Valtorin asiakasneuvottelukunnan kokous 4/2017

Transkriptio

1 Muistio 1 (5) n asiakasneuvottelukunnan kokous 4/ Aika to klo Paikka Lintulahdenkatu 5, Helsinki, nh Tiira ilmoittautuminen 1. kerroksen aulassa. Osallistujat toimialajohtaja Max Hamberg, valtioneuvoston kanslia, poissa yksikönpäällikkö Tommi Kangasaho, valtioneuvoston kanslia ICT-palvelupäällikkö Petri Otranen, Helsingin kaupunki, Suomen kuntaliiton nimeämänä edustajana, poissa ylijohtaja Mia Nykopp, Liikenteen turvallisuusvirasto, liikenne- ja viestintäministeriön nimeämänä edustajana, poissa tietohallintojohtaja Antti Vertanen, maa- ja metsätalousministeriö erityisasiantuntija Kalervo Koskimies, opetus- ja kulttuuriministeriö, poissa neuvotteleva virkamies Timo Nuutinen, puolustusministeriö tietohallintojohtaja Tapio Aaltonen, sisäministeriö, poissa ylitarkastaja, Anna-Minna Lukkala, sisäministeriö tietojohtaja Tiina Pesonen, sosiaali- ja terveysministeriö, puheenjohtaja kehitysjohtaja Heikki Haukirauma, työ- ja elinkeinoministeriö tietohallintojohtaja Ari Uusikartano, ulkoasiainministeriö, poissa tietohallintojohtaja Tarmo Maunu, oikeusministeriö tietojohtaja Irja Peltonen, valtiovarainministeriö neuvotteleva virkamies Pauli Kartano, valtiovarainministeriö, Julkisen hallinnon tieto- ja viestintäteknisen osaston edustajana, poissa tietohallintojohtaja Jukka Litmanen, ympäristöministeriö, poissa toimitusjohtaja Pasi Lehmus, Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus asiakkuusjohtaja Jukka Rautanen, Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus, sihteeri asiakkuusjohtaja Jere Antikainen, Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus asiakkuusjohtaja Mikko Vuorikoski, Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus palvelujohtaja Jari Virtanen, Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus johtaja, käyttäjätuki Sakari Marttila, Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus yksikön päällikkö Tuomo Kouhia, Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus

2 Muistio 2 (5) 1 Kokouksen avaus Puheenjohtaja toivotti osallistujat tervetulleeksi ja avasi kokouksen klo Edellisen kokouksen pöytäkirja ja avoimet tehtävät Käytiin läpi avoimet tehtävät ja sovittiin lisättäväksi avoimien tehtävien listalle edellisessä kokouksessa sovitut asiat. Sovittiin, että lokakuun kokoukseen toimitetaan tieto tehdyistä ja suunnitelluista benchmarkeista. 3 Täsmennetty ehdotus n strategiaksi ja painopisteiksi Lehmus Strategia: Asiakasnäkökulmasta strategia vaikuttaa hyvältä. Tuotteistettujen palveluiden hallittu variointi ja n vastuu asiakkaille voisi näkyä enemmän. Yhdenmukaisuus ei automaattisesti tarkoita säästöjä. Yhteisen kulttuurin ja yhden organisaation luominen vaatisi sen, että ainakin visio, toiminta-ajatus ja arvot olisivat yhteiset koko ssa. Asiakasneuvottelukunta ehdottaa, että visio ja toiminta-ajatus yhdistettäisiin nyt. Painopisteet: Laadukas ja turvallinen toiminta; sertifiointi ja tietyn laatutason todentaminen voisi näkyä selkeämmin. Kustannustehokkuus liittyy asiakastarpeen mukaisiin palveluihin. Esimerkiksi: Suunnitelmallinen siirtyminen yhteisiin kustannustehokkaisiin palveluihin. Laadukkaassa toiminnassa näkyy kattavan, koko toiminnan sisältävän, hallintamallin puute. Hallintamallin tulisi määrittää selkeästi vastuut, roolit ja päätöksentekijät eri asioissa. Asiakastarpeen mukaisissa palveluissa tulisi näkyä n kokonaisvastuu asiakkaalle toimitetusta palvelukokonaisuudesta. Palveluiden hallitun varioinnin selkeä määrittely on tehtävä todella tarkasti, että ei menetetä kustannustehokkuutta ja yhteentoimivuutta palveluiden liiallisen hajaantumisen myötä. Asiasta on sovittava tulosohjaajan kanssa. n tulisi määritellä myös se, mitä ei tee. Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus

3 Muistio 3 (5) 4 n toiminnan ja talouden suunnittelu , ml. investoinnit Lehmus, Neitola Tulossopimus: Sovittiin, että käydään tulossopimuksesta keskustelu seuraavassa kokouksessa kun varsinainen ehdotus olemassa. Tulossopimuksen luonnos lähetetään asiakasneuvottelukunnalle ennen pidettävää palaveria tulosohjaajan kanssa. Talous: n kustannusten seuranta on ollut haastavaa, muutosten syyt ja seuraukset eivät ole ole helposti nähtäviä ja ennustettavia. Asiakasneuvottelukunta kiinnitti huomioita vuoden lopun rekrytointien merkittävään kasvuun. Päivitetyt taloussuunnitelmat toimitetaan osana tulossopimusluonnosta. 5 n asiakassopimusten uudistaminen ehdotus uudeksi palvelusopimusmalliksi Vuorikoski Asia tuotiin asiakasneuvottelukunnalle tietoon. Palvelusopimusmallin soveltuminen eri asiakkuuksien erityispiirteisiin on huomioitava. Myös suuri kirjo erilaisia asiakaskohtaisia palveluja alihankintasopimuksineen on otettava huomioon. Varsinaisen sopimustekstin tulee olla luonteeltaan pysyvä ja palvelusisällön muutokset ja muut päivitykset on voitava hoitaa sujuvalla menettelyllä. Sopimusmallit toimitetaan asiakasneuvottelukunnan työtilaan. Asiaan palataan seuraavassa kokouksessa. Sopimusmallit toimitetaan kattavasti kommentoitavaksi virastoille. 6 Vahva -asianhallinnan tuotteistus sekä n rooli Kouhia Julkisen pilvipalveluvaihtoehdon osalta tulisi saada myös tietosuojavaltuutetun lausunto. Sähköisen asioinnin liitettävyys tähän palveluun ratkaisee paljon virastojen kiinnostusta ottaa palvelua käyttöön. Rakennettavat Kapa - yhteydet vastaavat pääosin tähän tarpeeseen. Vuoden 2019 alussa tapahtuvissa virastofuusioissa palvelun odotetaan olevan käytettävissä. Vanhojen diaarijärjestelmien avoimien asioiden migraatio uuteen järjestelmään täytyy arvioida virastokohtaisesti. Pitkäaikaiset tuplakustannukset ovat haastavia. Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus

4 Muistio 4 (5) 7 Tiedoksi 8 Seuraavan kokouksen teemat Tarkkojen hintatietojen antaminen on vielä haastavaa, budjetäärisiä arvioita voidaan tehdä. Todettiin tiedoksi toimitetuksi seuraavat aineistot: Asiakasreklamaatiot n reklamaatiot palvelutoimittajille Palveluiden tilanne Etenemissuunnitelma n häiriötilanteiden hallinnan kyvykkyyksien parantamiseksi n kokouksen vuosikellon mukaiset teemat: Tuotekehitysportfolio Palveluiden käyttöönotot Lisäksi asialistalle otetaan: n SLA -tilanne, asiakassopimuksee saadut kommentit, palveluiden hallittuun variointiin liittyvät menettelyt, Vuoden 2018 tulossopimus ja vuoden 2018 palveluhinnasto. 9 Muut asiat SLA -tilannekatsaus, ei käsitelty 10 Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja kiitti osallistujia ja päätti kokouksen klo 16:00. Avoimet tehtävät No Pvm Toimenpide Vastuu Deadline Status Ratkaisu Kriteerit, miten asiakkaiden tuotteistettujen palvelujen käyttöönotot järjestetään mahdollisissa päällekkäisissä tilanteissa. Rautanen, Mellas Tähän mennessä käyttöönotot on pystytty toteuttamaan tarpeiden mukaisesti. Käyttöönottoja halutaan vauhdittaa kokonaisuudessaan, mitä tukemaan laaditaan asiakaskohtaiset käyttöönottosuunnitelmat. valmistelee kriteerejä ja tekee päätökset käyttöönottojen järjestyksestä niiden perusteella, mikäli sille tulee tarve. Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus

5 Muistio 5 (5) Benchmark-vertailujen tulokset asiakasneuvottelukunnan jäsenille Vuorikoski, Rautanen Kun tulokset valmiina, viimeistään syksyllä Kesken Aikataulusuunnitelma on laadittu Tuloksia käsitellään viimeistään syksyllä. Asiakasneuvottelukunnan näkemys on, että benchmark-vertailujen tulisi olla osana n jatkuvaa toimintaa, tuotekehitystä ja hinnoittelua Asiakasneuvottelukunnalle tieto kesäkuussa 6000 valttityöaseman tavoitteen toteutumisesta Asiakkuusjohtajat järjestävät asiakkailleen strategiatyöpajat ja koostavat käytettäväksi elokuun Hallituksen, asiakasneuvottelukunnan ja n strategiapäiville Häiriötilanteiden hallinnan ja 24/7 kyvykkyyksien kehittämisen suunnitelma EU tietosuoja-asetuksen vaikutukset n toimintaan n tietoturvaan liittyvät suunnitelmat n strategian ja painopisteiden viimeistelty versio tulossopimuksen ja taloussuunnitelman luonnoksen toimittaminen asiakasneuvottelukunnalle Sopimusmallien toimittaminen asiakasneuvottelukunnan työtilaan Vahva -asianhallinnan tilannekatsaus 92 on vastaus ANK:lle liittyen palveluiden SLA:t, aikataulujen pitävyys, palveluiden laadun seuranta ym. Asiakkuusjohtajat Valmis Asiakkuusjohtajat Valmis Latvakangas Kesken Lehmus Lehmus Vuorikoski Virtanen Syksy Syksy Alkuvuosi 2018 n kokoukseen toimitetaan tiedoksi tehdyt ja suunnitellut vertailut. Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus