1 (7) Seulontaesityslomake pysyvästi sähköisessä muodossa säilytettävälle aineistolle Lomakkeen täyttäminen on ohjeistettu jäljempänä. Täytetty lomake toimitetaan sähköisesti arkistolaitoksen kirjaamoon kirjaamo@arkisto.fi. Tämän seulontaesityksen kohteena on: SÄHKE2-vaatimukset täyttävä asiankäsittelyjärjestelmä 1 rekisteri tai tietokanta vanha (ei SÄHKE-vaatimuksia täyttävä) asiankäsittelyjärjestelmä 2 säilytysmuodon muuttaminen sähköiseksi (aiempi päätös paperi- tai mikrofilmisäilytyksestä) 1. Seulontaesityksen kohteena olevista tiedoista vastaavat organisaatiot 1.1. Tietojärjestelmän omistava organisaatio. Virasto tai laitos, joka omistaa tietojärjestelmän/rekisterin tai tietokannan ja on siitä päävastuussa. Kajaanin kaupunki, PL 133, 87101 Kajaani Rovaniemen kaupunki, PL 8216, 96101 Rovaniemi Kalajoen kaupunki, Kalajoentie 5, 85100 Kalajoki 1.2. Tietojärjestelmän teknisestä ylläpidosta vastaava organisaatio. Virasto/laitos/yritys, jonka vastuulla on tietojärjestelmän/rekisterin tai tietokannan tekninen ylläpito. Kajaanin kaupunki - Fujitsu Oyj ja Avaintec Oy/Kainuun SOTE Ky Rovaniemen kaupunki - Fujitsu Oyj Kalajoen kaupunki - Joki-ICT/Innofactor Oyj 1.3. Tietojärjestelmää/rekisteriä tai tietokantaa käyttävät organisaatiot. Mitkä organisaatiot pääsevät katselemaan tietoja, mitkä päivittämään ja muokkaamaan? Mitkä tahot vastaavat tietojen säilyttämisestä ja niiden luotettavuudesta? Kajaanin kaupunki: Kajaanin kaupunki ja sen alaiset liikelaitokset Rovaniemen kaupunki: Rovaniemen kaupunkikonserni Kalajoen kaupunki: Kalajoen kaupunki 2. Tietojärjestelmän, rekisterin tai tietokannan keskeiset tiedot 2.1 Nimi (tai nimet sekä mahdolliset lyhenteet) Kajaanin kaupunki: CaseM -asianhallinta, CaseM TOJ, XArchive sähköinen arkisto Rovaniemen kaupunki: CaseM -asianhallinta, CaseM TOJ, XArchive sähköinen arkisto 1 Asiankäsittelyjärjestelmäkokonaisuuteen voi sisältyä myös dokumenttienhallintajärjestelmä ja/tai sähköinen arkisto. 2 Voi sisältää dokumentinhallintajärjestelmän ja/tai sähköisen arkiston.
2 (7) Kalajoen kaupunki: Innofactor Dynasty Asianhallinta, Dynasty TOJ 2.2. Säädökset, joiden nojalla tietojärjestelmässä/rekisterissä tai tietokannassa käsiteltävää tehtävää hoidetaan. Säädökset, jotka ovat tietojärjestelmän/rekisterin tai tietokannan ylläpidon ja tietojen käsittelyn perustana. Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (Julkisuuslaki) 621/99 18.1:1 Asetus viranomaisten toiminnan julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallinnasta (Julkisuusasetus) 1030/199 1,4,5,6 ja 7 Valtionneuvoston asetus tietoturvallisuudesta valtionhallinnossa 681/2010 (Tietoturva-asetus) Arkistolaki (831/94) Henkilötietolaki (523/99) 3,5,6,7 ja 10 Laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa (13/2003) Hallintolaki (434/2003) 20 Kuntalaki (410/2015) Laki julkisen hallinnon tietohallinnon ohjauksesta (634/2011) Tietoyhteiskuntakaari (2014/917) 2.3 Tietojärjestelmän kuvaus. Lyhyt kuvaus kokonaisuudesta, jossa asiakirjatietoa hallitaan. Mitä eri sovelluksia kokonaisuuteen liittyy, miten ne liittyvät toisiinsa, missä asiakirjatietoja käsitellään, mihin tiedot tallennetaan? Kajaanin kaupunki: Järjestelmäkokonaisuus muodostuu CaseM - asianhallintajärjestelmästä ja tiedonohjausjärjestelmästä sekä Xarchive sähköisestä arkistosta. Sähköisellä asianhallinnalla ja tiedonohjaussuunnitelmalla hallitaan vireille tulleiden asioiden ja asiakirjojen käsittelyä, jotka arkistoidaan sähköiseen arkistoon. Rovaniemen kaupunki: Järjestelmäkokonaisuus muodostuu CaseM - asianhallintajärjestelmästä ja tiedonohjausjärjestelmästä sekä Xarchive sähköisestä arkistosta. Sähköisellä asianhallinnalla ja tiedonohjaussuunnitelmalla hallitaan vireille tulleiden asioiden ja asiakirjojen käsittelyä, jotka arkistoidaan sähköiseen arkistoon ja järjestelmän omaan tietokantaan. Kalajoen kaupunki: Järjestelmäkokonaisuus muodostuu Innofactor Dynasty asianhallintajärjestelmästä ja tiedonohjausjärjestelmästä. Sähköisellä asianhallinnalla ja tiedonohjaussuunnitelmalla hallitaan vireille tulleiden asioiden ja asiakirjojen käsittelyä. Järjestelmän tiedot tallentuvat järjetelmän omaan tietokantaan. 2.4 Päivittyykö tietojärjestelmän/rekisterin tai tietokannan tieto edelleen vai onko tietojärjestelmä/rekisteri tai tietokanta jo poistettu käytöstä? Miten tietojen säilyvyyttä turvataan? Tietojärjestelmä(t) on aktiivikäytössä ja tietoja päivitetään edelleen.ylläpitosopimukset ovat voimassa. 2.5 Mitkä ovat tietojen rajavuodet? Mistä saakka päätökselle toivotaan takautuvuutta? Kajaani: Vuodesta 2017 eteenpäin
3 (7) Rovaniemi: Vuodesta 2017 eteenpäin Kalajoki: Vuodesta 2010 eteenpäin 2.6 Missä tiedostomuodoissa tietojärjestelmän/rekisterin tai tietokannan asiakirjatiedot ja rekisteröintitiedot ovat? Ovatko nämä konvertoitavissa tietojärjestelmäriippumattomaan muotoon? Jos kyllä, niin mihin? 3. Aineiston pysyvä / määräaikainen säilytys 3.1. Arkistolaitoksen aiemmat seulontapäätökset aineiston säilytysarvosta eli sen pysyvästä / määräaikaisesta säilytyksestä. Aikaisempia päätöksiä ei ole. 3.2 Organisaation oma näkemys aineiston pysyvästä / määräaikaisesta säilytyksestä, mikäli aineistoon ei ole arkistolaitoksen seulontapäätöstä. HUOM: liitteeksi tarvitaan tehtäväluokitus tai TOS niiden tehtävien/asiaryhmien osalta, joille seulontapäätöstä haetaan. Esitys koskee myös pysyvää ja/tai määräaikaista säilytystä. Liitteenä on kuntien käyttämä tehtäväluokitus ja esimerkkejä säilytystä ohjaavasta tiedonohjaussuunnitelmasta. 4. Aineiston dokumentaatiot ja mahdolliset lisätiedot 4.1 Liitteenä oleva dokumentaatio (tehtäväluokitus, TOS tai osat siitä, rekisteri- ja/tai tietojärjestelmäselosteet). Kirjaamisohje ja tehtäväluokitus (22.3.2017 versio, päivittyy TOS -työn edetessä) Esimerkkejä tiedonohjaussuunnitelmasta Järjestelmien tietojärjestelmäselosteet 5. Yhteyshenkilö (mahdolliset lisätietopyynnöt) 5.1 Nimi Kajaani: Tarja Nahkiaisoja (pääyhteyshenkilö) Rovaniemi: Merja Keskiruokanen Kalajoki: Raija Aho 5.2 Puhelinnumero Kajaani: 044 7100666 Rovaniemi: 0400 818917 Kalajoki: 044 4691204 5.3 Sähköpostiosoite tarja.nahkiaisoja@kajaani.fi merja.keskiruokanen@rovaniemi.fi raija.aho@kalajoki.fi
4 (7) Asiankäsittelyjärjestelmää koskevissa seulontaesityksissä täytetään lisäksi: 6. Tiedonohjaussuunnitelma ja järjestelmän SÄHKE2-kelpoisuus 6.1 Tiedonohjaussuunnitelman (eams) tila. Onko TOS (eams) kuvattu niiden tehtävien osalta, joita käsitellään osittain tai kokonaan seulontaesityksen kohteena olevassa tietojärjestelmässä, onko TOS (eams) näiden tehtävien osalta käytössä vai luonnosvaiheessa? Vuoden 2016 aikana eams on kuvattu mm. yleishallinnon, talous- ja henkilöstöhallinnon sekä maankäytön, rakentamisen ja asumisen osalta. Vuoden 2017 aikana kuvauksien kohteena ovat erityisesti substanssialueet. Rovaniemellä ja Kajaanissa on pohjalla Mikkelin geneerisen mallin mukainen TOS, jota on tarkennettu em. omilla kuvauksilla. Kalajoki ottaa yhteistyössä tehdyn TOS:in käyttöön kesäkuussa 2017 järjestelmän versiovaihdon yhteydessä. 6.2 Tiedonohjaussuunnitelman (eams) SÄHKE2-metatiedot. Onko tiedonohjaussuunnitelmassa (eams) määritelty SÄHKE2-pakolliset metatiedot siten, että sen avulla voidaan toteuttaa tiedonohjausta asiankäsittelyjärjestelmään? Kyllä. 6.3 Tiedonohjaussuunnitelman (eams) tehtäväluokitus. Noudattaako TOS (eams) organisaation tehtäväluokitusta ja onko sama luokitus käytössä tietojärjestelmässä/tietojärjestelmissä? Kyllä. 6.4. Arvio ajankohdasta, jolloin arkistolaitoksen edustajat voivat tarkastella järjestelmää (käytössä oltava vähintään testikanta) ohjauskäynnillään. Mikäli tietojärjestelmällä on SÄHKE2-sertifikaatti, ei katselmointia tarvita. Kajaanin kaupunki: Tietojärjestelmillä on sertifikaatit. Järjestelmät on käyttöönotettu ja siten myös katselmoitavissa heti. Rovaniemen kaupunki: Tietojärjestelmillä on sertifikaatit. Järjestelmät on käyttöönotettu ja siten myös katselmoitavissa heti. Kalajoen kaupunki: Tietojärjestelmällä on sertifikaatti. Järjestelmä on testikäytössä ja otetaan tuotantokäyttöön kesäkuussa 2017 6.5. Tietojärjestelmälle myönnetyt SÄHKE2-sertifikaatit. Mikäli järjestelmälle/järjestelmille on myönnetty SÄHKE2-sertifikaatti, tieto sertifikaatista. Kajaani ja Rovaniemi Asianhallinta: Fujitsu CaseM Asianhallinta 1.1. TOJ: Fujitsu CaseM Tiedonohjaus 3.2. Sähköinen arkisto: Avain Technologies X-Archive versio 3.3.1. Kalajoki Innofactor Software Oy Espoo Valmistuspaikka:
5 (7) Tietotekniikka Palvelu: Tietojärjestelmien SÄHKE2-sertifiointi Ryhmä: SÄHKE2 Sertifikaatin referenssi: Operatiivinen järjestelmä v. 2.0 (23.4.2015) Sertifikaattinumero: 9123-01 Innofactor Dynasty 6.3 SP2 Valmistuspaikka: Tietotekniikka Palvelu: Tietojärjestelmien SÄHKE2-sertifiointi Ryhmä: SÄHKE2 Sertifikaatin referenssi: eams-järjestelmä v 1.0 (15.3.2012) Sertifikaattinumero: 6769-02 Innofactor Dynasty Tiedonohjausjärjestelmä 1.3 (2012-04-16)
6 (7) Ohje seulontaesityslomakkeen täyttämiseen 1. Seulontaesityksen kohteena olevista tiedoista vastaavat organisaatiot 1.1. Tässä tarkoitetaan sitä virastoa tai laitosta, joka juridisesti omistaa tietojärjestelmän/rekisterin tai tietokannan ja on siitä päävastuussa. 1.2. Tässä tarkoitetaan sitä organisaatiota (virasto/laitos/yritys), jonka vastuulla on tietojärjestelmän/ rekisterin tai tietokannan tekninen ylläpito. 1.3. Tässä tarkoitetaan niitä organisaatioita (esim. maistraatit tai poliisin yksiköt), jotka hyödyntävät tietojärjestelmän/rekisterin tai tietokannan tietoja omassa toiminnassaan (esim. päivittävät tietoja tai laativat tiedoista tilasto- ja muita raportteja). Tässä olisi hyvä erotella ne toimijat, jotka tuottavat tietoa (vastaavat siitä) ja ne jotka kenties vain hyödyntävät sitä (eivät vastaa). 2. Tietojärjestelmän, rekisterin tai tietokannan keskeiset tiedot 2.1. Tietojärjestelmän/rekisterin tai tietokannan nimi/nimet sekä mahdolliset lyhenteet. 2.2. Tehtävän/tehtävien hoitamisen perustana olevan/olevien säädöksen/säädösten (laki tai asetus) numero(t) ja vuosiluku/vuosiluvut. Lisäksi mahdollinen erityislaki (esim. Laki henkilötietojen käsittelystä poliisitoimessa 761/2003) tai muu laki tai asetus (säädösnumero, vuosi ja pykälä), johon sisältyvät määräykset tietojen ylläpidosta, käsittelystä ja mahdollisesta poistamisesta. 2.3. Kuvaus tietojärjestelmästä voi sisältää asiankäsittelyjärjestelmäkokonaisuuden kuvauksen (tiedonohjausjärjestelmä, asiankäsittelyjärjestelmä, sähköinen säilytysjärjestelmä ym.) tai rekisteri/tietokantamuotoisen aineiston osalta tiedon siitä, toimiiko aineisto hakemistona muualla säilytettäviin asiakirjoihin/tietoihin, esimerkiksi paperiasiakirjoihin (mihin) tai sisältääkö rekisteri/tietokanta yksilöiviä tunnisteita (esim. henkilötunnus, kuntakoodi, yritystunnus)? 2.4. Tietojen ylläpidon tilanne. Onko kysymys vielä aktiivikäytössä olevasta tietojärjestelmästä/rekisteristä tai tietokannasta? Päivitetäänkö tietoja edelleen? Tuodaanko uusia tietoja? Ovatko ylläpitosopimukset edelleen voimassa vai lakanneet? 2.5. Tietojen rajavuodet: esimerkiksi 1989 2000 ja/tai käyttöönottoajankohta (päivämäärä). Arkistolaitoksen seulontatoiminnan lähtökohtana on, että syntysähköinen tieto säilytetään sähköisesti niin pitkältä ajalta kuin sitä on saatavilla sähköisenä. 2.6. Tietojen konvertoitavuus tietojärjestelmäriippumattomaan muotoon: Asiakirjatietojen pitkäaikaissäilyttämisen varmistamiseksi viranomaisen tulee varmistaa, että tietojärjestelmästä voidaan konvertoida pysyvästi säilytettävät asiakirjatiedot säilytyskelpoiseen muotoon viimeistään siinä vaiheessa kun tietojärjestelmän/rekisterin tai tietokannan hallintajärjestelmän ylläpito päättyy. Aineiston tulee olla tulkittavissa ilman alkuperäistä tietojärjestelmää tai tiedon tuottajaa. Pitkäaikaissäilytykseen kelpaavista formaateista suositeltavia ovat: - XML-rakenne - TIFF (rev 5 ja rev6) - PDF/A-1b, PDF/A-1a, PDF/A-2a, PDF/A-2b 3. Aineiston pysyvä / määräaikainen säilytys 3.1. Arkistolaitoksen aiemmat seulontapäätökset koskien aineiston säilytysarvoa ja/tai säilytysmuotoa. 3.2. Tietojärjestelmän/rekisterin tai tietokannan omistajan ehdotus ja perustelut sille, tulisiko aineisto säilyttää pysyvästi tutkimuskäyttöä varten (satoja vuosia). Asiankäsittelyjärjestelmän osalta liitteeksi tehtäväluokitus ja TOS-raportista ne tehtävä-/asiaryhmät, joille päätöstä pysyvästä säilytyksestä ja säilytysmuodosta haetaan.
7 (7) Jos tietojärjestelmän/rekisterin tai tietokannan tietojen pysyvästä säilytyksestä tai hävittämisestä on määrätty lailla/asetuksella, mainitaan tässä säädöksen numero, vuosi ja pykälä. Jos tietojen poistamisesta on määrätty lailla/asetuksella, tulisiko tiedot silti säilyttää kokonaan vai osittain (miltä osin) pysyvästi, jotta niitä voitaisiin käyttää myöhemmin tieteellistä ja muuta tutkimusta varten? 4. Aineiston dokumentaatiot ja mahdolliset lisätiedot 4.1. Asiankäsittelyjärjestelmää koskevan seulontaesityksen liitteeksi tarvitaan tehtäväluokitus ja TOSraportista ne tehtävä-/asiaryhmät, joille päätöstä pysyvästä säilytyksestä ja säilytysmuodosta haetaan. Rekisteri- tai tietokantamuotoisen aineiston osalta tulee varmistaa asiakirjatiedon tulkintaan ja ymmärtämiseen vaadittavien koodistojen ja koodiavainten säilyvyys (tietojärjestelmäselosteet, rekisteriselosteet, tietomalli, relaatiomalli, tietokantataulut, hyödynnettävät koodistot sekä niiden kuvaukset ja muutoshistoria). Dokumentaation tulee sisältää koodistoissa ja arvoissa tapahtuneiden muutosten kuvaukset koko tiedon elinkaaren ajalta. Dokumentaatio tulee säilyttää kokonaisuudessaan varsinaisen datan yhteydessä sähköisessä muodossa. Mahdollisesti myös muita tietoja, joita organisaatio haluaa kertoa aineistosta tai sen käytöstä. 5. Yhteyshenkilö (mahdolliset lisätietopyynnöt) 5.1. 5.3 Mahdollisesti eriteltyinä asiakirjahallinnon yhteyshenkilö ja tekninen yhteyshenkilö. 6. Asiankäsittelyjärjestelmää koskevissa seulontaesityksissä täytettävät kohdat 6.1. Tiedonohjaussuunnitelman ei tarvitse olla kaikilta osiltaan valmis haettaessa päätöstä säilytysmuodolle tai säilytysajoille (pysyvä säilytys). 6.2. Olennaista on tiedonohjauksen toteutuminen, eli TOS:n (eams) tuottamien SÄHKE2-normissa pakollisten metatietojen automaattinen syöttö oletusarvoiksi asiankäsittelyjärjestelmään. 6.3. Tehtäväluokitus toimitetaan liitteenä. 6.4. Arkistolaitoksen virkatyönä suorittama ohjauskäynti tarvitaan, kun tietojärjestelmällä ei ole SÄHKE2- sertifikaattia tai sitä ei ole aiemmin auditoitu/katselmoitu. Ohjauskäynnin varaamiseksi viranomainen ottaa yhteyttä arkistolaitoksen tutkimuksen ja kehittämisen vastuualueeseen. Käynti suoritetaan viranomaisen tiloissa ja sen kesto on n. 2 tuntia. 6.5. Tiedot Inspecta Oyj:n myöntämistä SÄHKE2-sertifikaateista (ajankohta, jolloin myönnetty).