Valtiokonttori Pöytäkirja VM043:00/ 1 (4) Valtion IT-palvelukeskus 1/

Transkriptio

1 Valtiokonttori Pöytäkirja VM043:00/ 1 (4) Valtion IT-palvelukeskus 1/ Valtioneuvoston tietopalvelujen yhteistyöryhmä Valtipa-yhteistyöryhmän kokous Aika klo 13:00-15:30 Paikka Osallistujat Valtiovarainministeriö, Mariankatu 9, nh YK 1 Ulla Virtasalo YM Pertti Nummela UM, Aki Hietanen OM, Tarja Kaira-Hiekkavuo OPM, Hannele Anttila MMM Manu Herna SM Anne Niemi LVM, Johanna Hartman STM, Anne Hurmalainen TEM, Eeva-Liisa Tuomi-Kyrö OKV, Kimmo Tuominen eduskunta, Tuomas Palonen VIP, paikalla asiantuntijana kohdan 2 käsittelyn ajan Puheenjohtaja Anna-Maija Marttila, Sihteeri Anne Kauhanen- Simanainen, VIP/Valtiokonttori 1 Kokouksen avaus 2 VN asiasanaston ontologisointi 3 Edellisen kokouksen pöytäkirja Puheenjohtaja avasi kokouksen. Esityslistan kohdan 6 VN asiasanaston esittely siirrettiin seuraavaksi asiaksi. Projektiassistentti Tuomas Palonen/VIP esitteli VN asiasanaston ontologisointiprojektia (esitys liitteenä). Hyväksyttiin edellisen kokouksen pöytäkirja, HARE:ssa hanke: VM043:00/ Vuoden 2010 puheenjohtajien ja troikan kokoonpanon vahvistaminen Vahvistettiin kevään 2010 puheenjohtajat ja troikan kokoonpano: Kevät 2010: puheenjohtaja Anna-Maija Marttila VM Troikan jäsenet: Hannele Anttila, MMM, Tarja-Kaira-Hiekkavuo OPM, koordinaattori Anne Kauhanen-Simanainen, VIP, Päivi Laakso VIP + VNK:n tietopalvelun edustus tarpeen mukaan.

2 Valtiokonttori Pöytäkirja VM043:00/ 2 (4) 5 Valtipan toimintasuunnitelma 2010 Syksy 2010: puheenjohtaja Tarja Kaira-Hiekkavuo OPM Troikan jäsenet: Anna-Maija Marttila VM, Anne Niemi LVM, koordinaattori VIP, Päivi Laakso VIP + VNK:n edustus tarpeen mukaan Hyväksyttiin toimintasuunnitelma 2010 pienin tekstikorjauksin (liitteenä). 6 Valtipan toimintakertomus Valtipan kevään 2010 kokoukset Hyväksyttiin Valtipan toimintakertomus (lähetetty ) keskustelussa esitetyin lisäyksin ja tarkennuksin (liitteenä). Kevään kokoukset päätettiin pitää ja 5.5. (klo 13-15:30). Paikka on valtiovarainministeriö, Mariankatu 9, YK 1. 8 Teematyöpajat v Keskusteltiin kevään teematyöpajasta ja päätettiin ottaa aiheeksi sosiaalinen media. Aihe on ajankohtainen, laaja ja moniulotteinen. Sosiaalisen median työkaluja on otettu ja suunnitellaan otettavaksi käyttöön eri ministeriöissä, mm. sisäasiainministeriössä (poliisi), STM:ssä (sikainfluenssa-tiedottaminen) ja OM:ssä (ryhmätyövälineen käyttö lainvalmisteluhankkeessa). Oikeusministeriössä valmistellaan ohjetta sosiaalisessa mediassa esiintymiseen osana valtion viestintäsuositusta. SADe hankkeessa on käsitelty sosiaalista mediaa koskevia suosituksia jne. Myös eduskunnassa on projekteja aiheen tiimoilta. Sosiaaliseen mediaan voidaan lukea esim. facebook, blogit, wikit, mutta myös ryhmätyön ja kollaboraation välineet ja niiden käyttö. Julkisten tietovarantojen avaamista (Linked Data) voidaan myös pitää ideologialtaan samaan ajatteluun kuuluvana. Valtipan kannalta kiinnostavia kysymyksiä ovat 1) miten sosiaalista mediaa voidaan hyödyntää tietopalvelujen omassa toiminnassa tai 2) mitä tietoa asiakkaat/valmistelijat tarvitsevat sosiaalisesta mediasta ja miten sosiaalinen media voi tukea heidän työtään. Valmistelun ja päätöksenteon kannalta on kiinnostavaa, miten uutta tietoa voidaan seurata sosiaalisen median välinein (esim. blogien keskustelut). Tietoturvakysymys on myös tärkeä. Päätettiin ajoittaa työpaja oikeusministeriön suosituksen valmistumisen mukaan. Aki Hietanen selvittää asian. Työpajassa käsiteltäviä näkökulmia voivat olla esim. virkamiehen ohjeistus, työryhmävälineet, tiedon seuranta, julkiset palvelut, julkisen tiedon avoimet rajapinnat. Troikka jatkaa sosiaalisen median työpajan suunnittelua. Troikka toivoo vinkkejä kiinnostavista aiheista, hallinnossa kehitetyistä sovelluksista ja puhujista.

3 Valtiokonttori Pöytäkirja VM043:00/ 3 (4) Tietojohtamisen verkoston tavoitteena on järjestää syksyllä tulevaisuuden tietojohtamista luotaava tilaisuus. Verkoston tapaamisessa on keskusteltu alustavasti Maija Jussilaisen läksiäisseminaarin yhdistämisestä tähän syksyn tilaisuuteen. Valtipa on valmis tekemään yhteistyötä tilaisuuden suunnittelussa. Verkostoon kuuluvat vievät tämän viestin tietojohtamisen verkoston seuraavaan tapaamiseen. 9 Valtioneuvoston tietoarkkitehtuuriprojektin käynnistyminen ja Valtipan rooli Anne Kauhanen-Simanainen kertoi valtioneuvoston tietoarkkitehtuuriprojektin valmisteluvaiheesta (Liite). Valtioneuvoston tietoarkkitehtuurin kehittäminen sisältyy Valtipan strategiaan Erillistä projektia ei tätä varten käynnistetä, vaan työ tehdään osana VALTASAa. Valmisteluvaiheessa tarkastellaan prosesseja ja niihin liittyviä tiedon tarpeita. Lähtöaineistona hyödynnetään Sisällön hallinnan tila ja vastuut hankkeen tuloksia ja olemassa olevia prosessikuvauksia. Ministeriöiden tietopalveluilta toivotaan valmisteluvaiheeseen asiantuntijatukea, kommentointia ja tarkistuksia etenkin tietoarkkitehtuuriin. On hyödyllistä tehdä vuorovaikutteista yhteistyötä valtioneuvoston tietoarkkitehtuurin ja toisaalta ministeriöiden tietoarkkitehtuurien suunnittelussa. VALTASA/VATI valtiotason/julkishallinnon tietoarkkitehtuurityöryhmässä ovat ministeriöistä Anna-Maija Marttila, Päivi Tommila ja Aulikki Pakanen. Viiteryhmässä ovat Johanna Hartman ja Hannele Anttila. Projektipäällikkö voi kutsua heidät keskustelemaan, tarkentamaan ja kommentoimaan projektin eri vaiheita. Myös muut kiinnostuneet voivat ilmoittautua kommentoijiksi. Valtipa pitää asiaa tärkeänä ja ministeriöiden tietopalvelut tulevat mielellään mukaan seuraamaan ja kommentoimaan suunnittelun vaiheita. 10 Työryhmän jäsenen vaihtuminen 11 VIPin asiakasneuvottelukunnan kokoonpano 12 HAREn tilannekatsaus Liikenne- ja viestintämnisteriö on nimennyt Valtipa-yhteistyöryhmään alkaen varsinaiseksi jäseneksi tietopalvelupäällikkö Anne Niemen ja varajäseneksi Outi Tiaisen (Liikenne- ja viestintäministeriön kirje VM:lle ) VIPin asiakasneuvottelukunnan nimeämistä varten Valtiokonttorin pääjohtaja on lähettänyt ministeriöiden kansliapäälliköille kirjeen, jossa pyydetään ministeriöitä ehdottamaan mennessä keskeisiä tietohallintovaikuttajia, joilla on toimivalta IT-hankintojen tekemiseksi VIPistä. Tietopalvelujen kannattaa seurata asian etenemistä oman ministeriöin osalta, jotta nimettävä henkilö voidaan pitää ajan tasalla tietopalvelujen kannalta tärkeistä asioista. HARE-pääkäyttäjien tilaisuudessa on tiedotettu HAREn nykytilanteesta. Hankerekisteri HARE on elinkaarensa päässä niin teknologian, käytettävyyden kuin käytettävissäolonkin osalta. Teknologia on vanhentunutta, palvelun kapasiteetti on huono eivätkä HAREn ominaisuudet ja käyttöliittymät vastaa enää nykyisiä sähköisen viestinnän tarpeita.

4 Valtiokonttori Pöytäkirja VM043:00/ 4 (4) 13 Ilmoitusasiat Esiselvityksissä suunniteltu HAREn tuunaus ei ole osoittautunut järkeväksi, vaan julkishallinnon hanketiedon saatavuutta on tarkasteltava kokonaisvaltaisesti. HAREn omistaja on nyt käytännössä Valtiokonttori/VIP, joka pitää järjestelmää yllä teknisesti. HARE on edelleen käytettävissä hanketietojen rekisteröintiä varten, mutta nykyistä järjestelmää ei enää kehitetä. Valtipa seuraa tilannetta ja mahdollisen kehittämishankkeen käynnistämistä. - Valtioneuvoston periaatepäätös valtion pysyvien toimintamenosäästöjen ja muiden vuoden 2010 erillisten toimintamenosäästöjen aikaansaamisesta on julkaistu Periaatepäätös kannustaa tehostamaan yhteisiä palveluja ja tilankäyttöä Opetusministeriö on teettänyt selvityksen arkistolaitoksen tilojen käytöstä ja riittävyydestä vuoteen 2025 saakka. Selvitysmies ehdottaa alueellisen keskusarkiston rakentamista. - Rakenteistamishankkeen keskustelu/esittelytilaisuus ministeriöille pidetään klo Säätytalossa, Snellmaninkatu 9-11,kh 3. Ks. Senaattori. - Valtipan vuoden 2010 tilastointi on alkanut viikolla 4. Muut tilastointiviikot ovat 12, 20, 28, 36 ja 44. Ohjeistus Senaattorissa ja liitteenä. Ministeriöt voivat viedä vuoden 2009 tilastot Senaattoriin. Vuosikellon mukaan se tulisi tehdä mennessä. Liitteenä HARE tilastot vuodelta Työryhmien toimintakertomukset mennessä Anne Kauhanen-Simanaiselle anne.kauhanensimanainen@valtiokonttori.fi - Kansallisarkisto ja Valtion IT-palvelukeskus järjestivät klo 9:30-12:30 yhteisen tilaisuuden SÄHKE2:n mukaisen eams:n laatimisesta. - Eduskunta hyväksyi seuraavan valtiontalouden tarkastusvaliokunnan kannanoton: Eduskunta edellyttää, että hallitus valmistelee lainsäädännön, jonka mukaisesti julkisen sektorin tietojärjestelmien yhteentoimivuus ja yhteensopivuus voidaan toteuttaa lainsäädäntöön perustuen viranomaistehtävänä. - IFLA:n konferenssi 2010 Göteborgissa , Government Libraries Mid-Term Congress Barcelonassa, Ainakin Liisa Heino sosiaali- ja terveysministeriöstä osallistuu tapahtumaan. - Tietopäivät 2010 tapahtuma yhdistettynä kansainväliseen ICSTI-konferenssiin pidetään Helsingissä, teemana From Information to Innovation 14 Kokouksen päättäminen Anne Kauhanen-Simanainen sihteeri Jakelu Tiedoksi

5 Valtioneuvoston asiasanaston ontologisointi Tuomas Palonen, projektiassistentti Valtiokonttorin IT-palvelukeskus Helsinki 1

6 Ontologia > Ontologiat liittyvät olennaisesti semanttiseen webiin, IT-alan nykyiseen kehityssuuntaukseen ja tutkimuskohteeseen. > Suomessa semanttista webiä eniten on kehittänyt Aalto-yliopiston Semanttisen laskennan tutkimusryhmä (SeCo), jonka johtajana toimii professori Eero Hyvönen. > Dokumenttien metatieto = web-dokumenttien sisältö kuvataan tietokoneelle semanttisesti ontologian avulla. > Tietokone pystyy antamaan parempia hakutuloksia ja suosituksia, kun sillä on tarkempaa tietoa web-dokumenteista. > Ontologioiden avulla tietokone pystyy myös päättelemään dokumenttien yhtäläisyyksiä ja samankaltaisuuksia. > Ontologia-käsitteiden väliset suhteet: Yläkäsite-alakäsite-suhde. Osa-kokonaisuus-suhde. Assosiatiivinen suhde. 2

7 Ontologia > Ontologian logiikkaa: ominaisuuksien periytyvyys. Kuusi on eräänlainen havupuu, havupuu on eräänlainen kasvi. Huom! Etelä- Eurooppa ei ole eräänlainen Eurooppa, vaan osa Eurooppa. > Ontologiassa homonyymiset sanat voidaan jakaa eri käsitteiksi, esim. kuusi (havupuu), kuusi (numero). Asiasanasto Eläin Havupuu Hevonen Kasvi Kuusi Kyy Numero Ontologia Eläin Hevonen Kyy Kasvi Havupuu Kuusi Numero Kuusi 3

8 YSO ja Onki > Yleinen suomalainen ontologia, jonka pohjana Kansalliskirjaston Yleinen suomalainen asiasanasto (YSA). > Sisältää käsitettä. Vastaa vuoden 2009 YSAa. Sisältää 8 erikoisalan ontologiaa, mm. MAO (museo), VALO (valokuvaus). > YSO rakennettu Aalto-yliopiston FinnONTO 2.0 -hankkeessa, sanastoarkkitehtina Katri Seppälä Sanastokeskuksesta, teknisinä arkkitehteina mm. Kim Viljanen, Jouni Tuominen ja Matias Frosterus. Teknisestä ylläpidosta vastaa SeCo. > Rahoittajana TEKES, lisärahoitusta saatu juuri. > YSOn käännös englanniksi syksyllä 2009, n käsitettä. > Onki-selaimella YSOa voi vapaasti selata netissä. > Onkiin sisältyy 27 ontologiaa ja sanastoa, mm. VNAS. > 4

9 VNAS ontologiaksi > Ontologisointityö ajalla tammikuu-toukokuu > Käsitteitä yhteensä Näistä suurin osa löytyy jo YSOsta. Vastaavuus pitää kuitenkin tarkistaa (esim. ILO ja ilo). Jäljelle jäävät n käsitettä ripustettava YSOon eli löydettävä kullekin käsitteelle sopiva paikka ontologiahierarkiassa. > Työvälineenä Protégé ontologiaeditori. > Apuna erilaiset erikoisalojen kirjalliset sanastot sekä web-sanastot ja termipankit kuten EU:n IATE sekä Sanastokeskuksen Tepa. > Asiantuntija-apuna Sanastokeskuksen johtaja Katri Seppälä. > Tällä hetkellä asiasanoista käyty läpi n. 40%, osa näistä kuitenkin vielä tarkistusta vailla. > Eduskunnan sanastot VEPS ja EKS lähitulevaisuudessa mukaan. > Ontologian englanninnos mahdollinen jatkoprojekti. 5

10 Haasteita > Haasteena toisaalta YSO, jossa ei aina välttämättä ole tarjolla sopivia yläkäsitteitä, toisaalta VNAS, jonka asiasanat eivät aina merkitykseltään tai käytöltään selviä. > Merkitys epäselvä: ääni, data, EMG, korjauskertoimet jne. > Kumpaa tarkoitetaan: hamppu (kasvi vai kuitu), ilmatorjunta (maasta vai ilmasta), käsityöt (tuotteet vai toiminta) jne. > Vaikea sijoittaa: keskusrikospoliisi (organisaatiot, poliisi), lehdistösihteerit (virkanimikkeet, ammatit, sihteerit), CREST (kansainväliset järjestöt, asiantuntijaelimet, komiteat) jne. > Tehdyt ratkaisut olisi syytä tarkastaa asiantuntijoiden kanssa. Valtion, EU:n ja YK:n organisaatiot, virkanimikkeet jne. > Mahdollista luoda tarkempi hierarkia. Spesifimpi jaottelu esim. organisaatioille. Myös muille käsitetyypeille, joita VNAS:ssa paljon. Näitä olisi syytä kartoittaa. > Käsitteitä mahdollista rikastaa myös rinnakkaiskäsitteillä, vaihtoehtoisilla nimillä (AIDS > immuunikato) tai osakokonaisuussuhteilla. 6

11 Valtiokonttori Muistio 1 (6) Valtion IT-palvelukeskus HARE VM43:00/2009 Anne Kauhanen-Simanainen Verkosto verkkoon! - Valtipan toimintasuunnitelma Valtipa-yhteistyön sisältöjen ja muotojen uudistaminen Valtipan verkoston toimintatapoja kehitetään hyödyntämällä yhteisiä työvälineitä ja yhdenmukaisia toimintatapoja. Toimintatapoja tehostetaan siirtämällä verkostoyhteistyötä aidosti verkkoon ja karsimalla kokouksia, joiden asiat voidaan hoitaa muulla tavoin. Perehdytään sosiaalisen median mahdollisuuksiin valtioneuvoston ja ministeriöiden työvälineenä. Otetaan Senaattori ja mahdollisesti muita sosiaalisen median välineitä (wikit, verkkokeskustelut jne.) aktiiviseen käyttöön Valtipa-verkoston tiedon jakamisessa ja tiedottamisessa. Järjestetään verkostoryhmien yhteisiä teemakohtaisia työpajoja ja koulutusta tiedottavien kokousten sijaan. Vuoden 2010 pääteemoja ovat sosiaalinen media, sähköinen asiakirjahallinto ja hallinnonalan yhteistyöhön liittyvät kysymykset. Tietopalvelujen ja tietohallinnon yhteen toimivuutta edistetään järjestämällä tiedon hallinnan yhteistilaisuus molempia ryhmiä kiinnostavasta teemasta (esim. yhteen toimivuus, sisällön hallinta). Tilaisuuteen kutsutaan sekä tietopalveluissa että tietohallinnossa työskenteleviä. Tietopalvelujen erilaista osaamista hyödynnetään aiempaa enemmän Valtipan piirissä, esim. asiantuntijalainojen avulla. 2. Toiminnan pääkohteita 2010 Yhteen toimivuutta edistetään Osallistutaan VALTASA-hankkeeseen kuuluvan valtioneuvoston tietoarkkitehtuurin laadintaan osallistumalla aktiivisesti työ- ja viiteryhmiin. Tuetaan julkishallinnon yhteisen metatietoarkkitehtuurin ja metatietopalvelun kehittämistä osana julkishallinnon tietoarkkitehtuuria. Valtioneuvoston asiasanaston ontologisointi on vuoden keskeinen hanke. Edistetään sen ja ONKI-palvelun hyödyntämistä valtioneuvoston tietojärjestelmissä. Vaikutetaan järjestelmien käytettävyyteen/käyttäjäystävällisyyteen osallistumalla tietojärjestelmähankkeisiin ja tuomalla niissä esiin käyttäjien tarpeita ja käytettävyysvaatimuksia. Asiakirjahallintaa yhtenäistetään Kehitetään asiakirjahallinnan toimivia menettelyjä ja toimintatapoja.

12 Valtiokonttori Muistio 2 (6) Sisällön hallinnan kehittämiseksi vahvistetaan valtioneuvoston tietopalvelujen yhteistyötä Kansallisarkiston ja tietohallinnon kanssa (eams, asianhallinta ym.). Aloitetaan eamsien yhtenäistäminen esim. talous- ja henkilöstöhallinnon ja säädösvalmistelun osilta Valtipa pyrkii toimimaan linkkinä ICT-yhteistyöryhmiin ja niiden käsittelemiin asioihin. Vastaavasti Valtipa toimii keskustelevassa ja välittävässä roolissa suhteessa Arkistolaitokseen ja SÄHKE2-määrityksiin, kuten määräajaksi säilytettävien asiakirjojen ohjeistuksiin. Sähköisen asiakirjahallinnon kehittäminen on yhteinen teema hallinnonalojen kanssa. Hallinnonalojen omia hankkeita tarkastellaan vasten valtioneuvoston yhteisiä hankkeita ja järjestelmiä. Kirjastoyhteistyötä tiivistetään Resurssien heiketessä tiivistetään yhteistyötä ministeriöiden kirjastojen ja hallinnonalojen kesken. Käynnistetään keskustelu uudenlaisista yhteistyömahdollisuuksista Eduskunnan kirjaston kanssa. Tähdätään hyvin markkinoituihin, asiakkaiden tarpeisiin vastaaviin sähköisiin palveluihin (Senaattori/yhteishankinnat, VN-Libin kehittäminen). Suositellaan VNLibin ulkopuolella olevia ministeriöitä liittymään VNLib-yhteistietokantaan. 3. Organisoituminen ja kokoukset Valtipa-yhteistyöryhmä - Valtipan vuosikello vahvistetaan vuoden 2010 alussa. - Keväällä 2010 pidetään kolme kokousta/teematilaisuutta valtiovarainministeriössä. - VIP vastaa koordinaatiopalvelusta palvelusopimuksen mukaisesti. Palvelukuvaus päivitetään vastaamaan organisaatiomuutoksia. - Syksyllä 2010 järjestetään kolmesta neljään kokousta. - Koordinaatiopalvelun kustannukset VIPin ja ministeriöiden palvelusopimuksen mukaisesti. - Ministeriöiden kustannukset muodostuvat Valtipa-yhteistyöhön käytettävästä aikaresurssista. Puheenjohtajana toimiva ministeriö maksaa kokoustarjoilut. Troikka kevät Puheenjohtaja Anna-Maija Marttila VM - Jäsenet: Hannele Anttila MMM, Tarja Kaira-Hiekkavuo OPM, koordinaattori Anne- Kauhanen-Simanainen VIP, Päivi Laakso VIP + VNK:n tietopalvelun edustus tarpeen mukaan - Kustannukset: koordinaatiopalvelu VIPin ja ministeriöiden palvelusopimuksen mukaisesti. Puheenjohtajana toimiva ministeriö maksaa kokoustarjoilut. Ministeriöiden kustannukset koituvat Valtipa-yhteistyöhön käytettävästä aikaresurssista. Troikka syksy Puheenjohtaja Tarja Kaira-Hiekkavuo OPM

13 Valtiokonttori Muistio 3 (6) - Jäsenet: Anna-Maija Marttila VM, Anne Niemi LVM, koordinaattori VIP + VNK:n edustus tarpeen mukaan - Kustannukset: kuten keväällä 2010 Epävirallisia tapaamisia Joka kuukauden ensimmäisenä perjantaina on Valtipan epävirallinen lounastapaaminen Ravintola Rodolfossa, Kirkkokatu Verkostoryhmät ja niiden toimintasuunnitelmat Kirjastoryhmän toiminta 2010 Kirjastoryhmä toimii vain verkossa käyttäen Senaattorin uusia työkaluja. Kirjastoryhmä voi kuitenkin kokoontua tarvittaessa esim. aineistojen kilpailutusasioiden puitteissa tai järjestää muita tilaisuuksia. Ryhmä suunnittelee vierailua Kuopioon Varastokirjastoon. Ryhmän vetäjänä jatkaa Heta Oksanen UM:stä. Sihteeriä ei valittu. VN-asiasanastoryhmän toiminta 2010 Ryhmä toimii asiasanoituksen asiantuntijaverkostona ja VN-asiasanaston ylläpitäjänä. Valtioneuvoston asiasanaston ylläpitoon liittyviä tehtäviä ovat: - YSAn uudet asiasanat - ehdotukset uusiksi VN-asiasanoiksi - ehdotukset asiasanapoistoiksi - asiasanoihin liittyvät muutokset - uudistetun Senaattorin VN-asiasanaston ylläpitotyökalun käyttöönotto VN-asiasanaston ontologisointi tehdään vuonna VN-asiasanastotyöryhmä toimii VIP:n asettaman hankkeen tuki- ja ohjausryhmänä. Järjestetään tiedotustilaisuus ontologisointihankkeen tuloksista ja hyödyntämismahdollisuuksista. Senaattorin tarjoamat työkalut otetaan käyttöön työryhmän työskentelyssä. Määritetään menettelytavat VN-asiasanaston web service -rajapinnan hyödyntämiseksi muissa VN:n järjestelmissä. Ryhmä toimii asiasanoituksen asiantuntijaverkostona valtioneuvostossa ja yhteistyössä valtioneuvoston metatietoryhmän kanssa. Ryhmä seuraa julkishallinnon sanastohankkeita. VNLib-ryhmän toiminta 2010 VNLib-ryhmä käsittelee VNLib-yhteistietokannan toimintaa ja tietokantahuoltoon liittyviä asioita. Ryhmä seuraa luettelointialaa ja siinä tapahtuvia muutoksia. Ryhmä järjestää tarvittaessa luettelointikoulutusta ja luetteloinnin vierihoitoa. VNLib-ryhmä kehittää VNLib-palveluita mm.asiakkailta saadun palautteen pohjalta. Ryhmä kehittää omaa työskentelyään hyödyntämällä Senaattori-palvelun tarjoamia mahdollisuuksia.

14 Valtiokonttori Muistio 4 (6) Vuonna 2010 VNLib-yhteistietokantaan liittyy MMM ja mahdollisesti myös OM ja TEM. VNLib-ryhmä suosittelee myös muita VNLibin ulkopuolella olevia ministeriöitä liittymään VNLib-yhteistietokantaan. Asiakirjahallinnan ryhmä Asiakirjahallinnan troikan muodostavat vuonna 2010 Petri Konttinen/STM, Anneli Naski/YM ja Maarit Rajala/SM. Ryhmä kokoontuu 2-4 kertaa vuodessa. Vuonna 2010 pääkohteena on sähköisen asianhallinnan koulutus ministeriöille ja hallinnonaloille. Asiakirjahallinnan ryhmä määrittelee koulutuksen tarpeet ja tavoitteet. Koulutuksen voi toteuttaa Kansallisarkisto tai jokin muu alan koulutusorganisaatio maksullisena koulutuksena. Säädösvalmistelun tietotukiryhmä Strategia: Säädösvalmistelun tietotukea kehitetään edelleen saatujen kokemusten pohjalta. Kiinnitetään huomiota tarpeiden ja tuen kohtaamiseen prosessin eri vaiheissa. Tutkitaan yhteistoiminnallisten työtapojen mahdollisuuksia tietotuen kehittämisessä ja kohennetaan tietoammattilaisten ja palvelujen näkyvyyttä organisaatioissa. - Jatketaan säädösvalmistelun tietotuen markkinointia resurssien puitteissa. - Jatketaan säädösvalmistelun tietotuen toimintamallin vakiinnuttamista kiinteäksi osaksi säädösvalmisteluprosessia. Senaattorin uudistuksen myötä tietotuki on sisällytetty osaksi säädösvalmisteluprosessin ohjeistusta, mutta kukin tietotukea tarjoava tietopalvelu luo omat yhteydet ministeriönsä säädösvalmisteluprosessiin. - Edistetään Eduskunnan kirjaston palveluiden käyttöä kansainväliseen oikeusvertailuun liittyvässä tiedonhankinnassa niin, että palvelu on mahdollisimman hyvin säädösvalmistelijoiden käytettävissä. - Säädösvalmistelun tietotukiryhmä toimii asiantuntijana Senaattorin Säädösvalmisteluosion Oikeudelliset tiedonlähteet linkkikokoelman ylläpidossa. Tavoite on, että ministeriöt voivat luopua omien intranetien tiedonlähdelinkkien kokoamisesta. - Linkkikokoelman ajantasaisuus tarkistetaan ryhmässä säännöllisin väliajoin. - Jatketaan kokemusten vaihtoa sekä osaamisen ja hyvien käytäntöjen jakamista tietotuen toimijoiden kesken. - Järjestetään teemakokouksia ja koulutusta kulloinkin ajankohtaisista aiheista. Teemat ja kokousajat tarkentuvat alkuvuodesta. - Tutkitaan mahdollisuuksia osallistua kansainvälisiin tiedonvaihtoverkostoihin. Mm. oikeusministeriö informoi EU-maiden oikeusministeriöiden tiedonvaihtoverkoston toiminnasta muita ministeriöitä. - Verkoston työskentelyssä käytetään Senaattorin työryhmäsivua hyödyntäen mm. wikiä ja verkkokeskustelua. Säädösvalmistelun tietotuki on osa valtioneuvoston kirjastotietopalveluita, joiden kehittämiseen osallistutaan yhdessä muiden Valtipa-verkostoryhmien kanssa. Säädösvalmistelun tietotukiryhmän jäsenet: Leena Granholm OPM Arja Vänskä SM Eila Leino STM Carita Wuorsalo STM Erja Mikkola MMM Leena Palmén OM

15 Valtiokonttori Muistio 5 (6) Tietoaineistoryhmä Aki Hietanen OM Leena Lehtovuori VM Liisa Sipola PLM Päivi Hämäläinen TEM Ulla Virtasalo YM Mirja Pakarinen EK Erika Bergström EK Säädösvalmistelun tietotukiverkoston puheenjohtajuus kiertää kokouksittain. Työryhmän tehtävänä on tietoaineistojen hankintayhteistyön ja prosessin kehittäminen valtioneuvostossa yhteisen sopimuksen mukaisesti. Projekteja, hankkeita: - Uutispalvelujen arviointi, kansainvälisten uutispalveluiden kilpailutus yhteistyössä Hanselin kanssa. Asiantuntijaryhmä tietoaineistoryhmäläisistä: Henri, Pekka, Pauli, Jaana, Elina. VN:ssa on valmius näiden kilpailuttamiseen, valmistelu vuonna 2010 ja sopimus 2011 alkaen. - Tilastoaineistojen tarvekartoitus ja käytön tehostaminen. Pienryhmä, jossa mukana ainakin Leena Palmén. - Oikeudellisten aineistojen kartoitus ja käytön tehostaminen. Vetäjä Leena Palmén, käydään läpi oikeudelliset lehdet ja ehkä muitakin oikeudellisia aineistoja sisällöltään, hankintakanaviltaan jne. - Vireillä olevat hankinta-asiat ovat Senaattorissa. - Ryhmän jäsenet esittelevät kokouksissa sosiaalisen webin työkaluja, joita käyttävät omissa töissään ja joiden arvelevat kiinnostavan muitakin ryhmäläisiä. Halukkaat ilmoittavat etukäteen puheenjohtajalle aiheensa. - Ad hoc asiat - Tietoaineistoryhmä edesauttaa selvittämään, onko ministeriökohtaisten IP-osoitteiden saanti mahdollista. Ryhmä pyrkii ottamaan kantaa ministeriökohtaisen IP-osoitteiden tarpeellisuuteen ja välittää perusteluja VIPiin tai Valtipan ja tietohallinnon mahdolliseen yhteistyöryhmään. Kokoonpano vuonna 2010: Arja Vänskä, SM puheenjohtaja Sihteerit kokouksittain Jäsenet: Leena Granholm, OPM Päivi Hämäläinen, TEM Hannele Jalovaara, RAJA Pirjo Luoto, STM Erja Mikkola, MMM Kaarlo Mäkelä, EK Jaana Puumalainen, UM Anne Puustinen, LVM Jouko Rajakiili, UPI Henri Ryhänen, VNK Liisa Sipola, PLM Eeva-Liisa Tuomi-Kyrö, OKV Pauli Westerholm, EK

16 Valtiokonttori Muistio 6 (6) Arja Vänskä, SM Leena Palmén, OM Johanna Meltti, VM Kokoukset vuonna 2010: Kokousten määrää vähennetään ja vuoden aikana kokoonnutaan neljä kertaa. Jokaisessa kokouksessa on yksi teema, jota käsitellään perusteellisemmin, ja jota on valmisteltu pienryhmässä ja/tai Senaattorin TA-ryhmän sivulla etukäteen. Kokoukset: to klo 13 SM, to klo 13, to klo 13, to klo 13 Järjestelmien pääkäyttäjäryhmät Valtipan piirissä toimii järjestelmien (Eutori, HARE) pääkäyttäjäryhmiä, jotka kehittävät yhteistyötään tehtäviinsä liittyvien tarpeiden pohjalta.

17 Valtioneuvoston tietopalvelujen (Valtipa) verkoston toimintakertomus 2009 Hyväksytty Valtipa-yhteistyöryhmän kokouksessa Valtioneuvoston tietopalvelujen yhteistyöryhmä VALTIPA on asetettu vuosiksi (VM043:00/2008). Valtipa-yhteistyöryhmään kuuluvat ministeriöiden, oikeuskanslerin viraston, eduskunnan, tasavallan presidentin kanslian ja Kansallisarkiston nimeämät henkilöt, jotka ovat organisaatioidensa tietopalvelusta tai sen osa-alueesta vastaavia. VALTIPA:n toimintakenttänä on valtioneuvoston sisäisten tietovarantojen ja - prosessien kehittäminen ja ylläpitäminen, ulkoisten tietojen hankkiminen sekä niiden hyödynnettävyyden varmistaminen ja tiedon aktiivinen tarjoaminen. VALTIPA:n puheenjohtajina toimivat tietopalvelupäällikkö Manu Herna sisäasiainministeriöstä ja tietopalvelupäällikkö Hannele Anttila maa- ja metsätalousministeriöstä. Koordinaattorina toimi tietoasiantuntija Maija Jussilainen ja johtava tietoasiantuntija Anne Kauhanen-Simanainen Valtion IT-palvelukeskuksesta. Edellä mainittujen lisäksi troikassa olivat mukana tietopalvelupäällikkö Ulla Virtasalo ympäristöministeriöstä ja tietopalvelupäällikkö Anne Miettinen ja tietoasiantuntija Anna-Maija Marttila. Troikan kokouksiin osallistuivat syksyn aikana myös VNK:n tietopalvelun edustajina tietopalvelupäällikkö Pentti Vesanen ja johtava tietoasiantuntija Pekka Kuittinen. Valtipa-yhteistyöryhmän lisäksi vuoden 2009 aikana VALTIPAn piirissä toimivat seuraavat verkostoryhmät: - Arkistonhoitajien ryhmä - Asiasanastoryhmä - Kirjastoryhmä - Säädösvalmistelun tietotukiryhmä - Tietoaineistoryhmä (aiemmin tietoympäristöryhmä) - VNLib-ryhmä ( asti nimellä VNLib-pääkäyttäjäryhmä) - Järjestelmien pääkäyttäjäryhmät (EUTORI, HARE) Valtipa-yhteistyöryhmän kokoukset 1 Valtipa- yhteistyöryhmä piti vuoden aikana yhdeksän kokousta. Kokousten pöytäkirjat on talletettu HARE:een (VM043:00/2008). Kokouksissa esiteltiin ja käsiteltiin mm. seuraavia aiheita: - Valtipan strategian kannalta keskeisiä hankkeita: tietoarkkitehtuuria osana Valtiotason kokonaisarkkitehtuurihanketta ja sen etenemistä sekä valtioneuvoston asiasanaston ontologisointia

18 - Rakenne 2008 työryhmän mietintöä (VNK007:00/2008) - HAREn tilannetta ja uudistamistarpeita - ministeriöiden asiankäsittelyjärjestelmiä ja niiden tilannetta (esiteltiin MMM:n Makasiini) - KIEKU hanketta, valtion talous- ja henkilöstöhallinnon järjestelmäkokonaisuutta - budjetti- ja kehysjärjestelmän uudistamishanketta - LVM:n liikennehallinnon virastouudistukseen liittyvää alueellistamisselvitystä - ALKU-hanketta asiakirjahallinnon näkökulmasta - Valtion IT-palvelukeskuksen organisoitumista (VIPin johtaja Anna-Maija Karjalainen esitteli uuden organisaation) - VIPin asiakastyytyväisyyskyselyn tuloksia etenkin Valtipan osalta - luonnosehdotusta VIPin asiakasyhteistyön organisoinnista - STM:n tiedon hallinnan kehittämishanketta - Kansallisen digitaalisen kirjaston KDK-hanketta - ministeriöiden kirjastojen tilannetta ja Valtipan kirjasto-tietopalvelujen linjausta. Valtipan tulevaisuustyöpaja pidettiin Lausuntoja, esityksiä, tapahtumia Valtipa esitti valtiovarainministeriölle koordinaattorin viran siirtämistä takaisin ministeriötasolle Valtiokonttori VIPistä Valtipa antoi lausunnon Sähköinen asiointi- ja demokratia (SADe) hankkeen loppuraportista. Tietopalvelujen yhteistilasto Sidosryhmäyhteistyö Ministeriöiden tietopalvelujen toimintaa kuvaavat tilastot vuodelta 2008 julkaistiin Senaattorissa. Tilastoja toimittivat STM, MMM, PLM, VM ja VNK (EUtiedonhallinta). Valtipan ja Valtin yhteinen kesäseminaari pidettiin Suomenlinnassa aiheena tietoarkkitehtuuri. Verkostoryhmien toiminta Asiasanastoryhmä 2 Ryhmä toimii asiasanoituksen asiantuntijaverkostona valtioneuvostossa ja yhteistyös-

19 sä valtioneuvoston metatietoryhmän kanssa. Ryhmä seuraa julkishallinnon sanastohankkeita. Ryhmä ylläpitää valtioneuvoston asiasanastoa. Asiasanastoryhmän tavoitteena on tehdä valtioneuvoston asiasanastosta hyvä ja toimiva työväline valtioneuvostoympäristössä olevien tietoaineistojen kuvailuun. Ryhmän toimintaan osallistuivat v eri ministeriöiden, oikeuskanslerinviraston sekä Eduskunnan kirjaston ja Kansallisarkiston edustajat. Varsinaiseen ylläpitotyöhön osallistuivat ministeriöiden ja oikeuskanslerinviraston nimetyt henkilöt. Ryhmän puheenjohtajana toimi Liisa Sipola (PLM). Sihteerinä toimi kevään 2009 Kristiina Asp (UM), ja syksyllä 2009 sihteerin tehtävät kiersivät. YSA-vastaavana toimi Eeva-Liisa Tuomi-Kyrö. VN-asiasanasto on julkaistu ja ylläpidetty Senaattorissa, ja VNK on hoitanut VNasiasanaston ylläpidon sekä teknisen vastuun. Valtioneuvoston asiasanasto on syyskuun 2008 alun tilanteen mukaisena ONKI-ontologiapalvelimella saatavilla VN:n verkon ulkopuolella. Ks. myös liite: VN-asiasanaston käyttö eri ministeriöissä ja järjestelmissä. Vuonna 2009 VN-asiasanastoryhmä kokoontui 4 kertaa. Ryhmä on käsitellyt VNAS:on ehdotettuja uusia asiasanoja ja käynyt läpi Kansalliskirjaston ylläpitämän Yleisen suomalaisen asiasanaston YSA:n uusia tai muutettuja asiasanoja. VNasiasanaston ylläpito on siirtymässä vanhan Senaattorin Trip-tietokannasta uuden Senaattorin MOSS-alustalle. Ilman poimintakoodia olevat ylimääräiset asiasanat on tässä yhteydessä siivottu pois VN-asiasanastosta. Maantieteelliset asiasanat käytiin läpi. Valtioneuvoston tietopalvelustrategian mukainen VN-asiasanaston ontologisointityö hankkeistettiin Valtion IT -palvelukeskuksessa vuonna 2009, ja työ käynnistyi vuoden 2010 alussa. Kirjastoryhmä Kirjastoryhmä on pitänyt vuonna 2009 kokouksia yhteensä neljä. Kokouksissa on käsitelty kirjastojen ajankohtaisia aiheita, kuten lehtivälittäjien palveluita. Vuoden aikana on otettu käyttöön Senaattorin web 2.0 sovelluksia. Kirjastoryhmällä on käytössään sekä blogi että wiki. Kirjastoryhmän wikissä on vuoden aikana työstetty Valtioneuvoston kirjastojen yhteisiä palveluperiaatteita. Huhtikuussa Kirjastoryhmä teki tutustumismatkan Viron parlamentin kirjastoon. Matkalla oli mukana 11 Kirjastoryhmän jäsentä eri ministeriöistä. Syyskuussa järjestettiin valtipan kirjasto-tietopalveluryhmien työpaja, jossa mietittiin kirjastojen ja tietopalveluiden toimintaa ja tulevaisuutta. Kirjastoryhmän jäseniä osallistui sekä työpajan suunnitteluun, että työpajan ohjelmaan. Kirjastoryhmä päätti joulukuun kokouksessaan toiminnan siirtämisestä verkkoon. Kokouksia pidetään tarvittaessa. Puheenjohtajana jatkaa Heta Oksanen. 3 Kirjastoryhmän kokousten pöytäkirjat löytyvät Senaattorista.

20 Säädösvalmistelun tietotukiryhmä Säädösvalmistelun tietotukiryhmä on kokoontunut vuoden 2009 aikana neljä kertaa. Puheenjohtajuus on kiertänyt kokouksittain seuraavasti: Eduskunnan kirjasto Työ- ja elinkeinoministeriö Maa- ja metsätalousministeriö Valtiovarainministeriö Kokouspöytäkirjat on luettavissa Senaattorissa ryhmän omalla sivulla. Ryhmä on toiminut tietotukea tarjoavien ministeriöiden ja Eduskunnan kirjaston yhteistyöverkostona. Keskeisenä tehtävänä on ollut tarjota mahdollisuus kokemusten vaihtoon jäsenten välillä. Lisäksi ryhmässä on perehdytty kiinnostaviin oikeudellisiin tiedonlähteisiin. Vuonna 2009 tiedonlähde-esittelyjä toteutettiin seuraavasti: Pohjoismaisten oikeudellisten tietolähteiden esittely Mirja Pakarinen kävi esimerkkihakujen avulla läpi Norjan, Tanskan ja Ruotsin keskeisiä säädöstiedonlähteitä. Ranskan maksuttoman säädöstietopankin esittely Sari Koski esitteli Ranskan maksutonta säädöstietopankkia, joka löytyy osoitteesta Portaali sisältää perustuslain, säädöksiä, oikeuskäytäntöä, valtiosopimuksia ja linkkejä ranskalaisille ja kansainvälisille sivuille. EU-säädöstietolähteiden esittely Erika esitteli EU-säädöstiedonlähteitä hakuesimerkein painottuen EUR-Lex - hakuihin. Toimintavuoden aikana on otettu ryhmän käyttöön oma sivu Senaattorissa. Sen wikitoiminnallisuuksia on hyödynnetty muun muassa toimintasuunnitelman työstämisessä. Ryhmä on ylläpitänyt Oikeudelliset tietolähteet linkkilistaa Senaattorissa. Ministeriöiden tietotukitoimeksiannot Eduskunnan kirjastolle on liitteenä 1. Säädösvalmistelun tietotukiryhmän puheenjohtajuus kiertää kokouksittain. Ryhmän yhteyshenkilönä Valtipan koordinaattoriin päin toimii Leena Lehtovuori. Liite 1 Ministeriöiden tietotukitoimeksiannot Eduskunnan kirjastolle Tietoaineistoryhmä Ryhmässä ovat toimineet: 4

21 Leena Granholm, OPM Päivi Hämäläinen, TEM Hannele Jalovaara, RAJA Jouko Rajakiili, UPI Henri Ryhänen, VNK Liisa Sipola, PLM Pirjo Luoto, STM Johanna Meltti, VM, puheenjohtaja Erja Mikkola, MMM Kaisa Paavilainen, Eduskunta Jaana Puumalainen, UM Eeva-Liisa Tuomi-Kyrö, OKV Irmeli Tuomimäki, LVM Pauli Westerholm, Eduskunta Arja Vänskä, SM Anne Puustinen, LVM Tietoympäristöryhmän tehtävä on tietoaineistojen hankintayhteistyön ja prosessin kehittäminen valtioneuvostossa yhteisen sopimuksen mukaisesti. Tietoympäristöryhmä kokoontui kuusi kertaa. Sihteereinä toimivat Eeva-Liisa Tuomi-Kyrö, Henri Ryhänen, Kaisa Paavilainen, Jouko Rajakiili, Pirjo Luoto ja Erja Mikkola. Uusimmat pöytäkirjat ja dokumentit ovat Senaattorissa > Tori > Verkostot > VALTIPAyhteistyöverkosto > Tietoaineistoryhmä. Ryhmällä oli seuraavia hankkeita vuodelle 2009: Uutispalvelujen arviointi, kansainvälisten uutispalveluiden kilpailutus Tilastoaineistojen tarvekartoitus ja käytön tehostaminen Tietoaineistojen tarjonta uudistetussa Senaattorissa Yhteistyö Valtipan muiden verkostoryhmien kanssa valtioneuvoston kirjastostrategian suunnittelussa ja toteuttamisessa Maatietokantojen sopimuksen uusiminen syksyllä Uutispalvelujen arviointia varten vuonna 2008 perustettu työryhmä jatkoi työtään: Puumalainen, Ryhänen, Westerholm. Ryhmä testasi eri palveluja ja suunnitteli kilpailuttamista. Ryhmä jatkaa toimintaansa myös vuonna Uutispalvelujen kilpailutus toteutetaan yhteistyössä Hanselin kanssa. Tietoaineistojen tarjonta uudistetussa Senaattorissa on toteutettu Senaattorin toimituksessa, eli Henri Ryhänen on huolehtinut siitä. Ryhmässä on keskusteltu tietoaineistojen tarjonnasta Senaattorissa (esim. Standardien näkyvyydestä ja Valtiokalenterin käytettävyydestä). Työryhmä otti käyttöön uudenlaisia toimintatapoja uuden Senaattorin myötä. Ryhmän sivulla Senaattorissa oli pääasiallinen tiedotuskanava, Ajankohtaista palsta, sekä kaikki vireillä olevat hankinta-asiat olivat kootusti sivulla. Sivun kautta myös ilmoittauduttiin aineistohankintoihin mukaan. Syksyllä järjestettiin Valtipan kirjastotietopalvelullisten ryhmien työpaja, johon osallistui myös tietoaineistoryhmän jäseniä. Henri Ryhänen veti työpajassa tietoaineistohankintoihin 5

22 keskittynyttä työryhmää. Valtioneuvoston kirjastostrategiaa ei ole tehty vuonna 2009, mutta työpajassa mietittiin toimintaa ja tulevaisuutta. Hankinnoista ja hankintaprosessista: kaikissa kokouksissa käsiteltiin aineistojen ja palvelujen hankintoja, hankintasopimuksia, koekäyttöjä selvitettiin aineistojen ja palvelujen sopivuutta yhteishankinnoiksi tai erillishankinnoiksi palveluntuottajien neuvotteluihin ovat osallistuneet Ryhänen, Westerholm ja Meltti. VNLib-ryhmä VNLib-pääkäyttäjäryhmä muutti nimensä VNLib-ryhmäksi. Ryhmä kokoontui vuonna 2009 seitsemän kertaa. VNLib-yhteistietokannassa ovat mukana Linnan kirjasto (VM ja VNK), OKV, PLM, SM, STM ja UM. Vuonna 2009 VNLib-yhteistietokantaan ei liittynyt uusia ministeriöitä. VNLib-ryhmässä on työstetty Senaattori-palvelussa olevaa ryhmän sivua. Tavoitteena on, että ryhmä keskustelee ja pohtii yhteistietokannan asioita Senaattori-palvelussa, jossa myös ylläpidetään tietokantahuoltoon liittyvät asiat. Ryhmän pöytäkirjat ovat Senaattori-palvelussa. Kokouksissa on käsitelty VNLib-yhteistietokannan toimintaa (mm. VNLib haku- ja lainapyyntölomake, Google-teoshaku ja kirja-arvostelut, kopioluettelointi SELMAsta). Ryhmä valmisteli ja osallistui Valtipan kirjasto-tietopalvelujen linjaukset työpajaan ja Valtipan tulevaisuustyöpajaan VNLib-ryhmä 2009 Haapaniemi Jaana TEM Luoto Pirjo STM Meltti Johanna VM Myllyharju Mari VNK Näsänen Taina MMM, siht. Oksanen Heta UM Palmén Leena OM Sarmiento Nina PLM Simola Maija UM, VNLib-yhteyshenkilö Tuomi-Kyrö Eeva-Liisa OKV, pj. Vänskä Arja SM Karjalainen Kari VIP Tuura Vesa VIP Järjestelmien pääkäyttäjäryhmät Valtipan piirissä toimi em. verkostoryhmien lisäksi tietojärjestelmien (Eutori, HARE) pääkäyttäjäryhmiä, jotka kehittivät toimintaansa tehtäviinsä liittyvien tarpeiden pohjalta. 6

23 Liite 1. Valtipa-yhteistyöryhmä Yhteistyöryhmän kokoonpanotiedot ovat HARE:ssa (VM043:00/2008) Pentti Vesanen VNK, varalla Leena Vanhanen Pertti Nummela UM, varalla Jyrki Paloposki Aki Hietanen OM, varalla Marjatta Lahin Manu Herna SM, varalla Markku Kraft Aulikki Pakanen PLM, varalla Liisa Sipola Anna-Maija Marttila VM, varalla Leena Lehtovuori Tarja Kaira-Hiekkavuo OPM, varalla Helena Vilokkinen Hannele Anttila MMM, varalla Sanna Piiroinen Anne Miettinen LVM, varalla Maria Wigell Anne Hurmalainen TEM, varalla Päivi Hämäläinen Johanna Hartman STM, varalla Petri Konttinen Ulla Virtasalo YM, varalla Kaija Koskinen Eeva-Liisa Tuomi-Kyrö OKV, varalla Krista Kukkanen Kimmo Hanhimäki TPK, varalla Anitta Niemi Marja Oksa-Pallasvuo, eduskunta, varalla Antti Rautava Päivi Happonen, Kansallisarkisto, varalla Maija-Liisa Tuomi Sihteerit: Maija Jussilainen/Valtion IT-palvelukeskus/Valtiokonttori ( asti), Anne Kauhanen-Simanainen/Valtion IT-palvelukeskus Valtiokonttori ( asti) Asiantuntijat: Pekka Kuittinen VNK, Pekka Lahti Valtion IT-palvelukeskus/Valtiokonttori 7

24 Liite 2: Liite asiasanastoryhmän toimintakertomukseen 2009 VN-asiasanaston käyttö eri ministeriöissä ja järjestelmissä vuonna 2009 LVM MMM OM OPM PLM SM STM TEM UM VM VNK omien julkaisujen asiasanoitus, tutkimushankejärjestelmä dokumenttienhallintajärjestelmä (osittain), kirjastojärjestelmä OM asianhallintajärjestelmä, julkaisut (osittain) diaari, kirjastojärjestelmä, sähköinen arkisto, www-sivut asianhallintajärjestelmä, kirjastojärjestelmä VNLib-yhteistietokanta asian- ja dokumentinhallintajärjestelmä ASDO, kirjastojärjestelmä VNLibyhteistietokanta, julkaisut asianhallintajärjestelmä Doktori, Hantti-järjestelmä, intra, kirjastojärjestelmä VNLibyhteistietokanta, STM:n julkaisut, www-sivut Arkki-arkistojärjestelmä, julkaisurekisteri (KTM:n julkaisut), kirjastojärjestelmä, Internet-sivut, lehtijärjestelmä, normirekisteri kirjastojärjestelmä VNLib-yhteistietokanta asianhallintajärjestelmä, intranet, kirjastojärjestelmä VNLib-yhteistietokanta, vm.fi, julkaisut Intra, kirjastojärjestelmä VNLib-yhteistietokanta, Kielipalvelun termipankki, Senaattorin tiedotteet HARE EUTORI OKV kirjastojärjestelmä VNLib-yhteistietokanta 8

25 Liite 3: SÄÄDÖSVALMISTELUN TIETOTUKI YHTEISTYÖN PUITTEISSA TEH- DYT TIEDONHAUT EDUSKUNNAN KIRJASTOSSA 2007 Liikenne- ja viestintäministeriö Oikeusministeriö Sosiaali- ja terveysministeriö Valtiovarainministeriö Ympäristöministeriö 3 tiedonhakua 1 tiedonhaku 2 tiedonhakua 1 tiedonhaku 1 tiedonhaku =========== 8 tiedonhakua yhteensä 2008 Oikeusministeriö Opetusministeriö Sisäasiainministeriö Sosiaali- ja terveysministeriö Valtiovarainministeriö 2 tiedonhakua 1 tiedonhaku 2 tiedonhakua 2 tiedonhakua 1 tiedonhaku ============ 8 tiedonhakua yhteensä 2009 Oikeusministeriö Opetusministeriö Liikenne- ja viestintäministeriö Työ- ja elinkeinoministeriö Valtiovarainministeriö Sosiaali- ja terveysminiteriö 3 tiedonhakua 2 tiedonhakua 1 tiedonhaku 1 tiedonhaku 1 tiedonhaku 1 tiedonhaku ============ 9 tiedonhakua yhteensä 9

26 Tiedonhakujen luonne Valtaosa toimeksiannoista on oikeusvertailevia tiedonhakuja joissa selvitetään tietyn asian sääntelyä eri maissa. Vertailtavat maat ovat yleensä Pohjoismaat, Saksa, Ranska, Iso-Britannia ja Hollanti. Myös Yhdysvallat, Kanada, Espanja ja Itävalta ovat olleet ajankohtaisia joissakin selvityksissä. Joskus oikeusvertailua halutaan vain muutaman maan osalta. Oikeusvertailevan tiedonhaun kohteina olevat kysymykset vaihtelevat hyvin paljon. Esimerkkeinä voidaan mainita kaapeliyhtiöiden siirtovelvoitetta (must carry) koskeva sääntely (LiVM) ja ammatillisen koulutuksen alalle soveltavuuden selvittämiseen liittyvä sääntely (OPM). Oikeusvertailevissa hauissa toimeksianto jaetaan Eduskunnan kirjaston tietoasiantuntijoiden välillä maittain, mm. tietoasiantuntijoiden kielitaito huomioon ottaen. Ko. maan osalta haetaan yleensä säädös- ja valmisteluaineistoa. Hakutulokset kootaan lyhyesti word-asiakirjaan, josta linkitetään relevantteihin säädöksiin ja valmisteluaineistoihin, mikäli nämä aineistot ovat saatavilla sähköisessä muodossa. Kukin tietoasiantuntija lähettää vastauksensa sekä ministeriön tietopalvelussa asiaa koordinoivalle henkilölle ja säädösvalmistelijalle. Tarvittaessa aineistoista lähetetään paperikopioita jakelun kautta. Usein oikeusvertailevaa tiedonhakua täydennetään kirjallisuudella (artikkeliviitteet ja kirjalainat Eduskunnan kirjaston kokoelmista). Oikeusvertailevien hakujen lisäksi säädösvalmistelun tietotuki yhteistyön puitteissa on tehty myös kirjallisuustiedonhakuja liittyen tiettyyn oikeudelliseen kysymykseen. Tällöin löydetty aineisto on toimitettu pyynnön esittäjälle kirjallisuusviitteinä, artikkelikopioina ja/tai kirjalainoina. Eduskunnan kirjaston kokoelmissa oleva aineisto lainataan yleensä ao. miniteriön tietopalvelun nimiin ja toimitetaan lainvalmistelijalle jakelun kautta. Tiedonhaku toimeksiantoihin käytettävä työmäärä Varsinkin oikeusvertailevat tiedonhaut ovat aikaa vieviä, sillä ennen ulkomaisten säädösten hakua on usein perehdyttävä ko. kysymyksen aiheeseen hieman laajemmin. Haasteita tiedonhakuun asettaa myös se, että kysymyksessä olevaa asiassa on muissa maissa saatettu päätyä erilaisiin lainsäädännöllisiin ratkaisuihin kuin Suomessa. Tiedonhakuihin käytettävä aika vaihtelee suuresti, eikä käytettyä aikaa ole Eduskunnan kirjastossa kovin tarkkaan tilastoitu. Aivan yleisellä tasolla tehty arvio on, että oikeusvertaileviin hakuihin käytetään noin ½-2 työpäivää/maa. Kirjallisuushakut ovat usein vähemmän aikaa vieviä kuin oikeusvertailevat haut. Säädösvalmistelun tietotuki yhteistyön puitteissa tehtyjen tiedonhakujen tilastointia tullaan tehostamaan, jotta vastaisuudessa tehdyistä tiedonhauista on saatavilla tarkempaa tietoa. Eduskunnan kirjasto tekee valtioneuvostolle tiedonhakuja myös normaalin tietopalvelun puitteissa. Nämä tiedonhaut ovat suppeampia ja liittyvät usein tiettyyn koti- tai ulkomaiseen säädökseen tai valtiopäiväasiakirjaan. 10

27 Valtioneuvoston kokonaisarkkitehtuurin määrittely Valmisteluvaihe

28 Valmisteluvaiheessa Lähdetään prosesseista. Jäsennetään VN:n tietovarantoja prosessien tarpeiden kannalta. Tarkastellaan, mitkä järjestelmät tukevat valtioneuvoston toimintaa. Tarkastellaan, mitä tietovarantoja em. järjestelmät käyttävät. Osasto pp.kk.vvvv pp.kk.vvvv 2

29 VN kokonaisarkkitehtuuri, valmisteluvaihe Valtioneuvoston kokonaisarkkitehtuuri= Valtioneuvoston yhteinen toiminta + valtioneuvoston istuntojen toiminta, niitä tukevat tiedot ja tietojärjestelmät Pl. kaikille yhteiset tukiprosessit Osasto pp.kk.vvvv pp.kk.vvvv 3

30 Valtioneuvoston tietopalvelustrategia Tieto ja osaaminen yhteiskäyttöön! Sisällönhallinta yhteen toimivuus tietoarkkitehtuuri, yhteiset informaatioprosessit, standardit, metatietomallit, sanastot, käytännöt LVM VNK PLM TEM UM OPM VM OM Yhteistyössä: VALTIPA/ Tietopalvelut Tietohallinto Viestintä STM KA YM MMM SM OKV TPK Eduskunta Yhteispalvelut ja järjestelmät Metatietopalvelu Julkaisupalvelu VNLib Senaattori EU-tiedonhallinta EUTORI, HARE, PTJ Asianhallintajärjestelmät Yhteiset hakujärjestelmät Sähköinen arkistointi Kysy tietopalvelusta Help Desk Kansalaisten verkkopalvelut Osasto pp.kk.vvvv pp.kk.vvvv

31 Yhteiset prosessit Valtioneuvoston yhteiset prosessit: johtamisen prosessit kehys- ja talousarvioprosessit kansainvälisten asioiden valmisteluprosessi EU-asioiden valmisteluprosessi säädösvalmisteluprosessi Informaatioprosessien kehittäminen ilman niihin liittyvän toimintaprosessin analysointia ei mahdollista Osasto pp.kk.vvvv pp.kk.vvvv 5

32 Yhteiset prosessit Osasto pp.kk.vvvv pp.kk.vvvv 6

33 Määriteltävä vastuutahot: Informaation käyttö- ja pääsyoikeuksien myöntämisperusteiden arviointi ja määrittely Informaation jakeluperiaatteiden arviointi ja määrittely Informaation julkistamisperiaatteiden arviointi ja määrittely mukaan lukien myös ns. tiedon saataville asettaminen perinteisen tiedottamisen lisäksi Yhteinen sisältörakenne (sisällön jäsentäminen, skeemat) Yhteiset metatiedot: koodistot ja jäsennykset (esim. JHS 143 suosituksen mukaiset metatiedot, SÄHKE - sähköisen aineiston pitkäaikaissäilytys -hankkeen metatietomääritykset) VN-tiedon ryhmittely VN-asiakirjamallit/tyypit (prosesseihin kiinnitettyinä) asiasanastot (esim. VN-asiasanasto) nimeämiskäytännöt Yhtenäiset arkistointiperiaatteet käyttöarkisto pysyvä arkistointi Tiedonhakupilotin toteuttaminen valtioneuvoston julkisesta aineistosta ja järjestelmistä vrt. metatiedot ja käyttöarkisto Yhteinen haku hallittuihin tietovarastoihin (semanttisen yhteentoimivuuden keinoin toteutetut rajapinnat) vrt. metatiedot ja käyttöarkisto Kansainvälisen tiedon (kansainväliset järjestöt, yhteydet yms.) tarvitsijoiden tarpeiden selvittäminen, työnjako ja erikoistuminen eri organisaatioiden välillä ja KV-tiedon saattaminen yhteiskäyttöön Yhtenäiset viestinnän periaatteet (tämän osana muun muassa yhtenäinen valtioneuvoston verkkobrandi ) Informaation (tai sisällön) hallintaan liittyvien ohjeistusten ja suositusten antaminen (työkalupakki JHS-suositusten tapaan) Valtioneuvoston tietostrategia Osasto pp.kk.vvvv pp.kk.vvvv 7

34 VN tietoarkkitehtuurin valmisteluvaihe Ajantasaiset prosessikuvaukset? Tietovarantojen jäsentäminen prosessien tarpeiden kannalta, minkä sisältöistä tietoa prosesseissa tarvitaan/ tallennetaan, tietovarantojen tietosisällön lyhyet kuvaukset? Osasto pp.kk.vvvv pp.kk.vvvv 8

35 1 JOHDANTO / TAUSTAA Talpol päätös Valtion konserniohjausta tietohallinnon kehittämisessä tiivistetään strategisen ohjauksen, informaatio-ohjauksen, hankkeiden ja hankintojen ohjauksen ja normiohjauksen keinoin. Konserniohjausta vahvistetaan koskien valtionhallinnon tietohallinnon kehittämisen yhteisiä osioita, kuten perustietotekniikkaa, perustietovarantoja, valtiotason ja muita yhteisiä arkkitehtuureja, yhteisiä tietojärjestelmiä ja palveluja, yhteentoimivuutta, tietoturvaa ja varautumista, laadunhallintaa sekä osaamisen kehittämistä. 5. Valtiovarainministeriön johdolla luodaan valtion tietojärjestelmähankkeille yhtenäinen arviointimenetelmä ja perustetaan valtiovarainministeriöön arviointitoiminto, joka vastaa valtion keskeisten tietojärjestelmähankkeiden toteuttamiskelpoisuuden, kustannuslaskelmien realistisuuden ja strategian mukaisuuden arvioinnista. Merkittävät hankkeet voivat edetä vain, jos arviointitoiminto puoltaa hankkeen jatkamista. Lisäksi vahvistetaan ministeriöiden roolia hallinnonalansa keskeisten hankkeiden päätöksenteossa ja ohjauksessa myöhemmin suunniteltavilla toimenpiteillä. Hankeohjausmalli otetaan käyttöön lukien. 6. Valtiovarainministeriön toimesta käynnistetään valtion tietohallinnon konserniohjausta ja muutoin tietojärjestelmien yhteentoimivuutta edistävän lainsäädännön valmistelu syksyllä Eduskunnan kannanotto (täysistunto ) Eduskunta edellyttää, että hallitus valmistelee lainsäädännön, jonka mukaisesti julkisen sektorin tietojärjestelmien yhteentoimivuus ja yhteensopivuus voidaan toteuttaa lainsäädäntöön perustuen viranomaistehtävänä. Osasto pp.kk.vvvv pp.kk.vvvv