ASIAKASPROSESSIEN HALLINTA JA VAIKUTUKSIEN MITTAAMINEN Tutkainharava-käytännön erillisarviointi 5.6.2014 Mikko Kesä, tutkimusjohtaja, HM Innolink Research Oy
OSA 1: OSA2: Esitys Arviointimateriaali Sisällys 1
10 näkökulmaa työllisyyspalvelun asiakasprosessien hallinnasta ja vaikutusten mittaamisesta OSA 1: ESITYS Case: Etappi ja Tutkainharava-sovellus 2
1. MISTÄ TYÖLLISYYSPALVELUSSA MAKSETAAN? Savon Sanomat uutisoi 2.6., että yhtä työllistynyttä tai opinnot aloittanutta henkilöä kohden kolmen Etappi-hankkeen kustannukset olivat noin 7.100 euroa. Ylä-Savossa työttömiä on huhtikuun 2014 työllisyyskatsauksen (Pohjois-Savon Ely-keskus) 3230 työtöntä. Tällä laskukaavalla jokainen työtön saisi töitä 23 miljoonalla eurolla. Todellisuudessa työpaikat ovat hyvinkin erihintaisia, joissakin tapauksissa hyvistä työntekijöistä työnantaja maksaa välittäjätaholle jopa 7.000-10.000 palkkion, toisissa tapauksessa kaksinkertainenkaan summa ei riitä työllistämään ihmistä. Hintaa kannattaa maksaa työllisyyspalvelusta, joka osaa ymmärtää asiakkaan työllistymistavoitteet ja valmiudet ja kykenee ohjaamaan aktivoiden ja omaehtoisuutta korostaen: On hyväkin, että asiakas löytää itse työn. TYÖLLISYYSPALVELUN YDIN ON ASIAKASOHJAUS, joka voidaan määritellä myös asiakasprosessien hallinnaksi ja vaikutusten mittaamiseksi. 3
2. MIKSI VAIKUTUSTEN MITTAAMINEN ON NIIN VAIKEAA TYÖLLISYYSPALVELUSSA? Työllisyyspalvelu on vain harvoin rajattu vaikutuksiltaan mitattava entiteetti; kyse on monesti pikemminkin sekä historiallisen jatkumon että ison joukon samaan aikaan toimivien prosessien yhteisvaikuttavuudesta. Tulosten ja vaikutusten mittaamisesta on tullut keskeinen osa todentaa myös julkisten (rahallisten) resurssien käyttöä. Työllisyyspalveluissa vaikuttavuustasoja ovat viime kädessä kaksi: kotimainen kilpailukyky (suomalaiset yritykset saavat kansainvälisessä kilpailussa pärjäävää osaavaa ja motivoitunutta työvoimaa). hyvinvointivaikutus, Ihminen saa työpaikan, jossa hän saa toteuttaa perustarvettaan (työn tekeminen) ja korvauksen työstä, jolla hän voi myös toteuttaa ja lisätä omaa hyvinvointiaan. Huom: Julkissektorin ei pitäisi koskaan tavoitella itselleen vaikuttavuutta. Julkisten resurssien tarkoituksenmukaisen käytön arvioinnin näkökulmasta kannattaa huomio kiinnittää suoritteiden ja tulosten mittaamiseen. Avainmittarit on tällöin johdettavissa pitkälti asiakasprosessien hallinnan tunnusluvuista. 4
3.1. JÄRJESTELMÄTKÄÄN EIVÄT KESKUSTELE KESKENÄÄN? TE-PALVELU KUNTA Asko-järjestelmä (ely) URA-järjestelmä TYPPI-järjestelmä Pegasos Effica Yrinet Kuva välityömarkkinoiden mittausmenetelmistä (TEM 2012). 5
3.2. JÄRJESTELMÄTKÄÄN EIVÄT KESKUSTELE KESKENÄÄN? Hyvin todennäköisesti keskivertopitkäaikaistyöttömän asiakkaan prosessin hallintaa ja tietoa on dokumentoitu 3-5 eri järjestelmässä. Täytyy kuitenkin muistaa, että asiakashallintajärjestelmä ei omista asiakasta. Jos tätä suhteuttaa esimerkiksi yritysten asiakashallintajärjestelmiin, on verrattaen yleistä että kiinnostavat päätöksentekijät ja kontaktit löytynevät sadoista eri tietokannoista. Täytyykö asiakkaasta myöskään tietää kaikkea mahdollista ja saada aiempi tieto hyödynnetyksi? Tässä on omat vahvuudet, mutta myös haavoittuvuutensa. Keskitytäänkö menneisyyteen ja ongelmien esiin nostamiseen vai nykyhetken mahdollisuuksiin. Tai jopa tulevaisuuteen, josta missään järjestelmässä ei ole tietoa! Tällä tasolla ei siis kannata kovin paljon huolehtia järjestelmien päällekkäisyydestä. 6
4. MITÄ KANNATTAA HALLITA? ETAPPI OPEN TOIMINTAKONSEPTIN NÄKÖKULMASTA Työnhakija-asiakkaan tietoa: TOIMINTA Työnantaja-asiakkaan tietoa: - Mitkä ovat asiakkaan todelliset tarpeet TULEVAISUUTEN TAVOITTEIDEN KANNALTA? - Mitkä palvelut tuottaisivat parhaat tulokset tavoitteiden saavuttamiseksi? -Miten kokemukset aiemmista palveluista ovat vaikuttaneet nykytilaan? Tieto hakija-asiakasmääristä ja laadusta Tieto työmarkkinoiden tarpeesta Tieto omien toimenpiteiden määrästä Tieto omien toimenpiteiden tuloksista Tieto asiakkaiden kokemuksista - Ketkä yritykset voisivat koska palkata mitä osaamista? 7
5. ASIAKASHALLINNAN JATKUVUUS Etappi Open hankkeessa käytössä ja arvioinnin alla oleva Tutkainharava asiakashallinnan malli ja sovellus on ollut käytössä nyt 4 eri hankkeessa ja kehittynyt niiden kokemusten kautta: 2003-2006, Kiuruvesi Pielavesi Keitele: Tutkain työllisyyshanke ETAPPI välityömarkkinoiden kehittämishankeen kolme omaa projektiosaa 2008-2010, 2011-2012 sekä ETAPPI Open 2013-2014. Tänä aika itse sovellusta on kehitetty tukemaan jatkuvasti kehittyviä asiakasprosessien malleja. Asiakastieto vanhenee ja tarpeet muuttuvat. Historiatietojen vaalimiseen asiakashallintaa ei yksin kannata perustaa vaikka siitä on tunnistettavaa hyötyäkin. Suurin arvo jatkuvuudella onkin siinä minkälaiset asiakasprosessien mallit ja tavat toimia on kyetty luomaan ja mikä merkitys itse järjestelmillä on näiden prosessien jatkuvuuden kannalta? Järjestelmä luo siis rakenteen ja mallin toimia. Tämä on tunnistettu myös Tutkainharava käytännön suureksi vahvuudeksi. 8
6. ASIAKASHALLINNAN SYSTEMAATTISUUS Asiakashallinnon jatkuvuus vaatii yhteiset pelisäännöt, Systemaattisuus on puolestaan näiden pelisääntöjen noudattamista. Suuri haavoittuvuus työllisyysprojekteissa tulee yleensä siitä, että ajatellaan tehtävän täyttä tulosta määräaikaisesti ja kaikki ylimääräinen työn dokumentointi hidastaa tuloksentekoa, se jää puuttumaan tai keskeneräiseksi. Raportointia kootaan vain rahoittajaa varten: raportoidaan työtä tekemättä sitä kuitenkaan läpinäkyväksi. Osaa projekteista johdetaan edelleen keltaisilla post-it lapuilla Tarkalla asiakastiedolla, sen hallinnalla ja oikeaoppisella käytöllä on merkittävä rooli mm: läpinäkyvyyden varmistamisessa tulosten aikaansaamisessa ja arvioinnissa hankeaikaisessa ja hankkeen jälkeisessä jatkuvuudessa ja siirrettävyydessä 1028 Työnhakijaa Tutkainharavasovelluksessa on dokumentoitu : 2008-2010: 419 työnhakija-asiakasta ja 688 työnantajakontaktia 2011-2012: 337 työnhakija-asiakasta ja 511 työnantajakontaktia 2013-2014: 271 työnhakija-asiakasta ja n. 200 työnantajakontaktia n.1400 Työnantajako ntaktia 9
7. ASIAKASTIEDON ARVO Suurin osa Etappi-trilogian hyödyistä on siirtynyt suoraan työnhakija- ja työantaja-asiakkaille: 1,5 me palkkatukea, jolla on subventoitu työnantajaa palkkauskustannuksissa. 1,0 me edestä osaamisen kehittämistä työnhakijoille. 0,3 me työnhakijoille ja työnantajille erillispalveluina. Työllistämispalvelulla tavoitellaan käänteistä asiakasuskollisuutta ja investoinnin tuotto-odotetta työnhakija-asiakkaille : toivottavasti tämä panostus riittää, ettet koskaan enää tarvitse meidän palvelua. Asiakastiedon arvo voi olla siis negatiivinen, jos sen seurauksena asiakkuus pitenee. Työnantaja-asiakkaat ovat eri roolissa: Asiakasuskollisuus voi johtaa jatkotyöllistämiseen. Etappi-hankkeissa on dokumentoi asiakastietoa. On myös kehitetty sovellus, joka on osaltaan varmistanut tiedon dokumentoinnin sekä dokumentoidun tiedon perusteella toimintojen ohjaamisen. Tämä ei yksin kuitenkaan ole arvokasta, vaan tulevaisuuden arvon muodostaa mm. seuraavat asiat: kyetäänkö asiakastieto ottamaan haltuun ehjänä jatkumona estäen katkokset kyetäänkö tarjoamaan vielä työtä vailla oleville henkilöille osuvia palveluita tietäen mitä löydöksiä etappilaiset ovat palveluidensa kautta tehneet. kyetäänkö palvelemaan Etapin asiakkaina olleet yritykset myös jatkossa kyetäänkö analysoimaan, ymmärtämään ja hyödyntämään tieto siitä, minkä tyyppiset henkilöt ja palvelut ja toisaalta työantajien profiilit ja tarpeet ovat johtaneet positiivisiin tuloksiin. Jos asiakastiedot ja prosessit kyetään niveltämään luontevasti tulevaisuuden toimintaan, voidaan perustellusti väittää, että tietopääomaa on usean miljoonan euron arvosta. 10
8.1 MITKÄ OVAT VERKOSTON HYÖDYT ASIAKASPROSESSIEN JA TIEDON HALLINNALLE? Kysymystä voidaan lähestyä keksityn käyttäjätarinan kautta: Tyyne Työttömästä on perustiedot Tutkainharava-sovelluksessa, jotka saatiin ja kirjattiin, kun hänen kanssaan käytiin perusteellinen 1,5 tunnin kartoituskeskustelu Etapissa. Tyynestä tiedetään hänen osaaminen, kokemus, toiveet ja tarpeet sekä se, mihin Etapin kustantamiin palveluihin hän pääsee. Tyynelle ostettiin Etapin toimesta palvelu, jossa palveluntuottaja rahaa vastaan sitoutui dokumentoimaan Tyynestä tiedot myös Tutkainharavaan. Samaan aikaan palveluntuottajalla on käytössään oma asiakashallinta- ja raportointijärjestelmä (VATjärjestelmä), joka palvelee raportointia toiselle viranomaiselle. Tänne palveluntuottaja dokumentoi myös asiakkaan perustietoja, palvelutarpeita ja todentaa palveluiden vaikutuksia. Tyyneä jo hieman harmittaa tämä jaakaaminen, samathan asiat hän kertoi juuri etappilaisille. Palvelu oli mukava ja laadukas ja Tyyne antoi siitä hyvän palautteen kyselyyn. Ainoastaan jäi mieleen se, että käsiteltäisiinkö hänen palautteensa luottamuksellisena vai liitettäisiinkö se osaksi hänen muita tietoja. Vähän tämä arveluttaa, koska tuli vähän moitittua työkkäriä nuivasta vastaanotosta ensimmäisellä kerralla. Tyynen työllistymistä palvelu ei valitettavasti tällä kertaa auttanut ja seuraava etappi hänen osaltaan oli TE-toimistossa. TE-toimistossa virkailija kyseli kokemuksia Etapista. Se oli mukavaa siihen asti, kunnes alettiin keskustelemaan taas samat asiat, jotka tulivat jo kahteen kertaan Etapissa läpi käydyiksi. Eikös nämä ihmiset keskustele ollenkaan keskenään, mietti Tyyne. Tyyne myös tiedusteli tätä ja sai vastauksen, että TE-toimisto saa aikanaan Etapilta paperitulosteet siitä, mitä Etapissa tehtiin, mutta ajanpuutteen vuoksi näitä ei juuri ehditä läpi käymään. Helpompaa on, että käydään nämä nyt vaan vielä kerran läpi. Tyyne mietti, että vaikka kaikki ovat todella kiinnostuneita hänen tarpeistaan ja palvelu oli hänen mielestään hyvää, ei viranomaisten ymmärrys hänen osaltaan ole juuri kohentunut siitä, mikä kokemus hänelle jäi kun hänellä oli vielä enemmän ongelmia. Tuolloin hän koki joutuvansa keskustelemaan samat kiusalliset ongelmat useaan eri kertaan eri viranomaisille, juurta jaksaen ja aina samasta lähtöruudusta käsin. Kovasti typissä, kunnan sosiaalitoimessa ja terveyskeskuksessa kirjattiin tietoja myös ylös, mutta eivät ne näköjään juuri heidän ymmärrystä lisänneet. 11
8.2 MITKÄ OVAT VERKOSTON HYÖDYT ASIAKASPROSESSIEN JA TIEDON HALLINNALLE? Mikään asiakasprosessien ja -tiedon hallintakäytäntö tai työkalu ei loppujen lopuksi kuitenkaan ohjaa asiakasta koko työllistymispolulla, KENELLÄKÄÄN EI OLE REITTIKARTTAA JA KOKONASSUUNNITELMAA. On vain tienviittoja, joissa kysytään mistä olet tulossa ja minne menossa. Tämä on pelkästään hyvä asia, koska kokonaisvastuu työllistämisestä on viimekädessä aina asiakkaalla itsellään. Voisiko seuraava vaihe olla se, että asiakas itse huolehtii asiakastietojensa siirtymisestä? Olisiko Tyynen kokemus toinen, jos hänen tietojaan olisi kirjattu hänen matkassaan kulkevaan työllistämiskansioon tai hänen käyttäjätunnuksilla aukeavaan palveluun Internetissä? Jotta verkosto saisi parhaan hyödyn asiakasprosessien hallinnan eri osatekijöistä ja dokumentointikäytännöistä, pitäisi verkoston lisätä keskinäistä ymmärrystä eri käytännöistä. Ymmärrystä lisää mm. se, että mitkä ovat kunkin toimijan ne palvelut ja prosessit, joita varten asiakastietoa dokumentoidaan ja miten niitä kukin hyödyntää. Tutkainharava sovellus on tyyppiesimerkki verkostotyökalusta, jonka toimintalogiikka perustuu kolmen peruselementin varaan ja jossa nämä on jo huomioitu: - Aiemman tiedon hyödyntäminen muilta toimijoilta ja järjestelmistä - Avoin tiedon jakaminen viranomaisten välillä ja toiminta avoimen tiedonvaihdon edistämiseksi (luvat työnhakijoilta ja antajilta) - Tiedon siirtäminen muihin järjestelmiin. 12
9. MITÄ TULEVAISUUS TUO TULLESSAAN TYÖLLISYYSPALVELUISSA JA MITEN TÄMÄ HUOMIOIDAAN ASIAKASPROSESSIEN JA TIEDON HALLINNASSA? Kolme ennustettua muutosvoimaa: Työmarkkinat mosaiikkimaistuvat: vahvan julkisen työnvälityksen rinnalle on jo tullut vahvistuva yksityinen työnvälitys ja tätä seuraa todennäköisesti myös muuttuva käsitys työn tarjonnasta (esimerkiksi myydään työpanosta yhdellä tai useammalle työnantajalle). Suosituksista tulee entistä tärkeämpi osa asiakasymmärrystä Osaaminen hakeutuu omiin Nicheihin (Headhunterit, Linkedin ) Kilpailun kiristyessä työmarkkinoiden transaktioista tulee entistä arvokkaampia. Työnantajat maksavat hyvistä työntekijöistä entistä enemmän ja samaan aikaan vaikeammin työllistyvien työpaikkojen saamisesta tulee yhteiskunnalle yhä enemmän kustannuksia. Julkista työllisyyspalvelua ennakoitaessa täytyy erottaa toisistaan muutos ja murros. Muutoksia tehdään sisäsyntyisesti ja niitä ei välttämättä voi ennakoida kovinkaan pitkälle (esimerkkejä on lukuisia). Murros on ulkoisen toimintaympäristön luoma jo vakiintunut ja vahvistuva muutosvoima. 13 Mitä edellyttää? Asiakasprosessien, asiakastiedonhallinnan ja vaikutuksenarvioinnin työvälineitä kehitetään siten, että niillä ei syrjäytetä työtöntä enempää. On vaikea nähdä etuja erillisjärjestelmissä, jotka ovat vaikeasti työllistyviä varten. Asiakaskriteeristön terävöittäminen: julkisen palvelun tulee täydentää markkinapuutteita ja ymmärtää koska asiakas tarvitsee apua ja koska hän työllistyy itse. Liika tuloshakuisuus voi johtaa virhearvioihin ja tehottomuuteen, jos valitaan asiakkaan työllistymispotentiaalin perusteella eikä palvelutarpeiden perusteella. Kustannusymmärryksen vahvempi mukaan tuominen prosesseihin. Mikä saa maksaa ja kuinka paljon. Järjestelmät mahdollistavat muutoksen (nopeankin) kuitenkin siten, että ne vastaavat murroksiin.
10. KOKOAVAKSI LOPUKSI Asiakastiedon ja prosessien hallinnan jatkuvuus olisi ehdottomasti turvattava. Tutkainharava - ohjelman kautta on tehty koko 4,5 me työ läpinäkyväksi ja siten myös mahdollisimman hyvin ja helposti eteenpäin siirrettäväksi. Vaikutusten mittaamisessa olisi keskityttävä reaaliaikaiseen, järjestelmän mahdollistamaan suoritteiden ja tulosten mittarointiin. Vaikutusten arviointi on myös tärkeää, mutta sen toteuttamiseen vaaditaan edelleen syvempää ymmärrystä ja laajempaa katsantoa. pitäisi verkoston lisätä keskinäistä ymmärrystä eri käytännöistä. Mikä on Tutkainharava? Tutkainharava on verkostomaisesti toimivaan työllistämispalveluun sopiva asiakasprosessien hallinnan ja tulosten hallinnan työkalu, joka toimii Internetissä. Työkalu sisältää työnhakija-asiakkaan tietojen ja palveluprosessien hallinnan ja työnantajasuhteiden hallinnan. Toiminnallisesti työkalu tuottaa myös machmakinginä työntekijöiden valmiuksien ja työnantajien tarpeiden välillä sekä projektihallintaan välttämätöntä tilastollista raportointitietoa. Lieneekö syy vai seuraus järjestelmästä, mutta Etappi-hankkeen palveluprosessit ovat hyvinkin selkeät. Hanke tekee juuri sitä, mitä itse järjestelmästä löytyy ja pystyy sen myös tarvittaessa selkeästä läpivalaisemaan ja kommunikoiaan. Työkalun kehittämisestä on vastannut pääasiassa kaksi henkilöä: sovellusta teknisesti kehittänyt Juhan Tyrväinen sekä Etappi-konkari Harri-Pekka Luomi. Kaverukset ovat kehittäneet sovellusta käsikädessä projektien työkäytäntöjen kehittämisen kanssa. Sovelluksesta itsestään on tullut käytettävyydeltään hieman hankala, mutta tämä ei ole ollut esteenä sen systemaattiselle käytölle. Tutkainharava on juuri niin hyvä kuin miten laajasti ja järjestelmällisesti sitä käytetään työttömien henkilöiden saamiseksi töihin. Kiitos 14!