketyön hallinnan tehostuminen sekä osastoilla olevan asiantuntemuksen yhdistämisen kautta syntyvä synergiaetu 2

9 Tavoitteiksi kirjattiin: Ministeriön hallituksen esitysten valmistelun laatu paranee Ministeriön hanketyön laatu paranee ja hanketyö tehostuu Hanketyön hallinnan osaaminen lisääntyy Osastojen välinen yhteistyö lisääntyy Hankkeista viestintä tehostuu Ministeriön strategian jalkauttaminen tehostuu varmistamalla hankkeiden kytkeytyminen ministeriön / osaston strategiaan 3

10 Onnistuneen hankkeen osatekijöitä Hyvä ja huolellinen suunnittelu Hanke vastaa ja etsii ratkaisuja (kohderyhmien) todellisiin ongelmiin Hankkeen eri osapuolet ovat sitoutuneita hankkeen toteuttamiseen Hankkeen lopulliset hyödyn- / edunsaajat on selkeästi määritelty Organisaatiolla on riittävä kapasiteetti (resurssit ja osaaminen) hankkeen toteuttamiseen Osaava ja motivoitunut hankeryhmä Tehokas hankkeen hallinto ja johto 4

11 Hankkeistaminen nostaa organisaation toiminnan uudelle tasolle Organisaation toiminnan laatu ja tehokkuus Tavoitetilaan suuntautuva kehittäminen Hanke 1 Hanke 2 Hanke 3 Visio VM 2007 Nykytilan ongelmien ratkominen Ei tehdä kehittämistä 5

12 VM:n hankemalli tarjoaa työkaluja yksittäisten hankkeiden onnistumisen tueksi Strategiaperusta, päätös toimeksiannon priorisoinnista 4. Päättäminen ja arviointivaihe -Loppuraportti 3. Toteutusvaihe -Tilanneraportit Päätös hankkeen toteutuksen jatkamisesta Päätös hankkeen toteutuksesta Päätös hankeesityksestä 1. Hankkeen tunnistaminenvaihe -Lähtökohta-analyysit -hanke-esitys 2. Hankkeen muotoiluvaihe -hankesuunnitelma - työsuunnitelma -viestintäsuunnitelma 6

13 Johtamismallin käyttöönotolla tavoitellaan johtoryhmätyöskentelyn terävöittämistä asioiden käsittelyn avoimuutta, läpinäkyvyyttä ja ennakoitavuutta suunnitelmallisuuden lisääntymistä johdon mandaattia jatkotyölle kokonaisuuksien johtamista yhteisten linjausten muodostumista 7

14 Hankkeiden johtamisen ja seurannan kokonaismalli Strategiaa toteuttavien hankkeiden onnistuminen HANKKEEN JOHTAMINEN/ SEURANTA MINISTERIÖSSÄ (ministeriön joryt) Mahdollisesti hankkeistettavat asiat priorisoidaan ministeriön strategia- ja suunnitteluprosessissa Sopiminen hankkeista osana tulosneuvotteluja Säädössalkun priorisoitujen hankkeiden johtaminen sovitulla mallilla Säädöshankkeiden onnistumisen arviointi ja vaikuttavuuden seuranta HANKKEEN JOHTAMINEN/ SEURANTA OSASTOILLA (osastojen joryt) Mahdolliset hankkeistettavat asiat valitaan osaston strategia- ja suunnitteluprosessissa - Toimeksiannon antaminen hankkeistamisesta osastolla - Hankesuunnitelman laatiminen -Käynnistämisen edellytysten arviointi Hankkeen onnistumisen seuranta osastolla osastolla (jatkuva seuranta tai esim. 1krt /kk) Hankkeen onnistumisen arviointi osastolla HANKKEIDEN TOTEUTTAMINEN (hankeryhmät) 1. Hankkeen tunnistaminen Hankkeistuspäätös 2. Hankkeen muotoileminen Käynnistämisarvio ja -päätös 3. Hankkeen toteuttaminen Hankkeen päättäminen 4. Hankkeen päättäminen 8

15 Saavutettavissa olevat hyödyt hankejohtamista terävöittämällä Parempi kokonaiskuva hankesalkusta Parempi kyky reagoida ad hoc hankkeisiin, kun on tilannekuva hankkeista ja resursseista Mahdollisuus vaikuttaa ajoissa hankkeeseen Rutiinit sisällölliselle johtamiselle Johtamisen työkalu (helpottaa johdon työtä, resursointia, seurantaa, kokonaisuuden hallintaa, riskien hallintaa) Sidosryhmien osallistumisen parempi hallinta Helpottaa hankepäällikön työtä, kun hankeryhmillä on hanketyöskentelyn osaamista... 9

16 Ministeriön johtoryhmän odotuksia hankkeiden käsittelylle / esittelylle Jotta hankkeiden johtamismalli ja seuranta toimisi, on varmistettava, että Johtoryhmän käsittelyssä kiinnitetään huomiota seuraaviin hankkeen tilanteeseen liittyviin asioihin: Riskit ja toimet niiden hallitsemiseksi Aikataulussa pysyminen Ministeriön sisäisen yhteistyön toimivuus hankkeessa Sidosryhmätason yhteistyön toimivuus hankkeessa Hankkeen onnistumisen kannalta kriittiset avoimet kysymykset, joihin halutaan johdon linjaus 10

17 Esittelijän odotuksia hankkeiden käsittelylle johtoryhmässä Jotta hankkeiden johtamismalli ja seuranta toimisi, on varmistettava, että Hankkeet saavat ohjausta esiin nostamiinsa kysymyksiin Avoimet asiat linjataan tai sovitaan jatkotoimista asioiden ratkaisemiseksi Hankkeiden tilanteisiin suhtaudutaan rakentavan kriittisesti Hanketta tarkastellaan osana laajempaa kokonaisuutta (esim. erityisteema, politiikkaohjelma, strateginen tavoite) 11

18 Säädöshankkeiden johtamisen työkalu : Osastotason ja ministeriötason seurantatyökalu (esimerkki) Hanke Vaihe:Esivalmistelu/Säädösvalmistelu/Jälkihoit o Aikataulu Vastuuyksikkö/ valmistelija Yhteistyö sidosryhmien kanssa Riskien toteutuminen Hankkeen Tilanne (laatu, aikataulu, resurssit) Johdon kannanotto Avoin asia Hanke 1 Esivalmistelu Henk.vero/ Seppälä lausunnolla x.x. saakka kuuleminen y.y. aikataulussa pysyminen vaarassa L A R Tarkistetaan aikataulua Hanke 2 Jälkihoito Alv / Anttila valmistelu ei etene näkemysero sidosryhmän kanssa Järjestetään neuvottelu Hanke 3 Säädösvalmistel u Tulli /Mäenpää ehdotus sidosryhmien edustajista koostuvaksi hankeryhmäksi tehty käynnistymisarvio tekeillä, riskikartoitus tehty Hankesuunnitelma johtoryhmään Hyvässä kunnossa Hieman huolta Kriittinen: vaatii välitöntä toimintaa Osaston johdolla ja ministeriön johdolla on käytössään tarvittaessa myös hankekohtaiset tarkemmat tilanneraportit 12

19 Hankkeistaminen edistämään muutosten toimeenpanoa... kehittäminen, toimenpiteet Visio Ylläpitotavoitteet Muutostavoitteet Muutosohjelmat Kehitysprojektit Arvot Menestystekijät Prosessi Tulokset Missio Toimintaperiaatteet Toimintasuunnitelmat ylläpitäminen, toiminta Alkuperäinen kuva: Kai Laamanen, Innotiimi 13

20 Yhteiset prosessit, yhteiset resurssit, yhteiset tulokset... VM:n tulokset syntyvät osastoilla ministeriön yhteisten prosessien kautta... VM VIE VO BO KO HO HKO RMO VVC Talouspolitiikan valmistelu Konserni- / resurssiohjaus Hallinnonalan ohjaus VM:n tulokset Prosessin tulokset Prosessin tulokset Prosessin tulokset = osatavoite = valmisteluryhmä / tiimi Johdon tuki / VE-P Keskustelun pohjaksi 14

21 3.12 Järj. käyttö. ylläpito ja uudet versiot 3.10 Lopettaminen (closing processes) ja arviointi -Loppuortti 3.8 Toteutus - muutoksenhallinta -Tilanneraportit VNTHY-hankemalli 3.1 Hankkeen käynnistämisperusta Hanketarpeet - VNTHY -VM / VNK -VN - äkkilähdöt ->tarpeen muotoilu Hanke-esitys 3.11 Hanke Tarpeiden päättyy priorisointi (Strategia lähtöisyys) Jory 3.9 Hankkeen päättäminen/keske yttäminen 3.7 Hankintapäätös 3.3 Päätös hankkeen jatkamisesta 3.2 Hankkeen tunnistaminen -Lähtökohta-analyysit -Hanke-esityksen tarkennus 3.4 Hankkeen muotoilu -hankesuunnitelma - työsuunnitelma -viestintäsuunnitelma 3.6. HANKINNAN VALMISTELU yhteydet toimittajiin Hankintalainsäädännön muk. hankintaprosessi tarjouspyynnöt, kilpailutus 3.5 Joryn päätös hankkeen toteutuksesta

22 Roskakoriin Odottaa Tuotantolinjalle Hanke-esitys tarkentuu Hankkeiden priorisointi VNTHY: ssä VM PLM VNK KTM Kansalaispalv. ohjausryhmät Tarpeet Palvelupäällikkö& Asiakas Palvelujen ohjausryhmä VN VN Hankesalkun hoitaja JORY VNTHY Arkkitehtuuri

23 MAHTi: Ministeriöiden yhtenäisen asianhallinnan tavoitteiden esiselvitys Valtipa

24 Työryhmä ja sen toimeksianto LVM:n asettama työryhmä, jossa KTM, LVM, OKV, VM, VNK ja VNTHY + ohjausryhmä Konsulttina CapGemini Työskentelytapana workshopit Tavoitteena selvittää, miten yhteneväisiä ovat osallistuvien ministeriöiden asianhallinnan tarpeet, miten tarpeisiin voidaan vastata ja miten ministeriöiden välistä yhteistyötä voitaisiin asianhallinnan osalta kehittää Pyrkii osaltaan tukemaan valtionhallinnon asianhallinnan yhtenäistämistä, esim. JHSsuositukset ja SÄHKE huomioitiin / / 2

25 Tehtävät verrattiin osallistuvien ministeriöiden esiselvityksiä ja asianhallinnan nykytilaa ja tarpeita laadittiin kuvaus asianhallinnan palvelukokonaisuuksista ja tarvittavista palveluista Kartoitettiin järjestelmävaihtoehtoja yhtenäiselle asianhallinnan alustalle ja selvittää yhtenäisen alustan käytön mahdollisuudet ministeriöissä Laatia ehdotus jatkotyöskentelystä, esim. suoritetaanko hankinta tai osia siitä yhteistyössä EI järjestelmähankintaa eikä vaatimusmäärittelyä tässä hankkeessa / / 3

26 Yhteneväisiä tavoitteita Avoimuuden, yhteistyön sekä päätöksenteon ja prosessien läpinäkyvyyden kehittäminen organisaatioiden sisällä ja välillä sekä asiakkaiden suuntaan Prosessien yhdenmukaistaminen laatu ja tehostuminen sähköistämällä Dokumentit, asiakirjat ja niiden käsittelyvaiheet löytyvät sähköisinä helposti yhdestä järjestelmästä asioiden aktiivivaiheessa ja myös sähköinen pitkäaikaisarkistointi mahdollistuu hyvä tiedonhallintatapa Asioiden etenemisen seuranta helpottuu Toiminnan jäljitettävyys ja säädöstenmukaisuus esim. suoritettujen toimenpiteiden tallentuminen, tietoturva, henkilötietojen käsittely Sähköinen asiointi Helppokäyttöinen, työtä tehostava järjestelmä, joka tehostaa yksilöiden, hankkeiden ja koko organisaation työtä Selkeyttää henkilöstön työnjakoa ja vastuita tiedonhallinnassa / / 4

27 Nykytila Siiloutuneet järjestelmät ministeriöissä ja valtioneuvostossa Ei ole käynnissä tai suunnitteilla hankkeita, jotka estäisivät yhteisen hankinnan Ministeriöistä asianhallintaan liittyvät sovellukset puuttuvat merkittäviltä osiltaan mutta valtioneuvostossa niitä on Samat toimisto-ohjelmistot ja sähköpostijärjestelmät, mutta erilaisia palvelinohjelmistoja Markkinoilla olevat ohjelmistot mahdollistavat yhtenäisen asianhallintajärjestelmän / / 5

28 Asianhallintajärjestelmän palvelukokonaisuudet palveluarkkitehtuuri (SOA) / / 6

29 Järjestelmävaihtoehdot Järjestelmävaihtoehdot ECM FileNet EIP Hummingbird SES Microsoft lokaali TriPlan Tweb Sovitusta, konfigurointia tai räätälöintiä tarvitaan aina sillä: yhdessäkään vaihtoehdossa ei ole suoraa tukea asialle ja asian käsittelylle siinä mielessä kuin asia hankkeessa ymmärretään asiankäsittely voidaan kuvata prosessina, mutta asianhallinta vaatii asiakirjallisen tiedon, ml. aikaisemmat toimenpiteet, liittämistä asiankäsittelyyn Jos rajaudutaan vain asiakirjallisen tiedon hallintaan, dokumenttien ja asiakirjojen käsittelyyn, joka sisältää SÄHKE-mallin mukaisen asiakirjan elinkaaren hallinnan, räätälöintien tarve vähenee -> otetaan huomioon hankinnan vaiheistuksessa / / 7

30 Yhtenäinen asianhallinta Yhtenäisen asianhallintajärjestelmän on tuettava prosesseja ministeriöiden eriäviin tarpeisiin soveltuvalla tavalla ja yhteisissäkin ratkaisuissa on jokaisen organisaation voitava toimia oman asianhallintansa ja sen prosessien omistajan roolissa AMS oltava organisaatiokohtainen, mutta prosessilähtöisissä AMS:eissa voi olla yhteisiä osia yhteinen asianhallintajärjestelmä vaatisi prosessien ja tietojen yhtenäistämistä Toinen mahdollisuus on hajauttaa järjestelmät loogisesti sekä sallia erilaiset prosessit ja rakenteet, vaikka ydintoiminnallisuus on sama Palveluarkkitehtuuri edistää myös semanttista yhteensopivuutta / / 8

31 Riskit Palvelukokonaisuudet ja muut vaatimukset edellyttävät laajaa hankintaa -> vaiheistus ja riittävä resurssointi Onnistuuko toiminnan tukeminen prosessisovelluksella? Räätälöintien tarve Mahdollisesti turhaan hankittava toiminnallisuus Ovatko riittävän käyttäjäystävällisiä? Suunnittelun ja käyttöönoton työläys pj-kausi Teknologian kehitys avoimuus, integroitavuus ja toimintaprosessien tuki kehittyy / / 9

32 Jatkotoimenpiteet Raportin käsittely kussakin ministeriössä, jatkotoimenpiteiden vastuutus ja toimenpiteisiin sitoutuminen sekä resursointi. Ensimmäisen vaiheen käyttöönoton laajuudesta sopiminen ja sopivien asiankäsittelyprosessien tunnistaminen. Vaiheistetun käyttöönoton mukaisen vaatimusmäärittelyn tarkentaminen, ja hankinnan kilpailutus Ministeriöiden yhtenäisen asianhallinnan kehittämisen tiekartan luominen, joka voi sisältää valtioneuvoston integraatio- ja järjestelmäarkkitehtuurilinjausten mukaisen asiahallinta-arkkitehtuurin luomisen. Ministeriöiden yhtenäisen asianhallinnan kehittämisen yhteistyön formalisointi ja sääntöjen ja vastuiden määrittely Käyttöönottoprojektien suunnittelu ja toteutus vaiheistetun suunnitelman mukaan / / 10

33 Ensimmäisen vaiheen hankinta tarkoittaa keskitettyä dokumenttien ja asiakirjojen hallintaa sisältäen integroidun arkistonmuodostussuunnitelman Sähköposti-integroinnin mahdollisuuden työvuotyyppisten prosessien kuvaamiseen prosessimoottorille ja työjonojen toteuttamiseen henkilöille (sähköisiin työpöytiin) asian elinkaaren mukaisen toiminnallisuuden toteuttamista ja kuvaamista toteuttaviin prosessikuvauksiin ensivaiheessa evaluoidaan myös helppokäyttöisyyden ja laadukkaan käyttäjäkokemuksen vaatimukset sekä luodaan käsitys sähköisestä henkilökohtaisesta työpöydästä. / / 11

34 Valtti-ryhmän kehittämistapaaminen VN-tason IT-palveluiden ohjaus

35 Päivän aiheet Tilaisuuden avaus Kari Kekki Valtti-ryhmän toiminnan haasteet Pekka Lahti Tavoitteet ja tehtävät uudelle Valtti-ryhmälle ryhmätyö kahvi VN-tason palveluiden ohjausprosessi Organisointi kokousjärjestelyt, asialistat Päätöksenteko ja viestintä ministeriöihin tauko Ajatuksia VNTHY:n tulevaisuudesta Hannu Korkeala Ryhmätyö rastimenetelmänä Mitä VNTHY:ltä edellytetään, mitä yksittäisiltä ministeriöiltä edellytetään? Ministeriön IT-yhteistyö: VN-taso vs. hallinnonala? Valtioneuvoston tietohallinto ja Valtin yhteys ValtIT-malliin? 2

36 Yhteenveto kehittämispäivästä Valtti-ryhmä nähtiin tarpeelliseksi, jopa niin tarpeelliseksi, että sen toimintaa tulee nykyisestä terävöittää Valtti keskittyy puhtaasti VN-tason IT-palveluihin Näissä Valtin piiriin kuuluvat ns. yhteiset palvelut. Substanssijärjestelmät hoidetaan ministeriökohtaisesti jatkossakin. VNTHY:n oma rooli tulee todennäköisesti kehittymään yhä enemmän kohti IT-palvelukeskusta VN-tasolle ValtIT:n ja Valtin roolit eivät ole ristiriidassa keskenään, mutta näiden suhde tulee vielä täsmentää 3

37 Yhteenveto kehittämispäivästä 2/2 Keskeisiä kehittämisideoita ja linjauksia olivat: Tiedottamisen lisäksi tarvitaan myös yhteistä konkreettista tekemistä Suunnitteluprosesseja tulee yhtenäistää ja hankesalkun hallintaa VNtasolla konkretisoida VN-tason yhteistyötä kannattaa jalkauttaa myös asiantuntijatasolle (ns. laajennettu Valtti ja osaamisverkostot) Valtin organisointia on terävöitettävä korostaen erityisesti kokousten ja suunnitteluprosessin vaatimaa valmistelua Valtipan ja Valtin yhteistyölle nähtiin arvo. Näitä ei kuitenkaan haluttu yhdistää. Koordinointivastuu voitaisiin antaa Valtipalle. Yhteistyön tulisi lähteä sisällöstä ja tiedosta ja tietotekniikka toimii tämän tarpeen tukena VNTHY pyrkii tekemään vuoden 2006 aikana kaikkien ministeriöiden kanssa palvelusopimuksen keskeisimpien palvelujen osalta 4

38 Sisältö Kotiläksyn purku mitä kehitettävää Valtissa on? 5

39 Kommentteja Valtista Kehittämispäivään osallistuvia pyydettiin kommentoimaan Valttiryhmän toimintaa ja toimivuutta ennen kokouksen alkua Seuraavaan on kerätty keskeisiä etukäteen kerättyjä kommentteja Kehittämispäivän aikana otettiin kantaa useisiin etukäteen kerättyyn kommenttiin 6

40 Kotiläksy - Heittoja/kysymyksiä 1. Mihin rakoseen VALTTI asettuu, kuka määrittelee tehtävät, koordinoi ja ohjaa VALTTIa? 2. Raportoiko VALTTI jollekin, kenelle? 3. Voisiko VALTIlla olla hyvin joustava kokoonpano? Käsiteltävistä asioista riippuen osallistujat voisivat vaihdella. 4. Oikeastaan hieman edelliseen liittyen voitaisiinko harkita VALTIn ja VALTIPAn yhdistämistä? 5. Mitä ajatuksia Valtin ja VALTIPA:n (tietohallinto- ja tietopalveluammattilaisten) yhteistyöstä (ja lisäksi yhteistyöstä viestinnän ammattilaisten kanssa, vrt. VALTIPA:n strateginen tavoite tietopalvelu, tietohallinnon ja viestinnän ammattilaisten verkostosta? 6. Onko mahdollista saada aikaan yhteinen visio valtioneuvoston tietohallinnolle, tietopalvelulle ja viestinnälle, vrt. VALTIPA:n visio: Tieto sujuvasti yhteiskäyttöön! Valtioneuvoston tieto- ja viestintäammattilaiset työskentelevät tiiviinä ja joustavana verkostona, jotta valtioneuvostossa, kansalaisilla ja muilla asiakasryhmillä on tarvittava tieto käytettävissään nopeasti, luotettavasti ja sopivassa muodossa. 7. Miten tietohallinnossa sovitetaan yhteen poikkihallinnollinen ja sektorikohtainen kehittäminen? Ollaanko puheissa poikkihallinnollisia mutta käytännössä sektorikohtaisia? 7

41 Kotiläksy - Valtin rooli ja tehtäviä VATIa ei ole -> Valtti on entistä tärkeämpi Tavoitteena fokuksen muutos tietotekniikkapainotuksesta tietohallintoon Ministeriöiden horisontaalisen yhteistyön ja toimintaprosessien tukeminen. Valtioneuvostotason tietojärjestelmien kehittämisen suuret linjaukset Valtille keskusteltavaksi VN-arkkitehtuuriin päivitys ja sen jälkeen kehittämissuunnitelma arkkitehtuurin mukaisille palveluille (yhteistyössä ITjohtamisyksikön uuden arkkitehdin kanssa) VNTHY:n palvelujen ohjausryhmän ja Valtin päällekkäisyyksiä ja samojen asioiden käsittelyä molemmissa foorumeissa pitää välttää Vitkon ja Valtin päällekkäisyyksiä pitää välttää Varmaan olisi syytä miettiä Valtin suhdetta Vitkoon ja koko ValtIthankkeeseen Kahden kerroksen väkeä: jonkin verran näkyy se, että on näitä isäntäministeriöitä ja muuta porukkaa 8

42 Kotiläksy - Valtin organisointi ja toimintatavat Valtin kokoukset on valmisteltava huolellisesti, resursseja olisi VNTHY:ltä löydyttävä valmisteluun (valmisteluresurssien puute on ollut tähänastisen Valtti-työskentelyn suurin ongelma) Valtin kokousten aiheet ja aikataulut olisi syytä suunnitella jo ennakolta eikä kokous kerrallaan Ministeriöiltä on lypsettävä välillä tietoja, jotta asioiden valmistelu ei ala vasta kokouksen jälkeen Välillä voi olla hyvä järjestää ideoivampia kokouksia vaikka jonkun teeman ympäriltä Ministeriöiden pitää sitoutua Valtti-työskentelyyn, esim. jonkinlainen Valtipan troikka-tyylinen vastuutus (mutta onko niin, että tietopalveluihmiset ovat jo vuosikausia tottuneet tekemään yhteistyötä, yhteistyön hyödyntäminen on sillä sektorilla paljon tavanomaisempaa kuin tietohallinnon puolella!) 9

43 Kotiläksy - Projektisalkun hallinta projektisalkku, jossa VNTHY:n tai muita valtioneuvoston yhteisiä hankkeita pitäisi olla tiedossa jo seuraavan vuoden toimintaa suunniteltaessa, jotta määrärahoja ja henkilötyötä voitaisiin osoittaa hankkeeseen. projektien etenemistä tulisi seurata muutaman kerran vuodessa yhteisten projektien aikataulut pitäisi olla selvillä jos aikataulut muuttuvat siitä pitäisi kertoa ajoissa jotkut hankkeet ovat venyneet eikä niiden aikataulut ole aina selvillä, eikä myöskään se mitä ministeriöiltä odotetaan esim. pääsynhallintajärjestelmä ja runkoverkon uusinta Helpommin antaisimme oman panoksemme, jos tietäisimme mitä milloin pitäisi tehdä 10

44 Kotiläksy - Tiedon jako ja ryhmät Tiedon jako Valtin kokousta ei pitäisi liikaa käyttää pelkkään tiedon jakoon, Senaattoria voisi käyttää viestintään yhteiset päätökset ja ohjeet pitäisi olla helpommin löydettävissä Valtin ryhmät Tietotekniikkayhteistyössä tehostettava osa-alueiden verkostoja, esim. tietoliikenne, asianhallinta- ja dokumentinhallintajärjestelmät tms (ei ihan niin monta alaverkostoa kuin Valtipassa on) Asiantuntijaryhmät: Nyt Valtissa käsitellään liikaa koko "protokollapino ylhäältä alas, voisiko olla asiantuntijaryhmiä, jossa yksityiskohtaisia asioita käsitellään. Valtista asiat menisivät niihin toteutukset ja niitä tulisi asioita Valttiin päätettäväksi tai sovittavaksi. 11

45 Kotiläksy - Valmiusasiat valmius- ja varautumisasioita pitäisi käsitellä yhdessä yhteiskunnan elintärkeiden toimintojen turvaamiseen kuuluu osana valtion johtamisen turvaaminen (päätöksenteko, johtamisjärjestelmä, johtajat). Miten yhdessä pystymme tukemaan näitä asioita. 12

46 Valtin pöytäkirjoista poimittua 1/2 Ministeriöille ei ole tiedotettu tarpeeksi mitä VNTHY:ssä on tehty tietoturvan kehittämiseksi. Virusringin toiminnasta on tiedotettava aktiivisemmin. Keskustelussa kysyttiin AD-selvitysprojektin tilaa. Kämäräinen totesi sen olevan konsultista johtuen pahasti myöhässä...todettiin, että IP-osoitteiden hallinnoinnin tila on epäselvä... VNTHYn AD-resursointia toivottiin lisättävän...käsiteltiin alkaneita sähköpostin hitausongelmia.. Lisäksi VNTHYn niin tiedotus kuin ulkoistettujen tukipalvelujen tiedotuskin saivat jälleen kritiikkiä osakseen. 13

47 Valtin pöytäkirjoista poimittua 2/2 VN:n yhteisten järjestelmien tuki: STM:ssä on todettu, että STM:n help deskistä lähtenyt tiketti häipyy jonnekin riippumatta siitä, onko vastapuolena VNTHYn palvelupiste tai TEn palvelu Korvola totesi, että tietoliikenneyhteyksien avaamisessa on edelleen ollut ongelmia: palvelu ei toimi sillä tasolla kuin mitä siltä edellytetään. Secgo-korttiin perustuvaan suojattuun yhteysratkaisuun ei oltu tyytyväisiä... Roskapostin suodatus on otettu käyttöön tiedottamatta lainkaan etukäteen. Suodatus on aiheuttanut merkittäviä ongelmia kun on suodatettu liiaksi. Mobiilihankkeet:..toivottiin keskittymistä palveluihin laitekeskeisyyden sijaan 14

48 Sisältö Keskustelua Valtista 15

49 Keskustelua Valtista (1/3) Osallistujat kommentoivat Valttia ja sen kehittämistä kokouksen aluksi mm. seuraavasti: Miten Vitkon ja Valtin tehtävät oikeastaan eroavat toisistaan ja tarvitaanko näitä eri ryhmiä ValtIT:n sektorikohtainen ohjaus ja Vitko tulee huomioida, kun Valtin toimintaa kehitetään ja tavoitteita asetetaan Valtin kehitys ja ValtIT eivät välttämättä ole ristiriidassa, ValtIT voisi kaivata konkreettisia ehdotuksia esim. juuri VN-tason IT-ohjausmekanismeista Valtipa-yhteistyön osalta pohdittiin, miksei se ole johtanut asianhallintajärjestelmien yhtenäistymiseen VN-tasolla Resurssien todettiin olevan rajallisia. Tähän voitaisiin vastata yhteistyötä kehittämällä. Mitkä ovat yhteistyön kohteet? 16

50 Keskustelua Valtista (2/3) jatkuu Miten Valtin ja VNTHY:n roolit suhtautuvat toisiinsa? Tähän VNTHY:n edustaja vastasi, että VNTHY toimii ennenkaikkea juuri VN-tason IT-palvelujen tuottajana Ministeriöt kertoivat haluavansa olevan nykyistä enemmän vaikuttamassa VNTHY:n palvelujen sisältöön Keskustelussa korostettiin sitä, että tässä vaiheessa on syytä pohtia, mitkä ovat yhteistyön tavoitteet miksi Valtti on olemassa Kertokaa, mitä tuli tehtyä vai Suunnitellaan toimintaa yhdessä Yleinen näkemys edelliseen oli se, ettei jälkikäteenviestintä riitä Valtin tavoitteeksi vaan asioita pitää myös tehdä yhdessä 17

51 Keskustelua Valtista (3/3) jatkuu Valtin toiminta edellyttää suunnitteluyhteistyön kehittämistä (esim. TTS) Pohdittiin, milloin palvelun voi ostaa muualta ja milloin yhteisesti VN-tasolta (VNTHY?) Kriteeri voisikin olla yhteinen toiminnallisuus ja yhteensopivuus eikä välttämättä yksi yhteinen palvelu VN-tason tietohallinto ja erityisesti sen omistajuus nähtiin vaikeina asioina Yleinen johtopäätös oli, että Valttia tarvitaan, mutta nykyistä terävämmässä muodossa Haluttiin kehittää Valtin organisointia ja peräänkuulutettiin erityisesti kokousten valmistelun tärkeyttä 18

52 Sisältö Valtin tehtävät, tavoitteet ja suunnittelu 19

53 Uuden Valtin tavoitteet ja tehtävät Ryhmätyö: Paikalla olleet jaettiin n. 6-hengen ryhmiin pohtimaan: Mitkä ovat Valtin tavoitteet? Mitä Valtti-ryhmän tehtäviin kuuluu? Seuraavaan on koottu ryhmätyön tulokset 20

54 Ryhmätyö: Valtin tavoitteet ja tehtävät Tavoitteet Tehtävät Valtti keskittyy VN:n IT:n kehittämiseen (ministeriöt, palvelut) Valtioneuvoston tietohallinnon määrittelyn valmistelu Valtti varmistaa, että tieto kulkee VN:n yhteisissä järjestelmissä ja ministeriöistä niihin VN-tason toimintaa tukevien ITprosessien yhtenäistäminen 1 2 VN-tason hankkeiden salkunhallinta Yhteisten järjestelmien kehittäminen VN-tason IThankkeet Yhteisten projektien ohjaus Laaja / suppeampi valtti Kokemusten vaihto VN-tason yhteistyön edistäminen VNTHY: palvelujen välittäjä Yhteiset parhaat käytännöt / yhteistyön kohteet Resursointi Priorisointi Asiantuntemuksen vaihto Valtti: palvelutarpeiden kokoaja, ITtoimittajien seurannan väline VN-tason ITstrategiaohjaus valtion IT-strategian puitteissa Mitattavissa olevat tavoitteet Kustannustehokkuuden kasvu TTS-yhteistyö Tulevat yhteiset palvelut TTS/ tekniset asiat VN-tason palvelut (esim. VN-verkko) Tietohallinnon laadullinen kehittäminen Laatuasiat (käsittely) 3 Valtipa-yhteistyö Valtti on omistajapolitiikkaa VNTHY:n suuntaan harjoittava orgaani = eriäviä mielipiteitä = varauksella Valtioneuvoston Yhteiset prosessien tietohallintolinjaukset Arkkitehtuuri 4 = vahva kannatus tukeminen 21

55 Valttiin eivät kuulu seuraavat tehtävät Koko valtion ohjaus VNTHY:n tiedon välitys Hallinnonalojen ohjaus Ministeriöiden substanssijärjestelmät Ryhmissä katsottiin ettei Valtille kuulu koko valtion IT-toiminnan ohjaus Hallinnonalojen ohjauksen nähtiin kuuluvan yksittäisille ministeriöille Tosin sekä valtion IT-ohjauksen että hallinnonalojen ohjauksen kohdalla pohdittiin Vitko-ryhmän ja Valtin välistä roolitusta Valttia ei myöskään haluttu latistaa vain VNTHY:n tiedotuskanavaksi tähän tarvitaan muutakin kuin Valtti Ministeriöiden substanssijärjestelmien ei katsottu kuuluvan Valttiryhmälle Arkkitehtuurilinjaukset voivat mahdollisesti muodostaa tästä poikkeuksen 22

56 Keskustelua tavoitteista ja tehtävistä Yhteenveto tavoitteista Osa tavoitteista peilautuu suoraan kerätyissä Valtti-ryhmän tehtävissä Keskeisenä teemana nähtiin valtioneuvostotason palvelujen ja VN-tason järjestelmien yhteensovittaminen ja ohjaus Erityisesti haluttiin tiivistää yhteistyötä käytännön hanketasolla jo ennen hankkeiden käynnistämistä tavoitteena on välttää päällekäisyyksiä Seuraavista tavoitteista ei oltu yhtä mieltä: Osa näki Valtin ja Valtipan yhdistämisen liian suureksi askeleeksi ja nostivat esille käytännön ohjauksen vaikeuden ja massiivisuuden tällä tasolla Valttia ei sellaisenaan nähty VNTHY:n omistajaohjaajana, sillä se ei varsinaisesti edustaja VNTHY:n omistajaa. Tässä toki tunnustettiin, että asiakkaan näkökulman kautta VNTHY:n tulisi ohjata omaa palvelutoimintaansa 23

57 Keskustelua tavoitteista ja tehtävistä Tehtävät jakautuivat selkeästi neljään kokonaisuuteen 1. Yhteisten projektien koko elinkaaren hallinnalle toivottiin nykyistä systemaattisempaa otetta. Tämä koskee sekä hankesuunnittelun yhteistä terävöittämistä Valtissa että hankesalkun aktiivista ohjausta ja seurantaa sekä hankkeiden priorisointia ja resursointia. 2. Yleinen toive oli, että Valtti voisi konkretisoida ja laajentaa yhteistyötä ITasioissa varsinaisen Valtti-ryhmän ulkopuolelle siten, että myös ministeriöiden operatiiviset asiantuntijat tekisivät yhteistyötä keskenään. Tämän operatiivisen yhteistyön aktiivinen ohjaaminen Valtista käsin nähtiin tärkeäksi. Yhtenä konkreettisena mekanismina nähtiin tiettyjen teemojen ympärille rakentuvat Valtin kokoukset 3. Laatumenettelyjen ja laadun kehittäminen nähtiin tärkeäksi Valtin tehtäväksi 4. Yhteisten linjausten laatiminen sekä tietohallinnossa että ITarkkitehtuurissa valtioneuvostotason prosessien ehdoilla koettiin osaksi Valtin toimintaa 24

58 Yleinen vs. toimijakohtainen IT-palvelu Yhteisiä/yleisiä IT-palveluita ovat palvelut, jotka ovat samoja tai hyvin samankaltaisia kaikille organisaatioille: Perustietotekniikan palvelut Tietoliikenne, laitetilat, palvelinten käyttöpalvelu, alustaohjelmistot (DBA, middlewaretuotteet, keskitetty virustorjunta, Citrix jne.), yleinen käyttäjätuki ja työasemapalvelut. Yhteiset sovellukset Sähköposti, työryhmäohjelmistot, talous- ja henkilöstöhallinnon ohjelmistot (vrt. Kiekuhanke), yhteiset julkaisujärjestelmät, yhteiset raportointijärjestelmät ym. Yhteiset standardit ja linjaukset Tietoturvallisuus, VN-tason yhteinen IT-arkkitehtuuri ja sen ylläpito Yhteiset toimintamallit ja mittarit Toimijakohtaiset palvelut Kaikki toimijan ydintoimintaa suoraan tukevat palvelut, jotka ovat sen varsinaisen toiminnan kannalta keskeisiä, strategisia tai kilpailukykyä parantavia. Ydintoiminnan tietovarastot, sovellukset ja järjestelmät, näihin liittyvä tuki ja toimintamallit sekä erityisteknologiat Valtin ohjausrooli nähtiin kohdistuvaksi juuri VN-tason yhteisiin palveluihin ja hankkeisiin 25

59 Valtti VN-tason yhteisten palvelujen koordinoijana Valtin roolia haluttiin tiivistää erityisesti VN-tason yhteisten palvelujen koordinoinnissa. Tämä edellyttää nykyistä systemaattisempaa hankkeiden käsittelyä: Hankkeet tulisi esitellä ja käsitellä Valtissa jo ennen niiden käynnistämistä Yhteishankkeiden käsittely edellyttää Valtin ja ministeriöiden suunnitteluprosessien yhtenäistämistä Hankesalkun hallintaa tulee kehittää Myös yhteiset palvelut tulee nimetä Esim. VN-runkoverkko, PTJ, Eutori, Hare, Diaari, Budjettijärjestelmä, ns infrajärjestelmät (DNS, Proxy jne.) Huom. VN-tason palvelu ei ole välttämättä sama asia kuin VNTHY:n palvelu eikä se välttämättä koske kaikkia ministeriöitä Mikäli tietyn ministeriön on perustellusta syystä edettävä oman hankkeensa kanssa, se voi vain rajallisesti odottaa muita 26

60 VN-tason hankkeiden hallintaprosessi - aihio Ministeriö Strategiasalkku Tulevien hankkeiden identifiointi Tämä aihio nähtiin soveltuvan lähtökohdaksi suunnitteluprosessia kehitettäessä Hankkeiden arviointi ja priorisointi Ei Hyväksyntä Päätös Kyllä Liittäminen ministeriön suunnittelupros. Valtti Hankeideoiden käsittely Valtti-kokous Reunaehtojen tarkastaminen (esim. ValtIT) Mahdollisten yhteishankkeiden identifiointi - kaikkia koskevat - Valtti - VNTHY:n koordinoimat - minist. keskinäiset Hankkeiden täsmennetty käsittely Esitys yhteishankkeista Yhteishanke-esitys Suunnittelu Hankesuunnitelma Pöytäkirja VNTHY valmistelija Asiakasvastaavan muistutus Vuosikellon mukaan VNTHY tuotanto Kokouksen asialistan laatiminen Asialista, jossa strategiset hankeaihiot Hankkeiden arviointi ja suunnittelu Hyväksyntä Teknlologia- & Teknologiasalkku hankeideoiden tiedotus Päätös 27 Ei Siirto budjettiprosessiin Kyllä Liittäminen VNTHY:n suunnittelupros.

61 Sisältö Valtin organisointi, kokousjärjestelyt ja asialistat 28

62 Valtin organisointi alustava aihio Johtamismalli Kiertävä puheenjohtajuus (ministeriön edustajat) 3 kokouksen jaksoissa. Valmisteluvastuu: nykyinen puheenjohtaja, tuleva puheenjohtaja sekä Valtin pysyvä valmistelija. Ministeriöiden tietohallintojohtajat/päälliköt Edustavat ministeriönsä tietohallintoa. Ohjaavat ministeriötason suunnittelua ja valmistelua, keräävät ministeriötä koskevat mahdollisesti yhteiset tarpeet ja hankeaihiot sekä esittelevät ne prosessin mukaisesti Valtissa. Ohjaavat ministeriöiden päätöksentekoa yhteisten hankkeiden ja palveluiden osalta. VNTHY:n asiakaspalvelupäälliköt Toimii asiantuntijoina, sovittaa yhteen asiakkaiden tarpeet ja tuotannon reunaehdot. Toimii rajapintana Valtin ja VNTHY:n palvelujen ohjauksen välillä. Vastaavat palveluportfolion kehittämisestä asiakastarpeiden mukaisesti. Valtin pysyvä valmistelija Valvoo Valtin yhteisten toimintatapojen noudattamista ja aikatauluissa pysymistä, käynnistää tehtäviä yhdessä sovitun vuosikellon mukaisesti. Valvoo Valtin nimittämien työryhmien toiminnan tuloksellisuutta. Valmistelee kokoukset ja ehdotukset, laatii asialistat vuosikellon sekä ValtIT:n, VNTHY:n tuotannon ja ministeriöiden tarpeiden perusteella. Sihteeri Vastaa työryhmän materiaalin elinkaaren hallinnasta. Pitää kokouksissa pöytäkirjaa. Vastaa tiedottamisesta sekä työryhmälle että tiedotusfoorumeille. Hoitaa kokousjärjestelyt. Vierailevat asiantuntijat Joko valtioneuvoston omia tai ulkopuolisten toimittajien / organisaatioiden asiantuntijat, jotka käsittelevät asialistalle nostettua erityisaihetta kerta- tai projektiluontoisesti. 29

63 Avaus Valtin vakioesitys - aihio Esityslistan hyväksyminen (ja tarvittaessa priorisointi) Edellisen kokouksen pöytäkirjan hyväksyminen Onko huomautettavaa? Edellisessä kokouksessa määritettyjen tehtävien läpikäynti Pikainen selvitys siitä onko tehtävä tehty vai jääkö laiskanläksyksi Varsinaiset tehtävien tulokset käsitellään esityslistan kohtien mukaan Uudet alkavat/suunnittelussa olevat hankkeet Ministeriöiden velvollisuutena tuoda Valttiin merkittävimmät hankkeensa riittävän ajoissa Potentiaalisesti yhteistyössä kehitettävät tai yhteisesti hyödynnettävät hankkeet Valtti nimittää tarvittaessa erillisiä työryhmiä koordinoimaan näitä Ajankohtaiset aiheet Esim. uudet teknologiat (valmistellaan mielellään etukäteen), ValtIT, hankintalain muutos, tietosuojalain täsmennykset ym. Vuosikellon mukaiset aiheet 30

64 Ajatuksia Valtin vuosikelloksi Mikäli ajatus Valtin kytkemisestä suunnitteluprosesseihin hyväksytään, vuosikello voisi sisältää ainakin seuraavia aiheita: 3/06; Suunnitteluprosessi: Yhteishankkeiden identifiointi 6/06; Valtin vuosiseminaari 10/06; Suunnitteluprosessi: Esitys yhteishankkeista 11/06; Suunnitteluprosessi: Tiedotus realisoituvista yhteishankkeista Muuten edetään vakioasialistan mukaan pääsääntöisesti kuukausittain (pois lukien kesäkuukaudet) Kaikki kokoukset klo

65 Työryhmän kommentteja organisointiaihioista Pääsääntöisesti edellä kuvattu organisoinnin terävöittäminen nähtiin askeleena oikeaan suuntaan Kiertävä puheenjohtajuus voitaneen toteuttaa, mikäli VNTHY sitoutuu toimimaan aktiivisesti tukena kokousten valmistelussa Puheenjohtajuuden pelättiin tuovan niin paljon työtä, ettei puheenjohtaja pysty sitä toteuttamaan, mikä heikentäisi Valtin toimintaa Esityslistamalli ja vuosikello koettiin tarpeellisiksi. Esitettyihin luonnoksiin oltiin alustavasti tyytyväisiä, mutta ne pitää käsitellä vielä tarkemmin Päätöksenteosta: Yleisesti nähtiin hyvänä malli, jossa Valtti tekee yhteisiä linjauksia, joista sitten päätetään hallintokäytäntöjen mukaan ministeriöissä. Tavoite on, että ministeriöiden tietohallintojohtajat/päälliköt pysyvät itse yhteisten linjausten takana 32

66 Sisältö VNTHY:n näkemyksiä tulevaisuudestaan 33

67 Vynthystä Vitkeeseen Valtin kehittämispäivä Königstedt Hannu Korkeala 34

68 VNTHY- Epäselvä tilanne VNTHY-palvelujen laajuus ja kattavuus jatkossa vain IT-palveluja ja vain ministeriöille VNTHY:n rahoitus kehysbudjetointi ei toimi palvelukeskuksessa VNTHYn rekrytointi irti henkilökehyksistä ja virkamiesroolista IT-johtamisyksikön rooli palvelujen ohjaaja vai tilaaja? 35

69 VNTHY-Epäselvyydet jatkuvat suhde muihin palvelukeskuksiin kohti yhteisiä palveluja: samoja, samanlaisia vai samoille asiakkaille fokus on valtioneuvosto, mutta vain palvelutuotantoa? entä sisällönhallinta, kansalaispalvelut missä valtioneuvoston tietohallinto 36

70 VNTHY-Toimintamalli 1 Nykymalli siirretään rahoja ja ihmisiä siirtyvien palvelujen mukana jatkuva rahoituskriisi, voimakasta priorisointia kehittämisessä johtava tai ainakin koordinoiva rooli vntietohallinnossa suhde IT-ohjaukseen löysä suhde muihin IT-palvelukeskuksiin olematon 37

71 VNTHY-Toimintamalli 2 Nettobudjetoitu palvelukeskus ainakin osa palveluista ministeriöille maksullisia rekrytointi vapaampaa, kuitenkin virkasuhde voi olla ministeriön osa tai itsenäinen virasto ValIT selkeämmin tilaajan roolissa ei voi vastata VN-tietohallinnosta kuin ostettuna konsulttina osassa palveluista monopoli, osan ministeriö voi ostaa ulkopuolelta kansalaispalvelut? 38

72 VNTHY-Toimintamalli 3 Valtion IT-palvelukeskuksen osa vastuualueena valtioneuvosto tilaajana IT-johtamisyksikkö osan palveluista maksaa johtamisyksikkö, osan ministeriöt osassa palveluissa monopoli, osan ministeriöt voivat ostaa ulkoa VN-tietohallinto IT-johtamisyksikössä kansalaispalvelut johtamisyksikön rahoittamia (osin tuottajille maksullisia) 39