Muistio 1 (6) Valtorin asiakasneuvottelukunnan kokous 3/2015 Aika ke 15.4.2015 klo 14.00 16.00 Paikka nh Merikotka, Ympyrätalo (9. krs, A-porras), Siltasaarenkatu 18-20 A, Helsinki Osallistujat tietojohtaja Tiina Pesonen, sosiaali- ja terveysministeriö, asia 1 toimialajohtaja Max Hamberg, valtioneuvoston kanslia, puheenjohtaja, asia 2-> ICT-palvelupäällikkö Petri Otranen, Helsingin kaupunki, Suomen kuntaliiton nimeämänä edustajana ylijohtaja Mia Nykopp, Liikenteen turvallisuusvirasto, liikenne- ja viestintäministeriön nimeämänä edustajana, poissa tietohallintojohtaja Antti Vertanen, maa- ja metsätalousministeriö tietohallintojohtaja Irma Nieminen, opetus- ja kulttuuriministeriö yksikön johtaja, neuvotteleva virkamies Timo Nuutinen, puolustusministeriö tietohallintojohtaja Tapio Aaltonen, sisäministeriö, poissa kehitysjohtaja Heikki Haukirauma, työ- ja elinkeinoministeriö tietohallintojohtaja Ari Uusikartano, ulkoasiainministeriö, poissa järjestelmäpäällikkö Ritva Flinkman, ulkoasiainministeriö erityisasiantuntija Erkki Saukkonen, oikeusministeriö tietojohtaja Irja Peltonen, valtiovarainministeriö tietohallintoneuvos, yksikön päällikkö Kristiina Luukkonen, valtiovarainministeriö, Julkisen hallinnon tieto- ja viestintäteknisen toiminnon edustajana tietohallintojohtaja Tarmo Maunu, ympäristöministeriö toimitusjohtaja Kari Pessi, asiakaspalvelujohtaja Jukka Rautanen, Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtori, sihteeri Paula Kovanen,, sihteeri, poissa talous- ja hallintojohtaja Tiina Pulli, Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtori tuotantojohtaja Seppo Mellas, Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtori neuvotteleva virkamies Tuomo Pigg, valtiovarainministeriö (asia 3) johtaja Jussi Kaurola, Ilmatieteen laitos (asia 3) riskienhallintajohtaja Kimmo Rousku, Valtori (asia 4) 1 Kokouksen avaus Puheenjohtaja Tiina Pesonen toivotti osallistujat tervetulleiksi ja avasi kokouksen klo 14:04.
Muistio 2 (6) Todettiin, että valtiovarainministeriö on muuttanut asiakasneuvottelukunnan kokoonpanoa nimeämällä Max Hambergin valtioneuvoston kanslian edustajaksi ja Erkki Saukkosen oikeusministeriön edustajaksi. Päätettiin, että Max Hamberg jatkaa asiakasneuvottelukunnan puheenjohtajana. Tiina Pesonen luovutti kokouksen puheenjohtajuuden Max Hambergille. 2 Kokouksen työjärjestyksen hyväksyminen Hyväksyttiin esityslista kokouksen työjärjestykseksi. 3 Ilmatieteen laitoksen TORI-siirron rajausesitys, asiakasneuvottelukunnan kuuleminen / Pigg, Kaurola Asiakasneuvottelukunta käsitteli asiaa uudelleen täsmennetyn esityksen pohjalta. Tuomo Pigg ja Jussi Kaurola esittelivät asian. Merkittiin tiedoksi valtiovarainministeriön ja liikenne- ja viestintäministeriön esitys Ilmatieteen laitoksen säätuotantojärjestelmään liittyviä perustietotekniikkapalveluja koskevasta poikkeuksesta. Valtorin asiakasneuvottelukuntaa kuullaan asiassa TORI-lain 3 1mom mukaisesti. Esityksessä Ilmatieteen laitoksen säätuotantojärjestelmään liittyvät perustietotekniikkapalvelut rajataan väliaikaisesti siirron ulkopuolelle, koska Ilmatieteen laitoksella on käynnissä selvitystyö yhteispohjoismaisen suurteholaskentajärjestelmän rakentamisesta. Suurteholaskennan kapasiteettia on tarkoitus hankkia yhdessä pohjoismaiden kesken ja sijoittaa kapasiteetti valittavaan kohteeseen. Rajausesityksen kohteena ovat Tori palvelut, eli ne kuuluvat Valtoriin keskitettäviin palveluihin. Suurteholaskenta sinänsä on sellainen palvelu, jota ei ole siirtymässä muista virastoista Valtoriin. Hanke etenee konkreettisesti ja seuraava tärkeä kohta on elokuussa 2015, jolloin on tarkoitus allekirjoittaa pohjoismaiden kesken sopimus asiasta. Asiakasneuvottelukunta puoltaa esitettyä rajausehdotusta saatuaan nyt tarkennetut perusteet asiasta. Asiaa on tarkasteltava uudelleen vuoden 2016 lopulla tai aikaisemmin, mikäli hankkeen eteneminen antaa aihetta uuteen tarkasteluun. Rajauksesta ei ole haittaa viraston tai Valtorin toiminnalle. 4 Valtorin riskienhallinta ja kokonaisturvallisuus / Rousku Kimmo Rousku esitteli asian. Todettiin, että riskit on arvioitu pääosin Valtorin sisäisestä näkökulmasta ja asiakasnäkökulmaa tulisi ottaa enemmän mukaan. Teknisiin asioihin
Muistio 3 (6) liittyvät riskit uskotaan pystyttävän hoitamaan, mutta taloudellisiin riskeihin tulisi kiinnittää enemmän huomiota. Palveluihin liittyvät riskit tulee käsitellä tarkemmin palvelutuotannon riskien käsittelyn yhteydessä. Erityisesti se, että onko Valtorilla kyky tuottaa asiakastarpeiden mukaisia palveluita. Jos palvelut viivästyvät, viivästyvät myös niiltä odotetut säästöt ja muut hyödyt. Sovittiin, että järjestetään alkusyksyllä erillinen asiakasneuvottelukunnan riskityöpaja, joka valmistellaan Tori siirtojen riskiarvioiden pohjalta. Työpajaan kutsutaan osallistujat ministeriöiden kautta siten, että myös virastojen edustajia voi osallistua. 5 Edellisen kokouksen pöytäkirja ja avoimet tehtävät Hyväksyttiin edellisen kokouksen muistio. Käytiin läpi avoimet tehtävät. 6 Valtorin tilannekatsaus / Pessi, Rautanen, Mellas Kari Pessi esitteli Valtorin 1.4. siirtojen jälkeisen yleisen tilanteen lyhyesti. Seppo Mellas esitteli palveluiden yleisen tilanteen sekä viestintäratkaisun ja julkaisualustan palvelukohtaista tilannetta. Keskustelussa todettiin: Konesali- ja kapasiteettipalveluissa sekä viestintäratkaisupalveluissa asiakaskokemus on monella asiakkaalla raportoitua negatiivisempi. Uusien palvelukokonaisuuksien avulla saatavia hyötyjä tulisi pystyä mittaamaan ja raportoimaan. Valtiotasolla vaikutukset ovat merkittäviä. Asiakkaiden reklamaatioiden osalta toivottiin enemmän näkyvyyttä koko asiakaskuntaan. Ei ole tehokasta, että useat asiakkaat reklamoivat Valtoria samasta asiasta. Voisi olla sovittu menettely, jonka avulla asiakkaat voisivat yhdellä yhteisellä reklamaatiolla hoitaa asian. Oleellista on se, että palvelut toimivat ja Valtori kykenee hoitamaan tarvittavan toimittajayhteistyön ja alihankkijoiden hallinnan. Alihankintasopimuksiin on saatava mukaan keinot, joilla palvelutoimittajiin voidaan vaikuttaa. Uusissa kilpailutuksissa tulisi pystyä huomioimaan myös kokemukset aikaisemmasta palvelun laadusta. Tämä on huomioitava myös Valtorin riskeissä. Myös Valtorin strategiassa on pohdittava mitä palveluita hankitaan ja mitä Valtori voi tuottaa itse. Asiakasneuvottelukunnan näkökulmasta Valtori ei ole kyennyt tuottamaan toimivia konesali- ja kapasiteettipalveluita sekä vies-
Muistio 4 (6) 7 Palvelut / Mellas 8 Talous / Pulli tintäratkaisupalveluita. Asiakasneuvottelukunta esittää huolensa Valtorin kyvystä huolehtia palveluiden laadusta ja alihankkijoiden hallinnasta. Asiakasneuvottelukunta kiinnittää huomiota siihen, että epätyydyttävät palvelut ovat suurimmalta osin saman Valtorin alihankkijan tuottamia. Jukka Rautanen esitteli yhteenvedon Valtorin asiakasreklamaatioista. Asiakasneuvottelukunta totesi, ettei niille luvattu käsittelyaika ole kaikilta osin toteutunut. Seppo Mellas esitteli viestintäratkaisun tilanteen ja laaditun toimenpideohjelman vaiheen sekä yhteisen julkaisualustan tilanteen. Todettiin, että viestintäratkaisu on erittäin kriittinen palvelu ja sen toimivuus on varmistettava. VYVI-ongelmat haittaavat valtion työskentelyn lisäksi myös valtio-kunta-yhteistyötä, kun mm. Lync-kokoukset tai työryhmätilat eivät ole suunnitellusti käytettävissä. Yhteisen julkaisualustan osalta Valtorin on varmistettava, että hankkeen päättymisen (30.6.) jälkeen päästään hallittuun palvelumalliin. Tiina Pulli esitteli Valtorin talousarvioehdotukseen ja taloushallintoon liittyviä asioita. Säästöjen toteutuminen on erittäin tärkeä tavoite, eikä asiakasneuvottelukunta saadun tiedon pohjalta ole täysin vakuuttunut, että säästölaskelmat ovat vahvalla pohjalla. Todettiin, että säästötavoitteisiin liittyviä laskelmia on vielä pyrittävä avaamaan siten, että ne ovat mahdollisimman helposti ymmärrettävissä. Tilanteen hahmottaminen on hankalaa jatkuvasti siirtojen myötä muuttuvassa tilanteessa. 9 Valtorin strategian toimeenpanosuunnitelman kehittämishankkeiden tilanne / Pessi 10 Muut asiat Ei ehditty käsitellä, siirretään seuraavaan kokoukseen. Ei muita asioita. 11 Seuraava kokous 12.5. klo 14-16.
Muistio 5 (6) 12 Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja kiitti osallistujia ja päätti kokouksen klo 16.01. Avoimet tehtävät No Pvm Toimenpide Vastuu Deadline Status Ratkaisu 26 3.2.2015 Yhteisen linjan selvittäminen VM:n tietohallintokyselyyn vastaamisesta. 27 3.2.2015 Budjettitalouden ulkopuolisten asiakkaiden työpajan valmistelu 29 18.3.2015 VYVI-palvelun toimenpidesuunnitelman asioiden eteneminen tilannekatsaus 30 18.3.2015 Asiakasneuvottelukunnan puheenjohtajuus 31 18.3.2015 Valtorin vuoden 2015 investointisuunnitelmassa mainittujen asioiden tilanne ja vuoden 2015 toimintasuunnitelma 32 18.3.2015 Valtorin strategian toimeenpanosuunnitelmassa ja tulossopimuksessa mainittujen kehittämishankkeiden riskien tilanne 33 18.3.2015 Valtorin strategian toimeenpanosuunnitelmassa ja tulossopimuksessa mainittujen kehittämishankkeiden tilanne 34 18.3.2015 YJA-palvelu: selvitys Liferayn tuen ja pienkehityksen toteuttamisesta 35 18.3.2015 Suoriteperusteisen hinnoittelun esittely Luukkonen Valmis VM:n linja on toimitettu asiakasneuvottelukunnan jäsenille 18.3.2015. Todettiin, että tarvitaan vielä tarkemmat ohjeet vastaamiseen erityisesti kyselyn kohtaan 3.1.5 Ostot valtionhallinnon palvelukeskuksilta (mitä millekin riville merkitään). Rautanen 15.4.2015 Suljetaan Asiakasneuvottelukunnan mielestä Valtorin on syytä varmistaa myös budjettitalouden ulkopuolisten asiakkaiden äänen kuuluminen esim. kerran vuodessa järjestettävässä yhteisessä tilaisuudessa. Todettiin, että yhteistä forumia ei tällä ole olemassa (tuleva Valtio Expo on suunnattu valtionhallinnon edustajille). Sovittiin, että Valtori laatii budjettitalouden ulkopuolisten asiakkaiden kuulemisesta ehdotuksen seuraavaan asiakasneuvottelukunnan kokoukseen. Mellas 15.4.2015 Valmis Pesonen 15.4.2015 Valmis Valtori 15.4.2015 Valmis Valtori 15.4.2015 Valmis Valtori 12.5.2015 Avoin Mellas 15.4.2015 Valmis Pulli 15.4.2015 Avoin 36 18.3.2015 Palveluiden tilanne liikenneva- Mellas 15.4.2015 Valmis
Muistio 6 (6) loin kuvattuna 37 18.3.2015 Reklamaatioiden tilanne Rautanen 15.4.2015 Valmis 38 15.4.2015 Riskityöpajan järjestäminen Rautanen, 30.9.2015 Avoin Rousku 39 15.4.2015 Valtorin puhepalveluiden esittely asiakasneuvottelukunnalle Mellas 12.5.2015 Avoin