Valtorin asiakasneuvottelukunnan kokous 5/2014

Transkriptio

1 Muistio 1 (7) Valtorin asiakasneuvottelukunnan kokous 5/2014 Aika ke klo Paikka Osallistujat nh Merikotka, Ympyrätalo (9. krs), Siltasaarenkatu A, Helsinki Jäsenet: tietohallintojohtaja Max Hamberg, oikeusministeriö, puheenjohtaja ICT-palvelupäällikkö Petri Otranen, Helsingin kaupunki, Suomen kuntaliiton nimeämänä edustajana (poistui klo 11.30) ylijohtaja Mia Nykopp, Liikenteen turvallisuusvirasto, liikenne- ja viestintäministeriön nimeämänä edustajana (saapui klo 9.10, poistui klo 11.30) tietohallintojohtaja Antti Vertanen, maa- ja metsätalousministeriö tietohallintojohtaja Irma Nieminen, opetus- ja kulttuuriministeriö ATK-palvelupäällikkö Arsi Mäkelä, puolustusministeriö (Nuutisen sijaisena) lainsäädäntöneuvos Tiina Ferm, sisäministeriö (Aaltosen sijaisena) kehitysjohtaja Heikki Haukirauma, työ- ja elinkeinoministeriö tietohallintopäällikkö Marit Olander, valtioneuvoston kanslia (Vilavaaran sijaisena) tietojohtaja Irja Peltonen, valtiovarainministeriö tietohallintojohtaja Tarmo Maunu, ympäristöministeriö toimitusjohtaja Kari Pessi, (saapui klo 9.20) asiakaspalvelujohtaja Jukka Rautanen, Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtori sihteeri Paula Kovanen, Poissa tietojohtaja Tiina Pesonen, sosiaali- ja terveysministeriö tietohallintoneuvos, yksikön päällikkö Kristiina Luukkonen, valtiovarainministeriö, Julkisen hallinnon tieto- ja viestintäteknisen toiminnon edustajana yksikön johtaja, neuvotteleva virkamies Timo Nuutinen, puolustusministeriö tietohallintojohtaja Tapio Aaltonen, sisäministeriö tietohallintojohtaja Ari Uusikartano, ulkoasiainministeriö osastopäällikkö Auni-Marja Vilavaara, valtioneuvoston kanslia 1 Kokouksen avaus Valtorin asiakasneuvottelukunnan puheenjohtaja Max Hamberg avasi kokouksen klo Kokouksen työjärjestyksen hyväksyminen Hyväksyttiin kokouksen työjärjestys.

2 Muistio 2 (7) 3 Edellisen kokouksen pöytäkirja ja avoimet tehtävät Hyväksyttiin edellisen kokouksen muistio. Sovittiin, että asiakasneuvottelukunnan jäsenillä on muistion lähettämisestä 1 viikko kommentointiaikaa. Mikäli muita kuin stilistisiä kommentteja ei tule, Valtori julkaisee muistion www-sivuillaan kommentointiajan kuluttua. Käytiin läpi avoimet tehtävät. 4 Valtorin tilannekatsaus Hallituksen kokouksessa on tarkoitus hyväksyä Valtorin strategia ja strategian toimeenpanosuunnitelma sekä Valtorin johtoryhmän jäsenten valinnat. Valtorin tulosneuvottelut VM:n kanssa on Valtori järjestää yhteistyössä Tieto Finland Oy:n kanssa konesali- ja kapasiteettipalvelujen esittelytilaisuuden klo Helsingissä. Valtori järjestää ICT-toimittajille tarkoitetun tietoiskutilaisuuden Helsingissä. Valtori esittelee toimintaansa Tietoviikon toimittajille Käytiin läpi yhteenveto reklamaatioista. Lokakuussa on Valtoriin saapunut 1 reklamaatio. Valtoriin saapuneet reklamaatiot edellyttävät usein useita neuvotteluita palvelutoimittajien kanssa, minkä takia Valtorin vastaukset reklamaatioihin saattavat viivästyä. Asioita kuitenkin edistetään kaiken aikaa. Valtori on sisäisesti asettanut vastausaikatavoitteen reklamaatioihin (oma palvelutuotanto 1 viikko ja ostettu palvelutuotanto 3 viikkoa). Käytiin läpi tuotteistustyön tilanne. Tuotteistusprojektissa laaditaan tuotteistusmalli, toteutetaan poc-tuotteistus valitusta tuotealueesta ja jalkautetaan tuotteistusmallia eteenpäin. Tuotteistuksen roadmap valmistuu marraskuun loppuun mennessä. Alustavan suunnitelman mukaan poc toteutetaan konesali- ja kapasiteettipalveluista. Asiakasneuvottelukunta näkee tuotteistuksen tärkeänä asiana. Tuotteistuksessa on hyvä laatia yleiset periaatteet (ml. laatu) palveluille. Tuotteistamisperiaatteita on Valtorissa jo mietitty ja jatkossa Valtori haluaa mukaan muutaman asiakaspilotin. Tuotteistus tullaan tekemään yleisemmällä tasolla ja siinä pyritään paketoimaan palveluja esim. erilaisten asiakastarpeista esille tulleiden käyttäjäprofiilien mukaan (esim. Työntekijän peruspaketti ). Paketteihin tulee erilaisia palvelutasoja. Nykypalveluista siirrytään tuotteistettuihin palveluihin asiakaskohtaisten kehityssuunnitelmien myötä vaiheistettuna asiakkaittain.

3 Muistio 3 (7) Asiakkaiden kannalta olennaista on, että laskutus on selkeää ja laskuissa on riittävät tiedot niiden asiatarkastusta varten. Kustannusten läpinäkyvyys ja kustannusten seurantaprosessi ovat tärkeitä. Valtori pyrkii jatkuvasti parantamaan laskutustaan. Asiakasneuvottelukunta keskusteli mahdollisuudesta käyttää Tilhan hankintasuunnitelmaa Valtorin vakiohintaiseksi tuotteistettujen palveluiden osalta. Nykytilasta tuotteistettuihin palveluihin siirtymisen aikana palvelut todennäköisesti ovat sopimuskauden loppuun saakka nykyisillä hinnoilla eli asiakkailla voi olla samankaltaisesta palvelusta eri hinta. Sovittiin, että lähetekeskustelu tuotteistussuunnitelmasta käydään asiakasneuvottelukunnan kokouksessa Valtori toimittaa esitysmateriaalin (tuotteistuskonsepti ja roadmap) asiakasneuvottelukunnan jäsenille tammikuun 2015 puoliväliin mennessä. Käytiin läpi palveluiden yleistilanne. Viestintäteknisissä palveluissa (eritoten VYVI) on ollut toistuvia häiriötä johtuen tietoliikenne- ja versiomuutoksista. Tilanne on jo parantunut ja toimittajan kanssa on tehty kehityssuunnitelma palvelun toimittamiseen ja hallintaan liittyen. VYVI-palvelun (Posti, Pika ja Verkkokokous) asiakashinnat laskevat alkaen. 5 Asiakasneuvottelukunnan kuuleminen - Viestintäviraston siirrettäviä tehtäviä ja toimintoja koskeva poikkeus Merkittiin tiedoksi valtiovarainministeriön ja liikenne- ja viestintäministeriön esitys Viestintäviraston siirrettäviä tehtäviä ja toimintoja koskevasta poikkeuksesta. Valtorin asiakasneuvottelukuntaa kuullaan asiassa TO- RI-lain 3 1mom mukaisesti. Esityksessä Viestintäviraston itse tuottamat käyttöpalvelut tuotantotiloineen rajataan TORI-siirron ulkopuolelle. Asiakasneuvottelukunta puoltaa rajausesitystä, koska poikkeaminen on perusteltua ja linjassa edellisessä asiakasneuvottelukunnan kokouksessa määriteltyjen periaatteiden kanssa. Lisäksi asiakasneuvottelukunta koki tärkeäksi, että Valtori luo pikaisesti tarvittavat puitteet tämänlaiselle toiminnalle. Rajaukseen liittyy tavoite siirtää ko. tehtävät Valtoriin mahdollisimman pian, eikä poikkeama tuo ongelmia Valtorin tai viestintäviraston toiminnalle. 6 Asiakaskohtaisten kehityssuunnitelmien valmistelun tilanne Käytiin läpi puitesopimuksessa mainittujen asiakaskohtaisten kehityssuunnitelmien (siirtyminen nykytilasta tulevaan) valmistelun tilanne. Suunnitelmien laatiminen on aikataulustaan myöhässä yhtenäistämissuunnittelun keskeneräisyyden vuoksi. Suunnitelmassa kootaan yhteen asiakkaan toiminnasta tulevat kehitystarpeet, Valtorin palveluiden yhtenäistämisen eteneminen ja siirtyneet sopimuskannan elinkaaret. Suunnitelmaa tarkastellaan ja päivitetään toiminnan ja talouden suunnittelun vuosikellon mukaisesti.

4 Muistio 4 (7) Asiakasneuvottelukunta näki asiakaskohtaisten kehityssuunnitelmien olevan tärkeä asia. Asiakasneuvottelukunta oli huolissaan, toteutuvatko säästötavoitteet, jos kehityssuunnitelmat ovat aikataulustaan myöhässä. Valtori luottaa kuitenkin säästöjen toteutumiseen. Asiakasneuvottelukunnan mielestä on olennaista, että asiassa edetään, mutta myös se, että edetään harkiten. Asiakaskohtaiset kehityssuunnitelmat vievät kohti yhtenäistä palvelutuotantoa. Valtorin tulee kuvata lopullinen tavoitetila (tuotteistuksen kautta), jota kohti edetään ja suunnitella etenemisjärjestys (suurimmat potentiaalit, suurimmat säästöt). 7 Valtorin tulossopimus ja sen valmistelun tilanne Käytiin läpi luonnos VM:n ja Valtorin välisestä tulossopimuksesta. Asiakasneuvottelukunta oli huolissaan, tulevatko kaikki vaikuttavuustavoitteiden toimenpiteet toteutumaan vuonna 2015 ja onko niitä mahdollista mitata luotettavasti. Asiakasneuvottelukunta totesi, että mittari Kustannukset / työasema ei välttämättä ole hyvä ja kehitystä oikealla tavalla kuvaava mittari. Sen tilalle olisi hyvä löytää parempi mittari. Asiakasneuvottelukunta totesi, että mittareissa ei ole mitään palvelun laatua kuvaavia mittareita (esim. häiriöiden määrä, tikettien ratkaisumäärä ensimmäisellä tasolla, tms.). Todettiin, että tulossopimuksen valmistelussa on syytä vielä arvioida mahdollisesti puuttuvia teemoja sekä arvioida toiminnan riskit. 8 Valtorin toiminnanohjausjärjestelmähankkeen tilannekatsaus Käytiin läpi toiminnanohjausjärjestelmähankkeen tilanne. Kyseessä on hyvin laaja kokonaisuus. Syksyn 2014 aikana on tehty suunnittelua ja kartoitusta ja kevään 2015 aikana toteutetaan ensimmäiset hankinnat. Toiminnanohjausjärjestelmähanke kytkeytyy oleellisesti palvelunhallintajärjestelmän kehittämiseen prosessiomistajat ja -vastaavat ovat molemmissa mukana. Kilpailutuksessa otetaan huomioon, että koko valtionhallinnolla on mahdollisuus käyttää tiketöintivälinettä virastojen omiin tarpeisiin. 9 Julkaisujärjestelmäpalveluiden ja lokienhallinnan palveluiden suunnitelma ja aikataulutus Käytiin läpi julkaisujärjestelmäpalvelun tilanne. Ahti on toteuttanut valtion yhteisen julkaisujärjestelmäalustan (YJA). VM:n kanssa on sovittu, että palvelu (ainakin alusta) tullaan siirtämään Valtoriin. Siirto käynnistetään mahdollisimman pian Valtorin palveluksi se siirtynee vuoden 2015 puolella. Palvelun omistajuus ja sovellustason kehitys- ja käyttöönottotehtävien järjestäminen ovat vielä ratkaisematta. Asiakasneuvottelukunta toivoo asiaan ratkaisua mahdollisimman pian, jotta yhteinen julkaisujärjestelmä olisi kaikkien sitä tarvitsevien käytössä. Mikäli

5 Muistio 5 (7) 10 VNHY:n vaikutukset Valtoriin palvelu siirtyy Valtoriin, tulisi Valtorin tarjota sitä pakettina asiakkaille (alustapalvelu + kehitys-/käyttöönottoprojekti). Käytiin läpi lokien hallinnan tilanne. Päätöksiä etenemisestä ei ole. Asiakasneuvottelukunta toivoo asiaan linjausta ja toimintamallia Valtorilta. Olisiko esimerkiksi mahdollista, että asiakasorganisaatio toteuttaisi lokien hallinnan ratkaisun Valtorin/JulkICT ohjauksessa siten, että se siirrettäisiin Valtorin palveluksi valmistumisen jälkeen? Yhteistyömalli ministeriön, VNHY:n ja Valtorin välillä on epäselvä. VNHY-hankkeen olisi mahdollisimman pikaisesti käynnistettävä palveluiden hallintamallin ja yhteistyön suunnittelu. Haasteena palvelujen siirrossa on myös käytännön asioita, kuten laskutus ja lisenssienhallinta vuoden 2015 osalta (2kk ministeriö ja 10kk VNHY). Asiakasneuvottelukunta on huolissaan VNHY-siirron avoimien asioiden määrästä ja ratkaisujen puuttumisesta. 11 ELY:jen sähköpostin ja VYVI palvelun tilanne ja ratkaisu Asia liittyy yksittäiseen asiakkaaseen, mutta koska sillä on kytkös koko VYVI-palvelun tuottamiseen, käsitellään se asiakasneuvottelukunnan kokouksessa. VYVI-käyttöönottoprojektin alkuvaiheessa asiakas on havainnut, että siirtyminen VYVI Posti-palveluun merkitsee muutosta, joka koetaan palvelun laadun heikkenemisenä. Laadun heikkeneminen johtuu siitä, että palvelun myötä sähköpostia ei voi käyttää Outlook Anywhere - toimintona. Käyttöönotto on asian takia pysäytetty. VYVI Posti-palveluun on teknisesti mahdollista toteuttaa Outlook Anywhere -toiminnallisuus, mutta se tarkoittaa, että muutos otetaan käyttöön koko palvelussa. Tällöin Vyvi Posti-palvelu laskee kaikkien sen käyttäjien osalta tietoturvan korotetulta tasolta perustasolle. Asiakasneuvottelukunnan mukaan VYVI Posti-palvelun tietoturvatasoihin ei ole syytä tehdä muutoksia. 12 Asiakasneuvottelukunnan toiminta Keskustelu Valtorin raportoinnista asiakkaille ja asiakasneuvottelukunnalle: asia käsitellään myöhemmin. Sovittiin, että asiakasneuvottelukunnan kiireellistä kannanottoa edellyttävissä tapauksissa asia ratkaistaan sähköpostimenettelyllä. Kommentointiaika on 1 viikko. Mahdolliset sähköpostimenettelyllä ratkaistut asiat todetaan seuraavassa asiakasneuvottelukunnan kokouksessa.

6 Muistio 6 (7) 13 Muut asiat Sovittiin, että asiakasneuvottelukunnan jäsenet voivat esteen sattuessa lähettää kokoukseen sijaisen. Sijaisesta on ilmoitettava etukäteen Rautaselle. Ei muita asioita. 14 Seuraava kokous 15 Kokouksen päättäminen klo Yhteiskokous Valtorin hallituksen kanssa. Kokouksessa asiakasneuvottelukunta esittelee tavoitteet ja toimintasuunnitelmansa samoin kuin hallitus. Asiakasneuvottelukunnan jäsenet voivat esittää muita asiatoiveita sähköpostilla Hambergille, Pesoselle, Pessille ja Rautaselle. Puheenjohtaja päätti kokouksen klo Avoimet tehtävät No Pvm Toimenpide Vastuu Deadline Status Ratkaisu Hallituksen, asiakasneuvottelukunnan ja Valtorin johdon yhteinen kokous. Ehdotus ajankohdaksi Suunnittelumateriaali palvelutuotannon uudelleen organisoimisesta asiakasneuvottelukunnalle kommentoitavaksi ennen kuin se käsitellään hallituksessa Selvitys Valtorin rahoituksesta ja investoinneista Valtorin www-sivuilla olevan asiakasneuvottelukunnan alasivun päivittäminen kokouksessa sovitun mukaisesti Doodle-kysely kevään 2015 kokousajoista Tilannekatsaus toiminnanohjausjärjestelmästä Esitys YT-käsittelyyn tulevasta viestiliikenteen salauksen avaamisesta Pessi Valmis Hallituksen ja asiakasneuvottelukunnan yhteiskokous on klo Helsingissä. Kalenterivaraus on lähetetty. Rautanen Avoin Palvelutuotannon uudelleenorganisoimisesta ei vielä ole suunnittelumateriaalia. Asiaan palataan kun Pessi Kovanen ja viestintä Valmis se on ajankohtaista. Asiakasneuvottelukunta sai sähköpostilla hallituksen materiaalit kommentoitavakseen. Virallista asiakasneuvottelukunnan kantaa ei ole laadittu Valmis Sähköpostiosoitteet, puhelinnumerot, kokouskalenteri, suurin osa valokuvista ja kokousmateriaalit on lisätty. Kovanen Valmis Kalenterikutsut vuoden 2015 kokouksiin on lähetetty Valmis Käsitelty kokouksessa Valmis Asia käsitelty kokouksessa Valtiovarainministeriön ja Valtorin hallituksen välisen tulossopimuksen valmisteluvaiheessa Pessi Valmis Käsitelty kokouksessa.

7 Muistio 7 (7) asiakasneuvottelukunnalle järjestetään mahdollisuus kommentoida tulossopimusluonnosta strategiselle ohjaajalle Asiakasneuvottelukunnan päivitetyt tavoitteet ja suunnitelma Reklamaatioiden käsittely Valtorin työjärjestyksessä Tietoliikenteen seurannasta selkeäkielisempi ja yksinkertaisempi materiaali asiakasneuvottelukunnan jäsenille kommentoitavaksi mahdollisimman pian Lähetekeskustelu tuotteistussuunnitelmasta käydään asiakasneuvottelukunnan kokouksessa Valtori toimittaa esitysmateriaalin (tuotteistuskonsepti ja roadmap) asiakasneuvottelukunnan jäsenille tammikuun 2015 puolivälissä. Rautanen Rousku Rautanen ja Valmis Avoin Hamberg Valmis Päivitetyt tavoitteet ja toimintasuunnitelma on toimitettu asiakasneuvottelukunnan jäsenille. Rautanen Valmis Valtorin työjärjestyksessä ei ole todettu reklamaatioista. Materiaali toimitettu.