Valtorin asiakasneuvottelukunnan kokous 6/2015

Transkriptio

1 Muistio 1 (6) n asiakasneuvottelukunnan kokous 6/2015 Aika ke klo Paikka nh Merikotka, Ympyrätalo (9. krs, A-porras), Siltasaarenkatu A, Helsinki Osallistujat Poissa toimialajohtaja Max Hamberg, valtioneuvoston kanslia, puheenjohtaja ICT-palvelupäällikkö Petri Otranen, Helsingin kaupunki, Suomen kuntaliiton nimeämänä edustajana ylijohtaja Mia Nykopp, Liikenteen turvallisuusvirasto, liikenne- ja viestintäministeriön nimeämänä edustajana tietohallintojohtaja Antti Vertanen, maa- ja metsätalousministeriö neuvotteleva virkamies Timo Nuutinen, puolustusministeriö tietohallintojohtaja Tapio Aaltonen, sisäministeriö tietojohtaja Tiina Pesonen, sosiaali- ja terveysministeriö tietohallintojohtaja Ari Uusikartano, ulkoasiainministeriö tietohallintoneuvos, yksikön päällikkö Kristiina Luukkonen, valtiovarainministeriö, Julkisen hallinnon tieto- ja viestintäteknisen toiminnon edustajana tietohallintojohtaja Tarmo Maunu, oikeusministeriö toimitusjohtaja Kari Pessi, asiakaspalvelujohtaja Jukka Rautanen, Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus tuotantojohtaja Seppo Mellas, Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus talous- ja hallintojohtaja Tiina Pulli, Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Paula Kovanen,, sihteeri tulosalueen päällikkö Tero Latvakangas, Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus tietohallintojohtaja Markku Heikura, Vero kehitysjohtaja Heikki Haukirauma, työ- ja elinkeinoministeriö tietohallintojohtaja Irma Nieminen, opetus- ja kulttuuriministeriö erityisasiantuntija Erkki Saukkonen, oikeusministeriö tietojohtaja Irja Peltonen, valtiovarainministeriö 1 Kokouksen avaus Puheenjohtaja Max Hamberg toivotti osallistujat tervetulleiksi ja avasi kokouksen klo

2 Muistio 2 (6) 2 Kokouksen työjärjestyksen hyväksyminen Päätettiin, että asiakohta n tuotteistettujen palveluiden hinnat käsitellään kohtana 4. Hyväksyttiin esityslista muutoksen jälkeen kokouksen työjärjestykseksi. 3 Edellisen kokouksen pöytäkirja ja avoimet tehtävät Hyväksyttiin edellisen kokouksen muistio. Käytiin läpi avoimet tehtävät. 4 n tuotteistettujen palveluiden hinnat Käytiin läpi toiminta- ja taloussuunnittelun 2016 tilanne. Tuotteistettujen palveluiden hinnat 2016 julkaistaan viimeistään Uusien palveluiden hinnoittelu on osa palveluiden tuotteistamista, eli ne valmistuvat erillisen aikataulun mukaisesti. Asiakasneuvottelukunta toivoo, että tuotteistaa palvelut pikaisesti, jotta as-is-vaiheen hinnoittelua ei enää tarvita. Asiakasneuvottelukunta katsoo, että hinnan ja kustannustehokkuuden ohella on tärkeää, että palvelut vastaavat asiakastarvetta. Asiakasneuvottelukunta edellytti, että yhtenäisiin palveluihin siirtyminen tuo säästöjä. Säästöpotentiaalia syntyy myös, kun palveluiden käyttäjämäärät lisääntyvät. Käytiin läpi VM:n hallinnonalan virastojen näkemys n yleiskustannusmallista, minkä mukaan perusteet yleiskustannusmenojen kattamiseksi ovat perustellut ja hyväksyttävissä. Yleiskustannuslisän kohdentaminen kolmannen osapuolen laskutukseen ei kuitenkaan ole kestävä ratkaisu. Käytiin läpi VM:n hallinnonalan virastojen ehdotus vaihtoehtoiseksi ratkaisuksi yleiskustannuslisän kohdentamiseen. Ehdotuksen mukaan n työn kohdistuminen ja laskutus perustuisi erilaisiin elementteihin. Yleiskustannuslisä lisättäisiin vain perustietotekniikkapalveluihin ja erillispalveluihin. Tuotteistettujen palvelujen hinnat sisältävät jo yleiskustannusmenot. Kolmannen osapuolen laskutukseen ei ehdotuksen mukaan lisättäisi yleiskustannuslisää. Käytiin läpi n esitys yleiskustannusten käsittelystä, minkä mukaan vuonna 2015 toimittaisiin asiakasneuvottelukunnassa esitetyn mallin mukaisesti. Vuoden 2016 osalta valmisteltaisiin lokakuussa pienellä työryhmällä yhteistyössä asiakkaiden kanssa esitystä, jossa vuonna 2015 käytössä olevaa yleiskustannusta pyritään kohdentamaan VM:n esityksen mukaisesti. Pienryhmän esitys käsiteltäisiin asiakasneuvottelukunnassa vuoden 2015 aikana. Lopullinen tavoite on mahdollisimman pian tuotteistaa kaikki n palvelut ja päästä erillisestä YKlisästä eroon.

3 Muistio 3 (6) Asiakasneuvottelukunta totesi, että n esitys osoittaa hyvää kompromissihenkeä ja sen mukaisesti voidaan edetä. Todettiin, että palveluiden tuotteistaminen ja levitys vie useita vuosia, eli siirtymäaikana on käytössä erilaisia laskutusmalleja. Todettiin, että päätös yleiskustannusten kohdentamisesta on tärkeää saada tehtyä yhteistyössä n ja asiakkaiden kanssa. Asiakasneuvottelukunnan mukaan lähtökohtana on, että kokonaiskustannukset ovat alentuvia. Nopea eteneminen tuotteistuksessa on tärkeää. Sovittiin, että vuonna 2015 yleiskustannukset kohdennetaan nykyisin käytössä olevalla mallilla. Vuoden 2016 yleiskustannusten kohdentamista miettii pienryhmä. 5 n strategian toimeenpanosuunnitelman kehittäminen Käytiin läpi n hallituksen ja johtoryhmän yhteisessä strategiaseminaarissa käsitellyt asiat. Seminaarissa määriteltiin keskeisimmät strategiset tavoitteet, joita käsiteltiin eri näkökulmista. Seminaarissa myös määriteltiin tarvittavat toimenpiteet. Suuria muutoksia nykyiseen strategiaan ei nähty tarpeelliseksi. Muutokset tulevat olemaan täsmennyksiä ja painotuksia. Seminaarin pääanteina lle olivat asiakkaiden kuuntelemisen lisääminen sekä aikaansaavuuden lisääminen. Asiakasneuvottelukunta oli samaa mieltä seminaarin pääanneista. Lisäksi asiakasneuvottelukunta haluaa n panostavan tietotekniikan kokonaisarkkitehtuurin aikaansaamiseen ja digitalisaation huomioimiseen. 6 n palveluiden tuotteistustyön eteneminen Käytiin läpi tuotteistuksen kokonaiskuva ja meneillään olevat johtoryhmässä hyväksytyt tuotekehitysprojektit. Tuotekehitysprojektit toteutetaan projekteina ja ne pilotoidaan ja koestetaan ssa ja asiakkaalla. Tuotteistus tehdään tuotteistusmallin mukaisesti, minkä jälkeen asiakastoimitukset voivat alkaa. Käytiin läpi valmistelu/ideointivaiheessa olevia tuotekehitysprojekteja. ottaa mielellään asiakkailta lisää ideoita. Todettiin, että AVratkaisut kuuluvat n tarjoamiin palveluihin. Niille on asiakaskunnassa suurta tarvetta. Todettiin, että vuonna 2014 n pääpaino oli toimintosiirroissa, vuonna 2015 toimintosiirtojen lisäksi on luotu valmiuksia yhteisille palveluille ja prosesseille. Vuonna 2016 pääpaino taas on tuotteistettujen palvelujen käyttöönotossa. Asiakasneuvottelukunta toivoo, että asiakkaista on riittävä edustus pilotoinneissa, jotta erilaiset tarpeet tulevat esille (laaja vakioitu ympäristö

4 Muistio 4 (6) on riski). Palvelun käyttöönotossa palvelun laadun on oltava hyvä. Asiakasneuvottelukunta toivoo, että laskutuksen perusteena olevat yksiköt ovat mahdollisimman yhdenmukaisia. 7 Valtion konesalistrategian toteuttamisprojektin esittely Käytiin läpi Valtion konesalistrategian toteuttamisprojektin kokonaisaikataulu, tavoitetila, karkea jako siitä, mitä tuotetaan itse ja mitä ulkoistetaan sekä seuraavat toimenpiteet. Todettiin, että konesalisiirroista aiheutuu kustannuksia. tulee jaksottamaan investoinnit. Konesalistrategian toteuttaminen kokonaisuutena tuo kustannussäästöjä. Keskusteltiin konesalikilpailutuksen käynnistämisestä. Asiakasneuvottelukunta edellyttää n kiinnittävän erityistä huomiota asiakkaan ajan tasalla pitämiseen konesalistrategian toteutusprojektissa. Asiakasneuvottelukunta edellyttää, että suunnittelee siirtojen kustannusten kattamisen tarkoin ja hyvissä ajoin, suunnittelee huolellisesti mitä tuotetaan itse ja mitä ulkoistetaan sekä huomioi tarpeet TUVE-konesaleille. 8 LAN/WAN tuotekehitysprojektin esittely Käytiin läpi toimipisteen tietoliikenneratkaisu -projektin tilanne ja etenemissuunnitelma. pyytää asiakasvirastoja ottamaan yhteyttä n asiakasvastaaviin, mikäli organisaatioissa on suunnitteilla muuttoja uusiin tiloihin tai lähiverkkoyhteyksien suunnittelua. Todettiin, että toimipisteen tietoliikenneratkaisut kytkeytyvät yleiseen toimitilakonseptiin. on alustavasti keskustellut Senaatin kanssa mahdollisuudesta kytkeä asiat toisiinsa, jotta asiakkaille voitaisiin tarjota kokonaispalvelua. Asiakasneuvottelukunta näkee n ja Senaatin yhteistyön järkevänä, jotta asiakkaat saisivat toimitilojen yhteydessä myös tietoliikenneratkaisut kokonaispalveluna. 9 Vuoden 2016 kehityshankkeet ja investoinnit Käytiin läpi alustavat kehityshankkeet ja investoinnit vuodelle Rakenne täsmentyy vielä. Mukana on aktivoitava henkilötyöosuus. Todettiin, että yhteissumma on suurempi kuin budjettiesityksessä kirjattu 10 M. Asiakasneuvottelukunnan mielestä on hyvä, että suunnitelmia on olemassa. Asiakasneuvottelukunta toivoo näkyvyyttä 1 vuoden sijaan pidemmälle aikavälille, esim. 4 vuodelle. Asiakasneuvottelukunta toivoo tietoturvanäkymän esille tuomista jollakin tavalla suunnitelmissa, esim. asioiden jaottelussa.

5 Muistio 5 (6) 10 Palveluiden tilanne 11 Asiakasreklamaatiot 12 Seuraava kokous 13 Kokouksen päättäminen Asiakasneuvottelukunnan jäsenet voivat kommentoida suunnitelmaa vielä muutaman päivän ajan sähköpostilla. Asiakasneuvottelukunta oli tyytyväinen siihen, että sillä on mahdollisuus vaikuttaa asiaan, ennen kuin hallitus käsittelee asiaa kokouksessaan. Merkittiin tiedoksi palveluiden tilanne. Todettiin, että VYVI-palvelun palvelutaso on palautunut sopimuksen mukaiselle tasolle. Keskusteltiin K&K-palvelun laadusta ja todettiin siinä esiintyvän poikkeamia. Merkittiin tiedoksi reklamaatiotilanne. Asiakasneuvottelukunta näkee tärkeänä asiana, että jokapäiväisessä toiminnassa oleellisten työvälineiden (kuten sähköposti ja Lync) on toimittava, jotta muita rinnakkaisia korvaavia ratkaisuja ei syntyisi. Seuraava asiakasneuvottelukunnan kokous on klo Kokous on n hallituksen ja asiakasneuvottelukunnan yhteiskokous. Ehdotettiin aiheiksi n strategia, vuoden 2016 suunnitelmat ja n näkymät seuraaville 4 vuodelle. Asiakasneuvottelukunnan jäsenet voivat esittää muita aihe-ehdotuksia sähköpostitse viikon 36 aikana Hambergille, Pesoselle, Pessille ja Rautaselle. Asiakasneuvottelukunta edellyttää, että kokousmateriaalit toimitetaan viimeistään 3 arkipäivää ennen kokousta yhtenä pakettina. Asiakasneuvottelukunta suosittelee kalenterimuistutuksien tekemistä. Puheenjohtaja päätti kokouksen klo Avoimet tehtävät No Pvm Toimenpide Vastuu Deadline Status Ratkaisu Suoriteperusteisen hinnoittelun esittely Pulli Valmis Käsitellään kokouksessa Riskityöpajan järjestäminen Rautanen, Rousku Kesken Rautanen ja Rousku ovat alustavasti keskustelleet tilaisuuden järjestämisestä n puhepalveluiden esittely asiakasneuvottelukunnalle Mellas Avoin Käsitellään kesän jälkeen. Asiakasneuvottelukunta

6 Muistio 6 (6) Hallinnonalatasoinen asiakasyhteistyömalli Vuoden 2016 yleiskustannusten kohdentamisen miettiminen (työryhmä) Rautanen Avoin Pulli aloitus lokakuussa Avoin toivoo tilannekatsauksen seuraavaan kokoukseen.