ARVIOINTIKERTOMUS 2012 ARVIOINTIKERTOMUS VUODELTA 2012 OULUNKAAREN KUNTAYHTYMÄ TARKASTUSLAUTAKUNTA 1. Kokoonpano: Oulunkaaren kuntayhtymän tarkastuslautakunnan kokoonpano vuonna 2012: Jäsen Henkilökohtainen varajäsen Vuokko Karjalainen, puheenjohtaja Reino Huotari Vaala Veikko Viinamäki, varapuheenjohtaja Riikka Ruonala Ii Sauli Martimo Marko Veittikoski Simo Pirkko Raitamaa Tauno Kujala Pudasjärvi Jaakko Rikkola Kaisu Merilä Utajärvi Lautakunnan kokoonpano täydentyi vuoden 2011 alussa, jolloin Simon kunta liittyi kuntayhtymään. Kuntayhtymän tarkastuslautakunta on toiminut nykyisessä kokoonpanossa kaksi vuotta. Perussopimuksen mukaisesti tarkastuslautakunnassa on jäsen ja henkilökohtainen varajäsen jokaisesta jäsenkunnasta. Vuoden 2012 arviointiin ovat varajäsenistä osallistuneet Tauno Kujala ja Riikka Ruonala. Arviointivuoden aikana tarkastuslautakunta on tutustunut Pudasjärven ja Vaalan palvelualueiden toimintaan. Vaalikauden aikana lautakunta on pitänyt kokouksen jokaisessa kuntayhtymän kunnassa. Vuoden 2012 arviointia varten tarkastuslautakunta kokoontui viisi kertaa, joista 8.5.2013 kokous oli arviointikertomuksen laatimiskokous. Tarkastuslautakunnan sihteerinä on toiminut toimistosihteeri Marja Taskinen 2. Tarkastuslautakunnan tehtävät ja tehtävien toteutus vuonna 2012 Tarkastuslautakunnan tehtävänä on kuntalain mukaan valmistella valtuustolle hallinnon ja talouden tarkastusta koskevat asiat arvioida, ovatko valtuuston asettamat toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet kuntayhtymässä toteutuneet valmistella tilintarkastuskertomuksen käsittely valtuustolle hankittava asianomaisen selvitys ja hallituksen lausunto tilintarkastuskertomuksessa tehdystä muistutuksesta.
OULUNKAAREN KUNTAYHTYMÄ 2(7) Tarkastuslautakunta on tehnyt koko valtuustokautta kattavan arviointisuunnitelman, jota on täsmennetty vuoden 2012 työohjelmalla. Tarkastuslautakunnan työ laajeni vuonna 2010, kun kuntayhtymä muuttui perinteisestä kehittämis- ja projektiorganisaatiosta sosiaali- ja terveyspalveluita tuottavaksi ja ostavaksi kuntayhtymäksi. Elinkeinojen kehittäminen on myös säilynyt kuntayhtymän toimialana ja tarkastuslautakunnan käsityksen mukaan vahvistunut aikaisemmista vuosista. Työohjelmaa on tilikauden aikana muutettu ja tarkennettu vastaamaan tarkastuslautakunnan tavoitetta saada riittävän kattava kuva muuttuneesta organisaatiosta ja sen toimintatavoista. Arviointivuoden aikana tarkastuslautakunta pyrki saamaan kokonaiskuvan kuntayhtymän eri palveluista ja palvelualueista. Kuntayhtymään tulleet uudet johtohenkilöt on pyritty saamaan esittäytymään lautakunnalle. TARKASTUSLAUTAKUNNAN ARVIOINTI 1. Kuntayhtymän toimintasuunnitelman pääpainoalueet Vuosi 2012 oli kuntayhtymän nykyisen toiminnan kolmas vuosi. Sosiaali- ja terveyspalvelut ovat vakiinnuttaneet toteutusmuotonsa ja henkilöstöresurssit on pääsääntöisesti kohdennettu toimiviksi palvelualueiksi ja palveluyksiköiksi. Yhtymävaltuuston hyväksymässä suunnitelmassa tilikaudelle 2012 kuntayhtymän toiminnot on jaettu: kuntayhtymän hallinto elinkeinojen kehittäminen seudullinen kuntapalvelutoimisto sosiaali- ja terveyspalveluiden järjestämiskeskus sosiaali- ja terveyspalvelutuotanto 2. Tavoitteiden toteutuminen ja niiden arviointi Strategiset tavoitteet o Asiakaslähtöiset palvelut o Osaaminen ja hyvinvointi o Tasapainoinen talous o Alueellinen vaikuttavuus Tarkastuslautakunnan arviointi strategisten tavoitteiden toteuttamisesta. Strategiset tavoitteet ovat pitkäkestoisia malleja, joiden toteuttaminen tapahtuu usean vuoden aikana. Tavoitteiden kriittisille menestystekijöille on määritelty toimenpiteet, mittarit. Hallitus on antanut oman arvionsa toteuttamisesta ja onnistumisesta. Mittareiden toteutumisen kuvaamista on kehitetty ja kuntayhtymässä käytetään joissakin organisaatioissa käytössä olevaa liikennevalosymboliikkaa.
OULUNKAAREN KUNTAYHTYMÄ 3(7) Ensimmäinen tavoite: asiakaslähtöiset palvelut: Vuoden 2012 painopisteet ovat olleet: Palveluiden saatavuus Palveluiden laatu, toimivat ja läpileikkaavat prosessit Asiakkaan osallistuminen Jäsenkuntien ja luottamushenkilöiden ohjaus palveluiden kehittämisessä Palveluiden saatavuudessa toteutumaksi oli esitetty sähköinen omahoito-alusta. Alusta tulee tulevina vuosina auttamaan tietotekniikkataitoista väestöryhmää. Tarkastuslautakunta on huolissaan erityisesti vanhusväestön syrjäytymisestä palveluista. Seniori-ikäinen ei aina käytä säännöllisesti palveluita ja tarvitessaan niitä hän onkin hukassa, mitä ja mistä. Asiakkaiden valinnanvapaus on mahdollista lähikuntien välillä, tosiasiallisesti pitkät välimatkat estävät todellisen palveluiden valinnanvapauden. Tästä syystä palvelut tulee varmistaa mahdollisimman kattavasti kuntakeskuksiin. Tietotekniikkaa on pyritty opettamaan seniori-ikäisille mm kansalaisopistoissa. Toisen kohdan tavoitteissa tarkastuslautakunnan mielestä kuntayhtymän henkilöstö on onnistunut. Henkilöstö on innostunutta ja sillä on halu tuottaa entistä parempia palveluita. Sitoutuminen hyvään palveluun on näkyvissä koko palveluketjussa. Asiakkaan osallistumista on pyritty eri hankkein vahvistamaan. Mm Utajärvellä koko kunnan organisaation toimintatavoitteet on suunnattu asukkaiden hyvinvoinnin parantamiseen ja ylläpitämiseen. Toiminta on ollut tuloksellista ja tämä tulos on näkyvissä myös käyttömenoissa. Tarkastuslautakunta ehdottaa, että kaikkiin jäsenkuntiin nimetään hyvinvointivastaava, jonka tehtävänä on koordinoida kuntayhtymä ja kunta yhdeksi palvelukokonaisuudeksi. Kunta-asiakkaan palvelua on myös tehostettu. Kunnittain käydään neuvottelut usean kerran tilivuoden aikana. Samoin kuntien johtajilla on mahdollisuus osallistua luottamuselimien kokouksiin. Lisäksi heillä on omat tiiminsä, jotka kokoontuvat säännöllisesti sopimaan yhteisesti tulevista asioista. Oulunkaaren kuntayhtymän osalta tarkastuslautakunta toteaa, että kuntapäättäjät ovat tietoisia mitä kuntayhtymässä tapahtuu ja mitä palvelu maksaa. Toinen tavoite on: Osaaminen ja hyvinvointi. Osaamisessa ja hyvinvoinnin päämäärässä on esitetty kolme menestystekijää. Johtaminen on vahvaa, uutta luovaa ja joustavaa. Tavoitetta ovat tuottaneet uudet johtohenkilöt. Lyhyessä ajassa kuntayhtymässä on vaihtunut vanhuspalveluiden johtajaa ja hallintojohtajaa lukuun ottamatta kaikki palveluista vastaavat henkilöt. Johdossa on myös tapahtunut siirtymisiä uusiin tehtäviin. Samalla kuntayhtymän johtamistapa on muuttunut täysin aikaisempiin vuosiin verrattuna. Tarkastuslautakunta toteaa, että henkilöstön tavoitteet ovat yhdensuuntaiset ja toiminnassa ei ole ylemmän tason johtamisessa ongelmia. Työhyvinvointi on parantunut. Kuntayhtymään on pysyvästi rekrytoitu sekä henkilöstöpäällikkö että kehitysjohtaja. Sitoutunut, ammattitaitoinen ja hyvinvoiva henkilöstö Muutokset kuntayhtymän hallinnossa ovat omalta osaltaan parantaneet työhyvinvointia. Kuntayhtymässä on meneillään useita kehittämishankkeita henkilös-
OULUNKAAREN KUNTAYHTYMÄ 4(7) tön jaksamisen parantamiseksi. Henkilöstön saatavuus on ollut hyvä, jopa lääkäreitä on saatu kohtuullisesti. Ajoittain Vaalassa on ollut vaikeuksia paikanpäällä saatavissa palveluissa. Henkilöstöhallintoon on saatu vahvistusta, rekrytoimalla pysyvään työsuhteeseen henkilöstöpäällikkö, lisäksi tehtäväjaolla on vahvistettu osaamista virka- ja työehtosopimusten hallintaan. Henkilöstön perehdyttäminen on vastuutettu kehitysjohtajalle. Henkilöstökertomuksen perusteella kuntayhtymässä henkilöstöllä ovat sairauspoissaolot nousussa, nousu vuoteen 2011 oli 6,2 %. Henkilötasolla poissaolopäiviä oli 12,6 kalenteripäivää. Muista syistä henkilöstö oli poissa 8,6 % enemmän kuin edellisenä vuonna. Päiviä henkilöä kohti kertyi lähes 23 päivää vuodessa. Muu vapaa on yleensä toisen tehtävän hoitoa joko kuntayhtymässä tai muualla. Kolmantena tavoitteena on tasapainoinen talous Kuntapalvelutoimiston palvelut kuntayhtymä tuottaa jäsenkunnille taloudellisesti. Henkilöstömäärät on resurssoitu optimaalisesti, joissain yksiköissä särkymävaraa ei ole. Oman organisaation taloushallinnon palvelut on myös hoidettu taloudellisesti. Vuoden 2012 aikana henkilöstöjohtamiseen on panostettu samoin asiakirjahallinto on ohjeistetettu ja arkistosta on tehty suunnitelmat ja niitä toteutetaan. Vuoden 2012 tilinpäätöksessä erityisesti palkkakustannuksiin tuli ylityksiä, joita ei oltu huomioitu vuoden 2012 talousarviossa. Kuntayhtymän hallitus teki harmonisointipäätökset elokuussa 2011 ja päätösten mukaisesti koko prosessi toteutettiin yhdellä kertaa eikä alkuperäisen suunnitelman mukaan neljässä vuodessa. Muutosta ei oltu huomioitu talousarviossa, joten ylityksen paljastuttua, säästöt pyrittiin löytämään kuntayhtymän muista kustannuksista. Tässä ei aivan onnistuttu ja kunnilta jouduttiin perimään lisämaksua. Harmonisoinnista johtuen tulevaa työnvaativuuden määrittelyä ei voida heti siirtää palkkoihin. Vuonna 2011 tilinpäätökseen otettiin lomapalkkavarauksen muutoksessa huomioon muuttunut VES sopimus. Olettamuksena oli, että vuoden 2012 aikana varausta on kasvatettava vielä. Loppu vuodesta ilmeni että lisätarve olikin 1,5 miljoonaa euroa, mikä määrä on kirjattu edellisten vuosien yli- ja alijäämään. Vuoden 2012 aikana taloutta ei pystytty pitämään tasapainossa. Hallituksen ja valtuuston tulee päättää, miten suhtaudutaan alijäämän kattamiseen. Vuoden 2013 kustannukset ovat toteutuneet talousarvion mukaisena. Kuntien ja kuntayhtymien kykyä saada taloutensa tasapainoon vaikeuttaa tulevat valtionosuuspäätökset.
OULUNKAAREN KUNTAYHTYMÄ 5(7) Alueellinen vaikuttavuus Alueellisessa vaikuttavuudessa on tarkasteltu kuntalaisten hyvinvoinnin tasavertaista kehittämistä. Lisäksi tavoitteena on saada alueen yrittäjille neuvontapalvelua ja tukea kuntien omaa elinkeinojen kehittämistoimintaa. Alueella kuntien osallisuus elinkeinojen kehittämisessä on ehto uusien yritysten saamiseksi kuntaan. Kuntien osallistuminen yritystoiminnan tukemiseen tulisi olla tasapuolista. Kehittämissuunnitelmissa yritykset tulee sitouttaa investointeihin. Yrittäjällä on yrittämisen riski, ei kunnalla. 3. Kuntayhtymän talouden toteutuminen Kuntakohtaisissa sosiaali- ja terveyspalveluissa toteutumat olivat: Iissä toteutuma ylitti talousarvion 618 000 eurolla, josta erikoissairaanhoidon osuus oli 523 000 euroa. Pudasjärvellä toteutuma ylitti talousarvion 665 000 eurolla, josta erikoissairaanhoidon osuus oli 522 000 euroa. Utajärvellä ylitystä oli 46 000 euroa, ylityksen pienuuteen vaikutti erikoissairaanhoidon budjetin alittuminen 140 000 eurolla. Vaalassa ylitystä oli 275 000 euroa, josta erikoissairaanhoidon osuutta oli 359 000 euroa. Simossa ylitystä oli 684 000 euroa, josta erikoissairaanhoitoa oli 530 000 euroa. Kokonaisuutena sosiaali- ja terveyspalveluiden ylitys oli 2 288 270 euroa. Kuntayhtymän menoissa ei näy taseeseen suoraan kirjattu lomapalkkavarauksen muutosta. Kuntayhtymän toiminnassa erikoissairaanhoito on oma sitovuustasonsa. Erikoissairaanhoidon kustannukset ovat nousseet vuoden 2012 aikana. 2010 2011 2012 Ii 987 938 1 015 Pudasjärvi 1 039 1 145 1 191 Utajärvi 1 052 932 985 Vaala 1 172 1 366 1 401 Simo 985 998 1 190 keskiarvo 1 047 1 076 1 156 Tarkastuslautakunta on erityisesti huolestunut Vaalan kustannusten kehittymisestä. Simon kustannuksina on esitetty Länsi-Pohjan sairaanhoitopiirin kautta tulleet menot. Muiden kuntien tiedot on otettu Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiirin vuositilastosta. Jäsenkuntien tulot tulevat vähenemään tulevina vuosina. Tästä syystä Oulunkaaren kuntayhtymän on sopeutettava toimintamenonsa kuntien maksukykyyn. Alueellisessa vaikuttavuudessa on esitetty neljä menestystekijää. Kuntayhtymä on viime vuosien aikana laajentanut hanketoimintaa. Sosiaali- ja terveystoimen hankkeiden lisäksi kuntayhtymä toteuttaa elinkeinoelämää tukevien projektien toteuttamisen. Hankkeissa kaikki jäsenkunnat on huomioitu tasapuolisesti. Samoin sosiaali- ja terveyspalveluissa toimintoja on kuntien välillä yhtenäistetty. Mm toimeentulotukien myöntämisperusteita on yhdenmukaistettu. Eroavaisuuksia on vielä.
OULUNKAAREN KUNTAYHTYMÄ 6(7) Toimeentulotukimenot 2012 2011 2010 Ii -490 283,42-407 417,41-501 554,00 Pudasjärvi -988 183,45-970 820,79-1 356 672,00 Utajärvi -181 261,74-184 162,50-213 073,00 Vaala -384 869,48-418 588,52-384 711,00 Simo -46 192,73-59 526,12 0,00 Taulukon perusteella voidaan todeta, että Simon kunnan menot ovat tasolla, josta ei voida säästää. Simossa kulttuurina on, ettei avustuksia haeta. Vaalassa ei ole päästy vähentämään kustannuksia. Tarkastuslautakunta esittää, että kuntayhtymä selvittää syyt kuntien tasojen suureen eroavaisuuteen. Toiminnan toteutuminen Kuntayhtymän toimintaa ohjaa jäsenkuntien kanssa tehdyt vuosittaiset palvelusopimukset. Sopimukset sitovat kuntayhtymää jäsenkuntiin nähden. Sopimuksista on käyty tilikauden aikana kuntien kanssa neuvotteluita toteutumista ja poikkeamista. Suurimmat poikkeamat havaittiin vasta toisella vuosipuoliskolla ja niiden selvittely johti talouden tasapainottamistoimenpiteisiin. Henkilöstön kanssa ei säästöpäätöksiä saatu tehtyä. Tilinpäätöksessä ei kuntien sitovuustasoa onnistuttu toteuttamaan kaikilta osin. Omaan toimintaan jäi ylityksiä, joihin ei tehty tilivuoden aikana hyväksymispäätöksiä. Lomapalkkavarauksen kirjausta ei kunnissa ole vielä käsitelty. Oman toiminnan pääpaino on sosiaali- ja terveyspalveluiden tuottamisessa. Järjestämiskeskus neuvottelee jäsenkuntien kanssa palveluiden tasosta ja hinnoista. Sopimusten sisältöä on uudistettu vuonna 2011 ja vuonna 2012 raportointia on lisätty. Kuntayhtymän edustajat esittelevät toiminnan suoritteita useaan kertaan myös jäsenkuntien valtuustoille. Tarkastuslautakunnan jäsenet ovat omien kuntiensa osalta tyytyväisiä sosiaali- ja terveystoimen toteuttamisesta saatuun palautteeseen. Tarkastuslautakunta esittää raportoinnin kehittämiseksi, että kuntakorteissa esitetään hoidon saatavuuskriteerinä hoitojonot, toteutuneet suoritteet esimerkiksi lääkärissä käynnit ja yksikkökustannukset. Lastensuojelun kustannukset ovat vuonna 2012 pysyneet korkealla tasolla. Yksityisiin laitoksiin sijoitukset ovat kalliita ja kuntayhtymässä tulee miettiä omaa kunnallista sijoituskotia. Sijoitusperheitä on vaikea saada. Kuntayhtymän henkilöstö Henkilöstöstä on tehty henkilöstöraportti 2012. Raportti perustuu henkilöstöhallintojärjestelmästä saatuun tietoon. Tarkastuslautakunta on saanut raportista selonteon. Asiat on esitetty tiiviisti ja se kuvaa kuntayhtymän henkilöstöhallinnon suoritteita. Kuntayhtymällä tulee lähivuosina olemaan uuden henkilöstön rekrytoinnissa haasteita. Mikäli kuntayhtymä pystyy ylläpitämään hyvän työnantajan mainetta, rekrytoinnit onnistuvat.
OULUNKAAREN KUNTAYHTYMÄ 7(7) 4. Yhteenveto Tilintarkastaja on antanut 8.5.2013 tilintarkastuskertomuksen vuodelta 2012. Vuoden 2012 osalta tarkastuskertomus ei sisällä huomautettavaa. Sisäisen valvonnan osalta kuntayhtymän hallinto on kehittänyt prosesseja. Mm asiakirjahallinto on saatettu kuntoon ja ohjeistukset tehty. Esimiehet ovat käyneet tiimiensä jäsenten kanssa keskustelut, joissa on sovittu vastuut ja kehittämistavoitteet. Tarkastuslautakunta edellyttää että sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan ohjeistukset päivitetään vuoden 2013 aikana. Organisaation koko huomioon ottaen tulisi myös sisäiseen tarkastukseen saada resurssia. Tilintarkastaja on esittänyt vastuuvapauden myöntämistä tilivelvollisille vuodelta 2012. Tarkastuslautakunta yhtyy tilintarkastajan esitykseen. Iissä toukokuun 8 päivänä 2013 Vuokko Karjalainen Puheenjohtaja Veikko Viinamäki Varapuheenjohtaja Jaakko Rikkola Tauno Kujala Sauli Martimo Jäsen Varajäsen Jäsen