Jyväskylän yliopisto Informaatioteknologian tiedekunnan prosessikäsikirja Jyväskylä 2006
Työryhmä Tommi Kärkkäinen ITK, TTL Sanna Hirvola ITK Eija Ihanainen ITK Miika Nurminen ITK, TTL Tiina Penttinen ITK, TKTL Pekka Rinne ITK, TKTL
Sisältö 1 Prosessit 1 1.1 Tutkimus (5. Valmisteilla)................................... 2 1.2 Koulutus (5. Valmisteilla).................................... 3 1.3 Johtaminen ja hallinto (3. Mallinnettu)............................. 4 1.3.1 Henkilöstöpalvelut (3. Mallinnettu).......................... 6 1.3.1.1 1. Virkaprosessi (3. Mallinnettu)...................... 7 1.3.1.2 2. Hakuprosessi (3. Mallinnettu)...................... 9 1.3.1.3 3. Palkkaprosessi (3. Mallinnettu)...................... 11 1.3.1.4 Professorin virantäyttö/ hakumenettely (3. Mallinnettu).......... 14 1.3.1.5 Virkavapausanomuksen teko (3. Mallinnettu)................ 18 1.3.2 Opiskelijapalvelut (3. Mallinnettu)........................... 20 1.3.2.1 1. Tutkintoon johtavan opinto-oikeuden hankinta (3. Mallinnettu)..... 21 1.3.2.2 1.1 Opiskelupaikan hakeminen (3. Mallinnettu).............. 22 1.3.2.3 1.2 Opiskelijavalinta (3. Mallinnettu).................... 25 1.3.2.4 1.3 Opiskelupaikan vastaanottaminen (3. Mallinnettu)........... 28 1.3.2.5 1.1.1 Ulkomaalaisten opiskelijoiden haku (vaihto-opiskelija) (5. Valmisteilla)..................................... 31 1.3.2.6 Hakijan hyväksyntä/hylkäys (5. Valmisteilla)................ 32 1.3.2.7 1.1.2 Ulkomaalaisten opiskelijoiden haku (tutkinto-opiskelija) (3. Mallinnettu)..................................... 33 1.3.2.8 1.1.3 Ulkomaalaisten opiskelijoiden haku (vieraileva opiskelija) (3. Mallinnettu)................................... 36 1.3.2.9 1.3.1 Ilmoittautuminen läsnäolevaksi Erikoistapaus lykkäystä saanut (3. Mallinnettu)................................. 38 1.3.2.10 2. Opintojen suorittaminen (3. Mallinnettu)................. 40 1.3.2.11 2.1 Ilmoittautuminen läsnäolevaksi vain vanhat opiskelijat (3. Mallinnettu) 41 1.3.2.12 2.2 Henkilökohtaisen opintosuunnitelman laatiminen (5. Valmisteilla).. 44 1.3.2.13 2.3 Opintojakson suorittaminen (5. Valmisteilla).............. 45 1.3.2.14 2.2.1 ehops (3. Mallinnettu)........................ 46 1.3.2.15 2.3 Opintojakson suorittaminen (3. Mallinnettu).............. 48 1.3.2.16 2.3 Opintojakson suorittaminen (Korppi käytössä) (3. Mallinnettu).... 49 1.3.2.17 2.3.1 Opintojakson suorittaminen (Korppi ei käytössä) (3. Mallinnettu).. 51 1.3.2.18 2.3.2 Opintojakson suorittaminen (Kandidaatintutkielma) (3. Mallinnettu) 53 1.3.2.19 2.3.3 Opintojakson suorittaminen (Gradu) (3. Mallinnettu)......... 55 1.3.2.20 2.4 Opintokokonaisuuden kokoaminen (3. Mallinnettu).......... 57 1.3.2.21 2.1.1 Ilmoittautuminen läsnäolevaksi vain vanhat opiskelijat (karsittu viitenumerot) (3. Mallinnettu)......................... 58 1.3.2.22 3. Valmistuminen (3. Mallinnettu)...................... 61 1.3.2.23 3.1 Tutkinnon anominen (3. Mallinnettu).................. 62 1.3.2.24 3.2 Tutkintoanomuksen käsittely (3. Mallinnettu)............. 64 1.3.2.25 3.3 Tutkintopäätöksen jälkityöt (3. Mallinnettu).............. 66 1.3.3 Kansainväliset palvelut (3. Mallinnettu)........................ 68 1.3.3.1 1. Ulkomaisten opiskelijoiden haku Jyväskylän yliopistoon (3. Mallinnettu) 69 1.3.3.2 1.1 Ulkomaalaisten tutkinto-opiskelijoiden haku (3. Mallinnettu)..... 70 i
1.3.3.3 1.2 Ulkomaalaisten vaihto-opiskelijoiden (exchange students) haku (5. Valmisteilla)................................. 73 1.3.3.4 Hakijan hyväksyntä/hylkäys (5. Valmisteilla)................ 74 1.3.3.5 1.3 Ulkomaalaisten vierailevien opiskelijoiden (visiting students) haku (3. Mallinnettu)................................. 75 1.3.3.6 1.4 Asuntojen varaaminen ulkomaalaisille opiskelijoille (3. Mallinnettu). 77 1.3.3.7 Majoitusprosessi/ KOAS (3. Mallinnettu).................. 79 1.3.3.8 Majoitusprosessi/ YO-kylä (3. Mallinnettu)................. 81 1.3.3.9 2. Suomalaisten opiskelijoiden lähtö ulkomaille vaihtoon (5. Valmisteilla) 83 1.3.3.10 3. Erasmus-opetusvierailujen (lähtevät opettajat) hallinnointi (3. Mallinnettu)..................................... 84 1.3.3.11 Solmii opettajavaihtoa sisältäviä Sokrates/Erasmus -sopimuksia haluamiensa yhteistyölaitosten kanssa (5. Valmisteilla)............. 88 1.3.3.12 Virkamatkaesityksen teko* (3. Mallinnettu)................ 89 1.3.3.13 Matkalaskun käsittely (5. Valmisteilla)................... 91 1.3.3.14 Maksatus (5. Valmisteilla).......................... 92 1.3.3.15 4. Koulutusta koskevat sopimukset ulkomaisten yliopistojen kanssa (3. Mallinnettu)................................. 93 1.3.3.16 4.1 Erasmus-sopimusten solmiminen (3. Mallinnettu)........... 94 1.3.3.17 4.2 Koko yliopistoa koskevien yhteistyösopimusten solmiminen ulkomaisten yliopistojen kanssa (3. Mallinnettu)................ 96 1.3.3.18 5. Kansainvälisten koulutushankkeiden hallinnoiminen (3. Mallinnettu).. 100 1.3.3.19 5.1 Kv. koulutushankkeen hakuvaiheen hallinnointi (3. Mallinnettu).... 101 1.3.3.20 5.2 Hyväksytyn koulutushankkeen hallinnointi (3. Mallinnettu)...... 103 1.3.3.21 Opiskelijoiden lähettäminen ulkomaisiin vaihtokohteisiin (3. Mallinnettu) 107 1.3.3.22 6. Apurahojen maksu (3. Mallinnettu)................... 109 1.3.3.23 7. Todistus valinnasta opiskelijavaihtoon (5. Valmisteilla)......... 112 1.3.3.24 8. Opintotuki (5. Valmisteilla)........................ 113 1.3.3.25 9. Kielivalmennus (5. Valmisteilla)..................... 114 1.3.3.26 10. Neuvonta vaihdon käytännön asioihin liittyen (5. Valmisteilla).... 115 1.3.3.27 11. Yhteydet kohdeyliopistoon (5. Valmisteilla).............. 116 1.3.3.28 12. Yhteydet kotiyliopistoon vaihdon aikana (5. Valmisteilla)....... 117 1.3.3.29 13. Opinto-ote ja muut todistukset ulkomaisesta yliopistosta (5. Valmisteilla)..................................... 118 1.3.3.30 15. Opiskelijavaihtoraportti (5. Valmisteilla)................ 119 1.3.3.31 16. Paluuorientaatio (5. Valmisteilla).................... 120 1.3.3.32 14. Opintojen hyväksilukeminen JY:ssa suoritettavaan tutkintoon (5. Valmisteilla)................................... 121 1.3.3.33 1. Toiminnan mahdollistavien perustoimien teko: sopimukset ja rahoitus (3. Mallinnettu)............................... 122 1.3.3.34 1.1 Yhteistyö- ja vaihtosopimusten sopiminen (3. Mallinnettu)...... 123 1.3.3.35 1.2 Erasmussopimusten solmiminen (3. Mallinnettu)............ 127 1.3.3.36 2. Tiedotus ja neuvonta (5. Valmisteilla).................. 129 1.3.3.37 3. Opiskelijavaihtopaikan hakeminen JY:stä (5. Valmisteilla)....... 130 1.3.3.38 4. Valinta (5. Valmisteilla).......................... 131 1.3.3.39 5. Alustava neuvottelu opintojen korvaavuudesta (5. Valmisteilla)..... 132 1.3.4 Kirjaamo ja arkisto (5. Valmisteilla).......................... 133 1.3.5 Lakimies (5. Valmisteilla)............................... 134 1.3.6 Puhelinpalvelut (3. Mallinnettu)............................ 135 1.3.6.1 1. Puhelinasennukset (3. Mallinnettu).................... 136 1.3.7 Rekrytointipalvelut (3. Mallinnettu).......................... 139 1.3.7.1 Rekrytointi (3. Mallinnettu)......................... 140 1.3.8 Sisäinen tarkastus (5. Valmisteilla)........................... 142 1.3.9 Suunnittelu ja kehittäminen (3. Mallinnettu)...................... 143 1.3.9.1 1. TTS-prosessin ohjeistus ja käynnistys (3. Mallinnettu)......... 144 ii
1.3.9.2 2. Toiminta- ja taloussuunnitelman laadinta ja tulossopimusneuvottelujen valmisteleminen (3. Mallinnettu)...................... 146 1.3.9.3 3. Tulossopimusneuvottelujen käyminen ja sisäisen rahanjaon toteuttaminen (3. Mallinnettu)............................. 149 1.3.10 Tietohallinto (5. Valmisteilla)............................. 151 1.3.11 Tilapalvelut (3. Mallinnettu).............................. 152 1.3.11.1 Sisäilmaongelmien hoitaminen (5. Valmisteilla).............. 154 1.3.11.2 1. Ilmoitus ja tunnistus (5. Valmisteilla)................... 155 1.3.11.3 Seuranta (5. Valmisteilla).......................... 156 1.3.11.4 2. Tutkimus (5. Valmisteilla)........................ 157 1.3.11.5 Seuranta (5. Valmisteilla).......................... 158 1.3.11.6 3. Korjausten toteutus (5. Valmisteilla)................... 159 1.3.11.7 Korjaustarve (5. Valmisteilla)........................ 160 1.3.11.8 Sisäinen muutto (5. Valmisteilla)...................... 161 1.3.11.9 Seuranta (5. Valmisteilla).......................... 162 1.3.11.10 Käyttäjistä lähtevät remontit ja tilamuutokset (3. Mallinnettu)....... 163 1.3.11.11 Uudisrakentaminen/ Peruskorjaus (5. Valmisteilla)............. 165 1.3.11.12 Kilpailuttaa konsultin (5. Valmisteilla)................... 166 1.3.11.13 Kilpailuttaa konsultin tai valitsee konsultin Senaatin vuosisopimuslistalta (5. Valmisteilla)............................... 167 1.3.11.14 Pelastussuunnitelman laatiminen (3. Mallinnettu)............. 168 1.3.11.15 1. Kokouksen sopiminen (3. Mallinnettu).................. 169 1.3.11.16 2. Pelastussuunnitelman laatiminen (3. Mallinnettu)............ 170 1.3.11.17 2.1 Pelastussuunnitelman korjaaminen (3. Mallinnettu).......... 172 1.3.11.18 2.2 Pelastussuunnitelman hyväksyminen (3. Mallinnettu)......... 173 1.3.11.19 3. Pelastussuunnitelman esitteleminen (5. Valmisteilla).......... 174 1.3.11.20 Vierasasuntojen varaus (3. Mallinnettu)................... 175 1.3.11.21 Tilavarausten teko (3. Mallinnettu)..................... 177 1.3.11.22 Sisäiset muutot (3. Mallinnettu)....................... 180 1.3.11.23 Siivouskilpailutus (3. Mallinnettu)..................... 183 1.3.11.24 Tilarekisterin ja kuvarekisterin ylläpito/ uusi vuokratila (3. Mallinnettu). 187 1.3.11.25 Tilarekisterin ja kuvarekisterin ylläpito/ muutokset jo käytössä oleviin pohjapiirrustuksiin (3. Mallinnettu)..................... 189 1.3.11.26 Sisäinen ja ulkoinen vuokraus (3. Mallinnettu)............... 191 1.3.11.27 Tilarekisterin ja kuvarekisterin ylläpito/ kuukausittainen talousajo (3. Mallinnettu)................................. 194 1.3.11.28 Käyttöomaisuusrekisterin ylläpito (3. Mallinnettu)............. 196 1.3.12 Tutkimuspalvelut (3. Mallinnettu)........................... 200 1.3.12.1 Tutkimusprojektin avaus (3. Mallinnettu).................. 201 1.3.12.2 TEKES-projektin rahoitus (3. Mallinnettu)................. 204 1.3.12.3 Projektinumeron avaus (3. Mallinnettu)................... 207 1.3.12.4 Hankkeen toteutus (3. Mallinnettu)..................... 210 1.3.12.5 Konsortio- ja oikeuksiensiirtosopimus (3. Mallinnettu)........... 212 1.3.12.6 Innovaatiopalvelut (3. Mallinnettu)..................... 215 1.3.12.7 Tilaustutkimus JY:n pohja (5. Valmisteilla)................. 219 1.3.12.8 Projektinumeron avaus (5. Valmisteilla)................... 220 1.3.12.9 Tilaustutkimus tilaajan pohja (5. Valmisteilla)............... 221 1.3.12.10 Projektinumeron avaus (5. Valmisteilla)................... 222 1.3.12.11 Tohtorikoulutusmäärärahat/ apurahat (5. Valmisteilla)........... 223 1.3.12.12 Vie hakuilmoituksen yliopiston pääsivulle Ajankohtaista-kohtaan (5. Valmisteilla)................................... 224 1.3.12.13 Hakemusten arviointi/lausunto (5. Valmisteilla).............. 225 1.3.12.14 Vie esityksen yliopiston pääsivulle Ajankohtaista-kohtaan (5. Valmisteilla) 226 1.3.12.15 Maksaa apurahan (5. Valmisteilla)..................... 227 1.3.12.16 Tekee apurahatutkijan sopimuksen (5. Valmisteilla)............ 228 iii
1.3.12.17 Tohtorikoulutusmäärärahat/ virka (5. Valmisteilla)............. 229 1.3.12.18 Vie hakuilmoituksen yliopiston pääsivulle Ajankohtaista-kohtaan (5. Valmisteilla)................................... 230 1.3.12.19 Hakemusten arviointi/lausunto (5. Valmisteilla).............. 231 1.3.12.20 Vie päätöksen yliopiston pääsivulle Ajankohtaista-kohtaan (5. Valmisteilla) 232 1.3.12.21 Tekee virkamääräyksen (5. Valmisteilla).................. 233 1.3.13 Viestintä (3. Mallinnettu)................................ 234 1.3.13.1 AV-tekniikka (5. Valmisteilla)........................ 235 1.3.13.2 Tarjouspyynnöt. (5. Valmisteilla)...................... 236 1.3.13.3 Yliopiston liikelahjat/ tilaus yliopiston sisältä (3. Mallinnettu)....... 237 1.3.13.4 Virkaanastujaiset (5. Valmisteilla)...................... 240 1.3.13.5 Virkaanastujaiset (5. Valmisteilla)...................... 241 1.3.13.6 Tiedonjyvä (3. Mallinnettu)......................... 242 1.3.13.7 WWW-sivujen uudistus ja ylläpito (3. Mallinnettu)............ 246 1.3.13.8 2. Uudistus (3. Mallinnettu)......................... 247 1.3.13.9 1. Ylläpito ja päivitys (3. Mallinnettu)................... 252 1.3.14 Virastomestarit (5. Valmisteilla)............................ 254 1.3.15 Yliopistoliikunta (5. Valmisteilla)........................... 255 1.3.16 Yliopistopaino (5. Valmisteilla)............................ 256 1.3.17 Talouspalvelut (3. Mallinnettu)............................. 257 1.3.17.1 1.8. Dokumenttien sähköinen arkistointi (3. Mallinnettu)......... 258 1.3.17.2 1.6. Hankintamenettelyt (5. Valmisteilla).................. 259 1.3.17.3 1.2. Tulojen kerääminen (3. Mallinnettu).................. 260 1.3.17.4 1.2.1. Laskutus (3. Mallinnettu)....................... 261 1.3.17.5 1.2.1.2. Hajautettu laskutus (3. Mallinnettu)................ 262 1.3.17.6 1.2.1.1. Keskitetty laskutus (3. Mallinnettu)................ 264 1.3.17.7 1.2.1.3. Laskutus substanssijärjestelmillä (laitos) (3. Mallinnettu)..... 266 1.3.17.8 1.2.2. Myyntireskontran hoitaminen (3. Mallinnettu)............ 268 1.3.17.9 1.2.2.1. Myyntireskontran suoritusten kohdistus ja virheiden käsittely (3. Mallinnettu)................................. 269 1.3.17.10 1.2.2.1.1. Suoritukset ulkoisiin laskuihin (3. Mallinnettu)......... 270 1.3.17.11 1.2.2.1.2. Sisäisten laskujen kuittaus (3. Mallinnettu)............ 272 1.3.17.12 1.2.2.2. Asiakasrekisterin hoitaminen (3. Mallinnettu)........... 273 1.3.17.13 1.2.3. Saatavien valvonta (3. Mallinnettu).................. 274 1.3.17.14 1.2.3.1. Maksukehoituskäsittely (3. Mallinnettu).............. 275 1.3.17.15 1.2.3.1.1. Viivästyskorkojen laskeminen ja laskutus (3. Mallinnettu).... 278 1.3.17.16 1.2.3.2. Perintäkäsittely (3. Mallinnettu).................. 280 1.3.17.17 1.2.3.3. Saatavien tileistä poistaminen (3. Mallinnettu)........... 282 1.3.17.18 1.5. Käyttöomaisuuskirjanpito (3. Mallinnettu)............... 283 1.3.17.19 1.5.1. Poistojen täsmäyttäminen kirjanpitoon (3. Mallinnettu)....... 284 1.3.17.20 1.4. Kirjanpito ja tilinpäätös (3. Mallinnettu)................ 286 1.3.17.21 1.4.1. Varainhoitovuoden aloituksen toimenpiteet (3. Mallinnettu)..... 287 1.3.17.22 1.4.1.1. Suunnitelmatietojen tallentaminen kirjanpitoon (3. Mallinnettu). 288 1.3.17.23 1.4.1.2. Tilikauden avausviennit (3. Mallinnettu).............. 289 1.3.17.24 1.4.2. Varainhoitovuoden aikainen kirjanpito (3. Mallinnettu)....... 290 1.3.17.25 1.4.2.1. Korjaukset ja muistiotositteet (3. Mallinnettu)........... 291 1.3.17.26 1.4.2.1.1. Tekninen korjaustarve (muistiotosite) (3. Mallinnettu)...... 292 1.3.17.27 1.4.2.1.2. Laitokselta tullut korjauspyyntö (muistiotosite) (3. Mallinnettu) 294 1.3.17.28 1.4.2.2. Liittymät kirjanpidon esijärjestelmistä (3. Mallinnettu)...... 295 1.3.17.29 1.4.2.2. Palkka-aineiston sisäänluku (3. Mallinnettu)............ 296 1.3.17.30 1.4.2.3. Liittymät muihin viraston järjestelmiin (3. Mallinnettu)...... 298 1.3.17.31 1.4.2.4. Taloushallinnon kauden vaihtaminen (3. Mallinnettu)....... 300 1.3.17.32 1.4.2.4.1. Myyntireskontran kauden vaihtaminen (3. Mallinnettu)..... 302 1.3.17.33 1.4.2.4.2. Ostoreskontran kauden vaihtaminen (3. Mallinnettu)...... 304 1.3.17.34 1.4.2.6. Viranomaisraportointi varainhoitovuoden aikana (3. Mallinnettu). 306 iv
1.3.17.35 1.4.2.5. Projektinumeron avaaminen (3. Mallinnettu)............ 308 1.3.17.36 1.4.3. Tilinpäätöslaskelmat ja -liitteet (3. Mallinnettu)........... 309 1.3.17.37 1.4.3.1. Tiliviraston varainhoitovuoden päättäminen (3. Mallinnettu)... 310 1.3.17.38 1.4.3.2. Tilinpäätöslaskelmat ja -liitteet (3. Mallinnettu).......... 312 1.3.17.39 1.4.3.3. Toimintakertomuksen ja tilinpäätösasiakirjan laatiminen (3. Mallinnettu)................................... 313 1.3.17.40 1.4.3.4. Viranomaisraportointi varainhoitovuoden päätyttyä (3. Mallinnettu)314 1.3.17.41 1.4.4. Keskuskirjanpitosiirto (3. Mallinnettu)................ 315 1.3.17.42 1.4.5. Sisäinen laskenta ja kokonaisrahoitusmalli (3. Mallinnettu)..... 316 1.3.17.43 1.4.5.1. Kokonaisrahoitusmallin hoitaminen (3. Mallinnettu)........ 319 1.3.17.44 1.1. Menojen maksaminen (3. Mallinnettu)................. 321 1.3.17.45 1.1.1. Ostolaskut (3. Mallinnettu)...................... 322 1.3.17.46 1.1.1.1. Ostolaskun esikäsittely (3. Mallinnettu).............. 323 1.3.17.47 1.1.1.1.1. Toimittajan tietoja ei ole järjestelmässä (3. Mallinnettu)..... 325 1.3.17.48 1.1.1.2. Ostolaskun asiatarkastus (3. Mallinnettu)............. 326 1.3.17.49 1.1.1.3. Ostolaskun hyväksyminen (3. Mallinnettu)............ 327 1.3.17.50 1.1.1.4. Ostolaskun kierron valvominen (3. Mallinnettu).......... 328 1.3.17.51 1.1.1.5. Saapuneiden maksukehoitusten käsittely (3. Mallinnettu)..... 329 1.3.17.52 1.1.1.6. Ostolaskujen siirtäminen ostoreskontraan (3. Mallinnettu)..... 330 1.3.17.53 1.1.2. Ostoreskontran hoitaminen (3. Mallinnettu)............. 331 1.3.17.54 1.1.2.2. Ostoreskontratiedoston sisäänluku (3. Mallinnettu)........ 332 1.3.17.55 1.1.2.2.1. Hyvityslaskujen käsitteleminen (3. Mallinnettu)......... 333 1.3.17.56 1.1.2.1. Toimittajarekisterin ylläpitäminen (3. Mallinnettu)........ 334 1.3.17.57 1.1.2.3. Ostoreskontran maksatustiedoston muodostaminen (3. Mallinnettu)336 1.3.17.58 1.1.2.4. Maksupalautteen sisäänluku ja tiliöinti (3. Mallinnettu)...... 337 1.3.17.59 1.1.3. Matkanhallinta (3. Mallinnettu).................... 339 1.3.17.60 1.1.3.1. Matkavalmistelut (henkilökunta) (3. Mallinnettu)......... 341 1.3.17.61 1.1.3.2. Matkaennakko (3. Mallinnettu)................... 343 1.3.17.62 1.1.3.2.1. Matkaennakoiden valvonta (3. Mallinnettu)........... 344 1.3.17.63 1.1.3.3. Matkustuksen kulujen laskutus (henkilökunta) (3. Mallinnettu).. 345 1.3.17.64 1.1.3.5. Matkavalmistelut (vierailijat) (3. Mallinnettu)........... 347 1.3.17.65 1.1.3.4. Matkustuksen kulujen maksatukseen siirto (3. Mallinnettu).... 349 1.3.17.66 1.1.3.6. Henkilötietojen siirto henkilöstöjärjestelmästä (3. Mallinnettu).. 350 1.3.17.67 1.1.3.7. Matkustuksen kulujen laskutus (vierailijat) (3. Mallinnettu).... 351 1.3.17.68 1.1.3.8. Matka-aineiston arkistointi sähköiseen arkistoon (3. Mallinnettu). 353 1.3.17.69 1.1.4. Kassatoiminnot (3. Mallinnettu)................... 354 1.3.17.70 1.1.4.1. Sivukassat (3. Mallinnettu)..................... 356 1.3.17.71 1.1.5. Reskontran ulkopuoliset maksut (3. Mallinnettu).......... 358 1.3.17.72 1.7. Pääkäyttäjätoiminnot (3. Mallinnettu)................. 359 1.3.17.73 1.7.1. Järjestelmien käytettävyyteen ja ylläpitoon liittyvät toiminnot (3. Mallinnettu)................................. 360 1.3.17.74 1.7.1.1. Taloushallintojärjestelmän (AdeEko+) käytettävyyteen liittyvät toiminnot (3. Mallinnettu).......................... 361 1.3.17.75 1.7.1.1.1. Kirjanpidon käytettävyyteen liittyvät toiminnot (3. Mallinnettu) 362 1.3.17.76 1.7.1.1.2. Ostoreskontran käytettävyyteen liittyvät toiminnot (3. Mallinnettu)..................................... 364 1.3.17.77 1.7.1.1.3. Laskutuksen ja myyntireskontran käytettävyyteen liittyvät toiminnot (3. Mallinnettu)........................... 366 1.3.17.78 1.7.1.1.4. Käyttöomaisuus- ja irtaimistorekisterin käytettävyyteen liittyvät toiminnot (3. Mallinnettu)........................ 368 1.3.17.79 1.7.1.2. Rondo kierrätyksen ja arkistoinnin käytettävyyteen liittyvät toiminnot (3. Mallinnettu)........................... 370 1.3.17.80 1.7.1.3. Pankkiyhteysohjelmiston käytettävyyteen liittyvät toiminnot (3. Mallinnettu)................................. 372 v
1.3.17.81 1.7.1.4. Personec Travelin käytettävyyteen liittyvät toiminnot (3. Mallinnettu)..................................... 374 1.3.17.82 1.7.2. Käyttäjien hallintaan ja käytön tukeen liittyvät toiminnot (3. Mallinnettu)................................... 376 1.3.17.83 1.7.2.1. Taloushallinnon järjestelmän käyttäjien hallinta ja käytön tuki (3. Mallinnettu)................................. 377 1.3.17.84 1.7.2.2. Rondon käyttäjien hallinta ja käytön tuki (3. Mallinnettu)..... 379 1.3.17.85 1.7.2.3. Pankkiyhteysohjelman käyttäjien hallinta ja käytön tuki (3. Mallinnettu)................................... 381 1.3.17.86 1.7.2.4. Personec Travelin käyttäjien hallinta ja käytön tuki (3. Mallinnettu)383 1.3.17.87 1.7.3. Versiopäivityksiin liittyvät toiminnot (3. Mallinnettu)........ 385 1.3.17.88 1.7.3.1. Taloushallinnon järjestelmän versiopäivityksiin liittyvät toiminnot (3. Mallinnettu)............................. 386 1.3.17.89 1.7.3.2. Rondo kierrätyksen ja arkistoinnin versiopäivityksiin liittyvät toiminnot (3. Mallinnettu)........................... 388 1.3.17.90 1.7.3.3. Pankkiyhteysohjelman versiopäivityksiin liittyvät toiminnot (3. Mallinnettu)................................. 390 1.3.17.91 1.7.3.4. Personec Travelin versiopäivityksiin liittyvät toiminnot (3. Mallinnettu)................................... 392 1.3.17.92 1.0. Toiminta- ja taloussuunnitelma (5. Valmisteilla)............ 394 1.3.17.93 1.3. Maksuliike (3. Mallinnettu)....................... 395 1.3.17.94 1.3.1. Maksatus (3. Mallinnettu)...................... 396 1.3.17.95 1.3.1.1. Reskontran ulkopuolisten maksujen valmistelu (3. Mallinnettu).. 397 1.3.17.96 1.3.1.2. Maksuaineiston lähettäminen (3. Mallinnettu)........... 399 1.3.17.97 1.3.2. Tiliotteiden käsittely (3. Mallinnettu)................. 401 1.3.17.98 1.3.2.1. Aineiston nouto ja jakelu (3. Mallinnettu)............. 402 1.3.17.99 1.3.2.2. Tiliotteiden tiliöinti (3. Mallinnettu)................ 403 1.3.17.1001.3.2.3. Epäselvien tilitapahtumien käsittely (3. Mallinnettu)....... 405 1.3.17.1011.3.3. Pankkitilien hallinta (3. Mallinnettu)................. 406 1.3.17.1021.3.3.1. Esitykset pankkitilien avaamiseksi ja lopettamiseksi (3. Mallinnettu)407 1.3.17.1031.3.3.2. Maksuliikennemeno- ja tulotilien avaaminen ja lopettaminen (3. Mallinnettu)................................. 408 1.3.17.1041.3.3.3. Tilinkäyttövaltuutusten ylläpito (3. Mallinnettu).......... 409 1.3.17.1051.3.3.4. Maksuliikennemeno- ja tulotilien muuttaminen (3. Mallinnettu). 411 vi
Luku 1 Prosessit 3. Mallinnettu Prosessin pääsekvenssi 1.1 Tutkimus [1.1] 2.1 Koulutus [1.2] 3.1 Johtaminen ja hallinto [1.3] 3.1 Johtaminen ja hallinto 2.1 Koulutus 1.1 Tutkimus Kuva 1: Prosessit. Viimeksi muokattu: Pysyvä linkki: http://prosessit.it.jyu.fi/julkaistut/?id=process PG_PS0 PG_PS0 1
1.1 Tutkimus (5. Valmisteilla) Yliprosessi(t): [1] 2
1.2 Koulutus (5. Valmisteilla) Yliprosessi(t): [1] 3
1.3 Johtaminen ja hallinto (3. Mallinnettu) Yliprosessi(t): [1] Prosessin pääsekvenssi 01.1 Henkilöstöpalvelut [1.3.1] 02.1 Opiskelijapalvelut [1.3.2] 03.1 Kansainväliset palvelut [1.3.3] 04.1 Kirjaamo ja arkisto [1.3.4] 05.1 Lakimies [1.3.5] 06.1 Puhelinpalvelut [1.3.6] 07.1 Rekrytointipalvelut [1.3.7] 08.1 Sisäinen tarkastus [1.3.8] 09.1 Suunnittelu ja kehittäminen [1.3.9] 10.1 Tietohallinto [1.3.10] 11.1 Tilapalvelut [1.3.11] 12.1 Tutkimuspalvelut [1.3.12] 4
13.1 Viestintä [1.3.13] 14.1 Virastomestarit [1.3.14] 15.1 Yliopistoliikunta [1.3.15] 16.1 Yliopistopaino [1.3.16] 17.1 Talouspalvelut [1.3.17] 01.1 Henkilöstöpalvelut 03.1 Kansainväliset palvelut 04.1 Kirjaamo ja arkisto 05.1 Lakimies 02.1 Opiskelijapalvelut 06.1 Puhelinpalvelut 07.1 Rekrytointipalvelut 08.1 Sisäinen tarkastus 09.1 Suunnittelu ja kehittäminen 17.1 Talouspalvelut 10.1 Tietohallinto 11.1 Tilapalvelut 12.1 Tutkimuspalvelut 13.1 Viestintä 14.1 Virastomestarit 15.1 Yliopistoliikunta 16.1 Yliopistopaino Kuva 2: Johtaminen ja hallinto. Viimeksi muokattu: Pysyvä linkki: http://prosessit.it.jyu.fi/julkaistut/?id=process PG_PS1151117187 PG_PS1151117187 5
1.3.1 Henkilöstöpalvelut (3. Mallinnettu) Yliprosessi(t): [1.3] Prosessin pääsekvenssi 1.1 1. Virkaprosessi [1.3.1.1] 2.1 2. Hakuprosessi [1.3.1.2] 3.1 3. Palkkaprosessi [1.3.1.3] 4.1 Professorin virantäyttö/ hakumenettely [1.3.1.4] 5.1 Virkavapausanomuksen teko [1.3.1.5] 1.1 1. Virkaprosessi 2.1 2. Hakuprosessi 3.1 3. Palkkaprosessi 4.1 Professorin virantäyttö/ hakumenettely 5.1 Virkavapausanomuksen teko Kuva 3: Henkilöstöpalvelut. Viimeksi muokattu: Pysyvä linkki: http://prosessit.it.jyu.fi/julkaistut/?id=process PG_PS711149180 PG_PS711149180 6
1.3.1.1 1. Virkaprosessi (3. Mallinnettu) Yliprosessi(t): [1.3.1] Prosessin pääsekvenssi Yhteyspiste TIEDEKUNTANEUVOSTO Tekee esityksen virasta tai sen perusteiden muuttamisesta 1.01 TIEDEKUNTANEUVOSTO Lähettää esityksen henkilöstöpalveluihin HENKILÖSTÖPALVELUT/ 1.02 Valmistelee esityksen HENKILÖSTÖSIHTEERI 1.03 HENKILÖSTÖJOHTAJA Tarkistaa esityksen ja on tarvittaessa yhteydessä tiedekuntaan 1.04 HENKILÖSTÖJOHTAJA Lähettää valmiin esityksen hallintojohtajalle 1.05 HALLINTOJOHTAJA Esittelee virkaesityksen rehtorille 1.06 HENKILÖSTÖJOHTAJA Vastaanottaa päätöksen ja toimittaa sen henkilöstösihteerille toimeenpantavaksi 1.07 HENKILÖSTÖPALVELUT/ HENKILÖSTÖSIHTEERI TIEDEKUNTA/ Perustaa viran henkilötietojärjestelmään ja lähettää tiedoksi laitokselle ja tiedekuntaan 1.08 HALLINTOPÄÄLLIKKÖ LAITOKSEN JOHTAJA ERILLISLAITOS/ KEHITTÄMISPÄÄLLIKKÖ TJ (PERSONEC F.V HR) Vastaanottaa tiedon rehtorin päätöksestä Personec F.V HR Viimeksi muokattu: Pysyvä linkki: http://prosessit.it.jyu.fi/julkaistut/?id=process PG_PS1015284582 PG_PS1015284582 7
TIEDEKUNTANEUVOSTO Tekee esityksen virasta tai sen perusteiden muuttamisesta 1.01 TIEDEKUNTANEUVOSTO Lähettää esityksen henkilöstöpalveluihin 1.02 HENKILÖSTÖPALVELUT/ HENKILÖSTÖSIHTEERI Valmistelee esityksen 1.03 HENKILÖSTÖJOHTAJA Tarkistaa esityksen ja on tarvittaessa yhteydessä tiedekuntaan 1.04 HENKILÖSTÖJOHTAJA Lähettää valmiin esityksen hallintojohtajalle 1.05 HALLINTOJOHTAJA Esittelee virkaesityksen rehtorille REHTORI Päättää virasta 1.06 HENKILÖSTÖJOHTAJA Vastaanottaa päätöksen ja toimittaa sen henkilöstösihteerille toimeenpantavaksi 1.07 HENKILÖSTÖPALVELUT/ HENKILÖSTÖSIHTEERI Perustaa viran henkilötietojärjestelmään ja lähettää tiedoksi laitokselle ja tiedekuntaan 1.08 TJ (PERSONEC F.V HR) Personec F.V HR 1.08 LAITOKSEN JOHTAJA Vastaanottaa tiedon rehtorin päätöksestä 1.08 TIEDEKUNTA/ HALLINTOPÄÄLLIKKÖ Vastaanottaa tiedon rehtorin päätöksestä 1.08 ERILLISLAITOS/ KEHITTÄMISPÄÄLLIKKÖ Vastaanottaa tiedon rehtorin päätöksestä Kuva 4: 1. Virkaprosessi. 8
1.3.1.2 2. Hakuprosessi (3. Mallinnettu) Yliprosessi(t): [1.3.1] Prosessin pääsekvenssi LAITOKSEN JOHTAJA/ Yhteyspiste ERILLISLAITOKSEN JOHTAJA Tekee virantäyttösuunnitelman/ professorin virantäyttöselosteen 1.01 LAITOKSEN JOHTAJA/ ERILLISLAITOKSEN Lähettää sen tiedekuntaan JOHTAJA 1.02 TIEDEKUNTA Tarkistaa suunnitelman ja tekee hakuilmoituksesta luonnoksen 1.03 TIEDEKUNTA Lähettää sen henkilöstösihteerille HENKILÖSTÖPALVELUT/ 1.04 Tarkistaa suunnitelman ja tekee hakuilmoituksen HENKILÖSTÖSIHTEERI HENKILÖSTÖPALVELUT/ 1.05 Toimittaa hakuilmoituksen ja virantäyttösuunnitelman HENKILÖSTÖSIHTEERI henkilöstöjohtajalle 1.06 HENKILÖSTÖJOHTAJA Tarkistaa hakuilmoituksen ja virantäyttösuunnitelman ja esittelee hallintojohtajalle 1.07 HALLINTOJOHTAJA Allekirjoittaa hakuilmoituksen 1.08 HALLINTOJOHTAJA Lähettää ilmoituksen henkilöstösihteerille HENKILÖSTÖPALVELUT/ 1.09 Lähettää hakuilmoituksen valittuihin paikkoihin (www.jyu.fi HENKILÖSTÖSIHTEERI ja www.mol.fi) sekä laittaa sen ilmoitustaululle Yhteyspiste LEHDET Vastaanottaa ilmoituksen ja julkaisee sen Viimeksi muokattu: Pysyvä linkki: http://prosessit.it.jyu.fi/julkaistut/?id=process PG_PS694921111 PG_PS694921111 9
LAITOKSEN JOHTAJA/ ERILLISLAITOKSEN JOHTAJA Tekee virantäyttösuunnitelman/ professorin virantäyttöselosteen 1.01 LAITOKSEN JOHTAJA/ ERILLISLAITOKSEN JOHTAJA Lähettää sen tiedekuntaan 1.02 TIEDEKUNTA Tarkistaa suunnitelman ja tekee hakuilmoituksesta luonnoksen 1.03 TIEDEKUNTA Lähettää sen henkilöstösihteerille 1.04 HENKILÖSTÖPALVELUT/ HENKILÖSTÖSIHTEERI Tarkistaa suunnitelman ja tekee hakuilmoituksen 1.05 HENKILÖSTÖPALVELUT/ HENKILÖSTÖSIHTEERI Toimittaa hakuilmoituksen ja virantäyttösuunnitelman henkilöstöjohtajalle 1.06 HENKILÖSTÖJOHTAJA Tarkistaa hakuilmoituksen ja virantäyttösuunnitelman ja esittelee hallintojohtajalle 1.07 HALLINTOJOHTAJA Allekirjoittaa hakuilmoituksen 1.08 HALLINTOJOHTAJA Lähettää ilmoituksen henkilöstösihteerille 1.09 HENKILÖSTÖPALVELUT/ HENKILÖSTÖSIHTEERI Lähettää hakuilmoituksen valittuihin paikkoihin (www.jyu.fi ja www.mol.fi) sekä laittaa sen ilmoitustaululle LEHDET Vastaanottaa ilmoituksen ja julkaisee sen Kuva 5: 2. Hakuprosessi. 10
1.3.1.3 3. Palkkaprosessi (3. Mallinnettu) Yliprosessi(t): [1.3.1] Prosessin pääsekvenssi 1.1 ESIMIES Lähettää lomakkeet laitoksen johtajalle 2.01 LAITOKSEN JOHTAJA Käy lomakkeet läpi ja antaa omat lausuntonsa tehtävän vaativuudesta ja työntekijän henkilökohtaisesta suoriutumisesta 2.02 LAITOKSEN JOHTAJA Lähettää lomakkeet hallintovirastoon HENKILÖSTÖPALVELUT/ 2.03 Vastaanottaa lomakkeet HENKILÖSTÖSIHTEERI 2.04 ARVIOINTIRYHMÄ Käsittelee ja antaa oman näkemyksensä uusien ja muuttuneiden tehtävien vaativuuden arvioinnista HENKILÖSTÖPALVELUT/ 2.05 HENKILÖSTÖSIHTEERI HENKILÖSTÖPALVELUT/ 2.06 HENKILÖSTÖSIHTEERI Päättää tehtävän vaativuudesta ja henkilökohtaisesta työstä suoriutumisesta Tallentaa työnantajan päätöksen tehtävän vaativuudesta ja henkilökohtaisesta suoriutumisesta henkilöstöhallinnon tietojärjestelmän 2.06a.1 TJ (PERSONEC F.V HR) Personec F.V HR HENKILÖSTÖPALVELUT/ 2.06b.1 HENKILÖSTÖSIHTEERI Yhteyspiste TYÖNTEKIJÄ Laskee ja maksaa tehtävän vaativuuden ja henkilökohtaisen työstä suoriutumisen mukaisen euromääräisen palkan henkilön pankkitilille Saa palkan tililleen 3.1 TJ (PERSONEC F.V HR) Personec F.V HR Yhteyspiste TYÖNTEKIJÄ Täyttää tehtävänkuvaus- ja dokumentointilomakkeen 3.1a.1 TYÖNTEKIJÄ Käy läpi työtehtävänsä, tehtäväkuvauksen ja henkilökohtaisen suoriutumisensa yhdessä esimiehensä kanssa 3.1a.2 TYÖNTEKIJÄ Allekirjoittaa tehtävänkuvaus- ja dokumentointilomakkeen sekä henkilökohtaisen työstäsuoriutumisen lomakkeen 11
Yhteyspiste ESIMIES Laatii lomakkeelle arvion työntekijän henkilökohtaisesta työstä suoriutumisesta 3.1b.1 ESIMIES Käy alaisensa kanssa läpi tämän työtehtävä, tehtäväkuvauksen ja henkilökohtaisen suoriutumisen 3.1b.2 ESIMIES Allekirjoittaa tehtävänkuvaus- ja dokumentointilomakkeen sekä henkilökohtaisen työstäsuoriutumisen lomakkeen Viimeksi muokattu: Pysyvä linkki: http://prosessit.it.jyu.fi/julkaistut/?id=process PG_PS655490851 PG_PS655490851 12
3.1 TJ (PERSONEC F.V HR) Personec F.V HR ESIMIES Laatii lomakkeelle arvion työntekijän henkilökohtaisesta työstä suoriutumisesta TYÖNTEKIJÄ Täyttää tehtävänkuvaus- ja dokumentointilomakkeen 3.1b.1 ESIMIES Käy alaisensa kanssa läpi tämän työtehtävä, tehtäväkuvauksen ja henkilökohtaisen suoriutumisen 3.1a.1 TYÖNTEKIJÄ Käy läpi työtehtävänsä, tehtäväkuvauksen ja henkilökohtaisen suoriutumisensa yhdessä esimiehensä kanssa 3.1b.2 ESIMIES Allekirjoittaa tehtävänkuvaus- ja dokumentointilomakkeen sekä henkilökohtaisen työstäsuoriutumisen lomakkeen 3.1a.2 TYÖNTEKIJÄ Allekirjoittaa tehtävänkuvaus- ja dokumentointilomakkeen sekä henkilökohtaisen työstäsuoriutumisen lomakkeen 1.1 ESIMIES Lähettää lomakkeet laitoksen johtajalle 2.01 LAITOKSEN JOHTAJA Käy lomakkeet läpi ja antaa omat lausuntonsa tehtävän vaativuudesta ja työntekijän henkilökohtaisesta suoriutumisesta 2.02 LAITOKSEN JOHTAJA Lähettää lomakkeet hallintovirastoon 2.03 HENKILÖSTÖPALVELUT/ HENKILÖSTÖSIHTEERI Vastaanottaa lomakkeet 2.04 ARVIOINTIRYHMÄ Käsittelee ja antaa oman näkemyksensä uusien ja muuttuneiden tehtävien vaativuuden arvioinnista 2.05 HENKILÖSTÖPALVELUT/ HENKILÖSTÖSIHTEERI Päättää tehtävän vaativuudesta ja henkilökohtaisesta työstä suoriutumisesta 2.06 HENKILÖSTÖPALVELUT/ HENKILÖSTÖSIHTEERI Tallentaa työnantajan päätöksen tehtävän vaativuudesta ja henkilökohtaisesta suoriutumisesta henkilöstöhallinnon tietojärjestelmän 2.06b.1 HENKILÖSTÖPALVELUT/ HENKILÖSTÖSIHTEERI Laskee ja maksaa tehtävän vaativuuden ja henkilökohtaisen työstä suoriutumisen mukaisen euromääräisen palkan henkilön pankkitilille 2.06a.1 TJ (PERSONEC F.V HR) Personec F.V HR TYÖNTEKIJÄ Saa palkan tililleen Kuva 6: 3. Palkkaprosessi. 13
1.3.1.4 Professorin virantäyttö/ hakumenettely (3. Mallinnettu) Yliprosessi(t): [1.3.1] Prosessin pääsekvenssi ESITTELIJÄ Yhteyspiste Pyytää laitokselta selvityksen virasta JA HENKILÖSTÖSIHTEERI 01.01 LAITOKSEN JOHTAJA/ ERILLISLAITOKSEN Tekee selvityksen JOHTAJA 01.02 LAITOKSEN JOHTAJA/ ERILLISLAITOKSEN Valmistelee ehdotuksen JOHTAJA 01.03 ESITTELIJÄ Esittelijä valmistelee asian JA HENKILÖSTÖSIHTEERI 01.04 TIEDEKUNTANEUVOSTO Käsittelee asian ja lähettää päätöksen rehtorille sekä hallintovirastoon sekä valmistelee käännöksen 01.05 Vastaanottaa ehdollisen esityksen viran julistamisesta haettavaksi HALLINTOVIRASTO REHTORI Päättää virantäyttöselosteesta 01.06 HALLINTOVIRASTO Julistaa viran haettavaksi Yhteyspiste HAKIJA Toimittaa hakemuksensa 02.01 KIRJAAMO Diarioi hakemukset ja toimittaa ne tdk:n kansliaan 02.02 TJ (DIAARI) Diaari ESITTELIJÄ 02.03 Tarkistaa hakijoiden hakemusasiakirjat JA HENKILÖSTÖSIHTEERI ESITTELIJÄ 02.04 Valmistelee ehdotuksen asiantuntijoiksi JA HENKILÖSTÖSIHTEERI 02.05 TIEDEKUNTANEUVOSTO Päättää asiantuntijaehdokkaista ESITTELIJÄ 02.06 Toimittaa hakijoille päätöksen JA HENKILÖSTÖSIHTEERI asiantuntijaehdokkaista 02.07 HAKIJA Voi harkita huomautuksen jättämistä 02.08 TIEDEKUNTANEUVOSTO Päättää asiantuntijoista 02.09 DEKAANI Toimittaa hakemukset asiantuntijoille 02.10 ASIANTUNTIJAT Antavat lausunnon 02.11 TIEDEKUNTANEUVOSTO Avaavat asiantuntijalausunnot ESITTELIJÄ 02.12 Antaa ehdotuksen opetusnäytteiden antajista JA HENKILÖSTÖSIHTEERI 02.13 TIEDEKUNTANEUVOSTO Päättää opetusnäytteiden antajista 02.14 ESITTELIJÄ JA HENKILÖSTÖSIHTEERI Ilmoittaa hakijoille opetusnäytteistä 14
02.15 HAKIJA Ilmoittavat opetusnäytteen antamisesta 02.16 HAKIJA Antavat opetusnäytteet tdk-neuvostossa tai laitoksella 02.17 TIEDEKUNTANEUVOSTO Arvostelevat opetusnäytteen 02.18 DEKAANI Dekaani johtaa haastattelutilaisuuden ESITTELIJÄ 03.1 Valmistelee virkaehdotuksen (ehdollepano) JA HENKILÖSTÖSIHTEERI 03.2 TIEDEKUNTANEUVOSTO Päättää ehdollepanosta virkaan ESITTELIJÄ 03.3 Lähettää tdk-neuvoston päätöksen virkaehdotuksesta hakijoille JA HENKILÖSTÖSIHTEERI 03.3a.1 HAKIJA Vastaanottaa päätöksen ja harkitsee muistutuksen tekemistä 03.3b.1 DEKAANI Kokoaa ja lähettää rehtorille virkaehdotuksen liitteineen 03.3b.2 REHTORI Tarkastaa päätöksen ja hyväksyy/hylkää virkaehdotuksen Esiehto: Hyväksyy ESITTELIJÄ 03.3b.2b.1 JA HENKILÖSTÖSIHTEERI Sovittelee nimityksen ajankohtaa laitoksen ja nimitettävän kanssa 04.1 HALLITUS Nimittää professorin virkaan 04.1a.1 HAKIJA Saa tiedon nimityspäätöksestä ESITTELIJÄ 04.1b.1 JA HENKILÖSTÖSIHTEERI Yhteyspiste KIRJAAMO Henkilöstösihteeri vie nimitetyn tiedot henkilötietojärjestelmään Huolehtii hakemusten arkistoinnista 05.1 HAKIJA Nimitetty ottaa viran vastaan 15
06.1 HAKIJA Nimitetty pitää virkaanastujaisluennon Viimeksi muokattu: Pysyvä linkki: http://prosessit.it.jyu.fi/julkaistut/?id=process PG_PS1536147560 PG_PS1536147560 16
02.12 ESITTELIJÄ JA HENKILÖSTÖSIHTEERI HAKIJA Toimittaa hakemuksensa ESITTELIJÄ JA HENKILÖSTÖSIHTEERI Pyytää laitokselta selvityksen virasta 05.1 HAKIJA Nimitetty ottaa viran vastaan 06.1 HAKIJA Nimitetty pitää virkaanastujaisluennon 02.01 KIRJAAMO Diarioi hakemukset ja toimittaa ne tdk:n kansliaan 01.01 LAITOKSEN JOHTAJA/ ERILLISLAITOKSEN JOHTAJA Tekee selvityksen 02.02 TJ (DIAARI) Diaari 01.02 LAITOKSEN JOHTAJA/ ERILLISLAITOKSEN JOHTAJA Valmistelee ehdotuksen 02.03 ESITTELIJÄ JA HENKILÖSTÖSIHTEERI Tarkistaa hakijoiden hakemusasiakirjat 01.03 ESITTELIJÄ JA HENKILÖSTÖSIHTEERI Esittelijä valmistelee asian 02.04 ESITTELIJÄ JA HENKILÖSTÖSIHTEERI Valmistelee ehdotuksen asiantuntijoiksi 01.04 TIEDEKUNTANEUVOSTO Käsittelee asian ja lähettää päätöksen rehtorille sekä hallintovirastoon sekä valmistelee käännöksen 02.05 TIEDEKUNTANEUVOSTO Päättää asiantuntijaehdokkaista 01.05 REHTORI Päättää virantäyttöselosteesta 01.05 HALLINTOVIRASTO Vastaanottaa ehdollisen esityksen viran julistamisesta haettavaksi 02.06 ESITTELIJÄ JA HENKILÖSTÖSIHTEERI Toimittaa hakijoille päätöksen asiantuntijaehdokkaista 01.06 HALLINTOVIRASTO Julistaa viran haettavaksi 02.07 HAKIJA Voi harkita huomautuksen jättämistä 02.08 TIEDEKUNTANEUVOSTO Päättää asiantuntijoista 02.09 DEKAANI Toimittaa hakemukset asiantuntijoille 02.10 ASIANTUNTIJAT Antavat lausunnon 02.11 TIEDEKUNTANEUVOSTO Avaavat asiantuntijalausunnot Antaa ehdotuksen opetusnäytteiden antajista 02.13 TIEDEKUNTANEUVOSTO Päättää opetusnäytteiden antajista 02.14 ESITTELIJÄ JA HENKILÖSTÖSIHTEERI Ilmoittaa hakijoille opetusnäytteistä 02.15 HAKIJA Ilmoittavat opetusnäytteen antamisesta 02.16 HAKIJA Antavat opetusnäytteet tdk-neuvostossa tai laitoksella 02.17 TIEDEKUNTANEUVOSTO Arvostelevat opetusnäytteen 02.18 DEKAANI Dekaani johtaa haastattelutilaisuuden 03.1 ESITTELIJÄ JA HENKILÖSTÖSIHTEERI Valmistelee virkaehdotuksen (ehdollepano) 03.2 TIEDEKUNTANEUVOSTO Päättää ehdollepanosta virkaan Hylkää 03.3 ESITTELIJÄ JA HENKILÖSTÖSIHTEERI Lähettää tdk-neuvoston päätöksen virkaehdotuksesta hakijoille 03.3b.1 DEKAANI Kokoaa ja lähettää rehtorille virkaehdotuksen liitteineen 03.3a.1 HAKIJA Vastaanottaa päätöksen ja harkitsee muistutuksen tekemistä 03.3b.2 REHTORI Tarkastaa päätöksen ja hyväksyy/hylkää virkaehdotuksen Hyväksyy 03.3b.2b.1 ESITTELIJÄ JA HENKILÖSTÖSIHTEERI Sovittelee nimityksen ajankohtaa laitoksen ja nimitettävän kanssa 04.1 HALLITUS Nimittää professorin virkaan 04.1b.1 ESITTELIJÄ JA HENKILÖSTÖSIHTEERI Henkilöstösihteeri vie nimitetyn tiedot henkilötietojärjestelmään 04.1a.1 HAKIJA Saa tiedon nimityspäätöksestä KIRJAAMO Huolehtii hakemusten arkistoinnista Kuva 7: Professorin virantäyttö/ hakumenettely. 17
1.3.1.5 Virkavapausanomuksen teko (3. Mallinnettu) Yliprosessi(t): [1.3.1] Prosessin pääsekvenssi Yhteyspiste HAKIJA LAITOKSEN JOHTAJA/ 1.1 ERILLISLAITOKSEN JOHTAJA Laatii virkavapausanomuksen Hyväksyy/hylkää hakemuksen 1.1b.1 DEKAANI Hyväksyy/hylkää hakemuksen 2.1 KIRJAAMO Lähettää tiedon päätöksestä Yhteyspiste HAKIJA Saa tiedon päätöksestä HENKILÖSTÖPALVELUT 3.1 TIEDEKUNTANEUVOSTO Hyväksyy/hylkää hakemuksen ERILLISLAITOKSEN 4.1 JOHTOKUNTA Hyväksyy/hylkää anomuksen 5.1 HALLITUS Hyväksyy/hylkää anomuksen Viimeksi muokattu: Pysyvä linkki: http://prosessit.it.jyu.fi/julkaistut/?id=process PG_PS1747683970 PG_PS1747683970 18
HAKIJA Laatii virkavapausanomuksen TIEDEKUNTA Saa tiedon päätöksestä AINELAITOS Saa tiedon päätöksestä 4.1 ERILLISLAITOKSEN JOHTOKUNTA Hyväksyy/hylkää anomuksen 3.1 TIEDEKUNTANEUVOSTO Hyväksyy/hylkää hakemuksen 1.1 LAITOKSEN JOHTAJA/ ERILLISLAITOKSEN JOHTAJA Hyväksyy/hylkää hakemuksen 5.1 HALLITUS Hyväksyy/hylkää anomuksen 1.1b.1 DEKAANI Hyväksyy/hylkää hakemuksen 2.1 KIRJAAMO Lähettää tiedon päätöksestä HAKIJA Saa tiedon päätöksestä HENKILÖSTÖPALVELUT Saa tiedon päätöksestä Kuva 8: Virkavapausanomuksen teko. 19
1.3.2 Opiskelijapalvelut (3. Mallinnettu) Yliprosessi(t): [1.3] Prosessin pääsekvenssi 1.1 1. Tutkintoon johtavan opinto-oikeuden hankinta [1.3.2.1] 2.1 2. Opintojen suorittaminen [1.3.2.10] 3.1 3. Valmistuminen [1.3.2.22] 1.1 1. Tutkintoon johtavan opinto-oikeuden hankinta 2.1 2. Opintojen suorittaminen 3.1 3. Valmistuminen Kuva 9: Opiskelijapalvelut. Viimeksi muokattu: Pysyvä linkki: http://prosessit.it.jyu.fi/julkaistut/?id=process PG_PS410253553 PG_PS410253553 20
1.3.2.1 1. Tutkintoon johtavan opinto-oikeuden hankinta (3. Mallinnettu) Yliprosessi(t): [1.3.2] Prosessin pääsekvenssi 1.1 1.1 Opiskelupaikan hakeminen [1.3.2.2] 2.1 1.2 Opiskelijavalinta [1.3.2.3] 2.2 1.3 Opiskelupaikan vastaanottaminen [1.3.2.4] 3.1 1.1.1 Ulkomaalaisten opiskelijoiden haku (vaihto-opiskelija) [1.3.2.5] 4.1 1.1.2 Ulkomaalaisten opiskelijoiden haku (tutkinto-opiskelija) [1.3.2.7] 5.1 1.1.3 Ulkomaalaisten opiskelijoiden haku (vieraileva opiskelija) [1.3.2.8] 6.1 1.3.1 Ilmoittautuminen läsnäolevaksi Erikoistapaus lykkäystä saanut [1.3.2.9] 1.1 1.1 Opiskelupaikan hakeminen 3.1 1.1.1 Ulkomaalaisten opiskelijoiden haku (vaihto-opiskelija) 4.1 1.1.2 Ulkomaalaisten opiskelijoiden haku (tutkinto-opiskelija) 5.1 1.1.3 Ulkomaalaisten opiskelijoiden haku (vieraileva opiskelija) 2.1 1.2 Opiskelijavalinta 6.1 1.3.1 Ilmoittautuminen läsnäolevaksi - Erikoistapaus lykkäystä saanut 2.2 1.3 Opiskelupaikan vastaanottaminen Kuva 10: 1. Tutkintoon johtavan opinto-oikeuden hankinta. Viimeksi muokattu: Pysyvä linkki: http://prosessit.it.jyu.fi/julkaistut/?id=process PG_PS1818824026 PG_PS1818824026 21
1.3.2.2 1.1 Opiskelupaikan hakeminen (3. Mallinnettu) Yliprosessi(t): [1.3.2.1] Prosessin pääsekvenssi Yhteyspiste TIEDEKUNTA Lähettää hakulomakkeen ja -oppaan 1.1 HAKIJA Hankkii hakulomakkeen 1.2 HAKIJA Täyttää hakulomakkeen ja palauttaa sen opiskelijapalveluihin/kirjaamoon 2.1 TJ (HAREK) HAREK 3.1 TIEDEKUNTA Avaa kirjekuoren ja taltioi hakulomakkeen OPISKELIJAPALVELUT/ KÄSITTELYPISTEEN 3.2 Tarkistavat ja numeroivat hakulomakkeen TYÖNTEKIJÄT OPISKELIJAPALVELUT/ KÄSITTELYPISTEEN 3.3 Toimittavat lomakkeet atk-keskukselle TYÖNTEKIJÄT 3.4 TIETOHALLINTOKESKUS Tallentavat hakutiedot 3.4b.1 TJ (VALLE) VALLE 3.4c.1 TIETOHALLINTOKESKUS Palauttaa hakulomakkeet opiskelijapalveluihin OPISKELIJAPALVELUT/ OPISKELIJAREKISTERIEN 3.4c.2 Vastaa lomakkeiden säilyttämisestä valintaprosessin yli SUUNNITTELIJA 3.4d.1 TIEDEKUNTA Saa tiedon opiskelijoiden esitiedoista Esiehto: Katsoo, voiko opiskelijan valita suoraan papereilla Kyllä 3.4d.1a.1 TIEDEKUNTA Kirjaa suoraan papereilla valittavat 4.1 TIEDEKUNTA Ilmoitus hakijalle(tarvittaessa, riippuu tdk:sta) 1) Kutsu valintakokeeseen 2) Ilmoitus, ettei pääse valintakokeeseeen 3) Ilmoitus hyväksymisestä ilman valintakoetta * 22
4.2 HAKIJA Saa ilmoituksen kirjeitse 4.3 HAKIJA Osallistuu tarvittaessa pääsykokeeseen Viimeksi muokattu: Pysyvä linkki: http://prosessit.it.jyu.fi/julkaistut/?id=process PG_PS840206253 PG_PS840206253 23
TIEDEKUNTA Lähettää hakulomakkeen ja -oppaan 1.1 HAKIJA Hankkii hakulomakkeen 1.2 HAKIJA Täyttää hakulomakkeen ja palauttaa sen opiskelijapalveluihin/kirjaamoon 3.1 TIEDEKUNTA Avaa kirjekuoren ja taltioi hakulomakkeen 3.2 OPISKELIJAPALVELUT/ KÄSITTELYPISTEEN TYÖNTEKIJÄT Tarkistavat ja numeroivat hakulomakkeen 3.3 OPISKELIJAPALVELUT/ KÄSITTELYPISTEEN TYÖNTEKIJÄT Toimittavat lomakkeet atk-keskukselle 3.4 TIETOHALLINTOKESKUS Tallentavat hakutiedot 3.4c.1 TIETOHALLINTOKESKUS Palauttaa hakulomakkeet opiskelijapalveluihin 3.4d.1 TIEDEKUNTA Saa tiedon opiskelijoiden esitiedoista 3.4b.1 TJ (VALLE) VALLE 3.4c.2 OPISKELIJAPALVELUT/ OPISKELIJAREKISTERIEN SUUNNITTELIJA Vastaa lomakkeiden säilyttämisestä valintaprosessin yli TIEDEKUNTA Katsoo, voiko opiskelijan valita suoraan papereilla Kyllä 3.4d.1a.1 TIEDEKUNTA Kirjaa suoraan papereilla valittavat Ei 2.1 TJ (HAREK) HAREK 4.1 TIEDEKUNTA Ilmoitus hakijalle(tarvittaessa, riippuu tdk:sta) 1) Kutsu valintakokeeseen 2) Ilmoitus, ettei pääse valintakokeeseeen 3) Ilmoitus hyväksymisestä ilman valintakoetta * 4.2 HAKIJA Saa ilmoituksen kirjeitse 4.3 HAKIJA Osallistuu tarvittaessa pääsykokeeseen Kuva 11: 1.1 Opiskelupaikan hakeminen. 24
1.3.2.3 1.2 Opiskelijavalinta (3. Mallinnettu) Yliprosessi(t): [1.3.2.1] Prosessin pääsekvenssi LAITOS Järjestää valintakokeen HAKIJA Osallistuu valintakokeeseen LAITOS Tarkistaa valintakokeet LAITOS Lähettää valintakokeiden tulokset ATK-keskukseen TIETOHALLINTOKESKUS Tallentaa valintakriteerit TJ (VALLE) VALLE 01.1 TJ (VALLE) VALLE 02.1 TIETOHALLINTOKESKUS Laskee valintakoetulokset 02.2 TIETOHALLINTOKESKUS Lähettää tulostiedot laitoksille ja tiedekuntiin 02.2a.1 TIETOHALLINTOKESKUS Kirjaa valintapäätökset 02.2a.1a.1 TJ (HAREK) HAREK 02.2b.1 TIEDEKUNTA Valintapäätös (dekaanin/ opintoasiainpäällikön allekirjoitus tulostietoihin) 02.2b.1a.1 TIEDEKUNTA Vastaanottaa päätökset 02.2b.1b.1 LAITOS TIEDEKUNTA 02.2b.1b.2 HAKIJA Tiedottaa valintapäätöksestä ja toimittaa materiaalin Vastaanottaa valintapäätöksen 03.1 TIETOHALLINTOKESKUS Siirtää valittujen tiedot VALLE:sta JORE:en 25
03.1a.1 TJ (JORE) JORE 03.1b.1 TIETOHALLINTOKESKUS Käyttäjähallinto luo valituille käyttäjätunnukset 03.1b.2 TJ (AMAN) AMAN Viimeksi muokattu: Pysyvä linkki: http://prosessit.it.jyu.fi/julkaistut/?id=process PG_PS1797314399 PG_PS1797314399 26
TIEDEKUNTA Laativat valintakriteerit LAITOS Järjestää valintakokeen TIETOHALLINTOKESKUS Tallentaa valintakriteerit HAKIJA Osallistuu valintakokeeseen TJ (VALLE) VALLE LAITOS Tarkistaa valintakokeet LAITOS Lähettää valintakokeiden tulokset ATK-keskukseen 02.1 TIETOHALLINTOKESKUS Laskee valintakoetulokset 02.2 TIETOHALLINTOKESKUS Lähettää tulostiedot laitoksille ja tiedekuntiin 01.1 TJ (VALLE) VALLE 02.2a.1 TIETOHALLINTOKESKUS Kirjaa valintapäätökset 02.2b.1 TIEDEKUNTA Valintapäätös (dekaanin/ opintoasiainpäällikön allekirjoitus tulostietoihin) 03.1 TIETOHALLINTOKESKUS Siirtää valittujen tiedot VALLE:sta JORE:en 02.2a.1a.1 TJ (HAREK) HAREK TIEDEKUNTA 02.2b.1a.1 TIEDEKUNTA Vastaanottaa päätökset 03.1a.1 TJ (JORE) JORE 03.1b.1 TIETOHALLINTOKESKUS Käyttäjähallinto luo valituille käyttäjätunnukset 02.2b.1b.1 TIEDEKUNTA Tiedottaa valintapäätöksestä ja toimittaa materiaalin 02.2b.1b.1 LAITOS Tiedottaa valintapäätöksestä ja toimittaa materiaalin 03.1b.2 TJ (AMAN) AMAN 02.2b.1b.2 HAKIJA Vastaanottaa valintapäätöksen Kuva 12: 1.2 Opiskelijavalinta. 27
1.3.2.4 1.3 Opiskelupaikan vastaanottaminen (3. Mallinnettu) Yliprosessi(t): [1.3.2.1] Prosessin pääsekvenssi Yhteyspiste HAKIJA Ilmoittaa opiskelupaikan vastaanottamisesta ja maksaa JYY:n maksun 1.1 TIEDEKUNTA Osastosihteeri kirjaa ja tarkastaa vastaanottamistiedot sekä opinto-oikeuden. Puuttuvia tietoja karhutaan. 1.1a.1 TJ (HAREK) HAREK 1.1b.1 TIEDEKUNTA OPISKELIJAPALVELUT/ 1.1b.2 OPINTOASIAINSIHTEERI(T) Osastosihteeri toimitaa ilmoittautumisdokumentit opiskelijapalveluille sitä mukaa, kun niitä saapuu Kirjaavat opiskelijan ilmoittautumistiedot sekä korjaavat mahdolliset puuttuvat henkilötiedot 1.1b.2a.1 TJ (JORE) JORE 1.1b.2b.1 TIEDEKUNTA Hyväksyy vastaanottaneiden listan ja lähettää sen opiskelijapalveluihin (riippuu tdk:sta) 2.1 HAKIJA Tekee opiskelijakorttitilauksen 2.2 TJ (WWW.LYYRA.FI) www.lyyra.fi 3.1 OPISKELIJAPALVELUT/ OPISKELIJAREKISTERIEN SUUNNITTELIJA OPISKELIJAPALVELUT/ OPISKELIJAREKISTERIEN 3.2 Tulostaa vastaanottaneiden listan (HA- REKista, jos tdk ei toimita) Vastaa vastaanottaneiden listan arkistoinnista SUUNNITTELIJA OPISKELIJAPALVELUT/ 3.3 Toimittaa vastaanottaneiden hakupaperit tiedekuntaan OPINTOASIAINSIHTEERI(T) 3.4 TIEDEKUNTA Arkistoi hakupaperit 28
Viimeksi muokattu: Pysyvä linkki: http://prosessit.it.jyu.fi/julkaistut/?id=process PG_PS81956537 PG_PS81956537 29
HAKIJA Ilmoittaa opiskelupaikan vastaanottamisesta ja maksaa JYY:n maksun 2.1 HAKIJA Tekee opiskelijakorttitilauksen 1.1 TIEDEKUNTA Osastosihteeri kirjaa ja tarkastaa vastaanottamistiedot sekä opinto-oikeuden. Puuttuvia tietoja karhutaan. 2.2 TJ (WWW.LYYRA.FI) www.lyyra.fi 1.1b.1 TIEDEKUNTA Osastosihteeri toimitaa ilmoittautumisdokumentit opiskelijapalveluille sitä mukaa, kun niitä saapuu 1.1a.1 TJ (HAREK) HAREK 1.1b.2 OPISKELIJAPALVELUT/ OPINTOASIAINSIHTEERI(T) Kirjaavat opiskelijan ilmoittautumistiedot sekä korjaavat mahdolliset puuttuvat henkilötiedot 1.1b.2b.1 TIEDEKUNTA Hyväksyy vastaanottaneiden listan ja lähettää sen opiskelijapalveluihin (riippuu tdk:sta) 1.1b.2a.1 TJ (JORE) JORE 3.1 OPISKELIJAPALVELUT/ OPISKELIJAREKISTERIEN SUUNNITTELIJA Tulostaa vastaanottaneiden listan (HAREKista, jos tdk ei toimita) 3.2 OPISKELIJAPALVELUT/ OPISKELIJAREKISTERIEN SUUNNITTELIJA Vastaa vastaanottaneiden listan arkistoinnista 3.3 OPISKELIJAPALVELUT/ OPINTOASIAINSIHTEERI(T) Toimittaa vastaanottaneiden hakupaperit tiedekuntaan 3.4 TIEDEKUNTA Arkistoi hakupaperit Kuva 13: 1.3 Opiskelupaikan vastaanottaminen. 30
1.3.2.5 1.1.1 Ulkomaalaisten opiskelijoiden haku (vaihto-opiskelija) (5. Valmisteilla) Yliprosessi(t): [1.3.2.1] 31
1.3.2.6 Hakijan hyväksyntä/hylkäys (5. Valmisteilla) Yliprosessi(t): [1.3.2.5] 32
1.3.2.7 1.1.2 Ulkomaalaisten opiskelijoiden haku (tutkinto-opiskelija) (3. Mallinnettu) Yliprosessi(t): [1.3.2.1] Prosessin pääsekvenssi Yhteyspiste KANSAINVÄLISET PALVELUT ULKOMAALAINEN 1.1 HAKIJA ULKOMAALAINEN 1.2 HAKIJA 1.3 KANSAINVÄLISET PALVELUT Lähettää hakulomakkeen Vastaanottaa hakulomakkeen Täyttää hakulomakkeen ja palauttaa sen Kirjaa hakemuksen 1.3a.1 TJ (HAREK) HAREK 1.3b.01 KANSAINVÄLISET PALVELUT 1.3b.02 TIEDEKUNTA 1.3b.03 TIEDEKUNTA 1.3b.04 LAITOS 1.3b.05 TIEDEKUNTA 1.3b.06 KANSAINVÄLISET PALVELUT Tarkistaa korkeakoulukelpoisuuden Käsittely tiedekunnassa Opintoasiainpäällikkö pyytää laitokselta lausunnon hakemuksesta Palauttaa annetun lausunnon tiedekuntaan Palauttaa hakemuksen kv-palveluihin Lähettää tiedon hakijalle Esiehto: Hylätty 1.3b.06a.1 ULKOMAALAINEN HAKIJA Vastaanottaa hylkäyskirjeen Esiehto: Hyväksytty 1.3b.06b.01 ULKOMAALAINEN HAKIJA 1.3b.06b.02 ULKOMAALAINEN HAKIJA 1.3b.06b.03 KANSAINVÄLISET PALVELUT Yhteyspiste TIEDEKUNTA 1.3b.06b.04 TJ (HAREK) Vastaanottaa hyväksymiskirjeen Täyttää vastaanottolomakkeen ja palauttaa sen kv-palveluihin Vastaanottaa lomakkeen ja lähettää sen tiedekuntaan Kirjaa vastaanottolomakkeen HAREK 33
Viimeksi muokattu: Pysyvä linkki: http://prosessit.it.jyu.fi/julkaistut/?id=process PG_PS1269857416 PG_PS1269857416 34
KANSAINVÄLISET PALVELUT Lähettää hakulomakkeen 1.1 ULKOMAALAINEN HAKIJA Vastaanottaa hakulomakkeen 1.2 ULKOMAALAINEN HAKIJA Täyttää hakulomakkeen ja palauttaa sen 1.3 KANSAINVÄLISET PALVELUT Kirjaa hakemuksen 1.3a.1 TJ (HAREK) HAREK 1.3b.01 KANSAINVÄLISET PALVELUT Tarkistaa korkeakoulukelpoisuuden 1.3b.02 TIEDEKUNTA Käsittely tiedekunnassa 1.3b.03 TIEDEKUNTA Opintoasiainpäällikkö pyytää laitokselta lausunnon hakemuksesta 1.3b.04 LAITOS Palauttaa annetun lausunnon tiedekuntaan TIEDEKUNTA Päätös opinto-oikeuksista 1.3b.05 TIEDEKUNTA Palauttaa hakemuksen kv-palveluihin 1.3b.06 KANSAINVÄLISET PALVELUT Lähettää tiedon hakijalle Hylätty Hyväksytty 1.3b.06a.1 ULKOMAALAINEN HAKIJA Vastaanottaa hylkäyskirjeen 1.3b.06b.01 ULKOMAALAINEN HAKIJA Vastaanottaa hyväksymiskirjeen 1.3b.06b.02 ULKOMAALAINEN HAKIJA Täyttää vastaanottolomakkeen ja palauttaa sen kv-palveluihin 1.3b.06b.03 KANSAINVÄLISET PALVELUT Vastaanottaa lomakkeen ja lähettää sen tiedekuntaan TIEDEKUNTA Kirjaa vastaanottolomakkeen 1.3b.06b.04 TJ (HAREK) HAREK Kuva 14: 1.1.2 Ulkomaalaisten opiskelijoiden haku (tutkinto-opiskelija). 35