Valtorin asiakasneuvottelukunnan kokous 6/2016

Transkriptio

1 Muistio 1 (5) Talous ja hallinto / Paula Kovanen n asiakasneuvottelukunnan kokous /201 Aika to klo Paikka Osallistujat Poissa, Lintulahdenkatu 5, Helsinki, nh Lokki (9. krs) toimialajohtaja Max Hamberg, valtioneuvoston kanslia, puheenjohtaja tietohallintojohtaja Antti Vertanen, maa- ja metsätalousministeriö erityisasiantuntija Kalervo Koskimies, opetus- ja kulttuuriministeriö (poistui klo 13.40) erityisasiantuntija Jussi Kuusela, puolustusministeriö (Nuutisen sijaisena) tietohallintojohtaja Tapio Aaltonen, sisäministeriö kehitysjohtaja Heikki Haukirauma, työ- ja elinkeinoministeriö tietohallintojohtaja Tarmo Maunu, oikeusministeriö tietojohtaja Irja Peltonen, valtiovarainministeriö erityisvirkamies Kirsi Janhunen, valtiovarainministeriö, Julkisen hallinnon tieto- ja viestintäteknisen osaston edustajana (poistui klo 13.40) tietohallintojohtaja Ari Uusikartano, ulkoasiainministeriö (poistui klo 13.55) tietohallintopäällikkö Markku Heinäsenaho, sosiaali- ja terveysministeriö (Pesosen sijaisena) asiakaspalvelujohtaja Jukka Rautanen, Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus tuotantojohtaja Seppo Mellas, Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus talous- ja hallintojohtaja Tiina Pulli, Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus toimitusjohtaja Pasi Lehmus, Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus (poistui klo 13.40) johdon assistentti Paula Kovanen, Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus, sihteeri tietojohtaja Tiina Pesonen, sosiaali- ja terveysministeriö neuvotteleva virkamies Timo Nuutinen, puolustusministeriö ylijohtaja Mia Nykopp, Liikenteen turvallisuusvirasto, liikenne- ja viestintäministeriön nimeämänä edustajana ICT-palvelupäällikkö Petri Otranen, Helsingin kaupunki, Suomen kuntaliiton nimeämänä edustajana tietohallintojohtaja Jukka Litmanen, ympäristöministeriö 1 Kokouksen avaus Puheenjohtaja Max Hamberg toivotti osallistujat tervetulleiksi ja avasi kokouksen klo Kyseessä on n toimitusjohtajana aloittaneen Pasi Lehmuksen ensimmäinen asiakasneuvottelukunnan kokous.

2 Muistio 2 (5) Talous ja hallinto / Paula Kovanen Edellisen kokouksen pöytäkirja ja avoimet tehtävät Hyväksyttiin edellisen kokouksen muistio. Käytiin läpi avoimet tehtävät. 3 n taloustilanne ja toimenpiteet Tulossopimus 2017, luonnos Merkittiin tiedoksi esitys n ennusteesta 201 ja budjetista Tammi-heinäkuun kumulatiiviseen toteumaan verrattuna, alijäämä lisääntyi elokuussa vain vähäisesti. n toteuttamat säästötoimenpiteet ovat siis vaikuttaneet positiivisesti tulokseen ja uskoo, että vuoden 201 taloushaaste pystytään ratkaisemaan. Käytiin läpi säästötoimenpiteet, joita ssa on jo tehty ja tehdään edelleen. Todettiin, että osa toimenpiteistä on rakenteellisia muutoksia, jotka vaikuttavat positiivisesti vuoden 201 lisäksi myös tulevien vuosien talouteen, mm. tuotteistettujen palveluiden levittämisen kiihdyttäminen. Lomautusuhka on edelleen olemassa, mutta näillä näkymin lomautuksilta vältytään, mikä tarkoittaa samalla sitä, että palveluiden jatkuvuus on asiakasnäkökulmasta turvatumpaa. Lomautuksien tilanteesta ja lomakiellon purkamisesta on henkilöstölle YT-info Asiakasneuvottelukunta pitää hyvänä asiana, että toimenpiteitä on laadittu ja toteutettu, mutta toivoo n tarkastelevan huolellisesti, etteivät toimenpiteet siirrä negatiivista vaikutusta vuodelle 2017 (esim. investoinnit / poistot ja lomakielto). Asiakasneuvottelukunta pitää Valttikäyttöönottojen viivästymistä huolestuttavana, ja korosti kaikkeen toimintaan liittyvän viestinnän luotettavuuden merkitystä. Merkittiin tiedoksi Valtiovarainministeriön ja n välisen vuoden 2017 tulossopimuksen tilanne. Tulossopimuksen laadinta on aloitettu, mutta se on vielä luonnosvaiheessa. Tulossopimus sisältää keskeisiä tavoitteita ja toimenpiteitä eri osa-alueille vuodelle Vaikuttavuustavoitteista on keskusteltu VM:n edustajien kanssa. Asiakasneuvottelukunta toi esiin, että säästöjen seurannassa olisi hyvä tuoda esiin ICT-palvelujen tuottamisen säästöjen lisäksi myös välillisiä säästöjä, joita syntyy esim. etätyön ja online-kokouksien mahdollistumisen kautta ja ICT toiminnan merkitystä substanssin tehostamisessa yleisestikin. Asiakasneuvottelukunnan mielestä on tärkeää saada määriteltyä mittareille lähtötaso, jotta kehitystrendien seuranta on jatkossa mahdollista. Mittareiden on hyvä olla selkeitä ja yksinkertaisia. VM voi halutessaan pyytää myös asiakasneuvottelukunnan jäseniltä kommentteja tulossopimusluonnokseen. Keskusteltiin n organisaation kehityksestä. Organisaation on syytä olla asiakaslähtöinen, mutta ei asiakaskohtaisesti siilottunut.

3 Muistio 3 (5) Talous ja hallinto / Paula Kovanen Talousarvio 2017 Palveluhinnasto 2017 Merkittiin tiedoksi esitys toiminta- ja taloussuunnitelmasta vuodelle Investoinnit on jaettu neljään luokkaan: asiakasprojekteihin, asiakkaan as is -palveluihin, sisäisiin kehityshankkeisiin ja tuotteistettuihin palveluihin. - Asiakasprojekteissa suurimpana ovat Valtti-käyttöönotot, joissa asiakas voi halutessaan valita käyttöönoton kustannuksen käsittelyn investointina 3 vuoden kuoletusajalla. - Asiakkaan as is -palvelut sisältää spesifejä, yksittäisiä asiakkaita koskevia investointeja, jotka asiakas maksaa kuoletusajalla. - Sisäiset kehityshankkeet sisältää sekä n sisäisiä hankkeita että asiakkaille tuotettaviin palveluihin liittyviä kehityshankkeita. Asiakasneuvottelukunnan ehdotti, että näitä tarkasteltaisiin jatkossa erikseen. Budjetissa asiakasprojektien tuottojen kasvu johtuu pääasiassa digitalisaatioon ja KAPAAn liittyvistä tehtävistä, joihin on asiakasrahoitus. Budjetissa näkyy myös uusien palveluiden (mobiilipalvelut, videoneuvottelupalvelut) vaikutukset. Nämä korvaavat asiakkailla aiemmin olevia palveluita, joiden kustannukset vastaavasti katoavat. Budjetti on hieman alijäämäinen eli kulupuolta tullaan tarkastelemaan edelleen. Käyttöönottoprojekteihin käytettävissä olleen mom. 13 käyttö poistuu. Asiakasneuvottelukunnan mukaan budjetin alijäämän pienentämiseksi voisi tarkastella erityisesti ICT-kuluja, jotka ovat kulurakenteen suurin menoerä sekä lisenssihankintoja, joista on aiemmin luvattu saavutettavan suuriakin säästöjä. Asiakasneuvottelukunnan jäsenet voivat toimittaa lisäsäästöehdotuksia n toimitusjohtajalle. Todettiin, että osa n saavuttamista säästöistä ei näy n tuloslaskelmissa, koska ne ohjautuvat suoraan asiakkaalle. n olisi hyvä luoda jokin tapa esittää myös ko. säästöjä. Asiakasneuvottelukunta kiitti a yksityiskohtaisista erittelyistä, jotka lisäävät n toiminnan läpinäkyvyyttä, vaikkei asiakasneuvottelukunta asioita yksityiskohtien tasolla voikaan käsitellä. Merkittiin tiedoksi esitys n palveluiden hinnanmuutoksista vuodelle VY-verkon ja YJAn osalta hinnanmuutokset ovat huomattavia muiden palveluiden osalta vähäisiä. - VY-verkon hinnankorotuksen taustalla on mm. palvelun nykyinen kustannusvastaamattomuus sekä se, että GovHavaro palvelu muuttuu vuoden 2017 alusta VM:n rahoituksesta asiakasrahoitteiseksi. - YJAn hinnoittelurakenne on kokonaisuudessaan muutettu, jotta se olisi kustannusvastaavampi nykyiseen malliin verraten. Hinnoittelu-

4 Muistio 4 (5) Talous ja hallinto / Paula Kovanen Benchmark -vertailut, tilanne 8 Tiedoksi rakenne on melko monimutkainen ja tulee käymään sen läpi palvelua käyttävien asiakkaiden kanssa. Sovittiin, että YJA-palvelusta (mm. palvelun ominaisuudet, tietoturva, kustannustaso ja hinnoittelurakenne) keskustellaan erikseen seuraavassa asiakasneuvottelukunnan kokouksessa. Asiakasneuvottelukunta ehdotti, että hinnoittelua voisi kehittää yksinkertaisemmaksi, esimerkiksi htv-perusteiseksi kokonaisveloitukseksi. toimittaa palveluhinnaston asiakkaille lokakuun alussa. Asiakasneuvottelukunta toivoi, että voi viimeistään tässä vaiheessa arvioida hinnaston muutokset asiakaskohtaiseen laskutukseen. Hinnoittelu toimii pohjana vuoden 2017 budjetoinnille. Merkittiin tiedoksi benchmark-vertailujen tilanne. Vertailuja laaditaan syksyn 201 aikana. Sovittiin, että toimittaa benchmarkvertailujen tulokset asiakasneuvottelukunnan jäsenille, kun ne valmistuvat. Merkittiin tiedoksi n palveluiden tilanne 8 / 201. Merkittiin tiedoksi asiakasreklamaatiot. 9 Seuraavan kokouksen teemat 10 Muut asiat 11 Kokouksen päättäminen Merkittiin tiedoksi tulevaisuuden viestintäratkaisun lausunnot. Vuosikellon mukaisesti seuraavan asiakasneuvottelukunnan kokouksen teemana ovat tuotekehitysportfolio ja palveluiden käyttöönotot. Lisäksi kokouksessa käsitellään Valtion julkaisualustajärjestelmä YJAa. Keskusteltiin lyhyesti Office35-pilvipalveluissa havaituista tietoturvallisuuteen liittyvistä poikkeamista. Puheenjohtaja päätti kokouksen klo Avoimet tehtävät N Pvm Toimenpide Vastuu Deadline Status Ratkaisu o Riskityöpajan järjestäminen Rautanen, riskienhallintapäällikkö Työpaja toteutettiin Työpajaan osallistuneilta asiakkailta

5 Muistio 5 (5) Talous ja hallinto / Paula Kovanen Käyttäjätuen kehittämisen tilannekatsaus Tulevaisuuden viestintäratkaisu -projektin tulosdokumenttien lähettäminen lausuntokierrokselle ministeriöiden kirjaamoihin Asiakkaiden lisenssitarpeiden kartoittaminen Doodle-kysely syksyn kokousajoista ja kokousvaraukset Benchmark-vertailujen tulokset asiakasneuvottelukunnan jäsenille Keskustelu erilaisten hallinnonalatasoisten yhteistyömallien toimivuudesta. Kriteerit, miten asiakkaiden tuotteistettujen palvelujen käyttöön-otot järjestetään mahdollisissa päällekkäisissä tilanteissa. Asiakasneuvottelukunta saatu evästys on otettu huomioon. Sovittiin käsittelyajaksi marraskuun kokous. Rautanen, Mellas Kriteerejä ei ole vielä määritelty. Tähän mennessä käyttöönotot on pystytty toteuttamaan tarpeiden mukaisesti. Käyttöönottoja vauhditetaan kokonaisuudessaan. Mellas Mellas Vuorikoski Kovanen, Rautanen Vuorikoski, Rautanen Elokuu 201 Kun tulokset valmiina Sovittiin käsittelyajaksi lokakuun kokous. Tulosdokumentit lähetetty lausuntokierrokselle ja lausunnot saatu. Yhteenveto lausunnoista on asiakasneuvottelukunnan työtilassa. Kartoitusta on tehty. Kysely ja kokousvaraukset tehty.