HEKA OY Koulutuspäivät Vanajanlinna 16.5.-17.5.2013 Kurssimateriaali
Päiväys: 10.5.2013. Visma Software Oyj pidättää itsellään oikeuden mahdollisiin parannuksiin ja/tai muutoksiin tässä oppaassa ja/tai ohjelmassa ilman eri ilmoitusta. Oppaan ja siihen liittyvän muun materiaalin kopiointi on kielletty ilman Visma Software Oyj:n kirjallista lupaa. Microsoft, MS, SQL Server, Microsoft Word ja Windows ovat Microsoft Corporationin rekisteröityjä tavaramerkkejä. Visma Software O www.visma.com
Sisällysluettelo 1 Laskutuksen perustiedot... 2 1.1 Tuoterekisteri... 2 1.2 Kirjaussuunnitelmat... 2 1.3 Työnumerot... 3 1.4 Muut perustiedot... 4 2 Laskutus... 5 2.1 Keikkalaskutus:... 5 2.2 Sopimuslaskutus... 5 2.3 Laskujen tulostus... 5 2.4 Laskut kirjanpitoon... 5 3 Hyvityslaskut / aiheettomat laskut... 6 3.1 Laskun peruminen / hyvittäminen... 6 3.1.1 Hyvityslasku keikkalaskutuksessa... 6 3.1.2 Hyvityslasku myyntireskontrassa... 6 3.1.3 Hyvityslaskun kuittaus veloituslaskuun... 8 4 Suoritukset... 10 4.1 Käsinkirjattavat suoritukset... 10 4.1.1 Ylisuoritus kirjataan perintäkuluihin tai korkoihin... 11 4.2 Automaattikirjaukset... 12 4.2.1 Automaattikirjauksen asetuksissa Ylimenevä osa erikseen... 12 4.2.2 Automaattikirjauksen asetuksissa ylisuoritus Jätetään kesken tilalle.... 13 4.2.3 Hylätyn tapahtuman käsittely... 14 4.3 Ylisuoritusten / hyvityslaskujen palautukset rahana... 17 4.4 Suoritusten hyväksyntä kirjanpitoon... 23 5 Luottotappiot... 25 5.1 Luottotappio Alv 0%... 25 5.2 Verollisen laskun kirjaus luottotappioksi... 26 5.3 Verollisen laskun kirjaus luottotappioihin, brutto esitystapa... 28 6 Perintä... 31 6.1 Helsingin kaupungin asunnot Oy... 31 Vanajanlinna 16.5.-17.5.2013 Sisällysluettelo - i
1 Laskutuksen perustiedot 1.1 Tuoterekisteri Tuoterekisteriin avataan laskutettavat tuotteet. Tuotenumerot kannattaa avata niin, että samalle kirjanpidon tuottotilille kuuluvat tuotteet alkavat samalla numerolla. Uudet hinnat viedään tuoterekisteriin kun kaikki vanhan hinnan mukaiset laskut on tehty. 1.2 Kirjaussuunnitelmat Perustietokannat / tilikartta / kirjaussuunnitelma avataan tuotekohtaiset kirjanpidon tuottotilit. Tapaus = tuoterekisteri Tunnus = myyntitili Vero = alv 0% / Alv 24% (aluehuoltoyhtiön) Tyyppi = tuotekoodi tai tuotekoodin alkuarvo esim. kaikki 1-alkuiset Kirjausuunnitelmissa määritellään myös keikka- ja sopimuslaskutuksen myyntisaatavatili (Heka) - saatavatili tulee 1. asiakkaalta, 2 kirjaussuunnitelmista laskulajin mukaan, 3 kirjausuunnitelmista yleinen myyntisaatavatili Vanajanlinna 16.5.-17.5.2013 Laskutuksen perustiedot - 2
1.3 Työnumerot Avataan tarvittavat työnumerot. Keikkalaskut = K+ kustannuspaikan numero (heka), aluehuoltoyhtiöllä voi olla esim. asukaslaskutustyönumero (K + xxx) Tilauksen tyyppi = Laskutyöt Projektinumero = K xxx Kustannuspaikka ja verollisuus Sopimuslaskut = S + xxx Tilauksen tyyppi = Sopimuslasku Projektinumero = S xxx Kustannuspaikka ja verollisuus Sopimuslaskuille avattava myös laskutustiedot Vanajanlinna 16.5.-17.5.2013 Laskutuksen perustiedot - 3
Sopimuslaskun laskutusrivit avataan Myyntitilaukset ja laskutus / Myyntitilaukset / Tuotteet välilehti - tuotteet haetaan hinnastosta eli tuoterekisteristä - alkaen loppuen päiviin annetaan ensimmäinen laskutuskausi - veroton laskutushinta annetaan á-hintakenttään - yhteenvedosta lomakkeen alalaidassa nähdään laskun kokokaissumma Hinnan muutokset viedään riveille kun viimeinen vanhan hinnan mukainen laskutus on tehty. 1.4 Muut perustiedot Laskujen tulostuksen asetukset: pyöristys, estetyt viitteet Keikkalaskutuksen asetukset: laskutuslupa kysytään, alku- ja lopputekstit (lopputeksteihin esim. yhteystiedot) Vanajanlinna 16.5.-17.5.2013 Laskutuksen perustiedot - 4
2 Laskutus 2.1 Keikkalaskutus: - tehdään valitulle työnumerolle aina uusi alanumero - selitteeksi esim. yhtiö/huoneistonumero - laskutusriveille haetaan tuote tuoterekisteristä (hinnastosta) - kuitataan rivi loppuun ja hyväksytän kysymys Kustannushinta puuttuu, hyväksytäänkö - tekstit välilehdellä voi antaa laskulle alku- ja / tai lopputekstin - lopputeksti voidaan hakea jo avatuista (esim. yhteystiedot) 2.2 Sopimuslaskutus - sopimuslaskurivit tehdään vain kerran ensimmäiselle laskutusjaksolle - hinta annetaan verottomana - tämän jälkeen vain tulostetaan laskut kuukausittain/kausittain - laskujen tulostus päivittää laskurivin päivämäärät automaattisesti 2.3 Laskujen tulostus - laskujen lopullinen tulostus vie laskut myyntireskontraan - laskut voidaan tulostaa sekä keikkalaskutuksen että myyntitilausten alta 2.4 Laskut kirjanpitoon - laskut on hyväksyttävä kirjanpitoon ennen kuin niihin voidaan kirjata suorituksia - ohjelma löytyy sekä keikkalaskujen että myyntitilaus ja laskutus valikosta Vanajanlinna 16.5.-17.5.2013 Laskutus - 5
3 Hyvityslaskut / aiheettomat laskut 3.1 Laskun peruminen / hyvittäminen Jos lasku on tulostettu ja se on myyntireskontrassa mutta ei vielä kirjanpidossa, niin se voidaan vielä perua toiminnolla Myyntireskontra / Toiminnot / Peru lasku Laskun peruminen poistaa laskun myyntireskontrasta jonka jälkeen voidaan tehdä tarvittavat korjaustoimenpiteet laskutusohjelmassa tai poistaa laskutusrivit kokonaan Tyhjän alanumeron poisto tapahtuu työnumeroiden ylläpidossa Kirjanpidossa olevalle laskulle on tehtävä hyvityslasku 3.1.1 Hyvityslasku keikkalaskutuksessa Hyvityslasku tehdään kuten veloituslaskukin mutta laskutusrivillä määräkenttään annettaan (miinus) määrä. Alanumeron selitteeseen kannattaa kirjoittaa hyvitettävän laskun tiedot. Lasku tulostetaan ja hyväksytään kirjanpitoon. 3.1.2 Hyvityslasku myyntireskontrassa Hyvityslasku voidaan tehdä myös reskontrassa. Esimerkki: Hyvitettävä lasku Selvitä ensin hyvitettävän laskun tiedot: - verollisuus - saatavatili - kustannuspaikka - tuottotili (Ikkuna / tapahtumat / tiliöinnit) Vanajanlinna 16.5.-17.5.2013 Hyvityslaskut / aiheettomat laskut - 6
Hyvityslasku: - aloita UUSI painikkeella - laskun päivä pitää olla avoimella kaudella - hae maksaja yritysrekisteristä ( F4) - tarkista / korjaa myyntisaatavatili - anna kustannuspaikka - anna laskuriville selite ( ei pakollinen) - alkuperäisen laskun myyntitili - kustannuspaikka ja hyvitettävä summa merkkisenä - tallenna Käsin tehdystä laskusta ei saa tulostettua varsinaista laskua Laskun hyväksyntä kirjanpitoon: - Myyntireskontra / Laskut kirjanpitoon - Tulosta myyntilaskuluettelo Vanajanlinna 16.5.-17.5.2013 Hyvityslaskut / aiheettomat laskut - 7
3.1.3 Hyvityslaskun kuittaus veloituslaskuun Hyvityslasku voidaan kohdistaa aiheettomalle veloituslaskulle myyntireskontran Suoritukset osiossa Asiakkaan kaikki laskut voit hakea ruudulle Asetukset / Asiakkaat Vanajanlinna 16.5.-17.5.2013 Hyvityslaskut / aiheettomat laskut - 8
Valitaan ensin jompi kumpi lasku ja painetaan Suoritukset painiketta - aloista Uusi tosite painikkeella - suorituspäivä oltava avoimella kuukaudella ja > laskun päivä - ehdottaa suorituksen summaksi laskun loppusummaa - rahatili = Selvittelytili - valitse toinen lasku - paina Uusi painiketta => suoritus saa saman tositenumeron kuin ed. kirjaus - suorituspäivä ja rahatili ehdottuvat ed. kirjaukselta Hyvityslasku voi myös olla eri suuruinen kuin veloituslasku Suoritukset menevät kirjanpitoon muiden suoritusten hyväksynnän yhteydessä Vanajanlinna 16.5.-17.5.2013 Hyvityslaskut / aiheettomat laskut - 9
4 Suoritukset 4.1 Käsinkirjattavat suoritukset Osasuoritus: - osasuoritukset kuitataan laskulle ja loppuosa jää avoimeksi Ylisuoritukset: - kirjataan laskuun koko suoritus Tallennettaessa suoritusta ohjelma kysyy: Vastaa KYLLÄ Vanajanlinna 16.5.-17.5.2013 Suoritukset - 10
Lasku jää avoimeksi yleimenevän osuuden verran (-5,00 euro) 4.1.1 Ylisuoritus kirjataan perintäkuluihin tai korkoihin Kirjaa laskulle avoimen summan verran suoritusta - aloita UUSI painikkeella => viennit samalle tositenumerolle - anna Rahatiliksi tili, jolle ylimääräinen suoritus kirjataan (Perintäkulutuotot, Viivästyskorot) Vanajanlinna 16.5.-17.5.2013 Suoritukset - 11
4.2 Automaattikirjaukset 4.2.1 Automaattikirjauksen asetuksissa Ylimenevä osa erikseen Kun suoritus tulee oikealla viitteellä mutta suoritus ylittää laskun avoimen summan näkyvät suoritukset kahdella eri rivillä reskontraan täpän alla Esimerkissä laskun summa 20,15 ja suoritus 25.15 - laskuun kohdistunut osuus on tilalla OK - ylimenevä osuus tilalla Kesken Laskuun kohdistuva osuus: - laskuun kohdistuva suoritus kirjautuu myyntireskontraan Kirjaa hyväksytyt painikkeella Ylimenevä osuus: - muuta ylimeneevän osuuden tilannimi Hylätty - siirry Hylätyt näkymään - muuta tilanimi Kirjanpitoon - siirry Kirjanpitoon -näkymään - suoritus näkyy nyt Ok tilalla - korjaa vastatili (Perintäkulutuotto, Viivästyskorkotuotot, Selvittelytili) - Kirjaa tapahtuma kirjanpitoon Kirjaa hyväksytyt painikkeella Vanajanlinna 16.5.-17.5.2013 Suoritukset - 12
4.2.2 Automaattikirjauksen asetuksissa ylisuoritus Jätetään kesken tilalle. - koska suoritus ei täsmää laskun summaan on suorituksen tila Kesken - koska viite oli oikea, löytää automaattisesti oikean asikkaan ja laskun - kun muutat tilanimen OK kysyy ohjelma miten ylimenevä osuus käsitellään - Ylimenevä osuus erikseen = > voit kirjata ylimenvän osuuden esim. kirjanpitoon halutulle tilille - Ero oikaisuna => kirjaa erotuksen pyöritystilille - Hyväksy ylisuoritus => myyntireskontraan laskun avoimeksi summaksi tulee - ylisuoritus Vanajanlinna 16.5.-17.5.2013 Suoritukset - 13
4.2.3 Hylätyn tapahtuman käsittely Virheelliset viitesuoritukset näkyvät Hylätyt näkymässä Kesken tilalla - paina Kohdista laskuun painiketta => avautuu suorituksen kohdistusruutu - Hae oikea lasku laskunumeron tai maksajan nimen perusteella Vanajanlinna 16.5.-17.5.2013 Suoritukset - 14
Esim. Hae asiakas Näytää valitun asiakkaan kaikki laskut Vanajanlinna 16.5.-17.5.2013 Suoritukset - 15
- Ok- painikkeella kohdistat suorituksen valituun laskuun - suoritus siirtyy Myyntireskontraan näkymään - tämän jälkeen käsittely on kuten edellisessä esimerkissä Vanajanlinna 16.5.-17.5.2013 Suoritukset - 16
4.3 Ylisuoritusten / hyvityslaskujen palautukset rahana Myyntireskontran / Myyntilaskut ja suoritukset / Toiminnot / Hyvityslaskujen maksut Asetukset / Ohjaukset - pankkitili haetaan F4:lla - maksun aiheeksi valitaan jokin tilisiirtojen maksunaihe Alkutilanne: - laskulla ylisuoritusta = avoin summa on - merkkinen Vanajanlinna 16.5.-17.5.2013 Suoritukset - 17
Avaa Toiminnot / Hyvityslaskujen maksu - valitse yksikkö => ohjelma kysyy - vastaa Kyllä - ruudulle haetaan kaikki laskut, joiden avoin saldo on merkkinen Vanajanlinna 16.5.-17.5.2013 Suoritukset - 18
- tuplaklikkaa maksajariviä => avautuu saajan tilinnumeron tallennusruutu tai jos saajalla on jo yritysreskiterissä pankkitili, se vain näytetään - jos avaat tässä saajan tilin niin OK tallentaa tilin yritysrekisteriin - OK kuittauksen jälkeen maksuun sarakkeeseen tulee ruksi ja toimintopainikkeet aktivoituvat - paina OK-resko+Pankki painiketta => hyvityslasku kirjautuu suoritetuksi ja palautuksesta syntyy tilisiirto Pankkiyhteyden tilisiirrot ruudulle, josta se lähetetään maksuun Vanajanlinna 16.5.-17.5.2013 Suoritukset - 19
- lasku on kuitattu maksetuksi Vanajanlinna 16.5.-17.5.2013 Suoritukset - 20
Pankkiyhteys / tilisiirrot näkymässä näkyy palautettava - tarkasta tilisiirron tiliöinnit - siirrä tilisiirto pankkiin Vanajanlinna 16.5.-17.5.2013 Suoritukset - 21
Vanajanlinna 16.5.-17.5.2013 Suoritukset - 22
- vastatili tulee valitun maksun aiheen tiliöintioletuksista Ylisuoritus on kirjattu kirjanpitoon - jos ylisuoritus on siirretty automaattisuorituksista kirjanpitoon, palautetaan se normaalisti tilisiirtojen kautta 4.4 Suoritusten hyväksyntä kirjanpitoon Myyntireskontra / Suoritusten hyväksyntä - määritä asetuksiin Kerätään vain Laskut - näin voi kirjata myyntireskontran suorituksen kirjanpitoon milloin tahansa ilman, että vuokrakirjanpidon ennakot tulevat mukaan - Vanajanlinna 16.5.-17.5.2013 Suoritukset - 23
Vanajanlinna 16.5.-17.5.2013 Suoritukset - 24
5 Luottotappiot 5.1 Luottotappio Alv 0% Luottotappioksi kirjattavaan saatavaan kirjataan käsin suoritus myyntireskontran Suoritukset osiossa. Rahatilinä käytetään Luottotappiotiliä Vanajanlinna 16.5.-17.5.2013 Luottotappiot - 25
5.2 Verollisen laskun kirjaus luottotappioksi Esimerkki: - laskun verokanta 23 % Vanajanlinna 16.5.-17.5.2013 Luottotappiot - 26
Kirjaa laskuun suoritus - suoritussumma 0,00 - oikaisukenttään laskun loppusumma - oikaisutilikenttään luottotappiotili Vanajanlinna 16.5.-17.5.2013 Luottotappiot - 27
5.3 Verollisen laskun kirjaus luottotappioihin, brutto esitystapa Myyntilaskun luottotappion kirjaus Tilikartta: - luottotappiotilin takana pitää olla jatkoviennit Hyvityslaskun kirjaus: Vanajanlinna 16.5.-17.5.2013 Luottotappiot - 28
Hyvityslaskun kirjaus kirjanpitoon Vanajanlinna 16.5.-17.5.2013 Luottotappiot - 29
Laskun ja hyvityslaskun kirjaus maksetuksi - tässä esimerkissä päivämääränä 31.12.2007 - rahatili Selvittely tili Suoritusten siirto kirjanpitoon Vanajanlinna 16.5.-17.5.2013 Luottotappiot - 30
6 Perintä 6.1 Helsingin kaupungin asunnot Oy Kun samassa ympäristössä on sekä vuokrakirjanpito että laskutus / myyntireskontra voidaan muulle laskuille voidaan avata omat perintätekstit valitsemalla laskulajiksi Tavara/työlasku tai sopimuslasku Perintäkulun voi tulostaa laskulle mutta siitä ei synny avointa laskua myyntireskontraan. Perintäkulusta voi tehdä käsin laskun myyntireskontraan Perintälaskujen tulostuksessa on valittava laskulaji Vanajanlinna 16.5.-17.5.2013 Perintä - 31
Hyväksy lasku kirjanpitoon toiminnolla Myyntireskontra / Laskut ja suoritukset / Laskut kirjanpitoon Vanajanlinna 16.5.-17.5.2013 Perintä - 32
Perintälasku: Vanajanlinna 16.5.-17.5.2013 Perintä - 33