1 (5) Suun terveydenhuollon tarveaineiden ja tarvikkeiden sekä oikomisen tarveaineiden ja tarvikkeiden hankinta Sisällys 1. Yleistä... 2 2. Määritelmät... 2 3. Tavoitteet... 3 4. Asiakkaat... 3 5. Tuotteita koskevat vaatimukset... 3 6. Ostoprosessi /Tilaaminen ja katalogin ylläpito... 3 7. Toimitusehdot ja toimitusaika... 3 8. Käyttöohjeet... 4 9. Koulutus... 4 10. Raportointi... 4 11. Muutokset sopimuskaudella... 4
2 (5) 1. Yleistä 2. Määritelmät a ovat Espoon kaupungin suun terveydenhuollon tarveaineet ja tarvikkeet sekä oikomisen tarveaineet ja tarvikkeet. Hankinta on jaettu kahteen osa-alueeseen: Osa-alue 1. Hammashoidon tarveaineet ja tarvikkeet, jotka sisältyvät seuraaviin ryhmiin: Paikkaushoito Profylaksia Poranterät ja viimeistely Protetiikka Kirurgia Juurenhoito Rtg ja diagnostiikka Desinfektio Osa-alue 2. Suun terveydenhuollon oikomisen tarveaineet ja tarvikkeet. Tarjoajalla on oltava valmiudet toimittaa Tilaajalle osa-alueen tuotteita laajaalaisesti ja täsmällisesti tilausten mukaisesti. Tarjoajan tulee tarjota kaikki osa-alueen tuotteet. Tarjouksen voi tehdä molemmista tai vain toisesta ostoskorista. Kunkin tuotteen tulee täyttää tarjouspyynnössä erikseen asetetut vaatimukset. Tilaaja täydentää tarvittaessa tämän hankinnan tuotevalikoimaansa Tarjoajan tuote- ja hintaluettelosta. Kilpailutuksella valitaan molempiin osa-alueisiin yksi Toimittaja ja yksi Varatoimittaja. Sopimus tulee voimaan allekirjoitushetellä. Tavoitteena on, että toimitukset alkavat 1.1.2018. Sopimus on toistaiseksi voimassa oleva. Sopimuskauden aikana voimassaolevasta sopimuksesta huolimatta Tilaajalla on oikeus hankkia vastaavia tuotteita muilta Toimittajilta, mikäli potilaan tai hoitohenkilöstön erityistarpeet sitä edellyttävät. Tilaaja ei sitoudu tietyihin hankintamääriin sopimuskauden aikana. Toimituksen kuvauksessa sovelletaan seuraavia määritelmiä: Asiakas tai Asiakkaat tarkoittaa tuotteiden käyttäjää. Toimittaja tarkoittaa tuotteita tuottavaa yritystä, tuotteiden myyjää. Tilaaja tarkoittaa tuotteiden tilaajaa, Espoon kaupunkia.
3 (5) 3. Tavoitteet 4. Asiakkaat Hankinnan tavoitteena on korkealaatuisen, helposti käytettävän, hyvin yhteensopivan ja kustannustehokkaan tuotevalikoiman muodostaminen Espoon suun terveydenhuollon palvelutuotannon käyttöön. Asiakkaina ovat ensisijaisesti Espoon kaupungin hammashoitolat sekä mahdollisesti myös muut sosiaali- ja terveystoimen yksiköt. Tarjouspyynnön tekohetkellä Espoon kaupungilla on 15 hammashoitolaa. 5. Tuotteita koskevat vaatimukset Tarjottujen tuotteiden tulee soveltua tarjouspyynnössä mainittuihin käyttötarkoituksiin ja täyttää niille tarjouspyynnössä asetetut vaatimukset. Tarjottujen tuotteiden tulee täyttää Suomessa voimassaolevat terveydenhuollon laitteita ja tarvikkeita koskevan lain (629/2010) mukaiset määräykset, sekä muut Suomen lain ja säädösten vaatimukset. 6. Ostoprosessi /Tilaaminen ja katalogin ylläpito Tilaajalla on käytössään sähköinen tilausjärjestelmä. Tilaukset tulevat pdfmuotoisina toimittajan sähköpostiin. Toimittaja vahvistaa tilauksen toimitusajan Tilaajalla sähköpostitse yhden (1) arkipäivän sisällä tilauksen vastaanottamisesta. Toimittaja sitoutuu täyttämään Espoon kaupungille valituista tuotteista Excelmuodossa olevat tuotekatalogit ja ylläpitämään niitä sopimuskauden ajan. Tuotekatalogissa olevien tuotekuvien linkityksen on oltava muodossa https://xxx.jpg. Tilausten ja tuotekatalogin mallin esimerkkeja ovat kuvattu tarjouspyynnön liitteissä 6 ja 7. Tuotekatalogit toimitetaan Tilaajan määrittelemään sähköpostiin viikon sisällä Tilaajan pyynnöstä. Tilaustoiminta voi käynnistyä vasta sen jälkeen, kun Sopimustoimittajan tuotteet on virheettömästi ladattu Tilaajan järjestelmään. Sopimustoimittajan yhteyshenkilö vastaa Tilaajan tuoteluettelon ajantasaisuudesta ja tietojen oikeellisuudesta. 7. Toimitusehdot ja toimitusaika Toimitukset Toimittaja toimittaa tuotteet Tilaajan määrittämään yhteen toimituspisteeseen. Tilaukset tehdään pääasiallisesti tukkupakkauksina Tilaajan keskusvarastoon. Toimitusehto TOP Uusimaa, purettuna Tilaajan osoittamaan paikkaan, kuljetus vakuutettuna Toimittajan lukuun, pakkausjätteet poiskuljetettuina (Finnterms 2001).
4 (5) 8. Käyttöohjeet 9. Koulutus 10. Raportointi Tilaaja voi myös tarvittaessa tilata tarvitsemiaan tarvikkeita ja tarveaineita suoraan hammashoitoloihin. Tavaran toimitusaika on yksilöity sopimuksen hintaliitteellä. Toimitusaika on enintään neljä (4) työpäivää kaikille Tilaajan tilauksille. Toimitusvarmuuden tulee olla 98 %. Mikäli tuote toimitetaan tehdastilauksena tuotteiden toimitusaika voi olla enintään kahdeksan (8) viikkoa tilauksesta. Toimittajan tulee turvata ja taata hammasteknisten töiden ja hankintaan liittyvien palveluiden saatavuus myös loma-aikoina. Mahdollisista toimitusajan viivästymisistä ilmoitetaan Tilaajalle välittömästi ja samalla ilmoitetaan uusi toimitusaika. Jälkitoimitukset Mikäli tuotteita jää jälkitoimitukseen, siitä ilmoitetaan Tilaajalle viipymättä. Jälkitoimituksen toimitusaika vahvistetaan Tilaajalle. Tilaaja voi hyväksyä vahvistetun jälkitoimitusajan tai perua tilauksen ja tilata tuotteen kolmannelta osapuolelta. Käyttö- ja huolto-ohjeet sekä muu tuotedokumentaatio tulee toimittaa tarjouspyynnön mukaisesti. Merkitään myös täytettävään tuotekatalogiin. Tuotteille tulee olla saatavana maksutonta suomenkielistä tuoteopastusta ja/tai -käyttökoulutusta Kaupungin tai erikseen sovittavissa toimipisteissä. Tuoteopastuksen ja/ tai käyttökoulutuksen järjestämisestä ja aikatauluista päätetään toimittajan kanssa yhdessä sopien. Koulutus on Tilaajalle maksuton. Toimittaja seuraa toimitusvarmuuttaan kuukausitasolla ja raportoi tulokset tammi- ja heinäkuussa edellisen puolen vuoden osalta. Raportointi tehdään tarjouspyynnön mukaisesti. Toimitusvarmuus mitataan per tuoterivi. Toimitusvarmuuden tavoitteena on toimittaa 98% tilausriveistä virheittä annetussa toimitusajassa 11. Muutokset sopimuskaudella Sosiaali- ja terveydenhuollon palvelurakenneuudistuksesta tai muista sosiaalija terveydenhuollon järjestämistä koskevista uudistuksista tai sopimuksista saattaa seurata, että sosiaali- ja terveydenhuollon organisaatiot tai niiden
5 (5) toiminta muuttuvat. Jos näin käy, tilaajalla tai sen sijaan tulevalla organisaatiolla on oikeus muuttaa sopimuksen kohdetta tai sen laajuutta. Mahdollisesta sopimuksen laajuuden muutoksesta ja sen aikataulusta sovitaan erikseen yhdessä toimittajan kanssa ja hankintalainsäädännön sallimissa puitteissa