JHS 146 Julkisuuslain (Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 621/1999) mukaisen tietojärjestelmäselosteen laadintasuositus

Transkriptio

1 JHS 146 Julkisuuslain (Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 621/1999) mukaisen tietojärjestelmäselosteen laadintasuositus Versio: Julkaistu: Voimassaoloaika: toistaiseksi Sisällys 1 Johdanto Soveltamisala Tietojärjestelmäselosteen malli Tietojärjestelmäselosteen jäsennys Selostelomakkeen täyttöohjeet Suosituksen soveltaminen Asiakirjojen ryhmittely julkisuuslain näkökulmasta Minkälaisista tietojärjestelmistä seloste laaditaan Kun tietojärjestelmän sisältö on kopio toisen viranomaisen alkuperäistietokannasta Tietojärjestelmäselosteen laadinta yhteiskäytössä olevista tietojärjestelmistä Tietojärjestelmäselosteen suhde muihin vastaaviin selosteisiin Tietojärjestelmäselosteen ylläpito ja tekninen tuottaminen Opastavat tiedot Liitteet Johdanto Tämän suosituksen tarkoituksena on yhdenmukaistaa julkisuuslain edellyttämän tietojärjestelmäselosteen laadintaa sekä helpottaa julkisuuslain toteuttamista. Suositus vastaa kysymyksiin minkälainen tietojärjestelmäseloste on minkälaisista tietojärjestelmistä tietojärjestelmäseloste laaditaan miten selosteita kannattaa ylläpitää ja tuottaa. 2 Soveltamisala Tietojärjestelmäseloste liitetään osaksi arkistonmuodostussuunnitelmaa, jossa on tiedot mm. siitä mitä diaareja, luetteloita, hakemistoja ja muita asiakirjahallinnon rekistereitä viranomaisella on tai miten tieto viranomaisen julkisista asiakirjoista muuten voidaan löytää. Arkistonmuodostussuunnitelma antaa julkista tietoa etsivälle kokonaiskuvan viraston asiakirjoista ja tietojärjestelmistä. 3 Tietojärjestelmäselosteen malli 3.1 Tietojärjestelmäselosteen jäsennys tietojärjestelmän nimi tietojärjestelmän vastuutaho tietojärjestelmän vastuuyksikkö ja vastuuhenkilö tietojärjestelmän käyttötarkoitus tietolähteet tiedot ovat vuosilta tai alkaen vuodesta 1/5

2 tietojen päivitystiheys tietojen julkisuus/salassa pidettävyys julkiset tiedot tietoryhmittäin salassa pidettävät tiedot tietojärjestelmän julkinen osoite. 3.2 Selostelomakkeen täyttöohjeet - tietojärjestelmän nimi (Pakollinen) Tietojärjestelmän nimi ja lyhennetty nimi (Pakollinen) - tietojärjestelmän vastuutaho (Pakollinen) Taho, joka omistaa tietojärjestelmän ja hallitsee sitä - tietojärjestelmän vastuuyksikkö- ja henkilö (Pakollinen) Tähän tiedot siitä mistä saa lisätietoja tietojärjestelmän sisällöstä - tietojärjestelmän käyttötarkoitus (Pakollinen) Lyhyt kuvaus siitä mihin käyttöön tietojärjestelmää tarvitaan - tietolähteet (Ei pakollinen) Tietolähteet täytyy aina mainita jos ne ovat tiedossa - tiedot ovat vuosilta tai alkaen vuodesta (Ei pakollinen) Olennainen tieto jos tietojärjestelmän tieto on kumuloituvaa tai aikasarjamaista - tietojen päivitystiheys (Ei pakollinen) Kannattaa mainita jos tiedolla on merkitystä tiedon käyttäjälle - tietojen julkisuus/salassa pidettävyys (Pakollinen) Tässä kohdassa todetaan yleisesti, mitkä tiedot ovat julkisia ja mitkä ovat tai voivat olla salassa pidettäviä ja millä perusteella: salassapito voi kohdistua kiinteästi aina samoihin tietoihin, tai se voi olla tapaus- tai tilannekohtaista. Tärkeintä on tässä kohdassa antaa selosteen käyttäjälle tieto siitä mihin seikkoihin tulee kiinnittää huomiota selvitettäessä tietojen julkisuutta/salassa pidettävyyttä tietojen luovutustilanteessa - julkiset tiedot ryhmittäin (Pakollinen) Julkiset tiedot luetellaan tietoryhmittäin jaoteltuna. Jos tietoja on paljon, voi harkita joko vain tietoryhmien luettelemista tai erillistä liitettä - salassa pidettävät tiedot (Ei pakollinen) Salassa pidettävät tiedot luetellaan tilanteesta riippuen joko kaikki tai suurempana kokonaisuutena, tietoryhmittäin. Voidaan käyttää myös ilmausta "Muut tiedot" - tietojärjestelmän julkinen osoite (Ei pakollinen) Jos tietojärjestelmä on tarkoitettu julkiseen käyttöön, sen internet-osoite ilmoitetaan tässä. 4 Suosituksen soveltaminen 4.1 Asiakirjojen ryhmittely julkisuuslain näkökulmasta Julkisuuslain peruskäsite on viranomaisen asiakirja. Asiakirja voi olla perinteisessä muodossa oleva paperidokumentti tai se voi olla tietojärjestelmässä oleva elektroninen tieto. Perinteisten paperiasiakirjojen kysymyksessä ollessa on jokseenkin helppo erottaa asiakirjat toisistaan. Vaikeuksia sen sijaan saattaa syntyä arvioitaessa sitä, mitkä merkit esimerkiksi tietokoneen muistissa muodostavat asiakirjan ja mihin lain mukainen tiedonsaantioikeus kohdistuu. Tätä tiedonsaantioikeuden kohdetta kutsutaan laissa viestiksi. Viesti on tiettyä kohdetta tai asiaa koskeva, käyttönsä vuoksi yhteen kuuluviksi tarkoitetuista merkeistä muodostuva merkkien yhdistelmä. Kysymys on siten lain tarkoituksia varten määritellystä oikeudellisesta käsitteestä. Kun viitataan elektronisessa muodossa olevaan asiakirjatietoon, puhutaan myös asiakirjallisesta tiedosta (Arkistonmuodostussuunnitelmaa koskeva suositus, Arkistolaitos 2000). Viranomaisen asiakirjat ovat oletuksen mukaan ensisijaisesti julkisia asiakirjoja, ellei niitä ole määritelty laissa salassa pidettäviksi. Viranomaisen sisäistä työskentelyä varten laaditut asiakirjat eivät kuulu lain soveltamisalan piiriin paitsi salassa pidon säännösten osalta sekä silloin kun nämä sisältävät arkistoon liitettävää tietoa. Viranomainen voi päättää arkistoon liitettävien osalta, että niistä annetaan tietoja vain ao. 2/5

3 viranomaisen luvalla. Viranomaisen valmisteltavana olevat keskeneräiset asiakirjat sekä viranomaiselle toimitetut, ei vielä julkiset asiakirjat sen sijaan tulevat julkisiksi valmistuessaan tai kun julkiseksi tulemisen ehto on täyttynyt, paitsi niiltä osin kun asiakirjat sisältävät salassa pidettävää tietoa. Kuva. asiakirjojen ryhmittely julkisuuslain näkökulmasta 4.2 Minkälaisista tietojärjestelmistä seloste laaditaan Tavoitteena on, että tietojärjestelmäselosteen laadinta edistää julkisuuslain toteutumista ja että tietojärjestelmäseloste annettuna käyttäjälle edistää julkisen tiedon löytämistä ja käyttämistä. Tietojärjestelmäselosteen tarkoituksena on yksityiskohtaisella tasolla kuvata tietojärjestelmän julkiset/salaiset tiedot. Julkisuuslain näkökulmasta tärkein asiakirjaryhmä ovat julkiset asiakirjat. Julkisia asiakirjoja ja julkisia tietoja käsittelevistä tietojärjestelmistä tulee laatia aina laatia tietojärjestelmäseloste tässä ohjeessa kuvatussa laajuudessa. Samoin harkinnanvaraisesti julkisia asiakirjoja/tietoja käsittelevät tietojärjestelmät kuuluvat tähän ryhmään. Myös niistä tietojärjestelmistä, joissa käsitellään sekä julkista että salaista tietoa tai joiden käsittelemistä tiedoista ei voida etukäteen päätellä tiedon salassa pidettävyyttä, laaditaan tietojärjestelmäseloste. Pelkästään salassa pidettävää tietoaineistoa käsittelevistä tietojärjestelmistä ei laadita tietojärjestelmäselostetta julkista käyttöä varten. Tietojärjestelmä on synonyymi tietosysteemille. Atk-sanakirjan mukaan tietosysteemi on "Systeemi, jonka tarkoitus on tietoja käsittelemällä palvella jotakin toimintaa. Tietosysteemillä tarkoitetaan tavallisesti ihmisistä, tietojenkäsittely- ja siirtolaitteista sekä toimintaohjeista koostuvaa tietojenkäsittelykokonaisuutta. Se käsitetään usein myös abstraktiksi systeemiksi, jonka muodostavat tiedot ja niiden käsittelysäännöt." Julkisuuslain kannalta tietojärjestelmä on sivuasia ja tämän käsittelemät asiakirjat tai tiedot ovat pääasia. Tietojärjestelmän, josta tulee laatia tietojärjestelmäseloste, tulee tuottaa ja ylläpitää sellaista vakiosisältöistä tietokantaa/tietojoukkoa, joka muodostuu pääosin julkisuuslain tarkoittamasta asiakirjasisällöstä ja jota voidaan arvioida julkisuuslain näkökulmasta joko julkiseksi tai salassa pidettäväksi. 3/5

4 Työkaluohjelmistoja kuten tekstinkäsittely-, piirros-, taulukkolaskenta-, tai sähköpostiohjelmistoja ei pidetä julkisuuslain tarkoittamina tietojärjestelminä, koska niiden tuottamat tietokannat eivät ole vakiosisältöisiä eikä niiden tuottamat asiakirjat/tuotokset ole automaattisesti julkisuuslain piirissä. Työkaluohjelmistolla tuotettu asiakirja/tuotos voi sen sijaan tulla julkiseksi ja se voidaan tallettaa tai siirtää julkisuuslain piiriin kuuluvaan tietojärjestelmään. Viranomaisen sisäiset tiedotusjärjestelmät (intranet)eivät kuulu julkisuuslain piiriin silloin kun ne käsittelevät viranomaiseen sisäiseen työskentelyyn tarkoitettuja ohjeita, tietoja ja vastaavaa. 4.3 Kun tietojärjestelmän sisältö on kopio toisen viranomaisen alkuperäistietokannasta Kun tietojärjestelmän sisältö on kopio toisen viranomaisen alkuperäistietokannasta, tulee alkuperäistietokannasta vastuussa olevan viranomaisen laatia tietojärjestelmäseloste. Jos kopiotietokantaa käyttävä viranomainen ei suorita päivityksiä tietokantaan vaan pelkästään hyväksikäyttää tietoja, ei uutta tietojärjestelmäselostetta laadita. Jos viranomainen itse ylläpitää kopiotietokantaa, ei voida enää puhuakaan kopiotietokannasta vaan uudesta tietokannasta, jota ylläpitävästä tietojärjestelmästä on laadittava tietojärjestelmäseloste. Tietojärjestelmäselosteen laadinnassa voidaan hyödyntää alkuperäistä tietojärjestelmäselostetta. 4.4 Tietojärjestelmäselosteen laadinta yhteiskäytössä olevista tietojärjestelmistä Yhteiskäytössä olevilla tietojärjestelmillä tarkoitetaan tässä sellaisia tietojärjestelmiä, joiden tietosisällön päivitysvastuu on usealla virastolla, vaikka itse järjestelmä on keskitetty. Esim. valtioneuvostotasolla tällaisia järjestelmiä ovat Hankerekisteri HARE ja Eurodoc. Tietojärjestelmäselosteen laadintavastuu on sillä virastolla, joka on päävastuussa koko järjestelmästä. Päävastuussa oleva virasto laatii tietojärjestelmäselosteen ja jakaa sen kaikkien päivitysvastuussa olevien virastojen käyttöön. Päivitysvastuussa olevat virastot päivittävät vastuuyksikön ja vastuuhenkilön tiedot. Muilta osin tietojärjestelmäselosteen sisältö on sama kaikissa virastoissa. 4.5 Tietojärjestelmäselosteen suhde muihin vastaaviin selosteisiin Henkilörekisteristä laadittava rekisteriseloste sisältää osaksi samoja tietoja, osaksi eri tietoja kuin julkisuuslain mukainen tietojärjestelmäseloste. Julkisuuslain perusteluissa on todettu Henkilötietolain rekisteriselosteen ensisijaisuus Julkisuuslain tietojärjestelmäselosteeseen nähden ts. tietojärjestelmäselosteen voi korvata rekisteriselosteella. Arkistonmuodostussuunnitelmaan tarvitaan tietojärjestelmästä osittain samoja tietoja, osittain eri tietoja kuin tietojärjestelmäselosteeseen. Tämä suositus lähtee siitä, että on hyvää palvelua ja hyvää tiedonhallintatapaa laatia ainakin yleisöä varten rekisteriselosteesta erillinen tietojärjestelmäseloste. Sen sijaan selosteiden tekninen ylläpito voidaan koordinoida (ks. seuraava kappale). 5 Tietojärjestelmäselosteen ylläpito ja tekninen tuottaminen Silloin kun tietojärjestelmäselosteita on vähäinen määrä ylläpidettävänä, kannattaa seloste tuottaa ja ylläpitää sähköisenä lomakkeena. Valmiita lomakepohjia on laadittu kolme. Kaksi pohjaa on tarkoitettu tekstinkäsittelyohjelmia varten eli toinen.doc formaatissa (lisenssin vaativa MS Word) sekä toinen.odtformaatissa (avoimen lähdekoodin OpenOffice.org). Kolmas pohja on laadittu pdf- formaatissa Acrobatohjelmaa varten. Tekstinkäsittelyohjelmiin laadittu lomakepohja sijoitetaan malliksi tekstinkäsittelyohjelmaan, jolloin varsinaiset selosteet täytetään mallilomakkeelle ja tallennetaan asiakirjoina. Pdf-lomakkeen täyttö ja talletus voidaan tehdä vain lisensioidulla Acrobat-ohjelmalla; Acrobat Readerillä ei voi tallettaa täytettyä lomaketta. Sähköisten lomakkeiden ongelma on, että jokainen seloste vaatii oman lomakkeensa ja jokainen lomake on täytettävä ja tulostettava yksilöllisesti. Keskinäistä integrointia ei näissä vaihtoehdossa tapahdu eri käyttötarkoituksien (tietojärjestelmäseloste, rekisteriseloste, arkistonmuodostussuunnitelma) kesken. Mikäli selosteita on paljon, kannattaa selosteista tehdä oma tietokanta. Saman tietokantaan talletetun tiedon pohjalta voidaan tulosteina tehdä erilaisia ilmoituksia eri tarkoituksia varten. Arkistonhallintaohjelma on eräs tekninen vaihtoehto ylläpitää ja tuottaa tietojärjestelmäseloste. 4/5

5 6 Opastavat tiedot Tätä suositusta ylläpitää Julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunta JUHTA, puh , sähköposti: JHS-järjestelmän verkkosivut: Liitteet Liite 1: Julkisuuslain mukaisen tietojärjestelmäselosteen esimerkki Liite 2: Julkisuuslain mukaisen tietojärjestelmäselosteen rtf-lomakepohja 5/5