Omistaja PROJEKTISUUNNITELMA 1(45) Kohti kumppanuutta lapsiperheiden ja nuorten rajattomat palvelut - hankkeen Projektisuunnitelma Versio 1.0
Omistaja PROJEKTISUUNNITELMA 2(45) VERSIOHISTORIA versio pvm kuvaus ylläpidosta tekijä hyväksyjä 0.0 12.12.2008 Ensimmäinen luonnos Paula Vänninmaja ja Minna Kronberg 0.1 15.12.2008 Roolit, 1.2, 1.3 Paula Vänninmaja 0.2 17.12.2008 1.3, 1.5, 1.6, 2.1, 2.2 Paula Vänninmaja, Minna Kronberg 0.3 18.12.2008 2.2. jatkoa, 3.1, Paula Vänninmaja ja Minna Kronberg 0.4 8.1.2008 Organisaatiokaavio, 1.3 jatkoa, Paula Vänninmaja ja 3.1, 3.2 0.5 21.2.2009 1.2 Laadulliset ja taloudelliset hyödyt 4.3 Riskien hallintasuunnitelma 0.6 30.3.2009 1.2. jatkoa, 1.3 jatkoa, 1.5 jatkoa 3.2 jatkoa, 3.3 jatkoa, 3.4 jatkoa, 3.5 jatkoa, 4.2 jatkoa 6.3 Hankinnat ja sopimukset 0.65 20.4.2009 Projekti- ja ohjausryhmän kokousten muutosehdotukset, 3.2 jatkoa, 3.3. jatkoa 0.7 8.5.2009 3.2 jatkoa, 3.3 jatkoa Poistettu 3.4 Tuotosten laadun tarkistusmenettely -kohdasta hyväksyjä -sarake Minna Kronberg Minna Kronberg, Marjukka Saarijärvi, Hannu Blomqvist, Paula Vänninmaja Paula Vänninmaja, Minna Kronberg ja Hannu Blomqvist Paula Vänninmaja Paula Vänninmaja ja Kronberg Minna 0.75 12.5.2009 Viestinnän hallintasuunnitelma Paula Vänninmaja 0.8 15.5.2009 Mika Karjalaisen tekemät lisäykset ja muutokset 0.85 19.5.2009 3.1, 3.2,.3,maksupostit Vänninmaja Paula, Kronberg Minna ja Blomqvist Hannu 0.9 20.5.2009 Tarkoitus ja tehtävä, tavoitteet ja projektin rajaus 0.95 26.5.2009 Tarkoitus ja tehtävä, tavoitteet ja rajaus 1.0 28.5.2009 Ohjausryhmässä hyväksytyt muutokset: vaiheistus ja aikataulu kohdat 8 ja 9. Vänninmaja Paula ja Kronberg Minna Vänninmaja Paula ja Komonen Vesa Paula Vänninmaja ja Minna Kronberg Ohjausryhmä
Omistaja PROJEKTISUUNNITELMA 3(45) SISÄLLYSLUETTELO 1 Projektin tehtävä ja tavoitteet... 4 1.1 Projektin tarkoitus ja tehtävä... 4 1.2 Projektin tuotoksien avulla tavoiteltavat tulokset, hyödyt ja mittarit... 4 1.3 Projektin tavoitteet, vaatimukset ja mittarit... 8 1.4 Projektin rajaukset... 9 1.5 Projektin riippuvuudet... 10 1.6 Onnistumisen edellytykset... 11 2 Projektin organisointi ja hallinto... 12 2.1 Projektin hallinnan organisoinnin yleisperiaate... 12 2.2 Projektiorganisaation tehtävät, vastuut ja valtuudet... 12 2.3 Projektin kokousmenettely... 27 3 Projektin vaiheistus ja tuotokset... 29 3.1 Vaiheistus ja aikataulu... 29 3.2 Vaiheiden tuotokset ja vastuuosapuolet... 31 3.3 Vaatimukset projektin keskeisille tuotoksille... 32 3.4 Tuotoksien laadun hallinta... 34 3.5 Tuotosten hyväksyntä... 35 4 Projektin toteutus... 35 4.1 Toteutussuunnitelma... 35 4.2 Viestinnän hallintasuunnitelma... 36 4.3 Riskien hallintasuunnitelma... 37 5 Resurssit... 40 5.1 Resurssien hallintamenettely... 40 5.2 Projektin talouden hallintasuunnitelma... 41 5.3 Projektin rahoitus ja maksupostit... 41 6 Muut projektin hallinnan menettelyt... 42 6.1 Poikkeustilanteiden hallintamenettely... 42 6.2 Muutosten hallintamenettely... 43 6.3 Hankinnat ja sopimukset... 43 6.4 Menetelmät, työkalut, asiakirjapohjat ja standardit... 45 7 Liiteluettelo... 45
Omistaja PROJEKTISUUNNITELMA 4(45) 1 Projektin tehtävä ja tavoitteet 1.1 Projektin tarkoitus ja tehtävä Kohti kumppanuutta -lapsiperheiden ja nuorten rajattomat palvelut -hankkeen tavoitteena on toteuttaa asiakaslähtöistä, vuorovaikutusta ja kasvatuskumppanuutta tukeva palvelu- ja asiointikokonaisuus. Palvelukokonaisuuden avulla saadaan eheytettyä sektoroitunutta palvelutuotantoa lapsiperheen ja nuoren ja kasvamisen kaaren näkökulmasta. Tämä mahdollistaa asiakkaan osallistumisen itseään koskevan palvelun toteuttamiseen ja kehittämiseen sekä luo edellytyksiä uusille prosessimaisille tavoille tehdä yhteistyötä eri organisaatioiden välillä. Eheytetty palvelutuotanto tuo lisäksi kustannussäästöjä palvelutuotannolle ja yhtenäistää palveluprosessien toteuttamista, seurantaa ja raportointia sekä tarpeiden ennakointia. Tavoitetilassa kohderyhmälle avautuvat saumattomina lapsiperheiden hyvinvointipalvelut yhden palveluhistorian ja asiointipalvelun kautta. Tässä hankkeessa keskeisinä palveluina ovat äitiys- ja lastenneuvola, varhaiskasvatus, esiopetus, perusopetus ja kouluterveydenhuolto sekä palveluohjaus edellä mainittuihin peruspalveluihin ja lapsen ja hänen perheensä tukipalveluihin. Hankkeessa kuvataan keskeiset alle 16 -vuotiaille lapsille, nuorille ja heidän perheilleen suunnatut organisaatiorajat ylittävät palveluketjut ja nivelvaiheet sekä lapsen edun mukaisen tiedon kulun tarpeet. Hankkeessa myös määritellään lasten ja nuorten palvelukokonaisuuden toteutukseen tarvittavat lainsäädäntöön liittyvät muutostarpeet. Kokonaisuudessa toteutetaan lapsen kasvua ja kehitystä tukeva runkosuunnitelma, joka niveltää mm. varhaiskasvatus-, esiopetus-, oppimis- ja kuntoutussuunnitelmat toisiinsa. Palvelukokonaisuuteen sisällytetään keskeisiä lapselle tai hänen huoltajalleen sekä työntekijälle suunnattuja sähköisiä volyymipalveluja kuten hakemuksiin, ajanvarauksiin, ilmoittautumisiin, maksamiseen ja viranomaispäätöksiin liittyviä toimintoja hyödyntäen mahdollisimman paljon olemassa olevia ratkaisuja. Palvelujen toteutuksessa hyödynnetään palvelukeskeisen arkkitehtuurin mukaista (SOA) palvelualustaa sekä kuntasektorin kokonaisarkkitehtuurin periaatteita. Toteutuksissa huomioidaan valtakunnallisesti toteutettavat ratkaisut mm. asiakkuuksien ja MDM:n eli perustietojen hallinnassa. 1.2 Projektin tuotoksien avulla tavoiteltavat tulokset, hyödyt ja mittarit Seuraavassa taulukossa kuvataan projektin keskeiset tavoiteltavat tulokset eri tulosalueilla ja tulosten syntymistä parhaiten kuvaavat konkreettiset mittarit. Tulokset syntyvät usein tuotoksien käyttöönoton jälkeen käyttäjäorganisaation paremman, tehokkaamman toiminnan seurauksena. PROJEKTIN TUOTOKSILLA TAVOITELTAVAT TULOKSET tulosalue tulokset ja hyödyt hyödynsaajataho mittari Käyttöönotettu Kohti kumppanuutta - palvelukokonaisuus Rakentuu hanke-esityksessä kuvatuista SOAkomponenteista sekä niiden integroinnista pilottikohteisiin Espoo (prosessikuvaukset), Kuopio, Lahti, Oulu, Salo, Tampere Valmiita SOA-arkkitehtuurin mukaisia tietojärjestelmäkomponentteja. Lapsen ja nuoren kasvamista koko tämän kasvunkaaren ajan hallinnoiva ja tukeva tietojärjestelmä, joka sisältää runsaasti palveluohjaukseen liittyviä ominaisuuksia, ja jonka keskeiset toiminnallisuudet (ilmoittautuminen, haku, ajanvaraus, maksaminen, viranomaispäätökset) on otettu käyttöön. Hankkeessa syntyvien valmiiden ja dokumentoitujen tietojärjestelmäkomponenttien avulla voidaan kehittää muitakin ratkaisuja tai Kunnat Palvelun käyttäjät Lasten ja nuorten hyvinvointipalvelujen palveluntuottajat, THL, STM, OPM, Valvira, Tilastokeskus Kunnat IT-yritykset Käyttöönotettu palvelu pilottikunnissa. Toteutetut komponentit Dokumentoitujen komponenttien saatavuus komponentti-kirjastosta
Omistaja PROJEKTISUUNNITELMA 5(45) sovittaa paikalliset ratkaisut yhteentoimivaksi Kohti kumppanuutta ratkaisuksi. Lainsäädäntömuutosehdotus/ ehdotuksia Kohti kumppanuutta palvelukokonaisuuden valtakunnallistamiskonsepti ja tämän ohjausorganisaatio Valmiita, kuntien käytettävissä olevia rajapinta-adaptereita ja palveluväylä keskeisimpiin operatiivisiin järjestelmiin. Madalletaan mm. tietosuojalainsäädännön tulkinnasta johtuvia operatiivisten rekisterien tietojen siiloutumisen haittoja. Laaditaan huolellisesti yhteistyössä asiakkaiden, palveluntuottajien ja lainsäädännön valmistelijoiden kanssa perustellut ehdotukset lainsäädäntömuutoksista, jotka tukevat nykyistä paremmin huoltajien ja hyvinvointipalvelujen tuottajien vuorovaikutusta, kasvajan ja perheen itseohjautumista. Hankkeen osallistujista ja hankkeen aikana kiinnostuksensa esittäneiden tahojen muodostama pysyvä koordinointiorganisaatio, joka toimii ratkaisun toimivuuden seuraajana, kehittämisehdotusten käsittelijänä sekä laadun valvojana. Kunnat Palvelujen käyttäjät, STM,OPM Kunnat Nykytilaselvitys Ehdotukset lainsäädäntömuutoksiksi asiakaskeskeisen palveluntuotannon esteiden poistamiseksi Lainsäädäntömuutokset ehdotuksen pohjalta Käyttöönottojen määrä pilottien jälkeen Koordinointiorganisaation toiminnan aktiivisuus Jatkokehityksen toimenpiteet Kasvatuskumppanuuden sähköisen palveluympäristön ratkaisuarkkitehtuuri Laadulliset ja taloudelliset hyödyt Hankkeessa laaditaan käyttöönottokonsepti sekä siihen liittyvä tukimateriaali ja käyttöönottojen tukimalli. KuntaIT:n kokonaisarkkitehtuuriin kiinnitetty kasvatuskumppanuuden sähköisen palveluympäristön. viitearkkitehtuuri, jonka pohjalta kunnat voivat rakentaa yhteentoimivia ratkaisuja ja palveluita pitkäjänteisesti ja hallitusti. Arkkitehtuuri luo puitteet hyvinvointija sivistyspalvelujen tietojen yhteensaattamiselle asiakaskeskeisten palveluprosessien mukaisesti nykyisen eriytyneen ratkaisukentän sijaan. Palvelun käyttäjät: -lapsiperhe ja nuori saa paremman katkeamattoman palveluketjun -kasvunkansion kautta lapsi, nuori ja hänen vanhempansa voivat seurata ja ohjata lapsen/nuorten oppimista ja edistymistä - tukea tarvitsevien lapsiperheiden palveluiden saatavuus paranee ja palvelut eheytyvät -perheen rutiinitöiden väheneminen (esim. ilmoittautumiset, reissuvihkotyö, tiedotus, käyttäjähallinnan yhtenäistyminen) Kunnat IT-yritykset Kunnat Palveluiden asiakkaat/kuntalaiset Lasten ja nuorten hyvinvointipalvelujen palveluntuottajat Arkkitehtuuridokumentaatio, kuntasektorin KAmenetelmää hyödyntäen Arkkitehtuurin liittäminen kuntasektorin arkkitehtuurinhallintaan Käytettävyystesti
Omistaja PROJEKTISUUNNITELMA 6(45) -palveluista saadaan yhdenvertaisempia ja oikeudenmukaisempia päätökset ovat oikeita, kun kaikki tieto on käytössä Kunnat ja palveluntuottajat: -palveleva henkilökunta saa ajantasaisempaa ja parempaa tietoa lapsen kehityksestä ja tilanteesta ja lapsi/nuori saa tätä kautta parempaa ja yksilöllisempää palvelua -oppilaitos- ja palveluntuottajakohtaiset laatuerot pienenevät -ammattilaisen tukeman itseohjauksen kehittäminen ja ohjatun sähköisen vertaistuen järjestäminen esim. kouluterveydenhuollossa, oppimisvaikeuksissa -yhtenäinen välineistö asiakkaan elinkaarilähtöisesti Kuvatut prosessit, yhteisten työkalujen määrä ja niillä hallittavien palvelujen määrä (lkm,, htv) -saadaan karsittua päällekkäisiä ja tarpeettomia palveluja -palveluntuottajien rutiinitöiden väheneminen esim. ilmoittautumiset, reissuvihkotyö, tiedotus, käyttäjähallinnan yhtenäistyminen jne - voidaan kuvata asiakasprosessien vastuut nykyistä paremmin -prosessien läpinäkyvyys paranee - virheellisestä tai puutteellisesta tiedosta johtuvat virheelliset päätökset vähenevät -eritystukea voidaan kohdistaa aikaisemmin oikeisiin kohteisiin, ongelmat vähenevät -tiedon siirtyminen eri tuotantoorganisaatioiden välillä kehittyy ja yhtenäistyy -tietosuojalain muutosehdotusten ja selvitysten johdosta tietoa voidaan hyödyntää turvallisesti ja hallitusti läpi keskeisten prosessien Toimijakysely, ratkaisuun liittyvien toimijoiden / operatiivisten ratkaisujen määrä Seuraavassa taulukossa kuvataan edellisessä taulukossa nimettyjen mittareiden tuottamistapa ja tavoitearvot eri mittaushetkinä. Mittaushetket voivat olla myös varsinaista projektia seuraavien ensimmäisten tuotosten jälkeen.
Omistaja PROJEKTISUUNNITELMA 7(45) TULOSTEN SAAVUTTAMISEN MITTARIT mittari mittarin arviointi-/ laskentatapa mittaus-hetki mittaus-vastuu tavoitearvo mittarin arviointi-/ tai laskentatavan kuvaus mittaaja Käyttöönotettu palvelu pilottikunnissa Kyllä/Ei Kyllä Toteutetut komponentit Kyllä/Ei Projektin valmistuttua Kyllä Dokumentoitujen komponenttien saatavuus komponenttikirjastosta Kyllä/Ei Projektin valmistuttua Kyllä Nykytilaselvitys Tehty Ehdotukset lainsäädäntömuutoksiksi asiakaskeskeisen palveluntuotannon esteiden poistamiseksi Lainsäädäntömuutokset ehdotuksen pohjalta Tehty Kyllä Käyttöönottojen määrä pilottien jälkeen OR määrittelee Koordinointiorganisaation toiminnan aktiivisuus Ryhmä perustettu ja koordinointiorganisaation tehtävät määritelty Kyllä Jatkokehityksen toimenpiteet Ryhmä perustettu ja koordinointiorganisaation tehtävät määritelty Kyllä Arkkitehtuuridokumentaatio Arkkitehtuurin liittäminen kuntasektorin arkkitehtuurinhallintaan Palvelukyky Dokumentaation olemassaolo, sisältö ja rakenne Arkkitehtuuri hyväksytty myös kuntasektorin arkkitehtuuriryhmässä Ennen toteutusta Ennen toteutusta Projektin ohjausryhmä Kuntasektorin arkkitehtuuriryhmä Kurttu Tehty, noudattaa soveltaen kuntasektorin KAmenetelmää Tehty, käsitelty Kurtun kokouksessa Käytettävyystesti Käyttöönottoja koordinoitava ryhmä (esim.päivähoitoon ilmoittautuminen-testataan jälkikäteen)
Omistaja PROJEKTISUUNNITELMA 8(45) Kuvatut prosessit, yhteisten työkalujen määrä ja niillä hallittavien palvelujen määrä (lkm,, htv) Toimijakysely, ratkaisuun liittyvien toimijoiden / operatiivisten ratkaisujen määrä Lasten ja nuorten palvelukartta Keskeiset palveluketjut on kuvattu KuntaIT / omistaja ottaa kantaa 1.3 Projektin tavoitteet, vaatimukset ja mittarit Seuraavassa taulukossa kuvataan projektin keskeiset tavoitteet ja vaatimukset eri tavoitealueilla sekä tavoitteiden toteutumista parhaiten kuvaavat konkreettiset mittarit. Taulukossa valmiina olevat tavoitealueet ovat esimerkinomaisia. Projektin tavoitteet ovat ensisijaisesti projektitoiminnalle asetettavia tavoitteita. PROJEKTIN TAVOITTEET JA NIIDEN MITTARIT tavoitealue tavoite tai vaatimus mittari Toiminnalliset tavoitteet Kohti kumppanuutta dokumentoidut vaatimukset -täyttää JUHTA:n vaatimukset, jotka on kirjattu hanke-esitykseen ja projektitiivistelmään -tehty sidosryhmäanalyysi, jonka perusteella priorisoidut vaatimukset otettu mukaan Käyttöönotettu Kohti Kumppanuutta palvelukokonaisuus, jonka toiminnallisuus on hyväksytyn vaatimusmäärittelyn mukainen Dokumentin katselmointipöytäkirja ja OR:n hyväksyntä Hyväksymistestiraportti, pilotointi raportit katselmointipöytäkirjat Laadulliset tavoitteet Palvelukokonaisuuteen sisältyvien tuotosten saatavuus Määritellään myöhemmin (esim saatavuus %) Tuotosten virheettömyys -prosessikuvaukset vastaavat määrittelydokumentaatiota -portaali Käytettävyys (portaali/käyttöliittymä, palveluprosessikuvaukset) Hyväksymistestiraportti, katselmointipöytäkirjat Käytettävyysarvio Taloudelliset Hanke pysyy suunnitellussa budjetissaan Budjettiero tavoitteet Aikataulu-tavoitteet Hankkeen tuotokset toteutuvat tavoiteaikataulun mukaisesti Aikatauluero Muut JHS -suositusten tunnistaminen ja aineiston tuottaminen suositusten toteutusta varten JHS-suositukset tunnistettu ja aineisto tuotettu Asiakastyytyväisyys Hankkeen lopputulokset vastaavat asiakkaan odotuksia Asiakkaiden laatuarvio Seuraavassa taulukossa kuvataan edellisessä taulukossa nimettyjen mittareiden tuottamistapa ja tavoitearvot eri mittaushetkinä. Mittaushetki voi olla myös varsinaista projektia seuraavien ensimmäisten tuotosten jälkeen. TAVOITTEIDEN SAAVUTTAMISEN MITTARIT mittari mittarin arviointi-/ laskentatapa mittaus-hetki mittaus-vastuu tavoitearvo Ohjaus- ja projektiryhmien palaute Pöytäkirjamerkintöjen perusteella Projektipalaverien jälkeen Projektikontrolleri yhdessä projektipäällikön kanssa Ei poikkeamia
Omistaja PROJEKTISUUNNITELMA 9(45) Katselmointipöytäkirjat Katselmointipöytäkirjojen poikkeamat Katselmointien jälkeen Projektikontrolleri, projektipäällikkö Ei poikkeamia Tilanneraportti Projektipäällikön tuottama tilanneraportti kk:n 10. pvä Ohjausryhmä OR:n hyväksyntä OR hyväksytty/ei hyväksytty OR:n kokous Ohjausryhmä OR hyväksynyt Käytettävyysarvio Käyttäjien kirjallinen arvio käytettävyydestä Pilotoinnin aikana Projektipäällikkö Käytettävyysarvio OR:n hyväksyttävissä Saatavuus % Mitataan saavutus % Hyväksymistestit Projektipäällikkö suurempi kuin xx % Asiakkaiden laatuarvio Asiakaskysely- ja arviointi Projektin päätyttyä ohjausryhmä Tuotokset vastaavat asiakkaiden odotuksia Hyväksymistestiraportti Määritellään hyväksymistestisuunnitelmassa Hyväksymistestit Projektipäällikkö Suunnitelman mukainen Budjettiero Verrataan toteutuneita kustannuksia alkuperäiseen suunniteltuun budjettiin Hankkeen päätyttyä Projektipäällikkö Ei poikkeamia Aikatauluero Verrataan toteutunutta aikataulua alkuperäiseen suunniteltuun aikatauluun Hankkeen päätyttyä Projektipäällikkö Ei poikkeamia pilotointi raportit Määritellään pilotointisuunnitelmassa Pilotoinnin päätyttyä Projektipäällikkö Suunnitelman mukainen JHS-suositukset tunnistettu ja aineisto tuotettu Kyllä/ei Projektiaikataulun mukaisesti Projektipäällikkö Kyllä 1.4 Projektin rajaukset Seuraavassa taulukossa kuvataan projektin toteuttamisen rajaukset ja rajausten syyt. Toteuttamisen rajauksessa määritellään sellaiset asiat ja ominaisuudet, joiden saattaisi kuvitella kuuluvan projektin tehtäviin ja tuotoksiin, mutta joita ei jostain syystä toteuteta tässä projektissa ja joilla pyritään poistamaan luuloja ja oletuksia. TOTEUTTAMISEN RAJAUKSET aihe rajauksen kuvaus ja syy vastuullinen taho tai yhteyshenkilö rajauksen kuvaava nimi rajauksen kuvaus ja sen syyn lyhyt kuvaus kuka vastaa tai tietää tarkemmin ulosrajatusta osuudesta Lapsen ikä palvelukokonaisuus koskee alle 16- vuotiaita lapsia ja heidän perheitään Palvelut, jotka eivät kuulu hankkeessa toteutettavaan palvelukokonaisuuteen, mutta Kunnan palveluista sosiaalityö, lastensuojelu, psykiatria, erikoissairaanhoito, suun terveydenhuolto,
Omistaja PROJEKTISUUNNITELMA 10(45) saavat tarvitsemiaan tietoja lapsen kasvusta ja kehityksestä. Ei hanki SOA -palvelualustaa Ei rakenna asiakasportaalia Tunnistautumisen toteuttaminen Ei korvaa operatiivisia järjestelmiä Sähköiset verkkopalvelut kuten ilmoittautuminen, haku, ajanvaraus, maksaminen, viranomaispäätökset kulttuuri- ja vapaa-ajan palvelut rajataan pois. Näitä palveluja sekä yksityisten ja 3. sektorin palveluja voidaan myöhemmin lisätä Kohti kumppanuutta - palvelukokonaisuuteen. Tampereelle papu -projektin kautta Muut hankekunnat vastaavat omista SOA -palvelualustahankinnoista Hyödynnetään olemassa olevia erilaisia ratkaisuja esim. kansallista asiointitiliä, suomi.fi tai kuntalaisportaaleja Hyödynnetään valtakunnallista ratkaisua Kehitettävä ratkaisu toimii erityisesti operatiivisten järjestelmien tietojen yhdistäjänä ja kasvatusvuorovaikutusta edistävänä ratkaisuna Hyödynnetään olemassa olevia ratkaisuja tai kehitetään kokonaan uusia VIP (ValtIT:n palvelukeskus) 1.5 Projektin riippuvuudet Seuraavassa taulukossa kuvataan tämän projektin toteuttamisen riippuvuudet muista projekteista, kehityksestä, kehittämisestä tai päätöksistä. Nämä tulee ottaa huomioon projektin toteutuksen suunnittelussa. PROJEKTIN RIIPPUVUUDET riippuvuus SADe -ohjelma Lainsäädäntö ja sen tulkinta SOA alusta Asiointitili OpetusTime Kanta Sähköinen asiointi (Lahti, Oulu) Arkistolaitos -sähköinen arkistointi SosIT TotIT Kaste TikeSos, ASPA Muut hankkeet Vetuma Tampereen kuntalaisportaali riippuvuuden ja sen perustelun kuvaus Ohjelma sisältää kansalliset sähköisen asioinnin tavoitteet, linjaukset ja toimenpiteet julkisen hallinnon tietoyhteiskuntakehityksenvauhdittamiseksi vuosina 2009 2012. Lainsäädännön asettamat esteet ja muutostarpeet on tunnistettu merkittäväksi riskiksi projektin tavoitteiden saavuttamiselle. Hanketta koskettaa henkilötieto-, tietosuoja-, opetustoimen, sosiaali- ja terveyshuollon lainsäädäntö ja näiden tulkinta. Kohti kumppanuus palvelukokonaisuudet rakentuvat SOA -komponenteista Julkishallinnon kansalaisen asiointitili Opetussektorin arkkitehtuurin kehittäminen Sosiaali- ja terveydenhuollon kansallinen arkistointi Sähköisen asioinnin arkkitehtuurin periaatteiden määrittäminen, mahdollisesti kuntasektorin arkkitehtuurilinjaus Sähköisen arkistoinnin vaatimukset, SÄHKE 2 -normi Sosiaalitoimen tietojohtamisen hanke Taloushallinnon yhteiset mittarit Sosiaali- ja terveydenhuollon kansallinen kehittämisohjelma Suostumuksen hallinta? Arkkitehtuuri -hanke, ASPA (Oulu), Fenix (Lahti), Nuorten Tampere, elasku, HuoltajaNet, Opit, Tettinetti (Tampere)Tukeva hanke, Kelpo hanke, jonka osana Reilusti rinnakkain (Kuopio), ERVA - Erityisen vaativaa hoitoa tarvitsevien lasten palvelukokonaisuus, Kaste hanke: Kumppanuus lasten ja nuorten mielenterveystyön palvelurakenteen perustana (NEPSY) hanke (Väli-Suomi) Lasten ääni kehittämisohjelma, Netari (kansallinen), Nettinappi (Oulu), LapsYTY - Lapsiperhepalveluiden yhteistyökäytännöt/thl Nykyinen kansallinen yleinen tunnistamis- ja verkkomaksuratkaisu
Omistaja PROJEKTISUUNNITELMA 11(45) OmaOulu-portaali Tietojärjestelmätoimittajat Väestöliiton perhepalvelut Perheet saavat ammattimaista ohjausta. Perustuu ajanvaraukseen Yhteistyöympäristö Hyvinvointipalvelujen palveluntuottajien ja kunta-asiakkaiden yhteistyöportaali Ysteri Valviran sosiaali- ja terveydenhuollon palveluntuottajien rekisteri Kansallinen koodistopalvelu THL koodistopalvelin. Koodistopalvelimelta jaellaan yhtenäiset sosiaali- ja terveydenhuollon sähköisten asiakastietojärjestelmien tarvitsemat koodirakenteet (Laki 159/2007). Riippuvuuksia on kuvattu tarkemmin projektiin liittyvässä KA -esiselvityksessä. 1.6 Onnistumisen edellytykset Seuraavassa taulukossa kuvataan projektin onnistumisen edellytykset. Onnistumisen edellytys on sellainen tapahtuma, olosuhde, jonkun ominaisuus tai muu ehdollinen tapahtuma, joka merkittävästi vaikuttaa projektin onnistumiseen ja jonka on toteuduttava. PROJEKTIN ONNISTUMISEN EDELLYTYKSET edellytys edellytyksen kuvaus Osallistuvien tahojen johdon Sitoutunut johto on edellytys onnistumiselle sitoutuminen Projektihenkilöstö Sitoutunut ja osaava henkilöstö luo edellytykset onnistumiselle Sidosryhmätyöskentely Jatkuva ja vuorovaikutteinen työskentely luo edellytykset onnistumiselle Viestinnän onnistuminen Kiinnitetään erityistä huomiota viestintäsuunnitelmaan ja tiedottamiseen Asiakaslähtöisyys Palvelun käyttäjät ovat mukana sekä prosessien että palveluarkkitehtuurin kehittämisessä. Asiantuntijat Substanssi- ja IT -asiantuntijoiden osaaminen ja tieto-taito on hyödynnetty Muutoksien vaikutukset Huomioidaan muutoksien vaikutukset organisaatioon, valmistellaan organisaatio organisaatioihin on huomioitu, vastaanottamaan muutos sekä varmistetaan, että kokonaisuuteen liityvät tehtävät on viestitty ja niihin on varauduttu tehty SOA palvelut perusjärjestelmiin SOA palvelut perusjärjestelmiin Avoin yhteistyö tietojärjestelmien tuottajiin ja avoimet rajapinnat tietojärjestelmiin Käyttöliittymien käytettävyys ja saavutettavuus Yhteistyö Yhteistyö hankkeen omistajan, osallistuvien kuntien ja KuntaIT:n välillä sujuu kitkattomasti ja osapuolet ovat sitoutuneet hankkeeseen Arkkitehtuurin toimivuus ja Arkkitehtuuri suunnitellaan varautuen laajaan visioon tulevaisuudessa, mutta laajennettavuus Ratkaisun konkreettisuus kohdennetaan ensimmäisessä toteutusvaiheessa valittuihin ydinprosesseihin. Rajausten kautta voidaan valita ensimmäisen vaiheen toteutuskokonaisuus, joka saadaan rakennettua ja käyttöön aikataulussa ja käytettävissä olevilla resursseilla.
Omistaja PROJEKTISUUNNITELMA 12(45) 2 Projektin organisointi ja hallinto 2.1 Projektin hallinnan organisoinnin yleisperiaate Kohti kumppanuutta lapsiperheiden ja nuorten rajattomat palvelut hankkeen organisointi koostuu hanketta ohjaavasta ohjausryhmästä sekä hankkeen tuotokset toteuttavasta projektiryhmästä. 2.2 Projektiorganisaation tehtävät, vastuut ja valtuudet Seuraavissa taulukoissa kuvataan projektiorganisaation yksiköiden rooli, tehtävät ja vastuut sekä päätösvaltuudet. Kuvaukset perustuvat KuntaIT:n projektin hallinnan menetelmään. Projektin omistaja on yleensä taho, jolla on suurin intressi projektin toteuttamisessa ja tuotoksien hyödyntämisessä. Projektin omistajat nimetään projektikohtaisesti projektin asettamisen yhteydessä. PROJEKTIN OMISTAJAT Nimi/rooli Kunta/Organisaatio Sähköposti Puhelin Teppo Sulonen, Tampere/Tietohallinto teppo.sulonen@tampere.fi 0400 237 440 tietohallintojohtaja roolin kuvaus tehtäväalue roolin tehtävät ja vastuut päätösvalta projektissa Roolin lyhyt kuvaus suunnittelu Vahvistaa ohjausryhmän Käyttää
Omistaja PROJEKTISUUNNITELMA 13(45) Omistaja organisaatiotasolla Vastaa suunnittelun ohjauksesta, päätöksenteosta ja tuesta Seuraa projektin edistymistä mm. projektin tilanneraportin avulla valmistelu Kutsuu ohjausryhmään nimetyt henkilöt koolle Toimii ohjausryhmän puheenjohtajana Valitsee ohjausryhmälle sihteerin Vastaa valmistelun ohjauksesta, päätöksenteosta ja tuesta ohjausryhmässä Seuraa projektin edistymistä mm. projektin tilanneraportin avulla toteutus Toimii ohjausryhmän puheenjohtajana Vastaa toteutuksen ohjauksesta, päätöksenteosta ja tuesta ohjausryhmässä Hyväksyy ohjausryhmälle hyväksyttäväksi esitettävät projektin tuotokset Seuraa projektin edistymistä mm. projektin tilanneraportin avulla resurssit Luovuttaa resurssit projektin käyttöön omasta organisaatiostaan Vastaa rahoituksen käytöstä Vastaa päätösvallassaan olevien projektin resurssien käytettävyydestä projektin aikana tuotokset Omistaa projektin aikana syntyvät tuotokset ja lopputuotokset tai oikeudet käyttää lopputuotoksia päättäminen viestintä Vastaa viestinnästä omassa organisaatiossaan päätöksentekovaltaansa ohjausryhmässä Käyttää päätöksentekovaltaansa ohjausryhmässä Käyttää päätöksentekovaltaansa ohjausryhmässä Päättää kunnan hankkeelle osoittamien resurssien kohdentamisesta projektin eri vaiheille Päättää mahdollisen lisäresurssitarpeen esittelystä kunnan päätöksentekotaholle ohjausryhmän esityksestä Hyväksyy projektin tuotokset ohjausryhmässä Käyttää päätöksentekovaltaa ohjausryhmässä Ohjausryhmän tehtävänä on toimia projektin merkittävimpänä ohjauksen ja hallinnan elimenä, vastata projektin onnistumisesta, päätöksenteosta sekä toimia projektipäällikön tukena. OHJAUSRYHMÄ Nimi/rooli Kunta/Organisaatio Sähköposti Puhelin Sulonen Teppo, Tampere/Tietohallinto, teppo.sulonen@tampere.fi 0400 237 440 ohjausryhmän pj. tietohallintojohtaja Heikkinen Ilari Oulu/tietohallintojohtaja ilari.heikkinen@ouka.fi 044 703 1677 Holmroos Antti KuntaIT/VM antti.holmroos@vm.fi 040 584 5275 Kronberg Minna, sihteeri Tampere/Tietohallinto projektisihteeri minna.kronberg@tampere.fi 040 800 4661
Omistaja PROJEKTISUUNNITELMA 14(45) Kulmala Vesa Monni Marko Norja Heli Nurmi Juha Pirhonen Eeva-Riitta Viitala Riitta Vänninmaja Paula Salo/ varhaiskasvatuksen johtaja Lahti/ tietohallintojohtaja Kuopio/ toimialajohtaja Espoo/ kehittämispäällikkö OPM/ hallintoneuvos STM/HTO apulaisosastopäällikkö Tampere/Tietohallinto, projektipäällikkö vesa.kulmala@salo.fi 044 778 7850 marko.monni@lahti.fi 050 559 4055 heli.norja@kuopio.fi (017) 184 000 juha.nurmi@espoo.fi (09) 8165 2033 eeva-riitta.pirhonen@minedu.fi (09) 1607 7268 riitta.viitala@stm.fi (09) 1607 4345 050 559 9171 paula.vanninmaja@tampere.fi 040 800 4664 roolin kuvaus tehtäväalue roolin tehtävät ja vastuut päätösvalta projektissa Roolin lyhyt kuvaus - OR suunnittelu Ohjausryhmän jäsenet vahvistavat osallistumisensa henkilötasolla Hankkeen ja kuntakohtaisten valmistelu Vastaa projektista, sen valmistelun onnistumisesta sekä onnistumisen edellytysten luomisesta Vastaa tarvittavien päätöksien tekemisestä Vastaa projektin yhteisten tavoitteiden määrittelystä toteutus Vastaa projektista, sen toteutuksen onnistumisesta sekä onnistumisen edellytysten luomisesta Vastaa tarvittavien päätöksien tekemisestä Seuraa projektin edistymistä mm. projektin tilanneraportin avulla Tukee projektipäällikköä projektin hallinnassa ja toteutuksessa (mm. tukee projektipäällikköä projektin riskien hallinnassa ja tekee tarvittavat ennakoivat tai korjaavat toimenpiteet ohjausryhmälle raportoiduista riskeistä (esim. eskalointi eteenpäin organisaatiossa) Hyväksyy projektin tuotokset ja antaa luvan siirtyä päättäminenvaiheeseen resurssit Vastaa projektilla käytössä olevista resursseista vastaa projektin toteutuksessa mahdollisesti ilmenevien lisäresurssitarpeiden esittämisestä projektin omistajatahoille osaprojektien asettaminen Hyväksyy muutosten hallinnan kautta esitellyt muutokset Hyväksyy projektisuunnitelman version 1.0 ja antaa luvan siirtyä Toteutusvaiheeseen Käyttää ylintä päätösvaltaa hankeen toteutuksessa Hyväksyy muutokset hankesuunnitelmaan Päättää hankkeen keskeyttämisestä tarvittaessa Hyväksyy muutosten hallinnan kautta esitellyt muutosehdotukset Hyväksyy projektin tuotokset ja antaa luvan siirtyä päättäminenvaiheeseen Päättää hankkeen päättämisestä Käyttää ylintä päätösvaltaa hankeen toteutuksessa Hyväksyy muutokset hankesuunnitelmaan Päättää hankkeen keskeyttämisestä tarvittaessa Päättää lisäresurssiesitysten tekemisestä projektin omistajatahoille
Omistaja PROJEKTISUUNNITELMA 15(45) tuotokset Omistaa projektin aikana syntyvät tuotokset ja lopputuotokset tai oikeudet käyttää lopputuotoksia Vastaa projektin tuotosten tavoitteista ja hyväksyy tuotokset päättäminen Hyväksyy projektin loppuraportin Esittää oman arvionsa projektin onnistumisesta viestintä Vastaa ulkoisesta viestinnästä projektin ulkopuolisille sidosryhmille Jokainen ohjausryhmän jäsen vastaa viestinnästä omassa organisaatiossaan Päättää hankkeen päättämisestä Hyväksyy projektin tuotokset ja vaiheet Hyväksyy projektin, projektin tuotokset ja projektin päättämisen Päättää projektin viestinnästä Projektipäällikkö on projektin vetäjä, jonka tehtävänä on johtaa projektin tuotoksien tuottamista. Projektisuunnitelma on projektipäällikön työsopimus, jossa määritellään hänen valtansa ja vastuunsa projektin vetämisessä. PROJEKTIPÄÄLLIKKÖ Nimi Kunta/Organisaatio Sähköposti Puhelin Paula Vänninmaja Tampere/Tietohallinto paula.vanninmaja@tampere.fi 040 800 4664 roolin kuvaus tehtäväalue roolin tehtävät ja vastuut päätösvalta projektissa Roolin lyhyt kuvaus PP vastaa projektin suunnittelusta, toteutuksesta ja raportoinnista suunnittelu Vastaa KuntaIT:n menetelmän käytöstä sekä menetelmän mukaisten tuotoksien toteutuksesta Vastaa projektin suunnittelusta, organisoi suunnittelun työn ja projektiryhmän Vastaa projektisuunnitelman sekä sen liitteiden tekemisestä ja ylläpidosta (tehtäväluettelo, riskirekisteri, viestintäsuunnitelma) Vastaa projektin resursointisuunnittelusta (tehtäville tekijät) Ohjaa projektiryhmän työskentelyä ja tekee tarvittavat tehtäväksiannot projektiryhmälle ja asiantuntijoille Valmistelee projektiryhmän kokoukset Esittelee projektisuunnitelman version 0.x projektikontrollerille ennen Valmistelu-vaiheeseen siirtymistä valmistelu Vastaa KuntaIT:n menetelmän käytöstä sekä menetelmän mukaisten tuotoksien toteutuksesta Vastaa projektisuunnitelman sekä sen liitteiden tekemisestä ja ylläpidosta (tehtäväluettelo, riskirekisteri ja riskiloki, viestintäsuunnitelma, projektin budjetti ja rahoitus) Vastaa projektin resursointisuunnittelusta (tehtäville tekijät) Ohjaa projektiryhmän työskentelyä ja tekee tarvittavat tehtäväksiannot Päättää projektiin liittyvistä asioista ohjausryhmän antaman päätösvallan puitteissa Päättää koulutuksista, luentopalkkiosta, lyhyistä kursseista, kokoustiloista Päättää projektiin liittyvistä asioista ohjausryhmän antaman päätösvallan puitteissa
Omistaja PROJEKTISUUNNITELMA 16(45) Valmistelee projektiryhmän kokoukset Vastaa muutosehdotuksien valmistelusta ja hyväksyttyjen muutosten vaatimista toimenpiteistä Valmistelee ohjausryhmän kokoukset, toimii ohjausryhmässä esittelijänä, vastaa päätösmuistion toteutuksesta Vastaa riskien raportoinnista ohjausryhmälle Esittelee projektikontrollerille ohjausryhmälle hyväksyttäväksi esitettävän version projektisuunnitelmasta Esittelee ohjausryhmälle projektisuunnitelman 0.x version hyväksymistä 1.0 versioksi, sekä esittää valmistelu-vaiheen päättymistä ja projektin siirtymistä toteutusvaiheeseen toteutus Vastaa KuntaIT:n menetelmän käytöstä sekä menetelmän mukaisten tuotoksien toteutuksesta Vastaa projektin toteutuksesta ohjausryhmässä hyväksytyn projektisuunnitelman mukaisesti Vastaa tehtävien toteutuksesta sovittujen tavoitteiden mukaan Valmistelee projektiryhmän kokoukset Poikkeustilanteessa valmistelee poikkeustilanteiden ja muutosten hallinnan mukaiset esitykset projektin ohjausryhmälle, sekä johtaa aktiivisesti poikkeustilanteiden korjaamista Vastaa muutosehdotuksien valmistelusta ja hyväksyttyjen muutosten vaatimista toimenpiteistä Valmistelee ohjausryhmän kokoukset, toimii ohjausryhmässä esittelijänä, vastaa päätösmuistion toteutuksesta Vastaa riskien raportoinnista ohjausryhmälle Vastaa tuotoksien katselmoinneista (huomioiden asiantuntijoiden osallistumisen katselmointeihin) Esittelee projektikontrollerille ohjausryhmälle hyväksyttäväksi esitettävät keskeisimmät tuotokset Esittelee tuotokset ohjausryhmälle hyväksyttäväksi Ehdottaa ohjausryhmälle projektin päättämistä resurssit Vastaa projektin resurssien kohdentumisesta, optimoinnista ja käytön seurannasta sekä tarvittaessa nostaa esiin uudet resurssitarpeet tehtäväksi-anto vastaa ohjausryhmässä tehtyjen päätösten toimeenpanosta vastaa projektin etenemisestä Päättää projektiin liittyvistä asioista ohjausryhmän antaman päätösvallan puitteissa päättää resurssien käyttöön liittyvistä asioista ohjausryhmän antamien valtuuksien rajoissa
Omistaja PROJEKTISUUNNITELMA 17(45) annettujen rajausten, aikataulun ja budjetin sisällä tuotokset Vastaa tuotosten syntymisestä ja niiden tavoitteidenmukaisuudesta päättäminen Vastaa KuntaIT:n menetelmän käytöstä sekä menetelmän mukaisten tuotoksien toteutuksesta Vastaa loppuraportin kirjoittamisesta Vastaa projektin päätöstoimenpiteistä ja päätösviestinnästä viestintä Vastaa projektin sisäisestä viestinnästä sekä viestinnästä KuntaIT:lle Vastaa viestintäsuunnitelman laadinnasta huomioiden sekä sisäiset että ulkoiset viestintätoimenpiteet poikkeustilanteiden ja muutostenhallinta Valmistelee poikkeustilanteiden ja muutostenhallinnan mukaiset esitykset projektin ohjausryhmälle johtaa aktiivisesti poikkeustilanteiden korjaamista Päättää tuotosten hyväksymisestä ohjausryhmän antamien valtuuksien rajoissa Päättää yhdessä projektikontrollerin kanssa poikkeustilanteiden viemisestä muutostenhallintaan Pääprojektin projektiryhmä koostuu osaprojektien projektipäälliköistä. Ryhmän tehtävänä on pitää projektikokonaisuus hallinnassa ja huolehtia osaprojektien yhteistoiminnan koordinoinnista. PROJEKTIRYHMÄ Nimi/rooli Kunta/Organisaatio Sähköpostiosoite Puhelinnumero Komonen Vesa, Tampere/Tietohallinto, vesa.komonen@tampere.fi 050 348 7919 projektiryhmän pj. suunnittelupäällikkö Hallikainen Jarmo Kuopio/ jarmo.hallikainen@kuopio.fi 044 718 7978 projektisuunnittelija Halme Pasi Lahti/ pasi.halme@lahti.fi 050 398 5992 tietohallintosuunnittelija Kanerva Maija Tampere/Tietohallinto, maija.kanerva@tampere.fi 050 414 2370 tietohallintokoordinaattori Karppinen Timo Lahti/vastaava timo.karppinen@lahti.fi 050 383 6573 projektipäällikkö Kronberg Minna Tampere/Tietohallinto, minna.kronberg@tampere.fi 040 800 4661 projektisihteeri Kärkkäinen Anna Oulu/projektipäällikkö anna.karkkainen@ouka.fi 044 703 4759 Léman Ulla Salo/ ulla.leman@salo.fi 044 778 7851 varhaiskasvatuspäällikkö Siekkinen Johanna nuorisotoimen johtaja johanna.siekkinen@salo.fi 044 778 4800 Lippo Asko Espoo/ asko.lippo@espoo.fi (09) 8165 2035 vastuualuepäällikkö tvt Saulio Minna Espoo/erityisopetuksen vastuualuepäällikkö minna.saulio@espoo.fi (09) 8165 2017 050 363 5866 Vänninmaja Paula Tampere/Tietohallinto, paula.vanninmaja@tampere.fi 040 800 4664 projektipäällikkö roolin kuvaus tehtäväalue roolin tehtävät ja vastuut päätösvalta projektissa Roolin lyhyt kuvaus PPR suunnittelu Määrittelee suunnittelun tehtävät ja aikataulun projektipäällikön ohjauksessa Osallistuu projektiryhmän päätöksentekoon Suunnittelee (projektin) suunnittelun organisoinnin yhteistyössä projektipäällikön
Omistaja PROJEKTISUUNNITELMA 18(45) kanssa Tarkentaa projektipäällikön kanssa projektin osapuolten roolit, tehtävärakenteen karkealla tasolla, osaamistarpeet ja kuvaa avainhenkilöiden roolit ja merkityksen projektissa Toteuttaa suunnittelut tehtävät projektipäällikön ohjauksessa Osallistuu projektiryhmän kokouksiin valmistelu Toteuttaa annetut tehtävät aikataulussa Raportoi toteutuksen edistymisestä ja esittelee tuotokset projektipäällikölle Osallistuu projektiryhmän kokouksiin Ilmoittaa kohdatuista ongelmista poikkeustilanneraportilla välittömästi projektipäällikölle Osallistuu muutosehdotuksien laadintaan Osallistuu projektin tuotoksien katselmointeihin toteutus Toteuttaa annetut tehtävät aikataulussa Osallistuu tehtävätason suunnittelussa tehtävien tarkentamiseen ja tehtäväluettelon ylläpitämiseen Osallistuu projektiryhmän kokouksiin Raportoi toteutuksen edistymisestä ja esittelee tuotokset projektipäällikölle Ilmoittaa kohdatuista ongelmista poikkeustilanneraportilla välittömästi projektipäällikölle Osallistuu muutosehdotuksien laadintaan Osallistuu projektin tuotoksien katselmointeihin resurssit vastaa yhdessä kriittisten yhteiskäyttöisten resurssien työn ajoittamisesta tuotokset Vastaa tuotoksien laadusta omalta osaltaan päättäminen Toteuttaa päättämisvaiheen tehtävät (mm. osaprojektin loppuraportin kirjoittaminen tai toteutumatietojen antaminen loppuraportin kirjoittamista varten) Osallistuminen mahdolliseen lessons learned tilaisuuteen/kyselyyn/ työpajaan viestintä Vastaa viestinnästä edustamalleen taholle osallistuu projektiryhmän päätöksentekoon Osallistuu projektiryhmän päätöksentekoon Osallistuu projektiryhmän päätöksentekoon Osallistuu projektiryhmän päätöksentekoon Osallistuu projektiryhmän päätöksentekoon
Omistaja PROJEKTISUUNNITELMA 19(45) Osaprojektin projektipäällikkö on projektin vetäjä, jonka tehtävänä on johtaa osaprojektin tuotoksien tuottamista ja osallistua pääprojektin projektiryhmään. Projektisuunnitelma on projektipäällikön työsopimus, jossa määritellään hänen valtansa ja vastuunsa osaprojektin vetämisessä, pääprojektin suunnitelmassa määritellään osaprojektin suhde projektikokonaisuuteen. Osaprojektin projektiryhmä koostuu osaprojektin toteuttamisen avainhenkilöistä. Ryhmän tehtävänä on yhdessä suunnitella ja toteuttaa osaprojekti. Ryhmän koko on hyvä pitää pienenä ja koota henkilöistä, jotka ovat mukana merkittävällä panoksella koko projektin toteutuksen ajan ja hyödyntää asiantuntijoita aina tarvittaessa. OSAPROJEKTIN PROJEKTIPÄÄLLIKÖT Nimi / osaprojektin nimi Organisaatio roolin kuvaus tehtäväalue roolin tehtävät ja vastuut päätösvalta projektissa Roolin lyhyt kuvaus - OPP suunnittelu, valmistelu ja vastaa osaprojektin projektisuunnitelman toteutuksesta ja ylläpidosta päättä osaprojektiin liittyvistä asioista ohjausryhmän toteutus vastaa osaprojektin toiminnasta projektin eri vaiheissa antaman päätösvallan puitteissa poikkeustilanteet ja muutostenhallinta valmistelee poikkeustilanteiden ja muutostenhallinnan mukaiset esitykset projektipäällikölle osallistuu aktiivisesti poikkeustilanteiden korjaamiseen tehtäväksianto toimii osaprojektiin kuuluvien henkilöiden esimiehenä osaprojektia koskevissa asioissa vastaa projektiryhmässä tehtyjen päätösten toimeenpanosta osaprojektissa vastaa osaprojektin etenemisestä annettujen rajausten, aikataulun ja budjetin sisällä resurssit vastaa osaprojektin resurssien käytön seurannasta vastaa osaprojektin resurssien käyttöön liittyvien ongelmien selvittämisestä tuotokset vastaa tuotosten syntymisestä sekä tuotosten vaatimustenmukaisuudesta valmistelee tuotosten tilannetiedon ja hyväksymisesitykset projektipäällikölle ja projektiryhmälle viestintä vastaa osaprojektin sisäisestä tiedonkulusta vastaa osaprojektin viestinnästä projektiryhmälle päättää osaprojektin työssä käytettävistä sisäisistä menetelmistä päättää osaprojektiin kuuluvien henkilöiden vastuista ja tehtävistä päättää resurssien käyttöön liittyvistä asioista ohjausryhmän antamien valtuuksien rajoissa päättää osaprojektin tuotosten hyväksymisestä ohjausryhmän antamien valtuuksien rajoissa päättää projektityössä käytettävistä sisäisistä viestinnän menetelmistä Tampereen kaupunki on asettanut Kohti kumppanuutta -hankkeen toteutukseen projektiryhmän, jonka tehtävät ja kokoonpano ilmenevät seuraavasta taulukosta. TYÖRYHMÄN NIMI TOIMEKSIANTO/ TEHTÄVÄ Tampereen paikallinen projektiryhmä Selvittää kunnan sähköisten palvelujen strategia ja kehittämissuunnitelmat Arvioida ja kuvata nykyistä palvelutilannetta ja nivelvaiheita Osallistuu asiakaslähtöisten ja tuotantorajat ylittävien palveluketjujen ja prosessien kehittämiseen Tiedottaa aktiivisesti hankkeen etenemisestä omalle palvelualalleen Toimii aktiivisessa vuorovaikutuksessa hankkeen ja palvelualueensa toimijoiden välillä Osallistuu kokouksiin, koulutuksiin ja katselmointeihin Työryhmä käyttää mm. Confluence työalustaa viestinnän välineenä
Omistaja PROJEKTISUUNNITELMA 20(45) Osallistuu vaatimustason määrittelyyn (tavoitteen pohtiminen) sekä mahdollisiin pilotointeihin. TOIMEKSIANNON 03/09-12/10 KESTO JÄSENET Vänninmaja Paula, projektipäällikkö, tietohallinto, puheenjohtaja p. 040 800 6446 Antikainen Raija, vastaava koulupsykologi p. 040 801 6689 Halonen Sari, rehtori, perusopetus p. 0400 295 064 Hietanen Pia, neuvolatoiminnan koordinaattori p. 050 468 4078 Hokkanen Sanni, tuottaja, kulttuuri- ja vapaa-aikapalvelut, museopalvelut p. 050 433 8568 Järvi Hannele, kouluterveydenhuollon koordinaattori p.050 405 5226 Lehtinen Jouni, päiväkodin johtaja, päivähoito p. 040 575 6120 Lumio Mia, lapsiasiamies, tilaajaryhmä p. 050 411 2434 Malminen Marja, opinto-ohjaajakoordinaattori, toisen asteen koulutus p. 050 571 2995 Mäenpää Heini, lukion rehtori p. 040 801 6717 Mäntylä Sari, erikoissuunnittelija, hyvinvointipalvelujen tuotannon ohjaus p. 050 560 8422 Salomaa-Niemi Sari, erityiskasvatuksen koordinaattori, päivähoito p. 050 345 1168 Savisaari Lauri, suunnittelupäällikkö, sivistyksen ja elämänlaadun edistäminen, tiry p. 040 801 6081 Susi Kirsi, suunnittelija, hammashuolto p. 040 776 1629 Taiponen Janne, johtava koordinaattori, nuorisopalvelut p. 0400 909 522 Ylinen Vuokko, lakimies p. 040 800 4736 Kronberg Minna, projektisihteeri, tietohallinto, sihteeri p. 040 800 4661 HUOMAUTUKSIA Sähköpostit muotoa: etunimi.sukunimi@tampere.fi Projektityötä voidaan tehdä projektin jäsenistä muodostetuissa tiimeissä ja palvelualojen työryhmissä. Projektin jäsenet toimivat palvelualojensa työryhmien vetäjinä. Projektissa on mahdollisuus käyttää asiantuntijoita ja konsultteja. Salon kaupunki on asettanut Kohti kumppanuutta -hankkeen toteutukseen projektiryhmän, jonka tehtävät ja kokoonpano ilmenevät seuraavasta taulukosta. TYÖRYHMÄN NIMI TOIMEKSIANTO/ TEHTÄVÄ Salon paikallinen projektiryhmä Selvittää kunnan sähköisten palvelujen strategia ja kehittämissuunnitelmat Arvioida ja kuvata nykyistä palvelutilannetta ja nivelvaiheita Osallistuu asiakaslähtöisten ja tuotantorajat ylittävien palveluketjujen ja prosessien kehittämiseen Tiedottaa aktiivisesti hankkeen etenemisestä omalle palvelualalleen Toimii aktiivisessa vuorovaikutuksessa hankkeen ja palvelualueensa toimijoiden välillä Osallistuu kokouksiin, koulutuksiin ja katselmointeihin Työryhmä käyttää mm. Confluence työalustaa viestinnän välineenä Osallistuu vaatimustason määrittelyyn (tavoitteen pohtiminen) sekä mahdollisiin pilotointeihin. TOIMEKSIANNON KESTO 03/09-12/10 JÄSENET Ulla Léman, varhaiskasvatuspäällikkö, p. 044 7787851 Niina Kuisma, varhaiskasvatusyksikön johtaja, p. 044 7787883 Elina Kivelä, erityisluokanopettaja, p. 044 036 7300 Meri Ruohonen, terveydenhoitaja, meri.ruohonen@tk.salonseutu.fi p. (02) 772 3759 Maisa Heinonen, nuorisotyön suunnittelija, p. 044 778 4664 Pia Kytösaho, varhaiskasvatusyksikönjohtaja, p. 044 7787998 Silfver Mervi, atk-suunnittelija, p. 044 778 2265 HUOMAUTUKSIA Ellei toisin mainittu, sähköpostit muotoa: etunimi.sukunimi@salo.fi Projektityötä voidaan tehdä projektin jäsenistä muodostetuissa tiimeissä ja palvelualojen työryhmissä. Projektin jäsenet toimivat palvelualojensa työryhmien vetäjinä. Projektissa on mahdollisuus käyttää asiantuntijoita ja konsultteja.
Omistaja PROJEKTISUUNNITELMA 21(45) Espoon kaupunki on asettanut Kohti kumppanuutta -hankkeen toteutukseen projektiryhmän, jonka tehtävät ja kokoonpano ilmenevät seuraavasta taulukosta. TYÖRYHMÄN NIMI TOIMEKSIANTO/ TEHTÄVÄ Espoon paikallinen projektiryhmä Selvittää kunnan sähköisten palvelujen strategia ja kehittämissuunnitelmat Arvioida ja kuvata nykyistä palvelutilannetta ja nivelvaiheita Osallistuu asiakaslähtöisten ja tuotantorajat ylittävien palveluketjujen ja -prosessien kehittämiseen Tiedottaa aktiivisesti hankkeen etenemisestä omalle palvelualalleen Toimii aktiivisessa vuorovaikutuksessa hankkeen ja palvelualueensa toimijoiden välillä Osallistuu kokouksiin, koulutuksiin ja katselmointeihin Työryhmä käyttää mm. Confluence -työalustaa viestinnän välineenä Osallistuu vaatimustason määrittelyyn (tavoitteen pohtiminen) sekä mahdollisiin pilotointeihin. TOIMEKSIANNON 03/09-12/10 KESTO JÄSENET Keinänen Marja, asiakirjahallinnon asiantuntija, p. (09) 8165 2055 Leander Hilkka, järjestelmäasiantuntija, p. 050 381 0591 Lehtonen Veli-Pekka, järjestelmäasiantuntija, p. 050 347 6031 Lippo Asko, vastuualuepäällikkö, p. 050 590 0684 Nevia Sari, järjestelmäkoordinaattori, p. 046 877 3305 Palokangas Leena, tieto- ja viestintätekniikan konsultoiva opettaja, p. 050 360 3394 Parviainen Ahti, järjestelmäpäällikkö, p. 050 352 1807 Rekola Jaakko, tieto- ja viestintätekniikan pedagoginen asiantuntija, p. 050 363 2958 Saulio Minna, vastuualuepäällikkö, p. 050 363 5866 Sirviö Jemina, hallintoassistentti, p.(09) 8165 2016 Soini Tuukka, oppimisteknologian pedagoginen asiantuntija, p. 046 877 2952 Alla oleville tiedoksi: Nurmi Juha, kehittämispäällikkö, 050 372 5852 Klemetti Vuokko, tietojärjestelmäpäällikkö, p. 050 380 9417 Rantanen Jorma, tietohallintojohtaja, sivistystoimi, p. 046 877 1263 Savander Ari, IT-palvelupäällikkö, p. 0400 700 105 HUOMAUTUKSIA Sähköpostit muotoa: etunimi.sukunimi@espoo.fi Projektityötä voidaan tehdä projektin jäsenistä muodostetuissa tiimeissä ja palvelualojen työryhmissä. Projektin jäsenet toimivat palvelualojensa työryhmien vetäjinä. Projektissa on mahdollisuus käyttää asiantuntijoita ja konsultteja. Kuopion kaupunki on asettanut Kohti kumppanuutta -hankkeen toteutukseen projektiryhmän, jonka tehtävät ja kokoonpano ilmenevät seuraavasta taulukosta. TYÖRYHMÄN NIMI TOIMEKSIANTO/ TEHTÄVÄ Kuopion paikallinen projektiryhmä Selvittää kunnan sähköisten palvelujen strategia ja kehittämissuunnitelmat Arvioida ja kuvata nykyistä palvelutilannetta ja nivelvaiheita Osallistuu asiakaslähtöisten ja tuotantorajat ylittävien palveluketjujen ja prosessien kehittämiseen Tiedottaa aktiivisesti hankkeen etenemisestä omalle palvelualalleen Toimii aktiivisessa vuorovaikutuksessa hankkeen ja palvelualueensa toimijoiden välillä Osallistuu kokouksiin, koulutuksiin ja katselmointeihin Työryhmä käyttää mm. Confluence työalustaa viestinnän välineenä Osallistuu vaatimustason määrittelyyn (tavoitteen pohtiminen) sekä mahdollisiin pilotointeihin. 03/09-12/10 TOIMEKSIANNON KESTO JÄSENET Aalto Tapio, tietohallintopäällikkö, p. 044 718 7978 Jokinen Kristiina, hankekoordinaattori, p. 044 718 1618 Hallikainen Jarmo, projektisuunnittelija, p. 044 718 4007 Sähköpostit muotoa: etunimi.sukunimi@kuopio.fi
Omistaja PROJEKTISUUNNITELMA 22(45) HUOMAUTUKSIA Projektityötä voidaan tehdä projektin jäsenistä muodostetuissa tiimeissä ja palvelualojen työryhmissä. Projektin jäsenet toimivat palvelualojensa työryhmien vetäjinä. Projektissa on mahdollisuus käyttää asiantuntijoita ja konsultteja. Lahden kaupunki on asettanut Kohti kumppanuutta -hankkeen toteutukseen projektiryhmän, jonka tehtävät ja kokoonpano ilmenevät seuraavasta taulukosta. TYÖRYHMÄN NIMI TOIMEKSIANTO/ TEHTÄVÄ Lahden paikallinen projektiryhmä Selvittää kunnan sähköisten palvelujen strategia ja kehittämissuunnitelmat Arvioida ja kuvata nykyistä palvelutilannetta ja nivelvaiheita Osallistuu asiakaslähtöisten ja tuotantorajat ylittävien palveluketjujen ja prosessien kehittämiseen Tiedottaa aktiivisesti hankkeen etenemisestä omalle palvelualalleen Toimii aktiivisessa vuorovaikutuksessa hankkeen ja palvelualueensa toimijoiden välillä Osallistuu kokouksiin, koulutuksiin ja katselmointeihin Työryhmä käyttää mm. Confluence työalustaa viestinnän välineenä Osallistuu vaatimustason määrittelyyn (tavoitteen pohtiminen) sekä mahdollisiin pilotointeihin. TOIMEKSIANNON KESTO 03/09-12/10 JÄSENET Halme Pasi, tietohallintosuunnittelija, p. 050 398 5992 Juuti Harri, tietohallintopäällikkö/heinola, harri.juuti@heinola.fi Kainulainen Jorma, päivähoidon aluevastaava, p. 044 780 1492 email: jorma.kainulainen@hollola.fi Kokkonen Teemu, projektipäällikkö, p. Karppinen Timo, vastaava projektipäällikkö, p. 050 383 6573 Nurmi Liisa, palvelupäällikkö, p. Saastamoinen Minna, päiväkodin johtaja, p. Salminen Petri, p. Savolainen Merja, p. HUOMAUTUKSIA Sähköpostit muotoa: etunimi.sukunimi@lahti.fi, jollei muuta mainittu Projektityötä voidaan tehdä projektin jäsenistä muodostetuissa tiimeissä ja palvelualojen työryhmissä. Projektin jäsenet toimivat palvelualojensa työryhmien vetäjinä. Projektissa on mahdollisuus käyttää asiantuntijoita ja konsultteja. Oulun kaupunki on asettanut Kohti kumppanuutta -hankkeen toteutukseen projektiryhmän, jonka tehtävät ja kokoonpano ilmenevät seuraavasta taulukosta. TYÖRYHMÄN NIMI TOIMEKSIANTO/ TEHTÄVÄ Oulun paikallinen projektiryhmä Selvittää kunnan sähköisten palvelujen strategia ja kehittämissuunnitelmat Arvioida ja kuvata nykyistä palvelutilannetta ja nivelvaiheita Osallistuu asiakaslähtöisten ja tuotantorajat ylittävien palveluketjujen ja prosessien kehittämiseen Tiedottaa aktiivisesti hankkeen etenemisestä omalle palvelualalleen Toimii aktiivisessa vuorovaikutuksessa hankkeen ja palvelualueensa toimijoiden välillä Osallistuu kokouksiin, koulutuksiin ja katselmointeihin Työryhmä käyttää mm. Confluence työalustaa viestinnän välineenä Osallistuu vaatimustason määrittelyyn (tavoitteen pohtiminen) sekä mahdollisiin pilotointeihin. TOIMEKSIANNON KESTO 03/09-12/10 JÄSENET Heikkinen Ilari, tietohallintojohtaja p. 044 703 1677 Hellsten Susanna, suunnittelija p. Kärkkäinen Anna, projektipäällikkö p. 044 703 4759 Kärkkäinen Minna, projektipäällikkö/tukeva hanke p. 044 703 1643 Laitinen Jarmo, suunnittelupäällikkö Saarela Juha, tietohallintoasiantuntija p. 044 703 1433
Omistaja PROJEKTISUUNNITELMA 23(45) HUOMAUTUKSIA Sähköpostit muotoa: etunimi.sukunimi@ouka.fi Projektityötä voidaan tehdä projektin jäsenistä muodostetuissa tiimeissä ja palvelualojen työryhmissä. Projektin jäsenet toimivat palvelualojensa työryhmien vetäjinä. Projektissa on mahdollisuus käyttää asiantuntijoita ja konsultteja. Projektikontrolleri on KuntaIT:n edustaja, joka rahoittajan edustajana valvoo projektin etenemistä, ohjaa ja tukee projektipäällikköä sekä edustaa KuntaIT:ta päätöksenteossa. PROJEKTIKONTROLLERI Nimi Kunta/Organisaatio Sähköposti Puhelin Marjukka Valtiovarainministeriö/ marjukka.saarijarvi@vm.fi 0400 714 314 Saarijärvi KuntaIT roolin tehtäväalue roolin tehtävät ja vastuut päätösvalta projektissa Roolin lyhyt kuvaus PK suunnittelu Varmistaa KuntaIT:n toimintasuunnitelman, JUHTA:n ja VM:n asettamien linjauksien toteutumisesta projektin suunnittelussa Varmistaa KuntaIT:n projektinhallintamallin mukaisten tuotosten ja toimenpiteiden toteutumisen Seuraa aktiivisesti projektin tilannetta mm. projektin tilanneraportin avulla Osallistuu PMO:n projektisuunnitelman analyysissa löydettyjen korjausehdotuksien priorisointiin ja esittää tarvittaessa muutosehdotuksia projektisuunnitelmaan ja määrittelee muutosten hyväksyntämenettelyn Hyväksyy rahoittajan näkökulmasta suunnittelun tuotokset ja projektisuunnitelman 0.x -version ennen valmistelu-vaiheesen siirtymistä Antaa luvan siirtyä valmisteluvaiheeseen valmistelu Ohjausryhmän ja projektiryhmän kokouksiin osallistuminen projektikontrollerin roolissa Seuraa aktiivisesti projektin tilannetta mm. projektin tilanneraportin avulla Tukee ja avustaa projektipäällikköä valmistelutehtävissä kaikin tavoin sekä tekee valmistelun edellyttämät välipäätökset Hyväksyy rahoittajan roolissa ohjausryhmälle hyväksyttäväksi esitettävän projektisuunnitelman 1.0 version toteutus Ohjausryhmän ja projektiryhmän kokouksiin osallistuminen projektikontrollerin roolissa Seuraa aktiivisesti projektin tilannetta mm. projektin tilanneraportin avulla Hyväksyy toteutussuunnitelman (tehtäväluettelo), jos projektin