Kuva: Tuula Palaste-Eerola
Näkyvyyttä alueen toimijoille! Uusimaa-viikko on Uudenmaan liiton koordinoima tapahtumaviikko, jonka tarkoituksena on tehdä tunnetuksi maakunnan hyväksi tehtyä työtä ja nostaa esille uusmaalaisia toimijoita. Samalla verkostoidutaan ja luodaan yhteistyömahdollisuuksia sekä synergiaa maakunnan eri toimijoiden kesken. Useita tapahtumia sisältävä teemaviikko saa julkisuutta paremmalla todennäköisyydellä kuin erilliset tapahtumat. Teemaviikon markkinoinnilla tuemme yksittäisten tapahtumien ja toimijoiden huomioarvoa.
Miten teemaviikko toimii? Uusimaa-viikko on viisipäiväinen sateenvarjotapahtuma järjestäjien valitsemille kohderyhmille. Viikolla on vuosittain vaihtuva, kokoava pääteema. Vuoden 2016 pääteemana on: uusi työ Päiväkohtaiset, yleiset alateemat ovat samat joka vuosi. Päivillä on omat pääjärjestäjänsä sekä mahdollisia oheisjärjestäjiä. Alateemat ovat: ympäristö, hyvinvointi, kulttuuri, osaaminen ja kilpailukyky Uudenmaan liitolla, pääjärjestäjillä ja oheisjärjestäjillä on viikon toteutuksessa omat roolinsa.
Jo vuodesta 2012 Uusimaa-viikkoa on järjestetty vuodesta 2012 lähtien. Aiempia teemoja ovat olleet: Lapset & nuoret, Kansainvälisyys, Ikä & elinvoima sekä Maaseutu & urbaani kohtaavat. Aiempien vuosien perusteella valmistelu kannattaa aloittaa ajoissa, etenkin puhujien ja tilojen osalta. Kohderyhmän miettiminen etukäteen on tuloksellista. Toteutukseen on hedelmällistä ottaa mukaan tärkeimpiä sidosryhmiä. Yhteistä viestiä vahvistaa viikon oman, yhtenäisen ilmeen käyttäminen kaikessa siihen liittyvässä viestinnässä. Mediaa kiinnostavat konkreettiset ja tuoreet asiat. Kohdennetut viestit eri medioille tehostavat viestin läpimenoa.
Mölkkyturnaus, Kulttuuripäivä 2014 Kuva: Tuula Palaste-Eerola
Tule mukaan pääjärjestäjäksi! Etsimme pääjärjestäjiksi viikon pääteemaan sopivia uusmaalaisia toimijoita sekä rahoittamiemme hankkeiden toteuttajia. Toimijat voivat myös itse hakea pääjärjestäjäksi. Teemapäiviä on viisi ja jokaiselle päivälle valitaan yksi pääjärjestäjä. Pääjärjestäjänä vastaat omasta tapahtumastasi kokonaisuudessaan. Uudenmaan liitto tukee pääjärjestäjiä vastaamalla Uusimaa-viikon visuaalisesta ilmeestä ja verkkosivuista sekä koko viikon yleisestä markkinoinnista ja viestinnästä.
..jatkuu Lisäksi voimme tarjota asiantuntijapuhujia tai työpajan vetoa/sisältöjä seminaareihin, tilaisuuden avauspuheen liiton edustajalta tms. erikseen sovittaessa. Uusimaa-palkinto jaetaan yhdessä teemaviikon tilaisuudessa. Noin 15 minuuttia kestävän palkitsemisen käytännön järjestelyistä sovimme järjestäjän kanssa. Myös muita palkintoja ja huomionosoituksia on toivottavaa sijoittaa viikolle niiden julkisuusarvon vuoksi. Pääjärjestäjät ja Uudenmaan liiton yhteyshenkilöt tapaavat toisensa 1 2 kertaa ennen tapahtumaa koordinaatiokokouksissa, jotta viikon perusrakenne ja ohjelmien väliset mahdolliset synergiaedut saadaan näkyviin ajoissa. Viikon päätyttyä pidetään palautekokous.
Pääjärjestäjänä saat Halutessasi teemaan sopivia osasisältöjä tapahtumaasi sekä kunta-alan s-postilistoja kutsuja varten Uudenmaan liitolta. Mahdollisia synergiaetuja muilta tapahtumajärjestäjiltä Viestintänäkyvyyttä, joka sisältää: o o o o o Teemapäivän ja sen ohjelman esittelyn Uusimaa-viikon verkkosivuilla ja kalenterissa. Tapahtuman maininnan Uusimaa-viikon uutiskirjeissä, nettiuutisissa ja mediatiedotteissa. Teemapäivän ohjelman esittelyn Uusimaa-viikon esitteessä tai flyerissa, jota jaetaan myös pääjärjestäjien omaan käyttöön. Uusimaa-viikon visuaalisen ilmeen. Mahdollisen tapahtumanoston Uudenmaan liiton Facebook-sivulla tai juttunoston Uudenmaan liiton etusivulla. Uudenmaan liitto pitää itsellään oikeuden valita nostettavat tapahtumat.
Pääjärjestäjänä vastaat Tapahtumakokonaisuudesta eli sisällöstä, ohjelmasta, esiintyjistä, tilasta, toteutuksesta, ilmoittautumisista ja kustannuksista. Tapahtumasi viestinnästä ja markkinoinnista sidosryhmille, osallistujille ja medialle. Ajantasaisten tietojen toimittamisesta ja muutosten ilmoittamisesta Uudenmaan liiton viestintään.
Keskustelutilaisuus tulevaisuuden johtamisesta ja kansainvälistymisestä, Kilpailukykypäivä 2014 Kuva: Tuula Palaste-Eerola
Tule mukaan oheisjärjestäjäksi! Viikon oheisjärjestäjiksi ovat tervetulleita pää- tai alateemaan liittyvien ohjelmien järjestäjät, jotka tarjoavat pienimuotoisempaa ohjelmaa tai tapahtumia. Uusimaa-viikolla voi olla monia oheisjärjestäjiä. Oheisjärjestäjänä vastaat omasta tapahtumastasi kokonaisuudessaan. Uudenmaan liitto tukee oheisjärjestäjiä vastaamalla Uusimaa-viikon visuaalisesta ilmeestä ja verkkosivuista sekä koko viikon yleisestä markkinoinnista ja viestinnästä. Tarvittaessa pääjärjestäjien näkyvyys menee tiedotuksessa oheisjärjestäjien näkyvyyden edelle.
Oheisjärjestäjänä saat Viestintänäkyvyyttä, joka sisältää: o o o Oman tapahtuman esittelyn Uusimaa-viikon verkkosivuilla ja kalenterissa edellyttäen, että tapahtumasta on ajoissa toimitettu riittävät tiedot liitolle. Uusimaa-viikon visuaalisen ilmeen Mahdollisen tapahtumanoston Uudenmaan liiton Facebook-sivulla tai juttunoston Uudenmaan liiton etusivulla. Uudenmaan liitto pitää itsellään oikeuden valita nostettavat tapahtumat.
Oheisjärjestäjänä vastaat Tapahtumakokonaisuudesta eli sisällöstä, ohjelmasta, esiintyjistä, tilasta, toteutuksesta, ilmoittautumisista ja kustannuksista. Tapahtumasi viestinnästä ja markkinoinnista sidosryhmille, osallistujille ja medialle. Ajantasaisten tietojen toimittamisesta ja muutosten ilmoittamisesta Uudenmaan liiton viestintään.
Ääniä Suomesta -EU-vaalitapahtuma, Hyvinvointipäivä 2014 Kuva: Tuula Palaste-Eerola
Viestintä ja markkinointi Uudenmaan liitto markkinoi Uusimaa-viikkoa kokonaisuutena ja nostaa esille houkuttelevimpia tapahtumia. Teemme tiedotteita kokonaisuudesta medialle sekä yhteistyötahoillemme uutiskirjeiden ja mediatiedotteiden muodossa. Esittelemme verkkosivuilla yleisesti teemaviikkoa, sen ohjelmaa ja kohderyhmiä. Lisäksi nostamme tärppejä sosiaaliseen mediaan. Tuotamme visuaalisen ilmeen ja materiaaleja pääjärjestäjien käyttöön. Teemme media- ja verkkoseurantaa, mutta toivomme, että pääjärjestäjät seuraavat etenkin paikallistason uutisointia. Pääjärjestäjät markkinoivat itse omia tapahtumiaan ja tiedottavat niistä. Tiedotteet kannattaa lähettää kopiona Uudenmaan liiton viestinnälle.
Visuaalinen ilme ja materiaalit Uudenmaan liitto tuottaa Uusimaa-viikolle oman visuaalisen ilmeen, joka on kaikkien järjestäjien käytettävissä. Logot, esittelytekstit, kuvat ja muut materiaalit tallennetaan materiaalipankkiin. Logo, esittelyteksti ja tiedotteet käännetään myös ruotsiksi, muut materiaalit tuotetaan pääasiassa suomeksi. Lisäksi viikosta tehdään tarpeen mukaan kalenteri sekä muuta materiaalia kuten esite tai flyer, tarra, juliste ja PPT-pohja.
Esimerkkejä materiaaleista VERKKOSIVUT ESITE KALENTERI BANNERI
Varmista näkyvyytesi! Uudenmaan liitto ei voi taata myöhässä lähetettyjen tapahtumatietojen näkyvyyttä Uusimaa-viikon viestinnässä. Pääjärjestäjä: o Toimita tapahtumasi tiedot aikataulun mukaisesti Uudenmaan liiton viestinnän käyttöön: Tapahtuman nimi, ajankohta ja paikka, tapahtuman luonne ja kohderyhmä, mahdolliset pääsymaksut ja ilmoittautumiskäytännöt jne. o Osallistu yhteisiin koordinointikokouksiin. o Tiedota Uudenmaan liiton yhteyshenkilöä kaikista ohjelmamuutoksista yms. mahdollisimman pian. Oheisjärjestäjä: o Toimita tapahtumasi tiedot aikataulun mukaisesti Uudenmaan liiton viestinnän käyttöön: Tapahtuman nimi, ajankohta ja paikka, tapahtuman luonne ja kohderyhmä, mahdolliset pääsymaksut ja ilmoittautumiskäytännöt. o Tiedota Uudenmaan liiton yhteyshenkilöä kaikista ohjelmamuutoksista yms. mahdollisimman pian.
Uusimaa-palkinnon jako, Osaamispäivä 2014 Kuva: Tuula Palaste-Eerola
Aikataulu Syksy-Tammikuu: järjestäjien haku Pää- ja oheisjärjestäjien haku käynnissä. Tapaamisia pääjärjestäjien kanssa. Helmikuu: ideointia ja suunnittelua Pääjärjestäjillä ohjelmarungon rakentamista, pääkohderyhmien, tapahtumien ja viestinnän tarkempaa mietintää sekä ensimmäinen yhteistapaaminen. Oheisjärjestäjien haku jatkuu. Verkkosivuille ennakkotietoa järjestäjistä ja tapahtumista. Ennakkomarkkinointia ja markkinointimateriaalien tilaus. Uusimaa-palkinnon haku auki. Maaliskuu: viestintämateriaalit Pää- ja oheisjärjestäjien tapahtumien suunnittelu jatkuu. Verkkosivulle ja kalenteriin tulevien tietojen täydennys. Visuaalinen ilme kokonaisuudessaan valmis ja keskeiset viestintämateriaalit käytössä. Huhtikuu: käytännön järjestelyt Pääjärjestäjillä käytännön järjestelyjä, ilmoittautumiset ym. Koko viikon ja yksittäisten tapahtumien ennakkomarkkinointia ja tiedotusta. Verkkosivulle ja kalenteriin tulevien tietojen täydennys. Toukokuu: Uusimaa-viikko 9.-13.5.2016 Tiedotus, uutis- ja fb-nostot tehostetusti viikon aikana sekä ennen ja jälkeen viikon. Palautekokous pääjärjestäjien kanssa viikon jälkeen.
Tukea kustannuksiin? Uudenmaan liitto on varautunut rajoitetusti tukemaan kahvitarjoilujen, tilavuokrien tms. päivän onnistumisen kannalta tärkeiden toimien osalta järjestäjiä, joiden omat rahoitusmahdollisuudet ovat niukat. Tuki kohdentuu aina johonkin ennalta erikseen sovittuun toimenpiteeseen ja määritellään prosenttiosuudeksi syntyneistä todellisista kuluista, esim. 50 %. Erikseen ennalta sovittaessa Uudenmaan liitto voi tarvittaessa tukea mainontaa printtimediassa.
Uudenmaan liiton yhteystiedot Henkilöt Päävastuu: kehitysjohtaja Inka Kanerva, 040 541 8308 Yhteydet, sopimukset, toiminnall. suunnitt. ja toteutus: erityisasiantuntija Tarja Haili, 040 7741718 Viestintä: tiedottaja Seija Elo, 040 533 5354 Visuaalinen ilme ja materiaalit: viestintäsuunnittelija Milla Aalto, 040 822 7945 Sähköpostiosoitteet: etunimi.sukunimi@uudenmaanliitto.fi Verkko-osoitteet Uusimaa-viikko: www.uudenmaanliitto.fi/uusimaa-viikko ja www.uudenmaanliitto.fi/nylandsveckan (huom. Sivuja ollaan uusimassa ja osoite mahdollisesti vaihtuu.) Uusimaa-viikon materiaalit: www.uudenmaanliitto.fi/uusimaa-viikonmateriaalit Uudenmaan liitto: www.uudenmaanliitto.fi Uudenmaan liiton kuvapalvelu: uudenmaanliitto.kuvat.fi/
Uintihaaste, Ympäristöpäivä 2014 Kuva: Tuula Palaste-Eerola