VIESTINTÄSUUNNITELMA Hyväksytty 31.1.2012 METKAn viestintäsuunnitelman tarkoitus on helpottaa ja selkiyttää kaikkien METKAn viestinnän kanssa työskentelevien tehtäviä. Suunnitelma sisältää ohjeita ja työkaluja, joiden avulla METKAn viestintä pysyy johdonmukaisena ja tavoittaa kohderyhmänsä mahdollisimman kattavasti. Viestinnän kanavat, tekijät ja vastaanottajat ovat jatkuvassa muutoksessa, joten viestinnän tapoja on syytä tarkastella jatkuvasti kriittisesti. Viestinnästä kerätään palautetta ja viestintäsuunnitelmaa on syytä päivittää vuosittain, jotta se pysyy ajan tasalla. METKAn viestintätarpeet METKAn viestintää ovat niin tiedotteet tapahtumista opiskelijoille, kunnanvaltuutetuille lähetetyt kannanotot kuin toimiston -ryhmässä tapahtuva hupailukin. Nämä ovat tärkeysluokaltaan erilaisia tiedotustehtäviä, mutta ne ovat kaikki opiskelijakunnan toiminnan kannalta merkityksellisiä. METKAn viestintä jakautuu sisäiseen ja ulkoiseen viestintään: Sisäinen o Miten METKAn hallitus ja työntekijät viestivät keskenään. Ulkoinen o Miten METKA viestii Metropolian opiskelijoille, henkilökunnalle, kuntien päättäjille ja medialle. METKAn viestintä voidaan jakaa myös tärkeysluokkiin. Esimerkkejä sisäisen viestinnän tärkeysluokista: Sisäiset tärkeät o Uutiset, kalenterit (esim. Rehtorin tapaaminen ma klo 8.30, Jäsenpalvelusihteeri kipeänä, huomiseksi tarvitaan sijainen M-pisteeseen! ) Sisäiset arkiset o Toimiston jokapäiväiset käytännöt (esim. Eteinen pitää siivota, Kiinteistöpalveluun otettu yhteyttä reistaavasta ilmastoinnista ) o Ajankohtaiset asiat opiskelijamaailmasta (esim. Helsingin Sanomat: AMK-opiskelijat käyttävät ahkerasti liikuntapalveluita ) Sisäiset kevyet o Tunnelmaa nostattavat (esim. Perjantaina meille saunomaan!, Tsekatkaa tän hetken kovin YouTube-video, Paljonko painaa -visailun keväthuipentuma! ) Myös ulkoinen viestintä jakaantuu tärkeysluokkiin: Ulkoiset tärkeät o Viralliset kannanotot ja tiedotteet Ulkoiset arkiset o Omat tapahtumat, aukioloaikatiedotteet Ulkoiset kevyet
o Muut tapahtumat, vinkit, vitsit METKAn viestintäkanavat METKAn tiedotus verkossa Verkkosivut o METKAn verkkosivut www.metkaweb.fi ovat METKAn tärkein julkisivuinternetissä. Kävijän tulee saada sivuilta kaikki etsimänsä tieto: tapahtumien ajankohdat, METKAn toimijat, säännöt ja yhteystiedot. METKAn sivuilla on sekä pysyvää aineistoa että päivittyvä uutisvirta. o METKAn liikunnan sivut ovat osoitteessa liikunta.metkaweb.fi Tuubi o o METKAlla ei Metropolian tavoin ole käytössään sähköpostilistoja, vaan laajempi tiedottaminen tapahtuu Tuubi-tiedotteiden avulla METKAlla on Tuubissa myös työtila, jossa voidaan jakaa tiedotteita ja dokumentteja Sosiaalinen media o METKAlla on issa sivut, joilla voidaan julkaista tiedotteita ja linkkejä ajankohtaisista asioista. issa voidaan jakaa myös kevyempiä aiheita kuin verkkosivuilla tai Tuubissa. METKAzine o METKAn kuukausitiedote julkaistaan verkkolehden muodossa. Lehdessä on vakioartikkeleita ja vaihtuvaa sisältöä. Päätoimittajana toimii METKAn tiedottaja ja kirjoitusvastuut jakautuvat METKAn eri toimijoille. METKAn muut julkaisut Uuden opiskelijan opas o UOPS on uudelle Metropolian opiskelijalle jaettava opas. Se on tiivis infopaketti Metropolian opiskelijan elämään liittyvistä asioista. Opas julkaistaan keväällä saapuville opiskelijoille suomeksi ja englanniksi. Oppaasta julkaistaan päivitetty painos syksyllä saapuville opiskelijoille. Julisteet o METKAn julisteilla tiedotetaan ajankohtaisista tapahtumista, kuten juhlista ja liikuntakursseista o METKA tiedottaa myös yleisluontoisesti toiminnastaan toimipisteisiin levitettävillä julisteilla. Julisteiden tarkoitus on esitellä METKAa uusille opiskelijoille ja pitää METKA opiskelijoiden mielissä. o Julisteissa noudatetaan METKAn graafista ohjeistusta ja niistä on vastuussa tiedottaja. Flyerit ja pöytäkolmiot o Flyereillä voidaan harkinnan mukaan tiedottaa ajankohtaisista tapahtumista ja METKAn toiminnasta. Niitä voidaan jakaa kädestä käteen tai jättää saataville toimipisteisiin. Lisäksi METKA julkaisee muita esitteitä ja oppaita. Tällaisia ovat olleet mm. o Liikunnan lukujärjestykset o Tutorien oppaat
Viestintäkanavat Alla on listattu METKAn kirjoitushetkellä käyttämät viestintävälineet aloittaen tärkeiden asioiden kanavista ja jatkuen kohti kevyempää viestintää. METKAn viestinnän tärkeysluokat ovat tärkeät, arkiset ja kevyet. Lisää tietoa luokista otsikon METKAn viestintätarpeet alla. Sisäinen tiedotus Sähköposti [tärkeät; arkiset] Palaverit [tärkeät; arkiset] Google-kalenteri [tärkeät; arkiset] Vuosikello [arkiset] Pikaviestimet [arkiset; kevyet; tarvittaessa akuutit tärkeät asiat] [arkiset; kevyet] Ulkoinen tiedotus Kannanotot [tärkeät] Lehdistötiedotteet [tärkeät] metkaweb.fi [tärkeät; arkiset] Tuubi-tiedotteet [tärkeät; arkiset] Kokoukset sidosryhmien kanssa [tärkeät; arkiset] Postitettavat kirjeet ja Uuden opiskelijan oppaat [tärkeät; arkiset] Edustus tapahtumissa ja toimipisteissä [arkiset] Julisteet, flyerit [arkiset] Sähköposti, sähköpostilistat [tärkeät; arkiset] [arkiset; kevyet] Edellä listatut viestintävälineet vielä sijoiteltuna taulukkoon: Tärkeät Arkiset Kevyet Sisäinen Sähköposti Google-kalenteri Palaverit (Pikaviestimet) Sähköposti Google-kalenteri Palaverit Vuosikello Pikaviestimet Pikaviestimet Ulkoinen metkaweb.fi Tuubi-tiedotteet Kirjeet ja Uuden opiskelijan oppaat Sähköposti, sähköpostilistat Kannanotot Lehdistötiedotteet metkaweb.fi Tuubi-tiedotteet Julisteet ja flyerit Kirjeet ja Uuden opiskelijan oppaat Sähköposti, sähköpostilistat
Kohderyhmät METKAn tiedotuksen eri kohderyhmät tavoitetaan tehokkainten eri viestintävälineillä. Alla on listattu eri kohderyhmät ja viestintäkanavat, joilla kullekin kohderyhmälle viestitään. METKAn sisäiset kohderyhmät Sihteerit, hallitus (sähköpostit, palaverit, sosiaalinen media) Edustajisto (sähköposti, Tuubi-työtila, edustajiston kokoukset) Opiskelijapalvelut oy (sähköpostit, palaverit) Liikunnan ohjaajat ja muut etätyöläiset (sähköpostit, palaverit) Metropolian sisäiset kohderyhmät Metropolian opiskelijat o Tutorit (sähköpostit, Tuubi, koulutukset) o Vaihto-opiskelijat (sähköpostit, Tuubi, sosiaalinen media) o Opiskelijayhdistykset (sähköposti, opy-tapaamiset) o Opiskelijaedustajat (sähköposti, Tuubi-työtila, tapaamiset) o Yksittäisten toimipisteiden opiskelijat (kohdennetut Tuubi-tiedotteet, toimipistepäivystykset, kohdennetut julisteet ja flyerit) Metropolian henkilökunta (kohdennetut Tuubi-tiedotteet, sähköposti, palaverit) Metropolian päättäjät (kannanotot, sähköposti, opiskelijaedustajat, tapaamiset) Alumnit (sähköposti) Ulkoiset kohderyhmät Valtakunnalliset yhdistykset o SAMOK, OLL, SYL Opiskelijakunnat Pääkaupunkiseudun kaupunkien päättäjät (kannanotot, lehdistötiedotteet) o Metropolia-osakeyhtiön hallitus o Kunnanvaltuusto o Lautakunnat (esim. sivistyslautakunta) Media (kannanotot, lehdistötiedotteet) Median yhteydenotot ja kriisiviestintä Median yhteydenottoihin vastattaessa tärkeää on johdonmukainen ja selkeä viestintä. Kriisitilanteen viestintäohjeita voi tulkita koskemaan myös muita yhteydenottoja, vaikka niissä tilanne ei ole yhtä hektinen. Kriisitilanne voisi olla esimerkiksi onnettomuus Metropolian toimipisteessä, oppilaitokseen tullut uhkaus, Japanin maanjäristyksen kaltainen, Metropolian opiskelijoita uhkaava tapahtuma tai onnettomuus METKAn tapahtumassa tai toimistolla. Median yhteydenotot Median ottaessa yhteyttä on tärkeää, että METKAn välittämä viesti on johdonmukainen ja harkittu. On tärkeää muodostaa viesti nopeasti ja pysyä siinä. Pitää varoa ristiriitaista viestintää ja
hätiköintiä. Median edustajat voivat johdattelevilla ja vaativilla kysymyksillä yrittää harhauttaa tähän. Ohjaa yhteydenotot sovitulle vastuuhenkilöille. METKAn www-sivujen yhteystietoihin merkitään henkilö, johon media voi tarvittaessa olla yhteydessä. Median edustajat haluavat lausuntoja nopeasti ja voivat olla vaativia, mutta aina voi luvata palaavansa asiaan tai välittävänsä soittopyynnön. Muista täyttää lupaus! Ota huomioon hienotunteisuuteen, luottamuksellisuuteen ja salassapitoon liittyvät näkökohdat. Esimerkiksi henkilö- ja yhteystiedot kuuluvat salassapidon piiriin. Anna vain tosiasioihin perustuvaa tietoa tapahtumasta ja sen syistä. Kriisitilanteen aikana ei pidä spekuloida sen syillä tai seurauksilla. Ilmoitusjärjestys kriisitilanteessa Ilmoitustilanteessa sinun tarvitsee olla yhteydessä ainoastaan siihen henkilöön, johon listaa seuraamalla olet saanut ensimmäisenä yhteyden. 1. Pääsihteeri 2. Puheenjohtaja 3. Tiedottaja 4. Muu hallitus ja sihteerit Ilmoitusjärjestys muissa median yhteydenotoissa 1. Puheenjohtaja 2. Pääsihteeri 3. Tiedottaja 4. Muu hallitus ja sihteerit Sisäinen tiedottaminen poikkeuksellisista tapahtumista ja tilanteista on tärkeää. Hallitukselle ja sihteereille kerrotaan tapahtuneesta niin, että heillä on kuva tilanteesta ennen tapahtuneen julkituloa joukkoviestimissä. Tietojen antamisessa omalle väelle on myös huomioitava luottamuksellisuuteen ja salassapitoon liittyvät näkökohdat. Kriisitilanteissa on oltava yhteydessä Metropolian kriisiviestinnästä vastaavaan henkilöön ja selvitettävä mikä on Metropolian viesti aiheesta, jotta vahingossakaan ei anneta ristiriitaisia viestejä mahdolliset erityisohjeet kyseisessä tilanteessa Palautteen kerääminen Palaute on METKAlle tärkeä työkalu toiminnan kehittämiseen. Palautetta on mahdollista antaa verkkosivujen kautta ja sitä kerätään aktiivisesti tapahtumien yhteydessä. Vuosittain toteutetaan viestintäkysely, jonka avulla selvitetään viestinnän toimivuutta ja kehitystarpeita. Palautetta kerätään verkkosivujen palautelomakkeella tapahtumien yhteydessä kiertämällä toimipisteissä Juhlista, koulutuksista ja muista tapahtumista kerätään palautetta välittömästi niiden jälkeen. Palautteen
keräämiseen on olemassa valmis verkkolomake. Palautteenantoon kannustetaan välittömästi tapahtuman jälkeen. Viestintäkysely toteutetaan vuosittain kevään aikana. Kyselyllä on saatu tärkeää tietoa METKAn eri viestintäkanavien näkyvyydestä. Kysely toteutetaan verkkokyselynä ja kiertämällä toimipisteissä. Saatua palautetta käsitellään toimintaseminaareissa tai muissa sopivissa yhteyksissä. Yhteiset sähköpostiosoitteet METKAlla on käytössä sähköpostiosoitteita, joihin lähetetyt viestit tulevat koko toimiston väelle tai jollekin rajatulle vastaanottajajoukolle. Kun näihin osoitteisiin tulee esimerkiksi opiskelijoiden kyselyitä jostakin aiheesta, tulee niihin vastattaessa lähettää vastaus piilokopiona myös alkuperäiselle vastaanottajajoukolle. Uutisointi METKA uutisoi merkittävistä opiskelijoita koskevista asioista sekä tuo oman kantansa esiin wwwsivuillansa, Tuubissa ja issa. Uutisiin reagoidaan viiveettä. Uutisia päivitetään nettisivuille säännöllisesti. Kaksikielisyys METKAn viestintä tapahtuu suomeksi ja englanniksi. Kaksikielisyyden tarkoitus on parantaa kansainvälisten opiskelijoiden saamaa tietoa METKAsta sekä kannustaa heitä toimimaan aktiivisina METKAn jäseninä. Tavoitteena on, että kaikki METKAn julkaisemat tiedotteet ovat saatavilla suomeksi ja englanniksi. Kuitenkaan kaikkia tiedotteita ei ole tarpeen kääntää kokonaisuudessaan; esimerkiksi englanninkielisen neuvottelukunnan opiskelijaedustajapaikan hakuilmoikset voidaan julkaista vain englanniksi ja suomeksi voidaan julkaista lyhyempi tiedote haun avautumisesta. Käännösten tekemisessä on suositeltavaa tehdä yhteistyötä kv-sihteerin kanssa. Viestinnän muoto Viestinnässä on sisällön lisäksi tärkeää myös muoto. Johdonmukaisuus ja siisteys viestinnässä antavat vakuuttavan vaikutelman ja vahvistavat mielikuvaa METKAsta. Yhtenäinen muotoilu auttaa tunnistamaan tiedotteet METKAn viestinnäksi. Jos tiedotteet ovat sekalaisia seinälle teipattuja tulosteita tai kieliasultaan heikkoja, ne voivat jäädä tunnistamatta METKAn viesteiksi eivätkä ne luo METKAsta vakuttavaa kuvaa. Jotta viestinnän muoto olisi yhdenmukaista, tulee jokaisen METKAn nimissä viestivän lukaista läpi METKAn graafinen ohjeisto ja tehdä yhteistyötä tiedottajan kanssa. Tiedottaja voi tarkistaa kieliasun ja muotoiluseikat. METKAlla on myös asiakirjapohjia, joissa on graafiset elementit valmiiksi paikoillaan. Niitä käyttämällä kirjeisiin ja PowerPoint-esityksiin saa asettelut kohdalleen. Vuoden 2012 aikana luodaan myös flyer- ja julistepohja sellaisia METKAn painotuotteita varten, jotka eivät vaadi yksilöllistä graafista ilmettä. Erityisen tärkeitä muotoseikkoja ovat Hyvä kieliasu
logon oikea käyttö tunnusvärien käyttö oikeat kirjasintyypit (Myriad Pro tai Trebuchet MS) Liitteet: Graafinen ohjeistus, ohjeistuksen minitiivistelmä, allekirjoitusmalli Viestinnän työkalut Kalenterit METKAlla on käytössään Google-kalenteri. Sitä käytetään työntekijöiden ja hallituksen jäsenten keskinäiseen tiedonvälitykseen sekä tiedottamiseen tulevista METKAn tapahtumista. METKAn verkkosivuilla olevaan kalenteriin lisätään METKAn tapahtumat, kerhot ja muut ajankohtaiset asiat. Myös opiskelijayhdistykset voivat lisätä siihen omia tapahtumiaan. Tapahtumaviestinnän aikataulut Tapahtumista, kuten METKAn juhlista tiedottaessa on tärkeää olla liikkeellä hyvissä ajoin. Tapahtuman päivämäärän varmistuttua o tapahtuman lisääminen METKAn julkiseen kalenteriin o -eventin luominen Neljä viikkoa ennen tapahtumaa o keskustelu tiedottajan kanssa tapahtuman painotuotteista Kaksi viikkoa ennen tapahtumaa o julisteet seinille o muistutus tapahtumasta METKAn sivuilla ja issa Viikkoa ennen tapahtumaa o tarvittaessa muistutus tapahtumasta METKAn sivuilla ja issa Päivää ennen tapahtumaa o muistutus tapahtumasta METKAn sivuilla ja issa Vuosikello Vuosikellosta voi nähdä METKAn eri toimijoiden projektit aikajanalle sijoitettuna ja siitä saa kokonaiskuvan METKAn vuodesta. Vuosikello päivitetään vuosittain. Videot METKA tuottaa myös videoita. MetroSportista on tehty vuosittain yhteistyössä media-alan opiskelijoiden kanssa video ja tarvittaessa voidaan tehdä videoita myös perehdytys- ja markkinointikäyttöön. Tästä esimerkkinä on mm. tutorvideo. Videoissa on tärkeää kuvan ja äänityksen hyvä laatu, ytimekkyys ja tunnistettavuus METKAn tuotannoiksi. Julkiset videot, kuten MetroSportin video, laitetaan julkisesti näytteille internetiin. Muita videoita voi tarpeen mukaan jakaa suoraan kohderyhmälleen tai esittää infotilaisuuksissa muistitikulta. Liitteet Graafinen ohjeisto Allekirjoitusmalli