2.2.2013 Hankinta-asiamiehen pienhankintaohje Hankinta-asiamies Brahenkatu 20 20100 TURKU puhelin 02 275 7100 044 556 7638 Y-tunnus 0291483-4 internet http://www.hankinta-asiamies.fi/vs/ email varsinais-suomi@hankinta-asiamies.fi
Hankinta-asiamiehen pienhankintaohje... 1 Hankinta-asiamiehen pienhankintaohje... 3 Johdanto... 3 Pienhankinnan määrittely... 3 Pienhankintatoiminnan periaatteet... 3 Hankinnan arvon laskeminen... 3 Suositukset menettelytavoista riippuen hankinnan arvosta... 4 Tilaajavastuulain mukaan tarjoajilta vaadittavat selvitykset... 4 Hankintamenettelyt pienhankinnoissa... 4 Hankintailmoituksen tai tarjouspyynnön sisältö (pienhankinta)... 5 Hankinnan kuvaus, ehdot ja hankintayksikön yhteystiedot... 5 Tarjouspyynnön muoto... 5 Kaupalliset ehdot... 5 Tarjousaika... 5 Pienhankinnasta ilmoittaminen... 5 Vertailuperusteet ja laatutekijät pienhankinnoissa... 6 Tarjoajan kelpoisuus... 6 Hankintapäätös ja sopimus... 6 Hankintapäätöksen ja sopimuksen tekeminen... 6 Hankinta-asiakirjojen julkisuus... 6 Oikeussuojakeinot... 7 Hankintaoikaisu... 7 Oikaisuvaatimus ja kunnallisvalitus... 7 Lisätietoja... 7 Liitteet... 7 Turku tammikuu 2013 Hankinta-asiamies Jorma Saariketo Varsinais-Suomen Yrittäjät Brahenkatu 20, Turku Päivitetty 31.1.2013
Hankinta-asiamiehen pienhankintaohje Tämä pienhankintaohje koskee vain kansallisen kynnysarvon alittavia mutta 5.000 ylittäviä hankintoja, joissa järjestetään kevennetty kilpailutusmenettely ja tehdään kirjallinen hankintapäätös. Johdanto Hankintalain ulkopuolelle jäävät pienhankinnat tulee pääsääntöisesti kilpailuttaa EUohjeistuksen ja hankintalain hengen mukaisesti. Eri arvioiden mukaan Suomessa tehdään vuosittain satojatuhansia pienhankintoja, joista merkittäviä, 5.000 ylittäviä, on kymmeniä tuhansia ja niiden yhteenlaskettu arvo ylittänee vuositasolla 2 miljardia euroa. Tämä merkittävä hankintojen osa-alue ja kokoluokka kiinnostaa etenkin pkyrityksiä. Pienhankintojen merkittävyydestä johtuen hankintatoiminta tulee tälläkin osa-alueella järjestää ja ohjeistaa tehokkaasti hankintalain suuntaviivojen mukaisesti. Pienhankintojen avoin ilmoittaminen edistää niiden tunnettuutta ja tarjontaa. Lisäksi käytäntö mahdollistaa markkinoiden paremman hyödyntämisen ja toimivuuden sekä entistä laajemman yritysjoukon tarjonnan. Pienhankintojen tehokas organisointi vapauttaa hankintayksikön aikaa ja resursseja vaativampien hankintojen huolelliseen toteuttamiseen. Pienhankinnan määrittely Tässä ohjeessa määritellään pienhankinta ja suosituksenomaisesti miten pienhankinnat on hyvä toteuttaa. Kansalliset kynnysarvot alittavissa hankinnoissa on hyvä käyttää yhtenäistä, tämän ohjeen mukaista hankintatapaa huomioiden lainsäädännön ja vallitsevan oikeuskäytännön velvoitteet sekä hyvä hallintotapa. Avoin, tasapuolinen, syrjimätön kohtelu ja suhteellisuusperiaate koskevat kaikkia hankintoja. Tätä pienhankintaohjetta voidaan käyttää seuraavissa, kansalliset kynnysarvot alittavissa, hankinnoissa: alle 30.000 tavara- ja palveluhankinta (alv. 0 %) alle 100.000 sosiaali- ja terveyspalveluiden hankinta (alv. 0 %) alle 150.000 rakennusurakoissa (alv. 0 %) Muut hankinnat toteutetaan hankintalain säännösten mukaan. Pienhankintatoiminnan periaatteet Suunniteltaessa ja valmisteltaessa pienhankintoja tulee hankintayksikön varmistaa pienhankintojen avoimuus, tarjoajien tasapuolinen kohtelu ja markkinoiden toiminta. Pienhankintoja toteutettaessa tulee kiinnittää huomiota joustavuuteen ja turhan byrokratian välttämiseen sekä suhteuttaa vaatimukset hankinnan luonteen mukaisiksi. Avoimuus, tasapuolisuus ja syrjimätön kohtelu sekä suhteellisuusperiaate koskevat myös pienhankintoja. Hankintapäätös tulee antaa kirjallisena ja siihen tulee liittää oikaisuohjeet. Hankinnan arvon laskeminen Hankinnan arvon jäädessä alle edellä mainittujen summien, kysymyksessä on pienhankinta. Hankinnan arvoa laskettaessa huomioidaan siihen mahdollisesti sisältyvät optiokaudet. Määräaikaisissa sopimuksissa ennakoitu arvo lasketaan koko sopimus- ja mahdollisen optiokauden ajalta. Muutoin on suositeltavaa käyttää 48 kuukauden sopimusajan arvoa.
Jos hankintayksiköllä on usein toistuvia hankintoja, jotka yksittäisinä hankintoina alittavat kansallisen kynnysarvon, mutta yhteenlaskettuna ylittävät sen, on ne kilpailutettava hankintalain mukaan. Suositukset menettelytavoista riippuen hankinnan arvosta Tarjouksen tekemiselle on varattava aina kohtuullinen aika, esimerkiksi 1-2 viikkoa hankinnan koosta riippuen. Tarjoukset on hyvä pyytää aina kirjallisina. Tässä ohjeessa pienhankinnat on jaettu kahteen (2) eri luokkaan seuraavasti (alv. 0 %): alle 5.000 tavaran tai palvelun pienhankinta voidaan pääsääntöisesti tehdä suorahankintana ilman varsinaista kilpailutusta esimerkiksi tarkistamalla hinta muutamalta (3) toimittajaehdokkaalta yli 5.000 mutta alle 30.000 tavaran tai palvelun pienhankinta on syytä kilpailuttaa siten, että pienhankinta voidaan dokumentoida, hankinta ilmoitetaan julkisesti pienhankintojen ilmoituspalvelussa (http://www.hankinta-asiamies.fi tai esimerkiksi kunnan omat internetsivut). Vaihtoehtoisesti tarjouspyyntö liitteineen toimitetaan muutamalle (3-5) potentiaaliselle tarjoajalle joko sähköpostitse tai kirjallisesti postin välityksellä. Pienhankinnasta joka ylittää 5.000 tehdään aina kirjallinen ja perusteltu hankintapäätös. Perusteluista tulee käydä ilmi hankintamenettely, moneltako yritykseltä tarjouksia on pyydetty, mitkä yritykset ovat jättäneet tarjouksen ja voittaneen tarjouksen valinta perusteluineen sekä oikaisuohjeet. Edellä esitetty koskee myös terveydenhoito - ja sosiaalipalveluiden hankintoja, joiden arvo on alle 100 000 euroa ja rakennusurakoita arvoltaan alle 150 000 euroa. Tilaajavastuulain mukaan tarjoajilta vaadittavat selvitykset Tilaajavastuulain mukaan työn tilaajalla on velvollisuus selvittää sopimuskumppaninsa valmiuksia hoitaa lainmukaisia velvoitteita. Pienhankinnoissa voidaan menetellä niin, että tilaajavastuulain vaatimusten täyttyminen vakuutetaan tarjouksen liitelomakkeessa. Lain mukaiset todistukset pyydetään vasta tarjouskilpailun ratkettua, esimerkiksi ennen sopimuksen allekirjoittamista. Vaadittavat selvitykset ovat: Selvitys yrityksen merkitsemisestä ennakkoperintä-, arvonlisävero- ja työnantajarekistereihin, mikäli lainsäädäntö tätä edellyttää Kaupparekisteriote, mikäli lainsäädäntö edellyttää tarjoajan rekisteröitymistä Todistus verojen maksamisesta Todistukset eläkevakuutusten ottamisesta ja maksujen suorittamisesta Selvitys vuokratyövoiman ja alihankintatyön käyttämisestä Selvitys työhön sovellettavista työehtosopimuksesta tai keskeisistä työehdoista. Edellä mainitut todistukset ja selvitykset eivät saa olla 3 kk vanhempia. Mahdolliset muut vaadittavat selvitykset on harkittava erikseen hankinnan luonne huomioiden. Pienhankintojen luonteesta johtuen on suositeltavaa välttää tarpeettoman laajojen selvitysten liittämistä tarjouspyyntöön. Hankintamenettelyt pienhankinnoissa Käytännössä pienhankinnat tehdään useimmiten avoimella menettelyllä eli jokainen halukas tarjoaja voi tehdä tarjouksen. Kevennetty rajoitettu tai neuvottelumenettely, jossa pyydetään tarjouksia etukäteen määrätyiltä toimittajalta voi tulla kyseeseen joissakin erityistapauksissa.
Hankintailmoituksen tai tarjouspyynnön sisältö (pienhankinta) Pienhankinnan hankintailmoituksesta tai tarjouspyynnöstä on käytävä ilmi vähintään seuraavat tiedot: Hankinnan kuvaus, ehdot ja hankintayksikön yhteystiedot Hankinnan kuvaus ja hankinnan kohteen vähimmäisvaatimukset Käytetty hankintamenettely Tieto siitä, että hankinta alittaa kansallisen kynnysarvon Tarjoajan kelpoisuudelle asetetut vaatimukset ja luettelo vaadittavista selvityksistä tai muusta tavasta todentaa kelpoisuus Osoite ja yhteyshenkilö jolta saa hankintaan liittyviä lisätietoja, myös tieto mihin mennessä lisätietopyynnöt on esitettävä ja miten esitettyihin kysymyksiin vastataan Määräaika tarjouksen tekemiselle Osoite, johon tarjous on toimitettava Tarjouksen valinta- ja vertailuperusteet Pyydettävä tarjoajan sähköpostiosoite, jos käytetään sähköistä päätöksen tiedoksiantoa. Maininta siitä, että osapuolia sitova sopimus syntyy kun se on allekirjoitettu Maininta siitä, että tilaus voidaan tehdä, kun hankintapäätös on lainvoimainen. Tarjouspyynnön muoto Pienhankinnoista esitettävä tarjouspyyntö tehdään ensisijaisesti kirjallisena. Tarjouspyyntö tulee suhteuttaa sekä muodoltaan että laajuudeltaan hankinnan kohteeseen. Liian raskas tarjouspyyntö vähentää kilpailua ja toisaalta liian ylimalkainen tarjouspyyntö vaarantaa tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun. Kaupalliset ehdot Edellä mainittujen muodollisten ja perustietojen lisäksi tarjouspyynnöstä on käytävä ilmi sellaiset kaupalliset ja muut sopimusehdot, joilla on merkitystä tarjouksen tekemisessä. Tällaisia voivat olla esimerkiksi: Maksuehto ja viivästysseuraamukset Sähköisen laskutuksen käyttömahdollisuus Toimitusaika ja -ehdot Toimitusosoite Sovellettavat yleiset tai muut sopimusehdot Tarjousaika Tarjouksen tekemiselle varataan kohtuullinen ja riittävä aika, mielellään kaksi (2) viikkoa. Pienhankinnasta ilmoittaminen Pienhankinnasta voidaan ilmoittaa joko pienhankintojen ilmoituspalvelussa (esim. http://www.hankinta-asiamies.fi), ilmoittajan internetsivuilla, lähettämällä tarjouspyynnöt postitse, sähköpostitse tai faksilla.
Internetiä hyödyntävien ilmoituspalvelujen käyttö on suositeltavaa, koska hankintalain perusperiaatteiden mukaan julkisissa hankinnoissa tulee soveltaa avoimuutta joten luontevinta on ilmoittaa pienhankinnasta mahdollisimman laajan käyttäjäjoukon tavoittamassa internetpalvelussa. Vertailuperusteet ja laatutekijät pienhankinnoissa Pienhankinnasta julkaistavassa kansallisen kynnysarvon alittavassa hankintailmoituksessa tai tarjouspyynnössä yksilöidään hankinnan kohde ja esitetään hankintayksikön vaatimat tiedot. Tavoitteena tulee olla mahdollisimman monen ja keskenään vertailukelpoisen tarjouksen saaminen. Hankintapäätöksen perusteena voivat olla kokonaistaloudellinen edullisuus tai halvin hinta. Kun perusteena käytetään kokonaistaloudellista edullisuutta, pitää hankintailmoituksessa tai tarjouspyynnössä mainita selkeästi tarjousten pisteytys- ja vertailuperusteet. Vertailuperusteiden tulee olla tasapuoliset. Kun vertailuperusteena käytetään halvinta hintaa, vain hinta ratkaisee. Vaihtoehtoisesti voidaan menetellä niin, että hankintailmoituksessa tai tarjouspyynnössä asetetut minimivaatimukset täyttävistä tarjouksista kilpailun voittaa hinnaltaan halvin tarjous. Pienhankinnoissa on syytä käyttää yksinkertaisia ja kustannustehokkaita menettelyjä. Hankinnan vertailu- ja ratkaisuperusteet tulee suhteuttaa hankinnan luonteeseen ja kokonaisarvoon, sillä ylisuuret vaatimukset voivat rajoittaa kilpailua. Tarjoajan kelpoisuus Tarjoajien arviointi on käyttökelpoinen ja suositeltava keino varmistaa tarjoajien kelpoisuus etenkin niissä palveluita koskevissa pienhankinnoissa, joissa tarjoajilta edellytetään erityistä osaamista tai toimilupaa. Kelpoisuusehdot voidaan esittää joko hankintailmoituksessa tai tarjouspyynnössä. Toimittajaksi valitaan tarjoaja, jolla on tekniset, taloudelliset ja muut tarvittavat edellytykset hankinnan toteuttamiselle. Vaatimukset yksilöidään hankintailmoituksessa tai tarjouspyynnössä. Vaatimusten täyttyminen osoitetaan toimittamalla vaaditut asiakirjat ja todistukset tarjouksen liitteinä. Yksi joustava ja aikaa säästävä toimintamalli on, että tarjoaja vakuuttaa kelpoisuusehtojen täyttymisen tarjouspyynnön liitteenä olevalle lomakkeelle ja palauttaa sen tarjouksensa liitteenä. Tässä tapauksessa vain tarjouskilpailun voittaja toimittaa todistukset ja selvitykset nähtäväksi ennen hankinnasta päättämistä. Hankintapäätös ja sopimus Hankintapäätöksen ja sopimuksen tekeminen Kirjallisen hankintapäätöksen perusteluissa tulee ilmetä hankinnan luonteesta riippuen hankittava tavara, palvelu tai rakennustyö, käytetty hankintamenettely, moneltako yritykseltä tarjouksia on pyydetty ja mitkä yritykset ovat toimittaneet tarjouksen määräaikaan mennessä. Päätös on perusteltava ja siitä on käytävä ilmi, miten vertailu suoritettiin ja millä perustein voittaja valittiin. Päätös lähetetään tiedoksi hankintaoikaisu- ja oikaisuvaatimusohjeineen kaikille tarjouksen toimittaneille tarjoajille. Sitova sopimus syntyy vasta kun molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet sopimuksen. Hankinta-asiakirjojen julkisuus Hankinta-asiakirjat ovat julkisia ja asiakirjat tulee julkiseksi asianosaisille sitten kun hankintapäätös on tehty, muille kun hankintasopimus on tehty. Julkisuus ei koske salassa pidettäviä tietoja.
Oikeussuojakeinot Käytettävissä olevat oikeussuojakeinot kansallisen kynnysarvon alittavissa hankinnoissa ovat hankintaoikaisu ja kuntalain mukaiset muutoksenhakukeinot. Markkinaoikeus ei käsittele pienhankintoja, lukuun ottamatta tapauksia joissa useasti toistuvat pienhankinnat saattavat rikkoa hankintalain pilkkomista koskevaa kieltoa. Hankintaoikaisu Hankintayksikkö voi asianosaisen aloitteesta tehdyn hankintaoikaisuvaatimuksen perusteella ratkaista asian uudelleen. Hankintaoikaisuvaatimus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksi saannista. Hankintayksikön on ilmoitettava välittömästi asianosaisille hankintaoikaisun vireille tulosta. Oikaisuvaatimus ja kunnallisvalitus Kunnallisen toimijan pienhankintapäätökseen tyytymättömällä asianosaisella tai kuntalaisella on oikeus tehdä oikaisuvaatimus 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksi saannista. Oikaisuvaatimukseen voidaan hakea muutosta 30 päivän kuluessa hallintooikeudelta. Lisätietoja Liitteet Tähän ohjeeseen liittyviä lisätietoja antaa Varsinais-Suomen Yrittäjien hankintaasiamies Jorma Saariketo, sähköposti varsinais-suomi@hankinta-asiamies.fi puhelin 044 556 7638 tai 044 355 4461. Katso lisätietoja myös osoitteessa: http://www.hankintaasiamies.fi Turussa tammikuussa 2013 Varsinais-Suomen Yrittäjät Jorma Saariketo hankinta-asiamies Malli pienhankinnan ilmoituslomakkeesta ja -sisällöstä