E-lasku ja suoramaksu Käytännön kysymyksiä ja vastauksia Tampuuri-käyttäjäpäivät 2014 10.10.2014
Finvoice-versiot Mistä tietää, mikä Finvoice-versio on käytössä 1.x vai 2.01? Selvin vihje version selvittämiseen on, löytyykö valmiutta suoramaksulaskujen lähettämiseen. Jos kyllä, niin versio on vähintään 2.0. Jos versiosta on epäselvyyttä asiaa suositellaan selvitettäväksi ohjelmistotoimittajan kanssa Versio 2.0 ja 2.01 Versio 2.01 mahdollistaa laskutusaiheessa välilyönnit, arvonlisäverottoman laskutuksen. Lisäksi jokunen pieni ja merkitykseltään vähäinen muutos. Muilta osin 2.0 ja 2.01 ovat keskenään samanlaiset, eli jos yllä mainituille palveluille ei ole tarvetta, ei ole erityistä tarvetta myöskään versiopäivitykselle. Versiot 1.0, 1.1, 1.2, 1.3 Vanhempia versioita tuetaan toistaiseksi vielä pankeissa, mutta tuki vanhoille versioille ei ole enää taattu kaikilla markkinatoimijoilla. Myös pankeilla intressi lopettaa tuki vanhoille versioille Suosittelemme siirtymistä vähintään versioon 2.0
3 Laskuttajailmoituksen tekeminen Mikä on laskuttajailmoitus? Laskuttajailmoituksella yrityksesi ilmoittaa kyvystä lähettää e-laskuja. Laskuttajailmoitus on perusedellytys, jotta voit lähettää pankkiin e-laskuja Laskuttajailmoitus on perusedellytys, jotta voit vastaanottaa e-laskujen vastaanottoilmoituksia pankeista Vastaanottoilmoitus sisältää laskuttajailmoituksella asiakkaalta pyytämäsi tieto, jotta voit kohdistaa e-laskutuksen oikein. Finanssialan Keskusliiton laskuttajailmoituksen teko-ohjelma www.finvoice.info -> yrityksen verkkolasku Laskuttajailmoitus syytä täyttää kieli keskellä suuta ja pitää FK:n laatima ohje laskuttajailmoituksen tekemisestä koko ajan käsillä Ohjelma tuottaa tiedoston, joka on tärkeää tallentaa myöhempää käyttöä, kuten muutos tai päättäminen, varten. Laskuttajailmoitustiedosto lähetetään pankkiyhteysohjelmalla omaan pankkiin. Yksi laskuttajailmoitus välitetään kerralla kaikkiin pankkeihin.
4 OPn e-laskun ohjaava käyttöönotto Laskuttaja ottaa palvelun käyttöön silloin, kun laskuttajailmoitus täyttää seuraavat kriteerit: Laskuttajailmoitus on ilmoistuspalvelun version 2.0 mukainen (edellytys esim. suoramaksun käyttöönotolle) Laskuttajailmoituksella yksilöintitiedoksi on annettu edellisen laskun viitenumero Yksilöintitiedon attribuutiksi on ilmoitettu 01 (=kotimainen viite) tai 02 (=kansainvälinen RF-viite) Samalle hyvitystilille ei ole muita laskutusaiheita
OPn e-laskun ohjaava käyttöönotto 5 Miten e-laskun ohjaava käyttöönotto toimii? Asiakkaalle ehdotetaan laskun maksamisen yhteydessä e- laskuun siirtymistä Asiakas hyväksyy e-laskutilauksen yhdellä napinpainalluksella Palvelu on erittäin tehokas asiakkaiden siirtämiseksi e- laskuun Lisää nopeasti e-laskutuksen osuutta kaikesta laskutuksesta, mikä näkyy kustannussäästöinä laskutuksessa. Lieveilmiönä havaittu, että jotkut asiakkaat tilaavat e- laskun tiedostamattaan, mikä on johtanut siihen, että laskut ovat jääneet maksamatta. Palveluun tyytymättömien osuus on promilleluokkaa, mutta joukko on hyvin äänekäs. Ohjaavan käyttöönoton yhteydessä OP suosittelee laskuttajille pehmeää lähestymistapaa epäselvyyksien ja väärinkäsitysten ratkaisemiseksi laskutuksessa. Asiakas voi aina halutessaan perua e-laskutilauksen OPverkkopalvelussa
E-laskun ohjatun käyttöönoton välilehti maksamisen prosessissa 6 Ohjatun käyttöönoton välilehdelle tullaan Uusi-maksu ikkunalta asiakkaan annettua maksamisen tiedot. Ohjattu käyttöönotto aktivoituu saajan tilinumeron perusteella. Maksajalla mahdollisuus kieltäytyä e-laskun käyttöönotosta.
7 Maksamisen kuittaussivu op.fi:ssä Mallilan Energia on ottanut ohjatun käyttöönoton käyttöön ja asiakas on valinnut e-laskuun siirtymisen. Asiakas ohjataan sivulle, jossa kerrotaann e-laskusta tarkemmin ja jossa asiakas voi ottaa käyttöön mm. automaattisen maksamisen. Mallilan Paja ei käytä ohjattua käyttöönottoa, joten asiakkaalle tarjotaan kuittaussivulla e- laskuun siirtymistä.
E-laskun perimmäinen tarkoitus on: Korvata paperilasku E-lasku vs. paperilasku Tehdä laskutuksesta ja maksamisesta helpompaa ja kustannustehokkaampaa E-lasku korvaa paperilaskun! Asiakkaalle, joka on pyytänyt e-laskun käyttöönottoa lähettämällä vastaanottoilmoituksen, ei saa lähettää paperilaskua lisäksi! Paperilaskun lähettäminen aiheuttaa suurella todennäköisyydellä laskun maksamisen kahteen kertaan, mikä tuottaa: Lisätyötä, kun ylimääräinen maksu joudutaan palauttamaan asiakkaalle Huonon vaikutelman yrityksenne palvelusta Ylimääräisiä kulueriä tulostuksesta, kuorituksesta ja postituksesta johtuen Hiilidioksidipäästöjä, saasteita, paperiroskaa Lisäksi on tärkeää huomioida, että lasku on tosite, jolla pyydätte asiakasta kuittaamaan velkansa. Jokaisen laskun perusolettama on, että se pitää maksaa. Suoramaksu poikkeaa laskuttajan näkökulmasta e-laskusta siinä, että ennakkoilmoituksen lähettäminen on pakollista. 8
Erillisveloitukset Esim. sähkön ja veden tasauslaskutus 9 Tampuuri tukee yhden laskutusaiheen toimintatapaa Asiakkaan e-laskutus toimii periaatteella kaikki tai ei mitään. Jos asiakas on tilannut e-laskun tulee tällöin myös kaikki laskut lähettää e-laskuina. Asiakkaalle laskutuksessa on tärkeintä johdonmukaisuus sekä se, että laskutus sopii hänen arkiprosesseihinsa. Poikkeukset e-laskutuksessa johtavat todennäköisemmin lisäselvitystarpeeseen, laskujen maksamatta jättämiseen sekä perintään. Asiakas oppii parhaiten laskuttajan johdonmukaisesta toiminnasta. Asiakkaan käyttämä automaattimaksamisen palvelu OPssa asiakas voi määritellä e-laskun automaattimaksuun enimmäismäärän, jolla lasku voidaan maksaa automaattisesti: Laskukohtainen enimmäismäärä tai kuukausikohtainen enimmäismäärä Automaattinen maksaminen on mahdollista myös ilman enimmäismäärän asettamista
10 Kiitos! Lisätietoa e-laskusta: Op.fi www.finvoice.info Finvoice 2.01 soveltamisohje & tekniset kuvaukset