SC 2005 käyttöohje versio 2.0 Sisältö Sivu 1. Uusi tilaus 2 2. Etsi tilaus 7 3. Tilauksen päättäminen 8 4. Tilauksen tapahtumat 9 5. Kustannukset/tehty työt 9 6. Lainalaitteet 11 7. Toimituslistat 11 8. Kustannusarvio 11 9. Statuslistat 12 10. Ylläpito 12 11. Yleiset kysymykset 13
Uusi huoltotilaus Uuden huoltotilauksen rekisteröinti kestää noin 30-60 sekunttia, riippuen tottumuksesta ja internetliikenteestä. Useimmissa kentissä on valintalista, josta valitset haluamasi valinnan. ServiceConnectionista löydät varsinaisten merkkien täydelliset mallirekisterit, järjestelmä on liitetty SRL standardiin ja muihin järjestelmiin joita valmistajat ja operaattorit käyttävät. Asiakas/ omistajatiedot Tähän täytät asiakkaan yhteystiedot tai valitset Oma laite laittaaksesi myymälän huoltotilauksen omistajaksi. Omistaja Asiakkaan/omistajan nimi Osoite Toimitusosoite Postinumero Postinumero (5 numeroa) Postitoimipaikka 2
Täyttyy automaattisesti kun annat tunnetun postinumeron, jos ei täyty automaattisesti, anna paikkakunta. Puhelin Asiakkaan puhelinnumero kotiin tai työpaikalle Gsm Matkapuhelin Viite Täytä mahdollinen c/o osoite, osasto tai tilausnumero Sähköposti Täytä asiakkaan sähköpostiosoite jos käytetään alla olevia toimintoja. Asiakkaalle tuloilmoituskuitti Asiakas saa tuloilmoituskuitin tilauksesta sähköpostiinsa. Sähköposti asiakkaalle kun laite palautunut myymälään. Automaattinen sähköpostiviesti asiakkaalle kun myymälä asettanut tilauksen tilaan Laite takaisin myymälässä Sähköposti myymälälle tilamuutoksista Myymälä saa, paitsi tavalliset päivitykset myös sähköpostiviestin tilamuutoksista. Tämä antaa mahdollisuuden seurata tilausta tarkemmin Myymälän muistiinpanot Tämä on liikkeen oma kenttä, joka ei näy korjaamolle tai asiakkaalle. Käytetään vapaille kommenteille, max 500 merkkiä. Laitetiedot On kaksi mahdollisuutta antaa laitetiedot, järjestelmä pystyy hakemaan laitteen mallinimityksellä tai ne löytyvät alasvetovalikoiden kautta, valitsemalla laitteen merkin, tyypin ja mallin. 1. Laitetiedot mallinimityksellä Etsi malli Kun tunnet täydellisen mallikoodin, täytät sen kenttään Etsi malli ja järjestelmä lisää puuttuvat tiedot ja pystyt jatkamaan vian kuvaukseen, voit myös antaa ensimmäisen kirjaimen tai numeron ja valita ilmenevästä valikosta. 2. Laitetiedot alasvetovalikoiden avulla Tuottaja Tuottajaa valittaessa ilmeistyy lista josta näet valitun tuottajan laiteryhmät. Useat tuottajat läytyvät valikoimasta. Valikoiman voi asettaa liikkeen profiilin mukaan, joten vain laitteet jotka liike palvelee näyttyy. Liike profiili asetetaan ylläpitosivuilla. Laiteryhmä Valitse listalta laiteryhmä joka parhaiten sopii tuotteelle. Laiteryhmät ovat ryhmiä joissa eri laitteet, kuten,hifi ja siihen kuuluvuat laitteet, kuten vahvistimet, kovaääniset ym. 3
Malli Valitse malleista jotka liittyvät/kuuluvat tuoteryhmään jonka olet vallinnut aikaisemmassa valinnassa. Jos haluamsi malli puuttuu, valitse Muu ja ilmoita ServiceConnectionille mikä malli. Laitetyyppi Tättyy automaattisesti mallikoodin perusteella, ei pysty muuttamaan. Imei/Sarjanumero Tähän täytät laitteen imei tai sarjanumeron, jos täytät molemmat numerot, käytä (/) erotusmerkkinä. Tarvikkeet Täytä tähän mitä lisätuotteita tulee laitteen mukana, esim. patteri, johdot, vapaa texti, max 50 merkkiä. Lainalaite Laitetta lainattaessa avautuu tekstiruutu, mihin täytät tiedot lainalaitteesta. Jos liikkeellä on oma lainalaiterekisteri syötetty järjestelmään, valitset laitteen listalta, muut tiedot täytetään vapaasti. Korjaustyypit 1. Takuu Asiakas vaati takuukorjauksen. 4
Ostopäivä Täytä tuotteen ostopäivä, jos tuotteella on myös rekisteröity tuottaja takuu ServiceConnection palauttaa sen tiedon. Tämä tieto on pakollinen useammalla tuotteella / korjaamolla. Vakuutusyhtiö Jos takuun lisäksi on vakuutus, anna vakuutuslaji joten korjaamo pystyy käyttämään vakuutusta jos takuu ei korvaa vian korjaamista (esim. pudotus vahinko) Kuittinumero Täytä tähän jos asiakkaalla on kuitti. 2. Ei Takuu Kustannuskatto Korjaamolle voidaan antaa huoltotyön kustannuskatto. Kustannusarvio Kustannusarvion voi pyytää myös kustannuskaton yhteydessä, esim. kustannusarvio jos kustannus yli 60 EUR. Valitse korjaamo Järjestelmä valitsee tuotteen perusteella automaattisesti korjaamon jonne tuote lähetetään huoltoon. Jos tahdot valita toisen korjaamon, valitset sen alasvetovalikosta. Toimitustapa Valitse alasvetovalikosta sopiva toimitustapa. Vian kuvaus Joka tuoteryhmällä on lista virhekoodeja, kuvatakseen tuotteen virheen, tämä mahdollistaa statistiikan keräyksen koskien vikafrekvenssiä, liittymä on IRIS-standardiin ja muihin virhekoodistandardeihin. Valitse sopiva vaihtoehto tai muu vika selostettuna Muu vika kuvaus Vapaa vian kuvaus tarkemmin, max 500 merkkiä. Nykyvä vaurio Valitse kyllä jos tuotteessa on näkyvä vaurio ja kuvaa vaurio ilmestyvään tekstikenttään, max 50 merkkiä. Kirjaaja Pystyäksen luoda tilauksen sinun on annettava tunnuksesi, teet sen täyttämällä myyjänumerosi tunnuskenttään. Tunnus täyttyy automaattisesti kun jätät kentän. 5
Muodosta huoltotilaus Kun kaikki pakolliset tiedot on täytetty, muodostat tilauksen painamalla muodosta huoltotilaus. Tilaus ilmestyy nyt näytölle, tulosta haluamasi määrä tulostimeen. 6
Etsi tilaus Yhdistelmähaku Valitse hakukriteerit ja paina Etsi voit hakea * ja % merkkien avulla. * täyttämällä vain * kaikki tilaukset näkyvät. % kun tunnet vain esim. mallin alun: Nok%? käytetään tuntemattoman merkin kohdalla. Pikahaku / Etsi tilaus Etsi tilaus Tilausnumero on ainutlaatuinen myymälällesi ja on se numero, joka näkyy joka huoltatilauksessa. Hakutulos Hakutulokset ilmestyvät listaan, josta voit värikoodien avulla nähdä tilauksesi tilat. Pystyt lajittelemaan hakutulokset näpäyttämällä tuloslistan otsikkoja. Yksi haku näyttää korkeintaan 250 tilausta. 7
Tilauksen päättäminen Kun korjaamo on kuitannut huoltotilauksesi, näyttösi ulkonäky muuttuu, suurin osa kentistä ovat nyt lukittu. Ainoastaan tietoja omistajasta ja lainalaitteesta voi muodostaa. Sivun ylhäältä löytyy kuusi nappia (myymälässä, omaan käyttöön, romutetaan, kopioi, tulosta tiedote-valmis ja tulosta tilauskopio) Myymälässä Kun laite on palautettu korjaamosta paina myymälässä painiketta. Tilauksen tila muuttuu tilaan vastaanotettu korjaamolta Jos valittu toiminta Sähköposti asiakkaalle kun jälleen myymälässä on valittu laitteen sisäänkirjauksessa, asiakas saa sähköpostilla viestin, että laite on jälleen myymälässä. Noudettu Huoltotilauksen tila muuttuu Noudettu kun painat tätä nappia ja huoltotilaus on silloin päätetty. Omaan käyttöön Asettaa myymälän laitteen omistajaksi. Tulosta tilauskopio tilasta. Tulostaa kopion tilauksesta tai luovutuskuitin riippuen tilauksen Tulosta tiedote-valmis muuttaa valitun korjaamon omaan huoltoon ja vaihtaa tilauksen tilan, jotta sen pystyy tiedottamaan. Käytetään esim. jos korjaamo ei ole ottanut vastaan tilausta tai jos liike tahtoo korjata laitteen itse. Kopioi - Luo kopion huoltotilauksesta, esim. uusintakorjauksessa. 8
Tilauksen tapahtumat Tapahtumaloki-välilehden alta löytyy lista, jossa on huoltotilauksen kaikki tapahtumat. Jos tahdot lisätä tapahtuman, paina muodosta tapahtuma ja lisää tiedot tapahtumakenttään. Anna tunnuksesi ja paina Talleta Tieto tallentuu ja ilmestyy tapahtumalokissa. Kustannukset/ tehty työ 9
Seuraavasta välilehdestä löydät Kustannukset/ tehty työ. Näitä tietoja pystyt muuttamaan, niin kauan kun huoltotilaus on tilassa Myymälässä. Painamalla Muuta tehty työ/kustannukset välilehden kenttiä on mahdollista muokata. Näitä tietoja pystyt muuttamaan vain kun tilaus on tilassa Myymälässä. Kun laite on luovutettu asiakkaalle, niitä ei voi muuttaa. Laite takaisin myymälässä Aseta tilaus tilaan takaisin myymälässä Asettamalla tilauksen tilaan Laite takaisin myymälässä keskeyttää päivitykset korjaamolta. Pystyt nyt itse muokata tehtyä työtä ja kustannuksia. Kun laite palaa korjaamolta asetat tilauksen tilaan Laite takaisin myymälässä painamalla Myymälässä nappia. Tämä estää päivityksiä korjaamolta. Jos asiakas on vallinnut sähköpostitiedotuksen, hänelle mene tiedotus automaattisesti. 10
Aseta tilaus tilaan Asiakas noutanut Asettamalla tilaus tilaan Asiakas noutanut, ei enää voida muokata kustannuksia tai tehtyä työtä. Kun asiakas tulee noutamaan laitteensa, painetaan Noudettu nappia, tämä päättää tilauksen. Jos tilaukseen on liitetty lainalaite, ilmestyy kysymys onko laite on palautettu.
Kopioi tilaus ServiceConnectionissa on mahdollisuus kopioida oleva tilaus, esim. uusintakorjaustapauksessa. Paina Kopioi nappia ja OK:nappia ilmestyvässä ruudussa ja olet tehnyt kopion. Täydennä vikatyyppi ja tarvittaessa myös muu viankuvaus. Valitse tunnuksesi ja luo tilaus näpäyttämällä luo huoltotilaus. Muuta lainalaite Voit lisätä lainalaitteen aktiviseen tilaukseen niin kauan kun sitä ei ole noudettu. Teet sen painamalla Muuta lainaustietoja Jos myymäläsi on syöttänyt omat lainalaitteet järjestelmään, pystyt ne valitsemaan valikosta. Muuten annat tiedot viereiseen kenttään, valitse tunnuksesi ja näpäytä Talleta lainaustiedot Toimituslistat Tältä sivulta voidaan tulostaa listat tilauksista, joita korjaamot eivät ole ottaneet vastaan. Listat ovat listattu korjaamoiden ja toimitustapojen mukaan. Valitse listat, jotka haluat tarkistaa painamalla Valitse nappia korjaamoiden ja toimitustapojen vierestä. Listalta voidaan valita mitä tilauksia haluat tulostaa. Kun toimituslista on tulostettu, sen tilauksiin lisääntyy toimituslistanumero. Vanhoja listoja voi etsiä toimituslistanumerolla. Kustannusarvio Kaikki vastaamattomat tilaukset koostuvat listalle päivämääräjärjestyksessä, näpäyttämällä Näytä tilaus pääset valittuun tilaukseen. Statuslista Tällä sivulla on kokoelma kaikista ajankohtaisista tilauksista tiloittain. Ne antavat nopeasti käsityksen tämänhetkisistä tilauksista. Näpäytä listalta mitä haluat katsoa tarkemmin. Mahdolliset listat: Uudet tilaukset, joita ei korjaamo ole vastaanottanut Joista uudet ei vast.otettu korjaamolla, jotka on vaarassa poistua 12
Vastaanotettu tai käymässä korjaamolla Josta korjaamolla, myöhässä Tullut korjaamolta, asiakas ei ole noutanut On myös mahdollista saada lista jossa kaikki tilaukset yhdessä. Kun haluttu lista on valittu se tulee näytölle ja painamalla Näytä tilaus nappia voidaan tarkistaa yksittäiset tilaukset. Ylläpito Päästäksen tänne sivulle sinun on oltava tunnus ja salasana. Käyttäjä Käyttäjä-liuskan alla hallitset henkilökunnan tunnukset. Voit lisätä, aktivoida, poisaktivoida käyttäjiä. Tällä sivulla muokkaat myös käyttäjien oikeudet. Myymälätiedot Ensimmäisen välilehden alla muokkaat myymälän tiedot ja näet myös ajankohtaiset tilaukset. Seuraavan välilehden alla vaihdat myymälän salasanan. Muista, että järjestelmä erottaa pienet ja isot kirjaimet. Kolmannen välilehden alla annat tekstin, jonka tahdot tilauskuittien alaosaan. Statistiikka Saat ServiceConnectionin avulla määrättyjä statistiikkalistoja. Annat ensin päivämäärän jota raportti koskee, sitten valitset korjaustyypit, merkit ja/tai mallit j.n.e. Lopuksi valitset minkä mukaan tahdot ryhmittää ja näpäytä luo raportti. Raportti perustuu tilauksiin, jotka ovat vastaanotettu korjaamossa ja jälkeenpäin saaneet tilan Noudettu. Lainalaitteet Jos liikkeellä on lainalaitekalusto, ne voidaan syöttää järjestelmään ja seuraamaan mitkä ovat lainassa ja mitkä ovat vapaat. Kun lisäät uuden lainalaitteen, anna laitteen Imei/sarjanumeron, mallin tai nimityksen joka liikkeellä on laitteelle. Tavallisesti lainalaitteen tila asetetaan tilaan Vapaa, mutta jos niin ei ole tehty sen pystyy muuttamaan tällä ylläpitosivulla. Usein esitetyt kysymykset Laite takaisin myymälässä, mutta on palautettaessa samassa tilassa kun kirjautuessa. 13
Ratkaisu: Paina Palauta tilaus nappia, tällä muutat tilauksen tilaan Oma huolto jonko jälkeen on mahdollista päättää tilaus. Käytetään esim. kun korjaamo ei ole ottanut vastaan tilausta tai kun myymälä korjaa laitteen itse. En pääse kirjautumaan sisään Ratkaisu: Tarkista tunnuksesi ja salsana, järjestelmä erottaa suur- ja pienaakkoset. Tunnukseni ja salasani on jo annettu, mutta en pysty kirjautumaan. Ratkaisu: Paina Kirjaudu toisena myymälänä Olet ollut asiakkaan kansaa yhteydessä, esim. kustannusehdotuksesta, mihin sen merkkaan? Ratkaisu: Hae tilaus ja valitse Muodosta tapahtuma välilehti. Syötä merkintä tapahtumakenttään, valitse tunnuksesi ja talleta kommentti. Tämä kommentti löytyy nyt tapahtumalokista. 14