Ympäristöministeriö, Kasarmikatu 25, nh Kortteli K02 (kellarikerros)

Kokousmuistio VM043:00/2008 Valtioneuvoston tietohallintoyksikkö Jussilainen Maija 9.9.2008 Valtipa-yhteistyöryhmä Yhteistyöryhmän kokous Aika 10.9.2008 klo 13.30-15.45 Paikka Läsnä: Asiantuntija: Poissa: Ympäristöministeriö, Kasarmikatu 25, nh Kortteli K02 (kellarikerros) Ulla Virtasalo YM, puheenjohtaja Maija-Liisa Tuomi Kansallisarkisto Pentti Vesanen VNK Jyrki Paloposki UM Marjatta Lahin OM Manu Herna SM Liisa Sipola PLM Anna-Maija Marttila VM Hannele Anttila MMM Anne Miettinen LVM Johanna Hartman STM Virpi Johansson eduskunta Kimmo Hanhimäki TPK Pekka Kuittinen VNK, Senaattori, asiantuntijajäsen Laila Heinemann VM/VNTHY Maija Jussilainen VM/VNTHY, sihteeri Toini Salmenkivi ValtIT/VM Päivi Tommila TEM Tarja Kaira-Hiekkavuo OPM Eeva-Liisa Tuomi-Kyrö OKV Pekka Lahti VM/VNTHY, asiantuntijajäsen 1 Kokouksen avaus ja osallistujien toteaminen id Valtiovarainministeriö Puh. 09 160 01 tai 09 578 11 (vaihde) Snellmaninkatu 1 A, Helsinki Faksi 09 160 33123 PL 28, 00023 Valtioneuvosto valtiovarainministerio@vm.fi www.vm.fi Y-tunnus 0245439-9

2 (10) 2 Esityslistan hyväksyminen 3 Edellisen kokouksen pöytäkirja 4 VALDA tilannekatsaus Puheenjohtaja avasi kokouksen ja toivotti osallistujat tervetulleiksi. Hyväksyttiin esityslista. Hyväksyttiin 10.6.2008 pidetyn kokouksen pöytäkirja. Projektipäällikkö Toini Salmenkivi VM/ValtIT esitteli VALDAjärjestelmän (dokumentinhallinta ja arkistointi) hankkeen tilannetta (kalvot liitteenä). Keskustelussa tuli esille mm.: - projektiryhmässä ovat edustettuina lääninhallitukset, säteilyturvakeskus, ratahallintokeskus, PLM, tullihallitus ja verohallitus. - kustannukset liittyvät VIP:n luonteeseen nettobudjetoituna yksikkönä. VALDAn osalta ryhdytään kokoamaan laskentakaavaa, jonka perusteella VALDAn hinta asiakkaille muodostuu. Harvassa virastossa on omien järjestelmien hintaa arvioitaessa laskettu mukaan kaikkia kustannuksia, joten vertailu saattaa olla haasteellista. Usealla virastolla ei kuitenkaan ole resursseja tuottaa itse vastaavaa palvelua. - seuraava VALDAn kilpailutettava taso on palvelukerros. Ensimmäiseksi toteutetaan VALDA.ASP, joka on dokumenttienhallinnan, asianhallinnan sekä sisällönhallinnan yhteiskäyttöinen, valmis kokonaisratkaisu yksittäisen valtionhallinnon organisaation asiakirjallisen tiedon ja dokumenttien käsittelyyn. Perustettava valtion IT-palvelukeskus tarjoaa VALDA.ASP palvelua kaikenkokoisille valtionhallinnon virastoille ja laitoksille. Asiakkaat voivat myös hyödyntää VALDAn komponentteja, vaikka koko VALDAsta ei oltaisikaan kiinnostuneita. 5 Ministeriöiden tietopalveluiden syksy 2008/suunnitelmat 2009 Kunkin ministeriön edustaja kertoi syksyn 2008 ja kevään 2009 keskeisistä tehtävistä tietopalveluissa. UM: organisaatiomuutos on astunut voimaan 1.9.2008. UM:ssä on 60 yksikköä, järjestelmämuutokset ovat työllistäneet elo-syyskuussa. Tietohallinnossa on alkamassa oma organisaatiomuutos, tuottavuusvaatimusten mukaisesti, syksyllä käydään konsultin avustamana läpi tietohallinnon toiminnat. UM:n omien asiakirjajärjestelmien ja asianhallinnan kehittäminen on ajankohtaista. Liikkeellä on myös hanke monesta järjestelmästä tietoa etsivästä hakuohjelmistosta/-palvelusta. Tiedonhallinta työryhmäjärjestelmissä pitäisi saada haltuun. Eduskunta: Eduskunnan valokuva-arkisto on avattu sisäiseen käyttöön, tulee myöhemmin julkiseen käyttöön. Monikielinen terminologinen eduskuntasanasto hanke alkaa olla loppusuoralla, saadaan sisäiseen käyttöön vuoden 2008 lopussa. Sanasto on tarkoitettu Valtteri-termipankkiin liitettäväksi. Istuntojen seuraaminen verkon kautta on alkanut. Eduskunnan verkkosivuihin on tehty parannuksia, asioita ja asiakirjoja pitäisi löytää aiempaa

paremmin. Eduskunnan kirjaston antama koulutus jatkuu kuten ennenkin, uutta on tiistaina päivällä tapahtuvien koulutusten uusinta torstaina illalla. 3 (10) SM: Informaatikko Ansa Majuri on siirtynyt syyskuun alusta raja- ja merivartiolaitoksen kouluun, aluksi virkavapaalla puoli vuotta. Virkavapauden ajaksi sijaisuutta ei täytetä. HARE-pääkäyttäjän virka on avoinna. Uusi asiankäsittely- ja asiakirjajärjestelmä ASDO on otettu kesäkuun alussa käyttöön, käyttöönotto on meneillään, hallintodiaariosuus jo käytössä. Tietopalvelujen ja tietohallinnon yhteistyön lisääminen on agendalla. Hallinnonalalla eräät oppilaitoskirjastot (poliisi, pelastuslaitos) suunnittelevat yhteistä kirjastojärjestelmäalustaa. Hallinnon tietotekniikkakeskus (HALTI) tarjoaa palvelun. Valtionhallinnon rekrytointi järjestelmän HELIn sovittaminen asiankäsittelyprosessiin on aiheuttanut ongelmia. SM:n henkilöstöhallinto on sitä mieltä, että rekrytointiasiakirjojen pitäisi olla myös ministeriön asianhallintajärjestelmässä, jolloin tehdään siis tuplatyötä. Poliisihallinnossa on meneillään suuri rakennemuutos: 2010 ehkä syntyy poliisihallitus, johon SM:stä siirtyy osa henkilöstöä (poliisiosasto), joka on ollut suuri tietopalvelun asiakas. OM: Osa hankkeista jatkuu 2009. OM:n asiankäsittelyjärjestelmän Oskarin lisäksi tarvitaan ei-kirjatuille aineistoille dokumentinhallintajärjestelmä, johon sisällytettäisiin uudistetut asiakirjapohjat, joista saataisiin metatietoja ja jossa olisi sähköposti-integraatio ja kertakirjautuminen ym. Hanketta ollaan käynnistämässä yhteistyössä tietohallinnon kanssa. Kirjaston kehittämistyöryhmän tarkoituksena on arvioida kirjasto-tietopalvelujen nykytila ja erityisesti lainvalmistelun tietotuen tarpeet sekä aineistojen yhteishankinnan ja - käytön kehittämismahdollisuudet mm. eduskunnan kirjaston kanssa. Kehittämisehdotukset valmistuvat marraskuun loppuun mennessä. Senaattorin lainlaatijan osion uudistamisesta päävastuu on OM:ssä. Hallinnonalalla käräjäoikeuksissa on kaksi suurta muutosta. Kiinteistöjen kirjaamisasiat siirtyvät maanmittauslaitokseen, mihin liittyy mm. arkistojen siirtoprojekti. Myös käräjäoikeuksien uudistus (jossa käräjäoikeuksien määrä vähenee 27:een) merkitsee arkistoaineistojen siirtoa ja järjestelyjä. Arkistomuutosten suunnittelua vie eteenpäin hovi- ja käräjäoikeuksien pysyvä arkistoryhmä. EU-yhteistyössä OM osallistuu e-justice-hankkeeseen, jossa mm. valmistellaan EU-maiden yhteistä portaalia, jonka kautta pääsee oikeudellisiin tietolähteisiin ja sähköiseen asiointiin. Lisäksi Ranskan pj-kaudella on valmisteilla EU-maiden oikeusvertailua koskeva verkosto, jonka välityksellä olisi mahdollista välittää oikeudellisten kysymysten kyselyjä ja tiedonhakuja jäsenmaiden kesken. Myös EU-maiden yhteisen lakiportaalin N-Lexin kehittämistyö jatkuu (edelleen koekäytössä oleva palvelu on osoitteessa http://eur-lex.europa.eu/n-lex) ja mm. Finlex on äskettäin liitetty web services-sovellusta käyttäen N-Lexiin. MMM: Arkistonmuodostussuunnitelman (AMS) ajan tasalle saattaminen on syksyn suurin työ. Myös ohjeistuksen ajan tasalle saattaminen ja Makasiini-asiakirjajärjestelmän edelleen kehittäminen työllistävät. Vuodelle 2009 suunnitellaan valtioneuvoston yhteiseen VN-lib kirjastojärjestelmään liittymistä. Rekrytointijärjestelmä HELI aiheuttaa ongelmia myös MMM:ssä. Hallinnonalalla on avattu Hankehaavi palvelu: www.hankehaavi.fi. Hankehaavi on tutkimushankekuvausten verkkohakemisto. Hankehaavi on hakutyökalu, jolla tutkimushanketiedon tarvitsija löytää reitin etsimänsä aiheen julkisiin hankekuvauksiin helpommin kuin

4 (10) käymällä erikseen ja yksitellen kunkin tutkimustiedontuottajan wwwsivustoilla ja tietokannoissa. LVM: Ministeriöiden yhteinen asiakirjajärjestelmä MAHTI-hanke on meneillään, testaukset ja LVM:n oman tiedonhallinnan suunnitelma on tekeillä, tarkoitus valmistua keväällä 2009. Asiakirjasiirtoja joudutaan tekemään keväällä remontin ja väliaikaisiin tiloihin muuton vuoksi. EUTORI:n käyttöä laajennetaan hallinnonaloille: ilmailuhallinto ja rautatievirasto tulevat käyttäjiksi. Rautatievirasto on päässyt kokonaan sähköiseen säilytykseen ensimmäisenä, Kansallisarkiston luvalla. Rekrytointijärjestelmä HELI otettu käyttöön, ongelmia on myös LVM:ssä. Hallinnonalaa koskeva organisaatiouudistus on tekeillä: liikenteen alalle on tarkoitus luoda kaksi virastoa: Liikenteen turvallisuusvirasto ja liikenne- ja väylävirasto. Merentutkimuslaitoksen uudelleenjärjestelyt ovat meneillään, osin toiminnot siirtyvät Ilmatieteen laitokseen, osin Suomen ympäristökeskukseen. Organisaatiomuutokset aiheuttavat muutoksia myös asiakirjahallinnossa. TPK: Tasavallan presidentin kansliaan on perustettu uusi ylitarkastajan virka, jonka toimenkuvaan kuuluvat asiakirjahallinnon ja arkistotoimen ohjaus- ja kehittämistehtävät. Kimmo Hanhimäki hoitaa tehtävää. Tarkoitus on saada diaarikaava ja arkistonmuodostussuunnitelma (AMS) kuntoon, työ jatkuu vuoden 2009 puolella. Asianhallintajärjestelmän hankinta tulee ajankohtaiseksi, yhteiskäyttöiset järjestelmät kuten Valda ja MAHTI kiinnostavat. VM: Asiakirjajärjestelmähanke MAHTI ja siihen liittyen arkistonmuodostussuunnitelman (AMS) eli tiedonohjaussuunnitelman (TOS) uudistaminen työllistävät. MAHTI on tarkoitus ottaa käyttöön käyttöönotto helmikuun alkuun mennessä. VM:ssä tietopalvelu ja tietohallinnon johto ovat samassa organisaatiossa, palvelut hankitaan VNTHY:ltä. VNTHY:n muuttaminen Valtiokonttoriin aiheuttaa muutoksia. VM:ssä on ollut haettavana tietohallintoasiantuntija, joka toimisi tilaajan edustajana. Henkilö valitaan lokamarraskuussa. Hallinnonalan kanssa on käynnistymässä hallinnonalan asiakirjahallinnon yhteistyöryhmä, asettamiskirjeluonnos on tekeillä. Tavoitteena on myös tietostrategian uudistaminen, mutta hanke siirtynee vuoden 2009 puolelle. STM: Asiakirjahallinnon Doktori-järjestelmän kehittämisessä ei vuoden aikana näy käyttäjälle muutoksia, menossa on vain alustanvaihtohanke. Uusi AMS on otettu käyttöön, mutta sitä ei ole vielä vahvistettu Kansallisarkistossa. Tietopalvelu on jakautunut kahteen ryhmään, asiakirjahallinnon ryhmää vetää Petri Konttinen. Prosessien kehittämistyötä tehdään, myös kirjaston prosesseja on kehitetty. Uusi ilmiö on henkilöstön (henkilön) siirto muilta osastoilta tietopalvelutehtäviin. Tietopalvelussa on henkilöstövajausta: kirjastonhoitaja on siirtynyt eläkkeelle, viran järjestelyt ovat kesken. Carita Vuorsalo on virkavapaalla VNK:ssa Senaattori-hankkeessa. Tarkoitus oli tehdä intranetin kehittämistä, mm. yhteys Senaattoriin, linjaukset ja intran uudistaminen siirtyvät resurssitilanteen vuoksi vuoteen 2009. Hallinnonalalla on tekeillä suuria muutoksia: terveydenhuollon oikeusturvakeskus TEO ja tuotevalvontakeskus yhdistyvät, samoin STAKES ja kansanterveyslaitos (KTL). Tietopalveluja mietitään myös näissä yhteyksissä, tuottavuusnäkökulmasta. Hallinnonalan ja ministeriön sähköisten julkaisujen säilyttämisen hanke on käynnistymässä, tavoitteena että julkaisut ovat käytettävissä pitkäaikaisesti. Kirjastojärjestelmien yhdistämistä hallinnonalan kans-

5 (10) sa harkitaan, mutta päätöksiä ei ole tehty. STM.fi on uudistumassa, viestinnän ja tietohallinnon kanssa on meneillään palvelusanastohanke: virkamiesten asiantuntijuuksista tehdään sanasto, virkamiehet voisivat tallentaa asiantuntemuksensa kuvauksen palvelusanaston avulla, ja tiedot julkaistaisiin intranetissä ja internetissä. VNK: MAHTI- käyttöönotto on maaliskuussa 2009. Senaattorin uudistamishanke käynnissä, uusi versio on tarkoitus ottaa vuoden vaihteessa 2008/2009 käyttöön. Hanke tulee lokakuun Valtipa-kokouksessa tarkemmin esille. EUTORI3:n kehittäminen on käynnistynyt virkamiestyönä: Vesa Liikanen ym. käyvät ministeriökierrosta, käytettävyystutkimus tehdään jne., tähtäin uudistuksessa on 2010. Taustalla on Documentumin uusien versioiden käyttöönotto. VNK:n intranetin Kabinetin uudistaminen on tekeillä. Valtioneuvoston istuntoyksikön vetovastuulla on Esiselvitys säädöskokoelmassa ja valtiopäiväasiakirjoissa julkaistavien asiakirjojen laatimisen ja julkaisun teknisen tuen uudistamisesta (ks. HARE VNK007:00/2008). Tulos konkretisoitunee lainlaatijan työkalun vaihtamisena. Hakukonehanke on rajautumassa tilannekuvatoiminnan tarpeisiin, toteutus tullee vuoden 2008 puolella. PLM: Tilojen remontti on meneillään. Syksyn aikana ajankohtaisia ovat asianhallinta, PLM on Valda-hankkeessa mukana, toiveena saada Valda käyttöön vuonna 2009. Tiedonhallinnan kokonaistarkastelu on käynnistymässä, ministeriön toimintoja on jo tarkasteltu, nyt on tiedon hallinta vuorossa, mukaan lukien tietotekniikka. Tietoprosessit ministeriössä kuvataan. Verkostotyöhön panostetaan, nostetaan esille tulostavoitteisiin, esim.valtipa-yhteistyön merkitys ja Valda-yhteistyö. KA: Kehittämispäällikkö Päivi Happosen vastuulla olevia hankkeita ovat SAHA (sähköisten aineistojen hallinnan -hankekokonaisuus), TOS (tiedonohjaussuunnitelma), PAS (sähköisten asiakirjojen pitkäaikaissäilytys). Strategiatyö on meneillään koko kansallisarkistossa, myös tietopalvelun osalta. KA:n extranet-palvelun käyttöönottoa suositellaan (mm. metatiedot). Tietopalvelussa on uusi määräaikainen kehittämispäällikkö, jonka tehtäviin kuuluu sähköisten palveluiden ja verkkopalveluiden kehittäminen. Työtä aiheuttavat VAKKA-tietokanta, muistiorganisaatioiden yhteistyö, kansallinen digitaalinen kirjasto. European Digital Library hankkeessa ollaan mukana. Internet-sivujen uudistus on meneillään. Kansallisarkisto on mukana FinOnton semanttinen web 2 hankkeessa yhdessä Tampereen yliopiston informaatiotieteiden laitoksen kanssa, tavoitteena semanttinen VAKKA. VNTHY: VM on asettanut valtioneuvoston metatietoryhmän (HARE: VM115:00/2008) YM: Myös ympäristöministeriössä on organisaatiouudistus meneillään. ALKU-hanke (alueellistamisen) työllistää. Tiedon hallinnan strategiassa on otettu aikalisä, odotetaan ALKU-ratkaisuja. Asiakirjahallinnossa on meneillään lomakehallinnan uudistamisprojekti. Ulkoisille asiakkaille tarkoitetut lomakkeet tarjotaan julkishallinnon yhteisen asiointiympäristön kautta ensisijaisesti aktiivilomakkeina. Ympäristöhallinnon virastojen uusi kirjastojärjestelmä Pretty Lib on otettu käyttöön. Ministeriön linjausten mukaisesti ARA (Asumisen rahoitus- ja kehittämiskeskus, ent. Valtion asuntorahasto) toimii asumisen ja SYKE (Suomen ympäristökeskus) ympäristöasioiden

erikoiskirjastoina. Ministeriön kirjastotietopalvelut ja julkaisutoiminta yhdistettiin viestintäyksikköön vuoden 2007 lopussa. Ympäristöministeriön viestintäjohtajan, viestintäyksikön päällikön, virka on auki. OPM: Opetusministeriössä on meneillään asianhallinnan ja harkinnanvaraisten valtionavustusten käsittelyjärjestelmän projekti, joka työllistää syksyn 2008 ja kevään 2009. 6 (10) 6 Valtioneuvoston tietopalvelustrategian viestintä ja toimeenpano Valtioneuvoston tietopalvelustrategia on julkaistu VM:n internetsivuilla: http://www.vm.fi/vm/fi/04_julkaisut_ja_asiakirjat/01_julkaisut/08_muut_ju lkaisut/20080805valtio/name.jsp Esityslistan liitteenä oli jaettu strategian viestintäsuunnitelma (versio 0.4) ja esittelykalvot. Puheenjohtaja totesi, että on noussut esille kysymys, kuka hyväksyy valtioneuvoston tietopalvelustrategian. Todettiin, että asiaan ei ole yksiselitteistä vastausta. Ministeriöiden tietopalvelut, osallistuessaan Valtipa-verkostoon ja hyväksyessään strategian, ovat sitoutuneet strategiaan ja ministeriöiden tietopalveluiden vastuu korostuu hankittaessa ministeriöiden sitoutuminen. Valtipa-verkosto ei tällä hetkellä raportoi kenellekään, mikä ongelma liittyy valtioneuvoston poikkihallinnollisen johtamisen puutteisiin. Ongelma on tuotu esille Valtioneuvoston tiedon sisällönhallinnan tila ja vastuut (SILA- VA) hankkeessa, mutta ongelmia ei ole ratkaistu. Asia on tarkoitus tuoda VM:ssä toimivan konserniohjauksen johtoryhmän (VM016:00/2007) käsittelyyn lokakuussa 2008. Käytiin läpi viestintäsuunnitelmaluonnosta. Todettiin, että strategian esittely konserniohjauksen johtoryhmälle on ensisijaista, sen jälkeen harkitaan muita esittelyitä valtioneuvoston johdolle. Valtion IT-toiminnan koordinaatioryhmälle strategiaa pyritään esittelemään, Valtti-verkostolle (ministeriöiden tietohallintopäälliköt) esitellään 21.10. ja VNTHY:n johtoryhmälle lähitulevaisuudessa. Tiedotuspäällikkökokoukseen pyritään myös. Viestintäsuunnitelma ministeriöiden osalta: YM: strategiaa on esitelty viestinnän johtoryhmälle, mahdollisesti jatkossa myös hallintoyksikölle. SM: strategiaa on esitelty tietohallintoyhteistyöryhmässä ja viestintäjohtajalle. LVM:n yleisen osaston johtoryhmässä strategiaa tullaan esittelemään tulevalla viikolla, osastopäällikkö päättää jatkosta. STM: strategiaa on esitelty omalle esimiehelle, pidetään yhteispalaveri toimijoiden kanssa, mitä strategia merkitsee ministeriölle. PLM: Toimijat, joille strategiaa esitellään, ovat hallintoyksikkö, tiedotus, ja tekniikka. Sisäiseen julkaisuun on tarkoitus kirjoittaa juttu, jossa tuodaan

esille strategian hyötyjä käytännön kannalta, mitä Valtipa-yhteistyössä on saatu aikaan ja miten se näkyy virkamiehille. TPK: strategia on johtoryhmän käsittelyssä, strategiaa on jo esitelty kansliapäällikölle. Päätettiin, että koordinaattori valmistelee Valtipan käsiteltäväksi strategian toimeenpanosuunnitelman, johon kootaan käynnistettävät hankkeet, niiden aikataulut ja kustannukset. 7 (10) 7 Valtipa-verkoston koordinointipalvelu VNTHY:n siirtyessä 1.1.2009. Valtiokonttoriin Esityslistan liitteenä oli jaettu asian esittelymuistio sekä Valtion ITpalvelukeskuksen perustamishankkeen syksyn 2008 työsuunnitelma, taulukko ministeriöille eräisiin tietohallintomenoihin vuonna 2008 VNTHY:n budjetista jaetuista rahoista sekä luonnos (versio 0.5) Valtipan koordinointipalvelun palvelukuvauksesta. Keskustelussa tuli esille mm, että: - tietopalvelut eivät pääsääntöisesti ole olleet selvillä, että VNTHY:n budjetista on siirretty rahoja ministeriöille. - STM:n kanta oli, että tietopalvelujen koordinointia ei pidä siirtää pois ministeriöistä. Siirrossa on monia puolia, mutta ministeriössä on nähty mahdottomaksi, että koordinointi siirrettäisiin pois ministeriöistä. - SM:n näkemys oli, että koordinoinnin pitää säilyä valtioneuvostossa. Valtipa on verkosto, ei oikeushenkilö, joka voisi tilata palveluita. Ratkaisevaa Valtipan toiminnan kannalta on, että verkostolla on koordinaattori käytettävissä, konsernipalveluna jatkossakin. VNK, joka tarjoaa jo nyt valtioneuvostolle (muille ministeriöille) tietopalveluita, on luonteva paikka. - eduskunta haluaa olla mukana verkostossa, jos kustannukset eivät nouse esteeksi. - MMM:n kannan mukaan on ongelmallista, jos koordinaattori on ministeriöiden ulkopuolella, päätäntävaltaa menisi ministeriöiden ulkopuolelle. MMM ei kannata Valtiokonttoriin siirtymistä. - Kansallisarkiston näkemyksen mukaan outoa, jos menee Valtiokonttoriin ostopalveluksi. Kysymys on, mitä hyötyä Valtiokonttorivaihtoehdosta olisi? VNK: Jos muuta ratkaisua ei ole, palvelu siirtyy Valtiokonttoriin. Tietopalvelujen kanta on saatettava palvelukeskuksen valmisteluorganisaatioon tiedoksi. VNK:n kannan mukaan on ensi kädessä VM:n tehtävänä miettiä, onko tietopalvelujen koordinaatiopalvelu siirtyvien asioiden joukossa. Jos VM katsoo, että löytyy joku muu soveliaampi paikka, VNK:lla on keskusteluvalmius. AVS Aaltonen ja ylijohtaja Vilavaara tuntevat asian, mutta eivät ole ottaneet kantaa. Jos siirto VNK:aan tapahtuu, VNK odottaa, että kaikki asiaan liittyvät resurssit siirtyvät VNK:lle. VM: Palvelukuvaus sisältää teknisiä asioita, voivat olla myös ulkopuolelta ostettavia, mutta tilaaminen tulee ongelmaksi. Miten näkyy ministeriöiden

8 Valtipan toimintasuunnitelma 2008 9 Valtipan troikka vuonna 2009 8 (10) budjetissa, kuka tilaa? VIP-hanke ei ole käsitellyt asiaa. VM:ssä pitäisi olla näkemystä, miten valtioneuvostotason ohjaus järjestetään. Jos vuoden vaihteeseen mennessä on toimittava, Valtiokonttori-vaihtoehtokin on olemassa, mutta mikä on pitkän tähtäyksen suunnitelma? Todettiin, että kannat koordinoinnin suhteen on tehtävä syksyn aikana, pitkän tähtäyksen suunnitelmaa ei voi jäädä odottamaan. LVM: VM tai VNK olisi luonteva paikka tietopalvelujen koordinoinnille, asiassa on myös tietopalvelujen edunvalvonnallinen näkökulma. Ei ole luontevaa siirtää koordinointitehtävää Valtiokonttoriin. PLM on samoilla linjoilla kuin muut ministeriöt, mutta asiasta on keskusteltava tarkemmin ministeriössä. VIP:n toiminnasta lausuntopyyntö, kysymys, kuka koordinoi tiedon ja sisällön hallintaa ministeriöissä? OM: VNK tai VM voisivat olla luonteva paikka Valtipa-koordinoinnille, mutta valmiutta päätöksentekoon ei ole vielä. Tarvittaisiin vielä tarkempaa vertailupohjaa todellisten hallinnointivaihtoehtojen arviointiin. UM: VNK ja VM ovat luonnollisempia paikkoja tietopalvelun koordinoinnille kuin valtiokonttori, mutta ei ole edellytyksiä sanoa, kumpi ministeriöistä. Puheenjohtaja totesi, että vallitseva näkemys on, että koordinoinnin pitäisi pysyä valtioneuvoston piirissä, mutta valmiutta kannan lopulliseen vahvistamiseen ei vielä ole. Päätettiin, että koordinaattori täydentää muistiota seuraavaan kokoukseen (8.10.2008), liittäen mukaan eri vaihtoehtojen hyvät ja huonot puolet sekä resurssimäärät ja vaikutukset eri vaihtoehdoissa. Ministeriön viralliset kannat esitetään seuraavassa Valtipan kokouksessa. Esityslistan mukana oli lähetetty troikan esitys toimintasuunnitelmaksi 2008. Aikapulan vuoksi siirrettiin käsittely seuraavaan kokoukseen. Esityslistan mukana oli jaettu Valtipan kokouskäytännöt/liite 1: Valtipan puheenjohtajat kautta aikojen. Syksyn 2009 puheenjohtajuus ja siten troikan kokoonpano jo keväällä 2009 on auki. Todettiin, että MAHTI-organisaatiot (VM, VNK, TEM, LVM, OKV) ja OPM, joilla on asiankäsittelyjärjestelmän käyttöönotto, eivät ole käytettävissä vuonna 2009. Troikkaan on kutsuttu mukaan VNK:n tietopalvelupäällikkö ja metatietopäätoimittaja (Laila Heinemann). Troikan kokoonpanosta päätetään 8.10.08 kokouksessa, ilmoittautumiset puheenjohtajaksi pyydetään koordinaattorille mahdollisimman pian. 10 Ilmoitusasiat IFLA-kuulumiset (Quebec 2008), ks. www.ifla.org> Puheenjohtaja Claudia Luxin teemana vuodelle 2008 on Libraries on the Agenda, ks.

IFLA Journal 34(1):99-100: How to Get Libraries on to the Political Agenda. The President s Workshop on Successful Lobbying in Durban. IFLA:n uudet www-sivut avataan tammikuussa 2009, sisältävät wikin, blogeja, RSS-syötemahdollisuuden, valokuvia, videoita... 9 (10) IFLA:n Government Libraries section http://www.ifla.org/vii/s4/index.htm, jonka jäsenenä on Maija Jussilainen, yhdessä on työstänyt Guidelines for Libraries of Government Departments. http://www.ifla.org/vii/s9/nd1/profrep106.pdf Julkaisussa on Suomesta mainittu hyvinä käytäntöinä säädösvalmistelun tietotuki ja käytäntö kutsua uudet virkamiehet tutustumaan tietopalveluun. IFLA:n Government Information and Official Publications section (GIOPS) http://www.ifla.org/vii/s17/index.htm, jonka jäsenenä on Irja Peltonen, on tuottanut julkaisun Best Practices in Government Information: A Global Perspective. - Edited on behalf of IFLA by Irina Lynden and Jane Wu, http://www.ifla.org/vii/s17/pubs/lynden_wu.htm Gov Lib Section järjestää mahdollisesti keväällä 2010 Euroopassa mid-term konferenssin, Tukholman ja Cardiffin konferenssien tapaan, teemana Guidelines n implementointi ja esim. egovernment /informaatioarkkitehtuuri/ cybercemetary tms. Seuraava IFLA:n maailmankonferenssi on Milanossa elokuussa 2008 (Gov Lib section teema: Transforming learning culture: Government Libraries within ), sitä seuraava Brisbanessa Australiassa ja sitä seuraava Puerto Ricossa. Kansallinen ontologiakirjastopalvelu ONKI pilottikäyttöön, TKK 12.9. klo 9:00-12:00, julkistus- ja esittelytilaisuus http://www.seco.tkk.fi/events/2008/2008-09-12-onki/ Valtioneuvoston ja eduskunnan yhtenäiset metatiedot ja tietorakenteet hankkeen (VM003:00/2007) loppuraportti on julkaistu VM:n internet-sivuilla (linkitetty myös HARE:en hankkeen julkaisuihin). http://www.vm.fi/vm/fi/04_julkaisut_ja_asiakirjat/01_julkaisut/05_val tionhallinnon_tietoturvallisuus/20080618valtio/name.jsp Valtioneuvoston metatietoryhmä on asetettu (VM115:00/2008) Tietojohtamisen verkoston palaveri ma 8.9.08 klo 13 Eduskunnan kirjastossa. Muistio palaverista jaetaan Valtipa-yhteistyöryhmälle ja tallennetaan.senaattoriin. Puheenvuoroja ubiikkiyhteiskunnasta julkaisu eduskunnan kirjaston tutkimuksia ja selvityksiä 10 ilmestynyt, myös sähköisessä muodossa Eduskunnan kirjaston sivuilla. Julkaisu on myös painettuna saatavilla ilmaiseksi.

10 (10) 11 Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 15.45

VALDA-hankkeen tilannekatsaus (dokumentinhallinta ja arkistointi) Valtipa-yhteistyöryhmän kokous 10.9.2008 projektipäällikkö Toini Salmenkivi Hallinnon kehittämisosasto Valtion IT-toiminnan johtamisyksikkö (ValtIT) www.valtit.fi

Hankkeen kokonaistilanne Hansel Oy on kilpailuttanut tietojärjestelmän toteutuksessa käytettävien ohjelmistotuotteiden puitejärjestelyn. Tietojärjestelmän toiminnallinen vaatimusmäärittely on tehty, esitelty valtionhallinnon sisällä ja koottu palaute 05/2008. Järjestelmän palveluiden/komponenttien kilpailutuksen valmistelu on loppusuoralla. ValtIT 10.9.2008 10.9.2008 2

Vuosi/HA & virasto 2009 LVM/Tiehallinto (230 htv) MMM/Metsäntutkimuslaitos (883 htv) MMM/Riista- ja kalatalouden tutkimuslaitos (312 htv) STM/KTL & Stakes (1353 htv) STM/TEO & STTV (153 htv) VM/Lääninhallitukset (930 htv) VM/Maistraatit (3646 htv) YM/YM-Kaikki (3018 htv) PLM/Puolustusministeriö (140 htv) 2010 LVM/Ilmailuhallinto (127 htv) LVM/Ilmatieteen laitos (572 htv) LVM/Ratahallintokeskus (104 htv) MMM/Maa- ja elintarviketalouden tutkimuskeskus (792 htv) MMM/Maanmittauslaitos (1785 htv) OM/OM (248 htv) TEM/Huoltovarmuuskeskus3 (31 htv) VM/Tilastokeskus (880 htv) VM/Valtiokonttori (608 htv) VM/Verohallinto (457 htv) VM/Väestörekisterikeskus (119 htv) 2011 LVM/Merenkulkulaitos (307 htv) MMM/Evira (747 htv) TEM/Kuluttajatutkimuskeskus (38 htv) TEM/Kuluttajavirasto (94 htv) VM/Tulli (2552 htv) 2012 TEM/Mittatekniikan keskus (70 htv) Myöh. LVM/LVM-Kaikki (3300 htv) LVM/Rautatievirasto (71 htv) LVM/Viestintävirasto (241 htv) MMM/MMM-Tike (231 htv) MMM/(366 htv) SM/SM-Kaikki (17923 htv) STM/STUK (338 htv) TEM/Energiamarkkinavirasto (30 htv) TEM/Patentti- ja rekisterihallitus (483 htv) TEM/Tekes (274 htv) TEM/Turvatekniikan keskus (117 htv) VM/Valtion taloudellinen tutkimuskeskus (56 htv) VM/VM (377 htv) VNK/Valtioneuvostonkanslia (227 htv) 1-2 VALDA = Palvelu käyttöönotettavissa (pilotti) 05/2009 ValtIT 10.9.2008 10.9.2008 3

VALDA-järjestelmä VALDA-järjestelmä Tukipalvelut ja asiakaslähtöinen kehittäminen VALDA asioidenhallinta VALDA dokumenttienhallinta VALDA aiheidenhallinta VALDA työryhmätyöskentely VALDA skannausratkaisu Sähköisen asioinnin alusta VALDA dokumenttienhallinta ja tietokanta Asiointitili Toimistoohjelmistot Sähköposti Julkaisujärjestelmät Muut järjestelmät Käyttäjien ja käyttöoikeuksien hallinta Prosessien hallinta, suorittaminen Dokumenttien hallinta Viranomaisen asiakirjojen hallinta Operatiivinen arkisto Varmistukset Hakumoottori Lokit ja raportointi Sisällön hallinta Metatietojen hallinta Alusta (palvelimet, tallennus, turvalliset laitetilat) Käyttöliittymä, personointi Näytöt ja lomakkeet, rakennustyökalu Luottamuksellisen sisällön hallinta eams Valvonta ja hallinta Tietokanta Virtuluottamusverkosto Pääsynhallinta, SSO LDAP, AD Työryhmäpalvelut Metatietopalvelu ValtIT 10.9.2008 10.9.2008 4

Suunnittelu- ja toteutusvaihe 1 Käynnistyy marraskuussa 2008. Projektiryhmä jakautuu kolmeen alatyöryhmään: eams kolmella eri rakenteella asioiden hallinta, aiheiden hallinta ja dokumenttien hallinta käyttöliittymä. ValtIT 10.9.2008 10.9.2008 5

Suunnittelu- ja toteutusvaihe 2 Yhden viraston toiminnallisuus valmiina loppukeväästä 2009. Monen viraston rinnakkainen toiminnallisuus valmiina syksyllä 2009 AMS-rakenne valittavissa toimisto-ohjelmisto valittavissa asiakirjan laadinnassa valittavissa taustatukimalli tai loppukäyttäjämalli. ValtIT 10.9.2008 10.9.2008 6

Useampi tapa rakentaa AMS 1. SÄHKE-mallin mukainen AMS. Kaikki aineisto (myös määräaikaisesti säilytettävä) luokitellaan kuten se olisi pysyvästi säilytettävää. 2. Sovellettu SÄHKE-mallin mukainen AMS. Vain pysyvästi säilytettävä aineisto ja diarioidut asiat luokitellaan SÄHKE-mallin mukaan. Muuhun asiakirja-aineistoon ei liity asiasidosta toimenpiteineen. 3. Erillisen suunnitelman hyödyntäminen SÄHKEmallin ohessa. Pysyvästi säilytettävässä aineistossa ja diarioiduissa asioissa SÄHKEluokittelu. Aiheilla ja dokumenteilla oma erillinen luokittelunsa/ryhmittelynsä. ValtIT 10.9.2008 10.9.2008 7

Kaksi mallia asiakirjan laatijalle 1. Taustatukimalli 2. Loppukäyttäjämalli Substanssivirkamieheltä ei edellytä asiakirjahallinnon erityistuntemusta. Metatietojen määrittäminen automatisoidaan mahdollisimman pitkälle. Asiakirjan laadinta voi käynnistyä kahdella eri tietojärjestelmän toiminnolla: valitaan asiakirjapohja/lomake tai valitaan ryhmittelyhierarkiasta soveltuva taso ja siihen liittyvä asiakirjapohja/lomake. ValtIT 10.9.2008 10.9.2008 8

Taustatukimalli Dokumentin laadinta käynnistyy valitsemalla asiakirjapohja/lomake. Asiakirjan laatija tuottaa dokumentin tai viranomaisen asiakirjan ja hyväksyy sen. Hyväksymisen jälkeen kaikki viranomaisen asiakirjat siirtyvät aina asiakirjahallinnon taustatuen työjonoon. Asiakirjahallinto tarkistaa ja täydentää metatiedot, tekee tarvittaessa liitokset ja linkitykset sekä mahdolliset pysyvän säilytyksen toimenpiteet. Mallin etuna kaikkien keskittyminen työssään oman osaamisensa ydinalueeseen. ValtIT 10.9.2008 10.9.2008 9

Loppukäyttäjämalli Virkamieheltä edellytetään tiettyjen dokumentin tai viranomaisen asiakirjan laadintaan liittyvien metatietojen hallintaa. Dokumentin laadinta käynnistyy joko valitsemalla asiakirjapohja/lomake, johon ryhmittely on etukäteen liitetty tai valitsemalla ryhmittelyhierarkiasta soveltuva taso ja siihen liittyvä asiakirjapohja/lomake. Asiakirjahallinto ei tarkasta metatietojen riittävyyttä ja oikeellisuutta. Asiakirjahallinto tekee tarvittaessa liitokset ja linkitykset sekä mahdolliset pysyvän säilytyksen toimenpiteet. ValtIT 10.9.2008 10.9.2008 10

Valtion IT-palvelukeskus (VIP) Aloittaa toimintansa 2.1.2009 osana valtiokonttoria. Tuottaa VALDA.ASP-palvelut. VALDA.ASP on dokumenttienhallinnan, asianhallinnan sekä sisällönhallinnan yhteiskäyttöinen, valmis kokonaisratkaisu yksittäisen valtionhallinnon organisaation asiakirjallisen tiedon ja dokumenttien käsittelyyn. VALDA.ASP palvelu sopii kaikenkokoisille valtionhallinnon virastoille ja laitoksille. ValtIT 10.9.2008 10.9.2008 11

VALDA.ASP-palveluun liittyminen VIP:ssa on valmis käyttöönottosuunnitelmarunko, jonka pohjalta jokaiselle liittyvälle organisaatiolle laaditaan tarkka tehtäväluettelo ja aikataulu. Organisaatio syöttää järjestelmään oman eamsnsa. Organisaatio valitsee itselleen asiakirjan laadintamallin. Organisaatiolla jo olemassa olevan sähköisen asiakirja-aineiston siirrosta VALDAan laaditaan oma suunnitelmansa ja toteutusaikataulunsa. On olemassa samanaikaisesti jo tietojärjestelmää käyttäviä virastoja/vast., käyttöönottoa tekeviä virastoja ja käyttöönottoa vasta suunnittelevia virastoja. ValtIT 10.9.2008 10.9.2008 12