1 ( 7 ) Lautakunnille Vuoden 2017 talousarvion täytäntöönpano-ohje Kunnanvaltuusto on kokouksessaan 28.11.2016 119 hyväksynyt vuoden 2017 talousarvion sekä vuosien 2017-2019 taloussuunnitelman. Vuoden 2016 tilinpäätösarviossa lasketaan toimintakatteen heikkenevän tänä vuonna -1,9 milj. euroa (1,9 %) -99,4 milj. euroon. Marraskuun lopussa toimintakate (-87,1 milj. euro) alittaa talousarvion toteutuman ollessa laskennallisesti 88 %. Käyttötaloudesta on vähennetty määrärahoja netto 0,7 milj. euroa perustuen mm. alkuperäisessä talousarviossa olleeseen 1,4 milj. euron säästövelvoitteeseen perusturvan toimialalle. Vuosikate on syksyn osavuosikatsauksen tilinpäätösennusteessa 10,3 milj. euroa ja tilikauden tulos 4,1 milj. euroa. Kunnan lainakannan arvioidaan kasvavan 6,7 miljoonaa euroa 61,7 miljoonaan euroon ja asukasta 2 957 euroon. Tarkempi tilinpäätösennuste valmistuu viikolla 3 ja annetaan tilastokeskukselle 19.1.2017. On todennäköistä, että ennuste on edellä esitettyä arviota parempi. Valtuuston 28.11.2016 hyväksymässä talousarviossa vuodelle 2017 toimintakate heikkenee -100,2 milj. euroon muutoksen ollessa -1,3 milj. euroa (1,3 %) ja ilman myyntivoittoja samoin -1,3 milj. euroa (1,3 %) muutettuun talousarvioon verrattuna. Verorahoitus supistuu -0,9 milj. euroa (-0,9 %), josta verotulojen osuus -0,7 milj. euroa. Vuosikate 8,4 milj. euroa kattaa suunnitelmapoistot 128 %. Tilikauden tulos on 1,8 milj. euroa ylijäämäinen. Bruttoinvestoinnit ovat 33,9 milj. euroa. Lainakanta kasvaa 23 milj. euroa 87,4 milj. euroon ja asukasta kohden 4 152 euroon. Meno- ja kustannuskehityksen hallintaan ja talouden tasapainottamiseen haetaan kunnassa säästöjä vuonna 2017 seuraavasti: Henkilöstökulujen kasvun hallintaa haetaan säästöjä toimintojen kehittämishankkeiden, työhyvinvoinnin kehittämisen, työaikasäästöjen ja sairauspoissaolojen vähentämisen kautta. Henkilöstön ja esimiesten työssä jaksamisen tukeminen on keskeistä. Valtuustossa joulukuussa päätettävällä kuntastrategialla ja talouden tasapainottamisselvityksellä haetaan tasapainoa talouteen vuosina 2017-2025 Tuotantotavoitteiden ja määrärahojen käytön raportointia tehdään lautakunnille ja kunnanhallitukselle kuukausittain ja valtuustolle osavuosikatsausten yhteydessä tavoitteena tilinpäätösennustettavuuden parantaminen Kaikkiin määrärahaylityksiin suhtaudutaan kriittisesti talouden säästö- ja tasapainottamisen voimassa ollessa perustuen sangen vaatimattomaan kansantalouden ja julkisen talouden talouskasvuun
2 ( 7 ) Käyttösuunnitelmien tulee olla linjassa valtuuston hyväksymän talousarvion kanssa. Siltä osin kuin määrärahoihin liittyviin toimintoihin on jo etukäteen tiedossa mahdollisia ylityspaineita, on määrärahojen käyttöön liittyvät kriteerit määriteltävä tarkasti etukäteen käyttösuunnitelman tarkistamisen yhteydessä. Mikäli käyttösuunnitelma on joiltakin osin ylittymässä, on samassa yhteydessä tilivelvollisten vastuuhenkilöiden varauduttava antamaan selvitys, jolla määrärahojen ylitykset voidaan kattaa vastuualueen tai toimialan sisältä. Erityisesti tilivelvolliset ovat vastuussa valtuuston tulosalueille hyväksyttyjen määrärahojen riittävyydestä ja kohdentamisesta koko vuodelle. Määrärahojen riittävyydestä koko vuodelle tulee toimielimen päättää viimeistään tammikuussa 2017 tarkistaessaan yksityiskohtaisen käyttösuunnitelman vuodelle 2017. Määrärahan riittävyyteen tulee ensisijaisesti hakea kate tulosalueen tai toimialan sisältä. Mikäli tämä ei ole mahdollista, tulee määrärahan tarpeesta tehdä kunnanhallitukselle perusteltu esitys välittömästi käyttösuunnitelman hyväksymisen yhteydessä. Määrärahojen ylitysten perusteleminen aiemmilla talousarviokarsinnoilla on jälkikäteen perusteltuna virheellinen. -------- Kunta-alan uusi virka- ja työehtosopimuskausi on voimassa ajalla 1.2.2017 31.1.2018. Kunnan palkkausmäärärahat on budjetoitu talousarvioon voimassa olevien työja virkaehtosopimusten mukaisina vuosipalkkoina sisältäen lomarahaleikkaukset 1.2.2017 30.9.2019. Vuosittaista työaikaa pidennetään 24 tunnilla ansiotasoa muuttamatta. Kuntatyönantajan sosiaalivakuutusmaksut (29,36 %) vuodelle 2017 ovat seuraavat: - sairausvakuutusmaksu 1,08 % - työttömyysvakuutusmaksu on 3,30 %, taloudellinen tuki 0,046 % ja lakisääteinen tapaturmavakuutus 0,4 %. KVTEL -maksu koostuu o palkkaperusteisesta maksusta, arvio 17,01 % o varhaiseläkeperusteisesta maksusta: vuosina 2014 2016 alkaneet työkyvyttömyyseläkkeet, työttömyyseläkkeet, yksilölliset varhaiseläkkeet ja kuntoutustuet, joiden alkamisesta on vuoden 2017 alkuun mennessä alle 36 kk. Kuntien eläkevakuutus ilmoittaa tarkan summan tammikuussa 2016 lähettämällä euromääräiset laskut kuntiin. o eläkemenoperusteisesta maksun alustava arvio jää alle vuoden 2016 arvion. Maksu määräytyy ennen vuotta 2005 karttuneiden maksussa olevien eläkemenojen perusteella. - VaEL maksu on vuodelle 2017 arviolta 17,01 % Kuluttajahintaindeksin muutos vuonna 2017 arviolta 1,1 %.
3 ( 7 ) 1. Käyttösuunnitelmat Kunnanhallitus ja lautakunta hyväksyvät talousarvioon perustuvat käyttösuunnitelmat. Käyttösuunnitelmilla toimielimet asettavat valtuuston määrittelemien tavoitteiden kanssa yhdenmukaiset, tarkennetut tavoitteet sekä jakavat määrärahat ja tuloarviot seuraavan tason yksiköille (käyttötalousosa: tulosyksikkö 1-taso) ja kohteille (investointiosa). Kunnanhallituksen tai lautakunnan määräämä tulosalueen vastuuhenkilö päättää seuraavan tason käyttösuunnitelmista (tulosyksikkö 2-taso) sekä päättää omalta osaltaan tehtävien toteuttamisesta ja määrärahojen käytöstä asettamalla tarkennetut tavoitteet ja jakamalla määrärahat ja -tuloarviot tarkempiin osiin. Mikäli talousarvio jaetaan vielä tarkemmalle tasolle kuin tulosyksikkö 2-taso, niin tulosyksikkö I-tason vastuuhenkilö jakaa määrärahan III-tasolle jne. Kunnanhallituksen tai lautakunnan käyttösuunnitelmissa määrärahat voidaan päättää nettositoviksi (= toimintakate), koska valtuustotason sitovuus on toimintakate. Päätös on kuitenkin tehtävä siten, että määrärahat ja tuloarviot todetaan päätöksessä bruttomääräisenä (menot, tulot, netto). Toimielinten tulee toimittaa käyttösuunnitelmat perusteluineen 6.2.2017 mennessä taloushallintoon toimitettavaksi kunnanhallitukselle 20.2.2017 mennessä. Päätökset tulosalueiden/ tulosyksiköiden vastuuhenkilöistä ja tulosyksikköjaosta tulee toimittaa taloushallintoon välittömästi päätöksenteon jälkeen. 2. Talousarvion sitovuus Käyttötalousosa Kunnanvaltuuston toimielimen tulosalueelle hyväksymä toimintakate on sitova määräraha ja sitä voidaan muuttaa vain kunnanvaltuuston päätöksellä. Tilivelvolliset ovat vastuussa siitä, että kunnanvaltuuston hyväksymät toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet eri toimielinten tulosalueilla toteutuvat ja että määrärahaylityksiä ei tilikaudessa pääse syntymään. Tuloslaskelmaosa Kunnanvaltuustoon nähden sitovat tasot ovat: verotulot, valtionosuudet, rahoitus netto ja satunnaiset tuotot ja kulut. Investointiosa Kunnanvaltuuston toimielinten investointiryhmälle, hankkeelle ja hankeryhmälle hyväksymät nettomäärärahat ovat sitovia ja niitä voidaan muuttaa vain kunnanvaltuuston päätöksellä. Käyttöomaisuushankinnan arvonlisäveroton euroraja on 10 000. Tätä pienemmät yksittäiset hankinnat, pääosin täydennys- ja korvaushankinnat tulee hankkia
4 ( 7 ) hallintokuntien käyttötalousmäärärahoilla. Kunnan poistosuunnitelmaa koskeva ohjeistus on hyväksytty vuonna 2013. Rahoitusosa Rahoituslaskelmassa kunnanvaltuustoa sitovat tasot ovat antolainojen muutos ja lainakannan muutos. Kunnanvaltuuston sitovin perusteluin hyväksymiä määrärahoja ei saa käyttää ilman valtuuston päätöstä muuhun tarkoitukseen, eikä määrärahaa voi ylittää ilman valtuuston päätöstä. Mikäli ylitysuhka ilmenee, tulee hallintokunnan pikimmiten selvittää mahdollisuus kattaa ylitysuhka toimielimen alaisuuteen kuuluvilla muilla määrärahoilla. Toimielinten tulee talousarviovuoden aikana seurata tulosalueiden toimintatuottojen ja kulujen käyttöä siten, että poikkeamat voidaan viipymättä käsitellä. 3. Talousarvion seuranta ja riskienhallinta Määrärahojen käytön tulee perustua systemaattiseen palvelutuotannon ennakkosuunnitteluun ja seurantaan. Palvelukysynnässä tapahtuvista poikkeamista budjetoituihin tuotantotavoitteisiin nähden raportoidaan kuukausittain lautakunnalle ja osavuosikatsauksissa valtuustolle. Kaikkien määrärahojen käytöstä vastuussa olevien on noudatettava kunnassa voimassa olevia sääntöjä ja ohjeita (hallintosääntö ja sisäisen valvonnan ohjeet). Kaikkien tulosalueiden ja tulosyksiköiden tulee tuottaa palvelut kustannustehokkaasti ja kehittää vaihtoehtoisia palvelujen tuotantotapoja. Toimintoketjuja tulee tarpeen mukaan muuttaa, jotta toiminnot sujuvat tehokkaasti ja taloudellisesti. Tilinpäätösennusteet tehdään osavuosikatsauksiin huhtikuun ja elokuun toteutumatietojen pohjalta ja käsitellään kunnanvaltuuston kesäkuun ja lokakuun kokouksissa. Osavuosikatsauksissa seurataan sitovien toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutumista sekä ennustetaan lopullista tilinpäätöstä ja siitä aiheutuvia muutoksia ja muutostarpeita suunniteltuun. Lautakunta seuraa systemaattisesti talousarvion toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutumista kuukausittain tai tarpeen mukaan, kuitenkin vähintään neljännesvuosittain. Kunnanhallitus ja kunnan johtoryhmä seuraavat talousarvion toteutumista kuukausittain. Uusille valmistuville hyödykkeille tulee määritellä poistosuunnitelman mukaiset poistoajat. Toimialojen tulee laatia ilmoitukset (jotka tilivelvollinen tarkistaa ja hyväksyy) valmistuneista, käyttöön otetuista investointihankkeista kirjanpitoon kuukausittain. Hyödykkeen poistolaskenta aloitetaan käyttöönottoa seuraavan kuukauden alusta. Hankkeen osalta on seurattava kokonaiskustannuksia hankkeen aloituksesta sen valmistumiseen. Lisäohjeita saa teknisistä palveluista ja taloushallinnosta. Riskienhallinta Toimialojen (lautakuntien ja tytäryhtiöiden) tulee osavuosikatsausten yhteydessä raportoida riskienhallinnan ja sisäisen valvonnan riskienhallinta-
5 ( 7 ) suunnitelman etenemisestä. Raportointi pohjautuu toimialan omaan riskienhallintasuunnitelman toteutukseen ja perusteltujen epävarmuustekijöiden analysointiin. Prosessissa huomioidaan tilintarkastuksen sekä lautakunnan ja kunnanhallituksen vuosien 2015 ja 2016 tilinpäätöksien riskienhallinnan ja sisäisen valvonnan selonteossa esitettyjä johtopäätöksiä ja toimenpide-ehdotuksia riskitason pienentämiseen. 5. Palkat Palkasta on aina toimitettava ennakonpidätys ja palkkausmenot tulee kirjata palkkatileille (palkkatilit 40000-40099). Laskut, joihin sisältyy palvelua tai palkkiota, eikä työn suorittajaa ole merkitty ennakkoperintärekisteriin, kirjataan ja maksetaan palkkojen kautta, jotta ennakonpidätys voidaan suorittaa. Jos kunta solmii muun kuin työsopimuksen sellaisen henkilön kanssa, joka säännöllisesti tekee kunnalle työsuorituksia, esimiehen tulee varmistaa, että työsuorituksen toteuttaja on selvittänyt Eläketurvakeskukselta, onko hän velvollinen järjestämään itselleen eläketurvan. Lisätietoja antaa palkanlaskenta. 6. Koulutus Matkakustannukset korvataan halvimman matkustustavan mukaisesti. Jos matka on laskutettu muun kuin halvimman tavan mukaisesti, on tarvittaessa selvitettävä vertailu kustannuksista, miksi matka on ollut kunnalle edullisinta tehdä muulla tavoin. Työmarkkinakoulutukseen osallistumisesta ja kustannusten korvausten maksamisesta päättää henkilöstöjohtaja talousarviossa olevan koulutusmäärärahan puitteissa. 7. Ostolaskujen käsittely Tositteesta tulee selväkielisesti ilmetä, mihin kirjaus perustuu. Tositteessa on oltava täydellinen tiliöinti (= tunnisterakenteen kaikki tarvittavat koodit mukaan lukien alv. koodit), josta laskun hyväksyjä vastaa. Tositteessa tulee olla selväkielinen asiaselostus. Jos tapahtuma perustuu jonkin toimielimen tai viranhaltijan päätökseen tulee päätösmerkintä tehdä tositteeseen. Ohjeistuksesta on kerrottu sisäisen valvonnan ohjeen kohdassa "8.1. Menojen hyväksymisvaltuudet". Lautakuntien päätökset hyväksyjistä tulee toimittaa taloushallintoon. Hyväksyjät, jotka eivät ole tilivelvollisia, toimivat tilivelvollisten viranhaltijoiden alaisuudessa ja vastuulla. Tarkemmat laskujen käsittelyyn liittyvät ohjeet esim. arvonlisäveron osalta löytyvät kunnan "Mantrasta" ja lisäohjeita saa talouspalveluista. Sosiaali- ja terveyspalvelujen laskennallisen 5 % alv. käsittelyyn tulee kiinnittää erityistä huomiota. Kaikki laskut tulee käsitellä viipymättä, hyvissä ajoin ennen eräpäivää. Laskujen kiertokulun sujuvoittaminen on tärkeää (mm. tilausviitteitä käyttämällä), jotta vältytään turhilta korkolaskuilta. Laskujen järkevä ja tarkoituksenmukainen kiertokulku edellyttää yhteistyötä toimialojen sisällä ja välillä.
6 ( 7 ) Maksuvalmiuden varmistamiseksi tulee suurista laskuista, erityisesti investointien maksuposteista ilmoittaa etukäteen. Toimielimen on määrättävä henkilöt, jotka niiden puolesta hyväksyvät tositteet, jollei hyväksyjää ole määrätty johtosäännössä. Hyväksymisoikeudet päätetään toistaiseksi voimassa oleviksi ja muutetaan välittömästi, jos olosuhteissa ja henkilöissä tapahtuu muutoksia. Pöytäkirjanote hyväksyjistä tulee toimittaa talouspalveluihin, jossa pidetään päivitettyä luetteloa hyväksyjistä ja asiatarkastajista. 8. Myyntilaskujen käsittely ja tulojen kanto Kunnan saatavat on laskutettava ja perittävä viipymättä, tehokkaasti ja taloudellisesti noudattaen lainsäädäntöä ja kunnan omaa ohjeistusta. Laskutus tulee tehdä hyvän asiakaspalvelun ja hyvän perintätavan mukaisesti. Tulot hyväksytään samoin perustein kuin menot. Suurissa laskulajeissa tulee toimialojen ennakkoon suunnitella laskutusaikataulut ja varmistaa aikataulutuksen mukaiset resurssit. 9. Kirjaaminen meno- ja tulokohdille 10. Kassatilitykset Menot ja tulot tulee kirjata oikeille, kirjanpitolain ja tilisuosituksen mukaisille meno- ja tulokohdille riippumatta siitä, onko ao. meno- tai tulokohdalla määrärahaa tai tuloarviota. Kunnanvaltuustoon nähden tulosalueen toimintakate on sitova lukuun ottamatta tilapalveluiden tulosaluetta, jossa sitovuustason on tilikauden tulos. Kirjaukset tehdään johdonmukaisesti sille kustannuspaikalle, jolle ne asiallisesti kuuluvat. Uudet tilikartat vuodelle 2017 tallennetaan "Mantraan". Kaikki kunnalle kuuluvat tulot ja menot tulee kirjata kunnan kirjanpidon tileille systemaattisesti. Laskentatunnisteiden käytössä saa talouspalveluista tarvittaessa tarkempaa ohjausta. Tilivelvollisten tulee huolehtia siitä, että kassa- ja alitilitykset tehdään pankkiin ajallaan. Kassatilitykset tulee toimittaa kuukausittain taloustoimistoon. Vastuullisen kassanhoitajan on täsmäytettävä tilitykset kirjanpidosta tulostettaviin raportteihin välittömästi kuukauden päättymisen jälkeen. Kassojen ja alitilittäjien työnkulussa tulee varmistua siitä, että työketjut toimivat aukottomasti ja teknisesti oikein. Kassojen tarkastamisesta vastaa toimialan tilivelvollinen viranhaltija, jonka tulee sisäisen valvonnan ohjeen mukaan tehdä tarkastuksesta viranhaltijapäätös toimitettavaksi kunnankamreerille. 11. Hankinnat ja sopimukset Hankinnoissa ja niiden kilpailuttamisessa on noudatettava hankinnoista annettuja lakeja, kunnan hallintosääntöä ja kunnan hankintaohjeita. Hankinnoissa on pyrittävä kunnan kannalta kokonaistaloudellisesti edullisimpaan lopputulokseen. Mäntsälän kunnalla on hankintaohjeet (kh 14.5.2012 131), jotka koskevat kuntien pienhankintoja eli alle kynnysarvon jääviä hankintoja, joita hankintalaki ei koske. Toimialojen tulee huolehtia, että tarvittavat delegointipäätökset ovat ajan tasalla. Kunnan keskitettyjen hankintojen koordinoijana toimii hallintopalveluissa
7 ( 7 ) 12. Avustukset hankinta-asiantuntija. Hankintoja koskevat kaikki päätökset ja niitä koskevat sopimukset on dokumentoitava Dynastia asianhallintaohjelmaan. Sopimusten hallinta ja kirjaaminen diaariin Jokaisen toimialan on huolehdittava, että kaikki viranomaistoimintaan liittyvät asiakokonaisuudet ja asiakirjat kirjataan diaariin eli Dynasty-asiahallintajärjestelmään siten, että asian käsittelyä voidaan seurata alusta viimeiseen päätökseen saakka. Hankerahoja, valtion- ym. avustuksia haettaessa on huolehdittava hakemusasiakirjoihin diaarinumero. Hakemus liitteineen tulee kirjata lähteneeksi asiahallintaohjelmaan. Kaikki toimialoilla tehdyt kuntaa koskevat sopimukset tulee kirjata ja niihin pitää merkitä diaarinumero. Allekirjoitetut sopimukset liitteineen arkistoidaan ja säilytetään Dynastiassa, jossa niitä voidaan hallinnoida sopimusaikana. Avustusten myöntämisessä tulee ottaa huomioon sisäisen valvonnan ohjeet (kohta 13). Varainhoitovuoden päätyttyä tulosyksikön on vaadittava avustuksen käytöstä tilitys, joka osoittaa avustuksen käytön. Jos avustuksen käytössä ilmenee epäselvyyttä, on asia saatettava ao. toimielimen tai tarvittaessa kunnanhallituksen käsiteltäväksi. MÄNTSÄLÄN KUNNANHALLITUS ESKO KAIRESALO kunnanjohtaja ANJA TUPAMÄKI kunnankamreeri Jakelu Kunnanhallitus/Hallintopalvelut/Esa Siikaluoma, Mika Lindgren Maankäyttölautakunta/Ympäristöpalvelut/Lauri Pouru Tarkastuslautakunta/pj. Perusturvalautakunta/Perusturvapalvelupalvelut Mustijoen perusturva/eija Rintala, Sivistyslautakunta/Sivistyspalvelut/Pekka Lintonen Tekninen lautakunta/tekniset palvelut/hannu Seppälä sekä jaettavaksi edelleen tulosalueiden ja tulosyksiköiden vastuuhenkilöille