Espoon kaupunki Pöytäkirja Tarkastuslautakunta 28.08.2013 Sivu 1 / 17 Kokoustiedot Aika 28.08.2013 keskiviikko klo 16:00-19:05 Paikka Kokoomuksen ryhmähuone Saapuvilla olleet jäsenet Paula Viljakainen, puheenjohtaja, poistui esteellisenä asian 29 aikana klo 18.19-18.24 Sirpa Aarniolehto-Kotilainen Mika Levänen Marko Kivelä Antero Laukkanen, saapui klo 16.08 Antero Krekola Susanna Rahkonen, saapui klo 16.08, puheenjohtaja klo 18.19-18.24 asian 29 kohdalla Paula Viljakaisen ollessa esteellinen Jarno Mäkelä Simo Repo Maija Saimalahti Arja Sääksvuori Ken Thilman Jaakko Ravald Muut saapuvilla olleet Pasi Leppänen vastuunalainen JHTT - tilintarkastaja, BDO Audiato Oy, paikalla klo 16.13 17.19 Jari Tuominen tarkastusjohtaja paikalla klo 16.00 16.29 Jukka Värre kaupunkitarkastaja Pertti Korhonen konsernitarkastaja Anneli Tiainen kaupunkitarkastaja Virpi Ala-aho kaupunginreviisori Riitta Björklund kaupunkitarkastaja, sihteeri
Espoon kaupunki Pöytäkirja Tarkastuslautakunta 28.08.2013 Sivu 2 / 17 Allekirjoitukset Paula Viljakainen puheenjohtaja Riitta Björklund sihteeri Pöytäkirjan tarkastus Pöytäkirja on tarkastettu ja hyväksytty: 5.9.2013 Jarno Mäkelä Pöytäkirjan nähtävänä olo 31.12.2012 julkipannun kuulutuksen mukaan on pöytäkirja ollut yleisesti nähtävänä 9.9.2013 tarkastuslautakunnan arkistossa, osoitteessa Asemakuja 2 C, 3. kerros, Espoon keskus.
Espoon kaupunki Pöytäkirja Tarkastuslautakunta 28.08.2013 Sivu 3 / 17 Käsitellyt asiat Pykälä Liitteet Otsikko Sivu 25 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus 4 26 Pöytäkirjan tarkastaminen 5 27 JHTT -tilintarkastajan tarkastussuunnitelma 2013-2016 6 28 Sisäisen tarkastuksen toimintasuunnitelma vuodelle 2013 7 29 1 Tarkastuslautakunnan lausunto valtuustolle 8 seurantaraportista 31.7.2013 30 2 Tarkastuslautakunnan vuoden 2013 seurantaraportti 1 9 31 3 Tarkastuslautakunnan vuoden 2013 talousarvion 11 käyttösuunnitelma 32 Tarkastuslautakunnan jäsenten osallistuminen 12 seminaareihin ja koulutuksiin vuonna 2013 33 Tarkastuslautakunnan ja jaostojen seuraavien kokousten 14 valmistelu 34 Päätökset ja kirjelmät 15 35 Muut asiat 16
Espoon kaupunki Pöytäkirja 25 Tarkastuslautakunta 28.08.2013 Sivu 4 / 17 25 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Todetaan kokous laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. Kokous todettiin laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. Selostus Tarkastuslautakunta on kutsuttu koolle 22.8.2013 päivätyllä kokouskutsulla.
Espoon kaupunki Pöytäkirja 26 Tarkastuslautakunta 28.08.2013 Sivu 5 / 17 26 Pöytäkirjan tarkastaminen Pöytäkirjan tarkastajaksi valitaan Jarno Mäkelä. Pöytäkirjan tarkastajaa pyydetään ilmoittamaan ennen valintaa mahdollisesta esteestä. Tarkastuslautakunta on päättänyt, että pöytäkirja voidaan hyväksyä myös sähköisesti. Pöytäkirjan tarkastajaksi valittiin Jarno Mäkelä.
Espoon kaupunki Pöytäkirja 27 Tarkastuslautakunta 28.08.2013 Sivu 6 / 17 2812/02.02.01/2013 27 JHTT -tilintarkastajan tarkastussuunnitelma 2013-2016 Valmistelijat / lisätiedot: Virpi Ala-aho, puh. (09) 816 22087 etunimi.sukunimi@espoo.fi Kaupunginreviisori Virpi Ala-aho Tarkastuslautakunta merkitsee tiedoksi JHTT -yhteisö BDO Audiator Oy:n tarkastussuunnitelman vuosille 2013 2016 ja sitä tarkentavan vuotta 2013 koskevan työohjelman. Käsittely Selostus Asia käsiteltiin pykälän 28 jälkeen. Vastuunalainen tilintarkastaja Pasi Leppänen esitteli lautakunnalle laatimansa tilintarkastusta koskevat suunnitelmat. Esittelijän ehdotus hyväksyttiin yksimielisesti. Tilintarkastajan tehtävänä on huhtikuun loppuun mennessä tarkastaa hyvän tilintarkastustavan mukaisesti edellisen tilikauden hallinto, kirjanpito ja tilinpäätös. Tilintarkastajan on kuntalain mukaan tarkastettava: 1) onko kaupungin hallintoa hoidettu lain ja valtuuston päätösten mukaisesti; 2) onko kaupungin tilinpäätös ja siihen kuuluva konsernitilinpäätös laadittu tilinpäätöstä koskevien säännösten ja määräysten mukaisesti sekä antavatko ne oikeat ja riittävät tiedot tilikauden toiminnasta, taloudellisesta kehityksestä ja taloudellisista vastuista; 3) ovatko valtionosuuksien perusteista ja käytöstä annetut tiedot oikeita, 4) onko kaupungin sisäinen valvonta ja konsernivalvonta järjestetty asianmukaisesti. Espoon kaupungin vastuunalainen JHTT -tilintarkastaja Pasi Leppänen BDO Audiator Oy:stä esittelee laatimansa tilintarkastusta koskevat suunnitelmat. Tarkastussuunnitelma vuosille 2013 2016 ja vuotta 2013 koskeva työohjelma jaetaan lautakunnan kokouksessa pöydälle. Ohjelma ei ole julkinen (JulkL 24.1. 15 kohta) Tiedoksi
Espoon kaupunki Pöytäkirja 28 Tarkastuslautakunta 28.08.2013 Sivu 7 / 17 3694/00.03.01/2013 28 Sisäisen tarkastuksen toimintasuunnitelma vuodelle 2013 Valmistelijat / lisätiedot: Virpi Ala-aho, puh. (09) 816 22087 etunimi.sukunimi@espoo.fi Kaupunginreviisori Virpi Ala-aho Tarkastuslautakunta merkitsee tiedoksi sisäisen tarkastuksen yksikön toimintasuunnitelman vuodelle 2013. Käsittely Asia käsiteltiin ennen 27 :ää. Tarkastusjohtaja Jari Tuominen esitteli Sisäisen tarkastuksen yksikön toimintasuunnitelman vuodelle 2013. Selostus Esittelijän päätösehdotus hyväksyttiin yksimielisesti. Tarkastusjohtaja Jari Tuominen esittelee tarkastuslautakunnalle sisäisen tarkastuksen yksikön toimintasuunnitelman vuodelle 2013. Sisäisen tarkastuksen yksikön vuoden 2013 toimintasuunnitelma on tarkastuslautakunnan esityslistan oheismateriaalina. Toimintasuunnitelma ei ole julkinen. (JulkL 24.1 15 kohta). Tiedoksi
Espoon kaupunki Pöytäkirja 30 Tarkastuslautakunta 28.08.2013 Sivu 8 / 17 1031/02.02.02/2013 29 Tarkastuslautakunnan lausunto valtuustolle seurantaraportista 31.7.2013 Valmistelijat / lisätiedot: Virpi Ala-aho, puh. (09) 816 22087 Anneli Tiainen, puh. (09) 816 22092 Jukka Värre, puh. (09) 816 84924 Pertti Korhonen, puh. (09) 816 83264 Riitta Björklund, puh. (09) 816 22091 etunimi.sukunimi@espoo.fi Käsittely Kaupunginreviisori Virpi Ala-aho Tarkastuslautakunta antaa valtuustolle lausunnon vuoden 2013 talousarvion seurantaraportista I kokouksessa tehdyin muutoksin ja esittää, että valtuusto merkitsee tarkastuslautakunnan lausunnon tiedoksi seurantaraportin käsittelyn yhteydessä. Asia käsiteltiin pykälän 34 jälkeen, mikä oli esityslistan asiana numero 10. Lausuntoluonnos jaettiin kokouksessa pöydälle. Kaupunginreviisori esitteli luonnoksen ja lautakunta antoi lausuntonsa seurantaraportti I:stä toimitettavaksi valtuustolle. Paula Viljakainen ilmoitti olevansa esteellinen käsiteltäessä HUS:a koskevia asioita klo 18.19 18.24, jolloin puheenjohtajana toimi Susanna Rahkonen. Marita Backman ilmoitti olevansa esteellinen käsiteltäessä Palveluliiketoimen toimialan asioita klo 18.34 18.38. Esteellisyydet merkittiin pöytäkirjaan. Liite Selostus Esittelijän päätösehdotus hyväksyttiin yksimielisesti. 1 Tarkastuslautakunnan lausunto seurantaraportista 1_2013 Tarkastuslautakunta antaa valtuustolle lausunnon vuoden 2013 seurantaraportti I:ssä esitetyistä tavoitteiden toteutumisesta sekä määrärahojen käytöstä. Tarkastuslautakunnan tavoitteena on tuoda lausunnossaan julki keskeisiä taloudellisia tekijöitä sekä arvioida tavoitteiden toteutumista ja seurantaa. Lausunto toimitetaan kokouksesta 9.9.2013 kokoontuvan valtuuston esityslistalle. Lausuntoluonnos jaetaan tarkastuslautakunnan kokouksessa pöydälle. Tarkastuslautakunnalle toimitetaan kaupunginhallituksen 26.8.2013 käsittelyyn toimitettu seurantaraportti sekä listateksti.
Espoon kaupunki Pöytäkirja 30 Tarkastuslautakunta 28.08.2013 Sivu 9 / 17 1031/02.02.02/2013 30 Tarkastuslautakunnan vuoden 2013 seurantaraportti 1 Valmistelijat / lisätiedot: Riitta Björklund, puh. (09) 816 22091 Virpi Ala-aho, puh. (09) 816 22087 etunimi.sukunimi@espoo.fi Kaupunginreviisori Virpi Ala-aho Tarkastuslautakunta merkitsee tiedoksi käyttötalouden toteutumisen seurantaraportin 1/2013 ja ennusteen 31.12.2013. Liite Selostus Esittelijän ehdotus hyväksyttiin yksimielisesti. 2 Tarkastuslautakunnan vuoden 2013 seurantaraportti 1 Lautakunnat esittävät oman tehtäväalueensa raportit 31.7.2013 ja 31.10.2013 tilanteesta kaupunginhallitukselle ja hyväksyttäväksi valtuustolle. Kaupunginhallitus käsittelee seurantaraportin I 26.8.2013 ja valtuusto 9.9.203. Tarkastuslautakunnan ja tilintarkastuksen vuoden 2013 toimintamenoihin on varattu 821 000 euroa. Henkilöstökuluihin on budjetoitu 543 000 euroa. Määrärahaan sisältyvät ulkoisen tarkastuksen yksikön viranhaltijoiden palkkauskustannukset sekä lautakunnan jäsenten kokous- ja vuosipalkkiot sivukuluineen. Palvelujen ostoihin on varattu 161 000 euroa. Koulutuspalvelujen hankintaan on varattu 30 000 euroa. Sisäisiin eriin on varattu 109 000 euroa, josta vuokrien ja siivouksen osuus on 79 500 euroa ja painatuspalvelujen 20 000 euroa. Toteuma 31.7.2013 ja vertailu edellisiin vuosiin Henkilöstökuluja on toteutunut 326 000 euroa, mikä on 114 000 euroa enemmän kuin vuotta aikaisemmin vastaavana ajankohtana. Vuonna 2012 avoinna olleet kaksi virkaa on täytetty. Puoli vuotta yhtä aikaa toimineet lautakunnat nostivat maksettujen palkkioiden määrää verrattuna edelliseen vuoteen. Palvelujen ostoihin on käytetty 56 000 euroa, mikä ei poikkea oleellisesti edellisestä vuodesta. Sisäisten palvelujen kustannuksissa ei ole tapahtunut oleellista muutosta. Käyttö seurantajaksolla oli 62 000 euroa.
Espoon kaupunki Pöytäkirja 30 Tarkastuslautakunta 28.08.2013 Sivu 10 / 17 Ennuste 31.12.2013 Tarkastuslautakunnan ja tilintarkastuksen henkilöstökuluihin varattujen määrärahojen käytön arvioidaan hieman alittuvan. Luottamushenkilöiden palkkioihin oli varattu 83 000 euroa ja varauksessa oli huomioitu kaksi yhtä aikaa toimivaa lautakuntaa. Palkkioiden arvioidaan ylittyvän 31 000 euroa joulukuussa 2012 tehdyn palkkioidentarkistuksen vuoksi. Toisaalta kuukausipalkoista jää käyttämättä noin 32 000 euroa, koska talousarviossa oli varauduttu harjoittelijan palkkauskuluihin. Tiedoksi
Espoon kaupunki Pöytäkirja 31 Tarkastuslautakunta 28.08.2013 Sivu 11 / 17 1493/02.02.02/2013 31 Tarkastuslautakunnan vuoden 2013 talousarvion käyttösuunnitelma Valmistelijat / lisätiedot: Riitta Björklund, puh. (09) 816 22091 Virpi Ala-aho, puh. (09) 816 22087 etunimi.sukunimi@espoo.fi Kaupunginreviisori Virpi Ala-aho Tarkastuslautakunta hyväksyy vuoden 2013 talousarvionsa käyttösuunnitelman muutoksen esityksen mukaisesti. Käsittely Liite Selostus Todettiin, että talousarvion sitovuussääntöjen mukaan lautakunnat päättävät käyttösuunnitelmastaan. Tarkastuslautakunta keskusteli kesäkuun kokouksessaan käyttösuunnitelmansa muutoksista, jotka on huomioitu esityksessä. Esittelijän ehdotus hyväksyttiin yksimielisesti. 3 Tarkastuslautakunnan vuoden 2013 talousarvion käyttösuunnitelma 2 tilitasolla Esityslistan liitteenä on tilitasoinen esitys tarkastuslautakunnan vuoden 2013 käyttösuunnitelman muutoksista. Tilitasoisesti esitetään lisättäväksi luottamushenkilöiden palkkioihin 37 000 euroa ja vähennettäväksi kuukausipalkkojen tililtä 25 000 euroa sekä lisättäväksi erilliskorvauksiin 7 000 euroa sekä näiden siirtojen vaikutukset palkkojen sivukuluihin. Lisäksi asiantuntijapalveluihin varatusta 110 000 eurosta esitetään vähennettäväksi 6 000 euroa. Tarkastuslautakunnan ja tilintarkastuksen vuoden 2013 menoarvio on 821 000 euroa. Tiedoksi - Taloussuunnitteluryhmä - Espoo Talouspalvelut -liikelaitos
Espoon kaupunki Pöytäkirja 32 Tarkastuslautakunta 28.08.2013 Sivu 12 / 17 880/00.00.01/2013 32 Tarkastuslautakunnan jäsenten osallistuminen seminaareihin ja koulutuksiin vuonna 2013 Valmistelijat / lisätiedot: Riitta Björklund, puh. (09) 816 22091 Virpi Ala-aho, puh. (09) 816 22087 etunimi.sukunimi@espoo.fi Kaupunginreviisori Virpi Ala-aho Tarkastuslautakunta päättää syksyn koulutuksiin osallistumisesta: - uusien tarkastuslautakuntien seminaariin 19. 20.9 2013 ja tarkastuslautakuntien koulutuspäivään 5.11.2013 voivat osallistua kaikki tarkastuslautakunnan jäsenet. - valinnaisesti joko Arviointiseminaariin 25. 26.9.2013 tai lautakuntapäivät ja puheenjohtajaseminaari 17. - 18.10.2013. Käsittely Todettiin, että lautakuntapäivien ja puheenjohtajaseminaarin ohjelmaan sisältyy vain vähän tarkastuslautakunnille suunnattua ohjelmaa. Esittelijä esitti, että lautakuntapäivien sijasta harkitaan muuta koulutusta. Puheenjohtaja teki esityksen, että lautakuntapäiviin ja puheenjohtajaseminaariin ei vaihtoehtoisesti osallistuta ja että teemakoulutusta ostetaan ja järjestetään myös itse. Selostus Tarkastuslautakunta päätti, että - Uusien tarkastuslautakuntien seminaariin 19. 20.9 osallistuvat Paula Viljakainen, Susanna Rahkonen, Sirpa Aarniolehto-Kotilainen, Marita Backman, Antero Krekola, Jaakko Ravald, Simo Repo, Maija Saimalahti, Arja Sääksvuori sekä Mika Levänen. - Arviointiseminaariin 25. 26.9. osallistuvat Susanna Rahkonen, Sirpa Aarniolehto-Kotilainen, Marita Backman, Antero Krekola, Jarno Mäkelä, Maija Saimalahti sekä myöhemmin osallistumisensa vahvistavat Ken Thilman ja Mika Levänen. - Tarkastuslautakuntien koulutuspäivään 5.11. voivat osallistua kaikki lautakunnan varsinaiset jäsenet - tarkastuslautakunta ostaa teemakoulutusta ja järjestää myös itse omaa koulutusta. Tarkastuslautakunnan ja ulkoisen tarkastuksen yksikön viranhaltijoiden koulutukseen on vuodelle 2013 varattu 30 000 euroa, josta on käytetty 13 000 euroa ja käyttämättä 17 000 euroa.
Espoon kaupunki Pöytäkirja 32 Tarkastuslautakunta 28.08.2013 Sivu 13 / 17 Tiedoksi Tarjolla oleva koulutus: Uusien tarkastuslautakuntien seminaari 19. 20.9.2013, Sokos Hotelli Vantaa, järjestää Helsingin kaupungin tarkastusvirasto, hinta-arvio per osallistuja noin 130 euroa, yöpyminen 130 euroa, lisäksi koulutuksen yhteiset kulut. (hinta-arvio 5 600 euroa, jos 15 osallistuu), ohjelma liitteenä Arviointiseminaari 25. 26.9.2013, Kuntapalvelut ja talous arvioinnin kohteena, Marina Congress Center, järjestää PwC, paikkana Katajanokan laituri, Helsinki hinta 550 euroa, (hinta-arvio 8 250 euroa, jos 15 osallistuu), ohjelma liitteenä Kuntamarkkinat 11. 12.9.2013, vapaa pääsy Lautakuntapäivät 2013 ja puheenjohtajaseminaari, Helsinki Tallinna 17. 18.10.2013, Tallink Spa Hotellin, hinta 645 tai jos viisi osallistuu niin 585 euroa, (hinta-arvio 7 500 euroa), ohjelma liitteenä Tarkastuslautakuntien koulutuspäivä 5.11.2013, Sokos Hotel Presidentti, ei vielä ohjelmaa (hinta-arvio on4 500 euroa), jos 15 osallistuu.
Espoon kaupunki Pöytäkirja 33 Tarkastuslautakunta 28.08.2013 Sivu 14 / 17 3696/00.01.02/2013 33 Tarkastuslautakunnan ja jaostojen seuraavien kokousten valmistelu Valmistelijat / lisätiedot: Riitta Björklund, puh. (09) 816 22091 Virpi Ala-aho, puh. (09) 816 22087 etunimi.sukunimi@espoo.fi Kaupunginreviisori Virpi Ala-aho Tarkastuslautakunta keskustelee aiheista ja antaa etukäteiskysymyksiä välitettäväksi kokouksiin tuleville asiantuntijoille. Käsittely Selostus Kokouksessa ei tuotu esiin esittelijöille välitettäviä kysymyksiä. Todettiin, että niitä voi esittää myös kokouksen jälkeen valmistelijoille. Tarkastuslautakunnan kokouksen 26.9.2013 aiheena on yleishallinto, hankinnat, harmaa talous ja sopimusohjaus Tarkastuslautakunnan I jaoston kokouksen 5.9. aiheena on lastensuojelupalvelut Tarkastuslautakunnan II jaoston kokouksen 12.9. aiheina ovat ympäristökeskuksen viranomaistehtävät ja ajankohtaiset aiheet Tiedoksi
Espoon kaupunki Pöytäkirja 34 Tarkastuslautakunta 28.08.2013 Sivu 15 / 17 34 Päätökset ja kirjelmät Tarkastuslautakunta merkitsee saapuneet kirjeet tiedoksi. Täytäntöönpanokirje 14.6.2013 valtuuston päätöksestä 10.6.2013 valita tarkastuslautakunnan varsinaiseksi jäseneksi Maria van der Veerin (SFP) tilalle Marita Backman (SFP) ja edelleen Backmanin henkilökohtaiseksi varajäseneksi Liisa Sarvimäki - Paanasen (SFP) sekä valita tarkastuslautakunnan varsinaiseksi jäseneksi Saara Matteron (Kok.) tilalle Arja Sääksvuoren (Kok.) ja edelleen tämän henkilökohtaiseksi varajäseneksi Ulla Vuolteen. Tarkastuslautakunta merkitsi saapuneet kirjeet tiedoksi.
Espoon kaupunki Pöytäkirja 35 Tarkastuslautakunta 28.08.2013 Sivu 16 / 17 35 Muut asiat Muut kokouksessa esille tulevat asiat
Espoon kaupunki Pöytäkirja Tarkastuslautakunta Muutoksenhakuohje Sivu 17 / 17 Muutoksenhakuohje ( 1) Muutoksenhaku KuntaL 91 ( 25-35 ) Muutoksenhakukielto Edellä mainituista päätöksistä, jotka koskevat vain asiavalmistelua tai täytäntöönpanoa, ei saa kuntalain 91 :n mukaan hakea muutosta.