MUOTOILUN HYÖDYNTÄMINEN UUDENMAAN KUNNISSA -ESISELVITYKSEN TULOKSIA Teollisuustaiteen Liitto Ornamo, Asta Boman Lokakuu 2013
ALKUSANAT Uusimaa ja muotoilu hanke oli maakunnallinen esiselvitys, jonka avulla otettiin selvää muotoiluelinkeinon hyödyntämismahdollisuuksista Uudenmaan kunnissa. Hanke sai Uudenmaan liitolta maakunnan kehittämisrahaa ja toteutettiin aikavälillä 1.1.2013 31.8.2013 Hankkeen keskeisin osa oli sähköinen kyselytutkimus. Kyselyn kohderyhmänä olivat kuntien viranhaltijat, luottamushenkilöt, yritykset ja kolmannen sektorin toimijat sekä muotoilualan ammattilaiset. Kyselyn yhteydessä esiteltiin kuntien edustajille muotoilun hyödyntämismahdollisuuksia ja levitettiin tietoisuutta muotoilun mahdollisuuksista. Kaikkien Uudenmaan kuntien lisäksi kyselyyn kutsuttiin vastaamaan Muotoilupääkaupunkivuoteen osallistuneen Lahden kaupungin edustajia.
VASTAAJAT KOKONAISUUDESSAAN Vastaajista 35,5 % oli miehiä ja 64,5 % naisia. Eniten vastauksia saatiin muotoiluyritysten edustajilta (97 kpl) ja muilta muotoilualan (kuten kolmannen sektorin) toimijoilta (52 kpl). Kuntien edustajilta saatiin yhteensä 53 vastausta. Kysely välitettiin heille kuntien kirjaamojen kautta.
KUNTIEN EDUSTAJAT: VASTAAJIEN EDUSTAMIEN KUNTIEN ASUKASMÄÄRÄT Kuntien edustajista 7 oli alle 10 000:n asukkaan kunnasta ja 2 50 000 100 000 asukkaan kunnasta. Suurin osa vastaajista oli joko 30 000 50 000 asukkaan (21 vastaajaa) tai yli 100 000 asukkaan kunnista (22 vastaajaa). Ensimmäisessä kuvaajassa viranhaltijavastaajat, toisessa luottamushenkilövastaajat.
KUNTIEN JOHTAVAT VIRANHALTIJAT JA LUOTTAMUSHENKILÖT Viranhaltijat edustivat kunnanjohtoa, sivistys- ja opetustoimea, teknistä toimea ja kulttuuritoimea. Luottamushenkilöt edustivat eniten kunnanjohdon, yhdyskuntasuunnittelun ja sosiaali- ja terveystoimen toimielimissä.
JOHTAVIEN VIRANHALTIJOIDEN KOKEMUS MUOTOILUPÄÄKAUPUNKIVUODESTA Viranhaltijat eivät juuri innostuneet muotoilupääkaupunkivuodesta. Suurin osa (60%) ilmoitti, että vuosi ei lisännyt heidän kiinnostustaan muotoilua kohtaan. 30% kiinnostui jossain määrin, 10% paljon. Viranhaltijoista 40 % edusti Muotoilupääkaupunkivuoteen osallistunutta kuntaa.
LUOTTAMUSHENKILÖIDEN KOKEMUS MUOTOILUPÄÄKAUPUNKIVUODESTA Luottamushenkilöt suhtautuivat muotoilupääkaupunkivuoteen positiivisemmin kuin viranhaltijat. Suurin osa (50%) ilmoitti, että vuosi lisäsi heidän kiinnostustaan muotoilua kohtaan jossain määrin. 14% kiinnostui paljon, 36% ei lainkaan. Viranhaltijoista 46 % edusti Muotoilupääkaupunkivuoteen osallistunutta kuntaa.
LUOTTAMUSHENKILÖIDEN KOKEMUS MUOTOILUPÄÄKAUPUNKIVUODESTA Sirpaleinen, hajanainen, mutta iloisia yllätyksiä tuottanut vuosi. Päällimmäinen mielikuva joka syntyi oli design esteettisessä mielessä. Kun puhutaan muotoilusta, tulisi minusta korostaa enemmän kestävää kehitystä, kestävää ja toimivaa suunnittelua, mm. esteettömyyttä. Muotoiluvuosi jäi suurelle yleisölle lähes tuntemattomaksi eikä herättänyt kiinnostusta. Jälleen kysymyksessä oli kunnallinen hanke, jossa jalat olivat irti maasta ja tavoitteet ylimitoitettuja. -- Hankkeiden tulisi liittyä yrityshankintaan ja uusien tuotteiden synnyttämiseen. Muotoiluvuosi herätti kiinnostuksen tuottaa asioita tavalla kuin aikaisemmin. Muotoilua voitaisiin hyödyntää kuntakehitystä palvelurakenne - ja palveluverkkouudistuksessa luomaan ennakkoluulottomasti uudenlaisia ratkaisuja palvelutuotantoon. Erityisesti palveluiden logistiikka, missä mitäkin palveluita tuotetaan ja voiko tiloista saada synergiaetuja uudella ajattelulla yli toimirajojen.
JOHTAVAT VIRANHALTIJAT JA LUOTTAMUSHENKILÖT Tunnen yrityksiä Tiedän, että on, ja tunnen yrityksiä hieman Tiedän, että on, mutta en tunne yrityksiä nimeltä En tunne yrityksiä, en tiedä onko niitä 0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 11,11% 22,22% 33,33% 33,33% Kunnan viranhaltijat tunsivat muotoiluyrityksiä vaihtelevasti, suurin osa tunsi edes hieman mutta kolmasosa ei lainkaan. Tunnen yrityksiä Tiedän, että on, ja tunnen yrityksiä hieman Tiedän, että on, mutta en tunne yrityksiä nimeltä En tunne yrityksiä, en tiedä onko niitä 0% 10% 20% 30% 40% 50% 12,2% 19,51% 21,95% 46,34% Luottamushenkilöistä lähes puolet ilmoitti tuntevansa hieman. Toisaalta vain 12% ilmoitti, ettei tunne yrityksiä lainkaan.
ONKO KUNTA HANKKINUT MUOTOILUA? 0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40% 45% 50% 55% 60% 65% Kuntani on hankkinut muotoilua (kerro hankinnan kohteista) 60% Kuntani ei ole hankkinut muotoilua 40% Viranhaltijoista 60%:n kunta on hankkinut muotoilua, luottamushenkilöt ilmoittavat luvuksi 76%.
ONKO MUOTOILULLA KUNNASSA TÄRKEÄ ROOLI? 0% 2,5% 5% 7,5% 10% 12,5% 15% 17,5% 20% 22,5% 25% 27,5% 30% 32,5% 0% 10% 20% 30% 40% Erittäin tärkeän 20% Erittäin tärkeän 19,05% Tärkeän 20% Tärkeän 28,57% Jokseenkin tärkeän 20% Jokseenkin tärkeän 42,86% Ei lainkaan tärkeän 30% Ei lainkaan tärkeän 7,14% En osaa sanoa 10% En osaa sanoa 2,38% Viranhaltijoista 60% näkee muotoilulla kunnassaan jokseenkin tärkeän, tärkeän tai erittäin tärkeän roolin. Erittäin tärkeän roolin näkee 20%. Luottamushenkilöt näkevät roolin vieläkin merkittävämpänä, 90% näki roolin jokseenkin tärkeäksi, tärkeäksi tai erittäin tärkeäksi. Erittäin tärkeän roolin näkee 19%.
MUOTOILUYRITTÄJÄT JA PALKANSAAJAT MUOTOILUYRITYKSISSÄ Muotoiluyritysten edustajista 75 % oli yrittäjiä, 25 % palkansaajia. Kysely todisti muotoiluyritysten pienuutta, 67 % yrityksistä on 1-3 hengen mikroyrityksiä.
MUOTOILUYRITYSTEN JA KUNTIEN SUUNNITTELUYHTEISTYÖ Yli puolet muotoiluyrityksistä (57 %) ei ole tehnyt lainkaan yhteistyötä kuntien kanssa. 24 % kertoo tehneensä työtä suorahankintana. 14 % on osallistunut julkiseen hankintaan. 23 % yrityksistä näkee, että julkisilla hankinnoilla on yrityksen liikevaihdolle suuri merkitys. 59% näkee pienen merkityksen tai ei lainkaan merkitystä.
MUOTOILUYRITTÄJIEN KOKEMUS MUOTOILUPÄÄKAUPUNKIVUODESTA Muotoiluyritysten edustajat kokivat Muotoilupääkaupunkivuoden 2012 vaikutuksen negatiivisemmin kuin kuntien edustajat: 46 % mielestä vuosi ei lisännyt kuntien edustajien kiinnostusta muotoilua kohtaan tai työmahdollisuuksia kunnissa 37 % mielestä kiinnostus lisääntyi, mutta ei työmahdollisuuksiksi asti 17 % näki vuoden vaikuttaneen positiivisesti kiinnostukseen ja työmahdollisuuksiin
HANKINTOJEN HAASTEET Muotoiluyritysten kolme suurinta haastetta tai estettä julkisiin hankintoihin osallistumiselle ovat: 1. En tunne kuntien hankintakäytäntöjä. 2. En pienenä toimijana pysty tarttumaan suuriin hankintoihin. 3. En tiedä mistä saa tietoa hankinnoista.
Mikä julkisissa hankinnoissa on haastavaa? Kooste muotoiluyritysten edustajien avoimista vastauksista Päätösten tekemisen byrokratia: hankkeet voivat kestää aivan turhan kauan esimerkiksi muotoilijan näkökulmasta palkansaanti voi viivästyä jopa vuosilla. Kunnat eivät osaa pilkkoa hankintoja osaurakoiksi joihin pienetkin toimijat pääsisivät mukaan. Hankkeet tulisi paloitella siten, että tilasuunnittelu ja sisustussuunnittelu ei aina automaattisesti menisi isoille arkkitehtitoimistoille. Luovien alojen hankkeissa esiintyy huomattavia puutteita tilaajatahon ammattitaidossa. Jos tilataan tuote tai palvelu, hyvin suuri merkitys on sillä, mitä tilataan. Tilaaja ei yleensä ymmärrä, kuinka suuri vaikutus tällä on, eikä siksi tule käyttäneeksi apuna asiaan perehtyneitä konsultteja. Hankinnoissa päätetään usein etukäteen, mikä on lopputulos. Ongelman määrittelyssäkin eletään hieman irti arjesta - ei nähdä metsää puilta. Varsinkin palvelumuotoilupuolella prosessi saattaa nostaa esiin uusia ongelmia ja niihin ratkaisuja, jotka ovat painavampia kuin alkuperäinen, etukäteen mietitty ratkaisu. Toimintatapa on uusi ja erilainen, mikä on aiheuttanut välillä kismaa sangen byrokraattiseen toimintaan tottuneissa kunnissa.
Muista muotoilualan toimijoista parhaat keinot muotoilun käytön lisäämiseen kunnissa ovat: Aktiivinen viestintä tärkeintä. Kumpaankin suuntaan toimivaa informointia ja tiedonjakoa. Muotoilijoiden tulee opetella tuotteistamaan osaamisensa helposti ostettavaan muotoon sekä opetella puhumaan riittäväntasoisesti "byrokratiaa" unohtamatta omaa ilmaisuaan. Kaupantekotilanne ei saisi tyssätä kielellisiin ongelmiin. Osallistamalla samaisia päättäjiä: esim. muotoilualan kouluissa voisi olla kerran vuodessa case-tapahtuma, jossa opiskelijat ja kuntasektorin päättäjä(t) yhdessä pohtisivat ongelmaratkaisua/tuotetta/palvelua. Näin sekä tulevat muotoilijat että kunnan päättäjät "kasvaisivat yhdessä yhteistyöhön. Kuntapäättäjien kouluttaminen muotoilijoiden hyödyntämisen mahdollisuuksista myös erilaisissa prosesseissa - myös prosessien ja palveluiden suunnittelijoina ja fasilitaattoreina. Tarvittaisiin elin, joka tarjoaa tukea muotoilupalvelujen hankintaan.
Mikä julkisissa hankinnoissa on haastavaa? Kooste muiden muotoilualan toimijoiden avoimista vastauksista Yhteisen kielen (käsitteiden, puhetavan) haasteet, näkemykset eivät kohtaa. Käsitys muotoilun elitistisyydestä, käsitys muotoilijoiden "besserwisseriydestä, makukysymykset. Pitkät prosessien käsittelyajat ja suuri "ilmaisen työn määrä projektien alkuvaiheessa. Budjetti on usein liki olematon. Hankinnat edellyttävät monialaosaamista, jolloin muotoiluyrittäjillä tulee olla oma verkosto tai yhteenliittymä valmiina, jotta tarjous on mahdollinen tehdä. Korvaustason määrittely on hankala eri asiantuntijaryhmillä pätevyyden määrittelyn ollessa vielä kehittymätön muotoilukonsulteilla (vrt. rakennusalan pätevyydet). Muotoilun hankkimisen osaamisen puuttuminen. Muotoilua tilaamalla ei vielä saa lopullista tuotetta tai palvelua, vaan prosessiin pitää saada mukaan myös tuotteen- ja palvelun tuottaja(t). Miten tämä kolmen ketju: kunta-tuotteen-palveluntuottaja-muotoiluyrittäjä saadaan samaan prosessiin. Muotoiluala ei ole osannut viestittää niistä mahdollisuuksista, joita muotoiluosaamisella voitaisiin parantaa, uudistaa, tehostaa ym.
YHTEENVETOA Luottamushenkilöt vastasivat kyselyyn huomattavasti johtavia viranhaltijoita aktiivisemmin. Luottamushenkilöt olivat myös viranhaltijoita kiinnostuneempia muotoilun käytöstä, näkivät muotoilulla kunnassaan tärkeämmän roolin ja suhtautuivat myönteisemmin muotoilupääkaupunkivuoteen 2012. Kysely vahvisti käsitystä muotoiluyritysten pienuudesta: suurin osa vastanneista yrityksistä on 1 3 hengen mikroyrityksiä. Tämä selittää myös yritysten keskeiset vaikeudet julkisissa hankinnoissa: pieni toimija ei pysty yksin tarttumaan kilpailutuksiin tai niitä voittamaan. Yksinyrittäjillä ei aina näytä olevan resursseja edes julkisiin hankintamenettelyihin tutustumiseen. Suorahankintoihin on sen sijaan vastannut neljäsosa yrityksistä. Neljäsosa yrityksistä myös näkee, että julkisilla hankinnoilla on yrityksen liikevaihdolle suuri merkitys. Yli puolet muotoiluyrityksistä ei ole kuitenkaan tehnyt lainkaan yhteistyötä kuntien kanssa. Julkinen hankinta koetaan vaikeaksi ja vain 14 % on osallistunut julkiseen hankintaan. Vastaajat eivät kokeneet, että muotoilupääkaupunkivuosi olisi lisännyt työmahdollisuuksia kunnissa vaikka kiinnostuksen muotoilua kohtaan koettiin kyllä lisääntyneen.
TOIMENPIDE-EHDOTUKSIA Kuntien ja muotoiluyritysten molemminpuolinen kiinnostus on olemassa, mutta käytännön suunnitteluyhteistyö kariutuu moniin eri tekijöihin. Kuntien ja muotoiluyritysten yhteistyön lisäämiseksi vastaajat kuuluttivat molempien osapuolten informoinnin ja kouluttamisen merkitystä. Sekä tilaajat että tarjoajat tarvitsevat lisää tietoa. Erityisesti palveluiden muotoilun tilaamisessa tilaajilla koettiin olevan osaamisvajetta, hankinnan lopputulosta ei esimerkiksi voi määritellä täysin, koska muotoiluprosessi on avoin ja muuttuva. Pienet muotoiluyritykset ilmoittivat, että pystyvät erittäin harvoin yksin tarttumaan julkisiin tarjouspyyntöihin. Jotta pienetkin yritykset saadaan mukaan tarvitaan suurien urakoiden pilkkomista mikroyrityksille sopiviksi tai muotoiluyritysten yhteenliittymiä keskenään tai monialaisesti esim. insinööritoimistojen kanssa. Avoimissa vastauksissa kaivattiin myös toimielintä, joka tarjoaisi tukea muotoilupalveluiden hankintaan ja yrityksille ohjausta tarjousten tekemiseen.