Valtorin asiakasneuvottelukunnan kokous 1/2016

Transkriptio

1 Muistio 1 (6) Valtorin asiakasneuvottelukunnan kokous 1/2016 Aika ke klo Paikka Osallistujat Poissa Valtori, Lintulahdenkatu 5, Helsinki, nh Monitoimi A (1. krs) toimialajohtaja Max Hamberg, valtioneuvoston kanslia, puheenjohtaja tietohallintojohtaja Heidi Rantanen, Liikenteen turvallisuusvirasto (Nykoppin sijaisena) tietohallintojohtaja Antti Vertanen, maa- ja metsätalousministeriö erityisasiantuntija Kalervo Koskimies, opetus- ja kulttuuriministeriö neuvotteleva virkamies Timo Nuutinen, puolustusministeriö tietohallintojohtaja Tapio Aaltonen, sisäministeriö tietojohtaja Tiina Pesonen, sosiaali- ja terveysministeriö kehitysjohtaja Heikki Haukirauma, työ- ja elinkeinoministeriö tietohallintojohtaja Ari Uusikartano, ulkoasiainministeriö tietohallintojohtaja Tarmo Maunu, oikeusministeriö tietojohtaja Irja Peltonen, valtiovarainministeriö neuvotteleva virkamies Tuomo Pigg, valtiovarainministeriö, Julkisen hallinnon tieto- ja viestintäteknisen osaston edustajana tietohallintojohtaja Jukka Litmanen, ympäristöministeriö toimitusjohtaja Kari Pessi, asiakaspalvelujohtaja Jukka Rautanen, Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtori tuotantojohtaja Seppo Mellas, Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtori (saapui klo 15.00) tuotevastaava Kari Likovuori, Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtori (saapui klo 15.00) Paula Kovanen,, sihteeri ylijohtaja Mia Nykopp, Liikenteen turvallisuusvirasto, liikenne- ja viestintäministeriön nimeämänä edustajana ICT-palvelupäällikkö Petri Otranen, Helsingin kaupunki, Suomen kuntaliiton nimeämänä edustajana 1 Kokouksen avaus Puheenjohtaja Max Hamberg toivotti osallistujat tervetulleiksi ja avasi kokouksen klo Todettiin, että VM:n Julkisen hallinnon tieto- ja viestintäteknisen osaston edustaja on vaihtunut. Uusi edustaja on neuvotteleva virkamies Tuomo Pigg. 2 Kokouksen työjärjestyksen hyväksyminen Hyväksyttiin esityslista kokouksen työjärjestykseksi.

2 Muistio 2 (6) 3 Edellisen kokouksen pöytäkirja ja avoimet tehtävät Täydennettiin edellisen kokouksen muistion asiakohtaa 8 Valtorin yleiskustannusten kohdentaminen Hyväksyttiin edellisen kokouksen muistio täydennyksen jälkeen. Käytiin läpi avoimet tehtävät. 4 Valtorin asiakastyytyväisyyskyselyn tulokset 2015 ja jatkotoimenpiteet Merkittiin tiedoksi esitys marraskuussa 2015 toteutetun Valtorin asiakastyytyväisyystutkimuksen tuloksista ja jatkotoimenpiteistä. Kyselyn vastausprosentti oli 40. Tulokset ovat laskeneet edelliseen vuoteen verrattuna. Hallinnonalojen välillä ei keskiarvotuloksissa ollut suuria eroja. Sanallista palautetta tuli runsaasti. Keskusteltiin tuloksista: - Vyvi-palvelussa esiintyneet häiriöt ovat saattaneet vaikuttaa myös muihin vastauksiin - osassa virastokohtaisia tuloksia vastaajamäärät ovat pienehköjä, joten niiden luotettavuus on heikko - on tavallista, että uuden palvelukeskuksen tulokset ovat ensimmäisinä vuosina heikkoja ennen kuin toiminta vakiintuu - Valtorin tilanne on ristiriitainen, kun samaan aikaan tulee säilyttää nykyisten palvelujen toimivuus ja kehittää uusia palveluita - Valtori on tehokas -kysymyksen heikkoon tulokseen tulisi kiinnittää huomiota Valtorissa on kuitenkin ammattitaitoa - tuloksissa näkyy alihankkijoiden haasteet Vyvi-palvelun lisäksi kapasiteettipalvelussa - asiakasrajapinnan alkuvuoden resurssivaje näkyy tuloksissa Todettiin, että strategisen ohjaajan asettamiin tavoitteisiin pääseminen vaatii tuotteistettujen palvelujen käyttöönottoon panostamista. Samaan aikaan Valtorin kuitenkin edellytetään panostamaan myös nykyisten palvelujen ylläpitämiseen ja kehittämiseen. Asiakasneuvottelukunnan mukaan on ensisijaisesti tärkeää turvata asiakkaan toiminta kustannustehokkaasti. Tuotteistettuihin palveluihin siirtyminen on toteutettava mieluummin harkiten kuin liiaksi kiirehtien siten, että toiminta kärsisi. Asiakasneuvottelukunta näkee virastokohtaisten kehityssuunnitelmien laatimisen as-is-ympäristöstä tuotteistettuihin palveluihin tärkeänä. Valtorin tulee panostaa tuotantoprosessien yhtenäistämiseen ja laskutusprosessin selkeyttämiseen. Vuoden 2016 aikana Valtori tehostaa asiakastyytyväisyyden seurantaa toteuttamalla kaksi asiakastyytyväisyyskyselyä ja ottamalla käyttöön taktisen tason yhteistyöryhmissä pulssikyselyn. Valtori käsittelee kyselyn tuloksia asiakaskohtaisesti taktisen tason yhteistyöryhmissä tammihelmikuussa.

3 Muistio 3 (6) 5 Valtorin hallinnonalakohtainen asiakasyhteistyö Merkittiin tiedoksi esitys Valtorin ja hallinnonalojen yhteistyömallin vaihtoehdoista. Esityksen mukaan luontevin tapa toteuttaa asia olisi hyödyntää nykyisiä ohjaus- ja kokouskäytäntöjä eli kutsua Valtorin edustaja hallinnonalojen IT-koordinaatioryhmiin. Todettiin, että IT-koordinaation taso vaihtelee hallinnonalojen välillä, koska toimintamallit ovat erilaisia. Tarvetta yhteistyömallille kuitenkin on, jotta saadaan näkymä perustietotekniikan kehittymiseen. Asiakasneuvottelukunnan mukaan yhtenäisestä yhteistyömallista ei ole tarkoituksenmukaista tässä vaiheessa sopia, koska hallinnonalat ovat erilaisia. Valtorin tulee sopia jokaisen hallinnonalan kanssa tarkoituksenmukainen toimintamalli ja tuottaa tarvittavaa hallinnonalatasoista raportointimateriaalia. Hallinnonalojen ohjaus- ja kokouskäytäntöjä kannattaa kehittää ministeriöissä vastaamaan tarvetta. Sovittiin, että asiaa tarkastellaan kokemusten pohjalta loppuvuodesta Jyväskylän kaupungilta asiakasneuvottelukunnalle tullut palaute Merkittiin tiedoksi asiakasneuvottelukunnalle Valtorin internetsivuilla olevan palautekanavan kautta tullut Jyväskylän kaupungin palaute koskien Lync-federaatioita valtionhallinnon organisaatioiden kanssa. Todettiin, että asiasta on tullut muitakin yhteydenottoja vuoden 2015 aikana ja asiaa on jo käsitelty VAHTIn teknisessä jaoksessa. VAHTIn teknisen jaoksen linjaus on, että Vyvi -Lyncin osalta federaatioita voidaan tehdä julkisen hallinnon sisällä. Tekninen ratkaisu on olemassa. Asiakasneuvottelukunnan kanta on, että federaatio tukee yhteistyötä valtionhallinnon ja kuntien välillä. Asiakasneuvottelukunta haluaa kuitenkin, että Valtori toteuttaa kevyen riskianalyysin ennen federaatioiden laajempaa toteuttamista. 7 VY-verkon, VAKA:n ja Valtin hinnat 2016 Merkittiin tiedoksi Valtorin tuotteistettujen palveluiden hinnat Hinnasto on julkistettu asiakkaille Valtorin hallituksen hyväksynnän jälkeen joulukuussa Vuoden 2017 hinnoitteluperiaatteet käsitellään asiakasneuvottelukunnan kokouksessa Keskusteltiin hinnoista ja hinnoitteluperiaatteista: - VN sähköpostipalvelu on kalliimpi kuin Vyvi-sähköpostipalvelu johtuen pienemmästä käyttäjämäärästä ja postipalvelun toteutustavasta. - Valtti-palvelun hinta perustason kannettavalla työasemalla koostuu kokonaisuudesta, johon kuuluu varsinaisen laitteen lisäksi mm. taustajärjestelmät, lisenssit, elinkaarenhallinta, asiakastuki ja lähituki. Hinta perustuu kustannusvastaavuuteen, kuten muidenkin Valtorin

4 Muistio 4 (6) palveluiden hinnat. Käyttöönottoprojektin hinta määräytyy asiakaskohtaisesti eikä se sisälly palvelun hintaan. Asiakasneuvottelukunta esitti Valtorille toiveen lisätä hintojen läpinäkyvyyttä (mistä hinnat koostuvat), toimittaa palvelukuvaukset asiakkaiden saataville ja laatia palveluiden hintavertailu kaupallisiin toimijoihin verrattuna. 8 Tilannekatsaus VY-verkon tietoturvallisuudesta Merkittiin tiedoksi tilannekatsaus VY-verkon tietoturvallisuudesta ja Valtorin SSOC-palvelun käynnistymisestä. Viestintävirasto toteutti vuonna 2015 VM:n toimeksiannosta VY-verkon kytkentäydin-palvelun virallisen arvioinnin. Auditoinnissa havaittiin joitakin poikkeamia, joiden korjaavat toimenpiteet on jo osittain tehty. Valtori toimittaa asiakasneuvottelukunnan jäsenille tilannetiedon seuraavan Soneran kanssa pidettävän kokouksen jälkeen ja mahdollisesti laatii asiasta ohjeistuksen asiakkaille. Sovittiin, että Valtori laatii asiakasneuvottelukunnan kokoukseen tilannekatsauksen korjaussuunnitelman mukaisten toimenpiteiden etenemisestä. 9 Yhteenveto asiakkaiden Vyvi-lausunnoista ja eteneminen 10 Muut asiat 11 Seuraava kokous Merkittiin tiedoksi yhteenveto hallinnonalojen kannanotoista koskien Valtorin laatimaa analyysiä viestintäpalvelun vaihtoehtoisista tuotantotavoista sekä yhteenveto etenemisestä. Valtori on sopinut valtiovarainministeriön kanssa, että tehdään kevyt taustaselvitys mennessä ja määritellään tulevaisuuden viestintäratkaisu kevään aikana. Päätös jatkotoimenpiteistä tehdään kesäkuussa. Valtori jatkaa jo sovittujen toimenpiteiden toteuttamista ja nykyisen Vyvi-palvelun levittämistä. Vyvi-tilannekatsaus toimitetaan aiempaan tapaan kahden viikon välein. Asiakasneuvottelukunta suhtautuu myönteisesti asiakasvirastojen osallistumiseen toiminnalliseen määrittelytyöhön. Määrittelyssä tulee huomioida myös valtioneuvoston tarpeet. Asiakasneuvottelukunta haluaa Valtorin kutsuvan määrittelytyöryhmään edustajat normaaliprosessin mukaisesti kirjaamojen kautta. Nimeämispyynnössä tulee tuoda esille, millaisesta työskentelytavasta on kyse. Keskusteltiin laskutuksen haasteista. Sovittiin, että Valtori laatii lyhyen kyselyn, jolla kartoitetaan asiakkailta laskutukseen liittyviä haasteita. Seuraava asiakasneuvottelukunnan kokous on klo

5 Muistio 5 (6) 12 Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen klo Avoimet tehtävät No Pvm Toimenpide Vastuu Deadline Status Ratkaisu Riskityöpajan järjestäminen Hallinnonalatasoinen asiakasyhteistyömalli Tilannekatsaus VY-verkon tietoturvallisuudesta Esitys VY-verkon hinnoittelumallista vuodelle Esitys VAKA- ja Valttipalveluiden hinnoittelusta Lisenssistrategian, hinnoittelurakenteen sekä tavoiteltavien kustannussäästöjen esittely Esitys Vahva-hankkeen tarkemmista roolituksista ja tehtävänjaosta Tarkempi asiakastyytyväisyyskysely asiakasneuvottelukunnan jäsenille esitys toteutustavasta Vyvi-palveluun liittyvät asiakkaiden Valtorille laatimat ja Valtorin toimittajalle laatimat reklamaatiot asiakasneuvottelukunnan jäsenille Analyysi viestintäpalvelun vaihtoehtoisista tuotantotavoista heti sen valmistuttua asiakasneuvottelukunnan jäsenille Oman hallinnonalan kommenttien kokoaminen ja toimittaminen Valtoriin Tiivistelmä hallinnonalojen kannanotoista Rautanen, riskienhallintapäällikkö Kesken Valtorin riskienhallinnan vuosisuunnitelmassa riskityöpaja on ajoitettu Q2. Rautanen Käsitellään tässä kokouksessa Mellas Käsitellään tässä kokouksessa Mellas Vuoden 2016 ensimmäinen kokous Käsitellään tässä kokouksessa. Mellas Käsitellään tässä kokouksessa. Vuorikoski Käsitellään Valtorin hallitus päätti , että Valtori lähtee hankintarenkaaseen mukaan. Rooli kilpailutuksen jälkeen täsmentyy, kun ratkaisu on selvillä. Rautanen Käsitellään tässä kokouksessa. Rautanen Ei ole vielä toimitettu. Toimitetaan pikaisesti. Mellas Viikon 49 alussa Asiakasneuvottelukunnan jäsenet Mellas 3 arkipäivän sisällä materiaalin saapumisesta Vuoden 2016 ensimmäinen kokous Analyysi toimitettu. Kommentit toimitettu. Käsitellään tässä kokouksessa.

6 Muistio 6 (6) koskien viestintäpalvelun vaihtoehtoisia tuotantotapoja Erittelyt yleiskustannusten sisällöstä asiakasneuvottelukunnan jäsenille Doodle-kysely asiakasneuvottelukunnan kevään 2016 kokousaikatauluista (1 kokous / kk) Keskustelu erilaisten hallinnonalatasoisten yhteistyömallien toimivuudesta Hinnaston ja palvelukuvauksien toimittaminen asiakkaiden saataville Tilannekatsaus VY-verkon tietoturva-auditoinnin korjaussuunnitelman mukaisten toimenpiteiden etenemisestä Nimeämispyyntö työryhmään, jossa määritellään tulevaisuuden viestintäratkaisu Lyhyt kysely, jolla kartoitetaan asiakkailta laskutukseen liittyviä haasteita. Pulli Erittelyt toimitettu. Kovanen Kevään kokoukset varattu. Asiakasneuvottelukunta Rautanen Vuoden 2016 loppupuolella Likovuori Mellas Rautanen, Pulli Kyselyn tuloksien esittely 10.3.